Prozesse und Gewohnheiten – Fluch und Segen

So wie Menschen ohne Gewohnheiten nicht existieren könnten, gilt das auch für Unternehmen und Geschäftsprozesse. Gewohnheiten beginnen schon vor dem morgentlichen Aufstehen (oder haben Sie schon mal ganz bewusst darüber nachdenken müssen, wie Sie den Wecker ausschalten), setzen sich beim Frühstück und der Fahrt zur Arbeit fort. Dort angekommen, sind auch die meisten Geschäftsprozesse eine Abfolge von Gewohnheiten. Und schließlich endet der Tag wieder mit Gewohnheiten, den abendlichen Nachrichten, dem Zähneputzen und dem Weg ins Bett. Viele dieser Tätigkeiten bewältigen wir unbewusst und routiniert. Bewusstes Nachdenken würde in vielen Fällen viel zu lange dauern und uns auch überfordern. So weit sind Gewohnheiten und Prozesse also ein Segen.

Gleichzeitig sind Prozesse und Gewohnheiten auch ein Fluch. Sie sind durch das resultierende Beharren im Bekannten auch Hindernisse in der Weiterentwicklung von Unternehmen und Menschen, wenn es darum geht, Reaktionen, Handlungen und Abläufe zu verändern und dadurch zu verbessern.

Auch die Vorgehensweise bei Verbesserungen gleicht sich stark bzw. ist übertragbar. Im ersten Schritt geht es darum, Prozesse zu identifizieren und zu dokumentieren, sie zu standardisieren und dann von dieser stabilen Basis aus kontinuierlich und in kleinen Schritten zu verbessern.

Bei Gewohnheiten bedeutet das, sich ihnen bewusst zu werden, zu erkennen, wann sie zum Einsatz kommen und welchem Nutzen sie dienen (oder gedient haben). Von dieser Erkenntnisbasis aus können dann wiederum Veränderungen vorgenommen werden.

Bei den Veränderungen selbst herrscht ebenfalls ein großes Maß an Übereinstimmung. Dies beginnt schon bei den Widerständen gegen die Veränderung. In beiden Fällen geht es um die Veränderung von Gewohnheiten von Menschen. Egal, ob es sich um persönliche Gewohnheiten handelt oder um Gewohnheiten im Rahmen von Geschäftsprozessen, beiden Mechanismen liegt der ursprüngliche Nutzen zugrunde. Dazu kommt oft, dass mit dem Wunsch nach Veränderung – speziell wenn er von außen initiiert wird – immer unbewusst auch mitschwingt, dass die bisherige Vorgehensweise jetzt falsch ist. Bei Veränderungen geht also auch darum, die bisherige Vorgehensweise wertzuschätzen, gleichzeitig aber auch zu vermitteln, dass durch geänderte Randbedingungen jetzt neue (bessere) Ergebnisse und Vorgehenswesen notwendig werden. Diese geänderten Randbedingungen ergeben sich zumindest im betrieblichen Umfeld implizit durch die Notwendigkeit nach konstanter Verbesserung. Diese Notwendigkeit ergibt sich wiederum durch die Tatsache, dass ein Unternehmen immer in einem Marktumfeld mit Kunden und Mitbewerbern agiert. Im persönlichen Bereich mag es möglich sein, dass sich Zufriedenheit mit dem Status Quo ergibt, im unternehmerischen Umfeld kann dies aufgrund der externen Einflüsse nie der Fall sein.

Die wichtigste Fähigkeit eines Unternehmens besteht also darin, seinen Mitarbeitern den Umgang mit den konstanten Veränderungen vermitteln. Erst danach folgt die Kompetenz Lösungen für die notwendigen Veränderungen zu finden. Mit diesen beiden Kompetenzen tritt die ursprüngliche Frage nach Fluch oder Segen in den Hintergrund und verschiebt sich zur Frage nach dem aktuellen Zustand, dem neuen Zustand und dem Weg dorthin über potentielle Hindernisse hinweg.

Frage: Wie gehen Sie mit persönlichen und betrieblichen Veränderungen um? Wo führen externe Einflüsse zur Notwendigkeit der Veränderung? Welche Gewohnheiten hindern Sie oder Ihre Mitarbeiter noch daran, notwendige Veränderungen in den Prozessen durchzuführen?


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