KVP – eine Frage des Umfangs

Umfang

In diesem Artikel geht es nicht um den Umfang des KVP, sondern um den Umfang der Kommunikation unter dem Blickwinkel der Ausrichtung des KVP. Die Einleitung mag auf den ersten Blick etwas ausschweifend, ist in dieser Form aber notwendig, um dann auf den Punkt zu kommen, um den es mir geht.

Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess hat wie Führung auch einiges mit Kommunikation zu tun. Wie es schon in den Begriffen steckt, haben beide etwas mit Ausrichtung zu tun und die wird nun mal vor allem durch Kommunikation erreicht.

Gleichzeitig kostet Kommunikation auch Zeit – Weil Kommunikation nicht in Lichtgeschwindigkeit erfolgen kann. Weil ein durchschnittlicher Leser auf ca. 250 Wörter pro Minute kommt (die aber nicht in dieser Geschwindigkeit geschrieben werden können).

Da stellt sich dann schnell die Frage, wie kann ich die notwendige Kommunikation limitieren, was ist der passende, notwendige Umfang meiner Kommunikation – im Rahmen des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und in der damit verbundenen Führung?

Da habe ich leider gleich eine schlechte Nachricht: Im Grunde kann es nie genügend Kommunikation sein oder im Umkehrschluss – Man kann nicht überkommunizieren.

Dafür gibt es in meinen Augen vier Gründe:

Menschen können keine Gedanken lesen

Natürlich geht es im KVP darum, dass alle Beteiligten die Verbesserungspotenziale selbst wahrnehmen und Verbesserungen umsetzen. Diese Wahrnehmung kann aber nicht über Nacht geschaffen werden. Deshalb ist auch dem Weg dorthin Kommunikation notwendig, um diese Wahrnehmungsfähigkeit zu schaffen und auf die „richtigen“, d.h. relevanten Dinge zu richten bzw. auszurichten. Nur weil ich das Führungskraft oder Unternehmensleitung die Vision im wahrsten Sinne des Wortes im Kopf habe, heißt das nicht, dass dieses Bild auch bei meinen Mitarbeiter entsteht, nur weil ich darüber nachdenke.

Menschen werden abgelenkt

Ablenkung ist ein grundsätzlich großes Problem, das sich auch nicht von alleine löst, sondern aktiv adressiert werden muss. Ich denke, mit Ablenkung ist es ähnlich wie mit schlechten oder unerwünschten Gewohnheiten. Man kann diese selbst nicht loswerden, sondern nur durch andere ersetzen. Das bedeutet, dass Ablenkung nicht einfach abgeschafft oder wegdiskutiert werden kann, sondern nur durch eine stärkere Aufmerksamkeit auf die richtigen bzw. gewünschten „Dinge“ überlagert werden kann. Dazu ist wiederum Kommunikation eine gute Möglichkeit, um den Fokus entsprechend auszurichten.

„Ein Vakuum, geschaffen durch fehlende Kommunikation, füllt sich in kürzester Zeit mit falscher Darstellung, Gerüchten, Geschwätz und Gift.“

– Cyril Northcote Parkinson

Menschen vergessen

Dieser Punkt ist eng verwandt mit dem Vorangegangenen. Im Grund ist es wieder die Ablenkung, die zusammen mit unserer beschränkten Speicherkapazität im Hirn zum Vergessen führt – Weil der verfügbare Speicher durch andere Dinge belegt ist, denen eine höhere Aufmerksamkeit bei gemessen wird. Aufmerksamkeit bzw. die damit verbundene Wichtigkeit kann wiederum durch Kommunikation gesteuert werden. Fehlende Aufmerksamkeit wird dann wiederum nur durch die Ablenkung und das Vergessen deutlich. Leider ist es dann schon zu spät, was auch bedeutet, dass ich vorher schon entsprechend kommunizieren muss, statt abzuwarten, bis die problematische Situation erst eingetreten ist.

Menschen sind anderer Meinung

Eine andere Meinung zu haben, ist völlig legitim und Basis unser Grundordnung und des menschlichen Zusammenlebens. Dass das im betrieblichen Kontext zu Herausforderungen führen kann, dürfte ebenso klar sein. Eine andere Meinung hat gleichzeitig auch ihren eigenen Wert, weil dadurch neue Aspekte ins Spiel gebracht werden können, die vorher so noch nicht gesehen wurden. Eine andere Meinung ist erstmal also eine positive Sache. Bezogen auf den Umfang der Kommunikation, kann eine andere Meinung im Grund auch wieder nur durch Kommunikation festgestellt werden, ebenso wie der Umgang damit. Natürlich kann sich eine andere Meinung auch in resultierenden Handlungen ausdrücken. Dann handelt es sich aber wiederum nur um eine Retrospektive.

Ich denke, ich konnte mit diesen vier Argumenten darlegen, dass man nicht zu viel kommunizieren kann. Zumindest bin ich fest davon überzeugt, dass man sich dem Niveau einer ausreichenden Kommunikation besser von oben her nähern sollte als von unten.

Über was ich jetzt nicht nicht gesprochen habe, ist der Inhalt der Kommunikation. Diesem kommt mit Sicherheit eine ähnlich hohe Bedeutung bei und sollte ebenso wie der Umfang der Kommunikation laufend an den Ergebnissen gemessen werden. Da Kommunikation auch ein Prozess ist, gelten auch bei den Ergebnissen die Überlegungen, die ich schon in einem früheren Artikel gemacht hatte. Über den Inhalt der Kommunikation im Bezug auf den Kontinuierlichen Verbesserungsprozessen wird es einen weiteren Artikel geben.

Frage: Erzielen Sie mit dem KVP in Ihrem Unternehmen die gewünschten Ergebnisse? Wie sieht der Weg dorthin aus? Welche Rolle spielt der Umfang der Kommunikation dabei?

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