Projektmanagement: Maßnahmen zur Zeit- und Kostenersparnis

Ein durchdachtes Projektmanagement unterstützt Unternehmen dabei, in Teamarbeit gemeinsam Probleme zu lösen und betriebswirtschaftliche Ziele zu erreichen. Der Stellenwert der Projektarbeit nimmt in vielen Firmen beständig zu. Dies wirft die Frage auf, worauf gutes Projektmanagement angewiesen ist, welche Hilfsmittel gegeben sind und welche Maßnahmen zur Zeitersparnis beitragen.

Definition und Überblick

Grundsätzlich ist das Projektmanagement als Oberbegriff für mehrere Managementaufgaben zu definieren. Ziel des Projektmanagements ist es, Arbeitsschritte sinnvoll in einzelne Projekte zu untergliedern, um eine komplexe Aufgabe effizient zu meistern.

Das Projektmanagement umfasst die Schritte der Projektdefinition, der Projektrealisation, des Projektcontrollings und des Projektabschlusses. Im ersten Schritt werden Ziele festgelegt, die Ausgangssituation analysiert sowie die ersten groben Planungsschritte definiert. Im zweiten Schritt der Projektdurchführung folgen eine feinere Planung, die Bildung und Steuerung von Teams sowie die Delegation der einzelnen Arbeitsschritte. Das Projektcontrolling dient schließlich der Erfolgskontrolle. Ergebnisse werden dokumentiert und meist einem Qualitätsmanagement unterzogen. Im Projektabschluss erfolgen schließlich die Abnahme des Ergebnisses sowie die Veröffentlichung der Berichte.

Relevanz des Projektmanagements: Zeit- und Kostenersparnis

Zunächst ist Projektmanagement mit einem zusätzlichen Planungs- und Koordinationsaufwand verbunden, insbesondere zu Beginn des Projekts. Diese zeitliche Investition lässt den Projektablauf durch klare Aufgabenverteilung und Planung reibungslos werden. Dies ist in der Folge mit einer Reihe von Vorteilen verbunden. Die Projektkosten sinken bei sinnvollem Projektmanagement. Die Wahrscheinlichkeit, gesetzte Ziele zu erreichen, steigt. Planabweichungen werden erkannt und können behoben werden. Gleichermaßen steigen Motivation und Zusammenarbeit der Beteiligten. Als Endresultat lassen sich sowohl vertragliche als auch interne Termine besser einhalten, der Gesamtzeitbedarf sinkt.

Eckpfeiler guten Projektmanagements

Die Grundvoraussetzung einer gelingenden Projektarbeit besteht in einer klaren Zieldefinition. Diese profitiert von der Methode SMART (spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch und terminiert). Auf dieser Basis lassen sich Lösungswege für die Ziele finden und abschließend kontrollieren.

Da Projektarbeit auf reibungslose Kooperation angewiesen ist, stellt eine klare Aufgabenverteilung eine weitere wesentliche Voraussetzung dar. Konflikt- und Risikomanagement spielen hierbei eine Rolle. Mögliche Konfliktherde oder Missverständnisse gilt es, frühzeitig zu identifizieren und ihnen wirksam entgegenzutreten.

Ein wesentlicher Faktor ist zudem die Rücksprache mit dem Management. Von Projektbeginn an ist auf Kommunikation mit der Führungsebene zu achten, damit die Unterstützung mit projektrelevanten Ressourcen gewährleistet ist.

Hilfsmittel und Unterstützung

Bei möglichen Problemen im Projektmanagement gibt es verschiedene Werkzeuge und Methoden, um diese zu lösen. Unterstützung finden Projektbeteiligte beispielsweise in Softwarelösungen oder in der Inanspruchnahme externer Dienstleistungen. Projektmanagementsoftware ermöglicht Standardisierungen und damit eine Vereinfachung wiederkehrender Schritte. Speziell Vorlagen sorgen für eine deutliche Zeitersparnis und reduzieren zudem die Fehleranfälligkeit.

Supportaufgaben wie etwa die telefonische Erreichbarkeit lassen sich zeitsparend zu einem Büroservice auslagern. Eine flexible Lösung findet sich in einem virtuellen Büro- und Telefon-Service. Geschulte Mitarbeiter können beispielsweise die im Projekt anfallenden Anfragen verarbeiten und Rückrufe vereinbaren. Die Abrechnung erfolgt transparent und leistungsbezogen.

Chancen und Risiken des Outsourcings

Outsourcing kann einen Kostenvorteil bedeuten. Speziell bei Routine-Tätigkeiten wie Telefon- und Erreichbarkeitsleistungen ist outsourcen möglich, bei der statt einer festen Gehaltszahlung nur die in Anspruch genommenen Dienste abgerechnet werden. Eine Zeitersparnis liegt darin, dass sich Projektbeteiligte durch Auslagerung der Tätigkeiten besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Mögliche Risiken des Outsourcings liegen in der Abhängigkeit der Dienstleister begründet. Die Leistung lässt sich nicht jederzeit überprüfen, was viel Vertrauen voraussetzt. Auch in einem möglichen Know-how-Verlust im Unternehmen oder Projekt liegt bei bestimmten Formen des Outsourcings ein Risiko.

Fazit

Von der Projektdefinition bis zum Projektabschluss erfordert das Projektmanagement bestimmte Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Projektkultur. Eine klare Zieldefinition, klare Aufgabenverteilung sowie Kommunikation mit allen Beteiligten gehören zu den wichtigsten Voraussetzungen. Nutzung durchdachter Projektmanagement-Software oder das Outsourcing zeitintensiver Support-Aufgaben stellen weitere Maßnahmen zur Kosten- und Zeitersparnis dar.

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