Kaizen 2 go 060 : GoBD-Prozesse und Kassensysteme

 

Inhalt der Episode

  • GoBD – Was ist das überhaupt und wer ist davon betroffen?
  • Welche Rolle spielt der Steuerberater, der Unternehmer und die IT?
  • Die elektronische Rechnung, Standards, Prozesse und das Finanzamt
  • Elektronische Kassensysteme

Notizen zur Episode

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(Teil)automatisiertes Transkript

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Episode 060 : GoBD-Prozesse und Kassensysteme

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Simon Hart bei mir im Gespräch. Wir unterhalten uns Steuerberater, wir unterhalten uns über die GOBD, die Grundlagen der ordentlichen Buchführung und noch ein paar andere Dinge, die Prozesse, die da dahinter stecken und dann werden wir wahrscheinlich noch einen kleinen Ausflug in Richtung Kassensysteme machen. Hallo Herr Hart.

Simon Hart: Hallo Herr Müller.

Götz Müller: Schön, dass Sie heute Morgen dabei sind. Wie ich das sonst auch mal mache, Sie können sich viel besser vorstellen, als ich das tun kann. Deshalb, bitteschön.

Simon Hart: Ja, vielen Dank. Ja, wie Sie gerade schon gesagt haben, Herr Müller, mein Name ist Simon Hart. Ich bin Steuerberater, habe eine Kanzlei in Kernen im Remstal. Und genau, ich freue mich, dass wir heute Morgen die Möglichkeit haben, das Thema GOBD gemeinsam mal zu beleuchten.

Götz Müller: Jetzt haben wir mit Sicherheit nicht nur Steuerberater unter unseren Zuhörern. Das heißt, für die meisten mag das jetzt erstmal eine Abkürzung sein, von der sie unter Umständen noch nie was gehört haben. Deshalb zum Einstieg einfach mal die Frage, damit die Zuhörer einen Hintergrund haben, was ist denn die GOBD überhaupt?

Simon Hart: Ja, GOBD steht für eine Abkürzung. Ausgesprochen verbirgt sich dahinter der Satz Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, von Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie Regelungen zum Datenzugriff. Relativ umfangreich, deshalb packt man das in diese prägnante kurze Abkürzung GOBD. Konkreter können wir vielleicht sagen, die GOBD sind letztlich die Anforderungen, die die Finanzverwaltung definiert hat. Und zwar immer dann, wenn es um den Bereich Besteuerung und Rechnungswesen geht und dieser Prozess eben IT-gestützt abläuft.

Götz Müller: Genau, das war schon ein gutes Stichwort Prozess. Das ist auch für mich immer der Grund, warum ich mich letzten Endes überhaupt hier mit jemandem unterhalte. Die GOBD, glaube ich, hat ja eine gewisse Historie, die man, um den Gesamtkontext zu verstehen, glaube ich, auch nochmal kurz beleuchten sollte. Ordentliche Buchführung oder Buchführung insgesamt, glaube ich, schon zu Kaufmannszeiten im Mittelalter.

Simon Hart: Klar, die GOBD, die gab es so in der aktuellen Ausgestaltung nicht immer. Die GOBD, die sind jetzt in der Form in Kraft seit dem 01.01.2015. Vorher gab es natürlich auch Regelungen. Es gab mal die GOBS, das waren die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, waren allerdings aus dem Jahr 1995. Daneben gab es dann die GDPDU, das waren die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit von digitalen Daten und Unterlagen. Da waren beispielsweise geregelt die Mitwirkungspflichten von einem Steuerpflichtigen im Rahmen von einer Betriebsprüfung. Die GOBD, die wir jetzt heute so vorliegen haben, die sind letztlich eine Weiterentwicklung, eine Ergänzung, eine Konkretisierung der bisher bestehenden Regelungen. Einfach vor dem Hintergrund auch, dass natürlich die ganze Welt immer digitaler wird, dass Prozesse, Systeme immer mehr IT-gestützt laufen und insofern ist natürlich auch notwendig, dass die Finanzverwaltung hier die Regelung zur Besteuerung, zum Rechnungswesen an den Zeitfortschritt angleicht.

Götz Müller: Jetzt nehme ich mich da selber nicht aus, kann es immer ganz gern passieren, wenn man irgendwas hört und man mit der Sache gar nichts anfangen kann, dass man vielleicht so ein bisschen Vogelstrauß-Mentalität entwickelt, den Kopf in den Sand steckt und sagt, gebe mich nichts an. Da ist natürlich, glaube ich, auch bei der GOBD eben auch die Frage, wer ist davon betroffen? Eventuell, wer ist neu davon betroffen?

Simon Hart: Gut, nochmal, zunächst muss man sich, denke ich, fragen, auf wen die GOBD denn abzielen oder worauf die auch abzielen. Da geht es ja primär darum, dass man betriebliche Abläufe, die vermehrt eben unter Verwendung von IT, sprich digital abgebildet werden, dass man da Regelungen dazu schafft. Und es geht hier um betriebliche Abläufe, insofern sind zunächst mal alle Unternehmer betroffen. Welche Unternehmer? Das sind zum einen die, die eben nach den handelsrechtlichen Vorschriften, sprich nach dem Handelsgesetzbuch verpflichtet sind, Bücher zu führen, also buchführungspflichtig sind. Die Kaufleute nach dem HGB. Des Weiteren aber natürlich auch die Unternehmer, die einfach aufgrund vom Überschreiten bestimmter Umsatz- und Gewinnschwellen aufgrund der steuerlichen Vorschriften buchführungspflichtig sind. Ganz wichtig aber, die GOBD, die betreffen letztlich auch diejenigen, die ihre Gewinnermittlung durch Buchführung freiwillig machen.

Und neben den Buchführungspflichtigen oder Buchführenden betreffen die GOBD letztlich auch die steuerpflichtigen Unternehmer, die sonst in irgendeiner Form steuerliche Aufzeichnungen über ihre unternehmerischen Prozesse führen. Ich denke da ganz besonders an diejenigen, die ihren Gewinn durch Einnahmeüberschussrechnung ermitteln.

Auch die fallen in den Anwendungsbereich der GOBD. Letztlich kann man zusammenfassend oder vereinfachend sagen, jeder, der in irgendeiner Form unternehmerisch tätig ist, ist auch schon von dem Thema GOBD betroffen. In Klammern, natürlich werden jetzt auch nicht an jedem dieselben Maßstäbe angelegt.

Götz Müller: Und ich glaube, es ist auch wichtig hier zu beachten, und da bin ich dann persönlich aufmerksam geworden, die Definition Unternehmer, die das Finanzamt anwendet, ist ja nicht die Definition, die an anderer Stelle angewendet wird, weil zum Beispiel eben die Selbstständigen, die Freiberufler, an der Stelle jetzt plötzlich auch Unternehmer sind, obwohl sie eben die Einzigen sind, die da eine Leistung erbringen. Also zum Beispiel unter Umständen gar keine Mitarbeiter haben.

Simon Hart: Genau. Unternehmer im Sinn der GOBD, man kann vielleicht sagen, derjenige oder diejenige, die Unternehmer im Sinn des Umsatzsteuergesetzes sind, die werden letztlich von den GOBD erfasst so.

Götz Müller: Dann hat man ja aber zum Glück würde ich sagen jemand an seiner Seite nämlich einen Steuerberater und da möchte ich nochmal ein bisschen differenzieren dann auch klar kann man sagen, mach mal einen Steuerberater dafür bezahle ich ja unterm Strich ein Stück weit auch aber ich glaube es gibt auch bestimmte Sachen für die muss ich selber sorgen als Unternehmer

Simon Hart: Genau. Klar, Thema, welche Rolle spielt der Steuerberater, wofür muss der Unternehmer selber sorgen? Also grundsätzlich gilt mal, und das sagt das BMF-Schreiben, sprich die Verwaltungsanweisung zu den GOBD auch explizit, grundsätzlich ist der Unternehmer mal dafür verantwortlich, der Steuerpflichtige selbst dafür verantwortlich, dass die Regelungen eingehalten werden. Natürlich kann man sich einem Erfüllungsgehilfen, einem Steuerberater bedienen und klar, der unterstützt und wird in Abstimmung mit dem Unternehmer dann auch schauen müssen, wie man die Regelungen einhält. Aber letztlich, die Verantwortung obliegt schon dem Unternehmer. Also eine echte Verlagerung findet da so jetzt nicht statt. Der Unternehmer würde sich letztlich ein Fehlverhalten schon zurechnen lassen müssen. Ja, okay.

Götz Müller: Sie hatten es vorhin auch an mehreren Stellen gesagt, die IT spielt natürlich auch ihre Rolle. Das möchte ich noch ein bisschen mehr vertiefen, weil da ja dann in meinem Weltbild auch das Thema eben Prozesse noch stärker zum Tragen kommt, weil die ja gewisse Rahmenbedingungen aufstellt, ich will jetzt nicht sagen aufzwingt den Menschen, aber das möchte ich noch ein bisschen vertiefen. was für eine Rolle spielt die IT. Letzten Endes, daher kommt jetzt auch die aktuelle Namensgebung für die GOBD.

Simon Hart: Genau. Die Rolle IT, klar, bei der Verbuchung ist natürlich heutzutage irgendeine Software im Einsatz. Insbesondere spielt die IT eine Rolle, aber auch beim Thema Unveränderbarkeit der Daten- und Aufbewahrungspflicht. Ich denke, an der Stelle ist es vielleicht ganz gut, sich mal zu fragen, was denn die GOBD ganz konkret regeln, worum es denn ganz konkret geht. Neben diesen allgemeinen Themen wie Vollständigkeit der Buchführung, Richtigkeit der Buchführung, die ja eigentlich selbstverständlich sind, geht es bei den GOBD im Wesentlichen eigentlich um drei Punkte. Das eine, das ist die zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Aufzeichnungen. Das andere, der zweite Punkt, das ist die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen. Und das dritte ist das Thema Aufbewahrungspflicht. Vielleicht zum Punkt 1 ein paar Worte. zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Aufzeichnungen.

Das heißt es, letztlich definieren die GOBD jetzt erstmals einen zeitlichen Richtwert, oder man sagt, eine Erfassung, also noch nicht eine Verbuchung, aber eine Erfassung und Ordnung von irgendwelchen Belegen, die im Zweifel ja eben auch digital vorliegen. Die muss man innerhalb von zehn Tagen konkreter belegen, beleuchtet werden, also sprich die Rechnung muss gesichtet werden, geprüft werden.

Zur Kenntnis genommen werden und dann eben auch mal geordnet abgelegt werden. Das ist das eine Thema. Das zweite Thema ist die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen.

Grundsätzlich sind natürlich immer dann, wenn IT im Einsatz ist, ist natürlich das Thema Veränderbarkeit schon auch da. Wenn man sich jetzt einfach mal ein Word-Dokument vor Augen legt, man kann ja da relativ einfach, könnte man theoretisch irgendwas ändern und der ganze Vorgang würde nicht mal protokolliert werden. Man wird es allenfalls am Speicherdatum sehen, dass man was geändert hat.

Sprich, wenn hier IT im Einsatz ist und Aufzeichnungen da sind, die irgendeinen Belegcharakter haben, dann müssen die nach der erstmaligen Erfassung unveränderbar sein. Und das gilt im Übrigen nicht nur jetzt für das reine Thema Verbuchen, sondern auch für Nebensysteme vielleicht zur Finanzbuchhaltung, also beispielsweise die Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung. Auch da hat man letztlich die Themen Unveränderbarkeit. Und hier spielt die IT natürlich eine Riesenrolle.

Was man vielleicht unterscheiden muss, wenn man bucht und die Geschäftsvorfälle letztlich buchhalterisch dann aufzeichnet, das reine Buchen ist natürlich dann schon noch veränderbar. Beispiel, ich habe mich verbucht im Betrag oder habe das falsche Konto gebucht. Und hier kann ich natürlich eine Änderung vornehmen. Das meint auch nicht das Thema Unveränderbarkeit, sondern Unveränderbarkeit heißt letztlich, die Buchungen, die müssen… Datentechnisch festgeschrieben werden, sodass der Buchensatz mal später nicht mehr änderbar ist. Und hier orientiert man sich an den Terminen, die es letztlich auch für die Umsatzsteuervoranmeldung gibt, also sprich eigentlich monatlich. Das letzte Thema, was da noch mit der IT zusammenhängt, ist ja letztlich die Aufbewahrungspflicht von den elektronischen Belegen.

Das ist meines Erachtens nach eigentlich sogar der wichtigste Punkt. Wer kennt das nicht? Man hat alles elektronisch gesichert, beispielsweise irgendwelche privaten Urlaubsbilder und dann geht die Festplatte kaputt und alle Daten sind weg. Sprich das Thema Datensicherheit, die Gewährleistung, dass die Daten lesbar sind und es auch bleiben und dass auf die Daten zugegriffen werden kann und zwar ohne einen größeren Zeitaufwand, ohne einen größeren Zeitversatz. Dieses Thema ist eigentlich so der Kernpunkt oder aus meiner Sicht das Wichtigste. Die Aufbewahrungsfrist ist im Zweifel bis zu zehn Jahre. In der Zeit muss sichergestellt werden, dass die Daten, die elektronisch vorliegen, auch über den Gesamtzeitraum lesbar sind und im Zweifel den Betriebsprüfer und der Finanzverwaltung eben zur Verfügung gestellt werden können.

Götz Müller: Ja, ich sehe gerade dann zum Beispiel so Dinge wie Wechsel von IT-Systemen oder allein der Software an sich, darf man da nicht vergessen.

Simon Hart: Ja, ganz genau. Also Wechsel von IT-Systemen, klar. Da spielt das Thema Datenformate letztlich eine Riesenrolle. Ich muss natürlich dafür sorgen, dass das Datenformat, das ich heute wähle, dass es auch in zehn Jahren letztlich noch kompatibel ist.

Götz Müller: Gut, ich glaube, eine Sache, die einem relativ schnell in den Sinn kommt, wenn man über IT und digitale Dinge redet, das ist die elektronische Rechnung. Jetzt könnte man ja vielleicht in den etwas naiven Punkt verfallen, zu sagen, ja, ich druck halt die Rechnung aus, die ich per E-Mail bekomme. Ich glaube aber, damit ist es ja nicht getan.

Simon Hart: Genau, also wichtig, das gilt jetzt nicht nur für die Rechnung, sondern für alle Belege, für alle Aufzeichnungen mit einer Belegfunktion, mit einer Nachweisfunktion, Das Format, das Sie erhalten, das muss grundsätzlich auch beibehalten werden Also sprich, Sie kriegen eine Rechnung elektronisch, dann sollte die Rechnung, natürlich können Sie die ausdrucken Und zum Beispiel in der Buchhaltung verteilen an die zuständigen Personen Aber dieses Medium oder dieser Medienwechsel digital zu analog, der da stattfindet, der darf nicht sein. Also die Rechnung, wenn sie digital eingeht, muss digital letztlich auch vorgehalten werden. Das ist ganz wichtig. Ich meine, das Thema elektronische Rechnung, es ist letztlich nicht nur ein reines GOBD-Thema oder ein reines GOBD-Problem. Natürlich sind die Aufbewahrungsverpflichtungen das Thema Unveränderbarkeit zu beachten. Eine ganz große Rolle spielt natürlich das Thema elektronische Rechnung, aber auch im Hinblick auf den Vorsteuerabzug, den ein Unternehmer hat.

Hintergrund ist letztlich, man braucht eine ordnungsgemäße Rechnung, um den Vorsteuerabzug auszuüben und klar auch eine elektronische Rechnung, die kann ordnungsgemäß sein, aber hier ist ganz wichtig, sagt auch das Gesetz, das Umsatzsteuergesetz, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung und die Unversehrbarkeit, Unversehrtheit des Inhalts und auch die Lesbarkeit wieder, die müssen gewährleistet bleiben.

Insofern, wenn ein Unternehmer da Zweifel hat, dass eine elektronische Rechnung vielleicht auch die er bekommen hat, diese Anforderungen erfüllt, da gilt es dann beim leistenden Unternehmer schon im Zweifel auch nochmal nachzuhaken, im Zweifel vielleicht sogar der elektronischen Rechnung zu widersprechen, gerade um den Vorsteuerabzug, den man ja sonst hätte, nicht zu gefährden.

Götz Müller: Ja, und das sind die 19%, die ja dann in der Kasse fehlen, die können ja schon entscheidend sein.

Simon Hart: Ja, also eine Marge von 19 Prozent, Glückwunsch wer die hat, aber es sind nicht zu viele. Ja, genau.

Götz Müller: Gut, da habe ich aber dunkel im Kopf, dass sich da durchaus Dinge erleichtert haben. Das heißt, so wilde Sachen wie vor ein paar Jahren, Signatur und so weiter, die sind ja weggefallen.

Simon Hart: Genau. Sie sprechen es an, Herr Müller. Es gab mal, als das Ganze natürlich aufgekommen ist, kann auch eine Rechnung elektronisch versandt werden? Ist das ordnungsgemäß, wenn ich über die E-Mail ein PDF-Dokument versende? Da kamen diese Fragen, wie kann ich denn sicherstellen, dass die Rechnung echt ist, dass der Inhalt unversehrt ist, dass ich sie nicht ändere und der Unternehmer nachher den zehnfachen Vorsteuerabzug geltend macht, als der, der ihm eigentlich zustünde.

In dem Zug kam es natürlich auf, dass man sich Gedanken machen musste, welche Anforderungen sind denn an eine elektronische Rechnung zu stellen. Sie sprechen es an Signatur. Es gab dann mal eine Zeit lang relativ wilde Regelungen, wo man gesagt hat, Signatur, die Rechnung muss so und so aussehen, muss wirklich auch softwaretechnisch signiert werden und nur dann kann davon ausgegangen werden, dass die Rechnung, diese Anforderungen, die wir jetzt schon ein paar Mal angesprochen haben, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit, Lesbarkeit, dass die gewährleistet sind. Ja. Logisch ist natürlich, dass dann vor allem der Mittelstand Sturm gelaufen ist und gesagt hat, das kann nicht sein, dass die Finanzverwaltung einem hier letztlich solche Hürden auferlegt und nicht bereit ist, mit dem Schritt der Zeit irgendwo mitzugehen. Und insofern gab es dann wieder die Erleichterungen von Signatur und so weiter, lesen Sie heute eigentlich nichts mehr im Gesetz.

Götz Müller: So, jetzt möchte ich das Thema Geschäftsprozesse und deren Rolle noch ein bisschen vertiefen. Geschäftsprozesse, so in meiner Terminologie, sind ja Dinge, die a. Sich immer wiederholen und dann b. eben auch ein Stück weit festgelegt sind. Was muss man denn da beachten, wenn es um die GOBD geht?

Simon Hart: Ja, Geschäftsprozesse, klar, die spielen im Rahmen der GOBD eine Riesenrolle. Ich habe es vorhin mal kurz angerissen, dieses Erfassen und Ordnen von Aufzeichnungen und Belegen in acht beziehungsweise zehn Tagen, da muss man sich ja fragen, was heißt denn das? In vielen Fällen ist es ja beispielsweise so, dass nach wie vor in periodischen Abständen, monatlich beispielsweise, ein Steuerberater auch die Rechnungen verbucht und dann die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt oder dass in der eigenen Finanzbuchhaltung in monatlichen Abständen dann die Belege durchgebucht werden. Hier ist natürlich ganz wichtig, dass klare, geredelte und dokumentierte Prozesse vorliegen. Ich möchte mal ein paar Beispiele nennen. Wie organisiert man zum Beispiel einen Belegeingang, wie die Belegidentifikation? Wie stellt man sicher, dass wirklich alle gesammelten Belege nachher vollständig zur Verbuchung auch vorliegen?

So Fragen wie, welches Ordnungssystem verwende ich, um die Belege zu ordnen, abzulegen, an welchem Ort sind die abgelegt, vielleicht auch, wer hat denn auf diese Belegordner Zugriff, gibt es Zugriffsberechtigungen.

Ja, und dann aber sicher auch klar, in welcher Form funktioniert ein Datenaustausch vielleicht mit einem Steuerberater, wie sichergestellt, dass alle Personen, die im Prinzip mit dem Thema Finanzbuchführung, Belege, die da involviert sind, dass die die Aspekte, die ich jetzt angesprochen habe, dass die die kennen und auch beachten.

Das sind Prozesse und man tut gut daran, die zu dokumentieren und sich im Zweifel, wenn man natürlich da jetzt nicht die Manpower oder das Know-how hat, wie man das ordentlich strukturiert, organisiert, tut man sich gut daran, auch Hilfe sich zu holen, ja.

Götz Müller: Und ich glaube ja nicht einmal so sehr, natürlich fürs Finanzamt tut man da manches auch, aber im Grunde tut man es ja für mich selber. Mir fällt jetzt also der platte Spruch ein, was man gerne mal seinen Kindern sagt, man lernt nicht für die Schule, sondern man lernt fürs Leben. Und im Grunde mache ich Geschäftsprozesse, ja, ein bisschen auch fürs Finanzamt, aber hauptsächlich halt für mein Unternehmen, für den Erfolg des Unternehmens.

Simon Hart: Genau. Ich denke, man muss wegkommen von diesem Ansatz. Es handelt sich hier nur um wieder mal eine Hürde oder um die Regelungswut der Finanzverwaltung, dem armen Unternehmer irgendwas aufzuerlegen. Und wie Sie sagen, Prozesse zu definieren, Strukturen zu schaffen, das hat noch keinem geschadet. Und ja, ich glaube, ein Erfolg von einem Unternehmen hängt letztlich auch von einer vernünftigen Organisation ab. Da teile ich Ihre Meinung.

Götz Müller: Inwieweit definiert mir, sagt mir die GODB wirklich, welche Standards muss ich einhalten? Was ich da rauslese, es gibt einen gewissen Interpretationsaufwand und irgendwo, ich glaube es war sogar in diesem BMF-Schreiben, steht auch drin, dass die Finanzämter im Grunde eine Buchhaltung verwerfen können, weil sie den Richtlienen nicht genügt, aber sie wird glaube ich einem nie sagen, ja jetzt passt es.

Simon Hart: Ja, also klar, welche Standards definieren die GOBD? Man muss mal sagen, in Abgrenzung zu den Normen, die es früher gab, wir haben es eingangs angesprochen, die GOBS und die GDPDU, da gehen die GOBD jetzt schon ein Stück weiter und sind konkreter, auch wenn man sich das BMF-Schreiben anschaut.

Vom Regelungsinhalt ist es schon recht detailliert, unter anderem zum Beispiel auch mit Beispielen. Ich würde es auch empfehlen, sich dieses Schreiben anzuschauen. Auch für einen Laie ist es durchaus einigermaßen verständlich, meiner Meinung nach. Klar, was kann einem das Finanzamt letztlich explizit sagen, was nicht passiert. Das Schreiben nennt schon relativ viele Punkte, auch Fragen, die aufkommen können. Und klar ist auch, die Finanzverwaltung, die bindet sich an ein solches BMF-Schreiben wie an ein Gesetz.

Die Vorstellungen, die die Finanzverwaltung hat, die sind da konkretisiert und dienen dem Steuerpflichtigen letztlich auch als eine Wegweisung. Klar, wenn man jetzt natürlich konkrete Einzelfragen hat, man kann versuchen, sich mit diesen Einzelfragen ans Finanzamt zu wenden. Und in einigen Fällen werden die Finanzbehörden dann in Abstimmung mit der Oberfinanzdirektion dann schon auch Stellung beziehen. Aber wirkliche Sicherheit, klar, wie Sie ansprechen haben, bringt Ihnen das nicht. Wobei meiner Meinung nach ist es schon möglich, sich eine Buchführung, eine Buchhaltung so einzurichten und die Prozesse so zu definieren, wie sie ordnungsgemäß sind, wenn man die Vorgaben, die dieses Schreiben eben nennt, einigermaßen beachtet. Ich möchte es noch mal kurz ansprechen. Dieses Thema zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Geschäftsvorfällen, von Aufzeichnungen, Unveränderbarkeit von Buchen und Aufzeichnungen und auch Aufbewahrungsverpflichtungen, So wild sind die Regelungen jetzt auch nicht und ich bin schon der Meinung, dass das einigermaßen einhaltbar ist.

Götz Müller: Ja und wenn man unsicher ist, dann könnte ich mir vorstellen, einfach mal mit seinem Steuerberater gemeinsam das Ding durchgehen und eben auch mal die eigenen Prozesse reflektieren.

Simon Hart: Genau, also ich denke, auch die Frage, was kann man denn tun, um auf der sicheren Seite zu sein, klar, sprechen Sie Ihren Steuerberater an. Und wenn sie jemanden haben, der im Bereich Prozesse fit ist, der damit Sachverstand draufgucken kann, empfiehlt es sich natürlich auch so jemanden draufschauen zu lassen, die eigenen Prozesse, Geschäftsvorgänge weiterzuentwickeln.

Götz Müller: Ja, ich glaube, mir kommt gerade so der Bezug oder der Vergleich in den Sinn, da gibt es ja die ISO 9001 und die Themen, wo man auch immer denkt, um Gottes Willen, was kommt da auf mich zu, was muss ich da alles einhalten, aber im Grunde kann man es da zumindest auf einen Satz verdichten, schreib auf, was du dir vorgenommen hast und halt dich dran. Dann ist man schon einen ganz, ganz, ganz großen Schritt in die richtige Richtung gegangen. Da steht nämlich auch nicht drin in der ISO 9001, was man im Detail zu machen hat. Also da steht nicht drin, ob ich das Ding von irgendeiner Sache von links oder von rechts angucken muss, sondern da steht halt drin, guck dir es an und schreib auf, auf was du achtest.

Simon Hart: Ich denke auch, vielleicht um Einzelnen diese Angst zu nehmen, was passiert, wenn meine Buchhaltung verworfen wird. Natürlich droht die Finanzverwaltung mit dieser Möglichkeit, aber wann würde das wirklich greifen, dass eine Buchhaltung verworfen wird, dass ein Betriebsprüfer im Zweifel dann auch Gewinn im Rahmen von einer Betriebsprüfung zuschätzen würde? Da muss es ja wirklich drunter und drüber gehen, sage ich jetzt mal ganz flapsig. Und dass da irgendwo ein Instrument für die Finanzverwaltung nötig ist, ist eigentlich logisch. Also ich glaube, wenn man mit bestem Wissen und Gewissen versucht vorzugehen und das, was man sich selber vorgibt an Prozessen, auch einhält, dann ist das klar und eindeutig ein Dritter kann das leicht nachvollziehen, die Wahrscheinlichkeit dass man dann wirklich in Probleme reinkommt würde ich doch für überschaubar halten ich.

Götz Müller: Glaube es ist halt so der Aspekt, man will ein zahlloser Tiger sein, man muss halt irgendeinen Zeigefinger haben, mit dem man winken kann ja okay zum Abschluss möchte ich noch auf ein Thema kommen, was glaube ich durchaus auch manchen betrifft unter Umständen auch stärker betrifft, wie das früher der Fall war. Nämlich ab nächstem Jahr, man kann schon ein bisschen, wenn man Richtung Österreich guckt, da habe ich einen Kontakt, der redet da immer mal wieder drüber, nämlich das Thema elektronische Kassensysteme. Da habe ich, wenn ich nach Österreich gucke, wenn ich mit dem Bekannten spreche, Habe ich immer den Eindruck, dass sind jetzt plötzlich Menschen neu betroffen, die vorher nicht betroffen waren. Was ergibt sich denn da und für wen ergeben sich denn da Folgen?

Simon Hart: Ja, Thema elektronische Kassensysteme, Kassenführung. Was ist letztlich Hintergrund jetzt von Neuregelungen?

In der Praxis war bisher einfach das Problem, dass die Kasse teilweise doch ein bisschen stiefmütterlich behandelt wurde. Klar, das sind manche Branchen, man hat da schnell die Gastronomie im Blick, anfälliger als andere Branchen. Diese Neuerungen, die es jetzt gibt ab dem nächsten Jahr, Neuerungen muss man eigentlich in Gänsefüßchen setzen. Letztlich sind es nur alte Regelungen und alte Erleichterungen aus dem Jahr 1996, die hier zum 31.12.2016 auslaufen. Danke.

Dieses Thema, was wir jetzt schon bei den GOBDs angesprochen haben, die Vollständigkeit, die Richtigkeit, zeitgerechte und unveränderbare Aufzeichnung, diese Themen müssen halt künftig auch im Bereich Kassenbuchführung gewährleistet werden. Und zwar immer dann, wenn ein Unternehmer einen Großteil seines Umsatzes eben über Bargeschäfte macht. Diese Bargeschäfte, die müssen täglich abgebildet werden, und zwar jede einzelne Transaktion, jeder einzelne Verkauf, jeder einzelne Geschäftsvorfall, der über die Kasse läuft, muss protokolliert werden und muss eben dann im Zweifel auch auswertbar sein, muss nachvollziehbar sein, nachprüfbar sein. Eine Kassenaufzeichnung muss so geschaffen sein, sagt man immer, dass ein fremder Dritter in angemessener Zeit sich da einen vernünftigen Überblick darüber verschaffen können muss.

Wer ist neu betroffen? Also grundsätzlich klar gelten diese Regelungen ab dem 1.1.2017 für alle, die eben einen wesentlichen Umsatz über Barverkäufe, über eine Kasse machen. Aber ich denke auch hier um vielleicht dem Einzelnen Angst zu nehmen, dass eine Kassensturzfähigkeit irgendwo gegeben sein muss wo das was eben über eine Kasse läuft dann auch nachher nachvollziehbar ist eigentlich ist das denke ich völlig sachlogisch dass das vorliegen muss und klar ich meine die meisten Kassen die heute im Einsatz sind Das sind ja Registrierkassen, die elektronische Schnittstellen haben. Vielleicht die Empfehlung, wenn jemand größere Umsätze hat, die über ein Altkassensystem laufen, sprich eine elektronische Auswertung, einen Tagesabschluss, den man elektronisch rauslassen kann und der dann weiterverwendet werden kann und gespeichert wird und so weiter.

Wenn ein Kassensystem das nicht kann, dann würde ich echt empfehlen, dass man die verbleibenden Wochen des Jahres mal nutzt, sich da mit seinem Steuerberater darüber auszutauschen, ob das denn wirklich noch den Anforderungen genügt, die dann künftig gelten.

Götz Müller: Ja, und auch das würde ich sagen, ist ja im Grunde im ureigensten Interesse, dass ich halt wirklich weiß, was ging da rein und raus in die Kasse und war da vielleicht noch eine andere Hand dazwischen.

Simon Hart: Absolut klar. Tatort Kasse sagt man immer so schön, die Kasse ist halt anfällig.

Götz Müller: Wenn ich das richtig verstanden habe, dann heißt aber Barverkäufe an der Stelle durchaus auch elektronische Zahlungsmittel, oder?

Simon Hart: Bauverkäufe heißt auch elektronische Zahlungsmittel. Also wenn im Prinzip eine EEC-Kartenzahlung über ein Kassensystem läuft, das ist da schon auch gemeint. Also nicht nur hartes Bargeld.

Götz Müller: Das heißt, es ist dann unter Umständen nicht nur der Gemüsehändler auf dem Wochenmarkt betroffen, sondern halt auch jemand, der vielleicht sogar fast immer zahlungslos arbeitet. Bargeldlos arbeitet.

Simon Hart: Der klassische Einzelhändler im Zweifel. Ja, genau.

Götz Müller: Okay, ich fand das eine prima Sache, unser Gespräch. Ich glaube, der Aspekt Prozesse und die Relevanz ist da deutlich zum Ausdruck gekommen, auch eben die Rolle der IT und dann aber zum Schluss doch immer wieder der Mensch, den man nicht vernachlässigen sollte, im Positiven wie eventuell halt auch im kritischen Aspekt. Herr Hart, ich danke Ihnen für Ihre Zeit.

Simon Hart: Gerne, Herr Müller.

Götz Müller: Und bin gespannt. Ich denke, wir werden uns zu dem Thema immer mal wieder austauschen.

Simon Hart: Denke ich auch, ja.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Simon Hart zum Thema GOBD-Prozesse und Kassensysteme. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 060.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei Apple Podcasts. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

KI-generierte Zusammenfassung

In dieser Episode spricht Götz Müller mit Simon Hart über die GoBD, ihre Hintergründe, die konkreten Anforderungen an Unternehmen sowie über die Bedeutung sauber definierter Geschäftsprozesse und die Neuerungen im Bereich elektronischer Kassensysteme.

Zu Beginn erläutert Simon Hart, dass GoBD für „Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ steht. Es handelt sich um Vorgaben der Finanzverwaltung für alle steuerlich relevanten Prozesse, die IT-gestützt ablaufen. In ihrer heutigen Form gelten die GoBD seit dem 1. Januar 2015. Sie sind eine Weiterentwicklung früherer Regelwerke wie der GOBS und der GDPdU und tragen der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen Rechnung.

Götz Müller lenkt den Blick früh auf die prozessuale Dimension. Buchführung ist kein neues Thema, doch mit der Digitalisierung verändern sich die Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Datensicherheit erheblich. Simon Hart macht deutlich, dass grundsätzlich alle Unternehmer betroffen sind. Dazu zählen nicht nur Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs, sondern auch Unternehmer, die aufgrund steuerlicher Schwellenwerte buchführungspflichtig sind, freiwillig Bücher führen oder ihren Gewinn mittels Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Maßgeblich ist der Unternehmerbegriff im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Damit sind auch viele Selbstständige und Freiberufler einbezogen.

Ein zentraler Punkt ist die Verantwortlichkeit. Auch wenn ein Steuerberater eingebunden ist, bleibt die Verantwortung für die Einhaltung der GoBD beim Unternehmer selbst. Der Steuerberater kann unterstützen, beraten und Prozesse mitgestalten, doch eine vollständige Delegation der Verantwortung ist nicht möglich. Fehler werden dem Unternehmer zugerechnet.

Im Kern strukturieren die GoBD drei wesentliche Anforderungen. Erstens geht es um die zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Belegen. Eingehende Rechnungen und andere aufzeichnungspflichtige Unterlagen müssen zeitnah gesichtet, geprüft und geordnet werden. Als Richtwert nennt Simon Hart eine Frist von etwa zehn Tagen für die Erfassung. Zweitens ist die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen sicherzustellen. Während fachliche Korrekturen weiterhin möglich sind, müssen ursprüngliche Buchungen datentechnisch so festgeschrieben werden, dass nachträgliche Manipulationen ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert sind. Drittens betrifft die Regelung die Aufbewahrungspflicht, insbesondere im Hinblick auf elektronische Daten. Diese müssen über bis zu zehn Jahre hinweg lesbar, verfügbar und maschinell auswertbar bleiben.

Hier spielt die IT eine zentrale Rolle. Datenformate müssen langfristig kompatibel sein, Systemwechsel dürfen nicht dazu führen, dass Informationen verloren gehen oder nicht mehr lesbar sind. Datensicherheit ist kein theoretisches Thema, sondern eine praktische Notwendigkeit. Backups, Zugriffsmöglichkeiten und Dokumentation werden damit zu unternehmerischen Pflichtaufgaben.

Im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen stellt Götz Müller die Frage, ob ein Ausdruck ausreiche. Simon Hart verneint das klar. Geht eine Rechnung elektronisch ein, muss sie auch elektronisch aufbewahrt werden. Ein reiner Medienbruch durch Ausdrucken genügt nicht. Zudem müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sein. Frühere, strengere Anforderungen wie qualifizierte elektronische Signaturen wurden inzwischen wieder entschärft. Dennoch bleibt die Pflicht bestehen, bei Zweifeln an der Ordnungsmäßigkeit einer Rechnung aktiv zu werden, um etwa den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.

Ein weiterer Schwerpunkt des Gesprächs ist die Bedeutung dokumentierter Geschäftsprozesse. Wer Belege bearbeitet, wie sie identifiziert und abgelegt werden, wo sie gespeichert sind, wer Zugriff hat und wie der Datenaustausch mit dem Steuerberater erfolgt – all das sollte klar geregelt und dokumentiert sein. Götz Müller betont, dass solche Strukturen nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen dienen, sondern vor allem dem eigenen Unternehmen. Transparente und wiederholbare Abläufe stärken die Organisation und reduzieren Risiken.

Auch die Frage nach Standards und möglicher Verwerfung einer Buchhaltung wird angesprochen. Simon Hart erklärt, dass die Finanzverwaltung sich an die Vorgaben des entsprechenden BMF-Schreibens bindet. Eine Buchhaltung wird nur dann verworfen, wenn gravierende Mängel vorliegen. Wer mit nachvollziehbaren Prozessen arbeitet und die grundlegenden Prinzipien beachtet, reduziert das Risiko erheblich.

Zum Abschluss richtet sich der Blick auf elektronische Kassensysteme. Ab 2017 laufen frühere Übergangsregelungen aus. Für Unternehmen mit wesentlichen Barumsätzen bedeutet das, dass jede einzelne Transaktion täglich, vollständig und unveränderbar aufgezeichnet werden muss. Dies betrifft nicht nur Bargeld, sondern auch elektronische Zahlungsmittel wie EC-Kartenzahlungen, sofern sie über das Kassensystem laufen. Ziel ist die sogenannte Kassensturzfähigkeit, also die jederzeitige Nachvollziehbarkeit der Kassenbestände. Unternehmen mit älteren Kassensystemen sollten prüfen, ob ihre Technik die neuen Anforderungen erfüllt.

Im Fazit wird deutlich, dass die GoBD weniger als bürokratische Hürde, sondern vielmehr als Impuls für saubere Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und nachhaltige Datensicherheit verstanden werden können. Die Kombination aus IT-Strukturen, dokumentierten Abläufen und verantwortungsbewusst handelnden Personen bildet dabei das Fundament einer ordnungsgemäßen und zukunftsfähigen Organisation.

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