Kaizen 2 go 047 : Geschäftsprozesse und Stress - GeeMco : Götz Müller Consulting

Inhalt der Episode

Welche Rolle spielen Geschäftsprozesse für das berufliche Stressaufkommen?
Was können Unternehmen tun, um Stress bei den Mitarbeitern zu vermeiden?
Welche positiven oder auch negativen Auswirkungen kann Routine in den Geschäftsprozessen auf die Beteiligten haben?
Welche Rolle spielt Stress bei der psychischen Gefährdungsurteilungen nach dem Arbeitsschutzgesetz?
Wo sollten Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeiter beginnen, wenn der betriebliche Stress überhandnimmt?

Notizen zur Episode

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(Teil)automatisiertes Transkript

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Episode 047 : Geschäftsprozesse und Stress

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Markus Frey bei mir im Gespräch. Markus Frey ist Spezialist für Stress. Redner, Buchautor in dem Umfeld. Hallo Markus.

Markus Frey: Hallo Götz, ich grüße dich.

Götz Müller: Schön, dass du heute dabei bist.

Markus Frey: Freut mich auch. Ja, danke für die Einladung.

Götz Müller: Bitteschön. So, wie ich das auch sonst immer mache, stell dich doch am besten selber unseren Zuhörern vor.

Markus Frey: Ja, die wichtigsten Stichworte hast du schon gesagt. Mein Name ist Markus Frey. Ich verdiene mein Geld als Redner. Neudeutsch heißt es heute Keynote-Speaker. Trainer, Coach, bin sowohl offline als auch online stark unterwegs, publiziere auch immer regelmäßig das eine oder andere. Ja, Buchautor hast du gesagt, 54 Jahre alt, begeisterter Familienvater nach wie vor, habe einen Hintergrund im Hochleistungssport, komme als Ursprünger von einer sportlichen Erfahrung her. Ja, das sind so vielleicht so die wichtigsten Stichworte zu meiner Person. Das hört man vielleicht am Akzent noch an. Ich komme nicht aus Köln, wo ich schon lange wohnhaft bin, sondern bin ursprünglich schweizerischer Herkunft. Meine Heimatstadt ist Basel. So, das ist, glaube ich, alles, was erstmal wichtig ist.

Götz Müller: Ja, passt absolut. So, ich habe dein Buch gelesen zum Thema Stress. Und da ich ja im Umfeld Geschäftsprozesse unterwegs bin, habe ich immer wieder Assoziationen gehabt zum Thema Geschäftsprozesse. Was würdest du aus deiner Sicht sagen, welche Rolle spielen Geschäftsprozesse für das berufliche Stress aufkommen, also Ursache von Stress?

Markus Frey: Ja, natürlich eine sehr große Herausforderung. Der Hauptgrund oder viel Stress wird oft verursacht durch Unklarheiten im Rahmen dieser Geschäftsprozesse. Unklarheiten jeglicher Art, was Priorisierungen anbelangt zum Beispiel. Unklarheiten, wer ist für was zuständig. Dann kommen Kommunikationsprobleme aufgrund dieser Unklarheiten. Das alles sind ganz große Stressfaktoren bei ganz vielen Leuten, also ganz oft in der Wirtschaft.

Götz Müller: Was sind dann so klassische Folgen von Stress in Geschäftsprozessen?

Markus Frey: Klassische Folgen, also Folgen, erstmal die persönlichen Folgen, klar, die persönlichen Folgen von Stress, das sind dann die ganzen gesundheitlichen Folgen, die ganze Latte, was man halt so kennt, vom Rückenschmerzen über Kopf und Magen und sonstigen Schmerzen. Und darüber hinaus, das ist ja dann mehr dein Thema, ist es natürlich auch immer ein großer Produktivitätsverlust, ganz klar. Und dieser Produktivitätsverlust führt dann wieder zu mehr Stress, weil die Produktivität zwar zurückgeht, aber es doch schon vorgestern erledigt sein sollte und so weiter. Da beißt ja die Katzen schon an, es kommen in den Teufelskreis rein.

Götz Müller: Absolut. Gut, Teufelskreis war schon ein gutes Stichwort. Was können Unternehmen, in der Regel jetzt halt repräsentiert durch Vorgesetzte, tun, um Stress bei den Mitarbeitern zu vermeiden?

Markus Frey: Der erste Punkt ist mal präzise Kommunikation, vor allem in dem, was jetzt erstens ist, was ist zweitens, was ist drittens. Da ist oft sehr viel Unsicherheit da und dann soll man dann doch selbst entscheiden, dann ist es aber dann doch falsch, weil zweitens halt doch erstens sein sollte und so weiter. Also ganz klare und präzise und offene Kommunikation in allen Bereichen des Geschäftslebens, sage ich jetzt mal. Das ist eigentlich so, dass alle wichtig sind. Denn wenn die Kommunikation stimmt, dann schafft man auch mal zwischenzeitlich einen größeren Arbeitsanfall. Das ist zwar dann auch ein gewisser Stressfaktor, aber er ist nicht halb so groß, wie wenn eben großer Arbeitsanfall und schlechte Kommunikation dann zusammenkommt. Dann wird es oft dramatisch.

Götz Müller: Das heißt, da höre ich auch so ein bisschen raus, die reine Arbeitsbelastung vom Volumen her, das ist gar nicht mal das große Problem.

Markus Frey: Das kann schon ein Problem sein, ist aber in der Tat nicht das größte Problem, beziehungsweise es wird dann massiv verschärft durch diese Kommunikationsunklarheiten. Die Kommunikationsunklarheiten sind viel, viel größere Stressfaktor oder auch, Oder auch Zwistigkeiten jeglicherweise Art, die es ja auch in der Wirtschaft zuhauf gibt, Missverständnisse und so weiter. Das sind eigentlich die ganz großen Stressfaktoren meiner Meinung nach weit vor quantitativen Faktoren wie eben Arbeitsanfall oder auch Zeitdruck und vielen anderen Dingen, die wir auch kennen, die auch stressverschärfend sein können. Aber dieser Kommunikationsaspekt, den halte ich für noch bedeutsamer. Ja, kann ich. Beziehungsweise es verschärft dann halt die Sache dann sehr oft sehr stark.

Götz Müller: Ja, kann ich absolut nachvollziehen. Was für einen Tipp würdest du jemandem geben, der jetzt selber in Geschäftsprozessen unter Stress leidet, wenn sie den Eindruck haben, es sind die Geschäftsprozesse, über das hinaus Kommunikation verbessern, hat ja immer was mit zwei Seiten zu tun.

Markus Frey: Offensive. Ganz klar offensive. Also ob jetzt jemand in der vorgesetzten Funktion ist oder auch in der untergebenen Funktion, offensive. Also auf den, der hauptbetroffen ist in Sachen Zusammenarbeit, in Sachen Priorisierung, auf den zugehen und sagen, pass mal auf, wir müssen jetzt das zurückstellen und das jetzt vorziehen, priorisieren oder eben, wenn das nicht klar ist, dass dann halt auch der Untergebene den Mut hat, hat dann auch wieder mit der Kommunikationskultur zu tun, aber auch den Mut hat, auf den Vorgesetzten zuzugehen und sagen, pass mal auf, Chef, du hast mir jetzt das und das gegeben, jetzt obendrauf hast du mir jetzt noch das gepackt, Und jetzt sag mir bitte, ob ich jetzt das gleich jetzt machen muss, dann kann ich aber nicht gleichzeitig B machen.

Das sticht sich. Also ich kann, ja, auch meine Arbeitskraft ist begrenzt und ich möchte sie auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist. Und das ist mir jetzt im Moment gerade nicht so klar. Also diese Offensive in der Kommunikation bzw. Das Schaffen einer Kommunikationskultur, die eben diese Offensive auch erlaubt, ohne dass da eine Angst haben muss, er kriegt jetzt gleich einen über den Deckel oder wie auch immer.

Das ist das Allerwichtigste. Das sagt jetzt einer, der sonst Stressseminare macht und keine Kommunikationsseminare. Aber darum kommen wir nicht herum, um diese offene Kommunikationskultur und den Mut zur Offensive in der Kommunikation erlaubt. Das ist meiner Meinung nach das Allerwichtigste. Und dann, das ist dann wieder mehr Chefsache oder gehängt dann auch miteinander zusammen, dass ich eben genau weiß, was ich will, was eben erstens und zweitens, was das drittens ist. Und das ist oft unklar, auf allen Ebenen unklar, also bis in die obersten Führungsetagen ist das leider oft unklar. Man glaubt es kaum, aber die Leute wissen oft nicht, was sie wirklich wollen. Klar, sie haben Wünsche, sie wollen Umsatzsteigerung und alles Mögliche. Aber wie diese Umsatzsteigerung zu erreichen ist, mit welchen Priorisierungen, mit welchen Punkten, in welcher Reihenfolge, das alles ist sehr, sehr wichtig und das wird oft geholfen.

Nicht vernachlässigt, nicht darüber nachgedacht oder wenn darüber nachgedacht worden ist, nicht entsprechend kommuniziert. Das sind so meiner Erfahrung nach die allergrössten Stressfaktoren. Also wenn ich in Seminare komme, wenn ich in Firmen reinkomme und dann die Leute mir so irgendwelche, dann sich bei mir beklagen, so unter vier Augen, so auf dem Weg zur Türe dann noch raus, aber wissen sie, dann kommt immer irgendein Kommunikationsproblem. Die Mitarbeiter mauern nur zum Beispiel oder die Chefs lassen nicht mit sich diskutieren, was weiß ich dann halt noch. Ja, okay.

Götz Müller: Jetzt in den Dingen, die du gerade erwähnt hast, habe ich einen Punkt rausgehört, auch wenn du den Begriff nicht genannt hast, und zwar das Thema Multitasking, wenn ich eben keine klaren Prioritäten, keine klare Reihenfolge habe. Ich könnte mir vorstellen, dass auch Multitasking eine Stressursache ist, oder?

Markus Frey: Zum Mitschreiben, Multitasking ist Selbstbetrug. Schlicht und ergreifend. Also ich kann gleichzeitig Kaugummi kauen und pinkeln, das geht.

Das war es dann aber auch schon. Unser Gehirn kann nicht zwei Dinge gleichzeitig tun. Ich kann höchstens mal etwas nebenher laufen lassen, das hochgradig automatisiert ist. Dann geht es mal. Aber gleichzeitig E-Mails angucken, wenn wir zum Beispiel miteinander sprechen, geht nicht. Und viele andere Sachen gehen nicht. Multitasking wird immer mit zwei Punkten erkauft. Erstens mit einer erhöhten Fehlerhäufigkeit. Und zweitens mit einer höheren Gesamtzeit, als wenn man es jetzt auf zwei Dinge beschränkt, wenn man die zwei Dinge hintereinander gemacht hat. Immer. Eins von beiden immer. Oft beides. Weil wenn die Fehlerhäufigkeit steigt, weil ich den Fehler ja dann auch wieder korrigieren muss, steigt dann auch die Gesamtzeit der benötigten Zeit für zwei oder mehr Arbeiten. Multitasking funktioniert schlicht nicht. Unser Gehirn ist nicht darauf ausgelegt. Wir können nur einen Gedanken gleichzeitig denken. Das ist mittlerweile von der Hirnforschung auch vielfach belegt. Selbstbetrug par excellence.

Götz Müller: Manche Dinge, du hast gerade erwähnt, die so völlig entkoppelt sind, da ist es theoretisch, wobei man dann glaube ich nicht von Multitasking im eigentlichen Sinn reden könnte. Wenn ich also ein hohes Maß an Routine habe, also ich zum Beispiel habe jetzt nicht große Schwierigkeiten, Rasen zu mähen und nebenher einen Podcast zu hören.

Markus Frey: Ja, da ist eben das Rasenmähen hochgradig automatisiert, da muss ich nicht drüber nachdenken, da muss ich nur hinter dem, dass das geht.

Götz Müller: Und auf was ich damit jetzt praktisch raus will, also im Rasenmähen habe ich einfach eine hohe Routine, es ist vergleichsweise einfach, Steine habe ich schon vor vielen Jahren aus dem Rasen rausgesammelt, was würdest du sagen, welche positiven oder auch negativen Auswirkungen hat Routine einerseits auf Stress und dann eben in dem Kontext Geschäftsprozesse auf die Beteiligten?

Markus Frey: Zunächst einmal eine positive. Also unser Gehirn liebt Regelmäßigkeit. Mal ganz allgemein gesagt, mal ganz glatt gesagt. Und da hilft es natürlich sehr, wenn ich in irgendeinem Arbeitsprozess, einem Arbeitsablauf eine gewisse Erfahrung habe, eben eine gewisse Routine habe und das so ablaufen lassen kann. Es kann natürlich dann sein, wenn jetzt in einem Bereich, wo hohe Kreativität gefragt ist, dass ich Routinen auch mal durchbrechen muss, um des Resultates willen, weil eben neue Lösungen gefragt sind, dann muss ich auch eine Routine mal durchbrechen. Das heisst, wenn ich nur auf Routine bin und ich nur scharf auf Routine bin, Dinge, wo ich ganz genau weiss, nach A mache ich B, nach B nach C und nach Y mache ich Z.

Dann sollte ich vielleicht nicht in einem Arbeitsbereich arbeiten, wo sehr viel Kreativität gefordert ist. Das denke ich mal ist einsichtig da muss ich auch Routinen mal durchbrechen aber grundsätzlich liebt unser Gehirn Regelmäßigkeiten und, Gleichmäßigkeiten von daher haben Routinen zunächst mal eine stressreduzierende Wirkung ganz klar.

Götz Müller: Wo siehst du dann negative Auswirkungen von Routine?

Markus Frey: Ja, das ist eben überall da, wo kreative Lösungen, neue Lösungen für neue Probleme gefragt sind. Da kann ich nicht einfach nur die alten Routinen ablaufen lassen. Da muss ich auch mal querdenken. Da muss ich mal meinen üblichen Ablauf auch mal verlassen. Mal mit anderen Leuten reden als immer nur mit dem einen, sondern auch mit dem anderen, der ganz anders gestrickt ist und vielleicht eine andere Denke drauf hat, dann können Routinen auch mal hinderlich sein in so einem Kontext. Aber im Sinne des Stressmanagements sind Routinen schon hilfreich erst mal. Und von daher empfehle ich auch.

Er schafft möglichst viele Routinen, die so im Tagesverlauf so möglich sind. Das heisst jetzt nicht, dass jeder immer nur die allerlangweiligsten Arbeiten jetzt machen muss, aber dass er zum Beispiel weiß, von 8 bis 10 mache ich das, von 10 bis 12 mache ich das. Je mehr jemand blockweise arbeiten kann, je produktiver wird er in der Regel schlussendlich auch sein. Und dann schlussendlich am Ende des Tages auch arbeitszufriedener, weil er merkt oder sich klar ist, so das und das habe ich geschafft. Was bei unstrukturiertem Arbeiten, wo einer jederzeit unterbrochen werden kann, weniger der Fall ist.

Götz Müller: Ja, ich würde das jetzt mal als mentale Rüstzeit bezeichnen. Rüsten ist eine Sache, die man geschätzt in Produktionsprozessen natürlich eher vermeiden will. Andererseits braucht man es trotzdem, wenn man halt auf den One-Piece-Flow, also jetzt in der Produktion strebt man grundsätzlich mal danach, möglichst wenig zusammenzufassen, weil das dann immer wieder die Durchlaufzeit erhöht. Ich glaube, es ist ein gewisses Dilemma, wo man sich ganz wichtig, vor allen Dingen eben bewusst sein muss, was gerade passiert.

Markus Frey: Ja, es kann Dilemmata entstehen. In Produktionsprozessen bin ich jetzt weniger zu Hause, muss ich auch gestehen. Grundsätzlich ist es aber schon so, dass blockweises Arbeiten, ich habe jetzt vor allem mit Wissensarbeitern zu tun, dass blockweises Arbeiten meistens produktiver ist. Also das kann man grundsätzlich festhalten, wie es jetzt in speziellen Produktionsprozessen, sehr spezifischen Produktionsprozessen, kann es auch mal anders sein, das will ich gar nicht abstreiten. Aber die Regel ist es nicht, würde ich sagen. Jedenfalls ein Kausal von Produktionsprozessen.

Götz Müller: Man muss hier trennen zwischen dem Thema Produktivität auf der einen Seite. Natürlich, wenn ich den ganzen Tag acht Stunden am Stück das Gleiche mache und gar nicht, ich bleibe bei dem Begriff Rüsten, in welcher Form auch immer bin, dann bin ich natürlich… Produktiver, ja, aber ich habe natürlich das Dilemma, dass ich halt mit was Neuem erst am nächsten Tag anfangen kann und wenn das Neue dann aber halt wichtig ist und ich sage, jetzt mache ich halt mal einen Tag das, dann habe ich halt eine erhöhte Durchlaufzeit. Das ist so das Dilemma.

Markus Frey: Das kann, ja, das sehe ich dann ein. Aber ich habe eigentlich eher das andere Extrem. Dass so ein Büroarbeiter, der alle paar Minuten unterbrochen wird, weil jeder irgendeiner zur Türe reinschneit und irgendetwas wissen will. Und jedes Mal, wenn er unterbrochen wird, braucht er wieder ein paar Minuten, bis zu acht Minuten, bis er wieder im alten Prozess drin ist. Und das ist eigentlich eher die Problematik, mit der ich konfrontiert bin, als einer, der jetzt wirklich viele Stunden nur das eine macht und dann nur noch eine zweite Sache eigentlich machen müsste. Ja, mit dem bin ich persönlich wenig konfrontiert, die es aber durchaus auch geben mag.

Götz Müller: Mir kam jetzt gerade noch ein Gedanke, es steht ja immer wieder die Frage, auch bei mir, wenn es um Verbesserung geht, muss ich ja etwas verändern, sonst kann sich nichts verbessern. Und da steht immer die Frage im Raum, was verursacht denn den Widerstand gegen die Veränderung? Und da kam mir jetzt gerade der Gedanke, dass die Veränderung an sich ja unter Umständen auch Stress erzeugt. Wie siehst du das?

Markus Frey: Die Veränderung erzeugt nicht den Stress, sondern das, was ich über die Veränderung denke. Und wir in Deutschland sind, in der Schweiz übrigens auch, insgesamt in Mitteleuropa, sind mehr als Leute in anderen Kulturkreisen sehr, sehr stark sicherheitsorientiert. Und alles, was sich jede Veränderung, Bedeutet erstmal Unsicherheit, weil es ist ja neu, ich weiß nicht mehr, wie es funktioniert, ich weiß, wie das Alte funktioniert hat oder auch nicht.

Und wenn ich sehr stark sicherheitsorientiert bin in verschiedenen Bereichen des Lebens, dann tue ich mich mit Veränderungen sehr schwer. Das ist so ein Hauptpunkt. Und die Frage ist jetzt auch wieder, was für eine Philosophie, persönliche Lebensphilosophie in Bezug auf Neues, in Bezug auf Veränderung, lebt jeder einzelne Mitarbeiter ganz persönlich. Das ist der eine Punkt. Und der zweite Punkt, wir hatten es schon mal, ist wieder die Kommunikationskultur. Wenn ich eine beschissene Kommunikationskultur habe, dann habe ich bei jeder Veränderung natürlich gewaltig Stress in der Mitarbeiterschaft. Das ist ganz klar. Das ist eben, also diese zwei Punkte, Kommunikationskultur, das ist dann mehr das Außen. Und dann die Kommunikation jedes Einzelnen mit sich selber bezüglich des Neuen, bezüglich der Veränderung. Das sind so die entscheidenden Punkte, dass… Change-Management heißt das heutzutage, dass das gelingt oder eben noch nicht.

Götz Müller: Ja, sehr nachvollziehbar. Jetzt möchte ich noch offen, oder nicht noch, wir haben noch ein paar Punkte, aber auf den Aspekt, der jetzt in Deutschland, das kriegst du sicher auch mit, relativ aktuell gerade ist, seit ein paar Jahren, aber mittlerweile sehr stark ankommt, nämlich das Thema psychische Gefährdungsbeurteilung, Arbeitsschutzgesetz. Was würdest du sagen, welche Rolle spielt da der Stress auf das? Und dann eben in der Endfolge, darum ist das ganze Thema hochgekommen, das weite Feld des Burnouts und so weiter?

Markus Frey: Ja, es ist ein sehr weites Feld. Zunächst einmal, es spielt nicht die einzige Rolle. Das ist mal wichtig zu verstehen, weil in der öffentlichen Diskussion wird oft so getan, wie wenn es eine reine Stressgeschichte wäre, diese psychische Gefährdung, da ist man das eine, und die Stressgeschichte wiederum allein auf die Quantität der Arbeit zurückzuführen, also den Arbeitsanfall, die Arbeitsstunden und so weiter, oder eben Erreichbarkeit und so weiter.

Das stimmt nur zum Teil. Also der Stress, ja durchaus auch Arbeitsanfall, spielt eine Rolle, aber die größere Rolle spielen wieder die Dinge, die ihr jetzt schon ein paar Mal genannt habt, wieder Kommunikationskultur, Mobbing-Geschichten und so weiter. Innere Kommunikation, Kommunikation, Chefmitarbeiter und so weiter. Die spielen an dieser Stelle bei berufsbedingten, arbeitsbedingten psychischen Gefährdungen die weitaus höhere Rolle als jetzt eben die quantitativen Geschichten. Weil zwischenzeitlicher Stress oder zwischenzeitlicher erhöhter Arbeitsanfall ist nicht das Problem. Das Problem wird es erst dann.

Erstens dauerhaft ist, also einfach dann wirklich zu viel ist. Und zweitens, wenn eben diese innerbetrieblichen Kommunikationen, wenn die nicht funktionieren. Das sind so die Hauptpunkte. Im Übrigen war nicht davor, die Wirkungen von solchen Gesetzen zu überschätzen. Das scheint mir in der öffentlichen Diskussion auch sehr stark zu sein. Es wird weit überschätzt, beziehungsweise ich habe die ganz große Befürchtung.

Dass es dann einfach nur verschoben wird. Zum Beispiel von Menschen, die mit tarifgebundenen Arbeitsverträgen sind, zu denen, die außertariflich angestellt sind, außertariflich gebunden sind. Oder dann halt nach oben zu den Chefs oder wie auch immer, irgendjemand, der sich dann weniger stark wehren kann, wird es dann verschoben und das Problem letztendlich gar nicht gelöst. Nein, wir müssen erkennen, oder die Betriebe müssen erkennen, die Agierenden im Wirtschaftsprozess müssen erkennen, sprich jetzt also Gewerkschafter und Arbeitgeber, wir sitzen alle im gleichen Boot und wir müssen da neue Lösungen finden, eventuell auch neue Arbeitsprozesse, eventuell auch mal.

Neue technischen Hilfen und zwar so, dass dann nicht einfach wieder Arbeit oben drauf gepackt wird, wenn man wieder irgendwo durch irgendeine technische Hilfe, durch ein Tool oder was weiß ich, Zeit eingespart hat. Ja, das vielleicht so allgemein gesagt und vielleicht noch mal kurz zur Burnout-Problematik, die da noch einmal eine Spezialstellung hat. Die Burn-out-Problematik, die.

Korreliert zwar mit Stress, aber da spielt auch die persönliche Disposition eine Rolle. Es ist oft sehr nahe an der Depression oder es ist eine Form der Depression. Burnout ist vor allem ein Verlust des Gefühls für den Sinn des Lebens im Allgemeinen, der persönlichen Arbeit im Speziellen. Das sagen direkt Betroffene in Umfragen immer wieder, wenn sie gefragt werden, woran hast du gemerkt, hast du zuerst gemerkt, dass mit dir was nicht stimmt, dass es in Richtung Burnout gehen würde, dann sagen die gar nicht so oft, ja die Arbeit wurde zu viel oder so. Sondern eben sowas ich habe das sinngemäß ungefähr das Gefühl für den Sinn meines Lebens im Allgemeinen meine Arbeit im Speziellen verloren die berühmte Frage, warum machst du das Ganze eigentlich so überhaupt, das ist das ist.

Diese weichen Faktoren rundherum sind viel wichtiger als die Arbeitsanfall Geschichte was nicht heißt Was nicht heißt, dass unsere Belastungsfähigkeit, deine wie meine und unsere aller Arbeitsbelastungsfähigkeit, die ist begrenzt. Ganz klar. Die hat ihre Grenze und wir sollten nichts so tun, wie wenn wir ohne Ende belastbar wären, sind wir alle nicht.

Aber ich bringe es immer so auf den Punkt, ein Mensch, der in seiner Arbeit einen Sinn sieht, der von Mitarbeitern, Vorgesetzten, Kunden und so weiter, dessen Arbeit geschätzt wird, er positive Rückmeldungen auf diese Arbeit bekommt. Wenn mal was schief geht, auch mal eine negative, aber eben auch positive, wenn es gut läuft. Und ja, so sich grundsätzlich wohlfühlt und seine Arbeit grundsätzlich Spass macht. Der ist mit einer 60-Stunden-Woche weniger Burnout gefährdet, als der mit einer 35-Stunden-Woche oder noch weniger oder sogar mit einem Halbtagsjob, der gemobbt wird, der keinen Sinn mehr in seiner Arbeit sieht, dessen Vorgesetzte nur Rückmeldung geben, wenn irgendwas schiefläuft und ansonsten nach dem Motto leben, nichts gesagt ist genug gelobt oder sowas. Ja, so könnte man es auf den Punkt bringen.

Götz Müller: Da höre ich jetzt raus, vor allen Dingen, Stress ist dann weniger eine Ursache, sondern mehr ein Indikator. Kann man das so formulieren?

Markus Frey: Ja, könnte man so formulieren, ja.

Götz Müller: Und dann bezogen auf die letzten Sätze von dir, das sind glaube ich Sachen seit den Büchern von Viktor Frankl, wissen wir das? Was sind für Leistungen oder für auch Leidensfähigkeit. Verursachen ist wieder falscher Begriff, aber wenn ich…

Markus Frey: Frankl sagt, man kann Sinn auch sogar im Leiden finden. Er ist ja ein Überlebender des Holocaust und hat sehr beeindruckende Bücher geschrieben und freue mich sehr, dass du mich auf Richter Frankl, ansprichst, weil seine Bücher sind in der Tat die wichtigste Grundlage meiner Arbeit, das ist so schön.

Götz Müller: Das wusste ich jetzt noch nicht aber schön gut gehen wir mal wieder ein bisschen stärker noch auf die betrieblichen Verhältnisse zurück, eine Frage die bei mir jetzt noch entstanden ist was würdest du sagen, wer ist stärker vom Stress betroffen Führungskräfte oder Mitarbeiter

Markus Frey: Schwierige Frage. Es gibt Untersuchungen, die in die eine und Untersuchungen, die in die andere Richtung gehen. Ich würde fast sagen, also ich persönlich aus meiner Erfahrung würde sagen, am stärksten stressgefährdet ist so die mittlere Führungsebene. So die Sandwich-Position. Das ist jetzt meine persönliche Erfahrung. Ein anderer würde vielleicht etwas anderes sagen. Grundsätzlich haben natürlich Leute in mittleren oder unteren Chargen weniger Gestaltungsspielräume. Und wenige Gestaltungsspielräume korreliert schon stark mit erhöhtem Stress. Also von daher kann man sagen.

Generell über einen großen Haufen gesehen sind die mittleren, unteren Ebenen eher gefährdeter. Was im Einzelfall aber wieder völlig falsch sein kann, weil es gibt auch viele, viele, viele Führungskräfte, Unternehmer, Selbstständige, die überziehen, die dann tatsächlich auch körperlich überziehen. Weil sie zum Beispiel auch überhaupt keine Beziehung mehr haben zum eigenen Körper, zu eben dieser Begrenztheit, die durchaus auch zu beachten ist. Die diese Beziehung nicht mehr haben, sehr unregelmäßig schlafen und essen. Jetzt sind wir wieder bei den Routinen. Auch regelmäßige Schlafengehenszeiten, inklusive immer gleicher Bettgehzeiten, Die beiden Aufstehzeiten wären eigentlich sehr hilfreich, sind bei vielen ein frommer Wunsch, weiß ich. Also von daher ist es schwierig zu beantworten. In der großen Masse nochmal, in der großen Masse eher die mittleren, unteren Chargen. Im Einzelfall kann das genau umgekehrt sein.

Götz Müller: Jetzt zum Abschluss, aber ich glaube, zum Teil hast du die Antwort schon gegeben. Wenn jetzt Unternehmen, Führungskräfte, Mitarbeiter alle gemeinsam anfangen wollen, Gegen das Thema betrieblichen Stress vorzugehen, was wäre dein Tipp? Wo sollen sie anfangen?

Markus Frey: Anfangen bei der Kommunikationskultur wieder. Das ist zunächst mal ganz sehr offen kommunizieren, eine Kommunikationskultur schaffen im Betrieb, eine Kommunikationskultur der Offenheit schaffen. Das ist meiner Meinung nach das Allerwichtigste. Und dann können auch mal Probleme kommen, aber dann löst man sie eben gemeinsam und nicht gegeneinander und nicht so mit der Haltung, ja, da soll ich jetzt mal gucken, wie er klarkommt, in welche Richtung auch immer. Diese Kommunikationskultur ist das Allerwichtigste und dann auch, das ist jetzt mehr von jetzt wieder Richtung Führungskräfte, Richtung Chefs, Klarheit schaffen, auch gegenüber sich selber Klarheit schaffen, was ist erstens, was ist zweitens, was ist drittens, was will ich eigentlich überhaupt mit meinem Leben in diesem Jahr, in diesem Monat, in dieser Woche an diesem heutigen vermahledeiten Arbeitstag. Also vom großen Lebensziel bis zum einzelnen Arbeitstag, was will ich überhaupt? Das ist der entscheidende Punkt.

Und wenn die Leute nicht genau präzise wissen und nicht sagen können, was sie wollen, das ist meiner Meinung nach immer noch der Stressfaktor Nummer eins, sowohl im persönlichen als auch im betrieblichen.

Götz Müller: Da kommt mir jetzt sofort wieder das eine wichtige Prinzip im Lean Management in den Sinn, nämlich der Respekt vor den Menschen, auch in der Form eben, dass man klar mit ihnen kommuniziert, klare Erwartungen äußert Bis hin zu dem Aspekt Lebenszeit einfach mal mit einbeziehen. Es sind auch Menschen und sie verbringen einen Großteil ihrer Zeit im Unternehmen und dann sollte ich das auch wertschätzen.

Markus Frey: Ja, und genau das, da das mal, das mal und jetzt nehme ich gleich noch das Stichwort Erwartungen auf. Die Erwartungen müssen formuliert und definiert sein. Sie müssen auch begrenzt sein, wo die Erwartung aufhört und so weiter, Aber sie muss kommuniziert und definiert sein. Das Schlimmste sind Erwartungen, die diffus im Raum rumwabern, aber nicht klar formuliert sind. Dann hat der Mitarbeiter immer das Gefühl, egal was ich mache, es ist immer zu wenig. Und der Vorgesetzte hat vielleicht das Gefühl, der will nicht oder irgendetwas. Also diffuse, nicht präzisierte Erwartungen, das ist echt ein schlimmes Rattengift für die betriebliche Atmosphäre. Und betriebliche Atmosphäre korreliert unmittelbar mit Produktivität insgesamt, mit der Belastungsfähigkeit des einzelnen Mitarbeiters ebenso. Ja, prima.

Götz Müller: Das ist jetzt auch irgendwo ein gutes Schlusswort im Sinne von, ich muss mit den Menschen reden. Um dann Stress zu vermeiden, um Stress erst gar nicht entstehen zu lassen. Markus, ich danke dir für deine Zeit, für das interessante Gespräch, für die interessanten Inhalte. Ich kann mir sehr gut vorstellen, dass da für die Zuhörer einige interessante Impulse dabei sind, auch wenn sie sich vielleicht relativ spitz nur mit dem Thema Geschäftsprozesse beschäftigen. Also nochmal vielen Dank.

Markus Frey: Ja, herzlichen Dank auch. Ich habe mich sehr gefreut, da einiges weitergeben zu können und hoffe, dass da wirklich ein Nutzen für deine Hörer dabei gewesen ist.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Markus Frey zum Thema Geschäftsprozesse und Stress.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei Apple Podcasts. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

KI-generierte Zusammenfassung

In dieser Episode spricht Götz Müller mit Markus Frey über den Zusammenhang zwischen Geschäftsprozessen und Stress im beruflichen Umfeld. Markus Frey ist Redner, Trainer, Coach und Buchautor mit Schwerpunkt Stressmanagement. Er bringt neben seiner langjährigen Erfahrung auch einen Hintergrund im Hochleistungssport mit und verbindet in seiner Arbeit psychologische, organisatorische und persönliche Aspekte.

Zu Beginn richtet Götz Müller den Fokus auf die Rolle von Geschäftsprozessen als mögliche Stressursache. Für Markus Frey ist klar: Eine der größten Stressquellen im Unternehmen sind Unklarheiten. Unklare Prioritäten, unklare Zuständigkeiten und mangelnde Transparenz in Abläufen führen fast zwangsläufig zu Missverständnissen. Daraus entstehen Reibungsverluste, Konflikte und Unsicherheiten, die sich direkt auf das Stressniveau der Beteiligten auswirken.

Als typische Folgen von Stress beschreibt Markus Frey sowohl gesundheitliche Auswirkungen als auch Produktivitätsverluste. Körperliche Beschwerden wie Kopf- oder Rückenschmerzen sind nur die sichtbare Seite. Auf organisationaler Ebene entsteht ein Teufelskreis: Sinkende Produktivität erhöht den Druck weiter, Aufgaben bleiben liegen, Erwartungen steigen. Stress verstärkt sich selbst.

Auf die Frage, was Unternehmen konkret tun können, betont Markus Frey die zentrale Bedeutung einer klaren und offenen Kommunikation. Entscheidend sei, eindeutig zu klären, was Priorität eins, zwei oder drei ist. Gerade Unsicherheit in der Priorisierung führe zu innerer Anspannung. Dabei gehe es nicht nur um die Führungskräfte. Auch Mitarbeitende sollten den Mut haben, aktiv nachzufragen, wenn widersprüchliche Erwartungen bestehen. Eine Kultur, in der solche Rückfragen möglich sind, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen, sei essenziell.

Ein weiterer Schwerpunkt ist das Thema Multitasking. Markus Frey bezeichnet Multitasking als Selbsttäuschung. Das Gehirn könne nicht zwei anspruchsvolle Tätigkeiten gleichzeitig ausführen. Die Folge seien mehr Fehler und ein höherer Zeitaufwand. Zwar seien automatisierte Routinetätigkeiten kombinierbar, etwa eine einfache körperliche Tätigkeit mit einem Hörformat. Doch komplexe Aufgaben erforderten volle Konzentration. Gerade in Wissensarbeit führe ständiges Umschalten zu erheblichen Effizienzverlusten und zusätzlichem Stress.

Im Zusammenhang mit Routinen differenziert Markus Frey deutlich. Grundsätzlich liebt das Gehirn Regelmäßigkeit. Routinen reduzieren Stress, weil sie Sicherheit und Vorhersehbarkeit schaffen. Blockweises Arbeiten, also klar strukturierte Zeitfenster für bestimmte Aufgaben, steigere sowohl Produktivität als auch Zufriedenheit. Wer hingegen permanent unterbrochen werde, brauche oft mehrere Minuten, um wieder in einen gedanklichen Arbeitsfluss zu finden.

Gleichzeitig warnt Markus Frey vor einer Überbetonung von Routinen in kreativen Kontexten. Wo neue Lösungen gefragt sind, müssten gewohnte Denkmuster bewusst verlassen werden. Kreativität entstehe häufig durch Perspektivwechsel und den Austausch mit Menschen, die anders denken. Hier könne starre Routine hinderlich sein.

Ein weiterer zentraler Punkt ist der Umgang mit Veränderung. Auf die Frage, ob Veränderung selbst Stress auslöst, antwortet Markus Frey differenziert: Nicht die Veränderung an sich verursache Stress, sondern die Bewertung der Veränderung. Besonders in sicherheitsorientierten Kulturen werde Neues oft als Bedrohung empfunden. Neben der individuellen Haltung spiele auch hier wieder die Kommunikationskultur eine entscheidende Rolle. Schlechte Kommunikation verstärke Unsicherheit massiv.

Im Kontext der psychischen Gefährdungsbeurteilung und der öffentlichen Diskussion um Burnout ordnet Markus Frey das Thema Stress ein. Er betont, dass psychische Belastungen nicht ausschließlich auf hohe Arbeitsmenge zurückzuführen seien. Zwischenzeitliche Belastung sei meist unproblematisch. Kritisch werde es bei dauerhafter Überforderung und insbesondere bei dysfunktionaler Kommunikation, Mobbing oder fehlender Wertschätzung.

Burnout beschreibt Markus Frey weniger als reine Stressfolge, sondern als Sinnkrise. Er verweist auf die Gedanken von Viktor Frankl, dessen Arbeiten für ihn eine wichtige Grundlage darstellen. Viele Betroffene berichten nicht zuerst von zu viel Arbeit, sondern vom Verlust des Sinnempfindens. Wer Sinn in seiner Tätigkeit erlebt und Wertschätzung erfährt, sei selbst bei hoher Wochenarbeitszeit weniger gefährdet als jemand, der bei geringer Arbeitszeit dauerhaft entwertet werde.

Auf die Frage, wer stärker betroffen ist, Führungskräfte oder Mitarbeitende, verweist Markus Frey auf unterschiedliche Studienlagen. Aus seiner Erfahrung seien besonders Personen in mittleren Führungspositionen gefährdet, die zwischen Erwartungen von oben und Anforderungen von unten stehen. Generell erhöhe ein geringer Gestaltungsspielraum das Stressrisiko. Gleichzeitig könnten auch Unternehmer und Führungskräfte durch Selbstüberforderung in problematische Situationen geraten.

Zum Abschluss formuliert Markus Frey eine klare Empfehlung: Der Ansatzpunkt zur Reduzierung von betrieblichem Stress ist die Kommunikationskultur. Erwartungen müssten klar formuliert, Prioritäten transparent gemacht und Ziele eindeutig benannt werden. Diffuse Erwartungen seien ein massiver Belastungsfaktor, weil sie permanent das Gefühl erzeugten, nie genug zu leisten. Führung beginne daher mit Klarheit über die eigenen Ziele, vom langfristigen Lebensentwurf bis zum konkreten Arbeitstag.

Götz Müller greift diesen Gedanken auf und verbindet ihn mit dem Prinzip des Respekts gegenüber Menschen. Wertschätzung zeige sich auch darin, klare Erwartungen zu formulieren und Lebenszeit als wertvolle Ressource anzuerkennen. Beide Gesprächspartner sind sich einig: Wer Stress wirksam begegnen will, muss vor allem eines tun – miteinander reden, klar priorisieren und Verantwortung für die eigene Kommunikation übernehmen.

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