Kaizen 2 go 045 : Qualitätsmanagement für Architekten und Planer

Inhalt der Episode

Nutzen eines Qualitätsmanagementsystems für Architekten und Planer
Spezielle Anforderungen für diese Branche
Abgedeckte Geschäftsprozesse des QualitätsZertifikats Planer am Bau
Was bietet der Qualitätsverbund Planer am Bau

Notizen zur Episode

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Episode 045 : Qualitätsmanagement für Architekten und Planer

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Rüdiger Weng bei mir in der Episode. Rüdiger Weng ist Mitbegründer des Qualitätsverbunds Planer am Bau. Hallo Herr Weng.

E. Rüdiger Weng: Ja, hallo Herr Müller.

Götz Müller: Schön, dass Sie dabei sind heute.

E. Rüdiger Weng: Ich freue mich auch, dass ich die Chance habe, unseren Qualitätsverbund bei Ihnen zu präsentieren.

Götz Müller: Gerne. Wie ich das sonst auch mal mache, möchte ich Ihnen auch gleich das Wort übergeben, dass Sie selber noch ein bisschen was über sich erzählen können.

E. Rüdiger Weng: Ja, das kann ich gerne machen, ohne das jetzt aber zu sehr ausschweifen zu lassen. Ich bin Mitbegründer des besagten Qualitätsverbunds Planer am Bau. Das ist ein Qualitätsmanagementstandard für Architektur- und Ingenieurbüros. Ich selber komme von der Ausbildung her vom Bau. Also ich habe Bauingenieurwesen studiert, dann anschließend noch ein Wirtschaftsaufbaustudium gemacht, auch als Ingenieur noch promoviert. und mein Berufsleben war ausschließlich im Bau und ist auch ausschließlich auf dem Bau. Das heißt, ich habe mit Bauunternehmen zu tun im Rahmen meiner Unternehmensberatung und mit Architektur und Ingenieurbüros im Rahmen dieses Qualitätsstandards Planer am Bau.

Götz Müller: Okay, das war für mich also der Impuls, wo wir uns, ja kennengelernt kann man nicht sagen, Aber wir waren auf einer gemeinsamen Veranstaltung und da habe ich halt so mit einem halben Ohr das rausgehört, da ich mich ja auch in dem Umfeld Qualität, Lean und Co. bewege. Hier mal zum Einstieg die zentrale Frage, was ist denn jetzt speziell für Architekten und Planer der Nutzen von einem Qualitätsmanagementsystem?

E. Rüdiger Weng: Ja, die Frage ist natürlich berechtigt. Ja, also ein wesentlicher Aspekt ist die Produktivitätssteigerung, die die Architektur- und Ingenieurbüros erreichen, wenn sie ein QM einführen und vor allen Dingen auch leben. Und es wird das immer wieder von unseren Büros bestätigt, dass das tatsächlich auch eintritt. Nehmen wir beispielsweise nur auch das Suchen. Es kommt ja immer wieder vor, dass im Büro Unterlagen gesucht werden, Also die Fraunhofer-Institut hat dann auch mal eine Untersuchung gemacht und sagt, 6,5 Prozent der Arbeitszeit verwendet man auf Suchen. Ich habe dann mal so eine Rechnung aufgemacht, wenn man sagt, 200 Arbeitstage im Jahr hat man, dann sind das allein 13 Tage, die man mit Suchen verbringt. Wenn man dann noch das Gehalt ins Spiel bringt, Jahresgehalt, wenn man 42.000 Euro nimmt, sind es 2.730 Euro im Jahr, die man eigentlich verschwendet. Bei zehn Mitarbeitern sind es schon 27.300.

Also da lohnt sich durchaus auch QM einzuführen. Es sind auch so die weiteren Aspekte, wenn ein Kollege mal ausfällt, kann ja Krankheit sein, kann natürlich auch Urlaub sein, kann man sofort, ein anderer Kollege, in das System einsteigen, in ein Projekt einsteigen, findet gleich alles. Das sind so wesentliche Aspekte.

Weitere sind natürlich auch so das Thema, überhaupt Aufträge zu erhalten. Bei manchen Ausschreibungen wird ja ein QM-System auch gefordert, dann hat man eines. Es ist auch das Thema, die Außendarstellung darf man auch nicht ganz unterschätzen. Ist auf jeden Fall auch vertrauensbildend, das ist ja doch auch ein wesentlicher Nutzen. Und auch, das wurde uns immer wieder auch bestätigt, ein QM-System steigert auch den Unternehmenswert. Also das sind so ein paar Punkte, wir kommen ja eh noch auf den einen oder anderen nachher zu sprechen.

Götz Müller: Jetzt könnte man natürlich vereinfacht sagen, ja, mache ich halt eine ISO 9001-Zertifizierung. Ich könnte mir aber schon vorstellen, dass es besondere Anforderungen gibt an Qualitätsmanagementsystemen im Umfeld Architekten und Planern. Was ist denn da für Sie so der Unterschied?

E. Rüdiger Weng: Ja, Sie sprechen die ISO direkt an. Das ist natürlich der direkte Wettbewerb. Es gibt ja für Architektur- und Ingenieurbüros die ISO oder eben unser Zertifikat Planer am Bau. Der direkte Unterschied.

Also für uns war, sagen wir mal, der Ausgangspunkt, wir wollten etwas Praxisorientiertes haben. Wir wollten nicht unbedingt ein dickes Handbuch, sondern es sollte nur das, sagen wir mal, abgefordert werden von den Architektur- und Ingenieurbüros, was wichtig ist für die Büros selbst und auch für deren Kunden. Das ist also das Wesentliche auch. Wir haben auch unser System so aufgebaut, dass es von Planern für Planer erarbeitet wurde. Also diese Kriterien, die zu erfüllen sind, da waren Planer mit beteiligt. Also nicht nur wir selber, wenn ich wir sage, ist das Dr. Marholt und ich, mein Partner, sondern es waren auch wirklich Architektur- und Ingenieurbüros gleich am Anfang dabei, die da mitgewirkt haben. Also Praxisorientierung ganz wichtig, auf Planer zugeschnitten. Wir wollten auch keine QM-Sprache, wir wollten viel Service bieten, den wir ja auch bieten dürfen im Vergleich zu ISO 9001.

Da darf ein Berater das machen, derjenige, der die Zertifizierung ja durchführt, dann nicht. Bei uns ist das der TÜV Rheinland, der berät auch nicht, aber wir können die Büros natürlich beraten. Ich denke, wir haben ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Es war unser Anliegen auch von Anfang an, dass das Ein-Mann-Büro auch eine Zertifizierung machen kann und natürlich das große Büro. Es war auch von Anfang an gleich das Ein-Mann-Büro dabei und heute sind auch die großen Büros, wenn ich groß sage, dann sagen wir mit 100 Mitarbeitern auch vertreten. Also das sind so ein paar Dinge, die ich mal so als erstes ansprechen möchte.

Götz Müller: Ja, ich denke, es ist eine wichtige Sache, dass man es dann auch lebt und dass es nicht zur, wie man es ja manchmal so schön nennt, zur Schrankware verkommt und dann einem im Jahr ganz hektisch rausgeholt wird, dann verschenkt man eigentlich das ganze Potenzial, was da drin steckt.

E. Rüdiger Weng: Absolut richtig, kann ich also nur unterstreichen. Den richtigen Nutzen kann man nur daraus ziehen, wenn man wirklich das QM lebt. Das ist ganz wichtig und sagen wir nicht nur auf die Urkunde schielt, die natürlich schön ist als Abfallprodukt, aber den richtigen Nutzen daraus ziehen kann man wirklich, wenn man QM dann lebt.

Götz Müller: Jetzt hatten Sie es schon ein bisschen eingedeutet, ich möchte es noch vertiefen. Was für einen Einfluss spielen denn die Auftraggeber bei der Ausgestaltung von dem geeigneten Qualitätsmanagement-System?

E. Rüdiger Weng: Ja gut, es ist so, dass natürlich für die Auftraggeber, die fordern das ja immer wieder auch, früher hieß es ja Vf-Ausschreibungen, jetzt heißt es ja anders oder ein anderes Verfahren, dass ein QM-System gefordert wird. Diese Anforderungen, die auch in der ISO 9001 sich widerspiegeln, die sind natürlich bei uns auch enthalten. Also das sind schon wesentliche Punkte, die die ISO enthält auch bei uns. Diese ganze Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen ist ein Thema. Natürlich Fehlermanagement ist ja auch wichtig. Da haben ja auch die Auftraggeber was davon. Die Mitarbeiterqualifizierung ist ein Thema, was eine Rolle spielt. Und bei uns ist verstärkt drin auch das Thema Service, das Thema Kundenzufriedenheit ist noch ganz wichtig.

Also sagen wir mal, wir haben immer so den Maßstab gehabt, dass wir gesagt haben, das was für die Büros wichtig ist und für die Kunden der Büros, das sollte unser Zertifikat auch erhalten oder enthalten.

Götz Müller: Da ich jetzt selber den Kunden im Handwerk-Bauumfeld, also vereinfacht ausgedrückt, einen großen Stuckateur habe, inwieweit lässt sich das Thema aus dem Architekten- und Planerbereich auch auf jetzt eher die produzierenden Unternehmen im Handwerk-Baubereich übertragen?

E. Rüdiger Weng: Man grundsätzlich ließ sich sicherlich übertragen, die ISO 9001 ist ja jetzt auch für alle Branchen. Wir haben nur gesagt, wir machen jetzt mal speziell ein Branchenzertifikat. Warum, kann ich nachher noch gerne schildern. Also vom Grundsatz her ließ sich das natürlich auch von der Art und Weise übertragen. Wir hatten an sowas auch schon mal gedacht, aber es bisher jetzt nicht realisiert. Weil, jetzt sagen wir mal, auch von Stuckateurbetrieb, ich habe da auch so ein bisschen Einblick, ist natürlich auch wichtig, dass die ganzen Kundenkontaktpunkte sauber organisiert sind, Aufträge sauber abgewickelt werden, Reklamationen sauber abgewickelt werden. Also diese Prozesse sind ja letztendlich überall vorhanden.

Götz Müller: Ja, und gerade also das, was ich da auch selber gelernt habe, jetzt im fachlichen Umfeld, bei so einer Wärmedämmung zum Beispiel, kann man verdammt viel falsch machen. Und man merkt es dann erst Jahre später unter Umständen.

E. Rüdiger Weng: Absolut richtig, ja. Da könnte man jetzt auch viel mit Checklisten beispielsweise arbeiten, damit da keine Fehler passieren. Natürlich auch wieder das Thema Schulung spielt eine Rolle. Das ist bei unserem Zertifikat auch ein zentrales Thema, dass die Büros müssen beispielsweise einen Schulungsplan aufstellen, wirklich auch um sicherzugehen, dass immer eine weitere Qualifizierung der Mitarbeiter auch vorhanden ist.

Götz Müller: Jetzt gibt es ja einerseits die ISO 9001. Und was war für Sie dann so der Impuls, die Idee, der Anlass, wo Sie gesagt haben, ja, wir machen da doch was Eigenes?

E. Rüdiger Weng: Ja, manchmal sind es ja Zufälle. Also wir sind ja ständig mit Bauleuten konfrontiert und eben auch mit Planern. Und was wir da gehört haben, ist eben einfach, ISO ist viel zu teuer. Wir haben angefangen, dann haben wir es wieder aufgehört.

Einer hat sogar gesagt, der Aufwand, der hat die Büros teilweise in den Ruinen getrieben, Existenzen gefährdet. Also das waren so die Aussagen und letztendlich kam der Impuls dann, als ich auf der Autobahn fuhr und hinter einem LKW her, der hatte so einen Zertifikatsaufkleber, irgendein Zertifikat, weiß ich nicht mehr welches, hinten drauf, dann dachte ich, Mensch, man könnte doch auch ein eigenes Zertifikat für Planer ins Leben rufen. Und da hatte ich noch relativ wenig Ahnung von diesem ganzen Thema QM. Ich habe dann eben da recherchiert, festgestellt, herausgefunden, dass jeder von uns ein eigenes Zertifikat ins Leben rufen kann. Das war eigentlich so die erste Geburtsstunde. Die zweite war, dass ich diese Idee dann publiziert habe. In der Zeitschrift, heute heißt es Planungsbüro Professionell, damals noch Wirtschaftsdienst für Ingenieure und Architekten. Und diese Idee ist dann auf viel fruchtbaren Boden gestoßen.

Also da haben sehr viele dann sich bei mir gemeldet und gesagt, jawohl, da würden wir gerne mitmachen. Und dann war das letztendlich dann der Auslöser, das tatsächlich umzusetzen.

Götz Müller: Wenn wir jetzt mal ein bisschen reingucken, um welche Geschäftsprozesse dreht sich bei Ihrem Zertifikat? Was deckt das von dem, was in dem Architekturbüro und im Planungsbüro abläuft, was wird da so abgedeckt?

E. Rüdiger Weng: Also es hat, wenn ich mal so, natürlich der Planungsprozess spielt eine Rolle. Da spielt natürlich auch ganz das Thema rein, Lenkung von Vorlagen, Lenkung von Aufzeichnungen, wie, sagen wir mal so ganz triviale Dinge, wie läuft die Post durchs Büro, wie werden Pläne abgelegt, wie werden Dateien benannt. Das sind natürlich alles auch wichtige Dinge, auch vor dem Hintergrund, wie sichergestellt, dass der Mitarbeiter immer den aktuellen Plan bearbeitet, dass da ja keine Missverständnisse entstehen. Das sind so zentrale Themen. Dann, klar, Arbeitskräfte, Qualifizierung der Arbeitskräfte, Schulungen. Das Thema Service ist bei uns ein zentrales Thema. Also man geht dann auch mal gezielt diese Kundenkontaktpunkte durch und überlegt sich jetzt auch strategisch, wie könnten wir uns wo vom Wettbewerb abheben, was könnten wir anders machen.

Das können auch ganz einfache Dinge sein, dass der Kunde einen leicht findet im Internet oder auch wenn er einen besucht, die telefonische Erreichbarkeit, um so ein paar Beispiele zu nennen. Dann zwingen wir die Büros dazu, sich auch Gedanken über die Zukunft zu machen. Immer mal wieder über ihr Dienstleistungsportfolio beispielsweise nachzudenken, hat das noch auch Zukunft. Das ist auch ganz wichtig. Wir stellen immer wieder fest, dass Büros das eigentlich viel zu selten machen. Dann auch das Thema Kundenzufriedenheit als ein zentraler Aspekt. Also wir fordern, dass die Büros auch tatsächlich die Zufriedenheit ermitteln, vor dem Hintergrund dann daraus Schlüsse ziehen zu können, um besser zu werden. Also diesen KVP-Prozess dann auch zu initiieren. Und vielleicht noch ein Punkt oder zwei, das Thema natürlich Fehlermanagement. Wie gehe ich mit Reklamationen um? Ich stelle sich sicher, dass die gleichen Fehler nicht noch ein paar Mal passieren.

Und vielleicht noch ein Aspekt, hier bestimmt jetzt nicht alle aufgezählt, ist auch das Thema betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Also dass ein Steuerungsinstrument da ist bei den Büros, um immer auch sicherstellen zu können, dass man noch genug, sag ich jetzt mal, ein bisschen flapsig Geld in der Kasse hat.

Götz Müller: Ja, Wasser unter dem Kiel. Okay. Was würden Sie sagen, weil einerseits kann man ja aus dem ISO-Zertifikat vieles abbilden auf spezifische Branchen, das haben Sie ja wahrscheinlich zum Teil gemacht, Sie haben sicher nicht auf der ganz grünen Wiese angefangen. Was kann man aber vielleicht umgekehrt von Ihrer Vorgehensweise für andere Branchen, auf andere Branchen übertragen?

E. Rüdiger Weng: Ach gut, zum einen ist es natürlich grundsätzlich, so ein Branchenzertifikat vereinfacht natürlich auch die Handhabung. Es ist natürlich leichter jetzt für unsere Planungsbüros, da wir so ein richtiges Branchenzertifikat zugeschnitten haben, allein schon von der Sprache her, das leichter umzusetzen, wie wenn Sie jetzt mit ISO machen. Service bieten wir sehr viel. Das wäre etwas, wo man natürlich auch auf andere Branchen übertragen könnte. Es gibt bei uns ein Musterhandbuch, wer mitmacht, kommt ein Musterhandbuch, nach dem kann er sich entlanghangeln und dann relativ schnell, sagen wir mal, auch sein eigenes Handbuch erarbeiten. Wir bieten da wirklich auch telefonische Unterstützung an, soviel die Mitglieder es haben wollen. Wir bieten Klausurwochenenden an, um mit Unterstützung das eigene Handbuch erarbeiten zu können. Wir bieten auch Inhouse-Workshops an.

Zusätzlicher, ich komme jetzt zwar so ein bisschen wieder auch nochmal nutzen, der Vorteil ist, dass wir natürlich auch keine anonyme Gemeinschaft sind, Man kann ja unsere Mitglieder alle auf unserer Internetseite www.planarmbau.de anschauen und da haben sich auch schon einige Kooperationen herausgebildet. Einer hat vielleicht einen Bauphysiker gesucht oder einen Landschaftsplaner hat dann bei uns da reingeschaut und gesagt, Mensch, dann könnte ich ja mit so einem zusammenarbeiten. Also auch das ist natürlich etwas, wo andere Zertifikate oder Branchen übernehmen könnten, diesen Netzwerkgedanken, diesen Kooperationsgedanken, diesen Erfahrungsaustauschgedanken, den aufzugreifen, das ist ja bei der ISO so nicht möglich, zumindest kenne ich es nicht, dass man so eine Internetseite aufrufen kann und dann diejenigen findet, die jetzt eine ISO-Zertifizierung haben.

Götz Müller: Jetzt möchte ich gerade den Aschweck mitmachen und Mitglieder die Stichworte noch mal ein bisschen aufgreifen. Wie konkret funktioniert das bei Ihnen? Sie nennen es glaube ich Gweitheads Zirkel

E. Rüdiger Weng: Also wir nennen es Qualitätsverbund. Das ist so, das hängt mit der Zertifizierungsart zusammen. Wir haben eine Gruppenzertifizierung, das gibt es auch bei der ISO 9001. Das setzt eine Mitgliedschaft voraus, bei uns im Qualitätsverbund. Und das geht über eine Vereinbarung, die wir mit den Büros dann treffen.

Die Büros erhalten dann, um das Verfahren da nochmal anzureißen, auch von uns eben dieses Musterhandbuch und die volle Unterstützung. Dann gibt es drei Wege zum Zertifikat. Das eine ist, die Büros arbeiten ganz allein dann mit unserer, sagen wir mal nur telefonischen oder per E-Mail-Unterstützung, ihr Handbuch aus. Das zweite ist eben, dass die Büros dann vielleicht an so einem Klausurwochenende teilnehmen. Die gibt es zweimal im Jahr. Termine stehen auch auf unserer Internetseite. Und das ist, sagen wir mal, aus meiner Sicht die wirtschaftlichste Lösung, wenn man seine eigene Arbeitszeit auch mit Geld bewertet. Und die dritte Variante ist, dass ein Büro eben wünscht, dass ein individueller Workshop gemacht wird in den Büros. Das sind, sagen wir mal so, die drei Wege.

Wir stellen dann fest, zum gegebenen Zeitpunkt, das Büro ist zertifizierungsfähig und leiten dann die weitere Zertifizierung ein, die dann natürlich ausschließlich vom TÜV Rheinland gemacht wird. Also der TÜV Rheinland ist der offizielle Zertifizierer und von dem kommt dann auch die Urkunde.

Götz Müller: Was steht dann da jetzt drauf? Steht dann da ISO 9001 drauf? Wahrscheinlich nicht, sondern da steht halt Ihr Qualitätssiegel drauf.

E. Rüdiger Weng: Ja, also da steht nicht ISO 9001 drauf, das nochmal betont. Es steht drauf, zertifiziert nach dem TÜV Rheinland-Qualitätsstandard Planer am Bau. Also das ist das offizielle TÜV Rheinland-Qualitätsstandardplaner am Bau und diese Urkunde ist dann eben eine Urkunde von einem akkreditierten Zertifizierer, in diesem Fall der TÜV Rheinland, mit dem wir eben eine Vereinbarung haben, dass er unser Zertifikat neutral von externer Stelle eben auch zertifiziert.

Götz Müller: Ja, okay, spannend. Dann ist ja fast dem Genüge geleistet, was ja letztendlich der Hintergrund ist, dass man eben sich was vornimmt und dann von dem Dritten überprüfen lässt, ob man das einhält, was man sich vorgenommen hat.

E. Rüdiger Weng: Richtig, ja.

Götz Müller: Okay, spannend, spannend, sehr spannend. Ja, was gibt es noch, wo Sie sagen, gibt es noch irgendwas, wo Sie sagen, das unterscheidet uns? Speziell auf die Branche bezogen, aber vielleicht eben auch darüber hinaus, wo dann die so ganz allgemeine Zertifizierung nach ISO jetzt nicht unbedingt das Angebrachte ist?

E. Rüdiger Weng: Die Frage ist jetzt nicht ganz so einfach zu beantworten, aber was mir jetzt so spontaner einfällt, ist natürlich, wir, der Herr Maurer und ich, wir sind da ganz begeistert dahinter und unterstützen also die Büros. Ich denke, das können auch die Büros alle bestätigen, dass wir da unser ganzes Herzblut reinstecken und den Büros die Chance ermöglichen, zu einem anerkannten Zertifikat zu kommen. Das ist das, was wir auch wollen, was unser Antrieb ist, gerade diesen Planern, Architektur- und Ingenieurbüros, hier eine Möglichkeit zu bieten, sich zertifizieren lassen zu können und dann immer mehr Chancen zu haben, die ein oder anderen Aufträge zu bekommen und sich auch vom Wettbewerb abheben zu können. Also ja, sonst fällt mir jetzt so direkt wahrscheinlich, wenn wir das Gespräch beendet haben, fällt einem noch was ein, aber jetzt so ganz spontan wäre eigentlich das der Punkt.

Götz Müller: Ja, ich würde das aber gar nicht unterschätzen, sonst sagt man immer, Qualität ist eher so was Dröges, Fades. Wenn da eine gewisse Begeisterung dahinter steckt, glaube ich, ist das nicht verkehrt und man hört es raus, es springt auch über.

E. Rüdiger Weng: Ja, also das ist wirklich, wir haben am Anfang immer gesagt, es ist unser Hobby. Das wollen wir machen. Hobby, aber jetzt nicht zu sehen, dass es so nebenbei läuft, sondern dass da wirklich eben das Herzblut auch reinfließt und wir uns da wirklich sehr engagieren. Also das können wir ohne rot zu werden sicherlich sagen.

Götz Müller: Okay, das war doch jetzt auch ein schönes Schlusswort. Fand ich sehr spannende Unterhaltung. Ich hatte ja bei unserem ersten kurzen Zusammentreffen schon das Gefühl, hey, das ist eine interessante Sache und das hat sich für mich jetzt absolut bestätigt. Und ich könnte mir vorstellen, dass auch der eine oder andere der Zuhörer da, selbst wenn er jetzt nicht aus der Baubranche, aus der Planungsarchitektenbranche kommt, da nochmal den ein oder anderen Impuls mitnehmen konnte. Ja, vielen Dank, Herr Weng, für Ihre Zeit.

E. Rüdiger Weng: Ich bedanke mich auch, Herr Müller, herzlichen Dank und würde uns natürlich freuen, wenn der eine oder andere dann eventuell aufgrund dieses Interviews dann auch auf uns zukommt.

Götz Müller: Das war die heutige Episode zum Thema Qualitätsmanagement für Architekten und Planer im Gespräch mit Rüdiger Weng. In den Notizen zur Episode finden Sie weitere Informationen.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei Apple Podcasts. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

KI-generierte Zusammenfassung

In dieser Episode spricht Götz Müller mit E. Rüdiger Weng über Qualitätsmanagement für Architekten und Planer. E. Rüdiger Weng ist Mitbegründer des Qualitätsverbunds Planer am Bau, einem speziell für Architektur- und Ingenieurbüros entwickelten Qualitätsstandard. Er erläutert seinen beruflichen Hintergrund als Bauingenieur mit zusätzlicher wirtschaftlicher Qualifikation und Promotion sowie seine langjährige Tätigkeit in der Bau- und Beratungsbranche.

Im Zentrum des Gesprächs steht die Frage nach dem konkreten Nutzen eines Qualitätsmanagementsystems für Planungsbüros. E. Rüdiger Weng betont zunächst die Produktivitätssteigerung. Ein wesentlicher Ansatzpunkt sei die Reduzierung von Suchzeiten. Studien zeigen, dass ein erheblicher Anteil der Arbeitszeit für das Suchen von Unterlagen verwendet wird. Hochgerechnet auf ein Jahr entstehen dadurch beträchtliche Kosten. Ein strukturiertes Qualitätsmanagementsystem schafft hier klare Ablagen, definierte Prozesse und transparente Dokumentation, sodass Projekte jederzeit nachvollziehbar bleiben. Besonders bei Ausfällen durch Urlaub oder Krankheit können andere Mitarbeitende nahtlos einsteigen, weil Informationen systematisch verfügbar sind.

Darüber hinaus verbessert ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem die Chancen bei Ausschreibungen, da Auftraggeber zunehmend entsprechende Nachweise fordern. Auch die Außenwirkung spielt eine Rolle: Ein anerkanntes Zertifikat stärkt das Vertrauen von Kunden und kann den Unternehmenswert steigern. Entscheidend ist für E. Rüdiger Weng jedoch, dass Qualitätsmanagement nicht als formale Pflichtübung verstanden wird. Der eigentliche Nutzen entsteht nur, wenn die Prozesse im Alltag gelebt werden und nicht lediglich zur Erlangung einer Urkunde dokumentiert sind.

Im Vergleich zur bekannten Norm ISO 9001 hebt E. Rüdiger Weng die Praxisorientierung des eigenen Ansatzes hervor. Der Qualitätsstandard Planer am Bau wurde von Planern für Planer entwickelt. Ziel war es, ein schlankes, branchenspezifisches System zu schaffen, das sich an den realen Bedürfnissen von Architektur- und Ingenieurbüros orientiert. Statt umfangreicher, abstrakter Dokumentation steht die konkrete Anwendbarkeit im Vordergrund. Auch sprachlich ist das System auf die Branche zugeschnitten und verzichtet weitgehend auf typische QM-Fachterminologie.

Ein weiterer Unterschied besteht in der Begleitung der Büros. Während Zertifizierungsstellen bei der ISO-Beratung strikt getrennt agieren müssen, bietet der Qualitätsverbund Planer am Bau intensive Unterstützung an. Dazu gehören ein Musterhandbuch, telefonische Beratung, Klausurwochenenden zur gemeinsamen Erarbeitung der Unterlagen sowie individuelle Inhouse-Workshops. Die eigentliche Zertifizierung erfolgt durch den TÜV Rheinland als unabhängige und akkreditierte Stelle. Die Urkunde trägt den Titel „Zertifiziert nach dem TÜV Rheinland-Qualitätsstandard Planer am Bau“ und bestätigt die Einhaltung der definierten Anforderungen.

Inhaltlich deckt der Standard zentrale Geschäftsprozesse eines Planungsbüros ab. Dazu zählen der Planungsprozess selbst, die Lenkung von Dokumenten und Vorlagen, die Benennung und Ablage von Dateien sowie klare Regelungen für den Posteingang und die Projektorganisation. Ziel ist es, sicherzustellen, dass stets mit aktuellen Plänen gearbeitet wird und Missverständnisse vermieden werden.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Qualifizierung der Mitarbeitenden. Die Büros sind verpflichtet, Schulungspläne zu erstellen und kontinuierliche Weiterbildung sicherzustellen. Ergänzt wird dies durch ein systematisches Fehlermanagement, um aus Reklamationen zu lernen und Wiederholungsfehler zu vermeiden. Auch betriebswirtschaftliche Kennzahlen spielen eine Rolle, damit die wirtschaftliche Stabilität des Büros überwacht werden kann.

Besonders wichtig ist das Thema Service und Kundenzufriedenheit. Die Büros sollen ihre Kundenkontaktpunkte analysieren und strategisch überlegen, wie sie sich vom Wettbewerb abheben können. Dies reicht von der telefonischen Erreichbarkeit bis zur professionellen Internetpräsenz. Zudem wird gefordert, die Kundenzufriedenheit aktiv zu messen und die Ergebnisse in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einfließen zu lassen.

Ein spezielles Merkmal des Modells ist die Gruppenzertifizierung im Rahmen eines Qualitätsverbunds. Die teilnehmenden Büros schließen eine Vereinbarung und profitieren neben der Zertifizierung auch von einem Netzwerk. Auf der gemeinsamen Plattform sind alle Mitglieder sichtbar, was Kooperationen erleichtert, etwa wenn zusätzliche Fachkompetenzen benötigt werden. Dieser Netzwerkgedanke geht über die reine Zertifizierung hinaus und fördert Erfahrungsaustausch und Zusammenarbeit innerhalb der Branche.

Der Impuls zur Entwicklung des eigenen Standards entstand aus der Wahrnehmung, dass viele Planungsbüros die ISO-Zertifizierung als zu teuer und zu aufwendig empfanden. Teilweise wurden sogar existenzbedrohende Erfahrungen geschildert. Daraus wuchs die Idee, ein eigenes, bezahlbares und praxisnahes Zertifikat zu schaffen, das dennoch von einer unabhängigen Stelle geprüft wird.

Abschließend wird deutlich, dass E. Rüdiger Weng und sein Mitinitiator mit großer persönlicher Überzeugung hinter dem Qualitätsverbund stehen. Sie verstehen das Engagement nicht als formale Dienstleistung, sondern als Herzensanliegen, um Planungsbüros eine realistische und wirksame Möglichkeit zur strukturierten Qualitätsentwicklung zu bieten. Götz Müller würdigt diese Begeisterung und hebt hervor, dass Qualitätsmanagement durch eine solche Haltung an Lebendigkeit gewinnt und nicht als trockene Pflichtübung wahrgenommen werden muss.

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