Kaizen 2 go 028 : Digitales Dokumentenmanagement

 

Inhalt der Episode

  • Nutzen von Doku­menten­manage­ment­systemen
  • Voraussetzungen vor der Einführung
  • Herausforderungen und Fehler bei der Einführung
  • Die Grenzen von Doku­menten­manage­ment­systemen
  • Wechselwirkungen mit anderen Geschäfts­prozessen
  • Die Zukunft von Doku­menten­manage­ment­systemen

Notizen zur Episode

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(Teil)automatisiertes Transkript

Eine KI-generierte Zusammenfassung finden Sie am Ende des Transkripts.

Episode 028 : Digitales Dokumentenmanagement

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Wolfgang Dieterich bei mir. Es geht in unserem Gespräch um digitales Dokumentenmanagement. Und wie in meinen anderen Gesprächen auch, am besten stellt sich der Gesprächspartner selber vor. Herzlich willkommen, Herr Diederich.

Wolfgang Dieterich: Ja, guten Tag, Herr Müller. Mein Name ist Wolfgang Dieterich, die Datenverarbeitung Wolfgang Dieterich. Mit meinem Unternehmen verstehe ich mich als Wegbereiter ins Papierarme Büro. Ich sage jetzt mit Absicht Papierarm, weil Papierlos wird mit Sicherheit auf Dauer nicht wirklich funktionieren. Die Frage ist immer wieder, wie kommt der Mensch zum Dokumentenmanagement? Ich habe 20 Jahre Branchenerfahrung in der Bürokommunikationstechnik. Aus der Kopiertechnik, Faxtechnik wurde peu à peu dann der Digitalkopierer. Der konnte dann drucken, immer noch schneller, mit einem noch höheren Output. Später kam dann der sehr, sehr schnelle Scanner dazu. Und wenn ich schnell sage, verstehe ich so 80 Kina 4 Seiten aufwärts. Und diese Dokumentenflut galt es dann irgendwann zu bändigen. Die Lösungen, die am Markt waren, fand ich jetzt nicht immer ganz so prickelnd. Und habe dann einfach für mich eine eigene Lösung entwickelt, die ich jetzt hier heute mal vorstellen möchte und auch selber vermarkte.

Götz Müller: Prima. Jetzt ist etwas Spannendes passiert, was klar macht, dass das ja eine Live-Aufnahme ist und dass wir uns so sehr gar nicht abgesprochen haben. Ich habe mir nämlich hier ein kleines Zitat zum Einstieg rausgesucht. Und das greift fast das auf, was Sie gerade schon gesagt haben. Der frühere Siemens-Vorstandsvorsitzende Heinrich von Pierer, der hat mal gesagt, das papierlose Büro ist genauso weit weg wie das papierlose Klo. Jetzt wäre meine Frage zum Einstieg dann gewesen, wobei Sie die Antwort schon fast gegeben haben, was Sie von der Aussage halten. Ich beziehe mich natürlich auf die Büroaussage, nicht auf die Toilette.

Wolfgang Dieterich: Also man wird definitiv niemals komplett papierlos sein. Die eine oder andere Notiz wird einfach auch gezwungenermaßen auf Papier stattfinde, stellen wir es uns mal einfach vor, man hätte auf der Straße einen Unfall, kein Mensch zückt ein Tablet und macht dann sofort die Unfallaufnahme, sondern er würde dann halt einfach von Hand diesen Unfallbericht ausfüllen, der vielleicht dann an eine spätere Stelle wieder in dem Dokumentenmanagement landen wird, aber auch dann wurde Papier verwendet. Man kann mobil Fotos machen und alles, aber wenn es ganz, ganz schnell gehen muss, bin ich mir sicher, wird man immer mal wieder der eine oder andere zum stift und zettel greifen.

Götz Müller: Also gerade in so einer Situation wo dann vielleicht die die kognitiven Eigenschaften des menschen etwas in den Hintergrund treten sprich wieder auf die Basics Papier und Stift zurückgegriffen werden müssen Was würden Sie denn sagen aus Ihrer Erfahrung, was ist denn so der Hauptnutzen den Unternehmen, aber natürlich auch die Menschen, die mitarbeiten in den Unternehmen, aus einem Dokumentenmanagement ziehen kann?

Wolfgang Dieterich: Also einer von den ganz, ganz großen Nutzen ist ganz klar immer wieder dieses Wort Ersparnis sparen. Das kann Zeitersparnis sein, was für viele auch der Antrieb ist, es umzusetzen. Es kann auch einfach die Ersparnis sein, an Ressourcen weniger Ordner, weniger Schränke, weniger Regale zu haben, auch nicht mehr alles bedingungslos auszudrücken, sondern es auch unausgedruckt ohne Papier abzulegen. Das ist natürlich auch ein ganz, ganz schöner Nebeneffekt, dass man dadurch die Umwelt schonen kann, dass nicht alles erst ausgedruckt wird, damit es fünf Minuten später im Reiswolf oder im Papierkorb verschwindet. Ein ganz, ganz anderer Aspekt ist mitunter auch einfach Sicherheit. Also die Sicherheit nicht nur, wer darf was sehen, wer kann auf welche Information zugreifen, sondern das kann eine ganz andere Form von Sicherheit sein. Zum Beispiel Papierdokumente vor Feuer zu schützen, vor Wasser zu schützen.

Derjenige, der mir sagt, bei mir wird es nie brennen oder bei mir ist das Dach immer dicht, der gibt sich im Endeffekt ja auch einen Trugschluss hin. Immer wieder sind schwere Unwetter, immer wieder sind auch Feuer in Büros. Das wird sich nie komplett vermeiden lassen. Ein anderer Punkt ist, Fehler zu vermeiden.

Auch gerade durch ein Dokumentenmanagement kann eigentlich eine Falschablage weitestgehend ausgeschlossen werden. Das Dokument könnte auch an der falschen Stelle abgelegt werden, ist dann aber keine Datenleiche im total falschen Ordner, falscher Monat, falsches Jahr, sondern ist einfach durch die Wiederfindbarkeit über die Texterkennung auch bei Falschablage ganz einfach immer noch vorhanden.

Götz Müller: Bei dem Aspekt Sicherheit haben Sie jetzt so den Schadensfall genannt durch Elementarschäden. Ich denke, es ist aber auch ein anderer Aspekt. Papier kann ich ja relativ spurenlos vernichten, zumindest am Ort der ursprünglichen Ablage des Papiers. Also sprich, ich kann es nehmen, ich kann es aufessen, ich kann es das Klo runterspülen und dann ist es weg. Das finde ich jetzt ja eine Sache, in dem Dokumentmanagementsystem, was seinen Namen verdient, kann man sowas ja nahezu ausschließen.

Wolfgang Dieterich: Es ist auszuschließen, es ist auch eine gesetzliche Vorgabe, dass die Dokumente da drinbleiben müssen, dass die nicht löschbar sind und dass Veränderungen selbstverständlich auch protokolliert werden in der Historie, dass man sieht, welcher Mitarbeiter hat an diesem Dokument welche Veränderungen vorgenommen. Das ist Kernpunkt oder Standard, kann man sagen, heute in alle DMS-Software-Lösungen.

Götz Müller: Ein bisschen eingedeutet haben Sie es ja schon und letzten Endes ist das ja immer die Motivation der Auswahl meiner Gesprächspartner. Hinter allem steckt ja auch ein Prozess. Jetzt kann man nicht das Thema Dokumentmanagementsystem unter verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Mit Sicherheit gibt es sowas wie eine Einführung und hinter einer Einführung steckt dann auch sowas wie ein Einführungsprozess. Was sind denn Themen, Fragestellungen, die man bei einer Einführung von dem DMS besonders beachten sollte?

Wolfgang Dieterich: Und passt es nahtlos in die momentan vorhandene Bürowelt, die in sehr vielen Unternehmen ja einfach schon mal da ist und die man auch nicht mal einfach tauschen möchte. Kein Unternehmen möchte jetzt einfach den vor vielleicht einem halben Jahr geleasten oder vielleicht auch gekauften Kopierer auf der Schrott werfen und sagen, okay, das war's, wir können die Maschine hier nicht mehr einsetzen. Zusätzlich zum Dokumentenmanagement dürfen wir uns jetzt noch neue Scanner anschaffen. Wir müssen uns da um- oder aufrüsten. Das ist einer von den Punkten. Passt es einfach so, wie wir momentan funktionieren in unserem Umfeld? Und ein ganz, ganz wichtiger Aspekt ist heute auch bei sehr vielen Kunden, die fragen mich, was kostet uns die Einführung? Da muss man einfach mal gucken, wann amortisiert sich das System.

Wenn ich heute mit einem Ein- oder Zwei-Mann-Betrieb 30.000 Euro in ein DMS-System investiere, dieser kleine Handwerker, der wird dann nie irgendwann seine Investition durch die Ersparnis zurückbekommen. Das sind so Punkte. Dann auch erfüllt das Ganze, wie wir schon im Punkt vorher hatten, gesetzliche Vorgaben. Entspricht das überhaupt der GOBD-Systeme?

Ein weiterer Punkt ist, auch wieder bei der Einführung, ist das System zukunftssicher? Man redet ja von einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren und nichts entwickelt sich schneller als der IT-Markt. Werde ich auch in zehn Jahren überhaupt die Daten, die da drin sind, noch lesen können? Das hat jeder mit Sicherheit mal selber erlebt, als die Firma Microsoft ihr Office umgestellt hat. Und dann kamen die ersten Dokumente von jemandem, der ein ganz neues Office-Paket hatte in DocX-Form. Die alte Office-Version konnte es nicht mehr öffnen. So etwas wäre natürlich die Totalkatastrophe.

Wie hoch sind die Folgekosten? Brauche ich einen Wartungsvertrag? Wird mir ein Wartungsvertrag angeboten? Muss ich kostenpflichtig Monat für Monat irgendwelche Updates erwerben? Das sind so Fragen, die da immer wieder aufkeimen. Und auch ganz, ganz spannend, wie ist es zu bedienen? Muss ich zehn Mitarbeiter auf eine Dreitagesschulung schicke, damit die die Software überhaupt bedienen können? Oder ist es einfach zu bedienen, dass der Schulungsaufwand recht gering ist? Scheidet mir ein Mitarbeiter aus, kann ich den neuen Mitarbeiter ja nicht wieder drei Tage auf das Seminar Dokumentenmanagement schicken? Ganz, ganz wichtig ist auch Unabhängigkeit vom Betriebssystem. Früher war Microsoft schlicht und ergreifend der Standard, aber heute gibt es viele, viele andere Geräte. Denken wir mal, dass Mac mittlerweile da ist. Die Menschen möchten mit dem iPad am System arbeiten. Ein anderer kommt, er hat ein Android-Tablet. Läuft es da überhaupt? Muss ich da viel installieren? Funktioniert es ja so.

Es sind alles so Punkte, wie entwickelt sich das Ganze und bin ich zukunftssicher da damit? Auch, was passiert mit meinen Daten? Habe ich überhaupt die Möglichkeit, aus dem jetzt momentan angeschafften System eines Tages wieder auszusteigen? Kann ich wechseln in ein anderes System oder sind dann nachher die Investitionen in einen Wechsel mit einer unendlich teuren Migration von einer Datenbank verbunden, die ich nicht mehr stemmen kann? Wie gut ist der Anbieter von meinem DMS? Ist der zukunftssicher? Gibt es die Firma morgen noch? Gibt es die in zehn Jahren noch? Wie gut ist da der Support? Das sind alles so Dinge, die oftmals im Vorfeld komplett außer Achtklasse werden. Da sieht man halt einfach die Software, die ist schön, die ist bunt, die ist rasend schnell und die macht alles und man hat das Aha-Erlebnis.

Aber über das, was da schlussendlich nachher über die Jahre noch dranhängt, Da denken die wenigsten wirklich richtig nach.

Götz Müller: Ja, da haben Sie einige wichtige Stichwörter genannt, die auch schon ein bisschen in meiner nächsten Frage drinstecken. Was nämlich die Voraussetzungen sind, die Unternehmen für sich selber schaffen müssen, bevor sie über die Einführung von einem Dokumentmanagementsystem nachdenken.

Wolfgang Dieterich: Gut, da ist natürlich mal elementar, habe ich überhaupt eine IT? Gibt es vernetzte Computer? Weil sonst würde das Ganze natürlich nicht so wirklich funktionieren. Hat auch jeder Mitarbeiter einen eigenen PC. Und man würde es nicht glauben, so etwas ist heute mitunter noch nicht Standard. Es gibt eine Anwaltskanzlei bei mir als Kunde, die hatte kein eigenes Netzwerk. Da gab es einen Rechner, der hatte Internetzugang und dann gab es einfach noch fünf Insel-PCs. Und wenn man jetzt in so einem Fall natürliche Dokumentenmanagement einführen möchte, da steht man vor der Herausforderung, dass man wirklich Kabel legen musste, dass eine Infrastruktur aufbauen werden muss. Das sind natürlich immer so Dinge, die da dazukommen. Und dann kommt noch der Faktor, Mensch, ist überhaupt die Akzeptanz für Arbeiten ohne Papier oder mit wenig Papier da?

Da hat man auch mal in der Vergangenheit erlebt, da war eine Mitarbeiterin kurz vor dem Ruhestand, die hat dann einfach gesagt, das lasse ich bleiben, das mache ich nicht. Das mache ich nicht, was mein Chef da sagt. Das wird weiterhin so gemacht, wie es seither war. Das sind natürlich ganz elementare Dinge, die mitunter aber auch mal außer Acht gelassen werden.

Götz Müller: Ja, also den Faktor Mensch, den kann ich definitiv bestätigen. Spannend fand ich diesen Punkt mit dem Nicht-Vernetzt. Sowas kenne ich durchaus auch in meinem Erleben bei Kunden. Zum Teil ist das aber sogar gewollt im Sinne von ein, ja natürlich ein Stück weit auch geglaubtes Sicherheitsbedürfnis. In dem Sinne, meine Computer hängen nicht am Netz, am Internet, am bösen, bösen Internet. Da kann mir dann auch nichts geklaut werden. Jetzt sind das nämlich dann vermeintlich oder real gute Gründe. Wie geht man mit sowas um?

Wolfgang Dieterich: Sowas lässt sich auch von der Infrastruktur dann sehr gut lösen. Man vernetzt einfach nur die PCs untereinander, lässt sie vom bösen, bösen Internet einfach weg. Man bleibt bei seinem einzelnen Internet-PC für Rechercheaufgaben und sowas. Und die Maßgabe ist seitens bei dem Unternehmen, das ich jetzt da angesprochen habe, auch ganz klar. Es werden keine USB-Sticks hin und her transportiert zwischen diesem Internet-PC und dem Rest der IT. Und wenn da dann einfach Arbeitsplätze da sind, die seither unvernetzt waren, lässt sich sowas heute natürlich auch ändern. Es ist heute gut möglich, auch wenn Kabel nicht gelegt werden können, via Powerline oder ähnlichem da eine zuverlässige Datenkommunikation aufzubauen und einen kleinen Server hinzustellen, mit dem das Ganze dann funktioniert.

Götz Müller: Gut, dann haben wir irgendwann den Zustand erreicht, es ist ein Dokumentmanagement-System eingeführt. Jetzt hat natürlich jedes Unternehmen mit oder ohne vernetzte PCs, klassisch auf Papier bisher arbeitend, haben sie natürlich irgendwelche Geschäftsprozesse. Und die halt bisher mit den Papier Wechselwirkungen hatten. Was haben wir denn da jetzt für Wechselwirkungen, wenn wir plötzlich ein Dokumentmanagement-System haben und wie unterscheidet sich sowas?

Wolfgang Dieterich: Gut, auch dieses Problem kennt natürlich jeder von uns. Drei verschiedene Softwareprodukte auf einem PC passen mitunter einfach nicht wirklich zusammen. Das wird einfach nicht funktionieren. Das ist zum Beispiel eine von der größten Wechselwirkungen. Dann auch wieder der Faktor Mensch, passen überhaupt die zwei Lieferanten, zum Beispiel der Lieferant von der Warenwirtschaft zum Lieferant vom Dokumentenmanagement Oder entbrennt mir schon während der Einführung ein Schaumützel zwischen den zwei, wo jeder dem anderen die Schuld gibt, dass manche Dinge einfach nicht so abbildbar sind, wie sich es der Kunde vorstellt.

Eine andere Wechselwirkung kann da sein, bei Prozessen, die zeitnah laufen müssen. Ist es überhaupt zeitnah möglich? Mit einem Blatt Papier kann ich einfach kurz aus der Fertigung hinten vorrennen an die Ladetheke und kann das jemandem in die Hand drücken. Habe ich jetzt ein Dokumentemanagement, wird es natürlich in dem Fall so aussehen müssen, der geht an den Scanner, er scannt ein und vorn an der Ladetheke müsste derjenige dann auch zeitgleich auf den Bildschirm gucken. Es ist natürlich auch eine Frage, lässt es sich zeitnah überhaupt abbilden? Die andere Frage, ist eine DMS im betrieblichen Umfeld überhaupt wirklich möglich? Ich denke jetzt da zum Beispiel mal an den landwirtschaftlichen Betrieb. Da wird niemand mit dem Tablet im Melkstand auf seinem Bauernhof stehen, sondern er wird sich einfach einen Waagschein oder irgendwas mitnehmen und wird da damit in seinen Stall rausgehen.

Manchmal ist einfach auch die IT nicht in der Lage, in gewissen Umgebungen zu arbeiten.

Götz Müller: Ja, das kann ich bestätigen, wobei ich da durchaus das Gefühl habe, dass sich da schon manches tut. Also was ich da zum Teil gesehen habe, was dann unter vermeintlich empfindliche, hardware-seitig empfindliche Geräte, sprich mal runterschmeißen oder so, was da manchmal außen rum gebaut wird. Nur damit es betriebstauglich wird, ist auch wieder erstaunlich. Jetzt möchte ich nochmal auf das Thema Wechselwirkungen eingehen, auch diesen Aspekt, wie ich es gerade mit dem einen Beispiel Warenwirtschaft versus DMS. Jetzt ist das ja für einen Kunden, also für ein Unternehmen ist das ja der Albtraum, weil sich da unter Umständen zwei ITler gegenseitig einen schwarzen Peter zuschieben. Wie kann man sowas vermeiden? Was kann ein Unternehmen da tun, um sich nicht beiden auszuliefern und dann in der Mitte zwischen den fingerzeigenden Parteien zu stehen?

Wolfgang Dieterich: Also ich setze das dann immer so mit einer Kundendemo um. Also es wird in allen Fällen im Vorfeld erprobt. Funktioniert uns das auch? Bekommen wir die ERP-Daten in dieses DMS genau so übernommen, wie der Kunde sich das vorstellt, mit einem Mausklick? Wichtig ist dann natürlich auch, dass das System genügend Schnittstelle hat, dass man auch diesen Herausforderungen begegnen kann. Dass man dann einfach sagt, okay, wenn die ERP diese Daten so ausgeben möchte, passen wir uns da drauf an und wir können das einfach möglich machen, ohne großen Programmieraufwand, weil die standardisierte Schnittstelle einfach schon im System von Anfang an vorhanden sind.

Götz Müller: Auf beiden Seiten dann? Oder eben möglichst vieles, sodass man halt eine Schnittmenge hat, wo dann alles abgedeckt wird?

Wolfgang Dieterich: Also diese Schnittstellefunktion spreche ich jetzt hauptsächlich im DMS an, dass es flexibel ist und dass es halt auch darauf reagieren kann, dass mitunter das eine oder andere Programm entweder zum Beispiel Datei speichern unter kann oder es kann einen Export machen in ein bestimmtes Dateiformat, dass mit diesen Daten gearbeitet wird, dann nimmt man auch dem Kunde die Last ab, Vermittler zwischen diesen IT-Unternehmen zu werden und kann da dann sehr, sehr flexibel drauf eingehen und kann dann auch sagen, lieber ERP-Lieferant, du kannst so ausgeben, das ist für mich in Ordnung, lass uns ein Probensystem aufbauen und wir gucken, ob wir so gut zusammenarbeiten können.

Götz Müller: Jetzt haben Sie es schon angedeutet, den Faktor Mensch, den möchte ich jetzt noch ein bisschen weiter vertiefen. Was sind denn so die Veränderungen, mit denen die Menschen letzten Endes fertig werden müssen, wenn ein Dokumentmanagementsystem eingeführt wird?

Wolfgang Dieterich: Ja, die Menschen haben dann manche Dinge nicht mehr. Ich sage jetzt mal einfach ein Wort, Kreativität. Man sollte es nicht glauben, dass in dem Büro kreative Köpfe am Werke sind. Da nimmt man zum Beispiel irgendein Dokument, einen Zettel, der muss zur Kollegin im Nachbarbüro. Was macht man? Man klebt die Haftnotiz drauf und malt noch ein hübsches Bildchen dazu, weil das ist eine so nette Dame. Solche Dinge gehen natürlich nicht. Die virtuelle Haftnotiz lässt sich im Dokumentemanagement anbringen, aber man kann nicht hergehen und kann ja noch ein Herzchen drunter malen. Das verändert natürlich auch die Arbeitsumgebung an sich. Man hat Tatsache, weniger Bewegung. Man läuft halt einfach nicht mehr häufig an der Schrank, holt einen Ordner, sucht einen Zettel, läuft dann wieder zurück oder geht zum Kollegen und fragt, was war denn mit diesem Vorgang, sondern man macht es virtuell.

Man fragt ihn über das DMS an. Was war in diesem Vorgang Sache?

Daraus können natürlich auch ganz andere Dinge entstehen. Zum einen arbeitet man smarter, man arbeitet schneller, man arbeitet leichter. Nur sowas kann auch ganz, ganz schnell zur Belastung werden. Wenn nämlich bei der Einführung vom DMS ganz klar die Geschäftsleitung auf dem Radar hatte, haben wir DMS eingeführt, dann könntet unsere Legehennen hinten im Büro noch schneller Eier legen. Und sowas ist halt natürlich auch eine ganz, ganz große Gefahr, dass die Leute immer noch schneller, immer noch mehr Dinge abarbeiten müssen. Das ist mit Sicherheit, denke ich mal, die falsche Seite oder das falsche Verständnis von Einsparung.

Götz Müller: Ja, also das kann ich nur unterstreichen. Sowohl was die, ich möchte es mal durchaus in Anführungszeichen, Kreativität angeht, als eben natürlich auch Effekte, die einem bisher den Freiheitsgrad gegeben haben oder die Notwendigkeit gegeben haben, mal aufzustehen, sich in Anführungszeichen mal die Füße zu vertreten, weil man ins Nachbarbüro gehen musste. Da hatten wir eigentlich alles zwei Seiten. Das heißt, es fällt eine gewisse Bewegung weg, was jetzt durchaus auch gesundheitliche Aspekte hat. Andererseits ist halt Bewegung, da spreche ich jetzt als Lean-Berater wieder, Bewegung des Menschen gehört halt nun mal einfach zu den sieben Verschwendungsarten und sprich deshalb sollte man es vermeiden, weil es halt nicht zur Wertschöpfung dazugehört. Das heißt, aus all diesen Dingen entstehen Situationen und ich denke, es können auch Fehler gemacht werden.

Da schließt sich jetzt für mich ein bisschen der Kreis, eben Fehler bei der Einführung von Dokumentmanagementsystemen, um das jetzt nochmal ein bisschen zusammenzufassen, was für Fehler könnte ein Unternehmen machen?

Wolfgang Dieterich: Also einer von den größten Fehlern, und die spreche ich immer schon ganz, ganz am Anfang an, wenn es um die Einführung geht. Ein Dokumentenmanagement ist keine Wunderwaffe gegen Unordnung. Auch ein Messi wird es schaffen, in dem Dokumentenmanagement den Wirrwarr, den er auf dem Schreibtisch hat, eins zu eins da drin abzubilden. Das wird ihm einfach gelingen. Es wird ihm auch ganz einfach gelingen, wenn es ein nachlässiger Mensch ist, was seine Ablage angeht, was er seither nicht gelocht und in den Ordner gepackt hat. Wenn er heute einfach hergehen lässt, es auf den Tisch liegen und scannen es nicht ein, dann ist die Information halt einfach nicht im Dokumentenmanagement vorhanden. Ein ganz, ganz großer Fehler bei der Einführung ist auch ein Schnellschuss. So wie vorhin schon gesagt, man guckt es sich an, es ist bunt, das ist was ganz Tolles und das wird dann einfach gekauft.

Da sollte man sich im Klaren darüber sein, dass man mit diesem Kauf auch an einen windigen Softwarelieferanten seine Säle verkauft, also die unternehmerische Säle. Und natürlich auch wieder, wie vorhin schon gesagt, das kurzfristige Denken, zu sagen, jetzt führe ich Dokumentenmanagement ein und binnen einer Woche ist bei mir hier alles in Ordnung. Die Schreibtische sind leergefegt. Das wird so nicht funktionieren. Ein weiterer ganz, ganz großer Fehler, den ich immer wieder erlebt habe.

Es sind Alldaten da, die Alldaten müssen ins Dokumentenmanagement übernommen werden und man ist nicht bereit, vorher überhaupt mal zu sichten, was haben wir seither bei uns abgelegt. Ich spreche jetzt da ganz besonders einen Fileserver an, den ich mal beim Kunde erlebt habe. Und das waren Daten aus zehn Jahren. Und in diesen zehn Jahren wurden durch den Fileserver nicht nur PDF-Dokumente, Word-Dokumente, Excel-Tabelle und andere Schriftstücke gespeichert, sondern da wurden dann auch wild von den Mitarbeitern Service-Packs von Windows XP, Drucker, Treiber, private Software, alles, was wir halt mal so aufbewahren wollten, Noch nicht mal musste, wurde da gespeichert. Das Unternehmen sagte dann, ja, wir nehmen einfach alle Daten aus dem Altsystem rüber. Die haben das dann wieder Beratung durchgeführt, haben einfach alles rüber kopiert, sowas ist möglich und haben danach mühsam im DMS ihre alten Druckertreiber wieder aus dem System entfernt.

So etwas ist natürlich eine mittelschwere Katastrophe. Das kann man einfach im Vorfeld ausschalten, wenn der Kunde sagt.

Sichten wir das gemeinsam und bitte, wir gehen her, wir schreiben eine Routine für eine automatische Datenübernahme und grenzen vollautomatisch alles, was nicht Dokument ist, einfach aus.

Götz Müller: Ja, da schlägt ja auch wieder der Faktor Mensch ein Stück weit durch. Der alte Jäger und Sammler oder auf Schwäbisch ausgedrückt HMH, Hauptsache man hat es. Was sind denn, auch da wieder zurück an den Anfang, was sind denn so die ersten Schritte, wenn sich ein Unternehmen für ein Dokumentenmanagementsystem interessiert?

Wolfgang Dieterich: Also die ersten Schritte, meine erste Frage ist immer, warum möchten Sie das jetzt tun? Warum? Und da bekommt man auch ganz unterschiedliche Antworten. Wie vorhin schon angesprochen, der eine sagt Sicherheit, der andere hat Ordnung im Hinterkopf, der nächste Zeitersparnis und an der Stelle geht es dann auch klipp und klar zu analysieren, wird das Unternehmen Nutzen davon ziehen können. Und man muss auch unter Umständen dann einfach sagen, dieser Unternehmer wird von dem, was man jetzt im Gespräch am Anfang gehört hat, keinen Nutzen daraus ziehen. Dann muss man, bevor man überhaupt was einführt, schon mal gleich die Reißleine ziehen und sagen, bevor das zu irgendwelchen Verdruss der Kaufreue führt.

Werde ich bei ihm dann nicht umsetzen. Wichtig ist dann, mal eine Bestandsaufnahme zu machen. Wie vorhin auch schon erwähnt, Was sind für Scanner da? Was sind für Kopiergeräte da? Was sind für Arbeitsplatzrechner da? Ist schon ein ganz, ganz toller, hypermoderner Server da? Dann ist das gar kein Thema, da kann man drauf virtualisieren. Da muss gar nichts im Endeffekt dann an der Hardware erneuert werden, sondern nur die Software. Und auch die Frage immer wieder, wo soll die Reise überhaupt hingehen? Und da mache ich das auch gerne mal so. Ich sage dem Kunde, erzähle sie mir jetzt einfach nicht, das wird nicht funktionieren, sondern sage sie mir, was wäre ihr Optimalfall, was das System leistet?

Und da hört man dann manchmal Dinge, schon mit einem Unterton, wir wissen das, lässt sich technisch nicht umsetzen. Und man kann dem Ganzen dann entgegen und sagen, wir haben das schon bei mehreren Unternehmen so eingesetzt. Genau das, was ich gerade eben als Traum im Endeffekt ausdrücke, ist da und ist auch machbar. Das Nächste, was man mal beachten muss, ist, ist das, was der Kunde momentan macht, überhaupt auf dem DMS abbildbar? Gibt es vielleicht da irgendwelche Informationen, die nicht IT-gestützt sind, die aber auch nicht irgendwie scannbar sind, sondern vielleicht sogar aufwendig, abfotografiert werden müssen. Geht sowas? Und ganz wichtig ist auch, niemals einfach zu sagen, ich habe das jetzt einmal kurz gesehen, das ist prima, das machen wir. Das System gehört ausprobieren, weil es kauft sich ja auch kein Menschenauto ohne Probefahrt. Und da bin ich auch immer gerne nicht dazu bereit.

Ich möchte es auch, dass die Leute das ausprobieren und vielleicht auch Tatsache, mir nachher sagen, Herr Dietrich, so können wir nicht arbeiten, aber dann ist das immer noch besser, als wenn man dem Kunde auf Teufel komm raus ein System hinstellt und er nachher nur noch tot unglücklich ist und die andere Seite ist auch tot unglücklich, weil sie jeden Tag einen Kunde am Apparat hat, der unzufrieden ist und Kauffreie zeigt.

Götz Müller: Da sind Aspekte drin, die ich aus einem anderen Umfeld könne. Auch ein Gesprächspartner, den ich in meinem Podcast hatte, der sich sehr stark beschäftigt mit der Einführung von iPads ganz konkret in Unternehmen. Die Folge setzt sich dann in die Notizen zur Episode rein. Der berichtet in seinem Podcast auch immer wieder davon, dass halt einfach schnell mal was gekauft wird. Da werden mal zig oder hundert iPads eingeführt ohne wirklichen Plan, was man denn damit alles erreichen möchte, was man wirklich davon haben möchte im Sinne des Nutzens. Zum Abschluss möchte ich noch auf den Punkt, den Sie am Anfang kurz angerissen hatten. Wie sieht denn Ihrer Meinung nach die Zukunft von Dokumentenmanagementsystemen aus?

Wolfgang Dieterich: Tja, die Cloud ist tot. Es lebe die Cloud. Man wird ganz klar die Daten wieder in die Cloud rausverlagern. Der NSA-Skandal scheint vergessen zu sein und es macht da in mancher Hinsicht Sinn. Cloud-Lösungen sind natürlich ganz klar auch kostengünstiger als den eigenen Server im Haus zu haben. Sie sind auch von der Performance natürlich, wenn man aus der Ferne drauf zugreift oder wie gerade eben wieder mit dem iPad besprochen unterwegs ist, hat es einfach mehr Leistung. Die Zukunft geht auch mit Sicherheit dahin, dass wir bessere Erkennungsmöglichkeiten haben werden. Wir sind heute sehr, sehr gut, was Texterkennung angeht, von einer maschinenlesbaren Schrift. Handschrift ist nicht ganz so einfach. Auch da wird sich einiges tun in naher Zukunft, da bin ich mir sicher.

Wenn man sieht, dass auch Google und Kollegen an Bilderkennung arbeiten, wo Gesichter erkannt werden, weiß man, es ist technisch möglich und ich bin mir sicher, dass wir dann auch in die Masse gehen, dass es jeder von uns einsetzen kann.

Die Zukunft, bin ich mir auch davon überzeugt, werden Software-Open-Source-Lösungen sein. Was früher immer abgetan wurde, Open-Source, ist, was für Garage-Bastler, das ist irgendwie Spielzeug oder das ist nur einfach aus dem Grund genommen oder weil es billig ist. Das hat auch eine ganz, ganz große Chance, wiederum was Zukunftssicherheit angeht, wenn ich halt einfach den Quelltext von dem Produkt als Entwickler vor mir habe. Und der eine steigt aus, sei es altershalber oder durch das, dass das Unternehmen einfach in den Konkurs geschleudert ist, kann ein anderer das System einfach weiterentwickeln und er darf es auch. Durch das, dass eine Open Source Gemeinde an so einem Produkt mit unterarbeitet, werden auch Fehler sehr, sehr schneller erkannt, wie wenn der Quelltext halt verschlossen ist und es können nur wenige Entwickler darauf zugreifen, die vielleicht an einer gewissen Stelle noch nicht mal beabsichtigt betriebsblind geworden sind.

Ich bin mir auch davon überzeugt, DMS wird massentauglich werden. Es wird nicht mehr ein Produkt sein, das nur in Unternehmen eingesetzt wird.

Die meisten von den Privathaushalten machen heute ihre Steuererklärung mit dem Elster-Formular, was genau genommen ein volles Dokumentenmanagement ist, weil seitens vom Finanzamt kein Papier mehr abgearbeitet werden muss. Und jeder von uns hat heute auch daheim im privaten Umfeld die Aktenschränke hickelpickel voll mit Papier. Ein weiterer Aspekt in der Zukunft wird mit Sicherheit sein, hängt aber auch wieder mit der Cloud-Lösung zusammen. Die Software wird nicht mehr gekauft. Heute wird Software gemietet. Man sieht es ganz einfach schon an Entwicklungen wie Office 365. Software as a Service ist an der Stelle denke ich mal dann was, was zukunftsfähig sein wird.

Götz Müller: Ja, prima. Da sind einige Aspekte drin. Und ich fand das jetzt auch einen guten Abschluss, der Ausblick in die Zukunft. Was wäre so der zentrale Tipp, den Sie Unternehmen mitgeben wollen, vor einem Dokumentenmanagementsystem, während einem Dokumentenmanagementsystem?

Wolfgang Dieterich: Ohne Dokumentenmanagementsystem lässt sich ja heute schon sehr, sehr viel machen. Zum Beispiel, jeder von uns scannt heute schon seine Dokumente ein. Das ist quasi in jedem Unternehmen auch privat schon der Standard geworden. Mal einfach zu überlegen, was scanne ich ein und wie ist das Ergebnis, was ich da scanne. Und da spiele ich jetzt speziell auf eine optische Prüfung an. Sind Striche drauf? Ist es zu hell? Ist es zu dunkel? Ist vielleicht die Auflösung schlecht? sind die Dateien so verpixelt, dass später nichts mehr damit anzufangen ist, wenn dieses Dokumentenmanagementsystem kommt. Das spielt natürlich wieder eine Rolle, wenn ich diese Altdaten übernehme. Weil dann hätte ich mir das Scannen im Endeffekt ja auch gleich sparen können.

Und während der Einführung, ganz ganz wichtig, Einen zweigleisigen Betrieb vielleicht mal am Anfang zu nehmen, zu sagen, wir machen eine Testphase, gucken wir das an, kommen wir damit so klar, müssen wir nachsteuern und nicht gleich am Start das ultimative Ergebnis zu sehen, sondern sich auch einfach die Zeit zu geben, die Prozesse zu entwickeln, festzustellen. Hier haben wir noch einen Optimierungsbedarf und da können wir noch viel, viel mehr aus unserer Anwendung und aus unserer Software rausholen und es nicht als gottgegeben hinnehmen, dass manche Dinge halt jetzt einfach mal so sind, wie sie sind.

Götz Müller: Ja, das geht in die Richtung des Zitats, das ich vor kurzem gelesen habe, wo jemand ein ziemliches Kraftwort verwendet hat, im Sinne, wo er gesagt hat, wenn ich einen Sch-Prozess digitalisiere, habe ich halt hinterher einen digitalen Sch-Prozess. Prima. Herr Dieterich, ich danke Ihnen für Ihre Zeit, für das Gespräch, obwohl ich jetzt ja von dem Thema nicht so weit weg bin, waren da aber auch für mich nochmal ein paar neue Gedanken dazu, neue Aspekte dazu.

Wolfgang Dieterich: Ja, Herr Müller, der Dank ist auch meinerseits, dass Sie sich heute die Zeit dafür genommen haben, mal meinen Standpunkt oder meine Seite von dem digitalen Dokumentenmanagement anzuhören.

Götz Müller: Prima. Dann wünsche ich Ihnen noch eine gute Zeit.

Wolfgang Dieterich: Wunderbar. Vielen Dank, Herr Müller. Schönen Tag.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Wolfgang Dieterich zum Thema digitales Dokumentenmanagement.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei Apple Podcasts. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

KI-generierte Zusammenfassung

In dieser Episode spricht Götz Müller mit Wolfgang Dieterich über digitales Dokumentenmanagement und die Frage, wie Unternehmen den Weg in ein papierarmes Büro sinnvoll gestalten können. Wolfgang Dieterich beschreibt sich als Wegbereiter in Richtung papierarme Organisation. Vollständig papierlos werde man seiner Einschätzung nach nie arbeiten, denn in bestimmten Situationen greife der Mensch weiterhin zu Papier und Stift. Entscheidend sei daher nicht die vollständige Abschaffung von Papier, sondern der bewusste und strukturierte Umgang mit Dokumenten.

Ein zentraler Nutzen eines Dokumentenmanagementsystems liegt für Wolfgang Dieterich in der Einsparung von Zeit und Ressourcen. Unternehmen reduzieren Ordner, Regale und Papierverbrauch. Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt werden, um sie kurz darauf wieder zu vernichten. Neben der Effizienz nennt er Sicherheitsaspekte als wesentlichen Vorteil. Digitale Archivierung schützt vor Schäden durch Feuer oder Wasser. Zudem erfüllen moderne Systeme gesetzliche Anforderungen, indem sie Dokumente revisionssicher speichern, Veränderungen protokollieren und ein Löschen ausschließen. Dadurch entsteht Transparenz darüber, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.

Götz Müller greift das Thema Sicherheit weiter auf und verweist auf die Nachvollziehbarkeit digitaler Dokumente im Gegensatz zu Papier, das sich spurlos vernichten lässt. Wolfgang Dieterich bestätigt, dass Revisionssicherheit heute Standard sei und Unternehmen dadurch rechtlich besser abgesichert sind.

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sieht Wolfgang Dieterich zahlreiche Aspekte, die bedacht werden müssen. Ein System müsse sich nahtlos in die bestehende Büroumgebung integrieren lassen. Kein Unternehmen wolle funktionierende Hardware vorschnell ersetzen. Ebenso wichtig sei die Wirtschaftlichkeit. Kleine Betriebe müssten genau prüfen, ob sich eine Investition amortisiert. Weitere Fragen betreffen gesetzliche Anforderungen wie die Einhaltung steuerlicher Vorgaben, die Zukunftssicherheit des Systems sowie die Lesbarkeit der Daten über viele Jahre hinweg.

Auch Folgekosten spielen eine Rolle. Wartungsverträge, Updates und Support dürfen nicht unterschätzt werden. Die Bedienbarkeit ist ein weiterer kritischer Faktor. Wenn umfangreiche Schulungen notwendig sind, steigt der Aufwand erheblich. Zudem müsse das System betriebssystemunabhängig funktionieren, da heute unterschiedliche Geräte und Plattformen im Einsatz sind. Ein Unternehmen sollte außerdem sicherstellen, dass es seine Daten bei Bedarf exportieren und zu einem anderen Anbieter wechseln kann. Die Stabilität und Zukunftsfähigkeit des Anbieters selbst ist ebenfalls ein wichtiges Kriterium.

Voraussetzung für die Einführung ist eine funktionierende IT-Infrastruktur. Wolfgang Dieterich berichtet von Kanzleien ohne internes Netzwerk. In solchen Fällen müsse zunächst die technische Basis geschaffen werden. Neben der Technik betont er den Faktor Mensch. Ohne Akzeptanz der Mitarbeitenden könne ein System nicht erfolgreich sein. Widerstände, etwa kurz vor dem Ruhestand, seien keine Seltenheit.

Götz Müller thematisiert Sicherheitsbedenken gegenüber dem Internet. Wolfgang Dieterich erläutert, dass sich interne Netzwerke auch ohne direkten Internetzugang aufbauen lassen. So könne man Sicherheitsbedürfnisse berücksichtigen und dennoch digital arbeiten.

Im Hinblick auf Geschäftsprozesse weist Wolfgang Dieterich darauf hin, dass unterschiedliche Softwarelösungen kompatibel sein müssen. Konflikte zwischen ERP-Anbietern und DMS-Anbietern seien ein Risiko. Deshalb empfiehlt er Testsysteme und konkrete Kundendemos, um Schnittstellen vorab zu prüfen. Flexible Standardschnittstellen im DMS erleichtern die Integration und nehmen dem Unternehmen die Rolle des Vermittlers zwischen IT-Dienstleistern ab.

Die Einführung verändert auch die Arbeitsweise. Wolfgang Dieterich spricht augenzwinkernd von verlorener „Kreativität“, etwa bei handschriftlichen Notizen. Gleichzeitig entfallen Wegezeiten und Bewegungen. Das kann Effizienz steigern, birgt jedoch die Gefahr, Mitarbeitende stärker zu belasten, wenn Digitalisierung nur als Mittel zur Leistungsverdichtung verstanden wird.

Zu den häufigsten Fehlern zählt Wolfgang Dieterich die Erwartung, ein DMS löse automatisch organisatorische Probleme. Unordnung lasse sich digital fortsetzen. Ebenso problematisch sei ein Schnellschuss ohne gründliche Analyse. Besonders kritisch sei die unreflektierte Übernahme alter Datenbestände. Ohne vorherige Bereinigung würden veraltete oder irrelevante Dateien ins neue System übertragen und dort erneut Aufwand verursachen.

Als ersten Schritt empfiehlt Wolfgang Dieterich eine ehrliche Klärung der Motivation. Warum soll das System eingeführt werden? Danach folgt eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Technik und Prozesse. Unternehmen sollten den Idealzustand formulieren und prüfen, ob dieser technisch umsetzbar ist. Eine Testphase mit parallelem Betrieb sei sinnvoll, um Erfahrungen zu sammeln und Prozesse anzupassen.

Mit Blick in die Zukunft sieht Wolfgang Dieterich einen Trend zur Cloud und zu Software-as-a-Service-Modellen. Auch Open-Source-Lösungen könnten an Bedeutung gewinnen, da sie größere Transparenz und Weiterentwicklungsmöglichkeiten bieten. Verbesserte Texterkennung und Bildverarbeitung werden die Nutzung weiter vereinfachen. Langfristig erwartet er, dass Dokumentenmanagement nicht nur in Unternehmen, sondern auch im privaten Umfeld selbstverständlich wird.

Zum Abschluss rät Wolfgang Dieterich, bereits vor einer Einführung auf saubere Scanqualität zu achten und während der Implementierung ausreichend Zeit für Anpassungen einzuplanen. Digitalisierung ersetze keine schlechten Prozesse, sondern mache sie nur sichtbar.

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