Modellierung erfolgreicher Prozesse

Die Modellierung erfolgreicher Prozesse ist der dritte Artikel zum Modellierungsthema nach der Modellierung erfolgreicher Projektleiter und der Modellierung erfolgreicher Projekte. Die Wiederholbarkeit steht hier noch stärker im Vordergrund, da es bei Prozessen an sich schon um wiederholt ablaufende Vorgänge handelt, während Projekte definitionsgemäß einmaligen Charakter haben. Die Modellierung in NLP hat das grundsätzliche Ziel Erkenntnis über erfolgreiche Vorgehensweisen zu gewinnen, um diese reproduzierbar und auf andere Situationen oder Personen übertragbar zu machen. Bezogen auf Personen werden dabei deren Glaubenssätze, Strategien, Zustände und Meta-Programme untersucht. Da Prozesse immer von Menschen gelebt bzw. gestaltet werden, ist es also auch lohnend, sich mit den Menschen zu beschäftigen. Die Betrachtung kann nun auf der direkten Ebene erfolgen, d.h. die o.g. Aspekte der Personen in den Prozessen. Zusätzlich kann die Betrachtung auch indirekt auf einer Meta-Ebene durchgeführt werden, d.h. es wird die Vorgehensweise modelliert, die Menschen verwenden, die Prozesse modellieren.

Glaubenssätze

Nützliche Glaubenssätze bei der Prozessmodellierung sind zum Beispiel die Vorannahmen im NLP. “Die Landkarte ist nicht das Gebiet” reflektiert die Tatsache, dass Prozessdokumentation beispielsweise nicht notwendigerweise den gelebten Prozess widerspiegeln. “Jedem Verhalten liegt eine positive Absicht zugrunde” gibt Gelassenheit im Umgang mit Abweichungen von Prozessnormen. Diese Vorannahme kann auch die Hinterfragung von Abweichungen initiieren, ähnlich wie “Menschen treffen stets die besten Entscheidungen, die ihnen möglich sind” darauf verweisen kann, dass z.B. Informations- oder Kommunikationsdefizite bestehen und es deshalb zu bestimmten Entscheidungen kommt, die unter anderen Gesichtspunkten weniger nützlich sind.

Strategien

Geeignete Strategien zur Vorgehensweise bei der Prozessmodellierung sind auf jeden Fall nützlich. Passende Strategien werden in den Ausbildungen zu Six Sigma und Lean Management geschult. Diese hier auszuführen würde jedoch den Rahmen sprengen.

Zustände

Ein nützlicher Zustand des Prozessmodellierer ist durch offene sensorische Kanäle gegenüber der Kommunikation der Prozessbeteiligten (z.B. in Prozess-Workshops) gegeben, d.h. er sollte die kommunikativen Äußerungen der beteiligten Personen auf den visuellen, auditiven und ggf. kinästhetischen Sinneskanälen wahrnehmen, ohne dabei die Wirkung derselben auf seine eigene Person zu vernachlässigen. Zusätzlich ist es hilfreich, die an der Modellierung beteiligten Workshop-Teilnehmer ebenfalls in ressourcenreiche Zustände versetzen zu können.

Meta-Programme

Als Prozessmodellierer ist es in der Regel nützlich die Aufmerksamkeit und Referenz hauptsächlich bei den Prozessbeteiligten zu haben, statt bei sich selbst. Ähnliches gilt für die Notwendigkeiten, die mit ihren formenden Strukturen, Routinen und Regeln, die das Wesen von Prozessen besser abbilden als die Möglichkeiten. Auch ein teamorientierter Arbeitsstil ist besser geeignet als der Einzelgänger, der im “stillen Kämmerlein” die Abläufe in den Prozessen kaum untersuchen und nicht auf das Wissen der Beteiligten zurückgreifen kann. Beim Meta-Programm “global/spezifisch” hängt es davon ab, in welcher Phase sich ein Prozessmapping befindet. Zu Beginn ist die globale Sicht auf die Aktivitäten sicherlich besser geeignet, während für die Detailmodellierung dann spefizische Betrachtungsweisen eher zum Tragen kommen. Beim Spannungsfeld zwischen Perfektion und Optimierung hängt die nützliche Ausprägung stark vom Kontext ab. Hier ist der gesunde Menschenverstand in der Abwägung gefragt. Extreme Ausprägungen sind in der Regel nicht so hilfreich. Ähnliches gilt für die Meta-Programme der Erfüllung/Vollendung und Vollständigkeit. Beim Meta-Programm prozedural/optional steht dagegen das prozedurale Vorgehen klar im Vordergrund (diese kommt ja schon in der Namensverwandschaft zum Ausdruck) ebenso wie strukturierte und geplante Vorgehensweisen durch die entsprechenden Meta-Programme. Im Fall der Wissensaneignung steht die Modellierung, Erklärung und Vorführung im Vordergrund, während die Erfahrung und Autorität für den Prozessmodellierer eher hinderliche Vorgehensweisen sind.

Zusammenfassung

Vereinfacht ausgedrückt lassen sich mit NLP-Kenntnissen Prozesse leichter modellieren als ohne. In vielen Fällen wird durch die o.g. Ausbildungen auch entsprechendes Knowhow vermitteln, auch wenn dies vermutlich in den seltensten Fällen unter dem Begriff NLP geschieht. Das Wissen um die entsprechenden NLP-Aspekte und deren Einsatz kann die Modellierung von Prozessen erfolgreicher gestalten und bringt mehr Flexibilität in die Vorgehensweise.

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