Kaizen 2 go 003 : Routine – Last oder Lust?

 

Inhalt der Episode

  1. Schädliche Routine
  2. Nützliche Routine
  3. Routine erreichen und durchbrechen

Notizen zur Episode

Ihnen hat der Inhalt gefallen? Dann bewerten Sie die Episode bitte bei Apple Podcasts.
Jetzt eintragen und Artikel/Denkanstöße zukünftig per eMail erhalten.

Artikel teilen auf ...

(Teil)automatisiertes Transkript

Eine KI-generierte Zusammenfassung finden Sie am Ende des Transkripts.

Episode 003 : Routine – Last oder Lust?

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

In der heutigen Episode geht es um Routine. Dabei werde ich über nützliche und schädliche Aspekte von Routine sprechen. Wie Routine erreicht aber gegebenenfalls auch durchbrochen werden kann.

Beginnen wir mit der schädlichen Routine. Haben wir schon immer so gemacht? Haben wir noch nie so gemacht? Sie haben das noch nie gehört? Dann gibt es vermutlich nur zwei Gründe. Sie sind entweder kein Schwabe oder leben nicht in Süddeutschland. Auf Hochdeutsch heißt das, haben wir schon immer so gemacht, haben wir noch nie so gemacht. Bei uns ist alles ganz anders. Das funktioniert bei uns nicht. Das sind bestimmt bekannte Aussagen, die Ihnen und mir schon oft begegnet sind. Letztlich steckt da Routine darunter. Die limitierende, einschränkende Routine, die uns verhaften lässt im Status quo, also im aktuellen Zustand. Das ist dann die Komfortzone.

Hier findet keine Veränderung, keine Erneuerung statt. Die Komfortzone im KVP, im kontinuierlichen Verbesserungsprozess, ist der Ist-Zustand. Oder ein neuer Zielzustand mit zu kleinen Veränderungen, wo wir genau wissen, wie diese Verbesserungen erreichbar sind.

Das ist dann die Komfortzone, die es zu durchbrechen gilt, die schädliche Routine zu durchbrechen. Eine andere Komfortzone im KVP gilt es aber zu erreichen. Das ist die Komfortzone im Umgang mit Veränderungen, wenn Fehler gemacht werden dürfen und damit eine positive Fehlerkultur herrscht, wenn sich die Menschen mit den Veränderungen wohlfühlen.

Weitere schädliche Aspekte von Routine sind entstehende Langeweile, wenn es keine Herausforderungen mehr gibt und in den Tag hinein gearbeitet wird. Hier heißt es dann den Nutzen von Routine aktiv zu vermitteln und für Verständnis zu sorgen. Wo sollten wir Routine vermeiden?
Routine vermeiden sollten wir dort, wo es um Kreativität, um neue Ideen geht, wo die Veränderung des Status Quo angesagt ist. Die aus der Kreativität resultierende Innovation ist aber kein Widerspruch zur Routine.

Innovation braucht auch einen Prozess, einen routinierten Vorgang, damit aus Ideen auch Produkte werden. Produkte, die nachgefragt werden. Kreativität alleine ist keine Erfolgsgarantie.

Erst die Umsetzung von Ideen in Produkte, die auch am Markt ankommen, sorgt für den Erfolg. Soweit schädliche Routine bzw. schädliche Aspekte von Routine.

Kommen wir zur nützlichen Routine. Der Mensch ist ein Routinetier. Egal ob es ums Aufstehen geht, wenn morgens der Wecker klingelt, wenn wir jetzt überlegen müssten, was wir tun sollen, linkes Bein, rechtes Bein, den Wecker ausschalten, wir würden nie aus dem Bett kommen. Das gleiche beim Zähneputzen, beim Frühstück machen, bei der Fahrt zur Arbeit.

Letztlich nehmen wir immer den gleichen Weg. Aber auch im Urlaub, bei der Freizeitgestaltung, da leider manchmal auch beim sogenannten Zeitvertreib, Fernsehen, soziale Medien, Klammer auf, oft eben unbewusste Zeitverschwendung. Da kann ich mich selbst nicht ausnehmen. Nützlichen Routinen folgen wir auch beim Sport oder in der Kindererziehung. Beide Arten der Routine, die schädliche wie auch die nützliche folgen zwei Formen. Da ist einmal die inhaltliche Routine, Dinge, die immer wieder getan werden, die immer wieder durch die gleichen Umstände ausgelöst werden. Das zweite ist die zeitliche Routine. Handlungen, die in gleichen Abständen zu festen Zeitpunkten durchgeführt werden, Selbst wenn die Inhalte dann unterschiedlich sind. In meinen Augen ist die zeitliche Routine dabei wichtiger, weil sie, speziell zu Beginn, einfacher geschaffen werden kann. Vorhin waren wir auf dem Weg zur Arbeit, dort sind dann Geschäftsprozesse, Routine, speziell die Unterstützungsprozesse. Die jährliche Steuererklärung, der Jahresabschluss.

Obwohl sich Finanzverwaltung und Gesetzgeber alle Mühe geben, dass nicht zu viel Routine einkehrt. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Rechnungsprüfung, alles in Formen von Routinen, die bei diesen Arbeitsschritten ablaufen. Routinierte Vorgänge finden hoffentlich auch bei der Leistungserbringung in den Leistungsprozessen statt, dabei bei gleichzeitiger Unterstützung von individuellen Kundenwünschen. Auch in der Führungsarbeit geht es um Routine. Die Routine lässt die Verlässlichkeit für Mitarbeiter entstehen bezüglich den Anforderungen an sie, aber auch bezüglich ihrer Beurteilung. Hier sollte die Routine allerdings nicht so weit führen, dass alle Menschen über einen Kamm geschert werden. Arbeitsstandards sind Routinen. Sie dienen der Vermeidung von Variationen. Sie sind die Basis für Verbesserungen, ausgehend von einem stabilen Ursprung.

Versuchen Sie mal eine Zielscheibe zu treffen, wenn Sie keine ruhige Hand haben. Der erste Schritt ist dabei, die Hand ruhig zu halten und dann erst den Mittelpunkt zu treffen. Leistungsstandards dienen der Erfüllung der Erwartungen und Anforderungen von Kunden. Markenbildung hat ebenfalls viel mit Routine und Konsistenz im Außenauftritt zu tun.

Auch im Projektmanagementprozess gilt es Standards einzuhalten und nicht in der Hektik des Projekts über Bord zu werfen, bei Termindruck bewährte Handlungsmuster aufzugeben. Routine und Konsistenz ist auch wichtig.

Wenn es um die Vermittlung einer Unternehmensvision geht. Sie wird nur durch die Wiederholung in den Köpfen bewusst, ebenfalls die Unternehmenskultur. Hier steckt ganz viel Routine darin,

Auch wenn es uns möglicherweise nicht so bewusst ist, weil es über Jahrzehnte hinweg zum Tragen kommt.

Allgemein gesagt ist in allen Geschäftsprozessen die Routine wichtig, sonst wäre es nämlich keine, also auch im kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Ein nützlicher Aspekt der Routine ist auch die Sicherheit, die sie vermittelt. Gleichzeitig heißt es aber, die Passivität durch Zufriedenheit zu vermeiden. Routine ist immer dort wichtig, wo Handlungen und Vorgehensweisen Bestand haben sollen, um sich dann von dort aus zu verbessern.

Soviel zu den nützlichen Aspekten der Routine. Jetzt soll es im letzten Teil darum gehen, wie wir Routine erreichen, aber auch Routine durchbrechen. Routine entsteht immer durch Wiederholung. Durch die Routine entsteht auch Kompetenz. Zum Beispiel am Modell des Fahrradfahrens. Auf der ersten Stufe bewegen wir uns auf der unbewussten Inkompetenz. Der kleine Säugling in der Wiege, der nicht weiß, dass es so etwas wie Fahrradfahren überhaupt gibt. Auf der nächsten Ebene dann die bewusste Inkompetenz, das Kleinkind, das sieht, wie der große Bruder mit dem Fahrrad fährt. Danach dann die bewusste Kompetenz, das Kindergartenkind, das zu Beginn mit Unterstützung der Eltern die ersten Fahrversuche macht. Und zum Schluss dann die unbewusste Kompetenz, das Schulkind, das einfach aufs Fahrrad steigt und losfährt.

Gedanken müssen wir uns hier auch machen über eine fünfte Stufe, die Lehrkompetenz. Da geht es zuerst darum, sich die Kompetenz bewusst zu machen, das Verhalten, Fähigkeiten, Denkenweisen, Werte, Wahrnehmungsfilter zu modellieren, eigene und fremde Kompetenz nachzubilden, um sie dann an andere Personen weitergeben zu können. Ein anderes Kompetenzmodell beschränkt sich auf drei Stufen. Auf der ersten Stufe das Bewusstsein für eine Kompetenz, aber nicht notwendigerweise auch deren Besitz. Auf der zweiten Stufe dann die Anwendung der Kompetenz und dann auf der dritten Stufe die Lehrkompetenz.

So wie im vorigen Modell beschrieben. Im kontinuierlichen Verbesserungsprozess ist eine nützliche Routine z.B. die Toyota-Kata von Mike Rother. Da ist einerseits die Verbesserungskata, eine feste Abfolge von Schritten, im ersten Schritt die Ausrichtung an der Vision, im zweiten Schritt die Bestimmung des Zielzustands.

Die Analyse der aktuellen Situation und der Erwerbverständnis für diesen Ausgangspunkt. um dann im dritten Schritt den nächsten Zielzustand zu bestimmen, Beispielsweise für einen Arbeitsablauf oder eine Vorgehensweise. Die Coaching-Kata ist dann eine Meta-Routine.

Sie hat den Zweck der Schaffung und Unterstützung von Routine, der Verbesserungskata. Sie entsteht durch fünf Fragen, die immer wieder gestellt werden.

Sie schafft Routine im Denken und in der Vorgehensweise. Dieser Routineaspekt im KVP ist allerdings so umfangreich, dass ich sie für eine zukünftige Episode aufsparen möchte, vielleicht sogar mehrere. Allgemein entsteht Routine durch kleine Veränderungen.

Speziell bei Übungsroutinen müssen wir auf das Anfängerniveau achten. Das Sprichwort, Übung macht den Meister, kommt dabei nicht von ungefähr. Wichtig ist auch die Erkenntnis über die Auslöser von Routinen und die regelmäßige Wiederholung der Abläufe.

Im KVP sollte das Ziel Problem und Lösung unabhängig erfolgen. Da wir aber die Dinge bewusst und konkret angehen, hier gefällt mir besonders gut der englische Begriff Deliberate, von dem ich keinen so gut passenden deutschen Begriff kenne. Vermeiden lässt sich Routine, indem wir besagte Auslöser identifizieren, sie abstellen bzw. umgehen. Schon vorhandene Routinen lassen sich viel besser ersetzen, wie einfach abschaffen, also eine bestehende Routine.

Eine schlechte Gewohnheit, durch eine bessere, d.h. die gewünschte Routine ersetzen und dabei insgesamt wieder die Aspekte zum Erreichen von Routine beachten. Zusammenfassend will ich zur heutigen Episode sagen, dass Routine wichtig, nützlich und wertvoll ist.

Wenn wir bewusst mit ihr umgehen, sie regelmäßig reflektieren, wo sie uns hilft, aber auch wo sie uns behindert. Aus diesen Erkenntnissen müssen wir dann die notwendigen Konsequenzen ziehen. Dann ist Routine kein Feind, sondern ein Freund. Nicht Fluch, sondern Segen. Im KVP, im Berufs- und Geschäftsleben, aber auch darüber hinaus in allen anderen Lebensbereichen.

Abschließend möchte ich mit einem Zitat, das Konfuzius zugeschrieben wird. Von Natur aus sind die Menschen fast gleich, erst Gewohnheiten entfernen sie voneinander.

In den Notizen zur Episode finden Sie einige Links auf Blogartikel.

Zwei Buchvorschläge zur Vertiefung:
Einmal Charles Duigg, die Macht der Gewohnheit, warum wir tun, was wir tun. Und Daniel Kahnemann, Schnelles Denken, langsames Denken.

Das war die dritte Episode. Routine, Last oder Lust?

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei Apple Podcasts. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen2Go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

KI-generierte Zusammenfassung

In dieser Episode spricht Götz Müller über das Spannungsfeld von Routine als Last oder Lust und beleuchtet dabei sowohl ihre schädlichen als auch ihre nützlichen Seiten. Ausgangspunkt ist die Beobachtung, dass Routine im beruflichen wie im privaten Kontext allgegenwärtig ist und häufig unreflektiert wirkt. Gerade im Umfeld des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses entscheidet der bewusste Umgang mit Routinen darüber, ob sie Fortschritt ermöglichen oder verhindern.

Zunächst widmet sich Götz Müller den schädlichen Aspekten von Routine. Typische Aussagen wie „Das haben wir schon immer so gemacht“ oder „Das funktioniert bei uns nicht“ stehen sinnbildlich für eine Haltung, die am Status quo festhält. Hinter solchen Sätzen verbirgt sich eine Routine des Denkens, die Veränderung blockiert. Diese Form der Komfortzone führt dazu, dass keine echte Weiterentwicklung stattfindet. Im kontinuierlichen Verbesserungsprozess kann sogar ein vermeintlich neuer Zielzustand zur Komfortzone werden, wenn die Veränderung zu klein gewählt wird und keinerlei echtes Risiko oder Lernprozess beinhaltet.

Gleichzeitig unterscheidet Götz Müller zwischen einer hemmenden Komfortzone und einer wünschenswerten. Eine positive Routine im Umgang mit Veränderung entsteht dann, wenn Fehler erlaubt sind und eine konstruktive Fehlerkultur gelebt wird. In diesem Fall wird Routine nicht zur Bremse, sondern zur stabilen Basis für Weiterentwicklung. Schädlich wird sie hingegen, wenn sie Langeweile erzeugt, Herausforderungen ausbleiben und Arbeit nur noch mechanisch verrichtet wird. Besonders im Bereich der Kreativität und Innovation sollte Routine nicht dominieren. Neue Ideen entstehen selten in starren Mustern.

Allerdings macht Götz Müller deutlich, dass Innovation nicht im Widerspruch zu Routine steht. Kreativität allein garantiert keinen Erfolg. Erst ein strukturierter, wiederholbarer Prozess sorgt dafür, dass aus Ideen marktfähige Produkte oder tragfähige Lösungen werden. Auch Innovation benötigt Standards und klare Abläufe, um wirksam zu sein.

Im zweiten Teil der Episode betrachtet Götz Müller die nützlichen Seiten von Routine. Der Mensch ist ein Gewohnheitswesen. Ohne automatisierte Abläufe im Alltag wäre selbst das Aufstehen am Morgen eine komplexe Aufgabe. Routinen entlasten das Denken, sparen Energie und schaffen Stabilität. Ob beim Zähneputzen, auf dem Arbeitsweg oder in organisatorischen Abläufen wie Lohnabrechnung oder Jahresabschluss: Wiederkehrende Prozesse sichern Verlässlichkeit und Effizienz.

Götz Müller unterscheidet zwischen inhaltlicher und zeitlicher Routine. Inhaltliche Routinen beziehen sich auf gleichartige Tätigkeiten unter ähnlichen Bedingungen. Zeitliche Routinen entstehen durch feste Intervalle oder Termine, unabhängig vom jeweiligen Inhalt. Besonders zu Beginn von Veränderungen sei die zeitliche Routine leichter aufzubauen, da sie klare Anker im Alltag setzt.

In Geschäftsprozessen bilden Routinen das Fundament stabiler Abläufe. Unterstützungsprozesse wie Rechnungsprüfung oder Steuererklärung beruhen auf klar definierten Standards. Auch in Leistungsprozessen sind routinierte Abläufe notwendig, um Qualität und Kundenerwartungen zuverlässig zu erfüllen. Arbeitsstandards reduzieren Variation und schaffen eine stabile Ausgangsbasis für Verbesserungen. Ohne Stabilität ist gezielte Optimierung kaum möglich.

Auch Führung lebt von Routine. Wiederkehrende Gespräche, klare Beurteilungskriterien und konsistente Anforderungen erzeugen Orientierung und Vertrauen. Dabei warnt Götz Müller davor, Routine mit Gleichmacherei zu verwechseln. Standards sollen Orientierung bieten, nicht Individualität unterdrücken. Ebenso hängt Markenbildung von konsistenter Wiederholung im Außenauftritt ab. Vision und Unternehmenskultur werden erst durch stetige Kommunikation und gelebte Praxis wirksam.

Im weiteren Verlauf erläutert Götz Müller, wie Routinen entstehen und wie sie gezielt aufgebaut oder verändert werden können. Grundlage jeder Routine ist Wiederholung. Mit zunehmender Übung entwickelt sich Kompetenz. Anhand des Beispiels Fahrradfahren beschreibt er die Stufen von unbewusster Inkompetenz über bewusste Inkompetenz und bewusste Kompetenz bis hin zur unbewussten Kompetenz. Ergänzend führt er die Lehrkompetenz an. Wer eine Fähigkeit wirklich durchdrungen hat, kann sie bewusst reflektieren, modellieren und an andere weitergeben.

Für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess verweist Götz Müller auf die Toyota-Kata von Mike Rother als Beispiel für eine strukturierte Verbesserungsroutine. Die Verbesserungskata folgt einer festen Abfolge von Schritten: Ausrichtung an einer Vision, Analyse des Ist-Zustands, Definition eines Zielzustands und schrittweises Vorgehen. Ergänzt wird sie durch die Coaching-Kata, die mit wiederkehrenden Fragen eine Denk- und Lernroutine etabliert.

Routinen lassen sich durch bewusste Gestaltung von Auslösern und regelmäßige Übung aufbauen. Schlechte Gewohnheiten werden am wirksamsten ersetzt, indem man sie durch bessere Routinen substituiert, statt sie nur abzuschaffen. Entscheidend ist die bewusste Reflexion: Wo unterstützt Routine Stabilität und Qualität, wo verhindert sie notwendige Veränderung?

Abschließend betont Götz Müller, dass Routine weder grundsätzlich Fluch noch Segen ist. Sie wird zum Freund, wenn sie bewusst gestaltet, regelmäßig hinterfragt und gezielt weiterentwickelt wird. Im kontinuierlichen Verbesserungsprozess, im Berufsleben und im privaten Alltag schafft sie Sicherheit und Kompetenz, solange sie nicht zur unreflektierten Selbstverständlichkeit verkommt.

Jetzt eintragen und Artikel/Denkanstöße zukünftig per eMail erhalten.

Artikel teilen auf ...

Hinweis: Ich behalte mir vor, Kommentare zu löschen, die beleidigend sind oder nicht zum Thema gehören.