Aufgabe – Ergebnis – Nutzen – Ziel – Vision

Vision, Ziel, Nutzen, Ergebnis, Aufgabe – Diese Begriffe werden oft einzeln ebenso wie in gemeinsamen Zusammenhängen verwendet, aber auch immer mal wieder in ihrer Bedeutung durcheinander gebracht. Das gilt sowohl für Projektmanagement-Aspekte, aber auch bei der Verwendung in allgemeineren Szenarien. Gemeinsam sind mir die ersten vier vor ein paar Wochen bei einem Projektmanagement-Seminar begegnet, allerdings in leicht unterschiedlicher Beziehung. Für mich bestehen folgende Beziehungen bzw. Beziehungsrichtungen zwischen den Begriffen:

• Vision ⇒ Ziel ⇒ Nutzen ⇒ Ergebnis ⇒ Aufgabe bzw.
• Aufgabe ⇒ Ergebnis ⇒ Nutzen ⇒ Ziel ⇒ Vision

In jeweils einem Satz lassen sich die Beziehungen so ausdrücken:

• Die Vision definiert Ziele, um einen Nutzen zu erbringen durch Ergebnisse, die durch Aufgaben erbracht werden.
• Aufgaben führen zu einem Ergebnis, das einen Nutzen liefert, mit dem ein Ziel erreicht wird auf dem Weg zu einer Vision.

Die beiden Beziehungsrichtungen lassen sich so charakterisieren:

• Vision ⇒ Aufgabe: Entwicklung/Erarbeitung, d.h. aus der Vision entwickeln sich Ziele, daraus ein Nutzen, die Ergebnisse und letztlich die Aufgaben.
• Aufgabe ⇒ Vision: Die Aufgaben führen zu einem Ergebnis, das den Nutzen beeinflusst, dieser die erreichten Ziele und letztlich die Vision.

Die Bedeutung der einzelnen Begriffe stellt sich (im Bezug zum Projektmanagement) wie folgt dar:

• Die Aufgaben in einem Projekt ergeben sich aus dem Projektstrukturplan, der das gewünschte Projektergebnis in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete herunterbricht. Damit werden die einzelnen Aktivitäten definiert, die dann das Projektergebnis schaffen. Diese Aktivitäten sind die kleinsten Strukturen in einem Projekt, die planerisch definiert und dann verfolgt werden.

• Das Ergebnis eines Projekts (oder allgemeiner eines Vorhabens) ist typischerweise eine greifbare Sache, bspw. ein Produkt. Dies kann auch virtuell sein in Form einer neuen Dienstleistung oder eines “Bauplans” für ein Produkt (im Fall eines Produktentwicklungsprojekts). Das Ergebnis selbst hat erstmal grundsätzlich noch keinen eigenen Wert, dieser wird erst erreicht, wenn ein Kunde bereits ist, etwas dafür zu bezahlen (Wertschöpfung). Man sollte nicht glauben, wie oft der Nutzungserfolg nach Projektabschluss teilweise oder vollständig ausbleibt (weil es falschen Leistungsmerkmale sind oder sie zu spät gekommen sind).

• Erst der Nutzen (aus der Perspektive des Kunden!) eines Projektergebnisses macht dieses wertvoll. In nicht wenigen Fällen stellt sich der Nutzungserfolg erst nach Abschluss eines Projekts dar. Zwar ist das Value-Management ein Teil der Projektmanagement-Disziplin (im Idealfall entsteht ein Wert bereits kontinuierlich während dem Projektverlauf, bspw. bei Immobilienprojekten), aber genau dieser Ansatz kann dazu führen, dass der Nutzungserfolg aus dem Auge verloren wird, z.B. wenn ein Bauträger ein Haus baut, das aber anschließend aufgrund zu luxuriöser Ausstattung und zu hohem Preis unverkäuflich ist.

• Das Ziel eines Projekts ist vereinfacht und allgemein ausgedrückt, durch das Ergebnis einen Nutzen zu bieten. In diesem Fall wird auch naheliegend von einem Ergebnisziel gesprochen. Im Fall von Projektmanagement existieren auch Verlaufs- oder Prozessziele, die während dem Verlauf des Projekts erreicht werden sollen, aber typischerweise nach Ende der Projekts direkt gar nicht mehr erkennbar sind. Beispiele sind die minimalen Störungen der Nachbarn während dem Hausbau. Speziell die Nichterreichung von Prozesszielen kann auf den späteren Nutzungserfolg erheblichen Einfluss haben (wenn man sich in der Bauphase mit den Nachbarn verkracht, wird auch das schönste Haus u.U. nicht glücklich machen). Dies ist oft bei Veränderungsprojekten der Fall, wenn die Betroffenen nicht von Beginn an zu Beteiligten gemacht werden.

• Die Vision hinter den Zielen ist (in meinem Weltbild) etwas übergeordnetes, das typischerweise nie (vollständig) erreicht wird, damit eine Wirkung über die Zielerreichung hinaus wirksam ist und neue Ziele nachsichträgt. Im Fall des Bauträgers könnte die Vision sein, für Familien preis-werte Lebensräume zu erstellen, die den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht werden, zu einer besseren Gemeinschaft beitragen und die umweltgerechte Nutzung der Ressourcen berücksichtigen.

Die saubere Verwendung dieser fünf Begriffe bietet nicht nur im Umfeld des Projektmanagement klärende Aspekte, sondern bspw. auch bei Stellenbeschreibungen für Mitarbeiter und Zielvereinbarungen im Rahmen von Mitarbeitergesprächen. In beiden Fällen werden auch sehr gerne Ziele mit Aufgaben verwechselt. Das beraubt Mitarbeiter dann der Möglichkeit gestalterisch ihre Position auszufüllen, speziell wenn die gewünschten Ergebnisse nicht genannt werden, der Nutzen für die Kunden (intern wie extern) unklar bleibt und die zugrundeliegende Vision fehlt. Im Extremfall kann dann die Sinnfrage nicht (mehr) beantwortet werden und letztlich auch zum Burn-out führen. Eine angemessene inhaltliche Definition der fünf Begriffe kann auch vermeintlich “niedrige” Tätigkeiten in ihrem Sinn deutlich aufwerten.

Frage: Wo sind Ihnen schon unklare Verwendungen dieser Begriffe begegnet? Welche Folgen hatte diese Unklarheit auf die betroffenen Personen? Wie hätten die Folgen durch saubere Verwendung der Begriffe vermieden werden können?