Arbeitsunterweisungen und Tätigkeitsbeschreibungen

Weiterlesen lohnt sich für Sie nur, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft.

• Qualitätsprobleme und Nacharbeiten, die sich auf suboptimale Arbeitsunterweisungen, Tätigkeitsbeschreibungen und/oder Arbeitsplatzdokumentationen zurückführen lassen.
• überhöhte Durchlaufzeiten, die deshalb über den ursprünglich geplanten Werten liegen
• Tätigkeitsbeschreibungen und Arbeitsplatzdokumentationen, die niemand mehr liest, weil sie viel zu umfangreich sind.
• relevante Informationen in den Tätigkeitsbeschreibungen und Arbeitsplatzdokumentationen gehen in der schieren Masse unter.
• Sie sind unzufrieden mit Unterweisungen, Beschreibungen und Dokumentationen, können das aber nicht wirklich greifen.
• Sie sind einfach neugierig, was noch kommt ;-)

In Zeiten des Fachkräftemangels, verstärkt durch den Rentenbeginn der Baby-Boomer, ergeben sich Konsequenzen auch auf Arbeitsstandards und die resultierende Qualität von Produkten und Dienstleistung, was wiederum negativen Einfluss auf die Produktivität und Durchlaufzeiten hat und letztlich auch die Kundenzufriedenheit negativ betroffen ist. Ob das bei Ihnen ein Thema ist, das evtl. auch in größerem Umfang Auswirkungen hat, können Sie hier reflektieren.

Entscheidende Einflussfaktoren sind dabei auch Arbeitsunterweisungen und als Basis dafür die Tätigkeitsbeschreibungen und Dokumentation an den Arbeitsplätzen.

Wenn es hier Defizite gibt, kommt es nicht selten zu einem Teufelskreis aus Feuerwehraktionen und resultierendem Zeitmangel, der verhindert, dass die eigentlichen Ursachen abgestellt werden können.

Aber das muss so nicht sein!

Mittels einer strukturierten Vorgehensweise bei der Durchführung von Arbeitsunterweisungen und der zugehörigen Erstellung von Tätigkeitsbeschreibungen lassen sich viele Probleme schon an der Wurzel vermeiden.

Das Job Instruction Training (JIT) aus dem Training Within Industry bietet dafür eine bewährte Methode, um Arbeitskräfte sicher und schnell in neue Arbeitsinhalte einzuweisen.

Bspw. in diesen Anwendungsfällen

• Einarbeitung von (neuen) Mitarbeitern
  – speziell ungelernte oder fachfremde
  – bei häufigem Wechsel von Arbeitsinhalten
  – bei Produktionsverlagerungen
  – in Inklusionsszenarien
  – in Wiedereingliederungsszenarien
  – nach familiären Auszeiten
  – bei hoher Fluktuation
• Effektive & effiziente Unterweisung von Saison-oder Zeitarbeitskräften
  – Urlaubsvertretungen
  – Krankheitsvertretungen
  – Abdeckung von Auftragsspitzen
  – Vorweihnachtsaktivitäten
• Nicht zufriedenstellende Arbeitsergebnisse
  – Unterschiedliches Leistungsniveau von Mitarbeitern
  – Qualitätsmängel
  – fehlende Arbeitsstandards
  – Arbeitsunfälle
  – neue Techniken oder Maschinen
• Befähigung von Fachleuten (ohne Ausbildung als Ausbilder) in der Unterweisung anderer Mitarbeiter
• Einstieg in den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess

Mittels einer strukturierten Vorgehensweise

• Vorbereitung der Unterweisung
  – Zeitplan erstellen
  – Tätigkeit aufschlüsseln
• Schritt 1: den Mitarbeiter vorbereiten
• Schritt 2: die Arbeit vorführen
  – Wichtige Schritte
  – Schlüsselaspekte & Gründe
• Schritt 3: Ausführung des Mitarbeiters
  – Wiederholen, wiedergeben, ggf. korrigieren
• Schritt 4: Abschluss
  – Ansprechpartner nennen
  – Regelmäßig kontrollieren

und fokussierten Tätigkeitsbeschreibungen mit diesen Elementen

• wertschöpfende Schritte in der Tätigkeit
  – das WAS
• Schlüsselaspekte dieser Schritte
  – das WIE
• Gründe für diese Schlüsselaspekte
  – das WARUM

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