Inhalt der Episode
- Stärken und Schwächen in Recruitingprozessen von großen und kleinen Unternehmen
- Einfluss von Babyboomern auf Recruitingprozesse
- Folgen für die Unternehmen
- Verbesserungspotenziale in den Recruitingprozessen
- Welche Nutzen bieten Personalberatungen
Notizen zur Episode
- Website der Conciliat GmbH
- Artikel von Alexander Walz über Recruitingprozesse (BVMW Baden-Württemberg)
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(Teil)automatisiertes Transkript
Eine KI-generierte Zusammenfassung finden Sie am Ende des Transkripts.
Episode 020 : Recruitingprozesse
Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.
Götz Müller: Als Gast in der heutigen Episode habe ich Alexander Walz. Er ist der Geschäftsführer der Conciliat GmbH in Stuttgart, einer auf Finanz- und Rechnungswesen, Controlling und Vertrieb spezialisierten Personalberatung. Wir werden uns heute über das Thema Prozesse im Personalumfeld unterhalten. Herr Walz, herzlich willkommen. Erzählen Sie doch unseren Zuhörern noch kurz etwas über sich und das Leistungsspektrum Ihres Unternehmens.
Alexander Walz: Guten Tag, Herr Müller. Vielen Dank für die Einladung. Sie haben schon erwähnt, in welchen Bereichen wir tätig sind. Wir machen Stellenbesitzungen in mittelständischen Unternehmen bis hoch zu Konzernen in den von Ihnen erwähnten Spezialisierungen.
Götz Müller: Prima. Was nehmen Sie wahr, welchen Stellenwert hat das Thema Prozessdenken in Personalabteilungen?
Alexander Walz: Prozessdenken hat in den meisten Personalabteilungen einen sehr hohen Stellenwert, wobei sich das Prozessdenken in kleineren Mittelständlern natürlich von dem in Konzernen unterscheidet.
Götz Müller: Was können die kleinen Mittelständler von Konzernen lernen und umgekehrt?
Alexander Walz: Mittelständler können von Konzernen eine gewisse Struktur lernen, die aber nicht immer unbedingt zielführend ist. Und die Konzerne können von kleinen Mittelständlern Flexibilität lernen.
Götz Müller: Okay, da deuten Sie jetzt schon ein paar Dinge an, die ich mit meiner nächsten Frage noch ein bisschen vertiefen will. Welche Fehler machen Ihrer Ansicht nach Unternehmen in Ihren Personalbeschaffungsprozessen immer wieder? Was kommt immer wieder vor?
Alexander Walz: Immer wieder die gleichen Fehler sind und das ist jetzt unabhängig von der Unternehmensgröße, die fehlende Flexibilität sich auf Bewerber einzustellen.
Götz Müller: Was würden Sie sich da wünschen, Flexibilität?
Alexander Walz: Wie allgemein bekannt ist, hat sich der Bewerbermarkt ja in den letzten Jahren dramatisch verändert. Es ist von einem Anbieter oder zu einem Nachfragermarkt geworden. In den meisten Unternehmen sind aber an den entscheidenden Positionen, die die Prozesse definieren und gestalten, Personen, die geburtenstarken Jahrgängen angehören, die sich überhaupt nicht vorstellen können, wie es in den Geburtsjahregängen Ende der 80er, Anfang der 90er Jahre aussieht. Die meisten dieser Personen gehen von sich selbst aus, wenn sie sich auf eine Position bewerben, dass das 100 andere auch tun, was aber einfach nicht mehr so ist.
Götz Müller: Ja, das ist spannend. Und das zeigt mir ein Stück weit an der Stelle auch, dass es ganz wichtig ist, mit den Menschen zu sprechen, die in den Prozessen arbeiten und nicht Prozesse auf der, sagen wir mal, grünen Wiese zu definieren?
Alexander Walz: Das ist meistens bei den großen Konzernen der Fall. Ich mache Ihnen ein Beispiel. In vielen großen Konzernen kann man sich nur noch über ein Online-Portal bewerben. Wenn jetzt zum Beispiel eine Bank ein Online-Portal hat, über das man sich ausschließlich bewerben kann und in diesem Portal ein untypischer Bankberuf eingegeben werden muss, ist es ganz schwierig für einen Bewerber, das darzustellen, was er kann. Wie wirkt sich das aus? Eine Bank gibt typischerweise in den Online-Portalen als Eingabefeld Studium, Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Sonstiges. Das Ganze zieht sich durch. Wenn jetzt diese Bank aber einen Marketing-Mitarbeiter sucht, wird er in der gesamten Online-Maske bei 20 oder 30 Fragen immer Sonstiges ankreuzen müssen. Und kann so das, was er eigentlich dem Unternehmen bringt, gar nicht darstellen. Denn umgekehrt wird es dann natürlich auch in dem Bewerbungsprozess, den die Sachbearbeiter in der Bank bearbeiten, nicht erkannt, was derjenige mitbringt, weil er eben in 25 von 27 Fällen Sonstiges angeklickt hat.
Götz Müller: Ja, spannend. Also auf die Idee wäre ich jetzt so als eine Durchblutigelei in dem Umfeld erstmal gar nicht gekommen. Aber in dem Augenblick, wo Sie es erklärt haben, klingt es sofort schlüssig und plausibel. Haben Sie da die Wahrnehmung, dass da in irgendeiner Form Bewusstsein für die Problematik zunimmt? Oder haben die Unternehmen noch einen langen Weg des Lernens da vor sich?
Alexander Walz: Die Unternehmen haben noch einen sehr langen Weg des Lernens vor sich.
Götz Müller: Okay. Ja, über die Folgen haben wir dann schon ein Stück weit gesprochen. Denn unterm Strich fallen in meiner spekulativen Annahme jetzt, Es fallen einfach bestimmte Menschen durch die Ritzen, durchs Raster, jemand Gutes, den man so gar nicht wahrnimmt.
Alexander Walz: Genau, und das ist auch das große Problem. Es gibt einfach immer weniger qualifiziertes Personal in den jüngeren Jahrgängen, die dann auch noch durch die Raster des Prozesses fallen, was sich mittelfristig oder kurzfristig nicht auswirkt, aber langfristig auf jeden Fall.
Götz Müller: Ja, ein Stück weit einen Teufelskreis, den man zwar erkennen könnte, wenn man das richtige Bewusstsein hat, wobei man natürlich auch die Schlussfolgerung ziehen muss, auf die man jetzt, würde ich sagen, nicht einmal notwendigerweise gleich kommt, sondern man nimmt halt die Folge wahr, sprich es sind weniger Bewerber, weniger vermeintlich qualifizierte Bewerber, aber direkt, woran es liegt, fehlt hier die Rückkopplung.
Alexander Walz: Genau. Das ist ja unter anderem auch der entscheidende Mehrwert, den Personalberater bieten können. Wenn sich ein Unternehmen entscheidet, mit einer Personalberatung zusammenzuarbeiten, hat die Personalberatung die Flexibilität und das Vermögen, auf solche Dinge zu reagieren, um dann eben den richtigen Bewerber zu finden.
Götz Müller: Weil dann eben unter Umständen für einen großen Konzern gesucht wird, aber mit den flexiblen Strukturen eines typischer sehr kleinen Unternehmens.
Alexander Walz: Richtig. Das ist auch das Hauptproblem, wenn wir nochmal die Konzerne ansprechen, dass die Konzerne einfach nicht in der Lage sind, ihre Prozesse so zu gestalten, dass sie eben bewerberfreundlich sind. Es ist eben so, dass die wenigsten wechseln müssen, sondern viele wechseln können oder wechseln möchten, aber dann eben auch auf ihre Bedürfnisse eingegangen werden muss. Wenn dann eben mal ein Vorstellungsgespräch nur ab 19 Uhr stattfinden kann, ist es in kleinen und mittelständischen Unternehmen meistens problemlos einzurichten, in den Konzernen nicht, weil um 18 Uhr die Pforte schließt. Das sind so kleine Dinge, wo man immer wieder drüber stolpert und sich fragt, kann das denn sein? Es ist aber so.
Götz Müller: Sehr, sehr nachvollziehbar. Ja, was mir da sofort in dem Zusammenhang in den Sinn kommt, wer steht dann im Zentrum des Prozesses? Steht der Kunde bzw. wer ist der Kunde überhaupt? Ist es die anfordernde Fachabteilung? Ist es vielleicht doch der Bewerber? Eine vergleichbare Problematik nehme ich da und tausche mich da immer wieder mit Kollegen aus Im Gesundheitswesen, speziell in Krankenhäusern, da steht eben sehr stark der Arzt im Zentrum. Da richten sich alle Prozesse nach dem Arzt aus. In Wahrheit, nach meinem Verständnis, ist aber der Patient der Kunde und eigentlich sollte der Prozess sich nach dem Patienten ausrichten.
Alexander Walz: Das ist ein sehr schönes Bild, das Sie da zeichnen. In der Tat sollten sich die Prozesse rund um eine Mitarbeitereinstellung aus Unternehmensicht natürlich um den Bewerber oder den Kandidaten drehen. Sehr häufig ist es aber in der Praxis genauso wie in den Krankenhäusern, dass der Arzt im Mittelpunkt steht oder die einstellende Fachabteilung oder der zuständige Vorgesetzte.
Götz Müller: Durchaus nachvollziehbar, aber eben, wie wir jetzt gerade diskutiert haben, mit den unbestreitbaren Folgen.
Alexander Walz: Richtig. Und nur die Zeit wird die Unternehmen zwingen, dort flexibler zu werden, weil irgendwann werden diese Bewerber nicht mehr kommen, wenn das Unternehmen nicht so attraktiv ist, dass es doch noch andere Dinge bieten kann, als das, was offensichtlich ist. Ich mache Ihnen ein Beispiel. Es sind nicht nur die Prozesse eines Unternehmens. Es ist in ganz vielen Fällen auch die Lage, also die geografische Lage und die Erreichbarkeit. Und wenn dann dazu noch kommt, dass die Prozesse nicht stimmen, wird das Unternehmen früher oder später abgehängt werden und keine Mitarbeiter mehr bekommen.
Götz Müller: Und man wird sich unter Umständen lange, lange fragen, woran liegt es eigentlich?
Alexander Walz: Genau. Und da ist auch wieder das alte Sprichwort vom eigenen Tellerrand. Es hilft eben, wenn man sich von außen jemanden holt, der mal die Prozesse durchleuchtet und überprüft. Dazu muss aber auch die Zeit da sein, das Geld und der Wille, das zu tun. und mit so einem externen Audit eben auch die Bereitschaft zuzugeben, dass man Lücken- oder Verbesserungspotenzial hat. Und das tun die wenigsten.
Götz Müller: Ja, und eben auch das Verbesserungspotenzial wahrnehmen. In meinem Erleben ist ein ganz wichtiger Aspekt eben, unabhängig vom Prozess und wie ich aktuell da vorgehe, mal zu überlegen, wo will ich denn hin? Das mag sich jetzt lapidar anhören. Mitarbeiter finden und einstellen können oder dem Mitarbeiter ermöglichen, dass er das Unternehmen findet, dass er an der richtigen Stelle aufschlägt und dann von diesem Punkt aus zu überlegen, wie sehen denn dann die Schritte aus, damit ich es dem Menschen, dem Kunden möglichst einfach mache.
Alexander Walz: Genau. Diese Überlegung findet in vielen Fällen aber nicht statt, da der Personalbeschaffungsprozess häufig als notwendiges Übel angesehen wird. Das ist natürlich klar. Ein Unternehmen, das mit Schrauben handelt, will Schrauben verkaufen und richtet die Prozesse um Schrauben verkaufen aus. Und ein Unternehmen, das Schalter produziert, wird seine Prozesse um Schalter produzieren hin ausrichten und dort verbessern. Und es steht einfach nicht im Fokus, dass es eben, ich mache das Beispiel mit den Einkaufsprozessen, die sind meistens auch standardisiert, weil sie eben zum Produkt gehören oder zum Unternehmensziel, während die Personalprozesse in vielen Fällen einfach nicht definiert sind und so mitlaufen und davon abhängigen von dem Engagement desjenigen, der sie gerade innehat.
Götz Müller: Was auch sonst auftritt, dass es vom Engagement der Menschen abhängt, dann entstehen sehr schnell Schattenprozesse, die natürlich nur dann funktionieren, wenn der einzelne Mitarbeiter genau das angesprochene Engagement zeigt.
Alexander Walz: Richtig. Und dann hängt es natürlich auch von der Betriebsgröße ab. Es ist natürlich klar, dass ein kleines Unternehmen, das keinen Betriebsrat hat, das nicht noch Einstellungen genehmigen muss, flexibler reagieren kann und schneller reagieren kann als ein Konzern, wo einmal im Monat eine Betriebsratssitzung stattfindet, in der über die Einstellungen diskutiert wird und entschieden wird.
Götz Müller: Ja, an der Stelle sind aber durchaus eben alle Beteiligten aufgefordert, ihre Handlungsweise mal zu reflektieren.
Alexander Walz: Natürlich. Ich kann den großen Konzernen nur empfehlen, die einmal im Monat über Entscheidungen beratschlagen, das täglich zu tun.
Götz Müller: Okay, jetzt haben wir schon viel über Verbesserungspotenzial gesprochen. Gibt es noch andere Dinge, von denen Sie sagen, da können die Unternehmen noch was verändern, um sich unter dem Strich leichter zu tun, Mitarbeiter zu finden?
Alexander Walz: In den meisten Unternehmen ist der Personalbeschaffungsprozess, wie ich schon erwähnt habe, ein Nebenbeiprodukt. Und häufig ist in den Personalabteilungen Personal beschäftigt, das damit eigentlich auch wenig zu tun hat. Natürlich kann ein Produktionsleiter oder ein Entwicklungsleiter oder ein Marketingleiter sich nicht primär um die Einstellungsprozesse im Unternehmen kümmern. Ich erlebe das aber eben häufig, dass die erste Person in einem Unternehmen, die eine Bewerbung in die Hand nimmt oder ausdruckt oder sich anschaut am Monitor, ein Praktikant ist. Und dann muss man sich natürlich schon fragen, ob an dieser Stelle ein Praktikant die richtige Person ist, um die erste Suche oder die erste Sichtung aus eingehenden Bewerbungsunterlagen zu machen.
Götz Müller: Nachvollziehbar, was denken Sie, was die Ursache so einer Vorgehensweise ist? Weil eigentlich liegt es ja klar auf der Hand, dass das nicht unbedingt der richtige Weg ist.
Alexander Walz: Darüber kann ich auch nur spekulieren. Wie ich schon erwähnt habe, die Personalbeschaffungsprozesse sind nebenbei Prozesse, was dann eben dazu führt, dass dann solche Personen sich damit beschäftigen. Es gibt viele hochprofessionelle Personalabteilungen. Es gibt auch viele wirkliche flexible und fantastisch reagierende Mitarbeiter. Das sind in meiner Wahrnehmung in der deutschen Unternehmenslandschaft aber Leuchttürme. Das sind einfach zu wenige. Und in den meisten Fällen ist es eben so, dass agiert wird wie vor 20 Jahren. Und damit werden die Unternehmen nicht mehr weit kommen.
Götz Müller: Was würden Sie umgekehrt jetzt einem Bewerber empfehlen, um die Problematik zu umgehen, ein Stück weit vielleicht den Schattenprozess zu provozieren, um dann eben, ja es ist auch in seinem Verständnis, in seinem Nutzen, nicht durch die Ritzen zu fallen?
Alexander Walz: Es ist natürlich für einen Werber sehr schwer erkennbar, welche Schattenprozesse laufen, weil man ja nicht im Unternehmen ist. Ich kann Bewerbern raten, auf unaufdringliche Weise nachzuhaken, wie weit der Prozess ist, um zu prüfen, ob nicht wirklich was durch die Ritzen gefallen ist. Ich meine, in allen Prozessen passieren Fehler. Das ist einfach so. Und es kann einfach mal sein, dass eine Unterlage liegen bleibt, weil auch der Zuständige krank ist oder es auf dem Abteilungsweg verloren gegangen ist oder es gibt ziemlich viele Möglichkeiten. Aber es ist immer gut, sich über den Prozess unaufdringlich zu informieren. Da kann man dann ablesen, wie weit der Stand der Bewerbung ist. Natürlich ist es einfach auch so, dass es Gegebenheiten gibt, für die das Unternehmen auch nichts kann. Ich sage nur Krankheits- oder Urlaubsphasen desjenigen, der entscheidet. Da gibt es unterschiedliche Konstellationen. Hilfreich ist es, zu versuchen, den Schattenprozess zu verstehen und dran zu bleiben.
Götz Müller: Das Thema, ich weiß nicht, ob das der richtige Begriff ist, grauer Arbeitsmarkt, also sprich Stellenbesetzung neben dem offiziellen Prozess durch ich kenne den und der kenne den, Was ist da Ihre Wahrnehmung? Funktioniert da der Prozess besser? Wird da vielleicht systematisch der Prozess umgangen?
Alexander Walz: Es ist ein sehr interessanter Aspekt, den Sie da bringen. Ich weiß nicht, ob es da einen offiziellen Begriff gibt, graue Stellenbesetzung oder sowas, aber das erlebt man natürlich immer wieder, dass in einem offiziellen Prozess dann noch Kandidaten eingeschleust werden, die irgendwo herkommen, sage ich jetzt mal. Sei es, dass jemand jemanden kennt und gesagt hat, der könnte sich dafür interessieren, sprecht den mal an. Oder aus dem Netzwerk des Einstellenden gibt es immer wieder und erlebe ich auch, dass dann die Prozesse sehr flexibilisiert werden und dass dann vieles möglich gemacht wird, weil es eben am standardisierten Prozess vorbeigeht.
Götz Müller: Genau. Und da, denke ich, kommt ja dann auch der Mehrwert, der weitere Mehrwert ins Spiel, den eine Personalberatung bringen kann, die dann ja auch aktiv versucht, in meinem Weltbild eben aktiv Menschen anspricht.
Alexander Walz: Ja, es gibt ja mehrere Wege, eine Stelle zu besetzen. Und ein Weg ist natürlich auch die Direktansprache. Bei entsprechend raren Spezialisten wird es auch immer mehr der Fall sein. Es kommt halt immer darauf an, ob man jemand hat, der sich eine intrinsische oder eine extrinsische Motivation hat. Und die Prozesse unterscheiden sich in einer direkten Sprache insofern, als dass der Personalbeirater vorher eben sehr viel flexibel abfangen kann, der sich eben auch mal einen Bewerber samstags treffen kann, was in einem Unternehmen fast unmöglich ist, der eben im Vorfeld, wie wir schon eingangs besprochen hatten, die Flexibilität hat, um diese Leute abzuholen.
Götz Müller: Wenn dann jemand gefunden wurde, läuft es dann in den normalen Prozess rein oder haben dann die Unternehmen da schon erkannt, jetzt muss ich anders reagieren?
Alexander Walz: In den meisten Fällen läuft der Kandidat dann auch in den normalen Prozess rein und dann wird es eben zäh, wenn von einer Einstellungszusage bis zum Versand eines Arbeitsvertrages drei oder vier Wochen vergehen. Aus den Gründen, die wir schon besprochen haben, einmal im Monat Betriebsratssitzungen oder einfach das Erstellen dieser Unterlagen mit Unterschriften von Leuten, die da zustimmen müssen und die nicht erreichbar sind, weil sie auf Dienstreise sind und, und, und, und. Das kann dann zum Schluss so ein Prozess, der eigentlich gut gelaufen ist, kaputt machen.
Götz Müller: Ja, kann ich nachvollziehen. Da sehe ich dann durchaus aber Chancen, Chancen der modernen Kommunikationsmittel an der Stelle, wenn man schon Geld ausgibt, um Dinge zu automatisieren, an der Stelle dann zum Beispiel auch Erweiterungen macht.
Alexander Walz: Da stimme ich Ihnen zu.
Götz Müller: Was gibt es denn noch für Aspekte, wo eine Personalberatung Unternehmen wie Bewerbern einen Mehrwert bieten?
Alexander Walz: In den meisten Fällen hat der Personalberater eine Mittlerfunktion in beide Richtungen. Es ist so, dass ein Personalberater ein Unternehmen, bevor er für es tätig wird, kennenlernen muss. Er muss wissen, wie es dort aussieht. Er muss die handelnden Personen kennenlernen und in Erfahrung bringen, was für eine Person als Mensch, abgesehen von der fachlichen Qualifikation, in das Unternehmen hineinpasst. Und mit diesem Bild wird sich der Personalberater auf die Suche machen, sei es über Direktansprache oder klassisch Anzeigen gestützt und wird mit den Informationen, mit den weichen Informationen Gespräche mit potenziellen Kandidaten führen und kann die weichen Informationen, die nirgends stehen, mit dem Persönlichkeitsprofil des Kandidaten abgleichen und so dem Unternehmen zum Unternehmen passende Kandidaten vorstellen, die nicht nur formal passen, sondern auch von den weichen Kriterien.
Götz Müller: Da könnte ich mir jetzt durchaus auch vorstellen, dass durch den Personalberater, durch seine Fragen, auch ein Bewusstsein im Unternehmen bei den Beteiligten besteht, das vielleicht ohne den Personalberater gar nicht existieren würde.
Alexander Walz: Das kann sein oder das hoffe ich. Es ist aber natürlich so, dass viele Personalberater auch mit einer gehörigen Portion Bauchgefühl arbeiten. Und das Bauchgefühl kann man schwierig in Prozessen abbilden.
Götz Müller: Ja, das stimmt definitiv. Spannend, also ich habe das Gefühl, oder nicht bloß das Gefühl, ich habe die Gewissheit, da waren jetzt auch für mich noch ein paar Dinge dabei, die mir so nicht bewusst waren, was die Prozesse im Personalbereich angehen. Was würden Sie zum Abschluss Unternehmen ans Herz legen, Tipp geben, was sie verändern sollten, um dem veränderten Arbeitsmarkt Rechnung zu tragen?
Alexander Walz: Das kommt natürlich immer aufs Unternehmen an. Pauschal kann man den Unternehmen raten, die Prozesse permanent zu überprüfen im Sinne eines KVP, da sind Sie ja dann dafür zuständig, Herr Müller, zu schauen, wenn eine Besetzung fehlgeschlagen ist oder nicht funktioniert hat oder einfach zäh läuft, nicht zu glauben, dass das nur an den Bewerbern liegt, sondern auch mal die eigenen Prozesse kritisch anschauen und prüfen, wo haben wir einen Fehler gemacht, was können wir im nächsten Stellenbesetzungsprozess besser machen und das auch aktiv vorantreiben und den Personalbeschaffungsprozess als gleichberechtigten oder gleich wichtigen Prozess wie das Produzieren der Schraube oder das Handeln mit der Schraube zu sehen.
Götz Müller: Prima, das war ein schönes Schlusswort. Herr Walz, ich danke Ihnen für die Zeit, für das Gespräch heute.
Alexander Walz: Ich wünsche Ihnen, ich wünsche allen Unternehmen, dass dieses Bewusstsein steigt, denn ich glaube, die Situation wird nicht einfacher werden in den kommenden Jahren und es wird auch zum Erfolg der Unternehmen beitragen, inwieweit sie an der Stelle ihre Prozesse den sich Ändernden Gegebenheiten anpassen können.
Das war das Gespräch mit Alexander Walz. Wenn Ihnen die Episode gefallen hat, freue ich mich über Ihre Empfehlung auf Apple Podcasts.
Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.
KI-generierte Zusammenfassung
In dieser Episode spricht Götz Müller mit Alexander Walz über Recruitingprozesse und die Frage, welchen Stellenwert Prozessdenken im Personalumfeld einnimmt. Alexander Walz ist Geschäftsführer der Conciliat GmbH in Stuttgart, einer Personalberatung mit Spezialisierung auf Finanz- und Rechnungswesen, Controlling und Vertrieb. Das Unternehmen unterstützt mittelständische Firmen ebenso wie Konzerne bei der Besetzung von Fach- und Führungspositionen.
Zu Beginn thematisieren Götz Müller und Alexander Walz die Bedeutung von Prozessen in Personalabteilungen. Alexander Walz beschreibt, dass Prozessdenken grundsätzlich einen hohen Stellenwert habe, sich jedoch deutlich zwischen Mittelstand und Konzern unterscheide. Mittelständische Unternehmen könnten von Konzernen mehr Struktur lernen, während Konzerne von der Flexibilität kleinerer Unternehmen profitieren könnten. Allerdings sei Struktur nicht automatisch zielführend, wenn sie nicht auf die Realität des Bewerbermarktes abgestimmt ist.
Ein zentrales Problem sieht Alexander Walz in der mangelnden Flexibilität vieler Unternehmen gegenüber Bewerbern. Der Arbeitsmarkt habe sich stark gewandelt, vom Arbeitgeber- zum Bewerbermarkt. Dennoch seien die Prozesse häufig noch von Denkweisen geprägt, die aus Zeiten stammen, in denen Unternehmen aus einer Vielzahl von Kandidaten auswählen konnten. Entscheidende Rollen in der Prozessgestaltung seien oft mit Personen besetzt, die diese Veränderung nicht ausreichend nachvollziehen. Die Folge sei, dass Bewerber durch starre Abläufe und standardisierte Verfahren durchs Raster fallen.
Ein anschauliches Beispiel liefert Alexander Walz mit Online-Bewerbungsportalen großer Konzerne. Wenn Bewerber in standardisierten Masken immer wieder „Sonstiges“ ankreuzen müssen, weil ihre Qualifikation nicht ins Schema passt, werde ihr tatsächliches Profil nicht sichtbar. Die interne Weiterverarbeitung orientiere sich dann ebenfalls an diesen standardisierten Angaben, sodass wertvolle Kandidaten unentdeckt bleiben. Götz Müller greift diesen Punkt auf und betont, wie wichtig es sei, Prozesse nicht losgelöst von der Praxis zu definieren, sondern die Perspektive der Betroffenen einzubeziehen.
Im weiteren Verlauf diskutieren beide die Frage, wer im Recruitingprozess eigentlich im Zentrum stehen sollte. Götz Müller zieht einen Vergleich zum Gesundheitswesen, in dem häufig der Arzt und nicht der Patient im Mittelpunkt der Prozesse steht. Übertragen auf das Recruiting bedeute dies, dass nicht die Fachabteilung oder der Vorgesetzte im Zentrum stehen dürfe, sondern der Bewerber. Alexander Walz bestätigt, dass in der Praxis oft die einstellende Abteilung den Takt vorgibt, was langfristig zu Wettbewerbsnachteilen führen könne.
Ein weiterer Aspekt ist die organisatorische Trägheit großer Unternehmen. Starre Gremienstrukturen, monatliche Betriebsratssitzungen oder formale Freigabeprozesse verzögern Entscheidungen. Während kleinere Unternehmen auch abends ein Vorstellungsgespräch ermöglichen können, scheitern Konzerne teils an Öffnungszeiten oder internen Regularien. Besonders kritisch wird es, wenn nach einer mündlichen Zusage mehrere Wochen bis zum Versand des Arbeitsvertrags vergehen. In dieser Zeit können Kandidaten abspringen.
Alexander Walz weist zudem darauf hin, dass Recruiting in vielen Unternehmen nicht als Kernprozess verstanden wird, sondern als notwendiges Nebenprodukt. Während Produktions- oder Vertriebsprozesse systematisch optimiert werden, laufen Personalprozesse häufig nebenher und hängen stark vom Engagement einzelner Personen ab. Das begünstigt Schattenprozesse, bei denen individuelle Initiative Lücken im System kompensiert. Gleichzeitig entstehen informelle Wege der Stellenbesetzung über Netzwerke, bei denen Prozesse plötzlich sehr flexibel werden. Das zeige, dass Anpassungsfähigkeit möglich wäre, wenn der Wille dazu bestehe.
Die Rolle von Personalberatungen sieht Alexander Walz nicht nur in der Kandidatensuche, sondern auch als Mittler zwischen Unternehmen und Bewerbern. Eine Personalberatung lernt das Unternehmen intensiv kennen, analysiert neben fachlichen Anforderungen auch kulturelle und persönliche Faktoren und gleicht diese mit den Profilen potenzieller Kandidaten ab. Dadurch können nicht nur formale, sondern auch „weiche“ Kriterien berücksichtigt werden. Zudem bieten Personalberater Flexibilität, etwa bei der Terminfindung oder in der Direktansprache von Spezialisten.
Für Bewerber empfiehlt Alexander Walz, aktiv und unaufdringlich nach dem Stand ihrer Bewerbung zu fragen. Fehler in Prozessen seien menschlich und könnten durch Krankheit oder Abwesenheit entstehen. Wer nachhakt, erhöhe die Transparenz und reduziere das Risiko, durch organisatorische Versäumnisse übersehen zu werden.
Zum Abschluss rät Alexander Walz Unternehmen, ihre Recruitingprozesse kontinuierlich zu überprüfen und nicht allein den Bewerbermangel verantwortlich zu machen. Wenn Besetzungen scheitern oder sich Prozesse als zäh erweisen, sollten Unternehmen ihre eigenen Abläufe kritisch analysieren. Recruiting müsse als gleichwertiger Geschäftsprozess betrachtet werden, vergleichbar mit Produktion oder Vertrieb. Nur wer bereit ist, Prozesse an veränderte Marktbedingungen anzupassen, werde langfristig erfolgreich Mitarbeiter gewinnen und binden können.
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