Kaizen 2 go 086 : Geschäftsprozesse und Kommunikation digitalisieren

Inhalt der Episode

Welche Probleme entstehen durch den herkömmlichen Umgang mit IT-gestützten Geschäftsprozessen?
Welche Folgen ergeben sich daraus?
Wie lassen sich diese Probleme vermeiden?
Welche Arten von Prozessen lassen sich digitalisieren? Was zeichnet diese Prozesse aus?
Wie kann die Integration von Produktionsdaten (MES) und Produktionsplanung aussehen?
Wie kann der Einstieg in die Digitalisierung aussehen, wo/wie sollte man beginnen? Worauf sollte geachtet werden?
Wie können die Prozessbeteiligten einbezogen werden?
Wie können die üblichen Probleme bei IT-Projekten vermieden werden?

Notizen zur Episode

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(Teil)automatisiertes Transkript

Episode 86 – Geschäftsprozesse und Kommunikation digitalisieren

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Robert Hutter bei mir im Podcast-Gespräch. Robert Hutter ist der Mitbegründer der PROLOGICS, ein Software-Anbieter im BPM-Umfeld, also Business-Process-Management. Hallo Herr Hutter.

Robert Hutter: Hallo, grüße Sie, hallo Herr Müller.

Götz Müller: Schön, dass Sie heute dabei sind. Das ist jetzt, kann schon sagen, meine zweite internationale Episode, nachdem ich letzte Woche die Erste Richtung Schweiz hatte, ist also heute Österreich dran.

Robert Hutter: Perfekt.

Götz Müller: Es geht, wie es der Titel schon sagt, es geht um Business-Process-Management, also Geschäftsprozesse und jetzt hier im Schwerpunkt werden wir uns unterhalten: Wie kann ich die und die damit verbundene Kommunikation … wie kann ich die digitalisieren? Aber sagen Sie noch ein, zwei Sätze mehr über sich. Vielleicht auch noch einen Satz über PROLOGICS.

Robert Hutter: Ja, sicher, sehr gerne. Ja, Robert Hutter mein Name. Ich bin Mitbegründer und Geschäftsführer der Firma PROLOGICS. Wir sind eben ein Softwareanbieter im Bereich Business-Process-Management, das heißt Prozessorganisation und eben digitale Geschäftsprozesse zu automatisieren ist unser Kerngeschäft, das wir tagtäglich mit unseren Kunden und ja, bin selbst von der Ausbildung her Software-Ingenieur, habe das studiert damals und habe dann gemeinsam mit einem Partner eben das Unternehmen PROLOGICS gegründet mit dem Ziel eben ein eigenständiges Produkt zu entwickeln mit dem man eben digitale Geschäftsprozesse eben besser planen und vorantreiben kann. Wir machen das jetzt seit mittlerweile zehn Jahren, die Firma ist zehn Jahre alt, sind auch international präsent. Wir haben mittlerweile Offices von Peking bis New York und in dem Umfeld auch sehr internationale Kunden wie Swarowski und ähnliche bekannte Marken, die wir eben dann unterstützen bei der Prozessaufnahme und Prozessautomatisierung.

Götz Müller: Jetzt könnte man sich als Laie ja ein stückweit sagen: Ja, ok, IT-gestützte Geschäftsprozesse gibt es ja im Grunde nicht erst seit gestern, sondern eigentlich schon viele Jahrzehnte. Große Dinge wie SAP und alles, was da unter dieses große Feld fällt. Jetzt möchte hier ein bisschen darauf eingehen, auch um diesen Aspekt Digitalisierung, weil das ist ja jetzt die Rede davon, es scheint etwas Neues zu sein, andererseits vielleicht doch nicht. Was sind so aus Ihrer Sicht die Probleme, die man aus der bisherigen Vorgehensweise hat?

Robert Hutter: Eines der wesentlichen Themen, das sich in den letzten Jahren gewandelt hat, ist das man den Terminus Workflow früher immer gleichgesetzt hat mit Workflow für das ERP-System. Weil es ja damals zu der Zeit schon ein Luxus war so ein System zu haben und wenn man eines gehabt hat, dann war es meistens ein zentrales ERP-System, indem man die Workflows reingebaut hat. Aus diesem Grund hat man immer Digitalisierung und Automatisierung automatisch immer mit dem ERP-System verbunden. Der Wandel, der jetzt aber passiert ist, so seit eben Beginn der Ära iPhone ist, dass es System-Prozesse gibt, die nicht mehr in einem System ablaufen. Dadurch, dass eben die ganze IT-Landschaft immer kleinteiliger wird, das heißt der „Best in Breed“ Ansatz“, die beste App für einen Anwendungsfall, der beste Cloud-Service für gewisse Services. Dadurch ist es eben auch wichtig, dass man Geschäftsprozesse in einer digitalen Führung nicht mehr in einem ERP-System abbilden kann, sondern eben auch dort eine übergreifende Schicht braucht, die sozusagen den ERP-Prozessteil als einen Sub-Teil in den gesamten Geschäftsprozess integriert und das ist es eine wesentliche architektonische Änderung, weil halt viele ERP-Hersteller in der Entwicklung von ihren Workflow-Funktionen ihr Kernsystem als das Universum betrachtet haben. Dementsprechend auch die Workflow-Logik, die dann nur auf dieses Universum ausgerichtet war. Wir haben das mit unserem Ansatz eben einen Schritt darüber aufgebaut, architektonisch und methodisch, das wir eben ERP und andere Systeme als Teilsysteme sehen, die wir auch technisch wieder zu einem Gesamt-Prozess und Workflow zusammenführen können.

Götz Müller: Jetzt haben Sie es schon angedeutet, ich möchte es noch ein bisschen mehr vertiefen. Im Sinne von: Was für Probleme, was für unter Umständen Folgen unter Umständen aus den Problemen ergeben sich durch diese Veränderung?

Robert Hutter: Naja. Es ist zum einen, das Thema BPM ist nach wie vor in zwei große Bereiche fragmentiert. Das eine Thema ist der ganze Teil der Prozessplanung: Visualisierung und Kommunikation an die Mitarbeiter. Das ist ein Teil, den eben Systeme wie ARIS damals in einer Vorreiterrolle schon bedient haben, sozusagen in einer Visualisierung der Prozesse das Verständnis für die Mitarbeiter zu schärfen, wie Logik im System aufgebaut ist. Auf der anderen Seite geht’s in den Workflow-Teil, wo sozusagen eher technisch orientierte Workflow-Systeme sich entwickelt haben, die jetzt wenig orientiert an fachlicher Notationslogik eher aus einer systemischen Sicht die Prozesslogik aufbauen und diese zwei Welten prallen halt zunehmen aneinander. Das war früher kein Problem, weil diese Welten eben methodisch-technisch auch getrennt waren, das heißt die Bereiche sind isoliert aufgebaut worden. Nur jetzt im Zuge des digitalen Zeitalters, der Digitalisierung kommt es dann natürlich immer mehr zu einer Schnittmenge, dass es eben User-Zielgruppen gibt, die mit beide Aspekte entsprechend arbeiten müssen. Das heißt, die müssen diese fachliche Anforderungssicht verstehen und festlegen können, die müssen aber auch dann später in einem technischen, das technische Verständnis mitbringen, bis eben auch diese Anbindung und diese Logik auch auf einer systemischen Ebene abgebildet werden kann. Und das ist eben für viele Unternehmen ein Kulturschock, weil man halt gewohnt war, dass beide Themen getrennt betrachtet werden und das führt halt zunehmend auch zu einer Bewegung im BPM-Anbieterfeld, das es halt Lösungen gibt, die gut automatisieren, Lösungen, die gut dokumentieren, aber sehr wenige Lösungen gibt, die beide Aspekte gut berücksichtigen.

Götz Müller: Ja, und da kommt es auch oft in meiner Erfahrung zu der Situation: Da gibt es irgendeine Dokumentation, die muss aber nicht notwendigerweise der Realität entsprechen und ich nehme dann oft wahr, dass es genau aus dieser Trennung heraus, wie Sie sie beschrieben haben, aus dieser historischen Trennung raus, dass es sich halt einfach dadurch ergeben hat.

Robert Hutter: Da stimme ich Ihnen absolut zu. Das ist sozusagen das Nichtgelebtwerden eines Prozesses ist oft der Terminus, der fällt, und auch nicht aktuell ist in der Dokumentation. Für viele Unternehmen war es eben oft eine mühselige Pflichtübung ihre Prozesse einmal festzulegen, aus rechtlicher Sicht, aus welcher Motivation ISO-Zertifizierungen oder ähnliche Anforderungen. Das ist dann eben ein Projekt, das alle drei Jahre stattfindet und dann verschwinden diese Informationen wieder in der Schublade und das wird auch zunehmend wichtiger und das ist auch die Awareness, die das Thema neu bekommt. Also BPM erlebt ja gerade aus meiner Sicht eine Renaissance und hebt sich schrittweise von der Wichtigkeit eigentlich über das ERP-Thema darüber und von dem her ist es eigentlich sehr positiv, dass mit der zunehmenden Digitalisierung auch dieser Faktor, das verschwindet wieder, weniger auftreten kann. Weil es eben dann ein tägliches Werkzeug ist, weil es eine Basis ist für Applikationsentwicklung und einfach … man muss es im täglichen Gebrauch halten und genau die Digitalisierung hält es im täglichen Gebrauch. Ein rein dokumentierter Prozess der kommt und geht, aber digitaler und automatisierter Prozess, das System haben Sie jeden Tag im Tagesgeschäft, den sehen Sie auf jedem PC.

Götz Müller: Wenn wir das ein bisschen vertiefen: Was würden Sie sagen, welche Prozesse, was zeichnet die Prozesse aus, die man jetzt digitalisiert, wo man vielleicht vorher über dieses Schlagwort Digitalisierung so gar nicht nachgedacht hat?

Robert Hutter: Naja, hauptsächlich, ist der wesentliche Schritt, der gerade passiert, dass Geschäftsprozesse über Unternehmensgrenzen hinaus gedacht werden müssen, weil sozusagen die Start und Andockpunkte, die früher rein intern passiert sind, heute eben viel früher passieren. Das heißt, die passieren eben schon bei der App vom Kunden, was früher sozusagen undenkbar gewesen wäre. Das heißt, durch diesen sind alle Prozesse betroffen, die nicht in einer Applikation komplett abgewickelt werden könne und per se sozusagen über Organisations- und Unternehmensgrenzen hinausreichen. Das sind sozusagen primär die Prozesse, die aktuell auf dieser Schiene neu aufgebaut und auch mit einer neuen Architektur entwickelt werden.

Götz Müller: Was ich dann auch wahrnehme, wo sich Unternehmen schwer tun, das ist bei der Integration von unterschiedlichen Informationsflüssen. Zum Teil wie Sie es angedeutet haben von außerhalb, aber eben dann auch tiefer rein, wenn wir jetzt über produzierende Unternehmen reden, das so etwas wie ein MES existiert, wo ganz dicht an der Produktion dran ist, wo dann aber Daten entstehen oder die Systeme mit Daten gespeist werden und ich kenn da einen konkreten Fall, da gibt es ein ERP-System und zum Schluss wird halt ein Fertigungsauftrag, ein Produktionsauftrag ausgedruckt und geht als Stück Papier in die Produktion. Manchmal sogar noch mit einer handschriftlichen Korrektur von dem ein oder anderen Produktionsdatum. Was leisten da moderne Systeme mehr, was die Integration dieser, wie sie anfangs schon angedeutet haben, unterschiedlichen Systeme angeht?

Robert Hutter: Naja, zum einen, Sie haben es ja schon erwähnt, ein Grundproblem ist generell Papier. Das heißt, überall dort, wo ein digitaler Prozess bricht und sich auf Papier manifestiert, haben Sie schon mal ein grundsätzliches Problem in der Informationsverarbeitung. Ein Blatt Papier ist für ein ERP-System so nahrhaft wie ein Stein für Sie beim Mittagessen. Das ist von dem her ist es immer wichtig, Informationen auch in einem digitalen Prozess zu halten. Und gerade wenn man im Bereich Produktionsunternehmen ansieht, hat sich in den letzten Jahren sehr viel verbessert, im Bereich der Sensorik und im Bereich Scada-Systeme, die diese Sensorik dann in einen digitalen Layer übersetzen und überführen können. Das war früher eben auch sehr proprietär, also wir haben da einen Partner, die Firma Copa-Data, die genau dieses Thema bedient, Sensorik-Messdaten von Produktionssystemen aufgreifen und eben so aufbereiten, damit ein BPM oder ERP-System das übernehmen kann und dort war man in der Vergangenheit mit sehr vielen rudimentären Treiberproblemen oder überhaupt für lange Zeit war das Kernproblem überhaupt auf Daten der Maschine in irgendeiner Form zurückgreifen zu können und die Systeme werden jetzt immer besser, sodass diese Daten verfügbar sind. Der nächste Schritt ist eben genau der Ansatz: Wie geht man jetzt mit diesen Daten um? Wenn zehn Millionen Datensätze pro Tag produziert werden, haben Sie deswegen keinen digitalen Geschäftsprozess, sondern dort auf diesen Layer aufbauend kommen genau wieder BPM-Systeme ins Spiel, um die Logik, um das Handling, um das Formularwesen und Aufgabenmanagement in einer Produktionshalle genauso digital zu gestalten.

Götz Müller: Wenn jetzt jemand, ein Unternehmen an der Schwelle steht, zu sagen: Wir haben da was, aber wir erkennen jetzt auch, da muss noch was drüber, da muss noch was dazu, also sprich einen Einstieg in eine Form der Digitalisierung, die man halt bisher nicht gekannt hat, was würden Sie sagen, wo ist der beste Einstieg und auf was sollte man da speziell achten?

Robert Hutter: Naja, das Schöne an BPM-Projekten an sich ist ja, dass grundsätzlich eine Einführung sehr Schritt für Schritt gehen kann, weil das sind wir gewöhnt oder in der Vergangenheit ein bisschen gepeinigt gewesen, von ERP-Umstellungen, die dann oft Jahre dauern und dann arbeitet man zwischendurch wie in der Steinzeit. Das ist eben der schöne Aspekt an BPM, das man diese Systeme eben sehr fein-granular und wirklich step-by-step aufbauen kann. Das heißt Prozess für Prozess kann man sozusagen rauspicken und schrittweise eben Implementierung bringen und damit hat man ja einen sehr sanften Übergang, dass es kein Big-Bang-Approach ist, also sozusagen man schaltet den großen FireStart-Hebel um, alles läuft anders, sondern dass die User halt möglichst frühzeitig in die Entstehung, in die Entwicklung von so einem Prozess involviert sind und sie das ganze dann auch vom Verständnis so widerspiegelt, wie sie das dann im Tagesgeschäft bedienen. Und das ist, glaube ich, ganz wichtig. Alles was man nicht transparent hält und nicht versteht ist von Haus aus erst mal suspekt, ja. Und der Faktor Transparenz ist eines der Schlüssel-Medien. Wenn jemand versteht, warum etwas passiert wie es passiert, dann ist später auch die Akzeptanz und Bereitschaft sich damit auseinander zu setzen viel höher. Ich glaube, genau diesen Aspekt bringt ein BPM-System rein, was ERP-Einführungen oft versäumt haben. Das heißt dort hat man ganz am Anfang grobe Spezifikationen abgegeben, dann haben hunderte Mannschaften da herumprogrammiert und irgendwann ist das Ding dagewesen und hat so irgendwie blackbox-mäßig funktioniert, wie man sich das vorgestellt hat. Und genauer, diesen kleinteiligen Ansatz, in mehreren kleinen Schritten agil sich an das Ergebnis heranzutasten ist eigentlich der neue Approach. Was man jetzt in allen Dingen heute sieht, also alles was Scrum und agile Projektentwicklung betrifft, ist eigentlich BPM genau die Grundmethodik, die man dahinter legen muss.

Götz Müller: Jetzt möchte ich den Punkt noch ein bisschen vertiefen. Die Prozessbeteiligten … was würden Sie sagen? Sie haben es ja ein bisschen angedeutet, wie es in der Vergangenheit war und das möchte ich jetzt noch ein bisschen vertiefen, wie man das aktuell beziehungsweise dann in der Zukunft mit einem BPM-System, wie kann ich da die Prozessbeteiligten besser einbeziehen?

Robert Hutter: Naja, zum Einen muss man das Ganze nicht statisch aufbauen, das heißt man muss auch systemseitig ein Medium schaffen, das lebt, also mit modernen Kommunikationskanälen lebt à la Social Media, à la Notification-Systemen, später dann eben auch in der Prozessumsetzung. Die Dinge dorthinbringt, wo die User im Tagesgeschäft arbeiten. Also ich kann das aus eigener Erfahrung sagen, wir haben mit unserem System eine Integration in Outlook geschaffen. Das heißt, der User kann dort, wo er heute unstrukturiert E-Mails schickt und beantwortet, im gleichen Medium strukturierten Geschäftsprozessen teilnehmen. Das hat für unsere Zielgruppe zu enormer Akzeptanz geführt, weil es sozusagen kein neues System war, sondern eine bekannte Oberfläche war, die einfach dann mehr interaktive Funktionen bietet für die Prozessabwicklung. Und ich glaube, das ist genau der richtige Weg, dass man die Dinge dorthinbringen muss, wo die User schon sich wohlfühlen und ein gewisses Vertrauen haben und nicht, sozusagen kulturschockartig immer mit etwas Neuem kommen, sondern das was da ist und bekannt ist und akzeptiert ist, zu nutzen, dahinter dann in sanften Dosen diesen BPM-Approach aufzubauen, sodass der User sich da auch wohlfühlt, mit dem Thema wie er bedient. Das ist ein wichtiger Punkt.

Götz Müller: Ja, ich glaube, dadurch entstehen ja auch, sind in der Vergangenheit ja auch Wiederstände entstanden, so das typische Augenrollen, wenn man irgendjemand auf die Einführung eines neuen ERP-Systems anspricht. Jetzt gibt es ja, Sie haben einen Punkt genannt, E-Mails so als klassisches Kommunikationsmedium, wodurch viele, wie soll man das ausdrücken, viele Workarounds geschaffen werden, wo in der Vergangenheit Systeme eben Lücken hatten, in der Kommunikation untereinander. Eine zweite Sache, die ich immer stark wahrnehme, wo mir mal ein ERP-Systemhersteller gesagt hat, der größte Konkurrent eines ERP-System-Herstellers ist gar nicht mal die anderen ERP-System-Hersteller, sondern es ist Microsoft Excel.
Wie funktioniert so etwas? Denn diese Vielzahl an kleinsten, großen Excel-Sheets, die manchmal ganz zentrale Funktionen aber übernehmen, auch da habe ich wieder einen konkreten Fall im Kopf, wo die Menschen dann, ja, ich möchte mal fast sagen notgedrungen, weil sie nichts Anderes kennen, sehr stark drin verhaftet sind. Wie kann man damit umgehen?

Robert Hutter: Naja, was ist der Vorteil von Excel? a) jeder versteht’s und b) man kann es individuell anpassen. Wenn man jetzt beide Aspekte auf einen BPM-Layer bringt, also beispielsweise, wenn wir Excel-Sheets ablösen, dann lösen wir die in der Regel durch aufgabenoptimierte Formulare ab. Das heißt, wenn wir einen Geschäftsprozess bauen, dann hat jede Aufgabe in diesem Prozess ein individuelles Formular für diese Aufgabe optimiert, das komplett losgelöst ist von irgendeiner Maske im ERP oder sonst einem System und wenn man genau diesen Individualisierungsgrad dort widerspiegel kann, den man sonst mit Exel hätte, dann vermisst der User diese Personalisierung nicht, aber es hat den Riesenvorteil und das ist gleichzeitig der allerallergrößte Nachteil: Ich dupliziere die Daten nicht, sondern die Datenführung bleibt auf dem System-Level und das ist heute das größte Problem, was wir mit Excel haben: Wenn Sie da dann Formulare gestalten, wo die User Daten ausfüllen, das Excel-Sheet schicken sie weiter und der nächste kann in dem vorherigen seine Daten wieder überschreiben oder die Daten sind wieder nicht aktuell, weil sie im ERP-System wieder Datenzustände geändert haben und die Datenqualität ist heute das wertvollste Gut, das sie haben können. Sie treffen immer mehr Entscheidungen auf einer rein virtuellen Ebene, wo Sie den physischen Bezug gar nicht mehr haben und wenn Sie dort dann nicht die Datenqualität nicht sicherstellen und Sie bekommen am Ende einer langen Kette ein Excel-Sheet, wo 500 Daten drinstehen und Sie müssen dann ja oder nein klicken, dann wünsche ich Ihnen viel Glück dabei, die Compliance und die Integrität für diese Entscheidung sicherzustellen. Und genau das ist eigentlich die Grundmotivation auf der einen Seite durch Prozess und Workflow-Funktionen die Individualisierung wie in Excel bereitzustellen und auf der anderen Seite im selben Atemzug die Datenhoheit, die Zugriffssicherheit und vor allem die Compliance in der Prozessabwicklung sicherzustellen und das ist eigentlich der wichtigste Punkt, den man in Richtung Ablöse für Excel-Sheets einfach forcieren kann. Also wir haben wirklich tonnenweise Formulare und Excel-Vorlagen eigentlich eliminiert und das ganze eben durch wirklich digital optimierte Formulare über einen Prozess gesteuert ersetzt.

Götz Müller: Und so eine Rückfrage, eine große Gefahr, die ja auch hinter Excel steckte. Weil jeder im Prinzip ein bisschen was damit machen kann, aber die Dinge ja dann wachsen über manchmal Jahre hinweg, kenne ich also auch Situationen, wo da so Monster-Excel-Sheets existieren, die keiner mehr wirklich versteht, die dann manchmal den Namen von Personen haben, die schon gar nicht mehr im Unternehmen sind, wo also auch wieder die Transparenz leidet.

Robert Hutter: Das hat mit einer qualitativen Softwareentwicklung einfach nichts zu tun. Ja, das ist einfach nur aus einer Faulheit entstanden in der Vergangenheit, ja. Aber genauso wie Sie früher halt Applikationen mit Access-Datenbanken wie wild geworden programmiert haben, würden Sie heute auch ansatzweise nicht mehr so etwas entwickeln. Und was Sie für Probleme in der Vergangenheit damit gehabt haben, das wissen wir alle und ein ähnliches Thema hat man halt mit Excel-Sheets, das man früher halt sehr viel dann herumprogrammiert und Macro dort und Visualcode dort, aber das fliegt Ihnen alles um die Ohren und wenn Sie das, das können Sie sich heute gar nicht mehr leisten, das zu warten und zu pflegen, sondern dort muss man das ganze heute halt in eine ähnlich individuelle Form, aber von einem ganz anderen Applikations-Level sozusagen aufhängen und aufsetzen.

Götz Müller: Zum Abschluss möchte ich noch einen Punkt diskutieren und ich denke, auch da kann das ja eine Lösung sein, was BPM anbietet, was BPM-Software anbietet. So die klassischen ERP-Systeme sind ja oft durch eine starke Statik geprägt, also das ist irgendwo so ein monolithischer Block, wo man im Grunde nicht dran ran kann, weil es vielleicht wieder Geld kosten würde. Man muss was programmieren und mein persönliches Thema ist ja auch die kontinuierliche Verbesserung, wo sehen Sie da den Vorteil von einem BPM-System, das da drüber liegt.

Robert Hutter: Naja, ich verwende da oft ganz gern, wenn man ein ERP-System hernimmt, dann ist es oft built-to-last, also sozusagen einmal aufgesetzt und dann aber wirklich stabil und möglichst nicht mit allzu vielen Bewegungen dasein. BPM-Layer ist von Haus aus built-to-change, das heißt, der ist auf Entwicklung und auf Agilität ausgerichtet und ich glaube, man kann einfach das beste aus beiden Welten kombinieren. Also es macht einen Sinn, einen stabilen und soliden ERP-Kern zu haben, der entsprechend der Grundfunktionalität performt, aber es macht genauso viel Sinn dort dann in Ergänzung einen individualisierbaren BPM-Layer drüberzulegen, den man dann auch wirklich losgelöst von der IT und von der Kernlogik entwickeln kann. Und wenn ich mir das bei unseren größeren Kunden ansehe, dann gibt es dort gewisse Kernprozessstandards, die am ERP-System laufen, aber gewisse Routinen von diesem Prozess werden dann individuell pro Abteilung, pro Land ausgeprägt und die Hoheit für diesen Prozess liegt beim Fachbereich. Und ich glaube, diese Kombination macht am Ende des Tages … erfüllt beide Zwecke, sozusagen. Die Stabilität, die man sich von einem ERP-System erwartet, aber dann später auch die Flexibilität, die man dann zunehmend von der BPM-Seite her aufbauen kann. Und dann kommt man weg von dem Thema Schatten-IT, dann kommt man weg von dem Thema Excel-Workarounds und dann hat man beide Layer sozusagen für den jeweiligen anderen Anwendungszweck kombiniert verwendet und ich glaube, dort ist die Zielrichtung, wo das ganze Thema hingehen sollte.
Vielleicht einen Vergleich, Was ist die Aufgabe vom jeweiligen System? Und wenn man sich sozusagen eine Organisation als Organismus vorstellt, dann gibt es dort Kernapplikationen, also das wäre bei Ihrem Körper dann die Milz und die Leber und andere Organe, die spezielle Funktionen haben, aber die brauchen, damit ihr Gesamtkörper funktioniert einfach ein verbindendes Element, mit einem Herz, mit einem Blutkreislauf, mit einem Nervensystem, damit sozusagen diese Spezialsysteme als Gesamtorganismus funktionieren. Und genau dieses verbindende Element sollte man sehen, ist ein BPM-Layer, der sozusagen in so ein Thema reinkommt.

Götz Müller: Ja, und Sie hatten auch ein Stichwort genannt gerade, was ich mir auch noch aufgeschrieben hatte, nämlich das Thema Schatten-Prozesse, was ja oft auch so ein Antrieb der Menschen ist, die sehen: Ich hab da irgendein Problem, nennen wir’s mal ganz neutral, ich muss irgendwas lösen, irgendeinen Vorgang lösen, das heißt, ich bastel mir da halt irgendwas, um dieses Thema zu lösen, wo jeder dann auf das zurückgreift, was er halt, womit er selber umgehen kann, weil da drunterliegend oder drüberliegend, je nachdem, welchen Blickwinkel man einnimmt, weil es ja nichts gibt. Und ich glaube auch da, so habe ich es zumindest rausgehört, ist eben BPM eine Lösung, weil es mir das Werkzeug für diese bisher Schattenprozesse, die aber jetzt plötzlich integriert werden, anbietet.

Robert Hutter: Genau, weil sozusagen der Aufwand, diese Lösung zu entwickeln mit einem BPM-System um ein Vielfaches kleiner ist, als es sozusagen mit einem klassischen Applikations- oder ERP-System zu lösen ist. Damit hat man selbst für Probleme, die man vielleicht nur temporär hat, für drei Monate, zahlt sich das dann aus, auch wirklich diese Individualität für einen gewissen Zeitraum zu entwickeln und sozusagen der Aufwand und der zeitliche Aspekt nicht mehr so dringend wird. Wenn Sie eine Individuelle Anforderung haben und wissen: Wenn ich das jetzt der IT melde, dann dauert es ein halbes Jahr, bis sich das wer anschaut, noch mal ein halbes Jahr, bis das wer löst, wenn überhaupt, dann haben Sie natürlich eine Motivation, da selbst was zu basteln.

Wenn sie einen generell sehr kurzlebigen Entwicklungszyklus haben, wo Sie wissen, wenn ich das heute einmelde auf meinen Prozess und da gibt's einen agilen Prozess, dass das dann in den nächsten zwei Wochen leichtgewichtig realisiert werden kann, dann würden Sie selbst natürlich nie die Notwendigkeit haben, da jetzt selbst irgendwie herumzuexperimentieren. Also das ganze steht und fällt sehr stark mit der Agilität und der Entwicklungsgeschwindigkeit, die man hinter diesen Anforderungen dann aufbauen kann. Wir haben teilweise Kunden gehabt, die haben so einen Entwicklungsprozess innerhalb einer Woche von Change Request bis Anforderungsanalyse, Test bis Go-live, das war unter einer Woche, wo solche Anforderungen dann berücksichtigt werden konnten.

Götz Müller: Ok, fand ich jetzt spannende Themen, die wir da behandelt haben. Also in meiner Wahrnehmung, was ich draußen so erlebe, kann das an vielen Stellen eine Lösung darstellen. Ich werde dann Ihre Website und noch ein paar andere Dinge in den Notizen erwähnen und danke Ihnen jetzt erst einmal für die Zeit.

Robert Hutter: Sehr gerne.

Götz Müller: War ne spannende Unterhaltung und sage dann mal viele Grüße nach Österreich.

Robert Hutter: Dankeschön. Viele Grüße zurück. Schönen Tag.

Götz Müller: Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 086.

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Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder zu lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.