Kaizen 2 go 084 : Informationsprozesse

 

Inhalt der Episode

  • Interne Quellen – Informationen und Wissen innerhalb des Unternehmens, Wissen in den Köpfen
  • Informationsbewertung & Prüfung
  • Ablage & Archivierung
  • Suchen & wiederfinden
  • Prozesse, Methoden, Werkzeuge

Notizen zur Episode

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Episode 084 : Informationsprozesse

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Stefan Fischer bei mir im Podcast-Gespräch. Stefan Fischer ist Referent für Organisation und Prozesse in einem mittelständischen Unternehmen. Hallo Stefan.

Stefan Fischer: Hallo Götz, ich grüß dich.

Götz Müller: Schön, dass du heute dabei bist. Ich mach‘ es jetzt mit dir, wie mit allen anderen auch. Ich hab’ schon 'n halben Satz zu dir gesagt, sag noch zwei drei Sätze mehr, was dich auszeichnet, was du so machst. was du treibst im großen Umfeld auch Prozesse.

Stefan Fischer: Sehr gerne, Götz. Erstmal danke für die Einladung zu deinem Podcast. Zu meiner Person. Wie du schon erwähnt hast, ich bin Referent für Organisation und Prozesse und habe im Schwerpunkt zwei Themengebiete hier. Das eine ist das Thema Projektmanagement. Also ich bin Projektleiter für verschiedene Unternehmensprojekte hier im Haus. Das ist so ein Steckenpferd von mir. Das zweite Thema, was mich beschäftigt, ist das klassische Prozessmanagement. Das heißt, hier Fokus auf abteilungsübergreifende Prozesse, Schnittstellen zu klären und alles, was so im Prozessmanagement so da mit reinspielt.

Götz Müller: Wir haben uns ja auf einem Barcamp kennengelernt und das war so der Impuls von mir, dich anzusprechen zu dem großen Punkt, zu dem speziellen Punkt Informationsprozesse und da möchte ich jetzt so zum Start einfach auch für die Zuhörer mal so bisschen den Rahmen abstecken, über was sollte man nachdenken, wenn man über Informationen und Informationsprozesse grundsätzlich spricht?

Stefan Fischer: Genau, also wie gesagt, auf dem Barcamp, wo du ja auch als Teilgeber da mit dabei warst, es mir einfach mal wichtig, so die Frage in den Raum zu stellen: Wie schaffe ich es eigentlich, mir relativ schnell einen Überblick über neue Themen zu bekommen? Also wie schaffe ich es, Informationen recht schnell zu sammeln, zu verarbeiten und letztendlich auch einen guten Output daraus zu generieren? Und das habe ich letztendlich mit Gleichgesinnten in so einer Barcamp-Session, das war eine 45 minütige Session, haben wir das gemeinsam diskutiert und letztendlich war da die Fragestellung, O. K., welche Quellen, welche Methodik und Tools und was sind so grundsätzlich erste Schritte bei der bei einem Informationsprozess?

Götz Müller: Ok, gehen wir doch einfach mal gedanklich und im Gespräch den Prozess durch. Das erste Stichwort, du hast schon genannt, Quellen und und Beschaffung Was siehst du so als typische Quellen im jetzt Unternehmenskontext und dann auch eben Geschäftsprozesse.

Stefan Fischer: Genau, also grundsätzlich würde ich es unterscheiden in interne und externe Quellen. Zum einen, was die internen Quellen angeht, habe ich in den letzten Jahren gemerkt, dass das doch auf interne Quellen, also unternehmensinterne Quellen recht wenig auch zurückgegriffen wird, beziehungsweise dass da ein großes Potenzial letztendlich vorliegt. Zum einen, eine klassische interne Quelle sind die, ich sag mal, die bestehenden Systeme, die ein Unternehmen einfach hat. Also von einem ERP-System angefangen über ein CRM bis hin zu einem Datenbank-Management-System. Das sind zum Teil interne Quellen, die man nutzen kann, die man nutzen sollte, um letztendlich sich zu informieren, zum einen, gerade wenn ich jetzt das Beispiel CRM ausführe, ja, was hat das Unternehmen für Kunden, was für Aktivitäten wurden mit Kunden letztendlich auch gemacht. Also da steckt aus meiner Sicht ganz, ganz viel schon drin, um sich aus interner Sicht schon mal ein recht gutes Bild zu machen, was denn letztendlich auch an Wissen schon intern vorliegt. Das zweite, was ich unter dem unter der Rubrik „interne Quelle“ sehe, ist das Thema, auf Personen zurückzugreifen, die schon eine gewisse Erfahrung haben zu unterschiedlichen Themen. Da auch ein Beispiel, ich habe ein recht neues Projekt übernommen, da ging es um das Thema Reklamationsmanagement und da habe ich mir einfach im Vorfeld überlegt, wer im Haus hat denn bisher mit dem Thema schon zu tun gehabt und wer hat da schon welche Erfahrungen und habe dann, bevor ich das Projekt gestartet habe, ich da Interviews geführt intern und da muss ich sagen, es hat mir wirklich sehr sehr geholfen, weil ich da auch an Informationen rangekommen bin. Ja, die klassischen Erfahrungswerte, die ich wahrscheinlich jetzt über eine externe Suche, über Google etc. wahrscheinlich nur sehr schwer irgendwie mitbekommen hätte. Also das ist wirklich was, wo ich sage, okay, sich auch Gedanken zu machen im Unternehmen. Also ich bin da klassisches Organigramm bei uns durch, weil mir mittlerweile auch ein recht großes Unternehmen sind und habe geschaut, okay, welche Bereiche sind von dem Prozess betroffen und bin dann immer ein Stück weit tiefer gegangen, habe dann über Telefonate etc. mir wie so einen kleinen Fahrplan erstellt, um da intern auch die richtigen Stakeholder dann auch abzufragen.

Götz Müller: Ja, mir kommt da jetzt so ein Gedanke, das kenne ich durchaus aus vergleichbaren Situationen, bin ich dann immer wieder erstaunt, wenn ich halt mit Menschen spreche, die sich über das Wissen, das in ihren Köpfen steckt, mal zumindest passiv gar nicht bewusst sind. Ähnlich wie so dieser Aspekt passiver Wortschatz. Wenn ich 'n Wort höre, weiß ich es, was ich, was es bedeutet, aber ich würd selber wahrscheinlich gar nicht auf die Idee kommen, es A. zu verwenden und B. zu wissen, dass ich es weiß.

Stefan Fischer: Richtig, ja.

Götz Müller: Ok, gut, das war Informationsquellen, da hängt schon 'n bisschen Beschaffung und Sammlung mit dabei.

Stefan Fischer: Richtig, also wenn ich vielleicht zu den internen Quellen noch was hinzufügen darf. Also wo wir jetzt im Unternehmen das auch stark mitbekommen haben, jetzt gerade was das Wissen, wie du auch angesprochen hast, in den Köpfen angeht, so ist es auch auf, ich sag mal auf formaler Ebene gibt es ja die ISO-Norm, die 9001 und die fordert ja auch seit geraumer Zeit ein sogenanntes prozessspezifisches Wissen abzudecken. Also da merkt man auch, da kommt auch von der Norm her, kommen da einfach auch neue Einflüsse unter dem Aspekt, dass sich Unternehmen einfach Gedanken machen müssen, vielleicht heute vermehrt als früher, wie geht man denn damit um? Also wie schaffe ich es letztendlich mir auch interne Wissensdatenbanken aufzubauen? was habe ich bereits vorliegen und ja, wie schaffe ich das auch letztendlich zu nutzen? Und da haben wir intern, muss ich sagen, auch in einem kleinen Vorhaben uns Gedanken gemacht, okay, was haben wir denn eigentlich intern an Wissensdatenbanken schon vorliegen und haben da gemerkt, ja, da haben wir Handlungsbedarf, was die Vernetzung angeht. Also das ist, glaube ich, auch so ein Punkt, der sich eigentlich vielleicht über viele Unternehmen hinwegzieht, dass man einfach so das Vernetzte und das, ich sag mal, abteilungsübergreifende einfach 'n Stück weit ja stärken muss.

Götz Müller: Ja, ja, jetzt wo du da gerade erzählt hast, wo wir darüber geredet haben, kam mir jetzt ein Aspekt in den Sinn, wo ich vielleicht vor 2 Wochen 'ne und in Anführungszeichen 'ne Unterhaltung mit jemand aus 'ner Steuerberatungskanzlei geführt habe. Für die zum Beispiel ist die große Herausforderung, dass sich ja ständig was ändert, dass im Grunde das Wissen über Steuerrecht und Co, dass das alles im Grunde verfügbar ist, aber deren ganz große Herausforderung ist und vielleicht ist es bei euch dann 'n Stück weit ähnlich und dann ergeben sich da jetzt im Gespräch praktisch für die Zuhörer vielleicht auch sogar Synergien, deren große Herausforderung ist, jetzt haben sie irgendeinen Steuerfall konkret und jetzt zu wissen, zu identifizieren, was gibt es denn da irgendwo festgelegt, wie man mit der Sache umgehen muss?

Stefan Fischer: Richtig, also das ist ein ganz wichtiger Punkt, wo du da ansprichst. Also letztendlich muss ich ja erstmal ein Stück weit, ich sag mal, die Information auch kategorisieren, zu sagen, okay, in welchen Bereich fällt denn das jetzt rein? Also klar, Steuerberatung, da geht es um Fälle. Da gibt es wahrscheinlich auch die Möglichkeit, das ein Stück weit zu kategorisieren in, ja ich sag mal, vielleicht in die Art der Fälle. Gleiches haben wir natürlich auch auch bei uns im Unternehmen. Denn letztendlich, ich mache es vielleicht, um es auf ein Beispiel von uns zu beziehen, aufgrund von Kundenanfragen. Also wenn Kunden Anfragen haben, dann ist es oft so, dass es ja, dass die Kunden ähnliche Anfragen haben und da ist es doch aus meiner Sicht sehr hilfreich, wenn man da in Form von FAQs oder internen Wissensdatenbanken ja letztendlich das Wissen niederschreibt. Das ist das eine und dann letztendlich dafür sorgt, dass der jeweilige Mitarbeiter, der dann direkt mit dem Kunden kontaktiert, dass der weiß, okay, ich habe jetzt den Kunden XY und der hat das Problem und da muss ich jetzt schon mal spezifisch in dem Bereich nachsuchen und kann ihm dann auch relativ schnell helfen. Also das ist so der Punkt, letztendlich die Anfrage von einem Kunden sauber und korrekt aufzunehmen, eine Lösung anzubieten und diese Lösung möglicherweise auch als Multiplikator für weitere Kundenanfragen zu nutzen. Also ein ganz wichtiger Punkt. Und ich glaube, das zweite, was in deiner Ausführung auch ein Stück weit mit drin steckt, ist das Thema Schnelllebigkeit. Und das ist auch ein Punkt, was sich, glaube ich, über die ganzen Unternehmen zieht. Einfach der der Wissensstand oder das neue Wissen, das ist halt einfach sehr, sehr schnell drehend. Also die Welt draußen, das wissen wir ja, aufgrund Digitalisierung und weiterer Themen, die dreht sich immer schneller. Das ist so die Außenwelt und dann sage ich immer, da gibt es so die Innenwelt im Unternehmen, die ja teilweise durch Strukturen etc. vielleicht ein Stück weit starrer ist als die Außenwelt. Und das ist für mich so eigentlich der Punkt, wo man rangehen muss, letztendlich zu dafür zu sorgen, dass es da zu keiner ja Desynchronisation kommt, sondern dass man da, wie gesagt, am Ball bleibt. Also ist 'n, denk ich, schon so 'n 'n ganz, ganz großes Thema für für heutige Unternehmen.

Götz Müller: Ok, wenn wir vielleicht an der Stelle das einfach noch 'n bisschen vertiefen, großes Stichwort letzten Endes, was man immer hat, egal wo man sich bewegt, Methoden und Werkzeuge. Was ist da in deiner Erfahrung, was sind da geeignete erstmal Methoden, damit ich dann überhaupt ein passendes Werkzeug mir aussuchen und einsetzen kann.

Stefan Fischer: Genau, also bezogen auf die Informationsprozesse.

Götz Müller: Ja, genau.

Stefan Fischer: Also zum einen, ich sag mal so klassisch, wenn man jetzt nach Informationen sucht, da geht es mir ja grundsätzlich darum, es muss schnell gehen, ich möchte es übersichtlich. Ich versuche natürlich auch, dass ich das gelesen oder dass es relativ lange im Kopf auch bleibt, damit ich es auch gleich anwenden kann. Und wenn man es jetzt von der Tool-Welt betrachtet, das ist auch letztendlich bei der Session aus dem Barcamp so rausgekommen, gibt es halt so die klassischen Tools, also wie Google, Wikipedia, die einfach omnipräsent sind, die genutzt werden, um letztendlich sich so eine erste Information, so eine erste Absteckung zu machen, was das jeweilige Thema hergibt. hergibt. Ich möchte vorher vielleicht nur mal kurz erwähnen, bevor ich letztendlich so in die Suche gehe, also auch letztendlich die Tools nutze, ist aus meiner Sicht auch wichtig, sich selber auch zu überlegen, okay, was ist eigentlich, was für ein Ziel verfolge ich eigentlich dahinter? Also was möchte ich suchen? Das ist, denke ich, ganz wichtig. Was habe ich zu dem einzelnen Thema? Also ich mache es immer gerne am Beispiel an einem Reklamationsprozess, habe ich mich auch gefragt, Wenn ich mich da jetzt informiere über Google, über Wikipedia, nur um die zwei Beispiele mal zu nennen, sehe ich im Vorfeld einfach, was ist das Ziel von der Suche? Was möchte ich damit erreichen? Welche Erfahrungswerte habe ich denn selber schon mit Reklamationen? Also was ist mir da selber auch schon wichtig? Und durch solche, ich nenne es mal innere Abklärungen oder gegebenenfalls habe ich ja auch einen Auftraggeber, der sagt, okay, bereite mal was auf zu dem Thema XY und durch so eine interne Auftragsklärung kann ich mir da schon ganz ganz viel Zeit ersparen, um dann letztendlich später auch effizienter zu suchen. Also so das Vorgelagerte, gerade jetzt bei bei neuen Themen, sage ich mal, macht es denke ich durchaus Sinn, sich da die ein oder andere Frage nach Ziel, nach bisherigem Erfahrungsschatz einfach auch zu stellen.

Götz Müller: Ja, um sich letzten Endes ja dann auch die Antwort geben zu können, ja, jetzt habe ich was gefunden, was ich gesucht habe.

Stefan Fischer: Richtig. Ja. Sonst, also ich kenne es auch aus eigener Erfahrung, weil sonst kann eine Suche in einer endlosen Suche enden und das ist dann auch nicht zielführend, ja. Absolut. In dem Punkt möchte ich vielleicht gerade einhaken mit den Tools oder Werkzeugen, die ich jetzt persönlich nutze und die mich bisher auch weitergebracht haben. Also was ich sehr gerne nutze, wenn ich jetzt irgendeine Suche mache oder wenn ich mich in neue Themen einarbeite, dann ist das eine Mindmap. Weil eine Mindmap ist für mich ein sehr gutes Übersichtstool, um letztendlich mal ein Großthema, wie das Reklamationsthema, in einzelne Rubriken zu unterteilen. Also das hat mir wirklich sehr geholfen, da einfach einzelne Rubriken zu bilden und dann letztendlich die einzelnen Rubriken dann mit Informationen zu füllen. Also vielleicht ein Beispiel beim Reklamationsprozess: Das habe ich in die unterschiedlichen Phasen eingeteilt. Da gibt es vielleicht vier Prozessphasen, nenne ich die jetzt mal. Und dann bin ich Phase für Phase eigentlich durchgegangen und habe mir da Fragen gestellt, was ist da wichtig etc. und habe dann auch spezifisch danach gesucht und habe mir wie so kleine To-Do-Listen gemacht und habe die Sachen dann weggegoogelt, wegtelefoniert oder habe mich anderweitig auch darüber informiert. Also man merkt das schon ein bisschen, teilweise macht es, denke ich, schon Sinn, da systematisch ranzugehen.

Götz Müller: Mhm, mhm. Ja, um um ja dann auch den Punkt, der mir so durch den Kopf schießt, einmal was gefunden zu haben, dann eben auch wiederverwenden zu können. Also sprich durch 'ne Struktur, die ich in der Mindmap ja ja mit aufbaue, eben beim zweiten Mal dann die Sachen schnell schneller verfügbar zu haben und nicht wieder bei bei Null anzufangen.

Stefan Fischer: Absolut richtig, also ist 'n ist ein ganz wichtiger Punkt, auch vielleicht mal nach zwei Jahren mal wieder darauf zurückzugreifen. Ah, ich hatte ja das Projekt XY und kann mir dann die Mindmap anschauen und kann relativ schnell, komme ich dann wieder rein und habe da relativ schnell wieder einen Überblick zu dem Thema. Und ich kann das zusätzlich auch verwenden für weitere Mitarbeiter. Also wenn es auch gerade darum geht, letztendlich ein Projektteam abzuholen, dann ist eine Mindmap, denke ich, durchaus auch ein gutes Tool, um die Mitarbeiter zu briefen, auf den aktuellen Stand zu bringen.

Götz Müller: Würdest du dann sagen, wenn wir jetzt das Thema Werkzeug ein bisschen bisschen vertiefen im Sinne von Mindmap, verstehe ich jetzt primär mal als ein Werkzeug zur Aufbereitung. von Informationen und und dadurch dann eben ja 'n Stück weit auch Wissen, zielgerichtetes Wissen zu schaffen. Was für 'ne Rolle würdest du sagen, Spiel spielen Werkzeuge beim Thema Ablage und Archivierung? Da geht mir jetzt so spontan durch den Kopf 'ne Mindmap, letztendlich ist was grafisches dafür jetzt vielleicht nicht so sehr geeignet.

Stefan Fischer: Richtig, ja, also ich sag mal, die Übergänge sind teilweise fließend, also wie du auch schon gesagt hast, 'ne Mindmap hilft mir natürlich, um, ja ich sag mal, auf der grünen Wiese anzufangen bei einem Thema. Je nach Struktur und je nach struktureller Vorgehensweise bekomme ich durch eine Mindmap eine gute Übersicht und es kann mir schon auch dienen für eine Art Wissenssicherung und auch als Archivierung. Also das ist schon möglich. Jedoch gibt es auch Mindmaps, letztendlich die Reihen, sage ich mal, dazu dienen, um ein Thema vielleicht grob zu umreißen, aber auch nicht mehr. Dann gilt es natürlich, um jetzt auch auf die Tools der Archivierung zu kommen, gibt es natürlich aus meiner Sicht auch andere Möglichkeiten. Also beispielhaft jetzt, ich hatte auch schon einige Mindmaps oder habe mir Notizen gemacht, die ich dann letztendlich in so eine Art Unternehmenswiki einfließen lassen habe. Also Das ist für mich dann eher ein Tool, sag ich mal, der Archivierung. Wir haben jetzt bei uns im Unternehmen ein webbasiertes Wiki, allerdings noch auf, also abteilungsbezogen. Wobei da steht jetzt auch ein Projekt, wo man sagt, okay, lass uns aus den einzelnen Abteilungs-Wikis ein Unternehmens-Wiki machen. Also das ist für mich dann, um jetzt einfach mal ein Tool anzusprechen, ist es für mich dann doch eher ein Tool für die Archivierung von Wissen. Ich kann natürlich auch eine Mindmap in ein Unternehmenswiki einbinden. Also das ist natürlich auch absolut denkbar und möglich. Also da sind letztendlich so die Übergänge fließend, würde ich sagen.

Götz Müller: Wenn ich Wiki höre, dann geht bei mir so eine kleine rote Warnlampe an. weil jeder, der mal in Wikipedia reingeguckt hat, ist ja auch so 'n Punkt, wo man sich gerne mal verlieren kann. Klar, es passiert weniger, wenn man eben 'n klares Ziel vor Augen hat, aber so dieser Aspekt Wildwuchs, werd ich immer den Verdacht nicht ganz los, der ist da. Da dann die konkrete Frage, wie geht man damit innerhalb von dem Unternehmen um?

Stefan Fischer: Also sprich, 'n 'n wichtige Punkt an, also letztendlich 'n 'n ein Wiki, braucht Verantwortliche. Also das ist ein ganz wichtiger Punkt. Also bei uns im Bereich oder in der Abteilung ist es so, dass es, ja, zwei Personen gibt, die sich da auch letztendlich darum kümmern und die auch dafür sorgen, dass neuer Content reinkommt beziehungsweise auch bestehender Content überprüft wird. Also das ist ganz wichtig, weil sonst läuft man einfach Gefahr, dass es Wildwuchs wird. Das ist das eine. Also sagen wir mal, dass Abteilungs, das pro Abteilung letztendlich Verantwortliche gibt. Des Weiteren finde ich es auch sehr wichtig, dass es letztendlich von, also übergreifend aus Unternehmenssicht gewisse Vorgaben gibt. Also zum einen regeln, was was kommt rein, was kommt nicht rein, aber dann auch letztendlich, dass es ein einheitliches Design hat, dass man einheitliche Vorlagen hat, dass beispielsweise ja die die Inhalte einfach auch auch in der gleichen Schriftart etc. stattfinden. Da muss aus meiner Sicht ein guter Rahmen vorgegeben werden, der darf nicht zu eng gefasst sein, aber auch nicht zu weit. Aber ich würde sagen, das sind so die also zwei sehr wichtige wichtige Punkte, die es jetzt gerade bei einem bei einem Wiki zu beachten gibt. Also die Verantwortlichkeit klar zu regeln und den Rahmen vorzugeben.

Götz Müller: Da geht mir jetzt gerade durch den Kopf, was immer mal wieder so eine Aussage ist. ja, Mitarbeiter tragen Wissen nach außen, wenn sie irgendwann mal gehen, nehmen sie natürlich Wissen mit und ich hab dann mal die Aussage gehört, viel entscheidender im Grunde ist aber, welches Wissen lassen sie da, sprich eben das, was in den Köpfen drinsteckt, was was du ja eingangs gesagt hast, das in irgendeiner Form über den Tag hinaus verfügbar zu halten.

Stefan Fischer: Richtig, ja, also das ganz ganz zentraler Punkt. Ich schaffe natürlich durch ein Wiki, das ist jetzt eine Möglichkeit, um relativ viel Wissen auch intern zu behalten, aber für mich ist nur ein Punkt von, ja vielleicht von vielen, also letztendlich auch unser Unternehmen macht sich natürlich Gedanken darüber. Es ist auch ein Stück weit auch, ich sage jetzt mal, nicht normal, aber es kann einfach vorkommen, dass Mitarbeiter wechseln, so eine gesunde Fluktuation ist ja auch Ja, denke ich ganz, ganz okay. Und ich finde, da muss man eher aus Prozessmanagementsicht auch ansetzen und sagen, okay, was habe ich denn grundsätzlich für einen Prozess mir hinterlegt, um Wissen zu sichern, also können beispielsweise auch genauso nennen. Und da gibt es halt für mich vielleicht zwei oder drei verschiedene Prozessvarianten. Das eine ist, wenn jetzt, wie gesagt, jemand ad hoc oder sofort weg ist, was hoffentlich nicht so oft vorkommt. Und das zweite ist, wenn jemand ich sag mal, jetzt kündigt, der Prozess, wenn er noch für eine gewisse Zeit da ist, dann ist, denke ich, ganz gut, wenn man da so einen Prozess dahinter hat, wie man dann damit umgeht, weil letztendlich ist ein Wiki eine schöne Möglichkeit, aber was, denke ich, auch ganz wichtig ist, sind Gespräche einfach, ja, Kommunikation, weil dadurch kriegt man auch noch mal ganz, ganz viel Wissen und Informationen, Erfahrungswerte der jeweiligen Person weiter. Also da ist, denke ich, ganz wichtig, sich als Unternehmen gut aufzustellen und wie so ein Prozess letztendlich auch aufzubauen.

Götz Müller: Da sehe ich als so einen Punkt und auch da im Zusammenhang mit Wiki und Informationsverantwortlichen, wie du sie genannt hast. Wie geht man mit dem Thema um, Informationen zu bewerten, Informationen zu prüfen, um dann letzten Endes zu entscheiden, ja, kommt rein oder kommt nicht rein oder auch verschlagworte ich auf die Weise oder auf eine andere Weise zum Beispiel.

Stefan Fischer: Richtig, also ist natürlich ein wichtiger Punkt, die Bewertung von Informationen. Letztendlich gibt es pro Bereich, also bei uns ist es so, 2 Mitarbeiter, die ja, die das dann schon schon prüfen, also ich will nicht sagen, das durchläuft so einen Prüfprozess, vielleicht informell schon. wo dann letztendlich überprüft wird, okay, ist das überhaupt plausibel, ist es relevant für den Bereich, macht es Sinn, in den Wiki oder so reinzustellen? Also da gibt es schon, ja, ich sage mal, gewisse Kriterien, wo einfach stimmen müssen, damit das überhaupt aufgenommen wird, das Thema. Letztendlich ist es so, falls es Nachfragen gibt zu gewissen Themen, wird es, denke ich, im größten Fall so sein, dass man dann direkt den Dialog mit der jeweiligen Person sucht, um da einfach Unklarheiten auszumerzen. Ich gehe davon aus, jedoch, dass jetzt gerade auch im Unternehmenskontext, dass da schon relativ, also ich kann nicht so für uns sprechen, wenn es jetzt Themen gibt für ein Wiki, dass es da in 80% der Fälle schon auch passt, also dass man vielleicht noch rechts und links Ergänzungen machen muss, aber dass das aufgrund, ich sag mal, von der Erfahrungswerte, die die Verantwortlichen, das ist vielleicht auch noch ein Punkt, die ausgewählt worden sind, das sind natürlich, also meine Person auf jeden Fall schon relativ erfahren, was das angeht, also um da einfach auch dafür zu sorgen, dass das dauernd ein guter Abgleich stattfindet.

Götz Müller: Ja, ich könnte mir dann vorstellen, das Stichwort fiel vorhin mal, einerseits vernetzt man Menschen damit, aber andererseits kann es glaube ich auch unheimlich interessant sein, eben Informationen zu vernetzen durch Hyperlinks letzten Endes eine Sache, woraus das Internet ja im Kern irgendwo besteht.

Stefan Fischer: Absolut. Das ist ein ganz wichtiger Punkt, also sei es jetzt Hyperlinks oder auch ja, was ich jetzt bei uns vermehrt wahrnehme, sind die Einbindung von Videos. Also das ist ein ganz zentraler Punkt, weil oder auch Podcasts, hatte man jetzt auch neuerdings, das ist eine Neuerung, dass man letztendlich über ein Portal dann auch schafft, dass die Leute zum einen Text lesen können, aber sich auch ein Video anschauen können, also vielleicht zu einer verpassten Veranstaltung aus dem Unternehmen heraus. Also da ist wirklich, also so mein Erfahrungswert, der Mix macht's. Und jetzt gerade auch das Thema Video, Podcast, das so aus dem Gefühl raus ist was, was was jetzt in letzter Zeit bei uns vermehrt kommt und was ich so das Gefühl hab, was auch sehr gut bei den Mitarbeitern ankommt.

Götz Müller: Ja, mir geht es letztens ja selber so mit dem Podcast, dass das halt auf 'ne relativ, ja auch lockere Art und Weise Wissen festgehalten werden muss, wo man gar nicht auf die Idee kommt, jetzt hier irgendwelche gestellzten Sätze zu bilden. Man spricht halt so natürlich von so selber weg, da ich jetzt seit 'n paar Episoden dabei bin, meine Podcastfolgen zu transkribieren, stehen mir dann selber immer so bisschen die Haare zu Berge, die wenigen, wenn ich dann höre, was ich da gesprochen hab oder wenn ich, wenn ich das dann textuell versuche aufs Papier zu bringen, was ich da gesprochen habe.

Stefan Fischer: Ja, ich denke, also da ist mir gerade was eingefallen, du sprichst eigentlich was, was sehr, sehr Wichtiges an für unsere Zeit und es ist aus meiner Sicht so dein das informelle Wissen, also das informelle, Sorgen von Informationen ist wichtiger denn je. Also das Barcamp da in Karlsruhe, als ich da war, da gab es wirklich ganz, ganz viele gute Impulse auch für mich und somit ein Schlagwort, was ich mitgenommen habe, wie gesagt, informelles Lernen, also informelles Lernen heißt für mich, über Podcasts zu lernen, sich selber auch Gedanken zu machen, wo möchte ich hin, wie beschaffe ich mir meine Informationen. Das muss jetzt nicht unbedingt sein, dass ich ihnen zwei zweiwöchige Seminar sitzen muss und ja, so einen Frontalunterricht genießt. Das ist eigentlich aus meiner Sicht gar nicht, sondern es geht eher darum zu schauen, okay, wie vernetze ich mich gut. Also Besuch von einem Barcamp ist, denke ich, eine gute Möglichkeit. Und der zweite Schritt ist dann auch, um das Visum anzuwenden. Also wie gesagt, auch auszuprobieren, Erfahrungen zu machen, Fehler zu machen. Also das ist so aus meiner Sicht, denke ich, ganz wichtig, so dass unter dem Schlagwort informelles Lernen zu sehen.

Götz Müller: Vielleicht so zum Abschluss, du hattest das Stichwort auch schon ein, zweimal genannt, Informationsprozesse. Ich verwende da jetzt in dem Zusammenhang immer 1 fast meiner Lieblingswörter, Metaebene, weil ja im Prozess selber interessiert mich die einzelne Information ja gar nicht, sondern ich bau mir 'nen Prozess zusammen, letzten Endes wie im Projektmanagement auch ein Prozess ja ist, wobei das einzelne Projekt ja eben als Prozess Charakteristikum einmalig ist und trotzdem muss es ja gelingen und ich denk ähnlich auch mit der Information eben 'nen Prozess zu definieren, der immer funktioniert, um mit Informationen umzugehen. Wie siehst du das, wo, wo siehst du da vielleicht die Reise hingehen zum Abschluss?

Stefan Fischer: Genau, also wenn man es so wirklich übergreifend betrachtet, also hab’ ich mir schon oft die Gedanken gemacht, dass es aus meiner Sicht macht, macht es durchaus Sinn, sich, ja, so einen Informationsprozess, sag ich mal, einfach mal formal, formal sich anzuschauen. Und aus meiner Sicht sind es schon so die, du hast vorhin auch schon erwähnt, so die drei Ebenen, so die Sammlung, die Verarbeitung und letztendlich die Ablagearchivierung. Wenn man es wirklich auf der Ebene betrachtet, das ist ein, ja, ist für mich ein, auch in Zukunft betrachtet, das ist ein, ein ganz wichtiges, ein wichtiges Thema, ein wichtiges Element und ich finde jeder Lernende, ja, muss sich damit ein Stück weit auseinandersetzen, um zu schauen, okay, wie kann ich mich selber verbessern in den einzelnen Phasen, wie strukturiere ich mein, ja, mein eigenes, ich nenne es mal auch Lernen, diesbezüglich und aus meiner Sicht ist Also ich bin ja mit dem Thema reingekommen: Wie verschaffe ich mir einen schnellen Überblick zu neuen Themen? Aber man merkt ja jetzt auch durch unsere Unterhaltung, da steckt halt ganz, ganz viel dahinter. Also da steckt Wissensmanagement dahinter, da steckt Motivation dahinter etc. Und ich glaube schon, dass das jetzt auch in die Zukunft gerichtet, ja, ein Schlüsselfeld, ein Schlüsselfaktor sein wird. Für einen persönlich, aber auch für das Unternehmen, weil Legendig versuche ich zum einen sehr gutes oder halt mir optimales Wissen oder Informationen zu beschaffen und das in recht schneller Zeit. Und was dann auch wichtig ist, ich versuche dann auch intern das gut zu vernetzen, das abteilungsübergreifend darzustellen, damit letztendlich alle auch ein einheitliches Bild, einen einheitlichen Wissensstand auch haben. Also für mich ein Aufgrund von der Session, die ich da letztendlich gehalten habe, ist das jetzt ein kleiner Mosaikstein hin zu dem großen Ziel, zu einer, ja wie soll ich sagen, zu einer Unternehmung, die übergreifend gesehen einen guten Wissensstand hat, die die gleichen Ziele verfolgt und die vernetzt und vielleicht auch ohne große Hierarchie miteinander arbeitet im Sinne des Kunden.

Götz Müller: Mhm, und ich glaub, das ist dann eben auch die Chance, wenn man so ganz am Rande das Stichwort Digitalisierung und alle Arbeitsplätze werden nur noch von Computern übernommen. Da glaub ich, hat eben, glaub ich, persönlich hat der Mensch immer noch Fähigkeiten, wo 'n Computer mit seiner hohen Rechenleistung trotzdem noch nicht mithalten kann, weil er eben Stichwort Vernetzung, weil er Dinge zusammenbringt, wozu nur 'n Mensch fähig ist.

Stefan Fischer: Absolut, also Das sehe ich genauso. Ich meine, über die Digitalisierung, also ist ein ganz wichtiger Punkt. Das ist ja ein Prozess aus meiner Sicht, wo schon auch eine ganze Zeit lang auch im Gange ist, wo man sich auch nicht davor fürchten muss. Ich bin der Meinung, man muss es als Chance sehen und gerade was auch du jetzt angesprochen hast, das Thema, ja, das Menschlichkeit im Unternehmen, also sind ja unterschiedliche Menschen mit unterschiedlichen, ich nenne sie mal Programme, die miteinander arbeiten müssen und lebendig liegt da auch der Schlüssel drin. Sowas, so 'ne Fähigkeit, letztendlich solche Probleme dann auch oder Herausforderungen auch zu lösen, das das können aus meiner Sicht nur Menschen.

Götz Müller: Ja, war jetzt 'n gutes Schlusswort, eben auch der Faktor Mensch hier wieder zu berücksichtigen. Stefan, ich danke dir für deine Zeit.

Stefan Fischer: Vielen Dank, ja, ich danke auch für die Einladung.

Götz Müller: Bitteschön. Und ja, vielleicht ergibt sich die Chance, dass wir uns auf einem Barcamp mal wieder begegnen.

Stefan Fischer: Das würde mich freuen, ja.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Stefan Fischer zum Thema Informationsprozesse. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 084.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei Apple Podcasts. Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem, was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

KI-generierte Zusammenfassung

In dieser Episode spricht Götz Müller mit Stefan Fischer über das Thema Informationsprozesse und darüber, wie Unternehmen und Einzelpersonen mit der wachsenden Informationsflut systematisch umgehen können. Stefan Fischer arbeitet als Referent für Organisation und Prozesse in einem mittelständischen Unternehmen und verantwortet dort sowohl Projektmanagement als auch klassisches, abteilungsübergreifendes Prozessmanagement. Aus einem gemeinsamen Austausch auf einem Barcamp entstand die Idee, Informationsprozesse einmal bewusst als eigenständigen Prozess zu betrachten.

Zu Beginn skizziert Stefan Fischer den Ausgangspunkt seiner Überlegungen. Ihn beschäftigt die Frage, wie es gelingt, sich schnell und strukturiert einen Überblick über neue Themen zu verschaffen, relevante Informationen zu sammeln, diese sinnvoll zu verarbeiten und daraus einen nutzbaren Output zu erzeugen. Genau diese Fragestellung wurde auf dem Barcamp gemeinsam diskutiert. Im Mittelpunkt standen dabei Informationsquellen, Methoden, Werkzeuge und erste sinnvolle Schritte im Umgang mit neuen Themen.

Ein zentraler Aspekt sind die Informationsquellen selbst. Stefan Fischer unterscheidet klar zwischen internen und externen Quellen. Gerade interne Quellen würden in vielen Unternehmen deutlich unterschätzt. Dazu zählen bestehende IT-Systeme wie ERP-, CRM- oder Datenbanksysteme, in denen bereits umfangreiches Wissen über Kunden, Prozesse und Aktivitäten enthalten ist. Dieses Wissen werde häufig nicht konsequent genutzt, obwohl es einen schnellen und realistischen Überblick über den aktuellen Stand ermögliche.

Neben Systemen spielen Menschen als Wissensquellen eine entscheidende Rolle. Stefan Fischer beschreibt anhand eines Projekts zum Reklamationsmanagement, wie wertvoll es ist, gezielt Gespräche mit erfahrenen Mitarbeitenden zu führen, bevor ein Projekt offiziell startet. Durch Interviews und Telefonate lassen sich Erfahrungswerte erschließen, die über externe Recherchen kaum zugänglich wären. Dabei hilft eine systematische Vorgehensweise, etwa das Durchgehen des Organigramms und das Identifizieren relevanter Stakeholder.

Götz Müller greift diesen Punkt auf und ergänzt, dass vielen Menschen ihr eigenes Wissen gar nicht bewusst sei. Ähnlich wie beim passiven Wortschatz werde Wissen oft erst sichtbar, wenn gezielt danach gefragt wird. Stefan Fischer bestätigt diese Beobachtung und verweist auf Anforderungen aus der ISO 9001, die ein systematisches Management von prozessspezifischem Wissen fordern. Auch Normen verstärken somit den Druck, internes Wissen sichtbar, zugänglich und nutzbar zu machen.

Ein weiteres zentrales Thema ist die Strukturierung und Kategorisierung von Informationen. Anhand von Kundenanfragen oder Steuerfällen wird deutlich, dass Wissen nur dann wirksam ist, wenn es schnell auffindbar und thematisch eingeordnet ist. FAQs, Wissensdatenbanken oder strukturierte Fallkategorien helfen dabei, wiederkehrende Fragestellungen effizient zu bearbeiten und Lösungen mehrfach zu nutzen. Gleichzeitig betonen beide Gesprächspartner die zunehmende Schnelllebigkeit von Wissen. Während sich die Außenwelt rasant verändert, sind interne Strukturen oft träger, was zu einer gefährlichen Entkopplung führen kann.

Im Hinblick auf Methoden und Werkzeuge unterstreicht Stefan Fischer die Bedeutung einer klaren Zieldefinition vor jeder Recherche. Wer nicht weiß, wonach er sucht, läuft Gefahr, sich in endlosen Suchen zu verlieren. Eine bewährte Methode zur Strukturierung ist für ihn die Arbeit mit Mindmaps. Sie helfen, große Themen in überschaubare Bereiche zu gliedern, Fragen systematisch zu formulieren und Informationen gezielt zu sammeln. Gleichzeitig eignen sich Mindmaps zur Wiederverwendung von Wissen, etwa beim Wiedereinstieg in ein Thema oder zur Einarbeitung von Projektteams.

Für die langfristige Ablage und Archivierung von Wissen sieht Stefan Fischer Unternehmens-Wikis als geeignetes Werkzeug. Mindmaps können dabei als Vorstufe dienen und in ein Wiki überführt werden. Wichtig sei jedoch, Wildwuchs zu vermeiden. Klare Verantwortlichkeiten, definierte Qualitätskriterien und einheitliche Gestaltungsrichtlinien sind aus seiner Sicht unverzichtbar. Nur so bleibt ein Wiki aktuell, relevant und nutzbar.

Ein weiterer Schwerpunkt ist die Sicherung von Wissen bei Mitarbeiterwechseln. Wikis sind dabei nur ein Baustein. Mindestens ebenso wichtig sind Gespräche, strukturierte Übergaben und klar definierte Prozesse für unterschiedliche Austrittsszenarien. Wissenstransfer lebt von Kommunikation und persönlichem Austausch.

Abschließend richtet sich der Blick auf die Metaebene der Informationsprozesse. Stefan Fischer beschreibt diese als Zusammenspiel von Sammlung, Verarbeitung und Ablage von Informationen. Wer diese Phasen bewusst gestaltet, verbessert nicht nur das eigene Lernen, sondern stärkt auch das organisationale Wissensmanagement. Informationsprozesse werden damit zu einem strategischen Erfolgsfaktor für Individuen und Unternehmen. Trotz Digitalisierung bleibt dabei der Mensch zentral, da Vernetzung, Kontextverständnis und kreative Verknüpfung von Wissen Fähigkeiten sind, die Maschinen nicht ersetzen können.

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