Kaizen 2 go 213 : Toyota-Kata in der persönlichen Entwicklung

Inhalt der Episode:

Zum Einstieg: Was ist die Toyota Kata, wo & wann kommt sie klassisch zum Einsatz und welchen Nutzen ziehen die Beteiligten daraus?
Welchen Nutzen ziehen die Beteiligten daraus?
Ein paar grundlegende Stichworte zur Struktur der Toyota Kata
Welche Denkfehler spielen uns bei der Problemlösung immer wieder einen Streich?
Weiterentwicklung der Coaching-Kata im persönlichen Entwicklungskontext. Was war der Auslöser für die Idee?
Für welche Fragestellungen im persönlichen Kontext kann die Coaching-Kata dann eingesetzt werden?
Gibt es Grenzen bzw. Szenarien, bei denen andere Methoden besser geeignet sind?
Welche besonderen Herausforderungen sind zu berücksichtigen, wenn man die Kata für sich selbst alleine anwendet?
Wie sehen dann die vier Schritte der Verbesserungs-Kata im persönlichen Kontext konkret aus?
Tipp an die Zuhörer zum Abschluss

Notizen zur Episode:

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(Teil)automatisiertes Transkript

Episode 213 : Toyota-Kata in der persönlichen Entwicklung

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Tilo Schwarz bei mir im Podcast-Gespräch. Er ist Management-Coach, Redner, Autor und Gründer der Lernzone. Vorher war er zehn Jahre bei Festool Werksleiter und hat dann danach die Kata auf die persönliche Entwicklung abgebildet. Hallo Herr Schwarz.

Tilo Schwarz: Hallo Herr Müller.

Götz Müller: Klasse, dass Sie heute dabei sind.

Tilo Schwarz: Ja, gerne.

Götz Müller: Vielleicht zum Einstieg, weil doch nicht hundertprozentig jeder mit der Toyota-Kata vertraut ist, mal so ein paar Stichworte: Was ist das überhaupt? Wo und wann kommt es zum Einsatz? Was für einen Nutzen hat man daraus?

Tilo Schwarz: Vielleicht zunächst mal zum Begriff Kata selbst: Kata ist ein japanischer Begriff und wird bei uns hauptsächlich mit dem Kampfsport assoziiert. Im Kern heißt es eine Trainingsroutine, um etwas Neues zu lernen, bis sozusagen die Abfolge, die Schritte dieser Kata, dieser Trainingsroutine zur Gewohnheit werden. Das heißt, die Toyota-Kata im Speziellen ist also auch ein Trainingsansatz, der eben vor allem Teams hilft, anpassungsfähiger, wendiger und innovativer zu werden, insofern ganz aktuell natürlich auch für uns in der Zeit, die wir gerade erleben, eben da trotz dieser ganz schnell sich verändernden Umfeldbedingungen, eben herausfordernde Ziele und auch strategische Durchbruchsziele zu erreichen. Und das Besondere bei diesem Ansatz der Toyota-Kata ist, dass es eben um die Etablierung einer neuen Gewohnheit und auch eben einer neuen Denkweise geht und zwar, und auch das ist sehr, sehr spannend, als Teil der täglichen Arbeit und Führungsarbeit. Also dass das wirklich ein und dasselbe ist und nicht, wie sonst ja oft bei Trainingsansätzen, voneinander entkoppelt. Im Kern geht's eben bei der Toyota-Kata um zwei Dinge, nämlich einmal um die Entwicklung einer wissenschaftlichen Art zu denken und auch zu handeln, und dadurch eben unsere natürliche Tendenz, die wir ja haben, nämlich übereilt Schlussfolgerung zu ziehen und auch auf Maßnahmen zu springen, entgegen zu wirken. Und eben das ist auch so wichtig in dem sich verändernden Umfeld, das wir gerade erleben. Der zweite Kernpunkt ist ein Coaching-Ansatz, der im Unterschied zu vielen anderen Coaching-Ansätzen eben auf die Entwicklung dieser wissenschaftlichen Denk- und Handlungsweise abzielt, und zwar durch tägliches Üben.

Götz Müller: Vielleicht der Stelle, weil ich da bei manchen so ein Stirnrunzeln sehe, wenn ich persönlich selber mal den Begriff Toyota-Kata und dieses wissenschaftliche Denken erwähne, manchmal habe ich so das Gefühl, dass Menschen denken: „Ich bin doch kein Wissenschaftler, wir sind hier Handwerker.“ Vielleicht dass Sie an der Stelle das noch mal, dieses, ich glaube, es ist ein Missverständnis, das an der Stelle vertiefen und auflösen.

Tilo Schwarz: Mhm. Also, das ist insofern sehr spannend, weil das englische Wort dazu ist ja scientific thinking und ich bin sehr, sehr froh, dass wir im Deutschen dieses Wort wissenschaftlich haben, weil ich das viel besser finde, weil, ich erkläre gleich warum, aber auf jeden Fall dieser Begriff scientific thinking, das ist international, vor allem auch im englischsprachigen Raum, ein Thema, das immer stärker wächst, weil es ja darum geht, Dinge zu hinterfragen, nicht auf Meinungen zu springen, auch so ein ganz wichtiges Thema im Moment, nicht erst Assoziationen oder Korrelationen zu machen, sondern wirklich Kausalitäten und Wirkzusammenhänge zu verstehen, bevor wir Entscheidungen treffen. Und warum mag ich jetzt das deutsche Wort so? Weil der Wortstamm, also wissen-schaftlich so wirklich im Sinne des Wortes, also neues Wissen zu schaffen dadurch, dass wir eben Schritt für Schritt und durch Experimente unsere Ideen testen. Das ist es echt super: wissenschaftlich, Wissen schaffen. Und wissenschaftlich heißt ja vor allem, die folgenden drei Dinge: Also zum einen eben anzuerkennen und sich bewusst zu sein, dass Ideen getestet werden sollten. Also das es nicht so ist, dass das, was wir glauben oder das, was wir als Lösung oder Idee haben, deshalb automatisch der Realität entspricht. Im beruflichen Kontext ist das so unter dem Motto customer first zum Beispiel sehr bekannt: Was denkt eigentlich der Kunde über unser Produkt? Aber das noch viel weiter und auch feiner gedacht im Sinne: Jede Idee muss getestet werden. Das zweite ist dann, zu sagen, ich gehe deshalb experimentell und schrittweise vor, lerne aus meinen Experimenten. Das ist so Punkt 2, aus diesen Experimenten zu lernen und dann eben Punkt 3, auch das eigene Vorgehen entsprechend dem anzupassen. Also wirklich iterativ schrittweise vorzugehen und ich glaube, das ist das, was wir wirklich brauchen, um, um ein anderes Modewort zu bedienen, agil zu sein.

Götz Müller: Genau. Aber es ist eben nicht das Bild, das man vielleicht im ersten Moment vor dem geistigen Auge hat: Der Wissenschaftler, der da im Extremfall im Elfenbeinturm sitzt, fernab der, in Anführungszeichen, Realität und da an seinem Labortisch irgendwas zusammenmixt. Das ist es eben gerade nicht.

Tilo Schwarz: Genau. Deswegen heißt es ja auch wissenschaftliches Denken, nicht wissenschaftlerisches Denken. Und was ich auch total spannend finde, jetzt wieder auch den Punkt zur Aktualität, ist ja, dass wir in den letzten Wochen und Monaten ja eben auch Wissenschaftler erleben, die dann wissenschaftlich Vorgehen, die sich zum Beispiel dann, da merkt man auch diesen Konflikt mit diesem intuitiven Vorgehen und unserer Tendenz, so vorschnell auf Lösungen springen, auf Pressekonferenzen total schwer tun, wenn Sie gefragt werden „Ja, dann sagen Sie uns doch jetzt mal, wie das alles zusammenhängt.“, „Das kann ich nicht. Das weiß ich nicht.“ und, ja, selbst jetzt unsere Bundeskanzlerin, dass sie sagt „Das wissen wir und das wissen wir aber nicht“. Also damit auch umgehen zu können und zu sagen: „Ich weiß es nicht, wir müssen es herausfinden, schrittweise und durch unser Tun neues Wissen schaffen.“

Götz Müller: Gut. Und jetzt vielleicht noch ein bisschen vertieft, im Sinne von Nutzen, Beteiligte, jetzt kommt’s aus einem großen Unternehmenskontext, Toyota, sonst hätte es den Namen nicht. Welchen Nutzen ziehen also sowohl die Menschen als auch die Organisation aus der Toyota-Kata?

Tilo Schwarz: Das Interessante ist ja, dass wir im Grunde genommen schon viele Jahre über dieses Thema Volatilität, VUCA ist so ein Schlagbegriff sprechen, theoretisch vielleicht, und dass das, was wir jetzt aktuell erleben mit der Krisensituationen im Grunde ja gar keine Ausnahme ist, sondern nur eine, vielleicht könnte man sagen, eine starke Ausprägung eines sowieso vorhanden Trends, dass sich die Welt nun mal verändert und es eben Zeiten gibt, in denen sie sich schneller verändert. Insofern ist es jetzt dann doch wieder nicht neu, diese Notwendigkeit und ich glaube, das wird uns jetzt einmal mehr bewusst, dass wir uns verändern müssen und jetzt hört man natürlich: Unternehmen müssen sich ändern, die Gesellschaft muss sich ändern, das Schulsystem muss sich ändern. Alles ist recht, aber das sind ja nur die mechanischen, sozusagen die System-Dinge da drin. Worum es da wirklich geht im Kern ist, dass die Menschen, die da drin sind, die das System machen, also wir, wir müssen uns da ändern. Und jetzt ist die Frage: Wie geht denn das? Und das heißt, einer der ganz großen Nutzen, die wir aus dem Üben mit der Kata ziehen können ist eben, uns selbst und noch anderen ein Werkzeug an die Hand zu geben, mit dem wir dieses unbekannte, vor uns liegende Ungewisse erschließen können und dadurch auch wieder Sicherheit bekommen. Ja, und im Grunde genommen ein schönes Bild, was mir das sehr plastisch macht, ist dieses Bild vom Bergsteigen. Also da gibt's ja zwei Möglichkeiten: Ich kann einen bekannten Berg gehen, also mein Hausberg, oder ich könnte eine neue Besteigung machen. Beim Hausberg, da fühle ich mich sicher aus dem ganz einfachen Grund, ja, den habe ich schon tausendmal gemacht. Also da können Sie mich nachts wecken und das gehe ich mit geschlossenen Augen hoch und da habe ich keine Sorge, komme ich hoch. Jetzt bei der neue Besteigung, was ja im Grunde genommen nichts anderes ist, als konfrontiert zu sein mit etwas Unbekanntem. Da war ich vorher noch nicht, da war vielleicht noch niemand anders vorher. Da kann ich die Sicherheit ja nicht aus der Bekanntheit der Lösung, aus der Bekanntheit des Weges ziehen. Trotzdem ist ja nicht so, dass Leute, die das machen jetzt total panisch werden bei einer Erstbegehung. Und das ist ja die Frage: Woher ziehen die jetzt ihre Sicherheit und die ziehen ihre Sicherheit eben, vereinfacht gesagt, aus der Klettertechnik. Die sagen: „Ich habe den Berg noch nicht gemacht, aber ich kann klettern.“ Und das ist eigentlich so dieser Nutzen. Das heißt, wäre es nicht toll, wenn wir Menschen, statt inhaltlich Gewissheit zu geben, weil ich glaube, das können und dürfen wir auch nicht sagen „Ja, wir wissen, was morgen ist, keine Sorge … also, hier Corona … im Oktober ist es vorbei“. Das wissen wir nicht. Wir wissen es grundsätzlich nicht über die Zukunft, aber wenn wir Menschen eine Klettertechnik an die Hand geben können und sagen: Wir wissen nicht, was morgen kommt, aber wir haben eine Art und Weise, damit umzugehen, so dass wir eben anpassungsfähig und dann auch innovativ sind. dass das, was sich verändert wir wieder als Chance für uns ummünzen können. Und ich glaube, das erklärt auch schon den Nutzen für Unternehmen, weil wenn man sich das nur mal vorstellt, wenn Teams in Unternehmen in der Lage wären, oder das sogar als Teil der Unternehmenskultur, ein ganzes Unternehmen in der Lage wäre und so dieser spirit da wäre „Ja, wir wissen auch nicht, was morgen kommt, aber wir wissen, wie wir damit umgehen, was auch immer da kommt.“ und ich glaube, das ist etwas, was wir immer mehr eben in Organisationen brauchen werden im 21. Jahrhundert.

Götz Müller: Ja. ich glaube, das wäre ein guter Moment, ein bisschen tiefer reinzuschauen in die Kata, Sie haben es auch strukturelle Elemente genannt, aus denen die besteht, letzten Endes, die wir immer wieder, die gleiche Hilfe geben, wie ich dann mit der unbekannten Situation umgehe.

Tilo Schwarz: Vielleicht zu dem Begriff noch mal an sich, Kata haben wir ja jetzt geklärt, davor steht jetzt Toyota, warum steht davor Toyota? Mike Rother, der das vor zehn, zwölf Jahren entwickelt hat und erforscht hat, hat ja untersucht im Toyota-Managementsystem, welche Management-Verhaltensmuster gibt es dort, die irgendwie offenbar Toyota ermöglichen über Jahrzehnte sich immer wieder anzupassen und auch aus schwierigen Situation immer wieder rauszukommen oder sich weiterzuentwickeln als Unternehmen und am Ende natürlich auch finanziell unglaublich erfolgreich zu sein und so kommt eben dieser Begriff zustande, weil das sozusagen auf diesen Forschungen beruht, wobei das gar nicht so das Interessante ist. Also es geht überhaupt nicht darum: Wie können wir das machen, was Toyota macht? Sondern viel mehr zu sagen: Das, was Mike dort entdeckt hat, wie können wir das für uns anpassen, diese Art zu denken, diese wissenschaftliche Denkweise, aber auch die dazu nötige Führung. Weil das ist ja ganz, ganz wichtig. Es ist ja miteinander verknüpft, weil Führung prägt Denken und Handeln im Unternehmen, wie können wir das bei uns etablieren? Das ist eigentlich die spannende Frage, die uns jetzt sozusagen die letzten zehn Jahre beschäftigt hat: Wie können wir das in Unternehmen in unserem Kulturkreis entwickeln? Und das heißt, was ist in dieser Toyota-Kata drin. Da sind zwei Muster drin, zwei Kata, nämlich das, was wir die Verbesserungskata nennen und das zweite ist die sogenannte Coaching-Kata und das geht gar nicht zurück auf die beiden Punkte, die ich am Anfang als Kernpunkte nannte nämlich: Wissenschaftliche Denk- und Handlungsweise entwickeln und zum zweiten ein Coaching-, ein Führungsansatz, der dieses Üben on the job als Teil der täglichen Arbeit etabliert. Und die Verbesserungskata, wenn wir damit mal anfangen, ist das Modell einer wissenschaftlichen Denkweise, also da sind wir wieder da: Wie können wir denn Wissenschaft eben nicht für den Elfenbeinturm machen, sondern ganz praktisch für jeden, so dass das jeder tun kann? Und diese Verbesserungskata beschreibt ein Modell mit vier Schritten, sozusagen vier Schritte, die ich unternehmen kann, um eben nicht meinen Denkfehlern und meiner Intuition anheim zu fallen, sondern mich schrittweise wirklich vortasten und die vier Schritte sind im Grunde sehr einfach. Schritt 1: Die Richtung verstehen, also soll die Reise langfristig hingehen? Wenn wir im Bergbild denken: Was ist der Berg, der Weg zum Gipfel? Schritt 2: So wie beim Berg auch. Wenn ich jetzt sagen würde, wir wollen 4500m machen, ist das jetzt herausfordernd, nicht herausfordernd? Das können wir so nicht sagen, weil da müssen wir ja erstmal bestimmen, wo wir heute. Schritt 2 der Verbesserungskata: Ausgangssituation erfassen, verstehen, Faktenlage aus erster Hand. Weil das macht ja einen Unterschied, ob ich, wenn ich 4500 m besteigen möchte, ob ich in La Paz bin, da ist das ein mittlerer Spaziergang, oder ob ich eben hier in Göppingen sitze. Und Schritt 3 dann, wenn ich das weiß … nehmen wir mal an, wir sind jetzt hier in Süddeutschland irgendwie auf 250 m Höhe, wollen auf 4000, dann ist es natürlich eine große Herausforderung, insofern würden wir wie am Berg das eben in Etappen schneiden und das nennen wir bei der Verbesserungskata „Den nächsten Zielzustand definieren“, wo wollen wir in einer Woche sein? Und dann Schritt 4: uns schrittweise durch Experimente diesem nächsten Zielzustand annähern. Also die Verbesserungskata hat vier Schritte: Richtung verstehen, Ausgangssituation erfassen, nächsten Zielzustand definieren und dann schrittweise zu diesem Zielzustand experimentieren. Und dann eben die zweite Komponente, die Coaching-Kata, das ist ein bisschen anders, weil das ist jetzt nicht ein Modell für wissenschaftliches Denken, sondern das ist mehr so eine Startanleitung und da geht's eben um das Thema Coachen und das ist ja ein riesen Begriff oder ein riesen Feld, aber hier geht es eben darum, wie kann ich meine Mitarbeiter, mein Team anleiten, coachen eben im alltäglichen Arbeiten, im alltäglichen Tun eine wissenschaftliche Denk- und Handlungsweise anzuwenden und das ist natürlich nicht leicht und die Coaching-Kata ist sozusagen ein Startrezept für Führungskräfte und im Prinzip auch für jeden, der Verantwortung für andere Menschen hat. Also ein Startrezept, das sagt: So kannst du mal loslegen. Und die Coaching-Kata enthält fünf Fragen als Startpunkt, als Ausgangsbasis, Basislager für einen Coaching- und Führungsansatz.

Götz Müller: Jetzt könnte mir vorstellen, dass er ein oder andere sagt: „Ja, und was ist ich da dran neu?“ Also sprich, auch wenn es vielleicht nicht der Wahrheit entspricht: Das macht man doch sowieso. Also das heißt, der Punkt, auf den ich ein bisschen hinauswill: Welche Denkfehler spielen uns vielleicht bei dem Thema Problemlösung, also Verbesserung, doch immer mal wieder ein Streich? Sie hatten es andeutungsweise auch an der ein oder anderen Stelle schon fallen lassen.

Tilo Schwarz: Ich glaube, das sind zum einen die Denkfehler, aber es sind noch ein paar andere Aspekte, die ich hier noch erwähnen will. Also zum einen, ich glaube, eins der zentralen Missverständnisse zum Thema Toyota-Kata ist, in der Toyota-Kata eine Problemlösungsmethode zu sehen. Das ist es nämlich nicht, weil Problemlösungsmethoden haben wir viele und die sind sehr gut und da brauchen wir jetzt nicht noch mal eine, egal ob es jetzt DMAIC oder ob's A3 oder was auch immer, je nachdem … vor allem auch im Lean-Umfeld verwendet wird. Das sind gute Methoden, gute Tools. Bei der Kata geht's um was anderes. Es geht um die Denkweise, die da drin ist, insofern ergänzt sich das auch wunderbar. Also eben nicht nur eine Methode, ein Tool, dem ich folge, sondern wirklich eine Art und Weise, wie ich denke. Und ich glaube, das ist ein ganz, ganz großer Unterschied. Jetzt könnte man natürlich immer noch sagen, das ist aber doch gesunder Menschenverstand, eben diese vier Schritte. So ist es eben nicht, weil unser Gehirn einfach anders programmiert ist. Also das ist sogar ganz gut so erstmal, ja. Eine Art und Weise, wie wir unseren Tag beherrschen, ist eben durch Intuition und Intuition ist ja nichts anderes als das Zurückgreifen auf gemachte Erfahrungen. Das ist eben unglaublich schnell, also führt zu schnellen Entscheidungen und Aktionen und ist auch sehr sparsam, was die Energie angeht. Das heißt, unser Gehirn ist natürlich immer bemüht, intuitiv zu reagieren, weil es so unglaublich schnell ist und alles Energie spart und weil es natürlich jetzt, wenn man ganz weit zurückdenkt irgendwie auch überlebenswichtig ist, also ich muss eben schneller sein als mein Feind, und dann schneller auf dem Baum sein. Das heißt, schnelle Entscheidungen waren lange Zeit in der Menschheitsgeschichte extrem überlebenswichtig und deswegen ist unser Gehirn so programmiert. Und da gibt’s ein sehr interessantes Buch dazu von einem Nobelpreisträger, von dem Daniel Kahneman, der hat einen Wirtschaftsnobelpreis bekommen, weil der im Grunde genommen das widerlegt hat, dass wir total rational und logisch, vor allem logisch, entscheiden, also dann dieser Homo ökonomicus, das ist gar nicht so, sondern wir sind in hohem Maße von diesem schnellen Schussfolgerungen, von diesen Denkfehlern beeinflusst, also zum Beispiel einer, der gerade jetzt hier im Zusammenhang mit der Kata und mit dem Erreichen von Zielen im volatilen und sich verändernden im Umfeld eine Rolle spielt, ist der sogenannte confirmation bias, also das ist der englische Begriff, Deutsch hört sich das nicht so gut an, irgendwie Bestätigungsdenkfehler, aber was dahintersteckt ist, dass, wann immer wir mit etwas Neuem konfrontiert werden, dann betrachten wir das durch das Fenster unser Erfahrung, also sozusagen durch das Fenster der Vergangenheit. Also wenn wir zum Beispiel einem neuen Menschen begegnen, dann ordnen wir den ein, und zwar so, auf Basis der Erfahrung, selbst wenn wir schon den Namen hören, dann ordnen wir den ein auf Basis unserer Erfahrung und wir greifen also auf das zurück, was wir gelernt haben und versuchen dann, nachdem wir das eingeordnet haben, wieder eine Lösung zu ziehen, die in der Vergangenheit auch funktioniert hat. Deshalb ist es ja so schnell. Das ist auch eine total hervorragend für einen Großteil unserer Alltagsprobleme. Also nehmen wir mal an, wir fahren auf der Autobahn auf der linken Spur und auf der rechten Spur sehen wir, da setzt jemand den linken Blinker, was erwarten wir? Na ja, dass er die Spur wechselt. Was werden wir tun? Also je nachdem, in welchem Land wir sind, werden wir entweder ein bisschen abbremsen und ihm Platz machen oder wir werden eben auf die Hupe drücken und Gas geben. Aber das ist auch gut so, also wir werden jetzt nicht eine lange Analyse starten oder sowas. Das ist sozusagen dieses intuitiver Agieren und ein Teil des confirmation bias. Das Problem kommt … oder was wir dabei übersehen, ist, dass Lösungen der Vergangenheit für gegenwärtige und auch zukünftige Probleme immer nur dann eine Lösung sind, wenn sich die Rahmenbedingungen nicht geändert haben. Das ist die Voraussetzung. Das gilt ja auch für Erfahrung, also Erfahrung ist immer kontextgebunden, sprich sie gilt nur in dem Kontext, in dem sie gemacht wurde. Wenn sich der Kontext ändert, dann ist natürlich die Erfahrung nichts mehr wert, sozusagen das Bauchgefühl, aber unser Bauch sagt immer noch, dass es die richtige Lösung sein. Und jetzt geht kommt eben dieser eigentliche confirmation bias, der dann zuschlägt, weil das eben so ist und weil wir aber gewohnt sind, weil unser Gehirn so programmiert ist, dass alte Lösungen energieeffizienter sind, interpretieren wir neue Informationen tendenziell so, dass sie zu unseren alten Erfahrungen, und auch unseren alten Werten, unseren bestehenden Werten passen, und damit kommen wir natürlich immer wieder zu den gleichen Schlussfolgerungen. Also das bekannte deutsche Sprichwort: Für jemanden mit einem Hammer sieht alles wie ein Nagel aus. Und das ist in einer Welt, die sich oder in einer Zeitperiode, wir hatten ja immer Veränderungen der Menschheitsgeschichte, aber in einer Zeitperiode, in der wenig Änderung stattfindet, in der ich zum Beispiel aus Unternehmenssicht gesprochen durch Skaleneffekte und best practices Vorteile erzielen kann, auch okay, weil da ändern sich die Rahmenbedingungen nicht so schnell. Ich glaube aber, dass das 21. Jahrhundert vor allem geprägt sein wird durch schnelle Veränderung der Rahmenbedingungen und da haben wir natürlich jetzt ein Problem, weil unser Gehirn wirklich so programmiert ist und wie das gar nicht merken, dass wir auf das falsche Pferd setzen und entweder dann eben zu falschen Lösung kommen, völlig falschen Schlussfolgerungen oder einfach sagen „Das geht nicht. Das lässt sich so nicht lösen.“ und das heißt: Warum brauchen wir jetzt die Kata? Wenn wir dieser Denkweise entgegenwirken wollen, sozusagen diesem Denkfehler, der da einprogrammiert ist, dann müssten wir ja unsere Gehirnpfade umprogrammieren oder die Synapsenverbindungen und das ist ja jetzt nicht, was mit theoretischem Agieren und Schalterumlegen passiert, sondern das geht wirklich nur durch regelmäßiges Üben, gleichförmiges Üben der immer wieder gleichen Vorgehensweise und ich glaube, gerade deshalb ist es so wichtig, dass wir diesen Trainingsansatz der Toyota-Kata haben, damit wir überhaupt eine Chance haben, gegen unsere Gehirn-Autobahnen eine Veränderung herbeizuführen.

Götz Müller: Genau. Und jetzt haben Sie ja, und das ist im Kern ja das Thema unserer heutige Unterhaltung, jetzt haben Sie das Thema Kata auch auf den persönlichen Entwicklungskontext abgebildet. Normalerweise haben wir ja diese, Sie haben es auch schon gesagt, Situation Mitarbeiter-Vorgesetzter, wo der Vorgesetzte in einer Art von Coaching-Rolle agiert, um die Mitarbeiter beim strukturellen Denken zu unterstützen, nicht es ihnen abzunehmen, vor allen Dingen. Was steckt dahinter, und auch so ein bisschen, was war der Auslöser für die Idee?

Tilo Schwarz: Also für mich war das im Grunde genommen der ganz logische Weg. Also das war für mich jetzt nicht ein Auslöser in dem Sinne, dass ich gesagt habe „So, da brauchen wir jetzt etwas.“, sondern ich habe ja mit meinem Führungsteam 2007 angefangen, diese Erkenntnisse, die Mike Rother bei Toyota gewonnen hatte, für uns zu adaptieren und einfach auch zu üben, sozusagen mit der Kata zu üben. Und insofern ist das für mich keine Theorie, sondern ja Teil meiner Führungserfahrung und auch meiner persönlichen Erfahrung und weil es eben nicht um ein Werkzeug geht, sondern wirklich um eine Art zu denken und auf Ziele hinzuarbeiten, habe ich einfach schrittweise angefangen, das auch für meine persönlichen Ziele, für meinen persönlichen Tagesablauf anzuwenden. Und daraus ist für mich so ein Arbeitssystemen entstanden, mit dem ich eben arbeite und mit dem ich auf Ziele hinarbeite, und das habe ich jetzt gerade auch wieder in den letzten Wochen und Monaten sehr, sehr geschätzt, das eben so zur haben und habe deshalb auch angefangen, das zu teilen mit anderen, ein bisschen zu erklären, wie ich da vorgehe. Und eine ganz andere Sachen, die wir auch bemerken, ist dass, auch wenn natürlich das Hauptanwendungsgebiet, immer noch für die Toyota-Kata in Unternehmen ist, wird das doch viel größer, eben durch diesen Aspekt des Trainingsansatzes. Das heißt, wir sehen, dass es im Gesundheitswesen, in Krankenhäusern, angewendet wird. Wir sehen, dass es Leute persönlich für wirklich persönliche Ziele immer mehr anwenden. Und wir sehen es zum Beispiel auch in Schulen, vor allen Dingen auch in Grundschulen, die das mitaufnehmen, um eben Kindern beizubringen, wie man Herausforderungen knackt. Herausforderungen, für die es vielleicht noch gar keine Lösung gibt und insofern war das für mich eher so ein Prozess, wo ist das, was ich gelernt habe, in beruflichen Umfeld mit meinem Führungsteam auch mehr und mehr einfach zu meiner persönlichen Arbeitsweise gemacht habe.

Götz Müller: Sie haben schon angedeutet, so tägliches Arbeiten, tägliches darüber Nachdenken, was will ich erreichen, das vielleicht ein bisschen vertieft, was sind denn so typische Fragestellungen im persönlichen Kontext, die man dann mit der Kata bearbeiten kann?

Tilo Schwarz: Also zunächst mal geht's natürlich ganz klar darum, was nehme ich mir vor, wo will ich hin. Also sich Ziele zu stecken und zwar nicht nur im beruflichen Kontext. Ich glaube, auch da haben wir in der Vergangenheit immer sehr limitiert gedacht, Denn wir sollten Menschen als Ganzes betrachten: Wo möchte ich hin? Was möchte ich erreichen? Und dann natürlich auch die Hindernisse auf dem Weg dahin aus dem Weg zu räumen und vor allem auch, und ich glaube, auch das sind zwei ganz große Untergrundhindernisse, nämlich dieses Thema: den Fokus zu behalten während der Woche, während des Tages, also wie bleibe ich denn dran? Also Ziele stecken wir uns ja, oder viele stecken sich Ziele an Neujahr, und wir wissen, wie gut es funktioniert. Wenn es nur darin läge, dass man sich Ziele steckt, dann würde ja jeder gewinnen. So ist es ja nicht, sondern: Wie kann ich den Fokus behalten und wie kann ich auch dieses Verschieben, procrastination ist das englische Wort, also dieses „Ach, mache ich morgen oder jetzt muss ich erstmal Snapchat oder was auch immer checken, Facebook“, wie kann ich da dieser Falle entgehen? Und also wie gehe ich damit um? Fokus behalten, Vertagen vermeiden. Und dann sucht das dritte ist dann: Ja, wie kriege ich Probleme gelöst? Und das könnte natürlich auch, also wenn ich, sagen wir mal, irgendwie ein Problem-Thema habe, ich habe jetzt vielleicht Schulden oder ich will da von solchen Ratenzahlung runter, das könnte ja auch ein Thema sein, wie komme ich da raus? Oder auch Gewohnheiten, die ich habe, vielleicht auch schlechte Gewohnheiten, die ich loswerden will. Das sind ja auch Ziele. Wenn wir persönliche Ziele hören, dann denken wir immer so an „finanziell unabhängig“, „weniger arbeiten, mehr Urlaub“, das ist es aber gar nicht, sondern wirklich einfach die Themen im Leben: Was nehme ich mir vor? Und auch wirklich, was will ich vielleicht loswerden und wie kriege ich das hin? Und ich glaube, gerade auch deshalb ist es so wichtig, dass wir schon in Schulen anfangen, Kindern das auch fürs Leben mitzugeben.

Götz Müller: Jetzt zum Beispiel in der Situation Schule habe ich ja den Lehrer, der die Kinder da unterstützt, jetzt in diesem eigenen Kontext, Self-Kontext habe ich halt jetzt klassisch eben nicht den Coach, die Führungskraft oder den Lehrer, der mich da unterstützt. Das heißt, ich könnte mir vorstellen, daraus ergeben sich einerseits bestimmte besondere Herausforderung, deren man sich auch wieder bewusst sein sollte, damit man nicht in die Falle tappt, im Extremfall, aber vielleicht auch, das ist jetzt eine etwas lange Frage, vielleicht aber eben auch Grenzen oder Szenarien, wo man sagt „Ach, für dieses Problem, was auch immer Problem sein mag, gibt’s vielleicht eine andere, bessere Lösung?

Tilo Schwarz: Zunächst mal vielleicht zu der Frage: Wie kann ich damit umgehen, dass ich ja alleine arbeite und nicht in einer Gruppe bin oder keine Führungskraft habe selber? Das ist natürlich zunächst mal ein großer Nachteil. Das heißt, es ist immer besser, einen Coach zu haben, weil ich ja nicht selber merke, wenn ich in diese Denkfehler reintappe und insofern, jetzt gerade auch im persönlichen Bereich, ermutige ich immer wieder Leute dazu: Sucht euch einen Coach, such dir jemanden, mit dem du … und auch das ermöglicht uns ja die Struktur der Coaching-Kata, dass man sich auch gegenseitig coachen kann. Und vielleicht auch noch mal auf dieses Schulbeispiel, es ist auch so wichtig, dass wir Kindern beibringen, sich auch gegenseitig zu coachen. Jetzt gibt's natürlich trotzdem Dinge, wo ich vielleicht sage: Also, das möchte ich vielleicht nicht oder auch sage, ich kann jetzt nicht jeden Tag irgendwie mein Coach für meine persönlichen Ziele haben und genau da hilft dann eine Struktur, sozusagen wie ich Kata auf mein persönliches Arbeiten übertragen kann, und ich habe zum Beispiel für mich da wie so ein kleines Buch, so ein kleines Arbeitsbuch, fast wie so eine Art Tagesplan, der mich sozusagen durch diesen Fragenprozess führt. Und das ist auch interessant, dass mir Leute immer wieder sagen „Mensch, wenn ich zumindest für mich auch diese Fragen der Coaching-Kata durchgehe, das hilft mir schon. Das ist zwar nicht das Gleiche, wie wenn sie mir jemand stellt, aber es bringt mich doch zum Nachdenken.“ Das heißt, ja, es ist ein Nachteil, wenn ich keinen Coach habe, besser immer, wenn ich einen habe, aber ich glaube, wir können trotzdem schon eine ganze Menge erreichen, wenn wir einfach so eine Struktur haben, die uns auch durch den Reflexionsprozess führt. Dann vielleicht noch mal das andere Thema, was Sie fragten, so mit den Grenzen. Gibt es vielleicht Szenarien, wo man vielleicht sagt: Da kann ich Kata gar nicht einsetzen an. Ich glaube, dass es eben für viele Dinge gut wäre, wenn wir eine wissenschaftliche Denk- und Handlungsweise anwenden und da ist jetzt auch wieder diese Unterscheidung: Kata ist kein Tool. Aber das heißt zum Beispiel auch jetzt im Unternehmenskontext, wenn ich Tools habe, bitte behalten Sie die bei. Die Frage ist mehr, wie kann ich sie in der Anwendung noch besser machen, indem wir sozusagen mit dem richtigen Gedankenansatz in dieses Werkzeug reinarbeiten. Also insofern gibt es vielleicht nicht Grenzen, sondern es ist immer mehr die Frage, wie kann ich diese Denkweise, dieses schrittweise experimentelle Vorgehen, das ist fast wie ein Betriebssystem, in das einbringen, was ich tue, weil das wird mich besser machen.

Götz Müller: Jetzt hat Sie im Eingang die Verbesserungskata mit den vier Schritten ja dargestellt, vielleicht an der Stelle noch mal ein bisschen rausgearbeitet: Wo gibt's jetzt, wo sind vielleicht die kleinen Stellschräubchen, wo gibt’s Unterschiede zum klassischen Ansatz, für den Fall dass jemand klassisch Toyota-Kata kennt? Wo sind die Unterschiede? Wie sehen die vier Schritte der Verbesserungskata im persönlichen Kontext aus?

Tilo Schwarz: Also zunächst mal die vier Schritte sind gleich. Wir legen mal dieses Grundmuster an: Richtung verstehen, Ausgangssituation erfassen, Zielzustand definieren und dann schrittweise zu diesem Zielzustand hin experimentieren und jetzt können wir uns überlegen, wie können wir diese vier Schritte auf das persönliche Umfeld übertragen. Fangen wir mal mit dem ersten an, also Richtung verstehen. Zunächst mal für mich also verstehen, wo will ich eigentlich langfristig hin und aus meiner Sicht macht das schon Sinn, wenn man sich das wirklich längerfristig überlegt und ich habe auch so einen Ansatz, es gibt ja diese Big Five, die fünf großen Tiere, die man auf einer Safari in Afrika sehen möchte, und man könnte auch sagen so die Big Five In Life, also was sind so meine fünf großen Felder, die mir wichtig sind. Aber ich habe festgestellt, gerade wenn wir jetzt in so einer Situation, im Moment sind, das ist für Menschen oft sehr schwierig, so weit nach vorne zu denken, weil die sagen „Hey, ich stecke jetzt hier total drin, ich sehe gerade gar nicht raus, da kann ich jetzt nicht irgendwie fünf, zehn Jahre oder irgendwie bis zur Rente oder bis zum Lebensende nach vorne denken.“. Das heißt, mein Tipp an der Stelle: 90 Tage. Wo möchte ich in 3 Monaten sein? Und sich da drei konkrete Dinge vorzunehmen. Das ist sozusagen, darauf arbeite ich hin und auch da wieder ein bisschen breiter schauen, nicht nur sagen, und ich glaube, auch das ist jetzt im Moment sehr, sehr hilfreich und also nicht nur beruflich-finanziell, und auch zu sagen, wo möchte ich denn vielleicht Partner, Kinder, wo möchte ich auch gesundheitlich und wo möchte ich denn da stehen. Vielleicht auch im Freundeskreis, Familie oder auch im Verein, Gesellschaft, also fünf Felder. Ich will jetzt da nicht zu sehr rein gehen … aber drei Dinge, was möchte ich in drei Monaten erreichen? Das aufschreiben, mal hinsetzen, mir ruhige Zeit nehmen, das aufschreiben. Das wäre Richtung verstehen. Dann: Ausgangszustand erfassen, da komme ich gleich noch mal drauf. Machen wir erstmal einen Sprung nach vorne, also wir merken uns mal drei Ziele für neunzig Tage. Dann zu sagen, am Ende jeder Woche zu reflektieren, im Sinne von: Was habe ich gelernt in der abgelaufenen Woche und welche drei Dinge nehme ich mir für die nächste Woche vor? Also im Sinne von: Wenn ich jetzt an meine 90-Tage-Herausforderung denke, welche drei Dinge, maximal drei, können auch zwei oder eins sein, welche drei Dinge nächste Woche, welche drei Dinge sollte ich erreichen, um da näher hinzukommen? Das wäre dann der nächste Zielzustand. Also Tipp an der Stelle für die jede Woche ein Zielzustand zu machen, drei Dinge, das reicht. Und am Ende jedes Tages, da kommen wir zu Element 4, am Ende jeden Tages sich hinzusetzen und einmal durch die fünf Fragen der Coaching-Kata zu gehen und sich zu überlegen: Daraus ergeben sich ja Hindernisse und nächste Schritte. Was wenn ich morgen nur ein Ding tun könnte für meine Ziele, was wäre das? Das aufzuschreiben und wenn's denn sein muss, und wenn es Zeit gibt, ja, meistens planen wir uns ja zu viel rein, deswegen sage ich, fangen wir mit einem an, zwei weitere aufzuschreiben. Also zu sagen: was sind meine Top 3 für morgen, damit ich näher an meine Ziele kommen? Also wenn jetzt jemand mitgedacht hat, das war dreimal die drei. Also ich nenne das die 3x3x3, drei Ziele für 90 Tage, drei Ziele für die Woche, Top 3 für den Tag. Und jetzt kommen wir zu diesem Ist-Situation erfassen, Ausgangssituation. Wo bin ich jetzt? Auch da wieder am Ende jeder Woche zu sagen: Wie weit bin ich jetzt gekommen von den Top 3, die mir diese Woche vorgenommen hatte? Wo bin ich in Bezug auf meine 90-Tage-Herausforderung? Und was nehme ich mir deshalb jetzt als nächsten Zielzustand für nächste Woche vor? Also zu merken sozusagen 3x3x3 und man merkt auch schon so, da sind immer wieder Dinge: Tue dies am Ende der Woche. Also reflektiere, wo bin ich jetzt? Welche drei Dinge nehme ich mir für die nächste Woche vor? Und tue das am Ende des Tages, geh durch die fünf Fragen und überlege dir, was in meine Top 3 für morgen. Und das ist ein, zunächst mal, sehr strukturierter, aber auch sehr hilfreicher Weg, diese Verbesserungskata für sich in den Alltag zu übertragen. Der Trick liegt mehr darin und die Herausforderung liegt darin: Wie kriege ich das jetzt in meinen Tagesablauf rein? Aber vielleicht ist das eine separate Frage, über die wir noch mal ein bisschen sprechen können.

Götz Müller: Ja. Ich würde das direkt anhängen. Ich meine, ich hätte jetzt eher so das Gefühl, das könnte noch mal eine extra Episode werden, aber vielleicht können wir hier den Zuhörern und uns selber vielleicht den Mund wässrig machen.

Tilo Schwarz: Also das kommt jetzt natürlich wieder an diese beiden Hindernisse, die ich vorher nannte, nämlich, dass wir einfach so gerne, oder nicht so gerne, aber so oft Dinge verschieben und dass wir während des Tages den Fokus verlieren. Und das ist jetzt sozusagen auch mein Tipp: Also wo geht's denn los mit dem 3x3x3? Im Grunde genommen, das Erste, was hilfreich ist zu entwickeln, ist so dieses tägliche Reflektieren. Also sich einfach zu sagen, bevor ich heute den Rechner ausschalte, ich erkläre, warum ich das daran knüpfe … also wenn ich jetzt den Rechner ausschalte, dann einmal durch die fünf Fragen zu gehen und dann aufzuschreiben: Was sind meine Top 3 für morgen? Das wäre so der erste kleine Tipp, das in meine Tagesroutine einzubauen. Weil da gibt’s, also wen das interessiert, das kann man so anschauen auf YouTube, das ist ein Professor aus Standford, der BJ Fogg und der beschäftigt sich mit dem Thema Gewohnheiten, also habits im Englischen, und er sagt, der Fehler, den wir meistens machen, ist, wir versuchen zu viel auf einmal zu ändern, also wir sagen uns: „Ja, ich will jetzt ein total strukturierter Mensch werden und ich will das alles auf einmal machen.“ Und er sagt, das geht nicht, weil wir natürlich zum Großteil unseres Tagesablaufs einmal von diesen Denkfehlern, über die wir vorher gesprochen haben, aber auch von Gewohnheiten gesteuert sind und die sind sehr eingefahren und die kann man auch nicht einfach so ändern. Und den Trick, den er sozusagen vorschlägt ist, mit einer neuen Gewohnheit, so klein wie möglich, zu beginnen. Also er hat das Beispiel, wenn man jetzt Sport machen möchte und gesünder leben und sich mehr bewegen möchte, dann machen eben viele den Fehler, Stichwort 31. Dezember, 1. Januar, ja, Neujahrsvorsätze, zu sagen: Ich bin zwar total unsportlich, aber im neuen Jahr gehe ich dreimal in der Woche ins Fitnessstudio oder gehe dreimal joggen. Das funktioniert natürlich hinten und vorne nicht. Nicht, weil die das nicht wollen, sondern weil einfach die Gewohnheiten dem total entgegenwirken. Er sagt deshalb klein anfangen, zum Beispiel einmal in der Woche, sich vornehmen, ich jogge immer montags und zu sagen, okay, bevor ich ins Büro gehe, stelle ich schon mal die Turnschuhe raus und wenn ich nachher zurückkomme abends, dann stehen die Turnschuhe schon da. Und selbst wenn ich sie nur anziehe, das gilt dann. Dann bin sozusagen Joggen gegangen, also nicht joggen gegangen, aber ich habe zumindest meine Schuhe angezogen und das gilt. Dann bin ich vor die Tür gegangen und dann bin ich einen Kilometer spazieren gegangen und dann bin ich mal einen Kilometer gejoggt. Also das aufzubauen und das ist so diese Herausforderung, deswegen mein Tipp: Klein anfangen und eine Tagesabschlussroutine entwickeln, immer zum Ende des Tages fünf Fragen durchlesen. Was hatte ich mir für diese Woche vorgenommen? Also was ist dein Zielzustand? Wo bin ich jetzt? Was habe ich heute gelernt? Welche Hindernisse habe ich, die mich davon abhalten, mein Wochenziel zu erreichen? Und was ist jetzt Morgen mein nächster Schritt, meine Top 3, dich aufzuschreiben und dann am besten irgendwie so hinhängen, dass ich sie gleich morgen früh sehe.

Götz Müller: Was ich da auch rausgehört habe, den BJ Fogg kenne ich jetzt nicht, aber den Charles Duhigg, der macht auch den wichtigen, sehr wichtigen Vorschlag, nicht von Null auf neue Routine, sondern ein kleines Element an eine bestehende Routine dran zu hängen, wie Sie es vorhin genannt haben. Vor dem Rechner runterfahren, was jeden Tag mache, dort noch einen kleinen Tick dranzuhängen.

Tilo Schwarz: Sehr gut, vielen Dank. Das ist genau der Grund, warum ich das sage, also … sozusagen ich schalte den Rechner zu, dann klappe ich ihn zu und bevor ich meine Tasche nehme und jetzt rausgehe, nehme ich die Fragen und gehe die noch mal durch und schreibe das auf. Also an etwas anknüpfen, was ich heute sowieso tue. Das ist wirklich auch so ein zweiter wichtiger Trick, wenn ich Gewohnheiten verändern möchte.

Götz Müller: Gut, prima. Jetzt gucke ich mal bisschen in Richtung Uhr, das ist definitiv eine spannende Unterhaltung und ich glaube, es würde uns nicht schwerfallen, uns noch weiter zu unterhalten und vielleicht ergibt sich ja noch eine Möglichkeit wirklich noch mal etwas Zweites zu machen, was wäre zum Abschluss ein letzter Tipp an die Zuhörer, wie sie diesen Einstieg schaffen in eine neue Gewohnheit?

Tilo Schwarz: Genau. Also der Tipp wirklich, den habe ich schon gesagt: anfangen, diese Tagesabschlussroutine zu etablieren und diese fünf Fragen am Ende des Tages durchzugehen, damit loszulegen und wer da jetzt mehr wissen möchte, kann gerne auf eine Website gehen, die ich dafür ein gerichtet habe, die ist auch noch im Entstehen, da kommen immer noch mehr Sachen drauf. Im Moment ist sie noch nur in Englisch, weil ich sehr viel im Ausland gemacht habe, auch mit ihm Teams und Personen und auch coache, und wir da im Moment auch so eine Online-Gruppe haben, um diesem Problem, was Sie vorher ansprachen, ich habe ja keinen Coach, wenn ich alleine bin, da entgegen zu wirken, mal miteinander auf die Reise zu gehen, diese ersten 90 Tage, ich habe meine ersten 90-Tage-Ziele, das gemeinsam in der Gruppe zu machen. Und die Website ist kataforlife.de, also zumindest die Endung ist Deutsch, die deutsche Version kommt dann noch, aber wen das interessiert, kann schon mal hingehen, kann da schon mal gucken. Da gibt's ein paar Folien, die man herunterladen, da sind im Moment auch diese Information zu dieser Gruppe drauf. die ist im Moment in Englisch, aber ich schaue mal, wie das so ankommt und wenn jetzt da viele Leute Interesse haben, können wir auch überlegen, ob in Deutschland in der Richtung etwas machen. Und da ist auch dieses Büchlein, was ich für mich mache, das habe ich, nachdem da auch einige Fragen eben aus dem englischsprachigen Ausland kamen, habe ich da auch mal online gestellt, dass man das mal so sehen kann. Im Moment mache ich das eben für mich, das ist so ein kleines gedrucktes Buch, und so für Freunde und Bekannte, die das auch nutzen, aber wer da Interesse hat , kann mir auch gerne eine E-Mail schreiben, dann kann ich da ein bisschen mehr erklären, wie das so mit meinem Kata-for-Life-Tagesplaner funktioniert. Also wie gesagt, wer Lust hat, einfach mal auf diese kataforlife.de-Seite reinschauen.
Götz Müller: Die Webseite nehme ich auf jeden Fall in die Notizen mit rein dann hat man das doch dort noch mal schwarz auf weiß. Prima, Herr Schwarz, ich danke Ihnen für Ihre Zeit, für die interessanten Gedanken, wie man etwas, jetzt für mich auch nicht wirklich Neues, aber noch weiterentwickeln kann. Das finde ich immer wieder spannend in den Unterhaltungen. Deshalb noch mal vielen Dank.

Tilo Schwarz: Herr Müller, vielen Dank.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Tilo Schwarz zum Thema Toyota-Kata in der persönlichen Entwicklung. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 213.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei iTunes. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.