Kaizen 2 go 293 : Digitale Signaturprozesse

 

Inhalt der Episode:

  • Was sind Signaturen?
  • Was sind typische Anwendungsfelder digitaler Signaturen, wer sind die typischen “Mitspieler”?
  • Was ist deren Nutzen, den sie aus digitalen Signaturprozessen ziehen?
  • Welche Skalierungseffekte sind im Kontext digitaler Signaturen relevant?
  • In welche übergeordneten Ökosysteme sind digitale Signaturen eingebunden, welche externen Randbedingungen und Wechselwirkungen ergeben sich daraus?
  • Welche Rolle spielt diese Form der Digitalisierung in Deutschland, wo stehen andere Nationen in diesem Kontext?
  • Welche Wechselwirkungen gibt es mit der analogen Welt?

Notizen zur Episode:

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(Teil)automatisiertes Transkript

Episode 293 : Digitale Signaturprozesse

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Christoph Hübner bei mir im Podcast-Gespräch. Er ist Digital-Nomade in der Versicherungsbranche. Hallo Christoph.

Christoph Hübner: Hallo Götz.

Götz Müller: Ja, schön, dass du dabei bist. Ich glaube fast, zu diesen zwei Stichworten wirst du noch ein, zwei Sätze mehr sagen müssen, weil ich glaube, dass das etwas ungewöhnlich ist und vielleicht nicht jeder der Zuhörer so kennt.

Christoph Hübner: Ja, beides davon. Also, was ein Digital-Nomade ist, haben inzwischen, glaube ich, ziemlich viele Leute verstanden, also jemand, der einfach ortsunabhängig tätig ist, oder wie ich neulich auch mal gelernt habe, ein Obdachloser mit einem Laptop, aber in unserer Branche, in der Versicherungsbranche, ist das tatsächlich komplett ungewöhnlich, ohne Büro, vollständig papierlos zu arbeiten, auch ohne Faxgerät. Und das inzwischen seit vielen Jahren und das nicht nur alleine, also viele Einzelkämpfer Digital-Nomaden, die als Freelancer selbstständig unterwegs sind, gibt es ja vielleicht doch, aber dann auch eine Firma aufzubauen mit einem Team aus sieben Leuten, Festangestellten, die auch wiederum alle in ihrem Arbeitsvertrag stehen haben, Digital-Nomade für Kinderkrankenversicherung und ausdrücklich geregelt haben, dass der Arbeitgeber weder auf Arbeitszeit noch auf Arbeitsort Einfluss nimmt, ist schon eher ungewöhnlich.

Götz Müller: Und zumal eben, hätte ich jetzt als Laie oder als Versicherungsnutzer gesagt, speziell in der Branche, glaube ich.

Christoph Hübner: Ja, ganz genau. Also wir haben uns mit unserer deutschen Firma eine Nische ausgesucht, die Firma gibt es inzwischen seit zwölf Jahren und ist spezialisiert auf Kinderkrankenversicherung. Wir machen viele Dinge anders als andere in der Branche, das ortsunabhängige Arbeiten ist eins und die Fokussierung auf ein Thema ist das andere und wir werden ja im weiteren Verlauf auch noch auf Digitalisierungsthemen, auf digitale Unterschriften usw. zu sprechen kommen, aber das ist, wo alles herkommt, als unser Wille, Dinge anders zu machen im Bezug darauf, dass ansonsten auf der ganzen Welt zu 99% Versicherungsprodukte über lokale Büros von Maklern und Vertretern vertrieben werden, die zwar alles in ihrem Angebot haben, aber von nichts eine tiefe Ahnung. Wir haben gesagt, wir machen es genau andersrum. Wir haben eine Kategorie an Produkten, Krankenversicherungen für Kinder, also Neugeborene, werdende Eltern sind oft unsere Kunden und davon haben wir die maximal mögliche Ahnung, aber dafür von nichts anderem.

Götz Müller: Mhm, ja. Jetzt haben wir als Thema uns heute digitale, und da kommt natürlich digital schon vor, Signaturprozesse ausgesucht und ich glaube, du solltest ein paar Worte, ein paar Sätze zum Einstieg sagen, was versteht man denn unter Signatur?

Christoph Hübner: Das ist eine extrem spannende Frage, weil das, was die allermeisten Leute darunter verstehen, nämlich ein Handzeichen auf Papier, idealerweise mit einem Füller dort angebracht, ist am Ende nicht die Signatur an sich, sondern der Ausdruck der Willenserklärung, der damit dokumentiert wird. Eine Signatur ist vielmehr, das Festhalten von dieser Willenserklärung zu einem bestimmten Zeitpunkt in dem Dokument, das damit dann auch so eine Art Zeitstempel bekommt. Und das lässt sich natürlich hervorragend auf digitale Anwendungsfälle übertragen. Vielleicht auch noch ein bisschen zur Historie, wie komme ich von Kinderkrankenversicherung zu digitaler Signatur, das muss man vielleicht noch ein bisschen in ein größeres Big Picture, in ein größeres Bild einordnen. Wir führen hier jetzt gerade unser Gespräch, während ich Tallinn, in Estland, sitze, und das bin ich jetzt auch nicht zufällig, sondern schon den fünften Sommer in Folge. Viele werden vermutlich schon mal davon gehört haben, dass Estland in Europa und im Prinzip in der Welt der Digitalisierungsweltmeister ist und Deutschland vermutlich zehn bis fünfzehn Jahre mindestens voraus. Dazu gehört eben auch ganz wesentlich als Grundlage für all das, eine digitale Identität und eine digitale Signaturlösung. Das heißt, wer ein bisschen Erfahrung damit hat, in und mit Estland Geschäfte zu machen, wird sehr schnell verdorben. Also wer einmal sich daran gewöhnt hat, wie einfach und digital alles möglich ist, der hat regelmäßig Tränen in den Augen, wenn er oder sie sieht, wie Willenserklärungen selbst, notarielle Beurkundungen et cetera, in rückständigen Ländern wie Deutschland abgefasst werden.

Götz Müller: Gut. Um das vielleicht noch ein bisschen zu vertiefen, ich könnte mir vorstellen, dass du auch mal so eine Spanne aufmachen kannst, also das Spektrum aufzeigen, wo kann ich denn überhaupt digitale Signaturen nutzen und wer sind dann die ich nenne es jetzt mal Mitspieler? Weil so im stillen Kämmerchen irgendwas zu unterschreiben und keinem zu zeigen, macht ja nicht viel Sinn. Das ist ja nicht Sinn und Zweck der Sache.

Christoph Hübner: Also die Esten hatten vor ein paar Jahren den Vorsitz des Europäischen Rates, der geht ja alle halbe Jahre im rollierenden System an ein anderes Land, das dann jeweils seine Schwerpunkte setzt für die Ratspräsidentschaft und als der Digitalisierungsvorreiter, der gemerkt hat, dass die anderen Länder in Europa damit alle inkompatibel sind, haben die Esten eine vereinheitliche Rahmengesetzgebung für digitale Signaturlösungen in Europa auf ihre Agenda gesetzt. Und tatsächlich gibt es inzwischen, ich glaube seit 2012, wenn ich nicht falsch liege, die europäische eIDAS-Verordnung, die quasi die Richtlinie ist und die Rahmengesetzgebung für einen einheitlichen Standard für digitale Signatur-Prozesse in Europa und in Deutschland ist seit 2017 der Paragraph 126a im BGB, der regelt, dass eine qualifizierte elektronische Signatur immer dann ersetzt werden kann, als Ersatz dient, wenn im Gesetz die Schriftform vorgeschrieben ist. Das bedeutet für Dinge, wahrscheinlich hören uns ja auch viele Unternehmerinnen und Unternehmer zu, Schriftformerfordernis im Gesetz haben wir in dem Kontext zum Beispiel für Gesellschafterbeschlüsse, die schriftlich abgefasst werden oder für zum Beispiel ein Dokument, mit dem die Niederlegung einer Geschäftsführung erklärt wird, beides Dinge, mit denen ich in der Vergangenheit Erfahrungen gesammelt habe und die wir mit qualifizierten elektronischen Signaturen versenden. Aber dazu gehört natürlich auch die Begriffsdefinition. Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur? Das ist nämlich eine von drei Stufen, die klar eben auch im europäischen Rahmengesetzgebung definiert sind, das einfache davon oder die unterste Stufe ist die einfache elektronische Signatur. Dann gibt es die erweiterte und die qualifizierte, die drei bauen auch ganz logisch aufeinander auf. Das heißt, eine einfache elektronische Signatur ist im Prinzip jedes digitale Abbild einer Unterschrift. Und das bedeutet im Prinzip alles, was in ein Word-Dokument reinkopiertes Foto von einer Unterschrift oder ein am Bildschirm mit einem Stift oder mit dem Finger gemaltes Abbild einer Unterschrift oder eben auch ein einfacher Scan von einem auf Papier ausgedruckten Vertrag, der auf Papier unterschrieben worden ist und dann eingescannt wird, ist am Ende nichts anderes als einfach nur ein Abbild einer Unterschrift. Das ist die einfache Form und die funktioniert immer dann, wenn alle Vertragsparteien sich darüber einig sind und verständigen, dass sie das als das Medium der Unterschrift akzeptieren. Die nächste Stufe sind erweiterte elektronische Signaturen und die sind schon ein kleines bisschen weiter an der Stelle, dass einerseits das Dokument mit einem Zeitstempel versehen wird, das heißt ganz klar erkennbar, dass es nach dem Abspeichern nach dem Anbringen der Signatur auch nicht mehr verändert worden ist. Und das zweite ist, es enthält einen Audit-Trail, also so eine Art Protokoll als letzte Seite, auf der festgehalten wird, welche der beteiligten Parteien zu welchem Zeitpunkt das Dokument ausgehend von welcher Emailadresse unter welchem Link mit welcher IP Adresse aufgerufen haben, um diese digitale Signatur anzubringen. Das heißt, wir haben hier zwei Stufen mehr an Sicherheitsfeatures, also einmal wie gesagt der Zeitstempel, der sicherstellt, dass es danach nicht mehr verändert worden ist und auf der anderen Seite haben wir zumindest ein Stück weit eine Zuordnung zu den Personen, die vorgeben, auf dem Dokument unterschrieben zu haben durch die zwei weiteren Merkmale, eine IP-Adresse und entweder eine Handynummer oder eine E-Mailadresse, das ist im Prinzip das Unterschriftverfahren, das ausreichend ist für alles, wo nicht ausdrücklich die Schriftform vereinbart oder gesetzlich geschrieben ist.

Götz Müller: Ich höre da jetzt raus, nach meinem Verständnis auch und da fände ich gut, wenn du das bestätigt oder widersprichst, das ist jetzt schon mehr als das, was vielleicht der ein oder andere so kennt, wenn ich ein PDF digital unterschreibe in irgendeiner Form.

Christoph Hübner: Kommt drauf an, wie das PDF digital unterschrieben wird, also wenn du jetzt einfach in deinem Acrobat Reader mit einem Stift, mit dem du auf dem Bildschirm malen kannst, quasi eine Signatur einfügst, dann ist das nur die einfache digitale Signatur, die erweiterte, wie gesagt, hat diesen Zeit Stempel und den Audit-Trail. Die Dokumente werden üblicherweise über spezielle Software hergestellt, zum Beispiel DocuSign oder AdobeSign oder andere Anbieter, die dann sicherstellen, dass das PDF-Dokument entsprechend ergänzt worden ist um den Zeitstempel und um den Audit-Trail. Aber um jetzt den Bogen auch zu schließen, die höchste Stufe, die qualifizierte elektronische Signatur, hat das beides auch, aber obendrein ist sichergestellt, dass die Signatur, also dass die Identität der Person, die vorgibt, zu unterschreiben, auch wirklich überprüft worden ist. Das ist etwas, das ist vom Prinzip her in Deutschland möglich über den elektronischen Personalausweis, die AusweisApp2 auf dem Handy oder einem Kartenleser, mit dem der Personalausweis gelesen werden kann und dazu die Software, die das unterstützt. Das wird von der Bundesdruckerei verwaltet, mehr schlecht als recht, auch ohne den richtigen politischen Auftrag dazu, was dazu führt, dass es in der Praxis völlig unbrauchbar ist. Aber es funktioniert mit dem Ausweis, es gibt eine Website dazu, die von einer Tochtergesellschaft von der Bundesdruckerei betrieben wird und damit kann ich vergleichsweise einfach nach einer initialen Registrierung auf ein PDF-Dokument eine qualifizierte Unterschrift anbringen. Keine zweite, ich kann jetzt nicht in einem Signaturverfahren einen Vertrag zwischen mehreren Parteien unterschreiben lassen, sondern ich kann nur quasi einmalig eine Willenserklärung abgeben mit so einer qualifizierten Unterschrift. Und dann merkst du schon, das ist, ja, positiv formuliert, einfach nicht zu Ende gedacht, aber in der Praxis, wie gesagt völlig unbrauchbar. Aber es gibt andere Lösungen dadurch, dass diese Rahmengesetzgebung eben europäisch ist und eben auch technologie-agnostisch, es gibt klare Regelungen für Kriterien, die erfüllt sein müssen, und dann gibt es von der Europäischen Union eine Liste an verwalteten Trust Centern und in jedem EU-Mitgliedsland eben mindestens ein solches Trust Center, das die Kriterien erfüllt. In Deutschland ist das nur die Bundesdruckerei bisher, in anderen Ländern gibt es mehr solche Einrichtungen und die einfachste Möglichkeit ist tatsächlich, das estnische E-Residency-Dokument, also für jemanden, der selbst nicht Bürger oder Einwohner Estlands ist, hat das Land schon vor, ich glaube, inzwischen sechs Jahren die Möglichkeit geschaffen, sich um so ein elektronisches Identitätsdokument zu bewerben, kostet inzwischen, glaube ich, hundert Euro Bearbeitungsgebühren und dann kannst du unter eresident.gov.ee einen Fragebogen ausfüllen und dann in der nächsten estnischen Botschaft eine Signaturkarte abholen, die für 5 Jahre gültig ist und damit nicht nur am estnischen digitalen Staatswesen und Rechtsverkehr teilnehmen, sondern eben auch auf jedes deutsche Gesellschafterprotokoll oder Gesellschafterbeschlussdokument eine Signatur anbringen, die auch nach deutschem Recht als qualifizierte elektronische Signatur und damit gemäß 126a BGB ersetzend für die Schriftformerfordernis gültig ist. Aber der Grund und der Hintergrund, mit dem bei uns alles angefangen hat, wir haben in unserer deutschen GmbH insgesamt vier Gesellschafter, die alle mehr oder weniger ortsunabhängig sind, auf jeden Fall aber nicht am selben Ort und während in anderen Firmen es in solchen Fällen oft üblich ist, Gesellschafterbeschlüsse auf Papier im Kreis per Post zu verschicken und jeder setzt dann mit einem Stift sein Servus drauf, haben wir eben frühzeitig uns alle diese elektronische Karte aus Estland besorgt und können damit nach deutschem Recht ortsunabhängig und ziemlich zeitgleich unsere Gesellschafterbeschlüsse elektronisch erfassen.

Götz Müller: Ich höre auch raus, dass im Grunde vielleicht das, nennen wir es mal das analoge Ökosystem, im Extremfall eines Notars, der dann da so gebetsmühlenartig „Heute vor mir, dem Notar bla bla bla erschienen sind …“, runterbetet, brauche ich jetzt halt hier ein, nennen wir es mal digitales Ökosystem, das heißt, so ganz ohne, also dieser Prozess, dieser Signaturprozess und alles, was damit zusammenhängt, und so ganz ohne geht es eben nicht. Kann man, glaube ich, so ausdrücken, oder?

Christoph Hübner: Ja, ja und nein. Also es gibt auch in Estland Rechtsakte für die ein Notar notwendig ist und auch in Deutschland ist es ja so, also ein einfacher Gesellschafterbeschluss, dafür brauche ich keinen Notar, den kann ich schon abfassen, indem alle auf demselben Dokument oder auf dem gleichenlautenden Dokument ihre Originalunterschrift auf dem Papier anbringen, weil nur das Originalpapier dann eben auch das eigentliche Dokument mit der Unterschrift in Schriftform ist. Also wie eingangs schon mal besprochen, wenn das Dokument eingescannt rumgeschickt wird, jemand anderes druckt es dann nochmal aus, macht seine Unterschrift drauf, scannt es wieder ein und schickt es weiter, dass entspricht nicht der Schriftform-Erfordernis. Das ist ja gerade mal eine einfache elektronische Signatur, weil es nur ein Abbild der Unterschrift enthält und kein Original und keinen Zeitstempel? Also für den Notar, da könnte ich jetzt stundenlang erzählen, einfach nur über Erfahrungen in Grenzfällen, unter anderem auch mit deutschen Notaren. Aber ich glaube, das Anschaulichste ist ein Beispiel, dass ich … es gibt zwei schöne Beispiele. Ich hatte ja eben schon mal angedeutet, dass eine ist, wo die Schriftformerfordernis vorhanden, das ist die Niederlegung der Geschäftsführung, das habe ich zum Jahresende in unserer deutschen Firma gemacht. Ich hab’s ja eingangs schon mal kurz erzählt, Versicherungsmakler seit zwölf Jahren. Ich habe mit einem Wirtschaftsjunioren-Kollegen 2010 die Firma gegründet, seitdem waren wir gemeinsam die Geschäftsführer, haben unser Team miteinander aufgebaut, ortsunabhängig und dann, ich hole ein kleines bisschen aus, weil es halt am Ende wieder auf dieselbe Geschichte zurückführt, auch auf die elektronischen Signaturen, nur um das Gesamtbild ein bisschen besser zu verstehen. Wir haben ortsunabhängig unser Team aufgebaut, sind dadurch aber auch in die Digital-Nomaden-Szene reingewachsen und auch reingewachsen in die Welt der internationalen Krankenversicherung für Digital-Nomaden, haben dafür eine getrennte Firma gegründet, die natürlich in Estland, die hat seit letztem Sommer die europaweite Maklererlaubnis und ich bin da der Hauptverantwortliche für, habe zum Jahreswechsel die Geschäftsführung in unserer deutschen Firma niedergelegt, um mich voll und ganz auf das neue Geschäftsfeld der internationalen Krankenversicherungen zu konzentrieren, während man Mitgründer Markus seitdem die allein Geschäftsführung in der Deutschen GmbH übernimmt und um diese Geschäftsführung niederzulegen, ist es notwendig, ein Schreiben abzufassen und das erklärt, mit dem dann der verbliebene Gesellschafter und einen Notar aufsucht, um das Ganze zu beurkunden und ins Handelsregister eintragen zu lassen. Und nun steht im Gesetz dafür eben eine Schriftformerfordernis und in Verbindung mit dem schon mehrfach erwähnten 126a BGB kann ich der Schriftformerfordernis genügen, indem ich dafür eine qualifizierte elektronische Signatur auf einem PDF-Dokument anbringe, das habe ich gemacht, an den Notar geschickt. Markus ist dann persönlich hin und als er beim Notar war, und das ist jetzt kein Wald- und Wiesen- Notar gewesen, sondern eine renommierte Notariats- und Rechtsanwaltskanzlei in Köln, lag dieses PDF ausgedruckt auf dem Tisch und der Notar hat Markus empfangen mit den Worten „Ah. Und hier fehlt übrigens noch die Unterschrift. Und das hier muss noch unterschrieben werden.“ und Markus ist natürlich das Gesicht entgleist und er hat den Notar erstmal darüber belehrt, was eine qualifizierte elektronische Signatur ist und dass er das doch bitte prüfen soll und das Dokument sei hinreichend unterschrieben. Das Gespräch ist dann irgendwie in etwas kühlerer Atmosphäre weitergegangen und Markus hat mich hinterher angerufen und war völlig aufgelöst und hat gemeint, der Dreh und Angelpunkt der Tätigkeit eines Notars sind Unterschriften und er war völlig völlig entgeistert darüber, dass er den Notar darüber belehren muss, was seit 2017 im Gesetz steht über Unterschriften. Am Ende ist der Notar verblieben damit, dass er sich mal informiert und sich dann wieder meldet und das nächste, was wir gehört haben, war, dass es dann doch eben auch so ins Register eingetragen worden ist, also möglicherweise hat der Notar ein bisschen kleinlaut dann seine Quellen aufgesuchten und festgestellt, dass es klappt. Und das war so ein Erlebnis, wie es bei Notaren läuft und ich selbst hatte ein sehr ähnliches. Wir haben dann im Rahmen quasi derselben Transaktion miteinander vereinbart, dass die Geschäftsanteile außen, also dass Markus ein paar von meinen Anteilen unserer deutschen GmbH bekommt und ich dafür ein paar Anteile von ihm an unserer estnischen Firma, um dann eben auch ein bisschen dem Rechnung zu tragen, wer hier jeweils mehr Verantwortung hat und das sind tatsächlich Dinge, die müssen in beiden Fällen in Deutschland und in Estland mit einem Notar geregelt werden, also die Übertragung oder der Tausch von Geschäftsanteilen. Wir hatten beide Notartermine am selben Tag. Den ersten davon vormittags mit dem estnischen Notar per e-Notary-Appointment. Das heißt, da gibt es ein User Interface für eine Videokonferenz mit integrierter Signatur-Schnittstelle. Da findet zuerst mal, also eingeloggt wird sich über diese digitale ID, dann gibt es aber ein automatisches Verfahren, um auch nochmal mit einem mit einem Identitätsdokument mit einem Bild, also in dem Fall mit einem Reisepass, die Identität der Personen, die sich hier vor den Computer gesetzt haben, auch zweifelsfrei abgleichen und nachdem das durchgeführt wird, beginnt dann die eigentliche Session mit dem Notar. Der Notar liest dann, wie wir das von einem deutschen Notar kennen, die Vereinbarung vor. In dem Fall war die estnisch, deswegen hat er es noch ein bisschen auf Englisch kommentiert. Wir haben uns auf Englisch unterhalten. Er hat auf Englisch dann den Signatur-Prozess eingeleitet. Wir haben innerhalb dieser Session dann beide unterschrieben und der Notar hat dann gemeint „Gut, alles klar. Jetzt habe ich die Dokumente zusammen, ich werde das heute Nachmittag vorbereiten, ans Registergericht übersenden und wenn Sie sich heute Abend ins Handelsregister einloggen, werden Sie die Änderungen sehen. Spätestens morgen früh.“

Götz Müller: So, das war jetzt die estnische Variante. Jetzt bin ich auf die deutsche gespannt.

Christoph Hübner: Genau, dann haben wir beide gelacht und dann habe ich dem Notar, der offensichtlich auch keinen besonders großen Zeitdruck hatte, gesagt: „Übrigens, falls es Sie interessiert, ich habe jetzt gleich in einer Stunde noch einen Notartermin, um im Prinzip die gleiche Transaktion durchzuführen. Dafür werde ich jetzt dann hier in Berlin zu unserem Notar gehen, mir von dem alles vorlesen lassen, dann auf Papier unterschreiben, dann wird der die Urkunde ausfertigen, zu Markus nach Westdeutschland schicken, der geht dann vor Ort zu seinem Notar zur Nachbeurkundung, der zweite Notar schickt die Dinge zurück an den ersten, der dann die Unterlagen fürs Handelsregister fertigmacht und so in vier bis sechs Wochen ist das Ganze vielleicht im Register veröffentlicht.“ Und genau die gleiche Geschichte nur umgekehrt habe ich dann später auch dem deutschen Notar erzählt, von unserem anderen Notartermin, den wir am selben Vormittag schon hatten und nur einer von den beiden Notaren hat gelacht. Das war nicht der deutsche.

Götz Müller: Das kann ich mir lebhaft vorstellen, ja. Ja, sehr spannend. Gut, da hast du jetzt im Grunde schon manches von meiner nächsten Frage vorweggenommen, nämlich so ein bisschen einen Vergleich nochmal zu machen zwischen den verschiedenen Formen der Digitalisierung einerseits in Deutschland, wo wahrscheinlich die meisten der Zuhörer ein gewisses eigenes Erleben haben, ich glaube aber natürlich so lebhaft, wie du das von der estnischen Variante erzählt hast, hat das keiner. Ja, was deine Erfahrung angeht, gibt es da noch irgendwas dazwischen, also sprich muss man davon ausgehen Deutschland ist am extremen, ich will nicht sagen schlechten Ende, schwachen Ende, analogen Ende oder gibt’s noch, falls du es weißt, gibt es noch irgendwo jemanden, wo, mir fällt jetzt kein passender Begriff ein, wo es in Anführungszeichen, noch schlimmer ist?

Christoph Hübner: Also wo Licht ist, ist Schatten und ich habe jetzt mit Sicherheit Extreme dargestellt. Ich habe in der Zwischenzeit auch ein bisschen Erfahrung gemacht mit Verwaltungsakten und Rechtssystemen in Südeuropa, insbesondere in Portugal, wo Dinge auch sehr papierbasiert verlaufen, ein bisschen anders als in Deutschland, aber weder besser noch schlechter, aber durchaus auf einem ähnlichem Niveau und all das waren die Inspirationen dafür dann auch irgendwie den nächsten Schritte zu gehen. Wir haben mit unserer deutschen Firma, wo wir ja seit vielen Jahren papierlos tätig sind und auch mit unseren Kunden papierlos umgehen, versucht diese digitalen Signaturstandards auch irgendwie zu etablieren. Und es gibt ja Möglichkeiten, es gibt Software dafür. Der Weg ist nicht ganz einfach, aber für alles, was in unserer Branche notwendig ist an Signaturen reicht im Prinzip die mittlere Stufe, die erweiterte elektronische Signatur. Also die qualifizierte ist für das operative Geschäft, also für Versicherungsanträge, Willenserklärungen völlig ausreichend. Wir brauchen qualifizierte elektronische Signaturen ja wirklich nur da, wo das Gesetz die Schriftform vorschreibt oder wo sie vertraglich vereinbart ist. Es gibt ein paar so Randfälle wie zum Beispiel, dass befristete Arbeitsverträge auch einer Schriftform genügen müssen, unbefristete müssen das nicht, aber am Ende ist es schon durchaus möglich, mit einem gewissen Willen auch Abläufe und Signaturprozesse aufzusetzen, die in Deutschland funktionieren und mit dem Hintergrund, dass wir hier durch die Erfahrungen in Estland und mit dem, was hier so alles möglich ist, am Ende völlig verdorben waren, ist natürlich der Anspruch und die Motivation massiv gewachsen, auch in Deutschland Dinge vereinfachen zu wollen. Das hat dann am Ende zu all dem geführt, was ja, glaube ich, auch der Anlass war, über den wir beide uns kennengelernt haben und warum du mich zu deinem Podcast eingeladen hast, nämlich unsere Weltrekord-Gründung und die Firma, mit der wir Signaturprozesse jetzt auch allen zugänglich machen wollen.

Götz Müller: Ja. Also das wird mit Sicherheit spannend sein, wenn du da noch ein paar Sätze dazu sagst. Die Frage, die bei mir jetzt so ein bisschen im Kopf entstanden ist, auch wenn es sich vielleicht völlig platt anhört, der große Nutzen vor allen Dingen ist doch primär die Zeitersparnis. Also gerade dein Beispiel eben, Berlin einerseits und Estland in der Ferne, so hab ich’s verstanden, du warst da räumlich in Berlin, andererseits, und dein Geschäftspartner nochmal ein paar hundert Kilometer weg und dementsprechend der hohe Zeitbedarf auf der deutschen Seite oder gibt es noch irgendwas, was ich da jetzt völlig übersehen habe? Außer der extremen Zeitersparnis natürlich mit allem was dann damit zu tun hat Porto sparen, Fußabdruck.

Christoph Hübner: Ja, also Zeit ist natürlich das, was am ehesten greifbar ist, aber der Zeitverlust durch papierbasierte Prozesse schlägt sich ja dann auch an ganz anderer Stelle in Ineffizienz nieder. Also allein schon das Risiko dann Dinge auf dem Postweg zu verlieren oder das Dinge auch einfach nicht mehr fristgerecht passieren können. Wir hatten in unserer Versicherungsvermittlungsfirma mit den Kinderkrankenversicherungen gelegentlich das Problem, vor allem in Coronazeiten, dass das Geschäft tatsächlich geplatzt ist, weil Kunden nicht in der Lage waren zum Beispiel das Antragsdokument auszudrucken, zu unterschreiben und zurückzuschicken. Wir hatten einige Kunden, bevor wir, also das war auch der Punkt, an dem wir dann massiv Gas gegeben haben, die digitalen Signaturprozesse zu etablieren, um den Kunden die Möglichkeit zu verschaffen, auch einen Antrag, der ja eigentlich schon vereinbart ist, also eine Willenserklärung, die im Prinzip nur noch formal bestätigt werden muss, auch unmittelbar durchführen zu können. Also wir haben zweimal während des Lockdowns Geschäft verloren, weil Kunden zuhause keinen Drucker hatten und gemeint haben „Ja, also eigentlich von meiner Seite aus alles klar, ich komme aber erst nächste Woche oder übernächste Woche wieder ins Büro, um den Antrag da auszudrucken und zu unterschreiben und eingescannt zurückzuschicken“ und in der Zwischenzeit, in einem Fall, glaube ich, haben wir eine Schrift gerissen, also es war einfach zu spät, der Antrag konnte nicht mehr eingereicht werden, weil es eben mit Kinder-Nachversicherungen von Neugeborenen auch gesetzliche Fristen zu beachten gibt und in dem anderen Fall war in der Zwischenzeit dem Kind nicht etwas passiert, aber irgendeinen medizinischen Vorfall hat es gegeben, der dann dafür gesorgt hat, dass das Kind nicht mehr versicherbar war.

Götz Müller: Ja, ja, verstehe ich.

Christoph Hübner: Das heißt, es lag nicht an dem Zeitverlust, sondern begründet oder nicht primär am Zeitverlust, sondern nur sekundär, also durch den Zeitverlust ist dann am Ende das Geschäft komplett geplatzt, weil in der Zwischenzeit Dinge eingetreten sind, die es unmöglich gemacht haben entweder Frist verstreichen oder eben irgendwie ein Infekt oder Unfall oder irgendwas, ich weiß jetzt nicht mehr, was es war, aber auf jeden Fall eine laufende Behandlung, die dann einem Abschluss von der privaten Krankenversicherung entgegen stand und genauso ist das an ganz vielen anderen Stellen auch, also wenn ich nicht in der Lage bin, einen Vertrag dann, wenn der Wille zur Willenserklärung tatsächlich gefällt wird, auch unmittelbar auszudrücken, durch die Unterschrift, sondern wenn dann Zeit vergeht, dann entstehen dadurch Lücken im Ablauf, die auch ganz viele Geschäfte einfach platzen lassen können.

Götz Müller: Ja, bis hin zu vielleicht sowas wie Kaufreue, oder?

Christoph Hübner: Kaufreue, der Kunde verbummelt es einfach, vergisst es vielleicht, oder, also da können so viele Dinge dazwischen kommen, dass es sich ganz massiv auszahlt, den Kunden in die Lage oder einen Geschäftspartner in die Lage zu versetzen im selben Moment, wo ich Einigkeit herstelle über Vertragsinhalte, dann auch tatsächlich mit wenigen Klicks, die rechtsverbindliche Unterschrift draufzukriegen und genau das ist der Grund, warum wir gesagt haben, nachdem wir all diese Ineffizienzen beobachtet haben, in Deutschland, aber auch in anderen Ländern in Europa, wo wir gesagt haben, das System, was wir hier für uns entwickelt haben, mit unserem Kundenportal für Kinderkrankenversicherung und auch für meine internationale Krankenversicherung, das wollen wir anderen zur Verfügung stellen, um ganz andere Probleme anderer Art auch lösen zu können und wir haben uns daher entschieden, auch nachdem ich die eine ziemlich sexy Domain dafür bekommen habe, nämlich sign.online, eine Firma zu gründen, die es ermöglicht, Vertragstemplates, also vorformulierte Vertragsentwürfe in einem automatisierten Workflow mit eigenen Klauseln, mit unterschiedlichen Parametern, zu befüllen, von allen Vertragsparteien mit ihren persönlichen Angaben befüllen zu lassen und dann auch direkt einen digitalen Signaturprozess zu beginnen und das haben wir … das war bei uns eigentlich nicht ganz dringend, aber dann hatten wir, also, wir wollten das irgendwann jetzt mal im Laufe des Jahres umsetzen, aber dann hat das estnische e-Residency-Programm eine ziemlich spannende Sache gestartet, nämlich einen Weltrekordversuch auf der London Tech Week vor zwei Wochen auf der Hauptbühne sollte die schnellste Firmengründung der Welt, also die schnellste Gründung einer Kapitalgesellschaft, samt Eintragungen ins Handelsregister erfolgen, und wir haben uns dafür beworben, diese Firma sein zu dürfen, haben das am Ende geschafft und haben deswegen Anfang, Mitte Juni, wie gesagt auf der Hauptbühne der London Tech Week in der Eröffnungszeremonie in 15 Minuten und 33 Sekunden Sign.Online OÜ ins estnische Handelsregister eingetragen.

Götz Müller: Ja. Sehr cool. Gut, ich habe da jetzt auch rausgehört, in deinen letzten Sätzen im Grunde, dass das Thema, nenne ich es jetzt mal ganz neutral, ja über den reinen Unterschriftsprozess hinausgeht, sondern ich kann das auch nutzen, um, so habe ich es jetzt rausgehört, um einen Vertrag entstehen zu lassen, wo man vielleicht sich in langen Runden vielleicht immer wieder treffen muss oder eben Entwürfe austauscht, auf Papierform, wie man das vielleicht so klassisch kennt, habe ich das so richtig rausgehört?

Christoph Hübner: Also das, was wir hier tun, setzt genau an der Stelle an, wo Leute, die gelegentlich mal einen Vertrag brauchen, der aber grundsätzlich ein häufiges Vertragsmuster ist, dass denen sehr, sehr einfach möglich zu machen, das mit einem Pay-per-Use-Bezahlmodell auch zusammen zu klicken und direkt herzustellen, einen Vertrag, der anwaltlich geprüft ist und die wichtigsten Kriterien erfüllt. Also vielleicht noch mal ein Blick in den gesamten Markt, um das ein bisschen besser zu verstehen. Es gibt für diese technischen Anforderungen verschiedene Player, ich habe vorhin auch schon zwei davon genannt. DocuSign dürfte so, glaube ich, der große bekannte Anbieter sein, dann der unmittelbare Wettbewerber aus dem Hause Adobe, AdobeSign, ist eine Implementierung, die auch in die bezahlten Versionen von Adobe Acrobat implementiert ist. Das sind Anbieter, die versuchen, Großanwender, die eigene Dokumente erstellen, mit einem Abo-Modell für sich zu ködern. Das heißt, deren Geschäftsmodell ist es, Rechtsanwaltskanzleien, große Corporates an Bord zu kriegen mit individualisierten Lösungen oder einfach mit Abo-Lösungen dafür, dass die damit sehr häufig ihre eigenen Verträge mit ihren Geschäftspartnern unterschreiben können. Das bedeutet aber für Leute, die ich sage mal, jemand, der als Kapitalanlage drei Eigentumswohnungen hat, die vermietet werden und der einmal im Jahr einen Mieterwechsel hat und dafür wir dann einen Mietvertrag braucht, der aktueller Rechtsprechung entspricht und auch dann, eventuell mit einem neuen Mieter, der aus dem Ausland kommt, oder wenn es ein Untermietvertrag ist, für jemanden, der ganz typisch, zum Beispiel in Berlin einen Mietvertrag hat, selber für ein halbes Jahr ins Ausland geht, und in der Zwischenzeit seine Wohnung oder sein WG-Zimmer für ein paar Monate an einen ausländischen Studenten oder eine Studentin untervermieten will, für solche Fälle ein Vertragsmuster anzubieten, das die wichtigsten Dinge abdeckt und auch den digitalen Signaturprozess direkt mit umfasst, das ist unser Geschäftsmodell. Dort treten wir an, mit Sign.Online.

Götz Müller: Ja, oder so beliebte Dinge, jetzt, wo du diesen Wohnungs-Immobilien-Kontext genannt hast, wenn ich jetzt halt eine Eigentumswohnung habe in einem größeren Komplex und dann diese beliebten Eigentümerversammlungen und Verwaltungsgeschichten, wo man ja in der Vergangenheit immer vor Ort sein musste, also so weit, wie ich es als Laie weiß, um sein Stimmrecht auch auszuüben.

Christoph Hübner: Interessantes Beispiel. Da müsste ich jetzt zum Beispiel im Detail reingucken, weil ich mir vorstellen kann, dass es da auch gewisse Formvorschriften gibt, zum Beispiel für eine persönliche Anwesenheit oder wenn du so eine Stimmrechtsübertragung machst, dass die dann eventuell auch besondere Anforderungen erfüllen muss. Also wir stehen mit unserem Geschäftsmodell hier noch relativ am Anfang. Wir haben eine lange Liste von Vertragsmustern, die wir implementieren wollen, dazu gehört sowas wie ein Werkvertrag, ein Freelancer-Vertrag, das haben wir schon im Angebot. Gerade arbeiten wir an einem NDA, also Geheimhaltungsvereinbarung, was ja auch im Geschäftsleben ein ziemlich typisches Ding ist und viele Leute je nach Geschäftsmodell beinahe wöchentlich mit den Kunden unterschreiben. Also so etwas bieten wir an mit Standardklauseln, aber wir sind natürlich auch ständig jetzt auf der Suche nach anderen Verträgen, die Leute so miteinander abschließen, um die dann auch in unsere Umgebung als Produkt mit aufzunehmen.

Götz Müller: Ich könnte mir eben vorstellen, es sind solche Fälle, wo ich eigentlich vielleicht einen Anwalt bräuchte, um das gut zu formulieren. Wenn ich jetzt ein kleineres Unternehmen bin, will ich mir das in House nicht leisten, dann habe ich allein dadurch, dass ich mir dann da jemanden suchen muss, immer wieder Aufwand.

Christoph Hübner: Ja, das kommt darauf an. Also wenn das sehr komplexe Verträge sind, für die Leute üblicherweise einen Rechtsanwalt aufsuchen, dann werden wir das nicht leisten können. Wir bieten Standard-Vertragtemplates an, so wie du das zum Beispiel aus der Vergangenheit kennt. Also Mietvertragsvordrucke gibt es ja auch irgendwo so im Buch- und Zeitschriftenhandel oder so im Schreibwarengeschäft, wo du dann von Zweckform oder wie die so heißen dann, so Vertragsvordrucke mit Durchschlägen, ich weiß nicht, ob es das immer noch gibt, aber früher konntest du das kaufen und dann kannst du da ankreuzen, die Klausel oder die Klausel eintragen, wie viele Schlüssel gibt es, wie viele Kellerräume, was ist die Gesamtquadratmeterzahl usw. und vom Prinzip her genau so was bieten wir an auf der nächsten Stufe eben digital als Vertragsentwurf, den du als Initiator des Vorgangs dann für dich anpassen kannst. Also du kannst all diese Dinge eintragen, Quadratmeterzahl und was weiß ich, was dir relevant ist, oder als Freelancer, sagen wir einfach mal du bist du bist Fotograf und willst mit dem Kunden einen Vertrag machen, bei dem eben klar geregelt ist, wie werden die Daten geliefert, finden Nachbearbeitung durch den Fotografen statt oder werden Raw-Dateien geliefert, wie ist der Rechte-Übergang, also für welche Anwendungsfälle darf dein Kunde deine Fotos verwenden, für was muss er eventuell dann nochmal extra Rechte kaufen, wie sind die Zahlungsmodalitäten, muss Vorkasse bezahlt werden oder alles nach Lieferung etc., also solche Sachen kannst du dir da zusammen klicken, dann entsteht ein Vertragsmuster. Du gibst die E-Mail-Adresse von deinem Vertragspartner an und der oder die füllt dann eben die restlichen Daten ein Firmenname, Anschrift, usw. und am Ende entsteht ein fertiges, kompiliertes PDF-Dokument, in dem alles drinsteht und wenn sich dann beide Parteien darüber einig sind, dann geht das in den digitalen Signaturprozess, bei dem eben so eine erweiterte digitale Signatur von allen Beteiligten angebracht wird, die den Zeitstempel enthält und den Audit-Trail. Und damit ist das ein Vertrag, der auch entsprechend gerichtsfest ist.

Götz Müller: Ja. Ja, dein letzter Satz jetzt im Grunde das bestätigt, was ich auch schon als Annahme hatte, dass es eben viel mehr ist, wie das reine unterschreiben und dass es ein Stück weit eben, so wie ich es mal genannt habe, weiß gar nicht, ob es den Begriff an der Stelle gibt, so ein gewisses Ökosystem braucht, dass ich vielleicht in der analogen Welt ganz unbewusst, irgendwie habe und wenn es völlig verteilt ist, hier mal ein Stück Post, hier mal ein Stück Anwalt und vielleicht noch andere Instanzen und ihr bietet, so habe ich es raus gehört, so all inclusive an.

Christoph Hübner: Ja, zumindest für die kleinen Anwender, die eben nicht üblicherweise Anwälte betrauen, einen Vertrag herzustellen etc. oder für Firmen, die auch selbst vielleicht schon so ihren einen Standardvertrag haben, den sie mit Kunden, zum Beispiel im Rahmen vom Onboarding oder im Rahmen von einer Bestellung oder sowas, abschließen, aber für die es keinen Sinn ergibt, jetzt hier ein teures Abo zu kaufen von einem digitalen Signatur-Anbieter, bei dem sie dann ihre eigenen Vorlagen reinfummeln müssen, sondern die könnten dann zum Beispiel auch bei uns ihr Vertragsmuster exklusiv hinterlegen und dann die Plattform sign.online nutzen, um mit ihren Kunden dann so einen Vertrag herzustellen.

Götz Müller: Ja, man könnte das dann nennen „Pay As You Sign“, fällt mir jetzt gerade so ein.

Christoph Hübner: Genau und dann kannst du zum Beispiel auch mit einer eigenen Sub-Domain arbeiten also, du könntest dann götz.müller.sign.online an deine Kunden schicken und da dann deinen Standard-Vertrag, deinen Onboarding-Vertrag oder sowas für deine Kunden hinterlegen. Wir sind da noch ganz am Anfang, wie gesagt, also wir haben ein paar Verträge, die wir jetzt machen. Wir machen das erstmal auf Englisch. Wir werden dann in andere europäische Sprachen reinlokalisieren und unser nächster Schritt ist es jetzt, eine Crowd-Investment-Kampagne zu starten, das wird wahrscheinlich im August 2022 passieren über eine Plattform hier, die auch in Estland beheimatet ist, die nennt sich Fundwise, da werden wir versuchen, unsere ersten, ungefähr hunderttausend Euro, Kapital einzusammeln, aber da geht es in erster Linie gar nicht so sehr um das Geld, sondern vielmehr darum, dass wir eine Community aufbauen wollen von Fans, von Leuten, die auch ein materielles Interesse an unserem Erfolg haben, weil unser größter Engpass ist ehrlich gesagt gar nicht so sehr die Software-Entwicklung, sondern eben die Tatsache, dass Leute mitbekommen, dass es sowas gibt und dass sie es auch nutzen können, um ihre eigenen Vertragsprozesse darüber abzubilden.

Götz Müller: Ja, und letzten Endes, und da schließt sich dann der Kreis für mich, im Sinne unter der großen Überschrift, um grundsätzlich irgendwo schlanker zu werden, auch was den Faktor Zeit angeht.

Christoph Hübner: Klar. Und vielleicht auch noch mal so ein Punkt, wir haben die Firma jetzt zu dritt gegründet, ich bin Deutscher in unserem Team mit Wohnsitz in Portugal, wir haben einen Österreicher, der in Österreich wohnt, und wir haben einen Dänen, der in Estland wohnt. Also eine Geschichte, die grundsätzlich, jetzt für ein deutsches Handelsregister irgendwie darstellbar wäre, aber der ideale Anwendungsfall eben so eine Crossborders-Firma zu gründen sind dann eben diesen digitalen Unterschriften hier in Estland, wo wir mit ein paar Klicks die Sache dann einfach direkt ins Handelsregister eintragen können?

Götz Müller: Ja, und da kommt der, würde ich jetzt mal raushören, der Geschmack beim Essen, selber nutzen und dann eben auch sagen, hey, wir erzählen euch nicht irgendwelche Stories, sondern wir nutzen so etwas selber, das ist für mich nur persönlich das beste Indiz.

Christoph Hübner: Ja, klar. Ja, also ich selbst bin seit 2017 mit so einer e-Residency ausgestattet, habe inzwischen, also diese Firma hier, diese sign.online ist die fünfte estnische Firma, an deren Gründung ich beteiligt bin und das ist so ein bisschen wie zum Tätowierer gehen zum ersten Mal. Estnische Firma gründen oder das erste Mal zum Tätowierer gehen, beides macht süchtig, bei einem mal kann man es nicht lassen und vor allem dann, wenn du Mitgründer hast, die auch nicht im in derselben Stadt wohnen wie du, sondern irgendwo vielleicht über mehrere Länder verteilt sind, dann ist es genau das, was hier eine Menge Sinn ergibt und unser Produkt selbst ist ja auch eins, mit dem wir erst mal versucht haben, in unserer Firmenfamilie unser eigenes Problem zu lösen und so eine Dokumentenherstellung aufgrund der Angaben von Kunden zu automatisieren und in den Signaturprozess zu geben, damit haben wir unser eigenes Problem gelöst und dann aber gemerkt, das Problem haben auch noch andere: Lass uns mal gucken, ob wir das nicht in eine eigenständige Lösung ausgründen können für Leute, deren Problem wir damit dann auch ganz einfach lösen können und so ist sign.online entstanden.

Götz Müller: Ja, und das ist im Grunde, wie ich es eben schon gesagt habe, eigentlich der beste Beweis, weil man nämlich nicht, in Anführungszeichen, irgendwas erzählen muss, sondern man kann ja jetzt hier vielleicht nicht schwarz auf weiß, sondern 1 auf 0 oder also digital, sagen: „Hey, guck mal, wir nutzen das selber.“

Christoph Hübner: Ja, und wenn du dann noch so eine Geschichte erzählst wie die vom Notar, dann hat jeder verstanden, warum das Sinn ergibt.

Götz Müller: Ja, prima, Christoph, ich fand das eine spannende Unterhaltung, Digitalisierung, ja, ich würde sagen live erlebt, also deine Geschichte von dem Notar, ich konnte es wirklich vor mir sehen, deshalb ich danke dir für deine Zeit, für die interessanten Aspekte.

Christoph Hübner: Der zweite Notar, bei dem ich persönlich war in Berlin, der hat tatsächlich auch keinen großen Zeitdruck, aber eine riesige Neugierde und wollte dann, weil dem hatte ich auch so ein PDF-Dokument geschickt, weil unsere Gesellschafter ja alle zustimmen mussten, dass die Übertragung stattfinden darf und das haben wir natürlich in einem PDF-Dokument mit qualifizierten elektronischen Signaturen gemacht. Und der wollte sich dann von mir wirklich genau erklären lassen, wie so etwas jetzt funktioniert und wie er das validieren kann und wie er als Notar feststellt, dass das wirklich eine entsprechende qualifizierte elektronische Signatur ist. Dann sind wir das miteinander am Bildschirm durchgegangen und der hat Bauklötze gestaunt und da erst gemerkt, wie das auch seine Arbeit tatsächlich vereinfachen kann.

Götz Müller: Ja. Sehr, sehr spannend. Also, ich danke dir nochmal für deine Zeit.

Christoph Hübner: Sehr gerne, ich danke dir.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Christoph Hübner zum Thema Digitale Signaturprozesse. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 293.

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Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

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