Verschwendung in der Dokumentenablage

Von den klassischen sieben Verschwendungsarten treten die Folgenden im Zusammenhang mit der Dokumentenablage gehäuft auf. Verschwendungen sind dabei alle Vorgänge, für die ein Kunde nicht bezahlt, die ein Produkt oder eine Dienstleistung nicht verändern und die nicht schon beim ersten Mal richtig durchgeführt werden.

• Transport
• Inventar/Lager
• Bewegung
• Warten/Suchen
• Überproduktion
• Überbearbeitung
• Fehler/Defekte

Wenn Sie jetzt mitgezählt haben, wird Ihnen aufgefallen sein, dass alle sieben Verschwendungsarten bei der Dokumentenablage beteiligt sind. Schon daraus können Sie erkennen, dass eine geeignete oder auch ungeeignete Dokumentenablage einen erheblichen Einfluss auf die Wertschöpfung bzw. Verschwendungen im Unternehmen haben kann.

Wie sehen also die Verschwendungen im Zusammenhang mit der Dokumentenablage konkret aus?

Transport: Diese Verschwendung ergibt sich durch den physischen Transport von Dokumenten (z.B. Ordner, Aktenmappen o.ä.) zwischen den Arbeitsplätzen und einer zentralen Ablage. Darüberhinaus kann es aufgrund gesetzlicher Vorschriften auch notwendig sein, die Unterlagen nach Gebrauch noch viele Jahre in Archiven zu lagern.

Inventar/Lager: Schon bei der Transportverschwendung wurden die unterschiedlichen Lager angedeutet. Da sind beispielsweise die vielen kleinen Zwischenlager und kurzlebigen Kopien von Unterlagen an den Arbeitsplätzen und die zentrale Ablage. Dazu kommen dann oft noch langjährige Archive, ohne dass diese außer zu Prüfzwecken der Steuerbehörden jemals wieder benötigt werden. Allen Lagern ist gemeinsam, dass sie Platz und manchmal sogar besondere Zugangsschutzmechanismen benötigen. Beide Anforderungen erzeugen Kosten, die typischerweise mit der eigentlichen Leistung für Kunden nichts zu tun haben und deshalb auch nicht bezahlt werden.

Bewegung: Im direkten Zusammenhang mit Lagern und Transporten stehen auch Bewegungsvorgänge des Menschen, sei es im Kleinen beim Zugriff auf die Handakten am Arbeitsplatz oder im Großen mit der Zentralablage oder Archiven.

Warten/Suchen: Vermutlich der größte Verschwendungseffekt entsteht beim Zugriff auf die Unterlagen. Das sind nun nicht die einmaligen “großen Brocken”, die jedem sofort auffallen würden, sondern die vielen kleinen Warte- und Suchzeiten, an die man sich schon lange gewöhnt hat, die sich aber über die Arbeitszeit aller Mitarbeiter im Jahr erheblich aufsummieren können. Diese Zeiten bestehen aus dem Warten auf bestellte Unterlagen aus der Zentralablage, dem Suchen nach Unterlagen, die nicht richtig abgelegt wurden oder auch nur dem Umschlagen des Seiten in einem dicken Ordner, wenn das benötigte Blatt ganz hinten drin ist.

Überproduktion: Die Überproduktion mag auf den ersten Blick bei Dokumenten gar nicht relevant sein. Sie tritt aber oft in Form unnötiger Papierkopien oder elektronischer Ausfertigungen auf, weil Zugriffe auf die zentrale Ablage in allen genannten Aspekten langwierig sind.

Überbearbeitung: Eine Form der Überverarbeitung von Unterlagen kann entstehen, wenn diese von mehreren Personen bearbeitet werden müssen. Um diese Vorgänge zu beschleunigen und parallel zu bearbeiten, werden oft Papierkopien oder elektronische Dublikate erstellt. Dies hat dann zur Folge, dass die separaten Unterlagen (Änderungen, Ergänzungen, Genehmigungen o.ä.) am Ende wieder zusammengeführt werden müssen. Dadurch entstehen dann meist zusätzliche aber eigentlich unnötige Bearbeitungsschritte.

Fehler/Defekte: Die häufigsten Fehler im Umfeld der Dokumentenablage treten auf, wenn Unterlagen unauffindbar verschwinden, an den falschen Orten abgelegt werden oder die falschen Unterlagen aus der zentralen Ablage entnommen und unbemerkt weiterverarbeitet werden.

Ein Weg zur Verbesserung der Dokumentenablage kann ein digitales Dokumentenmanagementsystem sein. Um die oben aufgelisteten Verschwendungen nachhaltig und umfassend zu reduzieren, ist es jedoch nicht ausreichend, die Unterlagen einfach nur zu digitalisieren. Sinnvollerweise sollten im Vorfeld die Prozesse zum Umgang mit den Dokumenten aufgenommen und analysiert werden. Auch erfordert die Digitalisierung der Unterlagen zusätzliche Prozessschritte. Eine planlose Einführung eines Dokumentenmanagementsystem kann sogar erhebliche negative Effekte haben, wenn die elektronischen Unterlagen nicht reibungslos zugänglich sind und deshalb zusätzliche Papierkopien an den Arbeitsplätzen erzeugt werden. Ein Dokumentenmanagementsystem muss die zugrundeliegenden Arbeitsprozesse im Umgang mit den Unterlagen abbilden. Das bedeutet jedoch weder, dass die bestehenden Prozesse im Umgang mit Papierunterlagen unverändert übernommen werden sollen, noch dass das Dokumentenmanagementsystem seine Standardprozesse ohne Anpassung dem Unternehmen okroyiert. Die Anpassung der Prozesse ist beispielsweise dann angebracht, wenn ein Teil der Prozesse Genehmigungsvorgänge beinhaltet. Umgekehrt können Genehmigungsvorgänge auch Einfluss auf das Dokumentenmanagementsystem haben oder die Auswahl möglicher Systeme einschränken. Genehmigungsaspekte sind z.B. durch Aufkleber oder Stempel mit Checkboxen und/oder Unterschriftenmarkierungen gekennzeichnet, die auf die Papierunterlagen aufgebracht werden. In Dokumentenmanagementsystemen werden diese Ergänzung durch Bedienelemente nachgebildet und haben dann den Vorteil, dass sie im Prozessfortschritt zwingend notwendig gemacht werden können.

Frage: Welche Warte- und Suchzeiten entstehen in der täglichen Arbeit beim Zugriff auf Dokumente? Wann werden in Ihrem Unternehmen zusätzliche Kopien von Unterlagen erzeugt (bspw. Eingangsrechnungen, Angebotskalkulationen o.ä.)? Wo gehen aus unerfindlichen Gründen Unterlagen verloren?