Verwirrung vs. Klarheit

Bei den Begriffen “Verwirrung” und “Klarheit” ist die Bedeutung zweifelsfrei, schließlich handelt es sich nur um die beiden Endpunkte einer Dimension. Bei anderen Begriffen ist das nicht so einfach, obwohl auch hier die Definitionen eindeutig sind. Eigentlich sind die folgenden Begriffe ganz klar in ihren Definitionen. Trotzdem ist es immer wieder erstaunlich, wie falsch sie in der täglichen Kommunikation eingesetzt werden. Sei es aus Unwissenheit, Unachtsamkeit oder anderen Gründen. Nicht erstaunlich ist dann, dass es dadurch zu Missverständnissen kommt und Handlungen oder Ergebnisse in der Folge nicht so aussehen, wie wir uns das vorstellen.

Deshalb lohnt es sich mindestens über die Begriffsdefinition vor der Verwendung nachzudenken und diese mit allen Beteiligten (Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Kollegen, Führungskräften und sonstigen Stakeholdern) abzugleichen. Dies ist auch wichtig, da die Bedeutung kontextabhängig sein kann.

Effektiv Effizient
Die richtigen Dinge tun. Die Dinge richtig tun.

Das klassische Beispiel zur Verdeutlichung des Unterschieds ist der Fall, bei dem mit schwerem Gerät (effizient) eine Schneise durch den Wald geschlagen wird, nur um dann am Ende festzustellen, dass es der falsche Wald war (also ineffektiv). Bei der Unterscheidung ist auch noch zu beachten, dass sich die passende Bedeutung u.U. mit dem Blickwinkel, mit dem man eine Sache betrachtet oder der Ebene, von der man eine Situation bewertet, verändert. Manchmal ist ein Gesichtspunkt innerhalb eines Systems effizient zu betrachten, bei Betrachtung von außerhalb des Systems jedoch jedoch mit Effektivitätskriterien zu bewerten. Bei genanntem Beispiel legt der Baumfäller vielleicht nur Wert auf die Effizienz des Bäumefällens, in welchem Wald das stattfindet, ist ihm u.U. im Gegensatz zum Waldbesitzer völlig egal.

Speziell im Bereich der Prozessoptimierung kann es entscheidend sein, den richtigen Standpunkt einzunehmen. Darüber hinaus ist es dann natürlich wichtig, dass alle Beteiligten trotz bzw. auch beim gleichem Standpunkt auch das gleiche Verständnis von den Begriffen haben. Auch die Reihenfolge der Bewertung einer Sache hat Einfluss auf die Vorgehensweise. Das bedeutet, dass immer zuerst die Effektivität sicherzustellen ist und dann erst die Effizienz. Sonst kann es sehr leicht zum eingangs geschilderten Fall kommen.

Wichtig Dringend
Bei der Wichtigkeit geht es um die (u.U. langfristige) Bedeutung, die einer Sache beigemessen wird.Die Dringlichkeit wird möglicherweise erst mit der Zeit ansteigen. Eine Sache hat zur Erledigung einen kurzfristigen Termin. Nach Ablauf des Termins ist sie meist völlig unwichtig.

Der häufigste Bereich, in dem diese beiden Begriffe auftauchen, ist das Zeitmanagement. Dabei sollte beachtet werden, dass nicht die Zeit gemanaged wird, sondern der Umgang mit ihr.

Bezogen auf das Thema Management von Geschäftsprozessen, beispielsweise im Bereich der Finanzen, hat die Liquidität eines Unternehmens vorallem einen dringlichen Aspekt (der dadurch auch eine Wichtigkeit besitzt), während die Rentabilität eher eine mittel- oder langfristige Wichtigkeit hat. Die Klarheit über die Einordnung der Geschäftsprozesse unter diesen beiden Aspekten ist also entscheidung für den Fokus der Prozessoptimierungen. Wenn also irgendwelche Prozesse optimiert werden, mag das effizient sein, wenn dabei die kurzfristig notwendige Liquidität ignoriert wird, war es nicht effektiv.

Validieren Verifizieren Testen/Prüfen
Machen wir das Richtige? Machen wir es richtig? Haben wir es richtig gemacht?
  • Die richtigen Anforderungen für die Entwicklung (s. Effektivität).
  • Sind die richtigen Anforderungen im Lastenheft?
  • Die Anforderung richtig umgesetzt in der Entwicklung (s. Effizienz).
  • Sind die Anforderungen des Lastenhefts im Pflichtenheft erfüllt?
  • Produktion
  • Herstellung
  • Lieferung

Die Unterscheidung der Begrifflichkeit hängt ebenfalls wieder vom Fokus ab. Auch hier ist der Bezug zur Prozessoptimierung sehr schnell gegeben, speziell im Bereich der Produktentwicklung bzw. -entstehung. Wie der Bezug zu effektiv und effizient schon andeutet, kommt es ebenso darauf an, die Reihenfolge zu beachten. D.h. schon bei der Entstehung des Lastenhefts muss dessen Inhalt validiert werden. Zusätzlich ist es notwendig, die Gültigkeit des Inhalts über den gesamten Projektverlauf im Auge zu behalten. Es gibt kaum etwas schlimmeres, als ein Entwicklungsprojekt effizient im Kosten- und Zeitrahmen abzuwickeln, die Produktion hochzufahren, um dann festzustellen, dass sich mittlerweile die zugrundeliegenden Randbedingungen und die abgeleiteten Anforderung verändert haben und der Nutzungserfolg des verfügbaren Produkts deshalb ausbleibt.

Wenn Sie wissen möchten, wie auch Sie in Ihrem Unternehmen durch klare Begriffe in den Prozessen und Projekten die richtigen Dinge richtig tun, dabei dringendes und wichtiges angemessen einordnen und aus Anforderungen die gewünschten Ergebnisse resultieren, rufen Sie mich jetzt am besten an oder schreiben Sie mir, damit wir in einem unverbindlichen Gespräch klären, wie ich Sie dabei unterstützen kann. Ich freue mich über Ihren Anruf oder Ihre Nachricht.

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