KVP – eine Frage der Aufmerksamkeit

Aufmerksamkeit

Aufmerksamkeit ist eine wich­tige Grund­lage von Ver­besse­rungen. Ohne die Auf­merk­sam­keit bzgl. eines Ergeb­nisses, das nicht den Erwar­tungen entspricht, kann es keine Ver­besse­rung geben, weil es erst die wahr­genom­mene Lücke zwischen Ist- und Ziel­zustand ist, die den Antrieb zur Verände­rung schafft.

Wessen Aufmerksamkeit ist nun gefragt und wie wird diese am besten erreicht? Natürlich wäre es am einfach­sten, wenn diese Auf­merk­samkeit direkt beim Han­delnden entsteht. Leider fehlt – ohne Vorwurf – diesen Per­sonen immer wieder einfach die Distanz zur Situation, in der sie eine Hand­lung ausführen. Das ist bei­spiels­weise der Grund, warum auch und gerade erfolg­reiche Top­führungs­kräfte oder Sportler sich von einem Coach unter­stützen lassen. Diese Unter­stützung ist dann kein Zeichen von Schwäche sondern viel­mehr ein Zeichen von Stärke, auch in der Wahr­nehmung und Aufmerk­samkeit für die eigenen Beschrän­kungen, die sich oft ganz natür­lich ergeben und ebenso oft gar nicht vermieden werden können.

In vielen Arbeitsprozessen obliegt diese Beo­bachter­rolle den Führungs­kräften. Allen Betei­ligten – Führungs­kräften wie Geführten – sollte bewusst sein, dass hier nicht um den Nach­weis von Fehlern geht, sondern um deren Vermei­dung und Besei­tigung der Ursachen. Wo das nicht mög­lich ist, meist auf­grund natür­licher mensch­licher Eigen­schaften bzw. Beschrän­kungen, können unter­stützende tech­nische Maß­nahmen korrigie­rend eingreifen. Der Fachbegriff für diese Mechanis­men ist Poka Yoke.

„Glück entsteht oft durch Aufmerk­samkeit in kleinen Dingen, Unglück oft durch Ver­nach­lässi­gung kleiner Dinge.“

– Wilhelm Busch

Einen vergleichbaren Zweck haben Arbeits­standards. Natürlich ist es wichtig, dass die Handeln­den in einem Prozess die Stan­dards kennen, nach denen eine Arbeit ausge­führt werden soll. Mindes­tens genau so wichtig ist aber die Referenz, die ein Arbeits­standard schafft, für die beobach­tenden Führungs­kräfte. Erst durch den Stan­dard entsteht die Existenz der oben genann­ten Lücke und kann als solche wahr­genommen, also zur Aufmerk­samkeit gebracht werden. Es ist also not­wendig, sowohl die Aufmerk­samkeit für den Ist-Zustand als auch für den Soll- bzw. Ziel­zustand zu besitzen.

Die Intensität der Aufmerk­samkeit bewegt sich vorallem in der zeit­lichen Dimen­sion. Hier kommt ihr die wichtige Bedeu­tung der Reak­tions­zeit zu. Je geringer typi­scher­weise die Aufmerk­samkeit ist, desto länger dauert es, bis eine Abweichung vom Soll­zustand wahr­genommen wird und Gegen­maß­nahmen einge­leitet werden können. Die räumliche Dimension der Aufmerk­samkeit bezieht sich bei­spiels­weise auf die Punkte inner­halb eines Produk­tions­prozesses, an denen die Abwei­chungen wahr­genommen werden können. Wenn Fehler erst in einer Endkon­trolle entdeckt werden, ist in der Regel der (monetäre) Schaden deut­lich größer, als bei Prüf­punkten in der Nähe der Produk­tions­schritte – idealer­weise nach jedem Schritt. Auch hier bieten Poka-Yoke-Mechanis­men Abhilfe und entlasten den Menschen.

Dieses Video kann im über­tragenen Sinn als Bei­spiel dafür dienen, wenn man sich den Fluss des blauen Ball vor Augen führt und vorstellt, dass er nicht nur trans­por­tiert (eine Ver­schwen­dung), sondern in jeder Station verändert wird.

Auch über den Zielzustand hinaus ist Aufmerk­samkeit notwen­dig, damit nach dem Errei­chen eines defi­nierten Zielzu­stands der nächste Abschnitt auf dem Weg zur Vision mittels einem neuen Zielzu­stand abgesteckt werden kann. Dazu ist es wiede­rum wichtig, dass alle Beteiligten die Aufmerk­samkeit für die Vision besitzen, das heißt die Vision kennen. Unter­bleibt dieser wichtige Schritt, muss viel zu viel Ener­gie aufge­bracht werden, die Notwen­dig­keit der nächsten Ver­besse­rung, d.h. Verände­rung zu vermitteln.

Aufmerksamkeit hat auch etwas mit den beschränk­ten mensch­lichen Sinnen zu tun. Neben den offen­sicht­lichen Ordnungs­aspekten der 5S/5A-Methode darf deshalb dieser Bestand­teil (neben der Entwick­lung von Routine) dieser vermeint­lich simplen Methode dabei nicht unter­schätzt werden. Die Fokus­sierung ist auch der Grund, warum in der Coaching-Kata immer die Frage nach dem einen Hinder­nis gestellt wird, an dem als nächstes gearbei­tet wird.

Der Erfolg des Konti­nuier­lichen Ver­besse­rungs­pro­zesses wird auch durch die Aufmerk­samkeit defi­niert, die ihm als wich­tige Füh­rungs­aufgabe beige­messen wird. Ein Teil der Füh­rungs­verant­wortung ist dabei nicht nur das Erzie­len von Ergeb­nissen, sondern wird auch das Ausmaß der Ver­besse­rungen, in der Art und Weise wie diese Ergeb­nisse erreicht werden, bestimmt.

Frage: Wo wird den (Teil-)Ergebnissen von Prozessen in Ihrem Unter­nehmen nicht genug Aufmerk­samkeit beige­messen? Wo besteht zu wenig Auf­merk­sam­keit für den Konti­nuier­lichen Ver­besse­rungs­prozess an sich? Wie lässt sich diese Auf­merk­sam­keit steigern?

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