Projektumfeldanalyse und NLP

Die Umfeldanalyse im Projektmanagement entspricht dem Öko-Check im NLP-Formatrahmen. Sie ist neben der Stakeholder-Analyse ein wichtiger Teil des Projektstarts. Genaugenommen sind die Stakeholder ein Teil des Projektumfelds.

Das Projektumfeld entspricht dem Kontextbegriff im NLP. Die beiden Konzepten zugrundeliegende Motivation ist es, förderliche bzw. hinderliche Einflussfaktoren frühzeitig erkennen, dadurch Überraschungen zu vermeiden. Aus der frühzeitigen Erkenntnis über Einflussfaktoren lässt sich ein pro-aktives Vorgehen ableiten. Durch die gedankliche Vorwegnahme potenzieller Reaktionen lassen sich diese und die eigenen Reaktionen darauf planen und somit spontane Adhoc-Aktivitäten, die das gewünschte Ergebnis stören, vermeiden.

Die Umfeldfaktoren eines Projekts werden klassisch unter zwei Blickwinkeln getrachtet:

• Direkt – indirekt
• Sozial – sachlich

Daraus ergeben sich in der Kombination vier Bereiche.

Direkte soziale Faktoren

Soziale Faktoren sind definitionsgemäß immer mit Menschen verbunden. Direkte soziale Faktoren sind die klassischen Stakeholder innerhalb und außerhalb des Projektes, die direkten Einfluss auf die Ziele, den Verlauf und die Ergebnisse des Projekts nehmen können. Zu den Stakeholdern gehören Kunden, Auftraggeber, Sponsor(en), Promotoren, Projektmitarbeiter und Linienvorgesetzte der Projektmitarbeiter.

Indirekte soziale Faktoren

Zu den indirekten sozialen Faktoren gehören Stakeholder im Umfeld des Projektes, die keinen direkten Einfluss ausüben können, aber durch Einflussnahme auf die direkten Stakeholder trotzdem berücksichtigt werden müssen. Oft ist es sogar so, dass die indirekte Einflussnahme – weil deutlich weniger oder gar nicht offensichtlich – gravierendere Auswirkungen haben kann. Hier kann im Vorfeld ein Teufelskreis beginnen, der nur durch frühzeitige, konsequente und umfassende Beschäftigung mit den Einflussfaktoren durchbrochen werden kann.

Direkte sachliche Faktoren

Zu den direkten sachlichen Faktoren gehören beispielsweise organisatorische Randbedingungen, in denen das Projekt abgewickelt wird – also die Abteilung(en) und die Unternehmensorganisation als Ganzes, ebenso wie Unternehmensprozesse. Auch andere Projekte können – z.B. durch Ressourcenbedarf – Einfluss auf den Fortschritt eines Projektes nehmen, ebenso wie technische Randbedingungen. Je nach Art des Projektes (bei Bauprojekten) kann auch das Wetter oder klimatische Bedingungen einen Einflussfaktor darstellen.

Indirekte sachliche Faktoren

Die Trennung zwischen indirekten und direkten sachlichen Faktoren stellt eine Grauzone dar. Wichtiger als die präzise Einordnung ist die grundsätzliche Berücksichtigung der Einflussquellen. Stichworte dazu sind folgende Randbedingungen:

• Gesellschaft (Normen, Gewohnheiten, …)
• Politik (Gesetze, Verordnungen, Vorschriften, …)
• Wirtschaft (Markt, Mitbewerber, Trends, Finanzen, …)
• Kultur, Religion
• Technik
• Klima
• Rohstoffe

Ebenso wie bei den sozialen Faktoren (Stakeholdern) können sich auch bei den sachlichen Faktoren Wechselwirkungen in beiden Richtungen ergeben. D.h. das Projekt wird durch das Umfeld beeinflusst, es beeinflusst auch selbst das Umfeld und daraus können sich wiederum Einflussfaktoren ergeben, die u.U. übersehen werden, wenn die Einflussnahme des Projekts auf das Umfeld unberücksichtigt bleibt.

Aus der Analyse der Einflussfaktoren inklusive der Abschätzung der Folgen ergeben sich dann Maßnahmen, um die Erreichung der Projektziele positiv und pro-aktiv zu beeinflussen. Auf dieser Ebene ergibt sich auch die Verwandschaft zum NLP-Öko-Check, der ebenfalls die Einflussfaktoren und die Folgen der Veränderung vorwegnimmt und berücksichtigt. Bei Öko-Check liegt der Hauptfokus jedoch auf den Einflüssen, die durch die Veränderung auf das Umfeld ausgeübt wird, während die Projektumfeldanalyse mehr den Einfluss des Umfelds auf das Projekt betrachtet. Dieser Unterschied stellt dann auch die Chance dar, durch die Kombination beider Welten eine größere Abdeckung zu erreichen und damit negative Auswirkungen zu mindern.

Da das Projektumfeld ein anderer Begriff für den Kontext des Projektes darstellt, kann es wertvoll sein, nach der Analyse ein Reframing durchzuführen. Das Reframing kann wiederum in den beiden eingangs definierten Dimensionen stattfinden.

Im Fall der sozialen Faktoren sind wiederum zwei Richtungen interessant: Der Einfluss, dem das Projekt unterliegt, kann in seinen Auswirkungen reframed werden ebenso wie der Einfluss, den das Projekt (auf die Personen) ausübt.

Da sich die sachlichen Faktoren auf der nicht-menschlichen Ebene bewegen, ist typischerweise nur eine Einflussrichtung interessant, nämlich die Bedeutungsgebung, die den Einfluss auf das Projekt darstellt.

Fazit

Es gibt bzgl. der Umfeldanalyse in Projekten und dem Öko-Check im NLP Gemeinsamkeiten ebenso wie Unterschiede. Durch die Integration beider Welten und der wechselseitigen Anwendung der Werkzeuge können beide von einander profitieren.