Kaizen 2 go 028 : Digitales Dokumentenmanagement

 

Inhalt der Episode

• Nutzen von Doku­menten­manage­ment­systemen
• Voraussetzungen vor der Einführung
• Herausforderungen und Fehler bei der Einführung
• Die Grenzen von Doku­menten­manage­ment­systemen
• Wechselwirkungen mit anderen Geschäfts­prozessen
• Die Zukunft von Doku­menten­manage­ment­systemen

Notizen zur Episode

• XING-Profil von Wolfgang Dieterich
• Website von „DIE Datenverarbeitung„
• Artikel über Verschwendung in der Dokumentenablage
• Episode 024 über mobile Geschäftsprozesse

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In dieser Episode spricht Götz Müller mit Wolfgang Dieterich über digitales Dokumentenmanagement und die Frage, wie Unternehmen den Weg in ein papierarmes Büro sinnvoll gestalten können. Wolfgang Dieterich beschreibt sich als Wegbereiter in Richtung papierarme Organisation. Vollständig papierlos werde man seiner Einschätzung nach nie arbeiten, denn in bestimmten Situationen greife der Mensch weiterhin zu Papier und Stift. Entscheidend sei daher nicht die vollständige Abschaffung von Papier, sondern der bewusste und strukturierte Umgang mit Dokumenten.

Ein zentraler Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems liegt für Wolfgang Dieterich in der Einsparung von Zeit und Ressourcen. Unternehmen reduzieren Ordner, Regale und Papierverbrauch. Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt werden, um sie kurz darauf wieder zu vernichten. Neben der Effizienz nennt er Sicherheitsaspekte als wesentlichen Vorteil. Digitale Archivierung schützt vor Schäden durch Feuer oder Wasser. Zudem erfüllen moderne Systeme gesetzliche Anforderungen, indem sie Dokumente revisionssicher speichern, Veränderungen protokollieren und ein Löschen ausschließen. Dadurch entsteht Transparenz darüber, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

Götz Müller greift das Thema Sicherheit weiter auf und verweist auf die Nachvollziehbarkeit digitaler Dokumente im Gegensatz zu Papier, das sich spurlos vernichten lässt. Wolfgang Dieterich bestätigt, dass Revisionssicherheit heute Standard sei und Unternehmen dadurch rechtlich besser abgesichert sind.

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sieht Wolfgang Dieterich zahlreiche Aspekte, die bedacht werden müssen. Ein System müsse sich nahtlos in die bestehende Büroumgebung integrieren lassen. Kein Unternehmen wolle funktionierende Hardware vorschnell ersetzen. Ebenso wichtig sei die Wirtschaftlichkeit. Kleine Betriebe müssten genau prüfen, ob sich eine Investition amortisiert. Weitere Fragen betreffen gesetzliche Anforderungen wie die Einhaltung steuerlicher Vorgaben, die Zukunftssicherheit des Systems sowie die Lesbarkeit der Daten über viele Jahre hinweg.

Auch Folgekosten spielen eine Rolle. Wartungsverträge, Updates und Support dürfen nicht unterschätzt werden. Die Bedienbarkeit ist ein weiterer kritischer Faktor. Wenn umfangreiche Schulungen notwendig sind, steigt der Aufwand erheblich. Zudem müsse das System betriebssystemunabhängig funktionieren, da heute unterschiedliche Geräte und Plattformen im Einsatz sind. Ein Unternehmen sollte außerdem sicherstellen, dass es seine Daten bei Bedarf exportieren und zu einem anderen Anbieter wechseln kann. Die Stabilität und Zukunftsfähigkeit des Anbieters selbst ist ebenfalls ein wichtiges Kriterium.

Voraussetzung für die Einführung ist eine funktionierende IT-Infrastruktur. Wolfgang Dieterich berichtet von Kanzleien ohne internes Netzwerk. In solchen Fällen müsse zunächst die technische Basis geschaffen werden. Neben der Technik betont er den Faktor Mensch. Ohne Akzeptanz der Mitarbeitenden könne ein System nicht erfolgreich sein. Widerstände, etwa kurz vor dem Ruhestand, seien keine Seltenheit.

Götz Müller thematisiert Sicherheitsbedenken gegenüber dem Internet. Wolfgang Dieterich erläutert, dass sich interne Netzwerke auch ohne direkten Internetzugang aufbauen lassen. So könne man Sicherheitsbedürfnisse berücksichtigen und dennoch digital arbeiten.

Im Hinblick auf Geschäftsprozesse weist Wolfgang Dieterich darauf hin, dass unterschiedliche Softwarelösungen kompatibel sein müssen. Konflikte zwischen ERP-Anbietern und DMS-Anbietern seien ein Risiko. Deshalb empfiehlt er Testsysteme und konkrete Kundendemos, um Schnittstellen vorab zu prüfen. Flexible Standardschnittstellen im DMS erleichtern die Integration und nehmen dem Unternehmen die Rolle des Vermittlers zwischen IT-Dienstleistern ab.

Die Einführung verändert auch die Arbeitsweise. Wolfgang Dieterich spricht augenzwinkernd von verlorener „Kreativität“, etwa bei handschriftlichen Notizen. Gleichzeitig entfallen Wegezeiten und Bewegungen. Das kann Effizienz steigern, birgt jedoch die Gefahr, Mitarbeitende stärker zu belasten, wenn Digitalisierung nur als Mittel zur Leistungsverdichtung verstanden wird.

Zu den häufigsten Fehlern zählt Wolfgang Dieterich die Erwartung, ein DMS löse automatisch organisatorische Probleme. Unordnung lasse sich digital fortsetzen. Ebenso problematisch sei ein Schnellschuss ohne gründliche Analyse. Besonders kritisch sei die unreflektierte Übernahme alter Datenbestände. Ohne vorherige Bereinigung würden veraltete oder irrelevante Dateien ins neue System übertragen und dort erneut Aufwand verursachen.

Als ersten Schritt empfiehlt Wolfgang Dieterich eine ehrliche Klärung der Motivation. Warum soll das System eingeführt werden? Danach folgt eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Technik und Prozesse. Unternehmen sollten den Idealzustand formulieren und prüfen, ob dieser technisch umsetzbar ist. Eine Testphase mit parallelem Betrieb sei sinnvoll, um Erfahrungen zu sammeln und Prozesse anzupassen.

Mit Blick in die Zukunft sieht Wolfgang Dieterich einen Trend zur Cloud und zu Software-as-a-Service-Modellen. Auch Open-Source-Lösungen könnten an Bedeutung gewinnen, da sie größere Transparenz und Weiterentwicklungsmöglichkeiten bieten. Verbesserte Texterkennung und Bildverarbeitung werden die Nutzung weiter vereinfachen. Langfristig erwartet er, dass Dokumentenmanagement nicht nur in Unternehmen, sondern auch im privaten Umfeld selbstverständlich wird.

Zum Abschluss rät Wolfgang Dieterich, bereits vor einer Einführung auf saubere Scanqualität zu achten und während der Implementierung ausreichend Zeit für Anpassungen einzuplanen. Digitalisierung ersetze keine schlechten Prozesse, sondern mache sie nur sichtbar.