Planung ist wichtig – aber der Plan ist nicht alles

Was soll diese Überschrift ausdrücken? Sie steht im direkten Bezug zu der schon behandelten NLP-Vorannahme “die Landkarte ist nicht das Gebiet”. Dort ging es um die verschiedenen Aspekte der Planung und dem Kontrast zur Realität. Im vorliegenden Artikel werden weitere Aspekte besprochen, nämlich wie Realität erlebt wird. Sie wird nicht im Plan erlebt, sie wird auch selten in Berichten oder Besprechungen erlebt, sondern sie finden vor Ort statt – auf den Baustellen, am Zeichentisch, in den Büros, in den Labors, in der Fabrikhalle, beim Kunden. Im Lean Management bzw. dem Toyota Production System gibt es dafür einen stehenden Begriff: “Genchi Genbutsu” – “Geh hin und sieh selbst”. Das bedeutet sich wirklich selbst ein Bild der Situation machen und nicht auf die Berichte Dritter verlassen.

Dieses ursprünglich aus der Produktion stammende Managementprinzip lässt sich auch auf das Projektmanagement abbilden. Wie auch die NLP-Vorannahme ausdrückt, muss die Wahrnehmung eines Dritten nicht der Realität entsprechen und das Bild, das durch die Interpretation des Berichts im Kopf des Projektleiters entsteht, muss schon zweimal nicht der Realität vor Ort entsprechen. Und selbst die Realität in Form der vermeindlichen Situation, die vor Ort vorgefunden wird, sollte mittels Fragen hinterfragt werden. Dazu bietet das Meta-Modell der Sprache ein gutes Werkzeug. Ebenso sollten Daten nicht mit Fakten verwechselt, sondern ihr Bezug zur Realität überprüft werden. Projekte finden nicht in Plänen statt, sondern in der Realität.

Ein dritter Aspekt ist das Thema Kommunikation mit den Beteiligten und Betroffenen. Hier kommt der Projektleiter m.E. nicht darum herum, sich überall im Projekt regelmäßig sehen zu lassen. Das gilt nicht nur für die Kommunikation mit den Stakeholdern, sondern auch mit den Projektmitarbeitern. Ist das Projekt klein, ist er (der Projektleiter) so oder so an der Basis gefragt. Ist das Projekt groß oder gar ein Programm, sollte der Leiter trotzdem nicht die Bodenhaftung verlieren und vermeiden durch diverse Filter der Tilgung, Generalisierung und Verzerrung ein Bild der Wirklichkeit zu erlangen, das u.U. maximal weit von ihr entfernt ist. Die Menschen in den Projekten reagieren auch nicht auf die Realität selbst, sondern auf das Bild, das sie von ihr haben. Die Menschen reagieren auch nicht auf die Pläne selbst, sondern auf die Interpretation und das Verständnis, das sie aus den Plänen ziehen.

Die Aufgabe des Projektleiters ist es also, sich über die eigenen und fremden Abbilder der Realität bewusst zu werden und für den Abgleich der entstehenden Bilder bei den unterschiedlichen Stakeholder zu sorgen. Bei Plänen kann diese eine besondere Herausforderung sein, da diese ein Abbild einer zukünftigen Realität beschreiben, die im Rahmen eines Projekts erst noch geschaffen werden soll.

Frage: Wie stellen Sie sicher, dass alle Stakeholder eines Projekts ein gemeinsames Verständnis der Pläne für eine zukünftige Realität erreichen? Welche Erfahrungen haben Sie mit unterschiedlichem Verständnis gemacht?

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