A3 ohne Denken

A3 steht im Lean-Kontext für eine bestimmte Art, Probleme zu bearbeiten. Die Begrenzung auf ein Blatt Papier ist dabei weniger eine Frage des Formats als eine Einladung zur Konzentration. Problem verstehen, Ursachen untersuchen, Gegenmaßnahmen entwickeln, Wirkung überprüfen und aus dem Ergebnis lernen. Der eigentliche Wert liegt im Denkprozess. Genau dieser kann jedoch verloren gehen, wenn aus dem A3 ein Dokument wird, das vor allem vollständig sein soll. Dann werden Felder ausgefüllt, Unterschriften eingeholt und Termine gepflegt. Das A3 ist vorhanden, sieht ordentlich aus und erfüllt formal seinen Zweck. Nur das Denken, für das es eigentlich gedacht war, findet immer weniger statt.

Problemblatt

Am Anfang steht das Problem. Damit beginnt normalerweise die Auseinandersetzung mit der Situation. Was ist tatsächlich passiert? Wie groß ist die Abweichung? Wo tritt sie auf und unter welchen Bedingungen? Ein Problemblatt kann dabei helfen, diese Fragen zu strukturieren. Wird das A3 jedoch als Formular verstanden, reicht es scheinbar, die entsprechenden Felder auszufüllen. Problem, Ziel, Ursache und Maßnahme werden eingetragen. Je vollständiger das Blatt, desto besser scheint die Arbeit erledigt. Dabei kann ein sauber formulierter Problemtext durchaus nur die Oberfläche beschreiben. Das Formular ist vollständig. Das Problem ist deshalb noch lange nicht verstanden.

Bericht

Aus dem Problemblatt wird schnell ein Bericht. Schließlich müssen andere informiert werden. Das A3 wandert in Besprechungen, wird präsentiert und anschließend verteilt. Die Darstellung gewinnt an Bedeutung. Formulierungen werden optimiert, Grafiken ergänzt und Ergebnisse so aufbereitet, dass auch Außenstehende den Sachverhalt möglichst schnell erfassen können. Dagegen ist zunächst nichts einzuwenden. Problematisch wird es, wenn das A3 vor allem dazu dient, bereits getroffene Entscheidungen zu erklären. Dann wird nicht mehr gemeinsam gedacht, sondern über ein fertiges Ergebnis berichtet. Der Denkprozess findet vorher oder gar nicht statt. Das A3 dokumentiert dann eine Lösung, anstatt das Denken sichtbar zu machen, das zu ihr geführt hat.

Freigabedokument

Sobald ein A3 mehrere Beteiligte betrifft, entsteht leicht der Wunsch nach formaler Absicherung. Wer hat es erstellt? Wer muss zustimmen? Wer trägt die Verantwortung? Welche Termine wurden festgelegt? Solche Fragen können sinnvoll sein. Das A3 wird dadurch jedoch zunehmend zu einem Freigabedokument. Die Aufmerksamkeit richtet sich auf Zuständigkeiten, Unterschriften und formale Vollständigkeit. Eine offene Frage wirkt plötzlich wie eine Schwäche des Dokuments. Eine noch nicht bestätigte Annahme passt schlecht in einen Freigabeprozess. Dabei gehört genau diese Unsicherheit zum Problemlösen. Wer jedes A3 erst dann als gut betrachtet, wenn es fertig und widerspruchsfrei aussieht, nimmt ihm einen wesentlichen Teil seines Lernpotenzials.

Archiv

Was einmal erstellt und abgeschlossen ist, wird abgelegt. Damit ist das A3 nicht verschwunden. Im Gegenteil: Es kann später wieder hervorgeholt werden. Vielleicht findet sich darin eine ähnliche Situation, eine frühere Maßnahme oder eine bereits untersuchte Ursache. Das klingt nach organisatorischem Lernen. Allerdings entsteht aus der bloßen Aufbewahrung noch kein Lernen. Ein Archiv voller A3s kann genauso gut ein Archiv voller vergangener Entscheidungen sein. Entscheidend wäre, ob die darin enthaltenen Erfahrungen später tatsächlich genutzt werden. Sonst entsteht eine eigentümliche Form von Wissen: dokumentiert, auffindbar und trotzdem ohne Wirkung auf das zukünftige Handeln.

Der Denkprozess

Ein A3 kann vieles sein. Problemblatt, Bericht, Freigabedokument und später auch Archivmaterial. Keine dieser Funktionen ist grundsätzlich falsch. Sie werden problematisch, wenn sie den eigentlichen Zweck verdrängen. Ein A3 soll nicht beweisen, dass jemand ein Problem bearbeitet hat. Es soll helfen, ein Problem besser zu verstehen. Deshalb darf es auch unvollständig sein, Annahmen enthalten und Fragen offenlassen. Gerade darin wird Denken sichtbar. Die entscheidende Qualität eines A3 liegt nicht in seiner optischen oder formalen Vollständigkeit. Sie liegt darin, ob sich durch die Arbeit daran das Verständnis des Problems verändert hat.

Vielleicht ist das die eigentliche Ironie eines A3-Systems: Je professioneller die Dokumentation wird, desto leichter kann der Denkprozess dahinter verschwinden. Dann entsteht eine Sammlung beeindruckender Problemlösungsberichte, während sich die Fähigkeit zur Problemlösung kaum weiterentwickelt. Das Papier ist vorhanden. Das Lernen fehlt.

Wenn Sie verhindern möchten, dass A3s vor allem dokumentieren, was bereits entschieden wurde, und stattdessen den Denkprozess beim Problemlösen stärken möchten, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir über dieses Formular auf oder greifen Sie einfach zum Telefon und rufen Sie mich unter 0171-7342717 an.

Falls die Umstände für Sie aktuell eine Kontaktaufnahme verhindern, legen Sie sich doch eine Wiedervorlage an (öffnet eine ics-Datei in Ihrer Kalender-Application bzw. generiert in Ihrem Download-Verzeichnis mit einem Terminvorschlag in einer Stunde, den Sie noch individuell anpassen können).

Jetzt eintragen und Artikel/Denkanstöße zukünftig per eMail erhalten.

Artikel abonnieren

Artikel teilen auf ...