Obeya wie Organisieren
Ein neuer Raum schafft zunächst Möglichkeiten. Whiteboards werden aufgestellt, Informationen gesammelt und Verantwortlichkeiten sichtbar gemacht. Für jedes Thema findet sich eine geeignete Fläche. Projekte erhalten eigene Bereiche, Kennzahlen bekommen ihren Platz und Aufgaben werden visualisiert. Mit jeder Ergänzung wächst der Eindruck von Struktur. Gleichzeitig kann die Informationsmenge so stark anwachsen, dass Orientierung schwieriger statt leichter wird. Der Obeya organisiert dann vor allem Informationen. Ob Menschen dadurch tatsächlich besser miteinander arbeiten, bleibt eine andere Frage. Ein Raum voller Informationen ist noch kein gemeinsamer Denkraum.
B wie Berichten
Der Obeya soll Informationen zusammenführen, damit Zusammenhänge gemeinsam verstanden und Entscheidungen besser getroffen werden können. Daraus kann allerdings schnell ein anderer Zweck entstehen. Jeder Bereich berichtet seinen aktuellen Status, erklärt Abweichungen und nennt die nächsten Aktivitäten. Die anderen hören zu, stellen gelegentlich Rückfragen und warten auf den nächsten Bericht. Die gemeinsame Informationsbasis ist damit zwar vorhanden, doch die Perspektiven bleiben getrennt. Aus einem Raum für gemeinsames Denken wird ein Raum für Statuskommunikation. Alle wissen, was die anderen Bereiche tun. Ob daraus tatsächlich gemeinsame Entscheidungen oder bessere Zusammenarbeit entstehen, bleibt offen.
– Antoine de Saint-Exupéry
E wie Ergänzen
Wenn eine Information fehlt, liegt die Lösung scheinbar nahe: Sie wird ergänzt. Eine weitere Kennzahl, ein weiteres Diagramm, eine weitere Statuskarte. Wenn etwas nicht funktioniert, kommt vielleicht noch eine zusätzliche Markierung dazu. Die Wand wächst und wächst. Gleichzeitig steigt der Pflegeaufwand. Menschen verbringen Zeit damit, Informationen aktuell zu halten, statt sie gemeinsam zu nutzen. Irgendwann wird die Aktualisierung selbst zum Prozess. Der Obeya zeigt dann immer mehr und erklärt immer weniger. Vollständigkeit wird mit Transparenz verwechselt. Dabei kann gerade die Beschränkung auf relevante Informationen die gemeinsame Arbeit erleichtern.
Y wie Why?
Je voller der Obeya wird, desto seltener stellt sich möglicherweise die grundlegendste Frage: Wozu brauchen wir diese Information eigentlich? Jede Kennzahl hat ihren Platz, jedes Diagramm erfüllt scheinbar einen Zweck und jede Karte dokumentiert einen Sachverhalt. Mit der Zeit wird jedoch die Begründung für einzelne Informationen durch Gewohnheit ersetzt. Was einmal hilfreich war, bleibt hängen, auch wenn sich die Fragestellung längst verändert hat. Der Obeya wird dadurch immer informativer und gleichzeitig immer weniger fokussiert. „Why?“ wäre dann keine Frage nach einer zusätzlichen Information, sondern nach dem Zweck der bereits vorhandenen. Genau diese Frage kann im vollgestellten Raum irgendwann verloren gehen.
A wie Ablage
Eine besonders stille Form des Scheiterns entsteht, wenn der Obeya ihre Informationen zwar sichtbar macht, aber keine Entscheidungen daraus entstehen. Die Wand wird zum Ort, an dem der aktuelle Zustand dokumentiert wird. Vergangenes bleibt hängen, Neues kommt hinzu und erledigte Themen werden irgendwann entfernt. Der Obeya entwickelt sich zur analogen Ablage mit regelmäßiger Besprechung. Dabei sollte sie gerade den Blick nach vorne unterstützen. Welche Abhängigkeit muss geklärt werden? Welche Entscheidung steht an? Wo braucht ein Bereich Unterstützung? Ohne solche Fragen bleibt die Wand zwar aktuell, aber der Raum verliert seinen eigentlichen Zweck.
Die leere Zusammenarbeit
Einen guten Obeya erkennt man deshalb nicht daran, wie beeindruckend ihre Wände aussehen. Entscheidend ist, was zwischen den Menschen geschieht. Werden Zusammenhänge schneller verstanden? Werden Probleme früher gemeinsam bearbeitet? Werden Entscheidungen dort getroffen, wo die relevanten Informationen zusammenkommen? Werden Abhängigkeiten sichtbar, bevor sie zum Problem werden? Wenn diese Veränderungen ausbleiben, hilft auch die schönste Visualisierung wenig. Dann ist zwar ein Raum entstanden, der nach Zusammenarbeit aussieht. Die Zusammenarbeit selbst hat sich jedoch nicht verändert. Die Wände sind voller geworden. Der Raum zwischen den Menschen ist derselbe geblieben.
Wenn Sie verhindern möchten, dass der Obeya zum gepflegten Informationsraum wird und stattdessen ein gemeinsamer Denk- und Entscheidungsraum entsteht, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir über dieses Formular auf oder greifen Sie einfach zum Telefon und rufen Sie mich unter 0171-7342717 an.
Falls die Umstände für Sie aktuell eine Kontaktaufnahme verhindern, legen Sie sich doch eine Wiedervorlage an (öffnet eine ics-Datei in Ihrer Kalender-Application bzw. generiert in Ihrem Download-Verzeichnis mit einem Terminvorschlag in einer Stunde, den Sie noch individuell anpassen können).
Frage: Welche Informationen werden im eigenen Verantwortungsbereich sichtbar gemacht, ohne tatsächlich gemeinsame Entscheidungen zu unterstützen? Wo wird der Obeya vor allem zur Statuskommunikation genutzt, obwohl eigentlich Zusammenarbeit gefragt wäre? Und woran wäre erkennbar, dass nicht die Wände voller, sondern die Zusammenarbeit besser geworden ist?
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