Kaizen 2 go 128 : Digitalisierung und Cloud-Services - GeeMco : Götz Müller Consulting

Inhalt der Episode

Was versteht man grundsätzlich unter einem Cloud-Service bzw. “die Cloud”?
Welche Geschäftsprozesse lassen sich mit Cloud-Services digitalisieren?
Nach welchen Kriterien sollte man einen Cloud-Service auswählen?
Private-Cloud vs. Public-Cloud – wann ist welche Lösung angebracht?
Gibt es Universallösungen oder sollte man für verschiedene Anwendungsfälle unterschiedliche Cloud-Services auswählen?
Welchen Einfluss hat die Branche oder Unternehmensgröße auf die Auswahl des Cloud-Service?
Welche Rolle spielt die DSGVO bei der Auswahl und worauf ist besonders zu achten?
Wie verändern sich Geschäftsprozesse durch den Einsatz von Cloud-Services?
Wenn sich ein Unternehmen mit dem Gedanken des Einsatzes von Cloud-Services trägt, wie sieht der Einstieg aus? Auf was sollte man besonders achten?

Notizen zur Episode

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(Teil)automatisiertes Transkript

Episode 128 – Digitalisierung und Cloud-Services

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Alexander Derksen bei mir im Podcast Gespräch. Er ist Experte für Cloud-Services und Digitalisierung. Hallo Alexander.

Alexander Derksen: Hallo lieber Götz. Grüß dich.

Götz Müller: Ja, ich habe schon einen kurzen Satz zu dir gesagt, aber sag’ noch ein bisschen intensiver zwei, drei Sätze zu dir, damit die Zuhörer dich einordnen können.

Alexander Derksen: Genau. Also, Alexander Derksen, ich bin knapp dreißig Jahre alt, komme, wie wir festgestellt haben, aus der Nähe, wo der liebe Götz beheimatet ist, also auch ansässig im wunderschönen Schwabenländle, sitze in Ludwigsburg und bin jetzt seit über zehn Jahren in der IT-Branche verhaftet und habe dort ursprünglich mal angefangen in der Technik, bin dann dazu übergegangen, die Seiten mal zu wechseln, habe in den Vertrieb reingeguckt und inzwischen hat sich das Thema Cloud-Services und Digitalisierung so als mein persönliches Steckenpferd etabliert, woraufhin ich auch inzwischen viele Unternehmen dabei unterstütze, wie sie sich digitalisieren können oder wie sie Cloud-Services künftig einführen können und was das ganze natürlich auch mit ihren Geschäftsprozesse dahinter macht. Ich glaube, das ist ja auch so ein Punkt, weshalb wir heute ja unter anderem miteinander sprechen.

Götz Müller: Genau. Aber ich denke, zum Einstieg, damit wir so ein bisschen differenzieren und auch die Zuhörer abholen, sofern sie damit nicht gleich was anfangen können, sag mal, was ist denn grundsätzlich unter Cloud-Service beziehungsweise unter „die Cloud“ zu verstehen? Gegen was muss man es gegebenenfalls auch abgrenzen?

Alexander Derksen: Ja. Also, ich sage mal der Themenbegriff Cloud ist ja was, was schon so über die letzten Jahre irgendwo immer wieder leichte Hypewellen mit sich bringt und eigentlich hat man damals … von der reinen Definitionslehre her ist Cloudservice eigentlich schon seit mehreren Jahrzehnten am Laufen und zwar alles, was nicht mehr lokal auf einem PC passiert vom Prinzip her. Also kann man eigentlich sagen, die Anfangszeiten, sicher erinnert sich der ein oder andere noch an Großrechnersysteme, das waren schon Cloud-Services. Das Ganze hat natürlich heute eine bisschen andere Dramaturgie, sage ich mal, bekommen, unter dem Aspekt einfach, dass die Dienste jetzt von externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden. Da gibt es ja auch verschiedene Varianten und dass es auch viel höheren Automatisierungs- und Standardisierungsgrad einfach gegeben hat, weil sicherlich ist es dem ein oder anderen auch Software as a Service, also SaaS oder Infrastructure as a Service im Bereich Cloud-Service über den Weg gelaufen und man weiß natürlich dann nicht, was steckt da denn eigentlich am Ende des Tages dahinter und wie unterscheidet sich das am Ende dann auch und das ist eigentlich alles, was man so unter diesem Überbegriff Cloud-Service definieren kann. Also grundsätzlich ist es eigentlich so, alles, was ich von extern irgendwo beziehe, was ich nicht mehr lokal bei mir auf dem PC abspielt.

Götz Müller: Okay. Du hast ja auch schon das völlig richtige Stichwort Geschäftsprozesse genannt, dann habe ich jetzt so die zweite Frage irgendwo. Deiner Ansicht nach, was für Geschäftsprozesse, ohne dass wir jetzt wirklich den einzelnen aufzählen, was für Geschäftsprozesse lassen sich eben mit Cloud-Services digitalisieren?

Alexander Derksen: Grundsätzlich eigentlich inzwischen fast alle. Es gibt natürlich immer noch an der ein oder anderen Stelle gewisse Hemmschwellen dahinter, vor allem, wenn ich dann halt Cloud-Services von externer Seite aus beziehe, also alles, was dann von diesen Public Cloud Service Providern kommen, wie sie heißen, Microsoft, IBM, Amazon oder dergleichen oder dann natürlich auch, wenn ich zu einem kleineren Service-Provider gehe, also kleiner jetzt mal in Anführungszeichen gesprochen, wie ne T-Systems oder Deutsche Telekom oder auch Vodafone, die ja entsprechende Services anbieten oder auch regionale Systemhäuser, die eigene Rechenzentrumsleistung anbieten, muss ich natürlich dann schauen, wie sieht es mit meinen Verfügbarkeiten aus, welche Kritikalität habe ich hinter den einzelnen Systemen und was für Schnittstellen und weitere Systeme greifen da dann ein. Also das ist das, was ich berücksichtigen muss. Stand heute, muss ich auch gestehen, gibt es ja verschiedene Arten, wie Cloud Services dann genutzt werden können. Es gibt gewisse Bereiche, wo ich Stand heute noch manchmal sage, würde ich persönlich auch ablehnen und habe ich auch schon bei Kundenprojekten abgelehnt, dass ich gesagt habe „Nee, das überführen wir definitiv nicht in die Cloud, das bleibt weiterhin bei euch im Haus und wir dort weiterhin auch im Haus genutzt.“ Das waren dann so klassische Beispiele wie, ich habe eine komplette Produktionssteuerung, die mit dem ERP-System zusammenhängt. Da sage ich, da kann ich noch so viel Absicherung dahinterbasteln, das funktioniert am Ende des Tages nicht, weil da können innerhalb von kürzester zeit Millionen den Bach runtergehen, wenn ich das ganze in die Cloud bringe und dann die Leitung sozusagen einmal hustet.

Götz Müller: Ja, ich glaube, dass sind dann die besonders Mutigen, die auf die Idee kommen. Also da erlebe ich persönlich eher eine extreme Zurückhaltung, so nach dem Motto: „Da könnte dann ja einer bei uns irgendwas …“ Also mehr so der Bedrohungsaspekt, der da eine Zurückhaltung darstellt, oder?

Alexander Derksen: Das ist leider Gottes immer noch vielerlei ein Thema, aber ich sage mal so, so grundlegende Geschäftsprozesse, die jeder Stand heute irgendwie hat, also sei es das Thema Dokumentenverarbeitung, E-Mail und dergleichen, gibt es ja auch noch sehr viele, die sich davor scheuen und beispielsweise auch die ganzen Kollaborationsszenarien, also wie kann ich denn intensiver zusammenarbeiten in meiner Organisation, da bieten sich Cloud-Services idealerweise an und dennoch schrecken viele davor zurück. Und ich habe auch in meiner Vergangenheit und in meinen mehreren hunderten Projekten, die ich jetzt auch mitbegleitet habe, auch festgestellt, es ist auch anders gelaufen, also wir haben auch … bei vielen ist so das Thema Kollaboration, ich sage mal, eine gewisse Einstiegsdroge auch in dem Bereich und wir haben dann im Nachgang festgestellt, da haben sich doch deutliche Mehrwerte auch dann innerhalb der Unternehmen ergeben, wo dann Abteilungen, die vorher überhaupt nicht miteinander gesprochen haben, auf einmal miteinander reden. Und dadurch dann auch einen viel intensiveren Erfolg am Ende des Tages, in Form von Umsatz oder auch Kosteneinsparungen oder auch Entwicklungsgeschwindigkeit, Produktionsgeschwindigkeiten einfach herauskristallisiert haben, indem einfach die technologischen Möglichkeiten geschaffen wurden.

Götz Müller: Jetzt möchte ich auf einen Punkt eingehen, wo ich mir vorstellen könnte, dass sich da auch der ein oder andere fragt, im Grunde ist mir die Frage vor ein paar Jahren auch mal gestellt worden, ich glaube aber eher, weil ich da der einzige war, der zufällig gerade im Weg stand. Nach welchen Kriterien sollte man jetzt einen Cloud-Service auswählen?

Alexander Derksen: Hm, ist vielfältig. Also auf der einen Seite muss ich natürlich erst mal beurteilen, wie sieht mein Prozess intern einfach heute aus, vom Geschäftsprozess als solches her. Dann sollte ich mir anschauen, wie stark habe ich den selbst standardisiert für mich als Unternehmen und gibt es einen Anbieter da draußen, der mir diesen Standard entsprechend bieten kann. Und im nächsten Schritt sollte ich dann halt auch schauen, mit welcher Kritikalität versehe ich den Geschäftsprozess. Also ich kenne Unternehmen, die haben mir gegenüber mal die Aussage getroffen „Wir können drei Tage lang ohne IT produzieren und trotzdem weiterarbeiten.“ Ich habe dann irgendwann die kritische Frage gestellt und habe gemeint „Was macht ihr dann mit den LKWs, die sich auf dem Hof stapeln und nicht wegfahren können?“ Das sind natürlich Themen, die man mit berücksichtigen muss, sei es bei einer klassischen IT oder auch, wenn ich dann Richtung Cloud gehe. Und genau da muss ich eigentlich erst mal die gleichen Maßgaben dahinter stellen, also, ist es ein Anbieter, dem ich vertraue? Das ist ein ganz ganz großer Punkt, also ich sage auch immer noch, es muss das Bauchgefühl am Ende des Tages passen. Und dann einfach klassisch vorgehen, wie in einer normalen … wenn ich eine IT-Rekonstruktion mache. Wie kritisch ist das System für mich? Welche Abhängigkeiten bestehen? Wie stark ist es standardisiert? Und passt der Standard vom Anbieter auch auf mich?

Götz Müller: Du hattest vorhin ganz kurz am Rande ein Stichwort genannt. Das möchte ich noch ein bisschen vertiefen, weil dadurch, dass du einen Begriff genannt hast Public Cloud ist ja im Grunde klar, es gibt auch noch etwas anderes. Wann wähle ich da welche Lösung aus, als Public oder Private Cloud?

Alexander Derksen: Es gibt leider Gottes bis heute kein Allheilmittel, dass man sagen könnte, ich gehe komplett nur auf Public oder nur auf Private Cloud. Es ist immer nachzuschauen, also es hängt so ein bisschen ab zum einen vom Kosten-Nutzen-Faktor am Ende des Tages. Die Public Cloud hat Stand heute den großen Vorteil immer noch, dass sie sehr dynamisch und sehr schnell skalierbar ist, weil ich da halt wirklich von Minuten über Stunden oder auch montatsweise dann Ressourcen oder Dienste hinzunehmen kann und auch wieder abbestellen. Das ist bei Private-Cloud-Lösungen meistens nicht gegeben, weil dort bislang die Anbieter immer noch sagen „Ich habe hier entsprechende Mindestvertragslaufzeiten.“ oder dergleichen, wo dann halt man doch eine gewisse Gebundenheit dahinter hat.

Götz Müller: Wobei mir jetzt gerade, wo du erzählt hast, klargeworden ist, dass vielleicht nicht jeder was mit den beiden Begriffen anfangen kann beziehungsweise, was der Unterschied ist. Vielleicht solltest du das noch in ein paar Sätzen sagen.

Alexander Derksen: Gerne. Also, das Thema Private Cloud wird eigentlich erst mal so definiert, das sind meistens kleinere, regionale Anbieter, also klassische Systemhäuser werden in der Regel unter dem Thema Private Cloud gehandelt beziehungsweise Anbieter, die halt bestimmte dedizierte Ressourcen für ein Unternehmen zur Verfügung stellen. Sei das jetzt Serverkapazität, Speicherkapazität oder gewisse personalisierte Dienste, die sind dann meistens auch extrem individuell anpassbar, also da kann ich dann wirklich jede einzelne Schraube von meinem Dienst, den ich beziehen möchte, noch mal anpassen. Bei den Public-Cloud-Anbietern ist es so, die sind sehr frei zugänglich, sind auch meist hochskalierbar, auch meistens von großen Unternehmen geführt, also hat auch beispielsweise eine Public-Cloud-Sparte bei sich im Angebot oder Portfolio, genauso aber Microsoft oder Amazon-Webservices werden ja auch in dem gleichen Zuge auch immer mitgenannt und dort habe ich halt nicht so viel Individualisierungsmöglichkeiten, auch nicht so viel Anpassmöglichkeiten im Vorfeld von der Stange heraus. Kann natürlich schauen, was ich mir selbst im Nachgang für Möglichkeiten schaffen kann, aber es hat einfach einen vielen Standardisierungs- und Automatisierungsgrad als so eine Private-Cloud.

Götz Müller: Da klingt jetzt für mich jetzt auch so ein bisschen an, dass es ja unter Umständen auch sinnvoll ist, verschiedene Cloud-Services für verschiedene Anwedungsfälle auszuwählen oder gibt es auch sowas wie eine eierlegende Wollmilchsau, natürlich wieder abgestimmt auf die Bedürfnisse, die man hat?

Alexander Derksen: Ja gut, die eierlegende Wollmilchsau gibt es bislang nicht. Das, was sich so bislang herauskristallisiert, auch von den Projekten heraus und dergleichen, ist die sogenannte Hybrid-Cloud, also die Kombination aus beidem oder dann sogar aus drei Varianten, wo ich dann halt sage „Okay, ich habe einen gewissen Anteil bei mir selbst im Unternehmen noch an Rechenzentrumsleistung, einen Anteil habe ich dann bei einem, ich sage mal, vertrauten Anbieter, der dann ein Systemhaus oder dergleichen ist und dann habe ich noch einen gewissen Public-Cloud-Service, der dann, ich sage mal, klassischerweise ist es dann erst mal solche Themen wie Microsoft Office 365 oder die dann dort genutzt werden für das ganze Thema E-Mail, Kollaborationslösung oder dergleichen und damit habe ich dann erst mal so ein Hybrid-Szenario geschaffen.

Götz Müller: Jetzt weiß ich das bei mir auch ganz unterschiedliche Menschen zuhören was so die Unternehmensgröße und auch die Branche angeht. Kann man aus dem irgendwas ableiten, nach was ich meinen Cloud-Service auswähle?

Alexander Derksen: Ich sage mal branchenseitig hat es bislang sehr einfach der ganze Handelsbereich, weil die doch auch dort relativ schnell etabliert werden können von den Prozessen her, die da dahinter stecken. Also das ist zumindest das, was meine Erfahrung auch dahinter zeigt. Produktion ist dann immer abzuwägen, welcher Bereich ist es. Von den Unternehmensgrößen an sich, sage ich mal, für einen klassischen … wenn jemand jetzt heute sagt, er möchte ein Unternehmen gründen oder ist gerade in Gründung oder hängt an so einer Schwelle, dass er jetzt wächst vom Selbstständigen zu mehr Mitarbeitern, würde ich definitiv Cloud-Services empfehlen, weil dann kann ich es gleich von vornerein entsprechend etablieren. Bei größeren Unternehmen, sage ich mal, mittelständischer Betrieb bis so 500 000 Mitarbeitern, geht es auch sehr schnell und einfach. Alles, was dann darüber hinausgeht, ist es wirklich auch extrem zu beleuchten, ROI, also return on investment, was dann dahinter steckt, weil ich habe ja trotzdem noch Migrationskosten und dergleichen da dann dahinter.
Götz Müller: Mir kam jetzt gerade noch ein Gedanke, hast du auch schon Fälle erlebt, wo praktisch ein, vielleicht ein Unternehmen, dass jetzt eher so Zulieferer ist, also jetzt nicht Richtung Endkunde wirklich liefert oder jetzt wie ein Automobilhersteller praktisch, wo fertige Autos vom Hof rollen, und mir als Kunde im Grunde völlig egal ist, wie er seine Autos baut, mit welcher IT-Unterstützung, aber vielleicht in so einer verketteten Wertschöpfung über mehrere Unternehmen hinweg … hast du schon Fälle erlebt, wo ein Kunde, also zum Beispiel ein Automobilhersteller, seinem Zulieferer sagt „Du musst das und das nehmen, damit du mit uns zusammen kannst.“?

Alexander Derksen: Die Fälle gibt es leider auch und ich habe auch die Fälle mitbekommen, wo der Autombilkonzern seinem Zulieferer vorgeschrieben hat, dass er nicht in die Cloud darf.

Götz Müller: Okay.

Alexander Derksen: Ja. Und ich habe vier Wochen davor mitbekommen, dass die gerade migriert haben auf Microsoft Office 365 und ich saß dann da in der Runde am Tisch und habe gemeint „Das ist jetzt nicht euer Ernst.“ Also ich habe die kritischen Gespräche schon mal mit den Automobilherstellern, also den OEMs, wie es dann ja so schön heißt, auch mal geführt und habe gefragt, was soll das Ganze. Weil solche Compliance-Standards machen das Ganze dann am Ende des Tages kaputt, weil wenn der große Automobilkonzern eine Migration, natürlich in einem Fachbereich, wie es am Ende des Tages wieder heißt, mit einer kleinen Truppe, nicht mit der Entwicklung und dergleichen, in die Cloud geht, aber auf Basis dessen dann seine Zulieferer gängelt und sagt „Okay, ihr dürft diese technologischen Möglichkeiten nicht ausschöpfen und ihr dürft es dann nicht nutzen.“, finde ich das persönlich ehrlich gesagt ein bisschen eine Frechheit. Also da auch wirklich Mut zur Diskussion und wir haben das damals dann auch sehr konstruktiv mit den Kollegen von besagtem Automobilhersteller lösen können, also dass dann dort auch die Möglichkeit gegeben war, dass man künftig dann Cloud-Dienste mitnutzen konnte. Und natürlich gibt es dann auch die Variante, das haben wir genauso auch erlebt, das war eher im Handelsbereich, dass ein großer Handelskonzern einem Weiße-Waren-Hersteller vorgeschrieben hat, was er denn künftig an Software einsetzen muss. Und es war dann halt so ein bisschen der Punkt, da blieb am Ende des Tages leider nichts anderes übrig aus „Friss oder Stirb“, weil ansonsten der besagte Handelskonzern nicht mehr Kunde des Unternehmens gewesen wäre, weil die sich doch sehr stark quergestellt haben, einfach aufgrund ihrer Marktmacht am Ende des Tages und gesagt haben „Nee, entweder ihr setzt auf diese Lösung oder wir kooperieren nicht mehr mit euch“.

Götz Müller: Ja, da fällt mir jetzt ganz spontan dieser Fall ein, du kennst den sicher auch, er ist vor ein paar Wochen, glaube ich, durch die Presse gegangen: Ein großer Handelskonzern mit vier Buchstaben, da haben wir ja immer noch zwei zur Wahl, der doch etwas bei einer IT-Lösung auf den Bauch gefallen ist.

Alexander Derksen: Die „500 Millionen Euro und Elwis ist gestorben“-Geschichte.

Götz Müller: Genau die. Also die Größe manchmal macht es nicht.

Alexander Derksen: Definitiv. Und ich sage mal, Elwis hat auch ein bisschen was gezeigt. Ich habe viel auch dazu recherchiert und eine eigene Folge dazu dann gemacht auf meinem Podcast und dort war es auch so, man stellt dort einfach auch Fehler fest im gesamten Projektmanagement, was am Ende des Tages dann auch wirklich Bestand hat oder Substanz, das wissen nur die Leute, die am Projekt wirklich beteiligt waren. Ich habe es mir auch nur von externer Seite aus anlesen können, kennen aber einige Unternehmen, die da auch mit dran beteiligt waren an dem Ganzen, weiß, was sie für einen Job machen und der ist in der Regel eigentlich wirklich extrem gut, aber wenn ich mich dann halt auch querstelle und sage „Ich will meinen Prozess einfach nicht verändern, weil das haben wir ja jetzt schon die letzten dreißig Jahre so gemacht und es wird auch die nächsten dreißig so funktionieren“, dann scheitern halt solche Projekte einfach auch am Ende des Tages, weil es halt auch ein enormer Aufwand ist, diese dann nach zu bilden. Also das Thema Standardsoftware beziehungsweise Standardisierung kommt nicht von ungefähr und ich denke, das wirst du sicherlich auch bestätigen, man muss halt in solchen Projekten einfach sich auch anschauen, eine klassische Gap-Fit-Analyse machen, also wie sieht mein Prozess heute aus, wie sieht der Prozess vom Lösungsanbieter aus und passt der für mich und kommt auch am Ende des Tages das gleiche Ergebnis vielleicht sogar raus und welche Bedürfnisse habe ich denn noch, dass ich drei Ehrenrunden drehe, um vielleicht noch irgendwelche Zusatzinformationen abzusammeln.

Götz Müller: Ja, da kenne ich schon auch … da könnten wir eine eigene Episode darüber machen … auch ein paar spannende Dinge, wo dann zum Schluss immer noch mit Excel und einem Stück Papier gearbeitet wurde.

Alexander Derksen: Excel ist das größte Schatten-IT-Tool dieser Welt, habe ich gelernt.

Götz Müller: Ja ja und Microsoft-Office-Paket letztendlich der größte Konkurrent von jedem ERP-System-Hersteller.

Alexander Derksen: Gibt … Ich kenne Unternehmen, die sind im Milliardenbereich, die machen ihren Jahresabschluss mit Excel.

Götz Müller: Ja, glaube ich sofort. Okay, ich habe mir jetzt hier noch ein Stichwort aufgeschrieben, der ein oder andere wird wahrscheinlich jetzt dann abschalten, weil er es nicht mehr hören kann, aber ich glaube, wenn wir über Cloud-Service spricht, also dass Daten das Unternehmen verlassen, muss man sofort auch irgendwo mittlerweile – oder im Grunde muss man es schon lange – über Datenschutz, über die DSGVO vor allen Dingen, nachdenken. Was ist deine Erfahrung, was für eine Rolle spielt die DSGVO, hat sich da etwas verändert bei der Auswahl? Und wenn ja, auf was muss man dann besonders achten?

Alexander Derksen: Bei der Auswahl an sich hat sich relativ wenig verändert. Ich habe mir, dadurch dass ja immer noch so ein kleines Technikerherz in mir schlägt, mir viele verschiedene Sachen angeschaut und muss gestehen, ich war bei der ein oder anderen Sache sogar extrem positiv erstaunt, weil ich festgestellt habe, jetzt gerade die meistens Themenbereiche, die sie erstmal betrifft, ist ja der Punkt, wenn ich mit Public-Cloud-Anbietern irgendwie zusammenarbeite, das ist ja meistens klassischerweise Microsoft, Amazon oder Google, die dahinter stehen und da muss ich gestehen … also bei Microsoft sind die Regularien relativ einfach, die stellen halt im Backend einfach da sicher, dass der Zugriff datenschutzkonform erfolgt. Amazon macht es genauso und bei Google muss ich gestehen, da war ich vor kurzem massiv erstaunt, weil die haben wirklich komplett alles sauber vorbereitet, schnell findbar, mit Auftragsdatenverarbeitungsverträgen und dergleichen. Das, was man aber grundsätzlich beachten sollte, gibt es entsprechende Vertragswerke, die ich zeichnen kann beziehungsweise die ich auch einsehen kann, die entsprechend auch den Regularien geschrieben sind. Es kann immer ein Datenschützer ganz gut beurteilen. Ich bin aber trotzdem nicht aus der Verantwortung herausgenommen. Also das Thema Datenschutzgrundverordnung, wenn ich dann meine Daten bei einem externen Dienstleister oder Cloud-Service-Provider laufen habe, dann heißt das nicht, ich gebe die ganze Verantwortung an den ab und ich muss mich nicht mehr darum kümmern, sondern ich bin trotzdem noch als Unternehmen noch in der kompletten Pflicht dahinter. Das Thema DSGVO hängt ja auch damit zusammen, dass ich schauen muss, wer hat wann Zugriff auf welche Daten und wo verarbeite ich dann am Ende des Tages auch die personenbezogenen Daten, weil um die geht es ja auch dann schlussendlich, die extrem schützenswert sind und da werden auch viele Punkte immer noch ausgelassen, weil viele vergessen immer noch, dass Mitarbeiterdaten auch personenbezogene Daten sind und nicht nur Kundendaten.

Götz Müller: Okay. Du hast auch vorhin schon beziehungsweise wir haben ja mehrfach schon kurz das Stichwort Geschäftsprozesse angerissen und wie sich es verändert und das wäre so meine nächste Frage, vielleicht kannst du auch das ein oder andere kleine, anonyme Beispiel machen. Wie verändern sich Geschäftsprozesse, wenn ich in die Cloud gehe, wie man so schön sagt?

Alexander Derksen: Massiv. Also man macht sich im Vorfeld erstmal natürlich Gedanken „Mit welchem Geschäftsprozess möchte ich in die Cloud gehen oder möchte ich dann vielleicht sogar am Ende des Tages, wie es so schön heißt, digitalisieren?“ und da muss man dann halt erstmal schauen, was gibt der Standard her und, was ich aber vielerlei festgestellt habe, es entwickelt eine enorme Eigendynamik, vor allem, wenn man das mit einem zuverlässigen Partner macht, der auch die Expertise dahinter hat, dann kann das auch eine extrem hohe Eigendynamik in den Unternehmen entwickeln. Wir haben beziehungsweise ich habe damals viele Projekte gerade in den Anfängen im Kollaborationsbereich mitgemacht und auch mitbegleitet, wo wir dann entsprechend eine Anwenderschulung gegeben haben, haben gezeigt „Okay, was geht denn jetzt mit diesen neuen Tools, die wir eingeführt haben“ und auf einmal sind die total kreativ geworden und haben angefangen, völlig abseits von ihren Standardprozessen und ihren Prozesshandbüchern, die die so hatten, sich selbst zu organisieren und selbst zu entwickeln und das ist extrem spannend, das mit anzuschauen, weil man stellt auch fest, dass so ein Unternehmen, so ein Organismus, doch sehr gut leben kann, auch ohne dass er jetzt eine klassische Führungsmethodik dahinter hat in Form von einem Handbuch, an das sich jeder strikt hält. Natürlich muss man aber auch schauen, dass man es in einer gewissen Art und Weise reguliert, weil man kann auch nicht unbedingt ein Unternehmen nur mit teilweise 1500 kreativen Freigeistern führen, weil am Ende läuft dann nichts vom Band, sondern man entwickelt nur jahrelang und das muss man dann entsprechend einfach anschauen, aber was wir festgestellt haben, durch die Bank weg, bei jedem hat sich der Prozess dahinter verändert. Das fängt meistens natürlich in erster Linie bei den IT-Abteilungen an, weil die halt eine Verantwortung für einen gewissen Teil ihrer Systeme herausgeben, wo sie sich nicht mehr darum kümmern müssen. Da geht es dann eher um das Change Management dahinter, was haben die künftig für Aufgaben, diese Mitarbeiter, die bislang vielleicht die Systeme betreut haben und dann ist natürlich auch der Punkt innerhalb des Change Managements, wie bringe ich es an die Anwender heraus, weil ich habe so viele Cloud-Projekte auch erlebt, wo man es eingeführt hat, dann hat man das an die Anwender herausgegeben, die Möglichkeiten und die Services, keiner hat es benutzt und am Ende des Tages hat man das Projekt als gescheitert erklärt, wo ich dann sage: „Ja, habt ihr den Leuten mal erklärt, was das ist?“ – „Joah, wir haben eine E-Mail geschrieben.“ – „Mhm. Habt ihr’s ihnen auch mal gezeigt?“ – „Ja, wieso, die wissen doch, wie das geht.“

Götz Müller: Ja. Ich hatte gerade so den Gedanken noch, wo du erzählt hast, mit dem Thema Kreativität, also ich stelle da immer mal wieder fest, die Kreativität, glaube ich, gab es bisher schon, ich werde aber den Verdacht nicht los, dass man das in der Vergangenheit dann nicht gesehen hat.

Alexander Derksen: Es ist viel auch das Thema Wissensmanagement einfach auch dahinter, also es gibt, je größer so ein Unternehmen ist, umso unübersichtlicher wird es ja auch erstmal aus einer Führungsperspektive heraus und teilweise habe ich dann vielleicht Azubis, die die bahnbrechende nächste große Geschäftsidee haben und eigentlich das nächste Unicorn, wie es hier in der Startup-Szene heißt, hervorbringen könnten und dann sitzt aber ein Abteilungsleiter davor, der das vehement blockiert, weil er nicht an die Idee oder dergleichen glaubt, aber der Vorstand, wenn er es vorgestellt bekommen würde, würde sofort sagen „Ich gebe dir 100 000€, bilde ein Forschungsteam und ich ziehe das Ding durch“. Also das ist natürlich der eine Punkt, auf der anderen Seite ist es aber auch halt die interne Kommunikation, die mal transparent geschaffen werden muss und ich denke, da ist es aber halt auch so, dass wir da – das ist ein Thema, das habe ich hauptsächlich im deutschen Kulturkreis erlebt – eine gewisse Kultur an Fehlertoleranz mit reinbringen müssen, also dass wir sagen „Okay, wir sammeln alle Ideen, wir bewerten sie auch und wenn wir auch nur zehn Prozent Chance darin sehen, dann gehen wir es auch mal an.“

Götz Müller: Ja, kann ich mir vorstellen, da auch die Tendenz wahrscheinlich in der IT eher klein ist, mal was auszuprobieren.

Alexander Derksen: Das definitiv. Also ich kenne … habe viele Diskussionen auch gehabt oder auch teilweise immer noch, gerade bei den ITlern an sich. Es ist manchmal die Existenzangst, die dahinter steckt, wo die Leute dann sagen: „Okay, wenn ich jetzt morgen nicht mehr meine Server administriere, was mache ich dann jeden Tag?“ Das ist natürlich auf der einen Seite der Change-Prozess. Da hatte ich auch mal ein Projekt mit 14 Admins, wo ich dann zusammen mit dem CIO schlussendlich dann für die neue Job Descriptions definiert habe, wo wir dann gesagt haben „Okay, was könnten denn eure künftigen Aufgaben sein?“ und wir haben die dann teilweise zu Product Ownern, wie es so schön heißt, dann gemacht, also wir sind dann hingegangen und haben gesagt „Okay, pass auf, kannst du dir vorstellen, künftig mit Vertrieblern unterwegs zu sein?“ und haben dann ein paar von den Administratoren dazu, ja, verdonnert wäre jetzt falsch gesagt, also wir haben ihnen die Wahl schon gelassen, dass sie hingehen konnten und haben dann gesagt „Okay, wir fahren jetzt nur noch mit den Vertrieblern raus und schauen, wie wir deren Services beziehungsweise Prozesse verbessern können, dass die mehr Umsatz machen und besser verkaufen können.“, weil es gibt nichts Schlimmeres dann am Ende des Tages, wenn eine IT-Abteilung nicht weiß, was macht der Rest vom Betrieb und der Rest vom Betrieb sollte aber auch wissen, was die IT-Abteilung macht, weil die IT ist inzwischen ein Kernprozess eines jeden Unternehmens und ich möchte das Unternehmen da draußen sehen, dass heute ohne IT irgendwas produzieren oder ausliefern oder verkaufen kann, weil davon leben die meisten, also gehe ich bislang davon aus, die das schaffen, weil wir haben ja alle inzwischen festgestellt, IT ist nicht nur ein Mittel zum Zweck, sondern es ist klarer Kernbestandteil einer jeden Unternehmung.

Götz Müller: Ja, und ich glaube, man muss sich aber, wie ganz allgemein in manchen Branchen, auch als IT fragen „Was ist denn eigentlich der Mehrwert, den ich im Unternehmen stifte?“, weil im Grunde ähnlich wie „Kein Mensch braucht eine Bank“, kein Mensch braucht primär mal irgendeinen Server, sondern er braucht primär halt die Bankdienstleistung oder den Dienst, der auf dem Server läuft und dann ist es wieder egal, ob der Server eben bei mir lokal im Keller steht oder irgendwo draußen in einer Public Cloud.

Alexander Derksen: Genau. Das ist es. Und das ist auch der große Punkt, da hatten wir damals auch den großen Erfolg mit dem Projekt dann auch am Ende des Tages, weil wir hingegangen sind und die ITler mehr an die Endanwender herangebracht haben. Wir haben gesagt „Okay, du fährst jetzt mal mit dem Verkäufer mit.“ oder „Du gehst jetzt mal mit deinem Einkäufer auf Einkaufstour sozusagen und setzt dich in die Verhandlung mit rein oder guckst auch mal in der Buchhaltung, was machen die den lieben langen Tag und wenn die da fünf Excel-Exporte machen, was können wir denn da vielleicht verbessern, was können wir den Leuten gutes tun?“. Also es ist nicht nur so, dass die ITler sich zurücklehnen sollten und sagen sollten „Die Anwender sollen sich schon bei mir melden, wenn sie was haben wollen.“, sondern es muss auch einen Zugang oder ein Aufeinanderzugehen von den IT-Abteilungen heraus sein und natürlich auch dann die Fragestellung „Was kann ich denn als IT auch beisteuern, damit mein Unternehmen künftig mehr wachsen kann?“, also da kenne ich ein super Beispiel. Beispielsweise vom CIO von Boeing, der sich vor mehreren Jahren schon die Gedanken gemacht hat, wie kann er denn künftig hingehen und Turbinenleistung vermieten.

Götz Müller: Ja.

Alexander Derksen: Und der hatte nur ein einziges Problem. Eine Turbine auf einem Transatlantikflug produzierte irgendwie 20TB an Daten, 4 Turbinen hat so eine Maschine und das war ein bisschen schwierig zu dem Zeitpunkt, das Ganze auszuwerten.

Götz Müller: Ja. Ich gucke so ein bisschen auf die Uhr, wir sind schon über die halbe Stunde drüber. Deshalb würde ich zum Abschluss, da stelle ich immer so eine Frage, die ein bisschen in die Richtung geht, wenn sich jetzt einer der Zuhörer, ein Unternehmen da draußen, Gedanken macht, ich möchte stärker Cloud-Services einsetzen, wie sollte er dann einsteigen, was sind so die ersten Fragen, die man sich stellen sollte, auf was muss man besonders achten?

Alexander Derksen: Was man sich erstmal anschauen sollte, ist, mit welchem Prozess möchte ich in die Cloud gehen und ganz klar auch, im Vorfeld sich bewusst werden, welcher Geschäftsprozess hängt dahinter, wie kritisch ist er und dann ganz wichtig, Workshops machen, viele Workshops, lieber einen mehr als zu wenig, weil ansonsten gehen die Projekte meistens in die Binsen, sage ich ganz ehrlich, gerade wenn es dann größere Themen sind, die dann schon, ich sage mal, in Richtung IT-Outsourcing gehen, also wo dann das Rechenzentrum lokal so ziemlich komplett verschwinden soll, sollte ich noch einen Workshop obendrauf machen als einen zu wenig. Und es ist ja auch immer so ein bisschen der Punkt der Abhängigkeit dahinter und ich glaube, dafür wird mich jetzt gleich meine gesamte Branche lynchen, weil ich sage ganz ehrlich, dieses Thema Public und Private Cloud, macht natürlich noch eine Unterscheidung von den Diensten, woher ich sie beziehe, aber es darf eigentlich keinerlei Abhängigkeiten in den vertraglichen Laufzeiten geben. Wenn ich als Dienstleister einen ordentlichen Job mache und auch eine gute Qualität und eine ordentliche Leistung bringe, dann kann ich die auch monatlich vergeben und kann die auch monatlich kündbar anbieten. Natürlich habe ich dann ein Problem mit der Planbarkeit, aber das lässt sich auch alles entsprechend regeln. Aber dort muss ich meine Kunden eigentlich nicht dazu gängeln, das finde ich persönlich auch ein bisschen antiquiert. Also da ruhig auch mal so eine kritische Diskussion anstoßen, weil ich habe von vielen Kunden mitbekommen, die sind zu Anbietern gegangen, in ein Private Hosting oder Private Cloud Services, haben dort drei- oder fünf-Jahres-Verträge unterschrieben, sind dort todunglücklich, kommen aber aus dem ganzen Quatsch nicht mehr raus und deswegen sage ich auch, ruhig solche Themen mal ansprechen, weil da trennt sich sehr schnell die Spreu vom Weizen.

Götz Müller: Ja. Also wo du das jetzt gesagt hast, ist mir sofort ein, finde ich, wunderbares Beispiel eingefallen, die da ja extrem offen sind, das ist Evernote. Die sagen eben „Ihr könnt alles holen, praktisch exportieren, die Daten, die ihr bei uns habt.“ und gerade deshalb bleiben sie, zumindest kam das bei mir so an und vor mir selber kann ich da definitiv sprechen. Das wäre wahrscheinlich das letzte, was ich wechseln würde.

Alexander Derksen: Ja, und das ist es ja am Ende des Tages auch. Also wenn ich eine gute Leistung bringe und die auch kontinuierlich bringe, dann muss ich da eigentlich keine langen Laufzeiten dahinter machen und egal, ob jetzt Public oder Private. Ich muss natürlich bedenken, ich habe einen gewissen Migrationsaufwand. Der steht da dagegen, den muss ich auch mit einkalkulieren, aber wenn ich dann auch so einen Wechsel Richtung Cloud mache, was ich definitiv nicht machen darf, ist die klassische Kalkulation, zu sagen „Okay, was kostet es mich, wenn ich es jetzt heute kaufe? Da habe ich dann ein Investment von 150 000€ und wenn ich es über die Cloud beziehe, hm dann habe ich die 150 000 nach 18 Monaten schon ausgegeben, aber wenn ich es bei mir in den Keller stelle, rennt es ja fünf Jahre durch.“ Das ist auch die falsche Kalkulation dahinter, weil da wird einfach auch mehr geliefert und mehr geboten, was man erst mal nicht unbedingt immer gleich monetär greifen kann und man sollte sich halt auch Gedanken machen, wie kann ich am Ende des Tages vielleicht auch wachsen oder auch anders wachsen, als ich es vielleicht in der Vergangenheit getan habe.

Götz Müller: Gut. Alexander, ich danke dir für deine Zeit. Da waren viele spannende Punkte mit drin, die, glaube ich, auch für den Zuhörer interessant waren.

Alexander Derksen: Sehr gerne, Götz. Ansonsten, darf ich noch ein bisschen Werbung machen?

Götz Müller: Ja, gerne.

Alexander Derksen: Sehr schön. Ansonsten, gerne auch bei mir im Podcast reinhören. Cloudcast, gibt’s jede Woche eine Folge, kommt immer mittwochs, verfügbar auf iTunes, Stitcher, TuneIn oder über die Website www.cloud-cast.de, beides jeweils mit c geschrieben, dort findet man auch noch ein paar Infos zu mir und kann sich dort auch regelmäßig dann zum Thema Digitalisierung oder Cloud-Services dann informieren.

Götz Müller: Ja, prima. Das nehme auf jeden Fall in die Notizen zur Episode mit rein, dann muss da keiner jetzt noch mal nachhören.

Alexander Derksen: Super. Götz, hat Spaß gemacht, danke!

Götz Müller: Definitiv. Ich danke dir.

Das war die heutige Episode im Gespräch mit Alexander Derksen zum Thema Digitalisierung und Cloud-Services. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 128.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei iTunes. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder zu lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.