Auf dem Weg zur Prozessoptimierung können viele Hindernisse und Sackgassen liegen. Es folgt eine Auswahl vermeidbarer Irrwege, die leider immer wieder begangen werden.
1. Den Ist-Zustand des Prozesses ignorieren
Der Ist-Zustand eines Prozesses ist der Ausgangspunkt jeder Verbesserung. Ohne Verständnis für den Ausgangspunkt besteht immer die Gefahr, das zugrundeliegende Fehler wiederholt oder positive Aspekte übersehen werden. Ohne Kenntnis des Ist-Zustands kann keine Verbesserung stattfinden und bewertet werden. Vor einer Verbesserung kann es sogar wertvoll sein, zuerst den aktuellen Zustand zu stabilisieren und zu standardisieren, statt sofort mit Verbesserungen zu beginnen.
2. Prozess im Besprechungszimmer entwerfen
Verbesserungen sollten am Ort des Geschehens (jap. Gemba) stattfinden. Das ist in den seltesten Fällen ein Besprechungszimmer. Genchi Genbutsu ist der japanische Begriff für “Geh und sieh (es Dir vor Ort an)”. Vor Ort sind auch die Beteiligten zu finden, die direkten Einfluss auf den Prozess haben und die Verbesserungen umsetzen.
3. Die Kunden und Lieferanten ignorieren
Jeder Prozess hat nur ein Ziel, nämlich eine Leistung für einen Kunden bereitstellen. Der Kunde bestimmt den Umfang und den Takt der Leistung. Ebenso gibt es Lieferanten in den Prozessen, deren Input für den Prozess auch eine wichtige Rolle spielt. Ein Prozess kann nur so gut sein, wie die Lieferanten ihre Leistung darauf abstimmen, z.B. durch Just-in-Time-Lieferungen.
4. Das Wissen und die Erfahrung der Beteiligten nicht nutzen
Das Wissen und die Erfahrung aller Beteiligten sind entscheidende Ressourcen bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen. Das geht sogar soweit, dass diese Nicht-Nutzung mittlerweile als zusätzliche achte Verschwendung betrachtet wird. Bei den Beteiligten geht es nicht um die Ebene in der Unternehmenshierarchie. Der Mitarbeiter vor Ort ist am nächsten am Prozess dran und hat oft besseren Einblick in Details als eine Führungskraft. Die Führungskraft hat dafür größeren Überblick und bringt eine externe, ggf. unbelastete Sicht mit, um Betriebsblindheit zu vermeiden. Veränderungen werden auch nur gemeinsam erreicht, Konflikte binden Energie, können aber auch Potenziale aufzeigen.
5. Keine Kennzahlen festlegen
Ohne Kennzahlen ist der aktuelle Zustand nicht bekannt und es existiert kein Bezug zur Entwicklung einer Verbesserung. Zu den Kennzahlen gehört auch die Visualisierung derselben. Die Beteiligten erkennen daran jederzeit den aktuellen Stand und den Fortschritt der Verbesserungen.
6. Den einmal verbesserten Prozess dann sich selbst überlassen
Verbesserungen sind ein andauernder Prozess. Es gibt in jedem Prozess etwas zu verbessern. Oft noch wichtiger ist, dass erzielte Verbesserungen wirklich Bestand haben und nicht wieder auf oder unter ein früheres Niveau zurückfallen. Standards und Kennzahlen tragen ihren Teil dazu bei, das erreichte Niveau zu halten und von dort aus zu verbessern.
7. Den Veränderungsprozess bei den Beteiligten ignorieren: Mitarbeiter und Führungskräfte
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und das gilt für Mitarbeiter wie Führungskräfte. Wenn sich etwas verbessern soll, muss sich etwas verändern. Bei der Aussage, dass etwas anders gemacht werden soll, schwingt auch immer mit, dass der bisherige Weg jetzt nicht mehr funktioniert, d.h. unbewusst kann ganz leicht der Eindruck entstehen, dass der bisherige Weg falsch war.
Frage: Auf welche Hindernisse sind Sie bei Ihren Verbesserungen gestoßen? Wie haben Sie die Hindernisse überwunden? Wo stehen Sie noch davor?
Hinweis: Ich behalte mir vor, Kommentare zu löschen, die beleidigend sind oder nicht zum Thema gehören.