Kaizen 2 go 005 : KVP im persönlichen Umfeld | GeeMco : Götz Müller Consulting

Inhalt der Episode

Gewohnheiten, persönliche Weiterentwicklung & KVP
Getting Things Done
Pomodoro-Technik

Notizen zur Episode

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(Teil)automatisiertes Transkript

Eine KI-generierte Zusammenfassung finden Sie am Ende des Transkripts.

Episode 005 : KVP im persönlichen Umfeld

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

In der heutigen Folge geht es um KVP im persönlichen Umfeld. Dabei werde ich über folgende Aspekte sprechen. Die eigene Weiterentwicklung und wie uns der KVP dabei helfen kann, schlechte Gewohnheiten abzulegen und neue Gewohnheiten zu schaffen. Ich werde dann die Getting Things Done Methode von David Allen kurz vorstellen und zum Abschluss die Pomodoro-Technik, um die eigene Produktivität gezielt zu steigern.

Beginnen wir mit dem ersten Teil, persönliche Weiterentwicklung.

Persönliche Weiterentwicklung hat für mich viel mit Gewohnheiten zu tun. Über den Routineaspekt im KVP habe ich bereits in Episode 3 gesprochen. Jetzt soll es noch einmal um Gewohnheiten, menschliche Gewohnheiten gehen.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Er könnte ohne seine Gewohnheiten kaum existieren, leben und arbeiten. Er ist ein Gewohnheitstier, im Positiven wie auch im Negativen.

In meinen Augen ist die entscheidende Frage, wie entstehen Gewohnheiten? Die Antwort darauf ist, Gewohnheiten entstehen durch Wiederholung und diese Wiederholung geschieht in einer Abfolge durch Auslöser. Es passiert etwas, bevor etwas zur Gewohnheit wird und es passiert etwas danach. Diese Abfolge wird sehr treffend durch das folgende Sprichwort ausgedrückt, einem Zitat, das unterschiedlichen Wellen zugeordnet wird.

Sähe einen Gedanken und du erntest eine Tat.
Sähe eine Tat und du erntest eine Gewohnheit.
Sähe eine Gewohnheit und du erntest einen Charakter.
Sähe einen Charakter und du erntest ein Schicksal.

Anders ausgedrückt, achte auf deine Gedanken, denn sie werden zu Worten. Achte auf deine Worte, denn sie werden zu Taten. Achte auf deine Taten. Denn sie werden zu Gewohnheiten. Achte auf deine Gewohnheiten, denn sie werden dein Charakter. Achte auf deinen Charakter, denn er wird dein Schicksal.

Beiden Varianten ist gemeinsam, dass sie mit dem Gedanken beginnen. Es gibt noch eine Variante des Sprichworts, bei dem dem Gedanken noch das Gefühl vorgelagert ist. Ich bin aber der Meinung, dass es viel öfter noch externe Einflüsse sind. Externe Einflüsse, die auf das Gefühl Einfluss nehmen bzw. dieses erst erzeugen. Diese externen Einflüsse können Zeitpunkte sein, bestimmte Tageszeiten oder Situationen, die damit verknüpft sind.

Die externen Einflüsse können Orte oder andere Menschen sein. Es können auch emotionale Zustände sein. Dann sind wir nahe bei den Gefühlen, die die Gewohnheiten nach sich ziehen. Mit wiederholten Handlungen und damit Gewohnheiten sind typischerweise Belohnungen verbunden.

Das heißt, den Gewohnheiten liegt oder lag eine positive Absicht zugrunde.

Diese positive Absicht bezieht sich dabei wohlgemerkt auf Handelnde, nicht seine Umwelt. Diese Belohnungen treffen auch auf schlechte Angewohnheiten zu. Wir müssen dabei beachten, dass diese Belohnungen unter Umständen zum aktuellen Zeitpunkt nicht mehr gültig oder zeitgemäß sind Das bedeutet, die ursprünglich positive Intention existiert jetzt nicht mehr Die Macht der Gewohnheit lässt uns die Handlung aber trotzdem ausführen Im Geschäftsleben bekommen wir dann oft die Aussage zu hören, haben wir schon immer so gemacht, dass Veränderungen der Gewohnheiten oft nur schwierig erreichbar sind.

Kennen wir alle aus der eigenen Erfahrung.

Wir können uns aber die Erkenntnisse aus dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess zunutze machen. 2004 ist dazu ein Buch erschienen. Mit dem Titel One Small Step Can Change Your Life greift es im Untertitel The Kaizen Way den Gedanken der kontinuierlichen Verbesserung in kleinen Schritten auf. Sie finden in den Notizen zur Episode einen Verweis auf dieses Buch. Der Grundgedanke in dem Buch ist, Veränderungen in so kleinen Schritten zu initiieren, dass es keine Überwindung kostet und keinen Widerstand verursacht, diese Schritte zu gehen. Von diesen Schritten ausgehend entstehen da neue Gewohnheiten und in der Folge die gewünschten Veränderungen. Bei der Vorbereitung für diese Episode habe ich das Buch nochmal überflogen und dabei interessanterweise festgestellt, dass schon ziemlich am Anfang des Buches auf Training within Industry als die Wurzel von Kaizen verwiesen wird.

Dieser Punkt war mir offensichtlich beim ersten Lesen vor einigen Jahren entgangen. Ein weiterer Baustein neben den kleinen Schritten sind kleine Fragen, die gestellt werden, um Aufmerksamkeit für Gewohnheiten und Veränderungen zu schaffen. Dabei sind es eben nicht die großen Fragen, die unter Umständen Widerstand verursachen könnten. Diese kleinen Fragen lösen dann kleine Gedanken im Sinne von Reflexionen aus. Interessanterweise fällt mir erst jetzt der Bezug zur eingangs erwähnten Abfolge von Gedanken und Taten auf. Die kleinen Taten bzw. Handlungen sind es, die zu den kleinen Erfolgen im Sinne des Gedichts führen.

Der Autor nennt dann auch kleine Probleme, die es zu lösen gilt. Hier könnte man erstmal meinen, dass diese kleinen Probleme im Widerspruch zum herausfordernden Zielzustand stehen. Wenn man diese kleinen Probleme aber mit dem jeweils nächsten zu überwindenden Hindernis und dem nächsten Schritt gleichsetzt, ergibt sich wieder eine große Ähnlichkeit mit den fünf Fragen der Coaching-Kata. Der Autor nennt dann auch noch kleine Belohnungen als Komponenten, um die intrinsische Motivation zu verstärken. Die kleinen Belohnungen waren es ja letztlich, die auch die ursprünglichen Gewohnheit gefördert haben.

Wichtig dabei ist, dass die Belohnungen einen direkten Bezug zu den neuen Gewohnheiten haben. Diese Verknüpfung hat auch dann den Vorteil, dass oft bei schlechten Gewohnheiten das ja nicht mehr der Fall ist und damit das Ersetzen der schlechten Gewohnheiten leichter fällt. Nach diesen eher allgemeinen Ausführungen zur persönlichen Weiterentwicklung möchte ich im zweiten Block auf einen Punkt kommen, der meines Erachtens erheblichen Einfluss auf die persönliche Weiterentwicklung haben kann, weil er umfangreiche Freiräume schaffen kann, die für die Weiterentwicklung letztlich auch notwendig ist. Im zweiten Block möchte ich die Grundgedanken des Buchs Getting Things Done von David Allen nennen. In meinen Augen handelt es sich dabei um ein umfassendes Produktivitätssteigerungskonzept im beruflichen, aber auch im persönlichen Kontext. Die umfassende Verknüpfung dieser beiden Welten und der zugrundeliegende ganzheitliche Aspekt macht eine der großen Stärken des Konzepts aus. Der Autor hat das Buch 2001 geschrieben. Mich persönlich begleitet es in unterschiedlicher Intensität schon mindestens zehn Jahre.

Wie schon erwähnt, handelt es sich um ein umfassendes Konzept. Der Autor verwendet dabei die Metapher verschiedener Flughöhen. Er beginnt auf dem Niveau der Stadtbahn und geht bis zu einer Flughähe von 50.000 Fuß und darüber. Der Autor nennt diese 6 Flughöhen sein Modell für den Überblick über die eigene Tätigkeit, wenn es darum geht, etwas zu erledigen und dies bewusst zu tun.

Hier ist also die Liste der 6 Flughöhen. Es beginnt mit der Startbahn. Auf dieser Ebene spielen sich konkrete Handlungen, die Next Actions, ab. Dort greift dann auch das zweite Werkzeug, das ich später vorstellen werde. Die zweite Ebene sind 10.000 Fuß, hier bewegen wir uns auf laufenden Projekten. Auf der dritten Ebene mit 20.000 Fuß finden wir die Verantwortungsbereiche, unsere Rollen im Berufs- und Privatleben wieder. Auf der vierten Ebene mit 30.000 Fuß folgen die beruflichen Ziele der nächsten ein bis zwei Jahre. Auf der fünften Ebene mit 40.000 Fuß finden wir dann den Ausblick auf die nächsten drei bis fünf Jahre. Für mich wäre der Begriff Vision hier noch verfrüht Auf der letzten sechsten Ebene mit 50.000 Fuß und darüber beschreibt der Autor die Relevanz für das Leben im Allgemeinen, Sein Gesamtkonzept besteht aus fünf Stufen, um seine Aktivitäten zu beherrschen Was ich hier Aktivitäten nenne, ist so begrifflich nicht ganz richtig.

Der Autor David Allen spricht im Englischen von Stuff, also auf Deutsch so in etwa Zeugs. Auf der ersten Stufe beginnt das Konzept damit, alles und zwar wirklich alles Zeugs zu erfassen, was einem tagtäglich so begegnet. Die zweite Stufe des Durcharbeitens ist dann im Prinzip eine Art der Vorverarbeitung. Auf dieser Stufe wird klassifiziert, um was es sich bei dem Zeugs handelt.

Ob damit etwas zu tun ist oder man es nur ablegen sollte oder einfach wegwerfen kann. Wenn mit Zeugs etwas gemacht werden kann, tut man das einfach, sofern es weniger als zwei Minuten benötigt. Wenn mehr Zeit benötigt wird, kann es entweder delegiert werden oder es wird bewusst und gezielt auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Die dritte Stufe des Umgangs mit Zeugs ist dann das Organisieren. Sie beinhaltet das, was ich mit Wegwerfen, Ablegen, Delegieren oder Verschieben schon genannt hatte. Dazu kommt noch die Zuordnung zu laufenden oder neuen Projekten. Als vierte Stufe folgt das regelmäßige Durchsehen verschiedener Listen. Diese Listen beinhalten die gesammelten nächsten Schritte, Dinge, die in den Kalender auf später verschoben wurden oder eben delegiert.

Diese Durchsicht kann teilweise intuitiv erfolgen. Das passiert dann, wenn eine Aktivität abgeschlossen wurde. Mindestens genauso wichtig ist eine wöchentliche Durchsicht, um die Dinge gegebenenfalls neu zu bewerten und zu ordnen. Hier kommen dann wieder die Projekte ins Spiel, aus denen sich auch neue Aktivitäten ergeben können. Auf der fünften Stufe beschreibt der Autor dann mehrere Modelle, wie man am besten entscheidet, was als nächstes zu tun ist.

Vom Arbeitsablauf her ist dieser Teil renundant. Weil wir über die verschiedenen Formen der Tätigkeiten schon gesprochen haben. Es geht hier vielmehr um eine Form der Metaebene, auf der eben bewusst entschieden wird, was als nächstes dran ist.

Grundsätzlich ermutigt der Autor hier dazu, seiner Intuition zu folgen. Er hat trotzdem drei Modelle aufgestellt, die diese Intuition wieder stärker ins Bewusstsein rufen. Beim ersten Modell wird nacheinander auf den Kontext, die verfügbare Zeit und Energie sowie die Priorität zurückgegriffen. Beim zweiten Modell geht es um Entscheidungskriterien für die tägliche Arbeit. Diese beschreibt der Autor als drei Arten der Tätigkeiten. Es können vorbestimmte oder selbstbestimmte Arbeit sein oder einfach Sachen, die halt so anfallen. Man kann also von Selbststeuerung, von Fremdsteuerung oder eben auch von gänzlich fehlender Steuerung sprechen. Das dritte Modell umfasst die schon genannten sechs Ebenen bzw. sechs Flughöhen als Modell für den Überblick über die eigenen Tätigkeiten.

David Allen macht dann in einem weiteren Kapitel noch einen kleinen Ausflug zu Projekten und Projektmanagement. Dabei betont er die Abgrenzung zum klassischen Projektmanagement mit seinen Techniken und plädiert für informellere Planungen, die dafür häufiger durchlaufen werden sollen. Ein Grundgedanke, der für mich hinter seinem Gesamtkonzept steckt, ist, dass von oben nach unten geplant wird, aber die Umsetzung von unten nach oben erfolgt. Auf den ersten Blick mag es jetzt so erscheinen, dass das Buch von David Allen mit Getting Things Done ein Gesamtkunstwerk beschreibt, das unter Umständen nur mit massiven Veränderungen der persönlichen Arbeitsweise möglich ist. Dabei unterscheidet es gravierend von der Kernaussage des ersten Buchs, bei dem es ja um die Veränderung und damit Verbesserung in kleinen Schritten geht.

Ich denke, die beiden Konzepte lassen sich auch verbinden. Meiner Ansicht nach und nach meiner persönlichen Erfahrung ist die Vorgehensweise nach David Allen nur mit externer Unterstützung in der Anlaufphase möglich. Wenn diese Unterstützung fehlt, kann das Konzept trotzdem angestrebt werden.

Es sollte aber in Form von kleinen Schritten eingeführt werden. Welcher Schritt in welcher Reihenfolge am besten ist, hängt meines Erachtens von der aktuellen Situation jedes Einzelnen ab Dieser persönliche Bezug ist wichtig. Weil es sehr wahrscheinlich ist, dass die einzelnen Menschen unterschiedliche Gewohnheiten mitbringen und deshalb auch individuelle Einführungsstrategien angebracht sind.

Einen möglichen Ansatzpunkt auf einer sehr tiefen Arbeitsebene beinhaltet der dritte Teil, um den es heute gehen soll. Dieser dritte Teil ist die Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo. Die Pomodoro-Technik kann als ein Teil des größeren Konzepts Getting Things Done verstanden werden. Für mich ist es eine mikroskopische Technik, um konsequent an einer Sache dran zu bleiben, für die man sich makroskopisch als nächste Aktivität im Getting Things Done entschieden hat. Vereinfacht ausgedrückt teilt die Pomodoro-Technik die verfügbare Zeit in 25 Minuten Blöcke mit dazwischenliegenden Pausen auf und stellt vor, wie mit dieser Zeit umgegangen wird. Sie ist für mich deutlich konkreter, wie die notwendigen Gewohnheiten aufgebaut werden können. Getting Things Done bleibt hier stärker auf dem Niveau, dass das Werkzeug generell vorgestellt und beschrieben wird. Gleichzeitig hatte ich den Eindruck, dass die Kernaussage zur Routine und Gewohnheit einfach ein „Mach's halt so“ ist. Über diese Aussage hinaus bleibt die Technik offen, wie die notwendigen Routinen und Gewohnheiten als solche geschaffen werden sollen.

Der KVP-Gedanke an der persönlichen Weiterentwicklung besteht in meinen Augen darin, dass kontinuierlich hinterfragt wird, wo noch Entwicklungspotenzial besteht. Dieses Entwicklungspotenzial kann dann mit geeigneten Methoden und Werkzeugen ausgeschöpft werden Grundsätzlich geht es in meinen Augen nicht darum, schneller zu arbeiten, sondern das intelligenter zu tun. Dazu gehört auch, das Rad nicht mühsam neu zu erfinden, sondern auf bewährte Erfahrung anderer zurückzugreifen. Es ist aber immer notwendig, die Methoden auf die eigenen Belange und die eigene Situation anzupassen, um letztlich insgesamt damit erfolgreich zu sein.

Das waren meine Gedanken zum KVP im persönlichen Umfeld. In den Notizen zur Episode finden Sie Links auf ein paar Blogartikel und die erwähnten Bücher mit weiteren Informationen.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei Apple Podcasts. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

KI-generierte Zusammenfassung

In dieser Episode spricht Götz Müller über den kontinuierlichen Verbesserungsprozess im persönlichen Umfeld und spannt dabei den Bogen von Gewohnheiten über systematische Selbstorganisation bis hin zu konkreten Techniken zur Steigerung der eigenen Wirksamkeit.

Zu Beginn stellt Götz Müller die persönliche Weiterentwicklung in den Mittelpunkt. Für ihn sind Gewohnheiten der entscheidende Hebel. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier, im positiven wie im negativen Sinn. Gewohnheiten entstehen durch Wiederholung und folgen meist einem bestimmten Muster: Ein Auslöser führt zu einer Handlung, auf die eine Form der Belohnung folgt. Diese Belohnung erklärt, warum sich selbst ungünstige Routinen hartnäckig halten. Ursprünglich stand häufig eine positive Absicht dahinter, auch wenn diese im aktuellen Kontext längst nicht mehr sinnvoll ist.

Götz Müller verweist auf die bekannte Abfolge von Gedanken, Taten, Gewohnheiten, Charakter und letztlich Schicksal. Er ergänzt, dass nicht nur Gedanken oder Gefühle am Anfang stehen, sondern oft auch äußere Einflüsse wie Tageszeiten, Orte, Situationen oder bestimmte Personen. Diese wirken als Trigger und setzen die gewohnte Handlungskette in Gang. Wer Gewohnheiten verändern will, muss deshalb sowohl die Auslöser als auch die Belohnungen verstehen.

Im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses plädiert Götz Müller für kleine Schritte. Er greift das Buch „One Small Step Can Change Your Life – The Kaizen Way“ auf, das die Idee verfolgt, Veränderungen so klein zu gestalten, dass sie keinen inneren Widerstand erzeugen. Kleine Fragen regen kleine Gedanken an. Kleine Gedanken führen zu kleinen Handlungen. Aus diesen entwickeln sich neue Gewohnheiten. Dieser Ansatz erinnert an die Logik der Coaching-Kata, bei der jeweils das nächste Hindernis identifiziert und systematisch bearbeitet wird. Entscheidend sind dabei auch kleine, gezielt eingesetzte Belohnungen, die direkt mit der neuen Gewohnheit verknüpft sind und so die intrinsische Motivation stärken.

Im zweiten Teil wendet sich Götz Müller dem Thema Selbstorganisation zu und stellt die Grundgedanken aus „Getting Things Done“ von David Allen vor. Er beschreibt das Konzept als ganzheitliches Produktivitätssystem für berufliche und private Kontexte. Besonders hervor hebt er das Modell der sechs sogenannten Flughöhen. Diese reichen von der Startbahn mit konkreten nächsten Handlungen über Projekte und Verantwortungsbereiche bis hin zu mittel- und langfristigen Zielen sowie der grundlegenden Lebensausrichtung auf 50.000 Fuß.

Zentral ist der strukturierte Umgang mit allem, was David Allen als „Stuff“ bezeichnet. In einem fünfstufigen Prozess wird zunächst alles erfasst, dann durchdacht, organisiert, regelmäßig überprüft und schließlich bewusst entschieden, was als Nächstes zu tun ist. Dabei spielen Kontext, verfügbare Zeit, Energie und Priorität eine Rolle. Götz Müller betont, dass von oben nach unten geplant, aber von unten nach oben umgesetzt wird. Die strategische Orientierung gibt den Rahmen vor, während die konkreten Handlungen im Alltag den Fortschritt erzeugen.

Er weist darauf hin, dass die Einführung dieses Systems in der Praxis anspruchsvoll sein kann. Ohne Unterstützung empfiehlt er, auch hier in kleinen Schritten vorzugehen und das Konzept schrittweise an die eigene Situation anzupassen. Unterschiedliche Gewohnheiten und Ausgangsbedingungen erfordern individuelle Einführungsstrategien.

Im dritten Teil stellt Götz Müller die Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo vor. Diese Methode unterteilt die Arbeitszeit in 25-Minuten-Intervalle mit kurzen Pausen. Für ihn ist sie eine mikroskopische Technik, die dabei hilft, eine zuvor definierte nächste Handlung konsequent umzusetzen. Während „Getting Things Done“ vor allem die Struktur und Entscheidungslogik liefert, schafft die Pomodoro-Technik eine konkrete Routine auf der operativen Ebene. Sie unterstützt den Aufbau neuer Gewohnheiten durch klare Zeitblöcke und bewusste Fokussierung.

Abschließend betont Götz Müller, dass es beim kontinuierlichen Verbesserungsprozess im persönlichen Umfeld nicht darum geht, schneller zu arbeiten, sondern intelligenter. Es geht darum, Entwicklungspotenziale regelmäßig zu hinterfragen und geeignete Methoden gezielt einzusetzen. Bewährte Konzepte können wertvolle Orientierung bieten, müssen jedoch an die eigene Situation angepasst werden. Kontinuierliche Verbesserung beginnt im Kleinen, entfaltet ihre Wirkung jedoch nachhaltig, wenn Denken, Struktur und konkretes Handeln systematisch miteinander verbunden werden.

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