Die zunehmende Digitalisierung von Arbeit macht auch vor der Personalverwaltung nicht Halt. Gerade im Bereich Human Resources gibt es einige Aufgaben und Bereiche, die sich mit Software und Tools extrem vereinfachen lassen. Ob per lokale Anwendung oder mit Hilfe web-basierter Arbeitshilfen ist dann letztendlich eine Frage des Geschmacks. Wichtig zu wissen ist, dass jede Software nur so gut ist wie ihr Anwender oder ihre Anwenderin. Wer also künftig auf die Vereinfachung von Personalmanagement per Software setzt, sollte auf möglicherweise nötige Schulungen achten. Daher sind die Entwicklungsprozesse von Unternehmen zu beachten.
Vom Rekrutieren bis hin zum Empfehlungsschreiben
Human Resources ist in den meisten Betrieben eine große Abteilung, denn hier werden viele Aufgaben gleichzeitig erfüllt. Die Arbeitsgebiete des Personalwesens reichen von der Suche nach passenden Mitarbeitern über Gehaltsabrechnungen, Diensteinteilungen und das Organisieren von Fortbildungen bis hin zum Schreiben von Arbeitszeugnissen und Empfehlungsschreiben. Dabei muss nicht nur das Wohl und Wehe des Betriebs und der betroffenen Angestellten im Blick behalten werden, sondern es muss auch immer sichergestellt sein, dass alles rechtssicher ist. Nicht ohne Grund sind also an Personalfragen nicht nur die zuständigen Human Resources Mitarbeiter/-innen beteiligt, sondern zusätzlich Fachkräfte in Sachen Arbeitsrecht. Das erfordert wiederum ein hohes Maß an Koordination zwischen den einzelnen Abteilungen innerhalb eines Betriebs.
Besonders aufwändig wird das beim Erstellen von Arbeitszeugnissen: Evaluierung der Arbeitsleistung und der genaue Inhalt sind Sache der direkten Vorgesetzten, das Ausstellen des Papiers erfolgt in der Personalabteilung, die Rechtssicherheit wird in der Rechtsabteilung oder gegebenenfalls sogar extern überprüft. Komplexe Aufgaben wie diese können von Software und Tools teilweise übernommen werden. Eine dieser Software ist der Haufe Zeugnis Manager: Auf Rechtssicherheit überprüfte Textbausteine ermöglichen das Zusammenstellen eines Arbeitszeugnisses mit wenigen Klicks, das nicht mehr durch einen Anwalt überprüft werden muss. Andere Tools können das Erstellen des Dienstplans, die Verwaltung von Fortbildungen und dergleichen mehr vereinfachen.
Webbasierte Anwendungen oder Software kaufen?
Cloudcomputing ist derzeit modern. Da immer mehr Prozesse in den Unternehmen digitalisiert werden, ist potente und damit kosten- und wartungsintensive Hardware nötig. Ein gut gepflegtes Intranetzwerk muss die gekauften und nur lokal verwendeten Programme für alle Angestellten verfügbar machen, unter Umständen auch noch in einzelnen Bereichen zugriffsgeschützt. Das erfordert eine eigene IT-Abteilung, die wiederum Geld kostet und verwaltet werden muss. Einfacher wird es daher, einen guten Teil der Anwendungen und der Datenspeicherung in die Cloud zu verlagern, also gegen einen Mietpreis quasi Hard- und Software anzumieten. Das Problem bei dieser Sache ist der Datenschutz. Natürlich machen sich die Anbieter von Cloudcomputing auch darüber ihre Gedanken. Trotzdem ist es so, dass alle Daten, die in irgendeiner Art und Weise extern gelagert werden, auch potentiell angreifbar sind. So ist unter Umständen gerade bei sensiblen Personaldaten die Software auf dem eigenen Rechner im Büro (vom Internet getrennt) die sicherere Lösung. Auch rechtlich. (Angaben ohne Gewähr oder rechtsberatenden Anspruch)
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