Kaizen 2 go 381 : Alternative Schichtplanungsprozesse

 

Inhalt der Episode:

  • Was sind typische Gründe nach Alternativen bei der Schichtplanung zu suchen?
  • Welche grundsätzlichen Möglichkeiten bestehen dabei?
  • Welche Randbedingungen sollten dabei beachtet werden?
  • Welche Herausforderungen können entstehen?
  • Wie kann man dem im Vorfeld begegnen?
  • Wie sieht ein möglicher Einstieg in das Thema aus? Wer sollte daran beteiligt werden?

Notizen zur Episode:

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Wenn Sie selbst ein interessantes Thema für eine Episode im Umfeld von Geschäftsprozessen haben, können Sie mir das auf dieser Seite mit Vorbereitungsfragen vorschlagen.

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(Teil)automatisiertes Transkript

Eine KI-generierte Zusammenfassung finden Sie am Ende des Transkript.

Episode 381 : Schichtplanungsprozesse

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Stefan Gerlach bei mir im Podcast-Gespräch. Er ist Forscher und Berater beim Fraunhofer IAO. Hallo, Herr Gerlach.

Stefan Gerlach: Hallo, Herr Müller, grüße Sie. Einen wunderschönen guten Abend.

Götz Müller: Ja, schön, dass es heute klappt. Jetzt habe ich schon kurze Stichwort zu Ihnen gesagt, aber stellen Sie sich gerne noch mal in ein paar Sätzen den Zuhörern vor.

Stefan Gerlach: Ja, sehr gerne. Dann auch noch mal einen wunderschönen Gruß an Ihre Zuhörer. Stefan Gerlach, mein Name. Ich bin jetzt seit gut 40 Jahren Mitarbeiter am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation hier in Stuttgart, leitete oder leitete bis kurzem den Bereich Produktionsmanagement. Das heißt, wir sind klassisch unterwegs in der Einführung von Produktionsmanagement, schlanken Produktionskonzepten und Abläufen und Prozessen, überall da, wo wir auch dann noch nennenswerten Menschen in der Produktion haben. Das Fraunhofer IAO forscht ja rund um die arbeitenden Menschen, also Montage, manuelle Montage, auch hybride Systeme. Da sind wir unterwegs, das ist so mein Hintergrund. Und trotzdem, sage ich mal, habe ich oder nicht trotzdem oder auch deswegen aus den Lean-Gedanken heraus, haben wir uns 2008, 2009 aber aufgemacht und noch mal ein weiteres Thema mit aufgenommen in unser Portfolio. Das Thema nämlich, wie flexibilisieren wir Personaleinsatzkonzepte? Wie sehen Strukturen, Strategien und Konzepte für einen flexiblen Personaleinsatz aus? Weil auch in einer schlanken Produktion ist der Mensch sehr, sehr wichtig. Wir brauchen ihn da drin und er muss einfach den Anforderungen der Flexibilität mitgehen können. Und wie machen wir denn das eigentlich? Und das ist so das Thema, wo ich jetzt seit 15 Jahren unterwegs bin, gute 15 Jahre, dass ich jetzt in Zukunft auch freiberuflich noch stärker forcieren werde, und mich mit dem dann widme.

Götz Müller: Ja, ich denke, Produktion, da ist der Bogen zum Thema Schichtplanung nicht weit. Und jetzt haben Sie da, so habe ich Sie ja kennengelernt, einen interessanten Vortrag gehalten zum Thema Schichtplanung. Und da jetzt einfach zum Einstieg mal die Frage, warum diskutiert man, Schichtplanung, glaube ich, gibt es schon seit vielen, vielen Jahrzehnten. Warum ist es überhaupt ein Thema, darüber noch zu sprechen und auch nach Alternativen zu suchen?

Stefan Gerlach: Na ja, zunächst mal Schichtarbeit gibt es, wie Sie schon gesagt haben, nicht nur in der Produktion, sondern in ganz vielen Bereichen. Wir müssen, viele Menschen sind in Schichtarbeit unterwegs und da ist es mal eine gute Idee, Schichtmodelle zu haben, also einen bestimmten Rhythmus, mit dem wir arbeiten, der so für eine Gleichverteilung der Anforderungen sucht oder der eine Gleichverteilung bietet der Anforderungen, die wir haben. Schichtarbeit ist schon eine Anforderung, die wir auch an die Menschen stellen. Am Wochenende, spät oder in der Nacht zu arbeiten, kann man schon auch sagen, ist jetzt kein Lustgewinn per se. Das ist schon eine Anforderung. Schichtarbeit bietet aber auch Vorzüge, weil wir auch mal Arbeitszeiten haben oder Zeiten haben, wo wir frei haben, wo vielleicht andere Menschen nicht unbedingt so frei haben. Da bieten Schichtmodelle natürlich immer eine gute Basis, das mal gleich zu verteilen, aber wie ich einleitend schon ein bisschen gesagt habe, wir brauchen einfach auch mehr Flexibilität. Ja. Wir brauchen Flexibilität in den Prozessen, in den Anlagen, in der Materialverfügbarkeit, aber auch dann, dem muss der Personaleinsatz folgen, brauchen wir das da auch da drin, aus ganz schlichten Wirtschaftlichkeitsgründen. Das ist, glaube ich, das eine. Und das andere, wenn ich sage, Schichtarbeit hat Anforderungen, aber auch Vorzüge, dann wird es individuell sehr unterschiedlich empfunden. Menschen sind nicht alle gleich, sondern sehr unterschiedlich geprägt. Wir haben die Lerchen, die Frühaufsteher. Wir haben die Eulen, die morgens den Schlaf brauchen. Wir haben die Menschen, die freizeitorientiert sind, die eher, wenn sie mal Überstunden machen, einen Zeitausgleich haben und suchen. Und andere sagen, nee, ich suche da eben mehr Verdienstmöglichkeiten drin. Also sprich, es ist sehr, sehr unterschiedlich, wie die Menschen ticken. Und Attraktivität wird aus dem Grund immer wichtiger. Die Menschen können es sich mittlerweile, Gott sei Dank, aussuchen, wo sie arbeiten, auch wenn vielleicht die Zeiten gerade ein bisschen nicht mehr ganz so rosig sind. Trotzdem gibt es noch genügend Arbeit bei uns, wo sie die Menschen aussuchen können. Und da ist eben Attraktivität der Arbeitszeiten ein wichtiges Thema, das dazugekommen ist.

Götz Müller: Vielleicht, um mal alle, in Anführungszeichen, alle Zuhörer mal abzuholen, so einen grundsätzlichen Abriss mal über die verschiedenen Modelle, weil ich könnte vermuten, wenn jemand, wenn ein Unternehmen Schichtmodell hat, dann hat es halt eins und kennt vielleicht im Extremfall die anderen Möglichkeiten und speziell jetzt eben die neuen, über die wir reden werden, gar nicht.

Stefan Gerlach: Ja, ein Unternehmen hat im Regelfall, muss nicht nur ein Schichtmodell haben, es kann durchaus Bereiche geben oder sagen wir so, in einem Unternehmen finden Sie dann schon klassisch mehrere Schichtmodelle. Sie haben einen Produktionsbereich, der arbeitet vielleicht zweischichtig, also sprich klassisch Wechselschicht, Frühschicht, Spätschicht oder vielleicht dreischichtig, früh, spät, nacht, von Montag bis Freitag durch. Aber dann gibt es immer auch Bereiche, die arbeiten dann vielleicht nur Tagschicht, eine Instandhaltung, produktionsnahe, unterstützende Bereiche. Wir haben vielleicht teure Betriebsmittel, die müssen rund um die Uhr laufen. Da geht es dann vielleicht sogar in einen 18-Schicht-Betrieb rein. Also sprich, wir arbeiten von Montag bis Samstag oder sogar Vollkonti-Betrieb. Wir arbeiten kontinuierlich durch, wenn Sie Prozesse nicht anhalten können, wenn Sie die nicht stoppen können. So etwas haben Sie in einem Kraftwerk. Sie haben das im Gesundheitswesen, im Krankenhaus. Die Menschen sind ja nicht am Wochenende dann nicht mehr plötzlich krank und müssen nicht gepflegt werden, Krankenhaus. Sie haben diesen sehr teuren Betriebsmitteln. Aber dann gibt es auch Bereiche, die das eben nicht benötigen. Kann man sich jetzt Verkehrsunternehmen, Nahverkehrsunternehmen, die Busfahrer müssen mehr oder weniger rund um die Uhr arbeiten, vielleicht mit einer kurzen Pause in der Nacht, aber der Bus muss jetzt nicht unbedingt am Wochenende gewartet werden. Während es zum Beispiel einen Bereitschaftsdienst dann schon braucht dafür. Also von daher, sie finden viele Schichtmodelle und Arbeitszeiten schon in einem Unternehmen, die dann nebeneinanderher stehen. Und dann ist jetzt immer die Frage, was davon brauche ich für welchen Bereich? Wie viel Flexibilität brauche ich denn? Welche Schichtarbeit, welche Form der Schichtarbeit möchte ich denn da haben?

Götz Müller: Ich höre da auch ein bisschen raus und das wäre mein nächster Punkt, speziell wenn man unter Umständen eben verschiedene Modelle hat und allein dieses, ich habe in einem Bereich irgendein Schichtmodell und in einem anderen halt nicht, innerhalb eines Unternehmens, ergeben sich bestimmte, annehmen wir es mal Randbedingungen, Konsequenzen. Und auch da vielleicht einfach nochmal von Ihnen als Fachmann einen Überblick. So habe ich es in dem Vortrag wahrgenommen, es ist ein unheimlicher Blumenstrauß, der sich da ergibt.

Stefan Gerlach: Ja, ja, klar. Ja, Randbedingungen oder ich würde vielleicht mal noch ein Stück zurückgehen und würde mal sagen Voraussetzungen. Ganz häufig sehen wir halt, dass die Unternehmen sich so gar nicht über die Anforderungen, die sie eigentlich haben an so eine Schichtarbeit oder an einen flexiblen Personaleinsatz im Klaren sind oder sich auch nicht einig sind mit den Parteien. Wir haben ja immer so drei große Parteien da drin. Also einmal die Produktivbereiche, sagen wir mal die operativen Bereiche. Also alles, was wir heute besprechen, Herr Müller, über Schichtarbeit bezieht sich jetzt überhaupt nicht auf die Produktion, sondern überall in allen Bereichen, wo sie Schichtarbeit machen, passt das eigentlich. Also wenn wir sagen, die einen sind die operativen Bereiche, die in der Schicht arbeiten. Dann haben wir irgendwo den Personalbereich, HR, die Rahmenbedingungen gestaltet, ein Stück weit das organisiert. Und natürlich haben wir dann noch bei uns in Deutschland einen Betriebsrat oder einen Personalrat oder eine Personalvertretung. Wir sind in einem mitbestimmungspflichtigen Bereich da drin. Wir sprechen über Arbeitszeiten. Wir haben vielleicht sogar ganz unterschiedliche Vorstellungen über die Anforderungen, die sie haben. Und da muss man zuerst mal im Klaren darüber werden. Ganz häufig diskutieren oder werden in den Unternehmen immer so einzelne Instrumente diskutiert und auch immer so eine Meinung, ob das Instrument jetzt gut oder böse oder schlecht ist oder gar prekär, all die Formen, die man da so kennt. Und dann sage ich immer, Flexibilitätsinstrumente der Formen flexiblen Arbeitens und von Schichtarbeit, die sind nicht gut oder böse oder prekär per se, sondern die sind zunächst mal passend oder unpassend. Und passend oder unpassend können wir immer nur in Bezug auf die Anforderungen ermitteln. Und es gibt ja, durchaus Menschen, die wollen in einem geringen Umfang Teilzeit arbeiten, wollen noch irgendwas ergänzen. Für die ist dann tatsächlich ein Minijob, nicht prekär, sondern ein passendes Flexibilitätsinstrument, was die für sich, für ihre Lebenssituation entschieden haben. Und das kann ihnen dann auch in der Flexibilität helfen. Aber um das beurteilen zu können, ob sie sowas brauchen, ob sie es gut einsetzen können, ob es im Unternehmen was nutzt und ob es für den Mitarbeitenden, für die Beschäftigten auch für einen Teil der Beschäftigten ein sinnvolles Instrument ist, müssen Sie halt die einzelnen Anforderungen mal betrachten, die sich klar machen und dann sich auch mal gegenseitig tief in die Augen schauen und sagen: Das wollen wir eigentlich haben. Also wir haben solche Interessenskonflikte da und die müssen wir eigentlich mal ein Stück weit aufzeigen und aber auch gucken, was brauchen wir denn tatsächlich. Flexibilität ist auch kein Selbstzweck. Das machen wir nicht, weil wir Flexibilität haben wollen, sondern weil wir Anforderungen treffen müssen. Anforderungen, wie auch schon geschildert, vom Markt her. Der Kunde verlangt immer kürzere Lieferzeiten. Termintreue wird eben wichtiger. Gleichzeitig steigt die Varianz in den Produkten. Die Losgrößen nehmen ab. Die Lieferketten werden vielleicht unsicherer, volatiler. Wir wollen da mehr Resilienz drin haben. Und die Menschen selber verlangen aber auch Attraktivität. Die sagen: Jetzt habe ich schon dreimal am Samstag geschafft, auf gut schwäbisch, jetzt hätte ich gern aber auch mal meine zwei oder drei Tage frei, um das wieder zu kompensieren. Ich habe mir jetzt was vorgenommen, möchte da einfach ein paar Tage frei haben. Und das müssen wir eben auch hinbekommen.

Götz Müller: Ja, ich höre eben auch raus, beziehungsweise interpretiere rein, Dinge sind ja nicht statisch, also nur weil ich vielleicht vor 20 Jahren mal irgendein Schichtmodell ausgewählt habe, ist das heute immer noch passend. Weil als Thema haben wir ja, oder habe ich aufgrund Ihres Vortrags, den Begriff alternativ reingebracht. Das heißt, ich fange an, irgendwas zu verändern und ich glaube, da entstehen dann bestimmte Herausforderungen. Und das würde ich jetzt gerne auch noch ein bisschen beleuchten, weil ich glaube eben, da wird dann der ein oder andere Zuhörer sagen, ah ja, okay, habe ich so noch nicht gesehen.

Stefan Gerlach: Ja, das Thema auch der Alternativen. Wir planen dann auch immer in Alternativen. Jede Lösung, wie wir uns ausdenken, wie ein Schichtmodell aussieht, wie flexible Arbeitszeiten aussehen, es wird immer einen geben im Unternehmen, der es nicht gut findet. Also sprich, die Partikularinteressen der Menschen sind halt sehr, sehr unterschiedlich. Hatte ich Ihnen ja auch schon gerade so ein bisschen versucht zu schildern. Die einen sind jetzt eher so ein bisschen freizeitorientiert, also sprich die suchen einen Zeitausgleich. Die suchen vielleicht auch mal eher weniger Arbeitstage, dann vielleicht auch eher lange Schichten zu haben. Die anderen sind jetzt eher entgeltorientiert. Es gibt die Lerchen und Eulen. Es gibt Menschen, die sagen: Ich bin flexibel, ich möchte andere Arbeitsplätze kennenlernen, ich möchte mal wechseln. Ich möchte also nicht andere Arbeitsplätze im Sinne eines anderen Unternehmens, aber innerhalb meines Bereiches, innerhalb meines Unternehmens auch mal noch eine weitere Tätigkeit dazu lernen. Ich würde gerne mal auch auf einen anderen Arbeitsplatz kommen. Dann haben wir aber wieder Menschen, die sagen: Nein, das stresst mich, das überfordert mich. Ich brauche Sicherheit. Ich möchte nur die Tätigkeit tun, die ich schon wirklich gut kann und nichts anderes machen. Also Sie sehen, Menschen sind sehr heterogen, sehr unterschiedlich. Und da müssen wir halt jetzt Lösungen finden, die möglichst viele dieser Interessen gerecht werden. Aber wohlwissend, wir werden nie eine Lösung finden, die, ich sage es mal ein bisschen platt, Friede, Freude, Eierkuchen ist, wo alle sagen: Super, da gibt es nichts Besseres und genau so habe ich es mir vorgestellt. Wir werden es dann von einem Teil der Menschen halt verlangen müssen, dass sie sich da hineinschicken. Und das ist natürlich jetzt so eine Anforderung und deswegen sagen wir auch, vergleicht mal verschiedene Alternativen, entwickelt verschiedene alternative Lösungen, vergleicht die gegenseitig. Jede dieser Lösungen hat Vor- und Nachteile und wo, bei welcher dieser Lösungen überwiegen die Vorteile und sind die Nachteile vielleicht am geringsten. Und so eine Lösung zu finden, das ist nicht so eine Geschichte, wo Sie sagen, das konstruiere ich so geradeaus, so wie am Reißbrett, sondern da müssen sich immer verschiedene Lösungen mal hinlegen und die vergleichen untereinander und die Vor- und Nachteile gegenseitig abwägen. Und jetzt haben wir, glaube ich, auch schon ganz viel über die Randbedingungen so ein bisschen gesprochen von den verschiedenen Gruppen, die wir da drin haben.

Götz Müller: Ja, ich höre eben auch raus, ja, diese Lösungen, diese Ansätze gegenüberstellen, aber vielleicht nicht gleich so ins kalte Wasser springen. Also das dann vermeintlich Erstbeste, was man jetzt vielleicht aus den eigenen Augen raus, meinetwegen einer Unternehmensleitung oder einem Personalbereich raus entschieden hat, weil man halt erst, wenn man dann im Wasser ist und schwimmt, sprichwörtlich, und da müssen ja alle rein in das Wasser, dann erst merkt, dass der eine oder andere da vielleicht eher sagt, oh, mir ist da zu kalt oder so, um einen flapsigen Vergleich zu nehmen.

Stefan Gerlach: Ja, das ist ein gutes Stichwort und das charakterisiert auch ein bisschen so die Vorgehensweise, wie wir das machen mit den Unternehmen zusammen. Wir bilden da immer eine Arbeitsgruppe, die aus den drei genannten, heute ist es schön auf Neuschwäbisch, Stakeholder besteht, also Vertretern aus den operativen Bereichen, aus dem Personalbereich, aus HR und dem Betriebsrat. Und dann müssen wir uns tatsächlich halt schon mehrere Workshops zusammensetzen und dann mal solche Lösungen so sukzessive entwickeln, Gedanken drüber machen, was sind die Anforderungen. Welche Lösung könnte man denn bauen, wie könnte man die bestehenden Lösungen, mit der dann im Regelfall ja immer der eine oder andere irgendwo unzufrieden ist, sonst wird es ja nicht zu so einem Wunsch kommen, was zu ändern, wo sind die Defizite der bestehenden Lösungen, was könnte man denn anders machen und dann entwickeln wir die aber weiter und so entstehen sukzessive Lösungen, dann beleuchten wir die, suchen die Vor- und die Nachteile und wägen das ein Stück weit ab und das ist nicht an einem Nachmittag gemacht. Das muss man auch mal dazu sagen. Da gibt es auch nicht so die Wunderform. Da gibt es keine so eine Prinzessin Lillifee mit dem Zauberstab, das bin auch ich nicht, die dann kommt und alles gut machen kann. Und ich kenne da auch keine Formen flexiblen Personaleinsatzes oder Flexibilitätsinstrumenten. Ich kenne da auch keine Wunderformen von einem Schichtmodell, die jemand, der sich mit dem Thema beschäftigt hat, nicht schon kennen würde. Sondern es kommt darauf an, dass wir uns aus mehreren Elementen zusammen eine Lösung bauen, die dann möglichst vielen schmeckt da drin. und den müssen wir uns so ein bisschen sukzessive annähern und da müssen wir miteinander sprechen. Da müssen wir die Menschen mit drin beteiligen, da müssen wir die reinnehmen und das, was Sie gesagt haben, so jetzt nehmen wir mal eine Lösung, schmeißen wir die ins kalte Wasser und sagen, wird schon funktionieren. Das wird ganz, ganz schwierig werden, sondern wir müssen uns mit den Beteiligten zusammensetzen, wir müssen die Anforderungen klären, wie seht ihr das, welche Ideen habt denn ihr, die können alle auch gute Ideen haben, was haben die für Vor- und Nachteile, was bräuchten wir noch dazu, was müssen wir alles noch an Randbedingungen, Rahmenbedingungen schaffen, damit sowas funktionieren kann. Und dann müssen wir uns das halt ein bisschen auf uns wirken lassen und ein bisschen warm werden damit. Das kostet halt seine Zeit. Also erfahrungsgemäß, bis wir so eine Lösung haben, da sind wir dann schon mal drei, vier Monate in größeren Abständen immer wieder mal unterwegs, wo wir uns zusammensetzen, mehrere Workshops einfach mal machen und uns die Zeit nehmen und da zwischendrin es ein bisschen reifen lassen, bis wir eine gute Lösung haben.

Götz Müller: Aus Ihrem Vortrag habe ich auch mitgenommen, im Extremfall kann es auch schief gehen. Im Sinne von die Variante, die neue Variante, die Alternative, die ich mir dann gesucht habe, ist nach einem Probelauf haben die meisten die Erkenntnis, nee, war nichts, das alte war dann doch besser, wir müssen es doch irgendwie anpassen.

Stefan Gerlach: Ja, ist aber, was Sie da gehört haben, war ein Forschungsprojekt, wo wir jetzt eine neue Art mal ausprobiert haben, wo wir gesagt haben, können wir denn nicht Schichtarbeit ohne Schichtmodelle organisieren, nur auf Basis von einer App und wir stimmen jedes Mal unsere Arbeitszeiten ab und das war da jetzt nicht so beliebt da drin. Aber ansonsten im Regelfall finden wir dann schon Lösungen, die zumindest mal über das Bestehende hinausgehen und was machen. Also ich glaube, man darf sich da auch nicht entmutigen lassen. Man darf nicht sagen: Oh, ich will das Thema gar nicht angehen. Das ist schon sowas, wo viele Unternehmen sagen, wir haben irgendeine Lösung. Und der Personaleinsatz, der ist halt schon per se sehr, sehr flexibel. Es gilt ja immer so die Devise, einen Leut finde ich immer, wenn sie einen brauchen. Irgendwie geht es dann doch. Und auch wenn dann vielleicht so das Klagen und Murren so ein bisschen hinter der vorgehaltenen Hand ist. Aber irgendwie gehen die Leute dann doch mit. Aber es entsteht halt dann ein Stück weit immer mehr Unzufriedenheit. Der Krankenstand steigt vielleicht ein bisschen an. Es gibt Ausweichreaktionen drin. Aber irgendwie funktioniert es halt doch. Und da darf man sich, glaube ich, nicht entmutigen lassen und sagen, wir suchen da mal eine bessere Lösung. Da findet man schon auch immer was, was man besser machen kann und sollte das auf jeden Fall angehen.

Götz Müller: Jetzt haben Sie auch das Stichwort App genannt. Ich nehme das mal stellvertretend für eines der Schlagworte oder vielleicht sogar anderthalb, zwei Schlagworte, nämlich einmal Digitalisierung, wenn man es auf die Spitze treiben will, KI. Wenn Sie vielleicht auch da so ein bisschen Ihre Erfahrungen berichtet, auf was man da stoßen kann, was einem da vielleicht sprichwörtlich auf die Füße fällt, wenn man falsch anfängt.

Stefan Gerlach: Ja, das ist immer so. Das große Problem dabei ist, dass man halt die Lösung in der Technik sieht. Und jetzt Personaleinsatz, Schichtarbeit, flexibler Personaleinsatz, da sprechen wir natürlich immer irgendwo von sozio-technischen Systemen. Da sind Menschen drin. Und wenn man die Lösung dann nur im Technischen sieht, dann vergisst man halt schnell, die Menschen mitzunehmen. Und da ist schon so, dass ich sage, wenn das so wie es funktioniert, nicht optimal ist, dann hat es im Regelfall nicht so sehr was mit den technischen Systemen zu tun, sondern hat es auch mit den Randbedingungen zu tun. Also die personelle Reserve ist vielleicht zu knapp angelegt im Unternehmen oder ich habe nicht genügend Flexibilität. Gucken Sie mal auch mal drauf, wie sieht es denn eigentlich aus, wenn es ein bisschen ruhiger zu tun ist? Nehmen dann die Mitarbeitenden dann so ihre freien Tage, bauen die dann ihre Arbeitszeit- und Gleitzeitkonten ab, nehmen die die Entlastung und die Erholung oder stehen wir dann halt doch eher so ein bisschen rum und lassen es ein bisschen langsamer angehen und die Produktivität geht dann in den Keller. Und auf der anderen Seite, wenn mal viel zu tun ist, laden wir das immer auf denselben Menschen ab, die halt nicht Nein sagen, die loyal sind, die dann halt kommen. Dann sind die Arbeitszeitkonten extrem stark gespreizt da drin, all diese Dinge. Und da wird Ihnen aber eine technische Lösung, weder eine App noch eine Schichtplanungssoftware, oft ist es ja dasselbe dann, wird Ihnen dann wirklich dabei helfen, sondern das ist eher eine Frage der Randbedingungen. Stimmen die Qualifikationen meines Personals? Haben wir tatsächlich ausreichende personelle Reserven? Also wie ich mal vorher gesagt habe, kann ich vielleicht auch mal auf einen Minijobber, auf einen Studentenpool zurückgreifen, den ich mir aufgebaut habe? Habe ich vielleicht auch mal den ein oder anderen älteren Beschäftigten, die dann jetzt in Rente sind, aber die nochmal auf einer Minijobbasis kommen, die qualifiziert sind, die mitarbeiten können, die gern mal ein paar Tage im Monat kommen, die mal das alte soziale Umfeld nochmal haben wollen und einfach nochmal eine Bestätigung haben wollen, die gebraucht werden. Habe ich solche Dinge eben auch zusätzlich am Start? Passen die vertraglichen Kontingente zu dem, was ich eigentlich habe? Also sprich die Arbeitszeitmodelle, passen die eigentlich zu dem, was ich mache? Das sind so die ganzen Fragen drumherum und die sind aber essentiell für die Lösung. Und wenn Sie sowas haben und da eine gute Lösung haben, dann entsteht sowohl die Attraktivität als auch die Flexibilität. Und jetzt im Umkehrschluss, wenn Sie da flexibel aufgestellt sind, umso besser wirkt da eine technische Lösung. Ich sage da immer, so eine Schichtplanungssoftware oder so eine App, die hilft Ihnen, einen flexiblen Personaleinsatz effizient zu organisieren. Aber sie bringt nicht die Flexibilität in den Personaleinsatz hinein. Sie bringt nicht die Wirtschaftlichkeit in den Personaleinsatz rein. Sie bringt nicht die Attraktivität in den Personaleinsatz rein, sondern die kommen aus den Randbedingungen. Aber je besser und flexibler die Randbedingungen sind und weicher, damit wir elastischer, damit wir den Anforderungen der Markte, der Kunden und der Mitarbeitenden folgen können, umso wichtiger wird es vielleicht, so eine Software dann zu haben. Also es ist so das Sahnehäubchen obendrauf, das i-Tüpfelchen. Sie hilft Ihnen, das effizient zu organisieren, aber um die Ziele zu erreichen, müssen Sie auf die Randbedingungen schauen.

Götz Müller: Ja, das bringt mich jetzt so ein bisschen auch zum Abschluss im Sinne von Bogen vielleicht noch mal ein bisschen zum Anfang zurück oder zumindest in den Prozess rein, wenn jetzt der ein oder andere Zuhörer zuhört und sagt: Ja, wir könnten da eigentlich mal was tun, aber wir wissen gar nicht, wo wir anfangen. Was wäre da so Ihr Vorschlag, Ihre Empfehlung, wie man in das Thema einsteigt? Wenn man eben aus welchen Gründen auch immer feststellt, so wie wir es jetzt die letzten 20 Jahre gemacht haben, war zwar nicht schlecht, bringt uns aber vielleicht für die nächsten zehn Jahre nicht weiter.

Stefan Gerlach: Ja, also da sei jetzt vielleicht ein bisschen der kleine Eigenwerbungsblock doch gestartet an der Stelle. Es hilft häufig eine externe Begleitung dafür, aus drei Gründen. So ein Externer hat halt schon viel gesehen, der bringt einfach Lösungswissen, Erfahrung mit rein. Das ist das eine. Das zweite, was wir halt können, ist so eine erprobte Vorgehensweise. Wie machen wir das? Ich habe es ganz häufig schon erlebt, dass Unternehmen mit mir gesprochen haben, die waren auch auf den Seminaren bei uns und haben gesagt: Okay, wir probieren das jetzt mal aus, wir machen so einen kleinen Arbeitskreis. Ich habe es mir dann angewöhnt, nach einem gewissen Weilchen rufe dann immer an und sage: Und wie war es, habt ihr die Arbeitsgruppe eingesetzt? Ja, die hat sich auch zweimal getroffen. Und dann haben wir nach dem zweiten Mal nachmittags festgestellt, dass wir irgendwo im Gespräch wieder da sind, wo wir vorgestern dann gestartet sind. Wir haben uns ein bisschen im Kreis dreht. Und außerdem hat die Hälfte dann wieder abgesagt, weil es doch nicht so wichtig war. Also wie kommen wir in so einem partizipativen Abstimmungsdiskussionsprozess denn voran?

Stefan Gerlach: Und da haben wir sehr viel Erfahrung, wie wir das leiten. Und dann ist, ganz platt auch nochmal, muss es einen geben, der moderiert das und der dokumentiert das, weil die Unternehmen, die sitzen dann gern hin und sprechen und schwätzet, heißt das so schön auf Schwäbisch, aber keiner schreit auf. Und das kann man halt dann doch extern sehr gut begleiten lassen, dann findet es auch statt. Das ist das eine. Und wenn da Ihre Zuhörer das mal interessiert, was wir da so anbieten können. Es gibt zum einen eine ganze Reihe an Seminaren, wo wir das einfach nochmal vorstellen, wo man sagen kann: Ich höre mir das mal an, so ganz unverbindlich in einem Seminar, gucke mir das an, was dann die Ansätze, die Knackpunkte sind, wie man da vorgeht. Wir steigen dann häufig auch mit so einem, wir nennen es Sensibilisierungsworkshop ein, so ein Format, so ein oder zwei Tage, wo wir aus den drei genannten Gruppen mal Vertreter haben, Betriebsrat, HR und den operativen Bereichen, und dann sagen wir mal in einem ganz konzentrierten Format: Was sind denn so die Anforderungen, was fehlt eigentlich heute, was sind die Defizite der Lösungen, was gäbe es denn für Lösungsansätze, was man anders machen könnte? Und danach haben die Unternehmen dann einfach eine Aussage darüber, wo alle drei Beteiligten sagen: Das können wir uns vorstellen, in diese Richtung wollen wir weitergehen, das gefällt uns und dann kann man das ausarbeiten. Aber das ist schon mal eine ganz wichtige Geschichte, wie man sowas angehen kann. Und wie gesagt, einfach mal ein bisschen umhören und schauen oder auch mal mich und uns direkt ansprechen. Ich komme auch immer gern vorbei und stelle das nochmal vor völlig unverbindlich und sage, was gibt es denn da für Möglichkeiten, was man tun könnte und mal ein bisschen aufzeigen, was es gibt.

Götz Müller: Ja, ich werde auf jeden Fall die Informationen in die Notizen mit reinnehmen. Ich hatte so, wo Sie jetzt zum Schluss erzählt haben, so ein bisschen das Bild, im Grunde ist es auf eine gewisse Art und Weise ähnlich, wie wenn man zum Beispiel ein neues ERP-System einführt. Das sollte man ja auch nicht allein machen. Das sind ja eher so diese Once-in-a-Lifetime-Geschichten. Man ändert ja nicht so über Nacht einmal sein Schichtmodell. Und speziell, weil es da nicht nur um ein technisches Thema geht, sondern eben soziotechnisch, wie Sie es genannt haben Klammer auf ist beim ERP-System aber genauso Und deshalb, wie Sie es auch angedeutet haben, sehr, sehr empfehlenswert, da einen externen Blick auch mal mitzunutzen.

Stefan Gerlach: Ja, also das ist ein primär Beispiel, was Sie sagen, bei einem ERP-System. Das betrifft ja auch alle Prozesse, die wir da haben im Unternehmen drin. Und das muss abgestimmt sein mit den Menschen da drin. Was braucht ihr da eigentlich? Wie kann das aussehen? Und so ähnlich ist es mit einem flexiblen Personaleinsatz letztendlich auch. Und da braucht es halt, und das vielleicht nicht nur, weil jetzt die Externen so furchtbar viel Erfahrung haben. Ich habe ja schon gesagt, ich kenne jetzt auch keine Formen flexiblen Arbeitens, die jetzt jemand nicht kennen könnte, der sich da schon ein bisschen mit beschäftigt hat mit dem Thema. Aber oft ist halt so auch die Erfahrung, was passt jetzt gut zusammen an der Stelle. Und es ist halt auch, wir müssen die Menschen mitnehmen und da hilft es oft, wenn man einen Externen hat, der halt diesen Prozess begleitet und der sich da ein bisschen Gedanken drüber gemacht hat, wie sowas ablaufen kann. Und, das muss man ja auch sagen, der die Menschen vom Tagesgeschäft entlastet. Weil Sie führen ja nicht jedes Jahr in einem Unternehmen ein neues ERP-System ein. Da haben Sie ganz recht. Genauso wenig, wie Sie nicht jede Woche ein neues Schichtmodell machen. Deswegen, die Menschen haben ja was zu tun in den Unternehmen drin, und da gehört das halt nicht zur Routine, nicht zum Tagesgeschäft und da braucht man halt eine zusätzliche Kapazität. Und auch das bietet sich an da mal Externe, die für so ein Projekt, ist es ein typisches Projekt, das dann auch irgendwann endet und vorbei ist, und da die Kapazität auch mit einzukaufen.

Götz Müller: Herr Gerlach, ich danke Ihnen für die interessanten Einblicke. Ich fand Ihren Vortrag schon spannend und jetzt unsere Unterhaltung auch. Deshalb nochmal vielen Dank.

Stefan Gerlach: Herr Müller, ich danke Ihnen auch und ich würde mich freuen, von Ihnen zu hören oder vielleicht von Ihren Zuhörern. Und dann wünsche ich Ihnen weiterhin viel Erfolg.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Stefan Gerlach zum Thema Schichtplanungsprozesse. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 381.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei Apple Podcasts. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

KI-generierte Zusammenfassung

In dieser Episode spricht Götz Müller mit Stefan Gerlach über alternative Schichtplanungsprozesse und die Frage, warum ein Thema, das es seit Jahrzehnten gibt, heute neu gedacht werden muss. Stefan Gerlach bringt dabei seine langjährige Erfahrung aus Forschung und Beratung am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation ein und erläutert, weshalb klassische Schichtmodelle unter veränderten wirtschaftlichen, gesellschaftlichen und individuellen Rahmenbedingungen an ihre Grenzen stoßen.

Zu Beginn stellt Stefan Gerlach seinen beruflichen Hintergrund vor. Er war über viele Jahrzehnte im Produktionsmanagement tätig und beschäftigte sich intensiv mit schlanken Produktionskonzepten, insbesondere dort, wo Menschen weiterhin eine zentrale Rolle spielen, etwa in der Montage oder in hybriden Produktionssystemen. Aus der Lean-Perspektive heraus rückte für ihn bereits vor rund 15 Jahren eine zentrale Frage in den Fokus: Wie lassen sich Personaleinsatzkonzepte flexibilisieren, ohne die Menschen zu überfordern oder die Wirtschaftlichkeit aus dem Blick zu verlieren. Diese Fragestellung bildet die Grundlage für das Gespräch.

Götz Müller greift auf, dass Schichtarbeit in vielen Branchen selbstverständlich ist, von der Produktion über das Gesundheitswesen bis hin zu Verkehrsbetrieben. Stefan Gerlach erklärt, dass Schichtmodelle grundsätzlich helfen, Belastungen wie Nacht- oder Wochenendarbeit gleichmäßig zu verteilen. Gleichzeitig seien sie aber immer auch eine Zumutung für die Beschäftigten. Dem stünden individuelle Vorteile gegenüber, etwa freie Zeiten, wenn andere arbeiten. Entscheidend sei jedoch, dass die Anforderungen an Flexibilität in den letzten Jahren stark zugenommen haben. Märkte verlangen kürzere Lieferzeiten, höhere Termintreue und eine größere Produktvarianz. Gleichzeitig haben Beschäftigte heute deutlich mehr Wahlmöglichkeiten und achten stärker auf attraktive Arbeitszeiten.

Ein zentrales Argument von Stefan Gerlach ist die enorme Unterschiedlichkeit der Menschen. Frühaufsteher und Nachtmenschen, freizeitorientierte und entgeltorientierte Mitarbeitende, sicherheitsliebende und abwechslungssuchende Persönlichkeiten haben sehr unterschiedliche Erwartungen an Arbeitszeiten. Ein starres Schichtmodell könne diesen Unterschieden kaum gerecht werden. Attraktivität werde damit zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor für Unternehmen, gerade in Zeiten des Fachkräftemangels.

Im weiteren Verlauf gibt Stefan Gerlach einen Überblick über die Vielfalt bestehender Schichtmodelle. Innerhalb eines Unternehmens existieren häufig mehrere Modelle parallel: klassische Zwei- oder Dreischichtsysteme, Tagschicht in unterstützenden Bereichen, vollkontinuierliche Modelle bei nicht stoppbaren Prozessen oder Sonderlösungen in Dienstleistungs- und Verkehrsbetrieben. Die entscheidende Frage sei nicht, welches Modell „gut“ oder „schlecht“ ist, sondern welches Modell zu den jeweiligen Anforderungen eines Bereichs passt.

Dabei warnt Stefan Gerlach davor, Flexibilitätsinstrumente pauschal zu bewerten. Ob Teilzeit, Minijobs oder variable Arbeitszeiten sinnvoll sind, lasse sich nur im Kontext der konkreten Anforderungen beurteilen. Flexibilität sei kein Selbstzweck, sondern müsse sich aus Marktanforderungen, betrieblichen Notwendigkeiten und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ableiten. Wichtig sei, dass sich die zentralen Akteure im Unternehmen – operative Bereiche, Personalabteilung und Arbeitnehmervertretung – zunächst über diese Anforderungen verständigen.

Ein weiterer Schwerpunkt des Gesprächs liegt auf dem Umgang mit Alternativen. Stefan Gerlach betont, dass es keine perfekte Lösung gibt, die alle Interessen vollständig erfüllt. Stattdessen empfiehlt er, mehrere alternative Modelle zu entwickeln, systematisch zu vergleichen und deren Vor- und Nachteile abzuwägen. Dieser Prozess sei nicht linear und nicht in kurzer Zeit zu bewältigen. Vielmehr brauche es mehrere Workshops, Zeit zum Nachdenken und die Bereitschaft, unterschiedliche Perspektiven ernsthaft zu berücksichtigen.

Götz Müller greift die Gefahr auf, vorschnell eine neue Lösung einzuführen. Stefan Gerlach bestätigt, dass ein „Sprung ins kalte Wasser“ meist scheitert. Erfolgreiche Veränderungen entstehen durch Beteiligung, schrittweises Annähern und gemeinsames Lernen. Auch Fehlschläge seien möglich, etwa in Forschungsprojekten, bei denen radikal neue Ansätze erprobt wurden. Das solle jedoch nicht entmutigen, sondern als Lernchance verstanden werden.

Im Zusammenhang mit Digitalisierung und Schichtplanungssoftware stellt Stefan Gerlach klar, dass technische Lösungen allein keine Flexibilität schaffen. Schichtplanungs-Apps könnten Prozesse effizienter organisieren, ersetzten aber keine passenden Rahmenbedingungen. Entscheidend seien ausreichende personelle Reserven, passende Qualifikationen, ausgewogene Arbeitszeitkonten und ergänzende Personalkonzepte wie Studierendenpools oder erfahrene ehemalige Mitarbeitende. Technik sei das i-Tüpfelchen, nicht die Basis der Lösung.

Zum Abschluss gibt Stefan Gerlach eine klare Empfehlung für den Einstieg ins Thema. Externe Begleitung könne helfen, weil sie Erfahrung, Struktur und Moderation in den Prozess bringt und interne Ressourcen entlastet. Besonders bewährt hätten sich Sensibilisierungsworkshops mit Vertretern aller relevanten Gruppen, um gemeinsam Anforderungen, Defizite und mögliche Lösungsrichtungen zu klären. Götz Müller zieht einen Vergleich zur Einführung eines ERP-Systems und unterstreicht, dass es sich auch bei Schichtmodellen um tiefgreifende, seltene Veränderungen handelt, die sorgfältig vorbereitet werden müssen.

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