Kaizen 2 go 035 : Getting Things Done

 

Inhalt der Episode

  • Was ist die Getting Things Done Methodologie?
  • Warum Zeitmanage­ment Unsinn ist.
  • Wer sollte GTD anwenden, wann macht die Methode Sinn?
  • Welche Rolle spielen Prozesse dabei?
  • Warum wie beim Lean Management der bloße Werkzeugeinsatz auch bei GTD zu wenig ist.
  • Wie kann Routine in den Prozessen geschaffen werden?
  • Was kann man bei der Methode falsch machen, wie kann man diese Fehler vermeiden?
  • Welche Software-Unterstützung ist sinnvoll bzw. notwendig?
  • Tipps zum Start mit der Methode

Notizen zur Episode

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(Teil)automatisiertes Transkript

Eine KI-generierte Zusammenfassung finden Sie am Ende des Transkripts.

Episode 035 : Getting Things Done

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Oliver Gassner bei mir im Gespräch. Wir werden uns über Getting Things Done unterhalten. Eine Methode, die ich schon vor vielen Jahren, vielleicht sogar fast im letzten Jahrtausend kennengelernt habe. Da gibt es den David Allen und in Deutschland, glaube ich, ist Oliver Gassner der prominenteste Vertreter dafür. Oliver, stell dich doch, herzlich willkommen erstmal, stell dich doch einfach selber kurz vor.

Oliver Gassner: Hallo, ja, mein Name ist Oliver Gassner. Ich wohne sechs Kilometer vom Bodensee entfernt. Die Leute hier in der Gegend motzen dann immer, wenn ich sage, ich wohne am Bodensee, das ist nicht ganz richtig. Je näher man dran ist und so weiter. Frau, zwei Kinder und mache verschiedene Dinge. Eins ist, dass ich zertifizierter Getting-Things-Done-Trainer bin. Da bin ich einer von etwa zehn Leuten in Deutschland. Vielleicht bin ich deswegen ein bisschen bekannter, weil ich einfach schon seit vielen Jahren auf Barcamps und so immer den Leuten erzähle, dass GTD toll ist und wie es geht. Sorry. Pollen-indizierter Husten, also keine Sorgen machen. Dann das zweite, was ich tue, ist Social-Media-Beratung mit Schwerpunkt Xing-Weblogs und Synergien zwischen den Netzwerken. Und das dritte, was ich tue, ist Networking-Events organisieren, so wie Barcamps und manage die offizielle Xing-Gruppe Bodensee zusammen mit einem Kollegen.

Götz Müller: Genau, und auf den Barcamps begegnen wir uns auch immer mal wieder.

Oliver Gassner: Genau, und bei einem Xing-Treffen haben wir uns kennengelernt.

Götz Müller: Stimmt, das war der erste Impuls.

Oliver Gassner: Das war der erste Kontakt.

Götz Müller: Prima. Jetzt weiß wahrscheinlich nicht unbedingt jeder, was hinter diesen drei Buchstaben GTD steckt. Erzähl doch einfach mal ein bisschen was.

Oliver Gassner: Genau. Also Getting Things Done ist eine Produktivitätsmethodik. Gerade habe ich wieder so einen Artikel angelesen, wo dann die Leute reagieren und sagen, ah, Zeitmanagement. Und dann sagen wir immer, nein, Zeit kann man nicht managen. Sondern die Idee bei Getting Things Done ist, dass ich eigentlich nur eins managen kann, nämlich Aufmerksamkeit oder Fokus. Und dass mir es hilft, diesen Fokus zu verändern, um auszurichten, wenn ich die Richtung eine gewisse, ja, also blöd, nicht wenn ich Richtung, sondern wenn ich eine Perspektive habe, also wenn ich weiß, wo soll das denn hinführen, was ich tue. Und das sind so zwei Dinge, die man managen kann nach unserer Ansicht, nämlich Fokus und Perspektive. Und dafür gibt es einfach Best Practices. Also wenn man das Buch gelesen hat, sagt man, es versteht sich ja eigentlich alles von selbst.

Und wir sagen, ja, versteht sich alles von selbst, was wir den Leuten beibringen. Man muss es, glaube ich, nur zwei Dinge tun. Man muss es sich bewusst machen, weil man eben, wenn man bewusst bestimmte Dinge tut oder lässt, das meistens besser macht und man muss es konsequent einsetzen. Und das ist eigentlich das, was wir tun. Den Leuten einfach zeigen, wie sie mit den Werkzeugen, mit denen sie sowieso arbeiten, E-Mail, To-Do-Listen, Kalender, Archiv und so weiter Ablage, wie man damit am besten umgeht. Das ist eigentlich alles schon.

Götz Müller: Gute Zusammenfassung. Wer ist denn so die klassische Anwendergruppe? Wann macht die Methode Sinn?

Oliver Gassner: Also das Überraschende an GTD ist, dass David Allen sagt, das Ding ist im Prinzip sowohl psychologisch als auch kulturell komplett neutral. Er sagt, es gibt sechsjährige Kinder, die Grundsätze davon einsetzen und davon was haben und es gibt Leute, die einfach ihren Haushalt managen, die das einsetzen. Es gibt aber eben auch CEOs von Firmen, die das einsetzen oder Teams, in denen sich das verbreitet und wo dann sozusagen die Leute, die miteinander arbeiten, daran profitieren. Grundsätzlich kann man sagen, dass jeder davon profitieren kann, der selber entscheiden kann oder muss, was er zu einem bestimmten Zeitpunkt macht. Also anders gesagt, wenn ich acht Stunden am Tag am Fließband stehe und da kommt halt ein Teil und ich muss die Schraube drehen, dann kann ich GTD nur außerhalb von dieser Zeit einsetzen, übertreibe ich jetzt mal.

Also jeder eigentlich, der selber entscheidet, was er als nächstes tut, für den ist das an sich geeignet.

Götz Müller: Okay, jetzt geht es ja bei meinem Podcast grundsätzlich viel um Prozesse. Prozesse sind alles Dinge, die man regelmäßig wiederholt tut. Was für eine Rolle spielen denn Prozesse? Standardisierte Abläufe bei Getting Things Done?

Oliver Gassner: Eine verhältnismäßig große Rolle, weil Alan auch sagt, das Ganze ist ja ein System.

Man kann da noch ein bisschen in die Theorie gehen. Es ist nicht nur eine Methode, sondern eine Methodologie. Also im Prinzip eine Art Anleitung, wie man sich Methoden baut. Aber er sagt immer, das Ganze ist ein System. Und ein System ist natürlich nur eins, wenn ich es regelmäßig anwende. Das heißt, es gibt bestimmte Elemente bei GTD, die deswegen gut funktionieren, weil man sie eigentlich immer gleichförmig anwendet. Das eine ist zum Beispiel die erste Stufe, was ich tun muss, um produktiv zu sein, das ist das Erfassen. Vielleicht ganz kurz den Überblick, damit man so weiß, wie sich das verhält.

Alan hat einfach untersucht, was muss ich eigentlich tun, um produktiv zu sein und hat fünf Phasen identifiziert. nämlich erfassen, klären, organisieren, durchsehen oder reflektieren und überraschenderweise tun. Jetzt klingt es natürlich so, als wenn das Tun das Unwichtigste ist, ist es nicht. 90 Prozent oder 99 Prozent der Zeit tut man ja in der Tat. Aber diese anderen Stufen muss man durchlaufen, um wirklich produktiv zu sein. Die erste ist eben zum Beispiel das Erfassen. Und da sollte man sich als Prozess einfach angewöhnen, dass wenn irgendwas in meine Welt kommt, dass ich sozusagen verändern will, das bearbeitet werden muss, eine Vereinbarung mit mir oder mit anderen, nennt es Alan, dass ich das halt aufschreibe, dass ich das in irgendeiner Form oder aufnehme, mir selber diktiere oder was auch immer, mir selber auf die Mailbox spreche oder was auch immer.

Also, dass ich das erfasse und sammle, weil wenn ich es nicht erfasse, dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass ich es vergesse, relativ hoch. Also ich glaube, dass es jedem von uns schon passiert, dass er einen Termin oder eine Aufgabe vergessen hat, weil er sie eben nicht notiert hat und gedacht hat, ach, das wird mir schon wieder einfallen, aber es fällt einem dann halt nicht ein. Das ist ein Beispiel für einer dieser Prozesse. Und eigentlich die ganzen fünf Prozesse, also das Klären, das Organisieren, das Durchsehen und so weiter, das sind alles Dinge, die man sozusagen regelmäßig und im Prinzip auch nach sehr klaren Regeln tun kann und muss, damit das funktioniert.

Götz Müller: Ja, das war jetzt schon ein gutes Stichwort, dieses regelmäßig. Das war bei mir anfänglich und auch teilweise heute immer noch eine der ganz großen Herausforderungen. Was gibt es denn da für einen Tipp, wie kriege ich Routine rein? Denn Routine hat viel mit Prozessen zu tun. Erst durch Routine wird es zum Prozess. Was kann man da machen?

Oliver Gassner: Also erstmal sagt David Allen, oder wir vergleichen das auch mit Surfen, also nicht nur mit Windsurfen, sondern mit Wellenreiten, man fällt immer mal wieder vom Brett. Und das ist auch bei GTD so. Man fällt eigentlich auch als GTD-Guru, also Allen selber beruhigt uns immer und sagt, er fliegt auch aus der Kurve. Und dann stapeln sich mal die Dinge, werden nicht innerhalb von 48 Stunden durchgeguckt und so weiter und so fort. Und dann kommt das System mal in Unordnung. Oder man macht mal zwei oder sogar drei Wochen lang keine Wochendurchsicht und dann kommt das System halt ins Chaos. Das Wichtige bei GTD ist, dass es eben eine einfache Anleitung bereitstellt, wie man schnell wieder auf die Reihe kommt. Also das heißt, man macht eben diese drei Schritte, sammeln, klären und organisieren nochmal durch und dann ist man eigentlich wieder auf der Spur.

Also das ist das eine.

Also es ist ganz normal, dass man rausfliegt oder dass man irgendwas nicht ganz konsistent macht. Das zweite ist, dass ich so eine ganz eigene Theorie habe und die habe ich mit einer meiner Mastertrainer auch mal abgeklärt. Und er sieht das auch so. Viele sagen, oh, da braucht man aber ganz viel Disziplin und die habe ich nicht. Wo kriege ich die jetzt her? Und dann sage ich immer, naja, wie viel Disziplin braucht man? Ich frage dann die Leute, haben sie heute Morgen, wenn ich im Seminar bin, haben sie heute Morgen Zähne geputzt? Und dann sagen die Leute, ja, natürlich. Dann sage ich, und wie viel Disziplin haben sie dafür gebraucht? Dann haben die gesagt, ja, gar keine. Ja, warum? Warum? Ja, das mache ich immer so. Und außerdem fühlt sich der Mund ja ätzend an, wenn ich die Zähne nicht putze.

Und bei mir fühlt sich halt die Inbox ätzend an, wenn die nicht leer ist. Und es fühlt sich meine Aufgaben ätzend an, wenn die nur gesammelt sind und nicht geklärt und so weiter und so fort. Also das heißt, ich habe die Hypothese, dass man eigentlich für GTD Disziplin im klassischen Sinne, also ich muss mich jetzt zu irgendwas Unangenehmem zwingen, eigentlich gar nicht braucht, sondern dass man alles, was sich gut anfühlt, eigentlich von selber macht. Und ich glaube, dazu muss man sich einfach nur die Chance geben, das vielleicht eine Weile durchzuhalten oder immer mal wiederzumachen und nicht jedes Mal, wenn man rausfliegt, zu sagen, jetzt mache ich es mal ein halbes Jahr nicht mehr, sondern dass man, wenn man einen dieser Schritte durchmacht und sagt, boah, jetzt habe ich viel besser den Überblick.

Dass man irgendwann sagt, oh, dieses Gefühl möchte ich wiederhaben. Ja, das ist wie Schwarzwälder Kirschtorte essen oder so, dass man sozusagen, das habe ich jetzt gerade in einem Gehirn, also da geht es um Gehirnprozesse und Abnehmen, aber man kann das auf alles betrachten. Übertragen. Grundsätzlich, wenn man irgendwas tut, was einem Spaß macht, wird Dopamin freigesetzt und, sozusagen, wenn man das halt wiederholt oder wenn man weiß, okay, wenn ich das wieder mache, dann habe ich wieder Spaß und dann wird wieder Dopamin freigesetzt und ich glaube, auf der Ebene funktioniert GTD. Es ist einfach, es macht einfach Spaß, so zu arbeiten. Und mich hat damals wirklich dieses Gefühl, wenn man dann seine Next Action Liste hat, ich sitze im Büro und arbeite meine in der nächsten Action-Liste ab.

Und dann bin ich, wenn ich entweder durch bin oder wenn ich einen halben Tag oder zwei Stunden so gearbeitet habe, bin ich schon total happy und arbeite auch dann gern weiter so.

Götz Müller: Ja, es ist ja wie bei vielen anderen Dingen auch letztlich, und das hast du gerade genannt, die zwei Basismotivatoren, auf die man alles zurückführen kann. Schmerz vermeiden, Freude erlangen. Ideal wird es natürlich, wenn es einem jetzt gelingt, eben mit der vollen Inbox zum Beispiel einen richtig guten Schmerz irgendwo zu ankern. Und wenn es auch nur visuell ist und man sieht dann da die 150 Mails, die noch rumlungern.

Oliver Gassner: Also ich versuche mich eher eben positiv zu motivieren. Ich bin eher so der, Schmerzvermeidungstyp. Also mich motiviert Schmerz eigentlich nicht, sondern mich motiviert eigentlich nur, wenn ich mich dann gut fühle. Oder wenn das, was ich tue, Erfolg hat. Und da gibt es aber eben bei GTD ist eben auch so, man kann sich ja erstmal die kleinste und leichteste Aufgabe aussuchen und dann reißt einem oder den ersten Schritt aussuchen und dann reißt einem sozusagen der Erfolg vom ersten Schritt, reißt einem dann halt mit.

Götz Müller: Und ich denke, es ist ganz wichtig, selber zu reflektieren, wie man denn so, sagen wir mal, wie man so tickt. Eben Gras oder Schmerz, eher Schmerz vermeiden oder Freude erreichen und sich dann auf das konzentrieren.

Oliver Gassner: Macht Sinn.

Götz Müller: Jetzt erlebst du natürlich, wenn du andere Menschen da drin in der Methode unterweist, sicher auch mal der Fehler, dass jemand was falsch macht. Was gibt es da A und B, wie kann man die Fehler vermeiden?

Oliver Gassner: Also das ist gerade ein ganz interessanter Prozess, den ich durchmache.

Ich habe jetzt auch durch die Zertifizierung 2014 hatte ich zuerst so einen, wie soll man sagen, so einen sehr strengen Ansatz entwickelt, dass ich gesagt habe, so muss man es machen und nicht anders und wenn du es anders machst, dann geht es schief und so weiter und so fort. Und je mehr ich damit arbeite und je mehr ich auch anderen Leuten, die das richtig gut können, zuhöre, merke ich, okay, da ist schon Luft drin. Und ich habe das selber, also im Rahmen der Zertifizierung wird man eben auch selber gecoacht. Und ich hatte irgendwas so gemacht und habe meinen Mastertrainer gefragt, ist das denn jetzt richtig so? Oder ich habe immer ein bisschen gebibbert, mache ich es denn auch richtig?

Und dann sagt er irgendwann zum Beispiel an einer Stelle, ja, wenn du das in diese Liste einsortierst, also beim Organisieren, muss man vielleicht kurz erklären, beim Organisieren strukturiert man diese Aufgaben, die man ermittelt hat, also diese sogenannten Next Actions. Vielleicht sollte man doch manchmal noch ein bisschen in die Details gehen. Also diese Next Actions werden strukturiert und zwar da, wo ich sie sehen will. Also zum Beispiel, wenn ich im Dorf was einkaufen muss, kommt das logischerweise auf die Liste im Dorf. Oder wenn ich an meinem Schreibtisch sein muss, um etwas zu machen, dann ist das bei mir auf der Liste Desk. Also das ist mein Schreibtisch zu Hause, in Anführungszeichen, im Office.

Und… Da sollte ich jetzt sagen, genau. Und er sagte, ja, wenn du das so und so sortierst, ist es denn die Art, wie du erinnert werden möchtest? Dann habe ich darüber nachgedacht und habe gesagt, ja, ist es. Und er sagte, dann ist es auch richtig. Also im Prinzip kann man sagen.

Richtig bei GTD ist etwas, wenn es für mich diese beiden Dinge herstellt, nämlich erstmal Fokus, Also, dass ich ohne Ablenkung arbeiten kann, dass ich also schon nachgedacht habe und schon den nächsten Schritt definiert habe und den dann einfach gehe. Ein bisschen wie am Fließband, was ich vorher so negativ dargestellt habe. Also, im Prinzip wird man zum geistigen Fließbandarbeiter, aber man ist selber derjenige, der das steuert. Also wenn es Fokus erzeugt oder Perspektive, dass ich verstehe, warum mache ich das oder dass ich durch die Perspektive verstehe, welche Relevanz hat das. Das heißt, gut, also das dazu. Also erstmal ist das mit den Fehlern so eine Sache, dass man sagt, ja, das ist jetzt aber nicht so, wie es im Buch steht.

Ja, aber wenn es nicht so ist, wie es im Buch steht, aber dafür so ist, wie es mir hilft, dann ist es okay, dann ist es GTD. Also dann gehört es. Und darum, das ist der Unterschied zwischen, sagen wir mal, einer festen Vorschrift für einen Prozess oder einer Prozessvorschrift, einer Methode, die ja eher so eine generelle Anleitung wäre und dann das, was Alan sagt, eine Methodologie, also eigentlich eher so eine Art…

Ein Bastelsatz für Methoden. Und dadurch ist es gar nicht so schlimm, wenn man was nicht so macht, wie es im Buch steht. Allerdings, aus meiner Sicht gibt es ein paar Dinge, die man tun sollte, um bei GTD weiterzukommen. Und das eine ist immer, dass viele Leute denken, dass wenn sie mal einen Vortrag gehört haben oder auch wenn sie in einem unserer Seminare waren, die wirklich den ganzen Tag dauern, dass sie sagen, ach, das Buch, dazu habe ich jetzt keine Zeit, das zu lesen. Und dann sage ich immer, also bitte, bitte liest das Buch. Also wirklich jeder von uns, ich lese gerade das Buch wieder, gerade auf Englisch und in der Fassung, wo, das ist gerade bearbeitet worden, in der Fassung, wo die neuen Passagen angemarkert sind.

Und also jedes Mal, wenn man auch, wenn man als Experte das Buch wiederliest, findet man wieder irgendwas, wo man sagt, ah, guck mal, da steht ja die Antwort auf die Frage, die ich mal hatte, die man einfach vielleicht letztes Mal übersehen hat, weil man die Frage nicht hatte. Also es ist nicht nur ein Buch, was man definitiv lesen sollte, auch wenn man denkt, dass man die Methode verstanden hat, sondern was man immer mal wieder lesen sollte, um sein Verständnis zu vertiefen, zu verbessern und einen Impuls zu kriegen, irgendwas, was man bisher vielleicht suboptimal gemacht hat, besser zu machen. Also das ist zum Beispiel so einer der, in Anführungszeichen, Fehler und dann gibt es vielleicht noch einen anderen, ich würde es auch nicht Fehler nennen, sondern im Englischen würde man sagen Misconception, also vielleicht ein Irrtum oder so, dass viele Leute sagen.

Ich brauche ja nur, GTD ist ja irgendwas mit Software. Also viele denken, ich brauche nur das richtige Werkzeug. Viele fragen mich, mit was machst du es denn? Dann sage ich, naja, ich mache es damit, aber vielleicht ist für dich etwas ganz anderes wichtig. Wir sagen immer, wir sind Werkzeug-Agnostiker. Also ob das einer jetzt mit Papier macht oder mit Evernote oder mit Remember the Milk oder mit Omni-Focus oder mit dem Task-Tool von Outlook und so, das ist eigentlich unerheblich. Aber wenn die Leute denken, oh, ich habe jetzt das Werkzeug, was irgendein Guru oder mein Trainer auch verwendet, jetzt muss das ja klappen. Es hängt nicht am Werkzeug, sondern es hängt immer daran, wie wir mit dem Werkzeug umgehen.

Also das heißt, man sollte nicht das Werkzeug mit der Methode verwechseln und das ist auch so eine Misskonzeption und viele Leute denken eben, GTD ist, wenn ich Wunderlist verwende oder GTD ist, wenn ich Omnifocus verwende und das ist eben nicht der Fall. Also das ist vielleicht auch so ein Fehler. Es ist wirklich ein bisschen wie bei Schach oder bei Go oder beim Geigespielen. Ich glaube, man kann sein Leben lang dazulernen durch Übung und durch Nachdenken und durch Sachen ausprobieren.

Götz Müller: Ja, und der klassische Spruch, den ich jetzt im DIN-Umfeld genauso verwende, der gilt natürlich auch hier, a fool with a tool is still a fool.

Oliver Gassner: Im Prinzip, genau. Also wenn man sagt, ja, ich habe ja, ich habe jetzt mal ein Video zu GTD gesehen, wie man Evernote aufsetzen muss, um GTD zu machen und das habe ich jetzt so und es ist aber total schrotz, funktioniert nicht, dann sage ich immer, naja, also lies halt mal das Buch oder lass es dir mal in einem Seminar nahe bringen. Also es ist auch so, dass unsere Seminarunterlagen wirklich sehr, sehr detailliert sind, aber aus meiner Sicht auch die Lektüre des Buchs nicht unbedingt ersetzen, aber zum Beispiel auch dabei helfen, dass man vielleicht statt des Buches dann nochmal die Seminarunterlagen durchguckt, wenn man das Buch schon gelesen hat. Also das bringt einem immer wieder eben aus diesem Fuhl.

Ja, also wie gesagt, das ist ja offensichtlich, wenn du mir eine Haarschere in die Hand drückst, dann ist es vielleicht trotzdem eine schlechte Idee, wenn ich dir die Haare schneide. Und selbst wenn ich fünfmal geübt habe, dann, ja, ich glaube, wir beide haben aber so eine Frisur, da kann man nicht mehr viel kaputt machen, aber dennoch, ja, also, Löcher reinschneiden kann man immer. Also, das ist eigentlich in anderen Bereichen, das ist vollkommen offensichtlich, wenn ich zu jemandem sage, hier hast du einen Scalp-Calt, mach mal eine Herzoperation, sagt er, ja, wie, sag ich, dann lies noch ein Buch drüber, sagt er, ja, reicht mir auch nicht, muss ja ein bisschen üben, ein bisschen Feedback kriegen.

Ja, also vielleicht auch noch jetzt nicht im Sinne von Fehler, aber was ich auch empfehle, ist sich mit anderen Leuten auszutauschen, die sich auch mit GTD befassen. Das ist für mich auch immer ganz, ganz hilfreich, weil ich dann einfach ein bisschen andere Perspektiven oder einer hat einfach irgendeine Lösung für irgendwas, wo er sagt, ja, das funktioniert bei mir gut und dann kann ich es ausprobieren und wenn es für mich funktioniert, ist gut und wenn nicht, dann halt nicht.

Götz Müller: Ja, das sind Dinge, die haben wir im Lean-Management genauso. Das wird auch ganz oft auf die Werkzeuganwendung reduziert und dann funktioniert es nicht. Und dann kommt der Spruch, ja, japanischer in Anführungszeichen Scheiß, funktioniert bei uns nicht. Weil aber im Grunde eben die zugrunde liegende Philosophie, und so habe ich auch das Buch beim ersten Lesen vor Jahren wahrgenommen und sehe es heute immer noch so, es steckt ja eine Philosophie dahinter. Die sehe ich nicht zuletzt in dem Satz, wir managen ja gar keine Zeit, sondern wir managen den Umgang damit.

Oliver Gassner: Ja, genau, beziehungsweise unsere Aufmerksamkeit. Also Alan, das hat er jetzt in letzter Zeit nicht mehr gesagt, ich weiß nicht genau warum, aber immer wenn er gefragt wird, kann man die ganze Methode in einem Satz zusammenfassen und da kommt was, das könnte ja eigentlich eher von irgendeinem indischen Guru oder so kommen, nämlich er sagt pay attention to what you pay attention also achte worauf du achtest also diese, können wir dann sagen, ja Achtsamkeit und om und klingelt die Glocke und schlagt den Gong und so, aber, es ist wirklich eigentlich das Wesentliche, wir ähm, Sollen wir sagen, wir müllen uns so mit Ablenkung zu, fängt vielleicht bei einem chaotischen Schreibtisch an, wie meiner jetzt momentan ist, weil ich irgendwie nicht so oft am Schreibtisch war in letzter Zeit, fängt damit an und hört damit auf, dass die E-Mail Ping macht, wenn sie ankommt.

Und wir dann sagen, oh, eine E-Mail, ganz toll. Ich meine.

1995 oder früher, als ich E-Mail hatte, da war das toll, oh, eine E-Mail ist angekommen. Und heute muss man dann sagen, ja, jetzt ist die E-Mail angekommen. Ich bin zum Beispiel davon abgekommen, abends noch E-Mails zu lesen. Also auch, wenn ich an der Headline und am Betreff sehe, okay, das ist jetzt eine wichtige E-Mail, also jetzt nicht tatütata wichtig, aber halt, ja, dann denke ich, Nein, die lese ich morgen früh, weil sonst denke ich nur die halbe Nacht darüber nach, was ich da, vielleicht ist da doch ein Problem drin und dann kostet mich das die Nacht und das mache ich nicht mehr. Also, dass man wirklich sagt, okay, ich fokussiere, ich habe jetzt zwar gesehen, die ist da und ich weiß, ich kann sie morgen lesen, da passiert nichts und jetzt arbeite ich sowieso nicht dran.

Jetzt fokussiere ich darauf, dass der Tag endet und ich irgendwie zur Ruhe komme.

Also das ist wirklich dieses Pay Attention to what you pay attention. Und im Prinzip, also ich sage mal, das erste Level GTD, also auch das, was man Workflow nennt, also das erste der zwei Module, was eher im Prinzip den Fokus herstellt, da geht es genau darum, eben um Fokus. Und um Fokus und das ist auch noch ein wichtiges Konzept, was Alan sogar getrademarkt hat. Mind like water, also vielleicht die Karate und Bruce Lee Fans unter uns kennen das. Da gibt es von Bruce Lee so einen Satz, habe einen Geist wie Wasser und er sagt, wenn das Wasser in der Tasse ist, dann hat es Tassenform und wenn es in der Kanne ist, dann hat es Kannenform und so weiter.

Und Allen verwendet auch dieses Bild, dass man einen Teich hat und man schmeißt einen Stein rein und das Wasser reagiert immer exakt adäquat zur Größe des Steins. Und das ist, glaube ich, eine ganz wichtige Geschichte, woher auch so ein bisschen dieser Produktivitätsgewinn kommt, den man bei GTD hat. Vielleicht sollte man das auch mal noch diskutieren, woher das eigentlich kommt oder was eigentlich die Konsequenz von dem ist, wenn man das anwendet. Dass man eben nicht überorganisiert ist, aber auch nicht unterorganisiert. Dass man nicht überreagiert und nicht unterreagiert. Überreagieren verballert Energie und unterreagieren führt dann irgendwie zu einer Katastrophe, die dann halt Energie kostet. Und diese GTD-Methodik sorgt eben dafür, dass…

Alles seine angemessene Aufmerksamkeit kriegt und nicht mehr und nicht weniger, also nicht ständig meinen Kopf besetzt und nicht vergessen wird auf der anderen Seite.

Götz Müller: Gut, was wären denn, wenn wir jetzt schon langsam auf das Ende gucken, was wären denn so die ersten Tipps von dir, wenn jemand die Methode noch gar nicht kennt und mit ihr starten möchte oder wenn er gesagt hat, ich habe es mal vor Jahren probiert, hat nicht funktioniert, was wären die ein, zwei Tipps von dir?

Oliver Gassner: Genau, also der leichtgewichtigste Einstieg ist in der Tat, dass wir sagen, guck dir mal ein paar Videos an. Also bevorzugt, entweder es gibt so wirklich sehr gute Erklärvideos für Getting Things Done, einfach mal bei YouTube Getting Things Done eingeben und die meisten Erklärvideos taugen auch was. Viele Videos, die erklären, wenn man GTD in einem Tool einsetzt, die taugen nichts, muss man wirklich sagen, weil die manchmal Sachen falsch verstehen oder etwas empfehlen, was wir nicht empfehlen, sagen wir es mal so rum, aber die generellen Erklärvideos zu GTD, die sind in der Regel ganz gut. Das wäre das leichtgewichtigste, oder zum Beispiel wirklich GTD und David Allen eingeben und dann hat man so Vorträge von ihm meistens zu einzelnen Aspekten von GTD. Es gibt, glaube ich, sogar ein komplettes Webinar von ihm, das er für eine große Bank gemacht hat, was online ist. Das ist ziemlich gut.

Auch wenn er da, er sitzt da so an einem Tisch und so, normal ist er besser, wenn man ihn frei laufen lässt. Und also das wäre der leichtgewichtigste Einstieg, ein paar Videos gucken zu dem Thema und wenn man dann sagt, okay das kann ich mir vorstellen, das ist mir sympathisch auch von der, Denkweise her oder von den Ansätzen her dann wirklich einfach das Buch nehmen und lesen, wobei aus meiner Sicht, also eben das Buch ist neu überarbeitet.

2014, jetzt von einem Jahr ist es rausgekommen auf Deutsch und Und es gibt so ein paar Kapitel, die man nicht unbedingt lesen muss. Gerade gegen Ende hat er ein Kapitel, wenn man es lesen will, kann man es lesen. Zum Beispiel zum Thema…

Zum Thema, oder ein paar Kapitel gegen Ende, so die letzten drei, vier muss man nicht zwingend lesen, da wird eigentlich nur erklärt, warum es funktioniert. Das ist vielleicht eher wichtig, wenn man es seinem Management dann verkaufen will und sagen will, hey, wir möchten Schulungen und da wird dann erklärt, wie auf verschiedenen Ebenen die Methoden was nützen. Dann gibt es ein Kapitel zur psychologischen Forschung. Das ist eigentlich auch ganz interessant, aber auch nicht essentiell. Also da kann man dann höchstens, wenn der Chef so auf der Wirtschaftspsychologie-Schiene ist, dann ist das sicher auch ein gutes Kapitel, was man ihm mal zeigen kann. Und dann das letzte Kapitel, der Weg zur GTD-Meisterschaft. Also ich lese es gerade auf Englisch, also so nach dem Motto, was sind denn die drei Stufen, die man so durchwandert, bis man sozusagen der GTD-Black Belt ist, der einen schwarzen Gürtel hat.

Das ist jetzt auch nicht total zwingend. Also man sollte sich auch nicht von der Dicke des Buches ablenken lassen. Es liest sich wirklich sehr leicht und sehr locker. Also ich kenne einen, der hat es an einem Tag durchgelesen, ist am nächsten Tag in den Schreibwarenladen gegangen und hat sich sozusagen das Material gekauft und hat sich das gebastelt und benutzt es seitdem. Also wenn man ein sehr fitter Leser ist, schafft man es an einem Arbeitstag, das Ding durchzulesen. Und ansonsten kann man sich so kapitelweise vornehmen und kann vielleicht einzelne Teile schon einsetzen. Der nächste Tipp zum Einstieg wäre wirklich, probiert doch einzelne Sachen aus. Also manche Dinge, die im Buch stehen, sind ein bisschen erschreckend, dass er sagt, ja, du brauchst irgendwie zwei Tage, um dir das System zu bauen und du musst dir zwei Tage freinehmen.

Das steht zwar im Buch so, aber es steht an einer anderen Stelle im Buch auch, Mensch, benutzt doch mal die Zwei-Minuten-Regel. Also das heißt, du hast da eine Aufgabe identifiziert, die dauert zwei Minuten oder weniger. Mach sie doch bitte selbst und sofort und notiere dir höchstens, was jetzt daraus folgt, ob du auf was wartest oder noch was Nächstes irgendwann machen musst.

Also diese Zwei-Minuten-Regel, das ist schon, also die könnt ihr jetzt sofort einsetzen. Noch während ihr den Podcast hört, könnt ihr sagen, okay, jetzt habe ich irgendwie, ich google jetzt mal das Buch oder so. Das kann man selbst und sofort machen und muss es sich nicht aufschreiben. Und solche kleinen Sachen oder dass man einfach Aufgaben erfasst, anstatt sie den anderen anzulächeln und so zu tun, als könnte man die im Kopf behalten. Das sind so kleine Dinge, die man tun kann und da merkt man schon sofort, wie die Produktivität dann steigt, weil man eben nichts mehr vergisst.

Götz Müller: Ja, das Anfangen, das Tun, ich denke, das ist bei allen Dingen das ganz Entscheidende.

Oliver Gassner: Also das ist ganz wichtig, man muss nicht das komplette System ab Tag 1 aufgesetzt haben und muss sich keine Schuldgefühle machen, weil man das nicht so macht, sondern man kann wirklich klein mit einzelnen Elementen anfangen und dann kann man irgendwie versuchen, Stück für Stück, wenn die gut funktionieren, andere dazuzunehmen. Es gibt immer Synergien, also sobald man zwei Module hat, hat man sozusagen schon nicht die doppelte, es verdoppelt sich nicht die Effizienz, sondern sie verdreifacht sich eher. Beziehungsweise es funktioniert dann dreimal so gut, als wenn man nur ein Element hat.

Götz Müller: Okay, prima. Ja, das war jetzt ein sehr interessanter Inhalt im Gespräch. Ich werde in den Notizen dann auch ein paar Links auf deine Seiten unterbringen, Literaturhinweis, wo sich eben die Zuhörer informieren können. Ja, prima. Vielen Dank für deine Zeit.

Oliver Gassner: Ich danke dir für das Interesse. Hat mich gefreut.

Götz Müller: Und wir begegnen uns bestimmt auf einem der nächsten Bar.

Oliver Gassner: Auf einem der nächsten Bar. Spätestens Stuttgart wahrscheinlich. Ich weiß nicht, was davor noch ist.

Götz Müller: Genau. Okay, prima. Gut.

Oliver Gassner: Okay, bis dann.

Götz Müller: Tschüss.

Oliver Gassner: Tschüss, Götz.

Götz Müller: Das war die heutige Episode zur Produktivitätsmethodik Getting Things Done im Gespräch mit Oliver Gassner. In den Notizen zur Episode finden Sie die diversen Links mit ergänzenden Informationen.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei Apple Podcasts. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

KI-generierte Zusammenfassung

In dieser Episode spricht Götz Müller mit Oliver Gassner über die Produktivitätsmethodik Getting Things Done, kurz GTD. Oliver Gassner ist einer von rund zehn zertifizierten GTD-Trainern in Deutschland und seit vielen Jahren als Berater, Trainer und Organisator von Networking-Events aktiv. Bekannt geworden ist die Methode durch David Allen, dessen Ansatz Oliver Gassner in Trainings und Vorträgen vermittelt.

Zu Beginn klärt Oliver Gassner ein verbreitetes Missverständnis: GTD ist kein Zeitmanagement. Zeit lasse sich nicht managen. Stattdessen gehe es darum, Aufmerksamkeit und Fokus zu steuern. Ergänzend komme die Perspektive hinzu, also die Klarheit darüber, wofür und in welchem größeren Zusammenhang eine Aufgabe steht. Wer Fokus und Perspektive bewusst gestalte, arbeite produktiver. Die Methode liefere dafür bewährte Vorgehensweisen, die im Kern einfach seien, jedoch konsequent angewendet werden müssten.

GTD richtet sich laut Oliver Gassner grundsätzlich an alle Menschen, die selbst entscheiden, was sie als Nächstes tun. Vom Schüler über die Führungskraft bis zum CEO könne jeder profitieren. Wer hingegen stark fremdbestimmt arbeite, etwa in einem eng getakteten Produktionsprozess, könne die Methode vor allem außerhalb dieser Tätigkeiten nutzen. Entscheidend sei der eigene Gestaltungsspielraum.

Im weiteren Gespräch geht es um Prozesse und Routinen. Oliver Gassner beschreibt GTD als System, das nur durch regelmäßige Anwendung wirksam werde. David Allen habe fünf Phasen identifiziert, die produktives Arbeiten ermöglichen: Erfassen, Klären, Organisieren, Durchsehen beziehungsweise Reflektieren und schließlich Tun. Das Erfassen aller offenen Punkte sei dabei zentral. Alles, was Aufmerksamkeit erfordere, solle zuverlässig notiert oder anderweitig festgehalten werden. Nur so entstehe ein vertrauenswürdiges System außerhalb des eigenen Kopfes.

Götz Müller spricht die Herausforderung an, diese Schritte dauerhaft routiniert umzusetzen. Oliver Gassner vergleicht GTD mit dem Surfen: Man falle immer wieder vom Brett. Auch erfahrene Anwender gerieten phasenweise aus dem Takt. Entscheidend sei, schnell wieder in das System zurückzufinden, indem man erneut sammelt, klärt und organisiert. Disziplin im klassischen Sinn sei weniger wichtig als das positive Gefühl, das durch Klarheit und Übersicht entstehe. Wer erlebt habe, wie befreiend eine leere Inbox oder eine klar definierte Next-Action-Liste wirke, wolle dieses Gefühl wiederhaben. Motivation entstehe eher durch Freude am Fortschritt als durch Druck.

Ein weiterer Schwerpunkt ist der Umgang mit Fehlern. Oliver Gassner schildert, dass er früher sehr strikt am Buch orientiert gewesen sei. Mit zunehmender Erfahrung habe er erkannt, dass GTD Spielräume lasse. Richtig sei, was für den Anwender Fokus und Perspektive schaffe. Wenn eine individuelle Struktur dabei helfe, angemessen erinnert zu werden, entspreche sie dem Geist der Methode, auch wenn sie nicht wortgleich im Buch stehe.

Als typische Fehlannahme benennt Oliver Gassner die Gleichsetzung von GTD mit einem bestimmten Software-Tool. Viele glaubten, mit dem richtigen Programm funktioniere die Methode automatisch. Tatsächlich sei GTD werkzeugunabhängig. Ob Papier, Outlook oder spezialisierte Apps genutzt würden, sei zweitrangig. Entscheidend sei die konsequente Anwendung der Prinzipien. Ein Werkzeug ersetze weder Verständnis noch Übung.

Mehrfach betont Oliver Gassner die Bedeutung der Lektüre des Buches von David Allen. Selbst erfahrene Anwender entdeckten bei erneutem Lesen neue Aspekte. Ergänzend empfehle sich der Austausch mit anderen Praktikern, um unterschiedliche Perspektiven kennenzulernen und eigene Lösungen weiterzuentwickeln.

Im Gespräch wird auch die philosophische Dimension der Methode sichtbar. David Allen fasse GTD in dem Satz zusammen: Achte darauf, worauf du deine Aufmerksamkeit richtest. Ziel sei ein Zustand, den er als „mind like water“ beschreibt. Wie Wasser, das angemessen auf einen hineingeworfenen Stein reagiert, solle der Mensch weder über- noch unterreagieren. Jede Aufgabe erhalte genau die Aufmerksamkeit, die ihr angemessen sei. So werde Energie weder verschwendet noch durch Verdrängung später teuer bezahlt.

Zum Abschluss geben Götz Müller und Oliver Gassner konkrete Einstiegsempfehlungen. Ein niederschwelliger Zugang seien Vorträge und Erklärvideos von David Allen. Wer tiefer einsteigen wolle, solle das Buch lesen, ohne sich von dessen Umfang abschrecken zu lassen. Nicht alle Kapitel seien für den Start zwingend erforderlich. Wichtig sei vor allem, ins Handeln zu kommen.

Als sofort umsetzbaren Impuls nennt Oliver Gassner die Zwei-Minuten-Regel: Aufgaben, die weniger als zwei Minuten dauern, sollten direkt erledigt werden. Ebenso könne man beginnen, alle offenen Punkte konsequent zu erfassen, statt sie im Kopf behalten zu wollen. Es sei nicht nötig, das gesamte System von Beginn an perfekt aufzusetzen. Vielmehr könne man schrittweise einzelne Elemente einführen und deren Wirkung erleben.

Götz Müller fasst zusammen, dass letztlich das Anfangen und Tun entscheidend sei. Oliver Gassner unterstreicht, dass GTD kein starres Regelwerk, sondern eine Methodologie sei, die Orientierung gebe und individuelle Anpassung erlaube. Wer bereit sei, Aufmerksamkeit bewusst zu steuern und Verantwortung für die eigene Arbeitsweise zu übernehmen, könne mit Getting Things Done nachhaltig produktiver und entspannter arbeiten.

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