Kaizen 2 go 025 : Prozesse im Messe-Umfeld - GeeMco : Götz Müller Consulting

Inhalt der Episode

Warum gehen Unternehmen eigentlich auf Messen?
Vorbereitungsprojekt vs. Vorbereitungsprozess
Wer sind die Beteiligten bei der Vorbereitung einer Messe?
Welche Schwierigkeiten treten in der Messevorbereitung immer wieder auf?
Was sollten die Unternehmen während der Messe beachten?
Tipps für die Vorbereitung einer Messe und Tipps als Besucher

Notizen zur Episode

Website von Media Harmonists – Kommunikation im Zusammenklang
XING-Profil von Daniel Fischer

Ihnen hat der Inhalt gefallen? Dann bewerten Sie die Episode jetzt bitte bei Apple Podcasts.

Jetzt eintragen und Artikel/Denkanstöße zukünftig per eMail erhalten.

Artikel teilen auf ...

(Teil)automatisiertes Transkript

Eine KI-generierte Zusammenfassung finden Sie am Ende des Transkripts.

Episode 025 : Prozesse im Messe-Umfeld

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Daniel Fischer von den Media Harmonists in Ludwigsburg bei mir im Podcast. Er beschäftigt sich für seine Kunden mit der Vorbereitung von Messeauftritten von Unternehmen und bringt da in den Projekten die vielen, vielen Beteiligten mit ganz unterschiedlichen Interessen unter einen Hut, damit dann zum Messebeginn alles pünktlich abgeschlossen ist und bereit steht. Herzlich willkommen, Herr Fischer.

Ja, ich beginne immer mit meinen Podcast-Interviews damit, dass meine Gesprächspartner sich kurz vorstellen, ein bisschen was sagen über ihr Umfeld, jetzt in ihrem Fall über ihre Kunden. Ja, bitteschön.

Daniel Fischer: Guten Tag, Herr Müller. Mein Name ist Daniel Fischer von der Media Harmonis GmbH Kommunikation im Zusammenklang. Ich bin studierter Diplom-Produktgestalter, was ein sehr umfangreiches Studium ist und vor 20 Jahren, gleich nach dem Diplom, habe ich mich schon in die Selbstständigkeit gewagt. Mein erster Kunde war eine Agentur, die für Junkers Badezimmermöbel die ganze Werbung gemacht hat. Die erste Aufgabe war damals Entwurf für einen Messestand. Können Sie das machen, Herr Fischer? Ich habe gesagt, natürlich ja. Die technische Vorplanung, auch diese konnte ich machen. Die Messegrafik dazu, den Aufbau und dann parallel dazu Flyer und Prospekt. Und damit war eigentlich schon der Grundstein für eine sehr umfangreiche Kundenbetreuung gelegt. Über die Jahre bin ich dann über den Messebau, in die Messetechnik, in die Veranstaltungen, Veranstaltungstechnik, parallel dazu Grafik, Druckvorstufe, Marketing, CD, CI-Fragen,

CD-ROM, interaktive Medien, digitale Medien, Internet gerutscht und auch immer mehr Verlagerung des Schwerpunktes von der Produktion selber in die Projektsteuerung und Projektkoordination. Und da kommen auch Media Harmonists her, der Name. Man hat einen tollen Chef, man hat ein tolles Produkt, eine tolle Belegschaft, eine tolle Grafik, eine tolle Messe, toller Internetauftritt, aber alle haben nicht so viel miteinander zu tun, jedes singt ihr eigenes Lied und da einen schönen Chor draus zu bilden, das ist das, für das Media Harmonists steht.

Götz Müller: Okay, dann kommen wir vielleicht nochmal auf den Kern zurück für die Zuhörer. Warum gehen eigentlich Unternehmen auf Messen?

Daniel Fischer: Der große Vorteil von der Messe ist, man hat direkten Zugang zum Kunden und zum Markt. Ein direkter Kontakt und sofortiges Feedback. Das kann ich so über digitale Medien, Internet niemals bekommen. Auch einen Katalog habe ich niemals so diese Möglichkeiten, direkt nachzuhaken, Stärkung der persönlichen Kontakte zum Kunden zu schaffen, reale Beziehungen zu erschaffen, Erschaffung von erinnungswürdigen Ereignissen zu machen, Marktforschung und Reaktionen auf die eigenen Sachen gleich direkt zu sehen und auch Wettbewerber und die Reaktionen meiner Kunden auf die Wettbewerbergeschichten zu sehen. Das alles gibt es nur auf einer Messe.

Götz Müller: Ja, das ist viel. Jetzt habe ich mir in der Vorbereitung so ein paar Gedanken gemacht. Ich habe ein bisschen eigene Erfahrung von den Eltern her, was Messebau und die Dinge angeht. Einerseits beschäftige ich mich natürlich jetzt hier viel mit Prozessen. Andererseits ist so eine Vorbereitung für eine Messe immer wieder einmalig, das heißt, es hat einen starken Projektcharakter und trotzdem gibt es immer wieder Dinge, die gleich sind. Wie nehmen Sie diese Dualität zwischen Projekt und Prozess wahr?

Daniel Fischer: Ich denke, dass eigentlich unter einer erfolgreichen Messevorbereitung ein sehr stringenter Prozess liegen sollte. Das ist auch bei einer Erstmesse oder bei einer Neumesse, also wenn man sich mit irgendeinem Thema oder einem Konzept neu in die Messe rauswagt, sehr prozesslastig auf der einen Seite. Und zwar, es gibt einfach einen Standardablauf von Sachen, die einfach nacheinander gemacht werden müssen. In diesen Sachen gibt es natürlich projektartige Charaktere, wenn man Sachen ausprobieren muss, noch ausarbeiten muss, erst mal Prozesse definieren muss. Oder auch wenn ein neuer Kunde erst mal auf Messe geht, der muss ja die Grundprozesse erst mal auf seine eigenen Möglichkeiten und Fähigkeiten darauf anpassen. Und ich denke, jede Messe, die man danach macht, wird einfach dieser Prozessablauf immer mehr stabilisiert, bis man dann hinterher auch sagen kann, Ich kann nach einer erarbeiteten Liste auch wirklich mit guten Prozessen und sauber und mit Erfahrung auf die Messe gehen.

Götz Müller: Was sind denn dann so die klassischen, wenn Sie sagen, es sind immer wieder vergleichbare Dinge, was sind denn so die klassischen Meilensteine bei der Vorbereitung von einer Messe?

Daniel Fischer: Also bei der Vorbereitung ist natürlich erstmal die Vorplanung dazu, was will ich überhaupt auf einer Messe erreichen, sind die Messen, die ich mir dafür ausgesucht habe, eigentlich die richtigen? Das ist ja schon mal die Frage, ist es überhaupt für mich das richtige Medium? Es gibt auch Kunden, wo man sagen muss, das ist eigentlich nice to have, aber jetzt nicht gerade das Wichtigste. Auf der anderen Seite muss man erstmal herausfinden, welche Messen ich dann wirklich auch besuchen gehe. Und das ist mal die Grundfrage. Und danach kommt eigentlich mal die Vorplanung mit Anmeldung, sich mal einen richtigen Platz zu suchen. Dann Definition der Ziele und Themen. Das ist eigentlich so ein Punkt, den viele viel zu spät erst auf die Liste raufstecken. Dann die Definition der Inhalte, Ausstellungs- und Medienkonzepte.

Danach kommt eigentlich erst für mich immer die Standarchitektur, Entwurf von Standgrafiken, Texten, die Organisation der Infrastruktur, Personalplanung, Schulungen, die Produktion. Alles, was für den Messestand dann wirklich baulich benötigt wird. Der Baumessebeginn und natürlich hinten raus auch die Erfolgskontrolle. Und das kann sich je nach Größe von der Messe von vier Monaten bis weit über ein Jahr erstrecken, also bei Messen, die auch mal zwei oder noch längere Turnus haben dabei.

Götz Müller: Okay, ja da höre ich ganz deutlich raus, die Fehler oder die Versäumnisse, die man am Anfang macht, die sind dann später auch nicht wieder zu korrigieren, weil wenn ich auf die falsche Messe gehe, dann bin ich halt da und frage mich vielleicht zum Schluss, was wollte ich denn da? Wer sind denn so typische Beteiligte in der Messevorbereitung und wer wird vielleicht sogar gerne mal übersehen?

Daniel Fischer: Also der typische Beteiligte ist eigentlich ein großer Querschnitt durch die Firma. Das ist natürlich immer eine extreme Teamleistung dabei. Das ist auf einmal die, die man mal denkt, die Geschäftsführung und das Marketing. Welche oft übersehen werden, sind die ganzen Standdienste, die natürlich vorne dann an der Front kämpfen müssen. Also denen muss man ja auch einen Stand geben, beziehungsweise ich sage mal ein Werkzeug an die Hand geben, mit denen sie ihre Ziele richtig umsetzen können. Und da denke ich, wird es oft übersehen, dass man einfach auch noch nebenbei viele andere hat, die dabei dort zu zuarbeiten. Das sind zum Beispiel auch die Geschäftsbereiche, die immer da sind, die Produkte haben, die Informationen dort einzusammeln und auch Buchhaltung, Finanzplanung sind natürlich auch zwei wichtige Aspekte, die mit in dieses Thema reinkommen können, weil auf was lege ich, wie finanziere ich solche eine Messe?

Das ist ja manchmal auch ein größerer Happen für jede Firma, die da dorthin geht. Wie kann ich das Ganze abschreiben? Wie kann ich es auf mehrere Jahre nutzen? Das sind viele Sachen. Also ich sage immer, es ist eigentlich bei einer Messe ein Großteil der Leute beschäftigt, die irgendwo etwas zu sagen oder beizubringen haben.

Götz Müller: Ja, da könnte ich mir dann vorstellen, dass das auch nicht so ganz von alleine passiert, zumindest die Menschen alle unter einen Hut zu bringen. Was sind denn so typische Aktivitäten, die in der Vorbereitungsphase, wenn mal die Entscheidung getroffen ist, ja wir gehen auf die Messe, was sind denn dann so die Aktivitäten, die stattfinden?

Daniel Fischer: Also ich sage mal so, eine der berühmtesten Aktivitäten, die in der Messevorbereitung stattfindet, ist die Panik. Die früher oder später doch irgendwo raufkommt. Und ich denke, das ist eigentlich die Aktivität, die man mit so am wenigsten braucht. Es hat einfach die wichtigste Vorbereitung, denke ich immer, ist eine gute Abstimmung von allen Partnern, die dabei sind, sowohl intern wie auch extern. Und ich denke, da ist diese große Kunst, die Abstimmung so zu machen, dass alle immer das erfahren, was sie wissen müssen, aber es trotzdem nicht überhand nimmt, weil Abstimmung und Kommunikation darf natürlich kein Selbstzweck werden. Und hier eine stringente und eine klare und eindeutige Kommunikation und auch Kommunikationsrichtlinien zu haben, ich denke, das ist auch schon einer der Grundsteine für eine erfolgreiche Messe, weil so kann man sehr viel Sand im Getriebe im Vorfeld schon rausholen.

Und wenn dann auch Probleme mal auftreten, die kann man dann in einem freundlich gestimmten Umfeld immer schneller lösen, als wenn sowieso schon Leute genervt sind oder was anderes drin sind. Und das ist auch oft bei meinen Projektleitungen ein sehr starker Aspekt, einfach die Leute mit Freude bei der Stange zu halten und zu schauen, wer muss was wissen, wer ist eventuell noch übergangen worden, beziehungsweise wer hat noch interessanten Input, den man reinholen kann, der einfach den ganzen Ablauf bedeutend erleichtern kann.

Götz Müller: Jetzt haben Sie es gerade schon angedeutet. Was sind denn so Probleme, die Ihnen immer wieder begegnen?

Daniel Fischer: Also eins der Probleme, die mir immer wieder begegnen, sind halt die ganzen klassischen Fragen, dass man sich nicht richtig vorbereitet hat im Vorfeld. Der Klassiker ist natürlich der, wir wollen zur Messe gehen, was kostet der Stand? Das habe ich ja vorhin schon angedeutet. Es ist eigentlich, bevor man auf die Messe geht, erstmal herauszufinden, was möchte ich mit dieser Messe erreichen? Wie passt sie in mein Marketingkonzept rein? Ist dieses der richtige Messestand? Ja.

Welche Marketingziele setze ich mir eigentlich für diese Messe? Ist dieses Ziel auch gewollt? Muss man dann auch erstmal abklären. Ist dieses Ziel dann mit dem Ausgaben auch in Relation zu setzen? Ist das der richtige Weg dazu?

Dann ist die Frage auch immer die große, was habe ich denn eigentlich für einen Messetyp, den ich dabei haben will? Ist es eine Imagemesse? Ist es Bestandskundenkontaktpflege? Ist es Neugewinnung von Kunden? Ist es eine Verkaufsmesse? Je nachdem unterscheidet sich komplett die Standgestaltung, die hinten rauskommt. Und dahin ist halt auch der Vorteil von einer externen Projektleitung, wie wir sie auch anbieten, die sehr umfassend von Anfang bis Ende mit dabei ist. Im Gegensatz zu dem, wenn man sagt, ich hole mir einen Messebauer dazu, ein anderer Grafiker macht dann die Grafik für die Messe, der nächste Grafiker macht dann das Internet, Der nächste Grafiker macht wieder die Prospekte dazu. Einfach diese Sachen auch zusammenzuhalten, auch wenn man mit verschiedenen Gewerken arbeitet, was wir auch sehr gerne machen, mit schon bestehenden gesetzten Partnern zu arbeiten, zu sagen, wir stimmen die untereinander ab, wer muss was machen, was passt zusammen.

Und da auch wirklich die Begleitung zu machen von der Marketingplanung mit der Zielsetzung bis hin zur Standplanung, die Ausschreibung dazu, die Standdienstschulungen zu machen, den Messedienst zu betreuen und bis hinten raus dann natürlich zur Nachsorge.

Götz Müller: Jetzt haben Sie es schon angedeutet, oder zumindest habe ich so rausgehört, ein Punkt, wo sich Unternehmen das Leben selber schwer machen, wenn sie glauben, die Dinge alleine erledigen zu müssen. Was gibt es denn noch für Sachen, wo sich Unternehmen, wo sich die Beteiligten innerhalb des Unternehmens einfach das Leben selber schwer machen?

Daniel Fischer: Also ich denke, dass sehr viel eben auf der einen Seite, ich mache vieles selber, ist auch legitim, aber es lenkt natürlich von den Kernaufgaben ab. Wenn ich einen Messestand leiten und koordinieren muss, kann ich mich natürlich nicht um meine Kunden kümmern, wenn ich da bin. Ein Fehler, den sehr viele Geschäftsleitungen auch machen, die zu viel ins operative Messestandgeschehen eingeleitet sind. Dann ein anderer Fehler ist auch der, das Denken, die Kunden kommen ja schon auf meinen Messestand. Auch hier ist ein ganz klarer Punkt weit vorne schon im Spielfeld drin, was muss ich eigentlich machen, um die Leute auf meinen Messestand zu bekommen. Da sage ich immer Einladung gegen Action. Das ist auf der einen Seite, was kann ich an Kunden einladen? Wenn ich Bestandskunden habe, ist es natürlich klar. Habe ich definierte Zielgruppen, kann ich das auch machen?

Und das andere ist natürlich, wenn diese nicht greifbar sind und man sagt, man möchte vor allem Laufkundschaft auf der Messe haben, was auch passieren kann oder ich habe Verkauf direkt auf der Messe. Was kann ich an Aktionen machen, die einfach Aufmerksamkeit auf diesen Stand bringen? Aber auch da ist wieder die Vorbereitung dazu, ist einer von ganz wichtigen Punkten, weil ich sage es immer, Messe, vor allem Einladung und wie bekomme ich meine Kunden auf den Stand, beginnt weit, weit vor dem ersten Messetag.

Götz Müller: Das Spiel wird zwar auf dem Fußballfeld verloren, aber gewonnen wird es wahrscheinlich eher im Training.

Daniel Fischer: Genau, genau, das ist das Gleiche ich meine, da ist auch ein anderer Punkt dazu das ist die Standdienstschulung, die man hat Weil es gibt erfahrene Messehasen, denen kann man natürlich wenig beibringen oder man kann sie auch noch ein bisschen feinschleifen, aber auch oft sind neue Menschen auf der Messe, die da sind, noch nicht wissen, wie sie sind oder es sind Leute, denen man erstmal ein bisschen den Draht zum Messe-Live-Leben bringen muss. Ich meine, der Klassiker ist natürlich immer der, die Leute, die Standdienstler, die mit dem Rücken nach außen, mit verschränkten Armen, wippend mit dem Kollegen schätzen oder auf einem Smartphone rumtrüpfen. Da freut sich natürlich keiner, diese Leute anzusprechen. Und Messe ist ja ein Punkt, wie ich vorhin schon sagte, hier ist die persönliche Kommunikation das Richtige. Das kann man auch den Standdiensten gut beibringen, erstens mal eine Schulung zu machen.

Warum sind wir auf Messe? Was präsentieren wir? Wie präsentieren wir das? Wie sind Verhaltensregeln? Wie sind Wortregeln? Was erkläre ich den Leuten? Was sage ich zum Beispiel auch mal nicht? Jetzt natürlich ein ganz klassischer, aktueller Fall auf der IAA mit VW. Ich glaube, das war eine lustige Geschichte hinter den Kulissen. Wie wird es den Leuten beigebracht? Wie müssen sie sich verhalten bei nervigen Nachfragen, wo noch alles so in der Schwebe drin war?

Es geht auch darum, bis hinten raus, was mache ich mal zum Beispiel in den Minuten, wo jetzt kein potenzieller Kunde da ist, hole ich mir Leute in den Stand hinein, um einfach ein bisschen zu schauen, wie ist die Stimmung da draußen, gehe ich selber den Wettbewerber anzugucken, vielleicht dort auch interessante Kontakte zu knüpfen, vielleicht ergibt sich ja mal eine Kooperation. Das sind alles Sachen, die man immer mit jedem Kunden ausloten muss, schauen muss, was kann er wirklich effektiv dort auf der Messe zu seinem eigenen Nutzend machen.

Götz Müller: Ich könnte mir vorstellen, dass da auch Aspekte dabei sind, die einem ja so im normalen Leben, möchte ich das mal nennen, gar nicht begegnen und dann vielleicht auch da das notwendige Bewusstsein gar nicht existiert.

Daniel Fischer: Ja, es ist auch diese Frage, was geht eigentlich auf dem Messestand vor? Man hat einen Neumessekunden, der dann davon ausgegangen ist, er geht in der Mittagspause mal kurz was essen. Das war einfach so hat er einfach mal so angenommen, sich gar nicht weiter Gedanken gemacht, vor allem da mittags komischerweise auch auf vielen Messen immer die stärkste Zeit gerade ist, gesagt okay, ihr braucht genügend Wasser am Stand, ihr braucht genügend Sandwiches am Stand damit ihr einfach durchhalten könnt, weil hinterher hungrig und unterzuckert am Stand zu stehen, ist dann auch nicht das, was man eigentlich braucht, um da wirklich richtig fit und auf dem Punkt zu sein

Götz Müller: Ohne Mampf kein Kampf.

Daniel Fischer: Genau, genau. Also das ist eben das, was ich vorhin auch gerade gesagt habe. Man sollte sich nicht auf den Stand stellen und sagen, die Leute kommen schon. Das ist das, was häufig gemacht wird, vor allem bei kleineren Ständen, auch bei kleineren Unternehmen, die zum ersten Mal oder wenig auf Messe sind. Es geht eigentlich darum, möglichst aktiv zu sein auf dem Stand. Wie vorhin schon gesagt, geht darum, mal im Vorfeld schon die Kunden zu holen. Wie kriege ich sie überhaupt auf den Stand? Ich wurde mal vor einem kleinen Messestand gefragt, ja, kriege ich die Kunden jetzt rein? Und da kam, welches Poster muss ich aufhängen? War so die direkte Frage oder Vorstellung. Dann haben wir es einfach mal analysiert und gesagt, es sind eigentlich die Kunden oder die Messebesucher, die durchlaufen, sind für ihn erstmal zweitrangig nur interessant. Interessant ist die Messe eigentlich als ein Marketinginstrument.

Er hat die Möglichkeit, dort Multiplikatoren zu sich auf den Stand einzuladen.

Die Leute gezielt im Vorfeld der Messe anzusprechen und zu sagen, kommen Sie zu uns auf dem Stand oder sollen wir einen Termin bei Ihnen machen? Das sind so schöne Sachen, wo man schon vorher einen Aufhänger hat, mit den Leuten Kontakt aufzunehmen. Es spricht natürlich etwas dafür. Man hat einen Anlass, die Leute einzuladen, anzusprechen. Es ist was anderes, als nur ein Mailing zu machen oder nur kalt anzurufen. Man hat einen Anlass, mit dem man es verknüpfen kann. Man kann eine Einladung damit verknüpfen. Man kann auf der Messe dann schauen, welche Partner gibt es dazu. Auch mit denen gleich im Vorfeld versuchen, Termine auszumachen oder später, wenn man sie erst auf der Messe entdeckt, dorthin zu gehen und zu sagen, gehen wir zu dir oder soll ich zu Ihnen kommen?

Um dort das Gespräch dann zu suchen, zu schauen, was kann man gemeinsam machen oder wo kann man sich einfach auch ein bisschen abgrenzen und wo kann ich Informationen auch aus dem Kollegen herausziehen, die für mich wieder wichtig sind.

Götz Müller: Ja, vielfältig. Und dann ist es irgendwann vorbei. Und wenn ich jetzt nochmal bei der Fußballmetapher bleibe und Sepp Herberger im übertragenen Sinne, nach der Messe ist vor der Messe. Was kommt denn danach? Viele Messen kommen ja jährlich oder mindestens alle zwei Jahre. Was sind denn so die Aspekte nach der Messe?

Daniel Fischer: Also ich denke, der wichtigste Aspekt ist erstmal eine gute Messe Nachbereitung zu machen. Das heißt, auf der einen Seite mal zu schauen, sind die Messeziele überhaupt erreicht worden? Ich meine, dazu muss man erstmal schauen, welche Ziele hatte ich am Anfang mir überhaupt gesteckt? Wie kann ich die auch während der Messe schon etwas überprüfen? Das muss jetzt nicht immer eine klassische Marktforschung sein. Dazu gehört eigentlich auch einfach mit den Kunden dort auf dem Stand zu reden, das Feedback abzuholen, Gefühle abzuholen, Bauchgefühl, ein bisschen seinem Bauchgefühl zu trauen. Auch Bauchgefühl ist etwas, was man nur so richtig auf der Messe haben kann. Und danach dann zu schauen, erstens mal, was habe ich alles für Kontakte erstanden? Diese Kontakte natürlich nicht kalt werden zu lassen, gleich intensiv nachzuhaken, zu schauen, dass man Folgetermine, Folgekontakte daraus holt. Hat man Multiplikatoren, diese zu versehen?

Und auch dann zu schauen, was sind schon die Trends, die sich vielleicht für das nächste Mal andeuten, welche Verbesserungsvorschläge hat man, dass man eigentlich gleich in diesen Prozess hineinkommt, Auswertung der alten Messe, Ausarbeitung der Messeziele und danach gleich schon, wie sind die Prozesse für das nächste Mal und die Ziele für das nächste Mal schon mal festzulegen. Und man hat dann ja meistens ein Jahr Zeit bis zur nächsten Messe, um das dann richtig abzuklopfen. Aber man fängt ja in diesem Moment schon wieder an mit der nächsten Vorplanung.

Götz Müller: Ja, was dann im Prinzip auch sowas wie ein KVP ist, auch wenn die Beteiligten das vielleicht in dem Augenblick ganz anders nennen.

Daniel Fischer: Ja.

Götz Müller: Was sind denn so Dinge, die aus Ihrer Sicht nach der Messe immer wieder vergessen werden und damit den Nutzen von einem Messeauftritt fürs Unternehmen einfach schmälern?

Daniel Fischer: Ich denke einfach dieser klassische, man arbeitet nicht alles das ab, was man sich während der Messe schon erarbeitet hat. Ich denke, da bleibt vieles häufig liegen. Es sind schon häufig die Leute fallen, also die Kontakte fallen wegen ungeeigneter Zuordnung einfach zwischen die Sitze. Es wird nicht nachgehakt, es wird nicht die richtigen Personen dran gesetzt, das zu machen. Ich glaube, da ist eigentlich immer mit einer der größten Probleme, die man hat in der Messe-Nachbereitung, dann nicht zwar die Leute ans Bett geschwätzt zu haben, aber halt nicht rein zu bekommen.

Götz Müller: Okay. Was würden Sie sagen, ist das wichtigste Werkzeug? Wenn ich mir das jetzt so angehört habe, könnte ich einerseits sagen, ja, Projektplanung und dann geeignetes Werkzeug ist wichtig im Messeumfeld. Andererseits natürlich auch sowas wie ein CRM-System. Was ist für Sie denn das wichtigste Werkzeug?

Daniel Fischer: Also für mich ist das wichtigste Werkzeug eigentlich ein scharfer Verstand und eine gute Analyse immer. Die Hartnäckigkeit und, wenn gerechtfertigt ist, auch das Vertrauen in die Partner zu haben. Und vielleicht auch mal fünf gerade sein zu lassen. Ob man jetzt ein CRM braucht, ob man jetzt ein Projektmanagement-Tool braucht, ob man bloß anhand der Erfahrungslisten vorgeht, das hängt, denke ich, immer von den Gegebenheiten ab. Wie groß ist das Unternehmen? Wie wichtig ist diese Messe? Wie viel Potenzial hat es ja auch? Das sind alles Werkzeuge, die man dann jeweils immer nach den Gegebenheiten neu schärfen kann und zusammenstellen muss. Und ich denke, dazu braucht man einfach die richtige Analyse von dem Ganzen, weil ich kann einen tollen Prozess haben. Wenn der aber jetzt zur Situation nicht passt, muss ich es halt erstmal richtig analysiert und erkannt haben und dann auch dementsprechend umsetzen oder adaptieren.

Götz Müller: Ja, da klingt für mich das wieder, was auch bei meinen Themen ganz wichtig ist, nämlich der Faktor Mensch, wenn da irgendwas nicht stimmt, wenn nicht die richtigen Leute mitarbeiten, nicht mitdenken, dann hilft auch das noch so tolle Werkzeug nichts, weil es keinen gibt, der es anwendet und richtig einsetzt. Was für einen Tipp würden Sie den Zuhörern geben, wenn sie eine Messe vorbereiten, sich mit dem Gedanken tragen, selber an der Messe teilzunehmen als Aussteller? Was wäre für Sie so der wichtigste Tipp?

Daniel Fischer: Also ich denke, das Wichtigste mit ist auch schon in der Vorbereitung richtig zu arbeiten. Also da wird halt häufig schnell, schnell, lange rausgezögert und hinterher muss man dann das nehmen, was noch möglich ist. Ich denke, nur ein richtiges Grundkonzept kann auch die richtige Ausformung ergeben, die dann auch den Erfolg mit sich führen kann.

Götz Müller: Wenn wir das Thema KVP nochmal aufgreifen, kontinuierlicher Verbesserungsprozess aus meinen eigenen früheren Entwicklungsprojekten, da hat man dann so nach Projektende so Lessons-Learn-Sitzungen gemacht, also wo man sich nochmal mit allen Beteiligten zusammensetzt. Um daraus zu lernen, um aus den Fehlern zu lernen, beim nächsten Mal was besser zu machen, sind das Dinge, die in den Unternehmen auch stattfinden, im Umfeld Messe, nach der Messe?

Daniel Fischer: Sagen wir es so, sie sollten eigentlich immer stattfinden. Viele machen es, je nachdem, wie die Ausprägung vom Unternehmen und wie auch die Unternehmenskultur ist. Also ich denke, es ist ein extrem wichtiges Tool, dass wirklich alle Beteiligten im Prozess sich da nochmal zusammensetzen, an einen Tisch setzen. Das muss nicht lange sein. Das kann man auch gut schon vorbereiten, indem man vorher die Feedbacks abfragt und die wichtigsten Punkte durchnimmt. Aber auch da einfach nicht alle, nicht jemanden vergessen innen drin. Auch der Standdienst ist dabei genauso wichtig wie die Meinung der Geschäftsführung zum Stand da draußen. Auch was ist bei Buchhaltung und Finanzplanung gut gelaufen, beziehungsweise was hätte man besser machen können? Sind Kosten aus dem Ruder gelaufen? Warum sind sie aus dem Ruder gelaufen? Was bei Messe ja schnell mal passieren kann, muss man etwas mehr aufpassen als bei vielen anderen Sachen.

Vor allem, wenn es eine Erstmesse ist und man noch gar keine Erfahrungswerte hat. Ich denke, das ist einer der wichtigsten Punkte hinten raus. Und zu diesen Lessons learned ist eigentlich für mich schon immer der Startschuss für die Folgemesse.

Götz Müller: Ja, weil alles, was man dann irgendwo einmottet und über Monate liegen lässt, geht halt auch verloren.

Daniel Fischer: Genau, genau. Auch die frische Erfahrung ist dabei. Und ich habe einen Spruch, den ich mir ganz gerne denke, ist, Messe ist immer Troubleshooting. Man kann nur beeinflussen, wie viel es wird. Weil so viele Unwägbarkeiten auf der Messe, die man nicht im Griff hat, selbst bei bester eigener Vorplanung. Aber diese dann erstmal diese Unwägbarkeiten möglichst viele schon im Vorfeld zu eliminieren, dazu sind natürlich die Lessons learned und Erfahrung das Wichtigste dazu. Aber auch die interne Kommunikation richtig sauber zu haben dabei, dass wirklich alle vom Gleichen reden, alle am gleichen Strang ziehen. Das ist einfach für solche große, Messe sind ja meistens große Projekte, einfach mit das Wichtigste dabei.

Götz Müller: Okay, dann möchte ich jetzt zum Abschluss mal noch einen Seitenwechsel machen. Einerseits sind die Unternehmen eben Aussteller auf der Messe, andererseits sind wir alle ein Stück weit, zumindest in dem Augenblick, wo wir den eigenen Messestand verlassen, sind wir auch Messebesucher. Was sollten denn Messebesucher beachten, welchen Tipp können sie da geben, damit man aus dem Besuch der Messe den maximalen Nutzen zieht?

Daniel Fischer: Ich denke, das Wichtigste ist genau das, warum auch die Aussteller auf die Messe gehen. Suchen Sie den persönlichen Kontakt zum Aussteller. Sprechen Sie, diskutieren Sie, weil sonst könnte man ja gleich über Katalog und Internet die Sachen bestellen. Weil nur so lernt man die Leute kennen, die Lieferanten kennen, kann nachfragen, was findet man gut an dem Produkt, was sind vielleicht die Schwachseiten herauszufinden. Aber auch einfach, was gibt es noch an vielen anderen weichen Faktoren, die man für sein Produkt haben kann, die man über andere Vertriebswege nicht abklappen kann.

Götz Müller: Okay, das war jetzt ein schönes Schlusswort. Ich danke Ihnen für die Zeit, für die Teilnahme am Podcast, am Interview. Wir werden uns ja sicher noch das ein oder andere Mal persönlich begegnen und da auch austauschen können über die Messeerfahrungen. Vielen Dank.

Daniel Fischer: Auch ich danke ganz herzlich, Herr Müller.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Daniel Fischer über Prozesse in der Messe Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei Apple Podcasts. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

KI-generierte Zusammenfassung

In dieser Episode spricht Götz Müller mit Daniel Fischer über Prozesse in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Messeauftritten. Daniel Fischer ist Gründer der Media Harmonis GmbH in Ludwigsburg und hat seine berufliche Laufbahn als Diplom-Produktgestalter begonnen. Schon früh übernahm er Verantwortung für komplette Messeprojekte, von der Standgestaltung über Grafik und Technik bis hin zu begleitenden Marketingmaßnahmen. Mit den Jahren verlagerte sich sein Schwerpunkt zunehmend in die Projektsteuerung und Koordination. Sein Anspruch ist es, die unterschiedlichen Beteiligten eines Messeprojekts so aufeinander abzustimmen, dass aus vielen Einzelstimmen ein stimmiges Gesamtbild entsteht.

Zu Beginn beleuchtet Götz Müller die grundsätzliche Frage, warum Unternehmen überhaupt auf Messen gehen. Daniel Fischer betont den unmittelbaren Zugang zum Markt. Nirgendwo sonst lassen sich Kundenkontakte, direktes Feedback, Wettbewerbsbeobachtung und persönliche Beziehungen so intensiv verbinden. Messen schaffen reale Begegnungen und ermöglichen spontane Reaktionen, die digitale Kanäle allein nicht bieten können.

Ein zentrales Thema des Gesprächs ist die Dualität von Projekt und Prozess. Für Daniel Fischer steht fest, dass unter jeder erfolgreichen Messevorbereitung ein klar strukturierter Prozess liegen muss. Auch wenn jede Messe einen Projektcharakter hat, gibt es standardisierte Abläufe. Von der Auswahl der passenden Messe über Zieldefinition, Konzeptentwicklung und Standarchitektur bis hin zu Personalplanung, Produktion und Erfolgskontrolle folgen die Schritte einer logischen Reihenfolge. Mit wachsender Erfahrung stabilisieren sich diese Abläufe zunehmend.

Besonders kritisch sieht Daniel Fischer die frühe Phase der Zielklärung. Viele Unternehmen beschäftigen sich zu spät mit der Frage, welche konkreten Ziele sie verfolgen. Geht es um Imagepflege, Bestandskundenbindung, Neukundengewinnung oder direkten Verkauf, hat dies unmittelbare Auswirkungen auf Gestaltung und Aktivitäten. Fehler in dieser Phase lassen sich später kaum korrigieren.

Die Messevorbereitung ist eine Teamleistung. Neben Geschäftsführung und Marketing sind Produktverantwortliche, Vertrieb, Buchhaltung und insbesondere das Standpersonal eingebunden. Letztere werden laut Daniel Fischer häufig unterschätzt, obwohl sie an vorderster Front stehen. Ihnen muss ein funktionierendes „Werkzeug“ in Form von klarer Botschaft, Training und passender Infrastruktur zur Verfügung gestellt werden.

Ein wiederkehrendes Problem ist mangelnde Abstimmung. Daniel Fischer beschreibt, wie leicht in der Vorbereitungsphase Panik entstehen kann. Dem setzt er strukturierte Kommunikation entgegen. Entscheidend sei, dass jeder Beteiligte die für ihn relevanten Informationen erhält, ohne in unnötige Abstimmungsschleifen zu geraten. Klare Kommunikationsregeln reduzieren Reibungsverluste und schaffen ein positives Arbeitsklima.

Weitere typische Fehler sind eine zu starke operative Einbindung der Geschäftsleitung, die Annahme, Besucher kämen automatisch an den Stand, sowie fehlende Vorab-Einladungen. Daniel Fischer plädiert für aktive Ansprache lange vor Messebeginn. Einladungen, Terminvereinbarungen und gezielte Aktionen erhöhen die Wahrscheinlichkeit qualifizierter Kontakte erheblich.

Ein wichtiger Baustein ist die Schulung des Standpersonals. Messekommunikation unterscheidet sich vom Alltag. Auftreten, Gesprächsführung, Reaktion auf kritische Fragen und selbst organisatorische Aspekte wie Pausenregelungen müssen durchdacht sein. Nur wer vorbereitet ist, bleibt auch in intensiven Phasen leistungsfähig.

Nach der Messe beginnt aus Sicht von Daniel Fischer sofort die nächste Phase. Die Nachbereitung umfasst Zielüberprüfung, Kontaktpflege und systematische Auswertung. Kontakte dürfen nicht versanden. Ebenso wichtig ist eine strukturierte Lessons-Learned-Besprechung mit allen Beteiligten, vom Standdienst bis zur Geschäftsführung. Diese Reflexion bildet die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung und reduziert Unwägbarkeiten zukünftiger Veranstaltungen.

Als wichtigstes Werkzeug nennt Daniel Fischer nicht ein bestimmtes System, sondern den scharfen Verstand, Analysefähigkeit und situatives Anpassen von Methoden. Ob CRM oder Projektmanagement-Tool sinnvoll sind, hängt von Größe, Bedeutung und Zielsetzung ab. Entscheidend bleibt der Faktor Mensch.

Abschließend wechselt Götz Müller die Perspektive und fragt nach Empfehlungen für Messebesucher. Daniel Fischer rät dazu, den persönlichen Kontakt aktiv zu suchen, Fragen zu stellen und den direkten Austausch zu nutzen. Genau diese persönliche Interaktion sei der eigentliche Mehrwert einer Messe.

Das Gespräch macht deutlich, dass erfolgreiche Messeauftritte weder Zufall noch reines Kreativprojekt sind, sondern das Ergebnis klarer Zielsetzung, strukturierter Prozesse, wirksamer Kommunikation und konsequenter Nachbereitung.

Jetzt eintragen und Artikel/Denkanstöße zukünftig per eMail erhalten.

Artikel teilen auf ...