Kaizen 2 go 346 : Redaktionsprozesse - GeeMco : Götz Müller Consulting

Inhalt der Episode:

Wie sieht der typische Wertstrom in einer Redaktion aus, ggf. auch darüber hinaus?
Welche Rolle spielt dabei das Medium?
Welche Meilensteine gibt es dabei?
Welche Aktivitäten bestimmen die Durchlaufzeit? Wo treten ggf. Wartezeiten auf?
Wo gibt es interne Kunden-Lieferanten-Verhältnisse?
Was sind Qualitätskriterien entlang des Wertstroms, wie wird die Qualität sichergestellt?
Wie muss man sich die Abnahme im Vergleich zu technischen Produkten oder Dienstleistungen vorstellen?
Wie hat der Abnahmeprotokoll-Podcast die Kommunikation im Redaktionsprozess verändert?
Was lässt sich aus dem Redaktionskontext in andere Situationen übertragen?

Notizen zur Episode:

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Episode 346 : Redaktionsprozesse

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Ramón Kadel bei mir im Podcast-Gespräch. Er ist der „Chef vom Dienst“ des Handwerk Magazins. Hallo Herr Kadel.

Ramón Kadel: Hi, servus.

Götz Müller: Ja, ich habe schon ein kurzes Stichwort zu Ihnen gesagt, jetzt könnte ich mir vorstellen, nicht jeder von den Produktionsleuten weiß, was ein „Chef vom Dienst“ ist, stellen Sie sich gerne noch mal in ein paar Sätzen vor.

Ramón Kadel: Ja, also ein „Chef vom Dienst“ mal generell bei Medienunternehmen ist eigentlich derjenige, der für Prozesse und die Strukturen in der Redaktion verantwortlich ist. Also wenn man mal das ganz grob zeichnet, gibt es dann sozusagen einen Innen- und Außenminister, der Außenminister ist der Chefredakteur und der Innenminister ist der Chef vom Dienst. Ich glaube, da kann man sich dann schon ein bisschen mehr vorstellen, was ein Chef im Dienst macht. Das heißt, da geht es darum, Redaktionspläne zu pflegen und auch Zeiten und Fristen einzuhalten, oft auch Kontakt zu Anzeigenabteilungen und so weiter und sofort. Also das ist praktisch die klassische Aufgabe eines Chef vom Dienst und ich persönlich, beim Handwerk Magazin, nehme aber auch noch teilweise Aufgaben eines Außenministers war sozusagen. Also ich gehe auch raus auf Termine und repräsentiere das Magazin gerne auch nach außen hin, also wir sind da nicht so ganz trennscharf, sondern wir teilen uns das eher im Team, also der Chefredakteur und ich als Chef vom Dienst.

Götz Müller: Ja, ja, ich denke bei dem Stichwort Prozesse sind jetzt vermutlich, hoffe ich mal ganz stark, alle Zuhörer aufmerksam geworden, weil, darum geht es ja im Grunde immer bei meinem Podcast. Ich finde es jetzt aber eben spannend, dass wir uns über ein Thema unterhalten, was vermeintlich, zumindest wenn wir den industriellen Produktionskontext uns anschauen, wahrscheinlich vielleicht ziemlich weit weg ist, aber Sie haben das Stichwort ja schon gesagt, Prozesse, ich glaube, da gibt es viel mehr, wird sich jetzt rausstellen, viel mehr Gemeinsamkeiten, als man sich vielleicht als Laie, wie ich mich da jetzt bezeichne, vorstellen kann, deshalb vielleicht zum Einstieg die Frage, ich meine irgendetwas muss ja hinten rauskommen, auch da sprichwörtlich, wie sieht also so ein typischer Wertstrom in einer Redaktion aus?

Ramón Kadel: Also es hängt natürlich auch vom Medium ab. Das heißt, natürlich produziert man ein Print-Magazin, also ein gedrucktes Heft, oder publiziert man auf der Webseite, online in den sozialen Medien und vielleicht sogar Video- oder Audio-Formate, also wie hier der Podcast. Was man generell sagen kann, ist, am Anfang steht sozusagen eine Idee, ein Thema. Und wenn ich jetzt ganz, ganz weit zurück gehe, also wo kommt das als erstes Mal zur Sprache? Das ist dann ein Jahr circa, bevor überhaupt ein Magazin von uns erscheint, gibt es da schon ein großes Meeting, wo wir ganz grob mal für die jeweilige Ausgabe im Monat ein Thema festlegen, also mehrere Themen, ein Kernthema und mehrere Themen, im Bereich beispielsweise Finanzen und Versicherungen, Steuern und Recht, betriebliche Prozesse, Digitalisierung, IT. Solche Dinge können das sein, dass wir da ganz grob festlegen, in welche Richtung geht es. Dann der nächste Schritt wäre beispielsweise drei Monate vorher eine Themenkonferenz, wo dann konkret auch ein Beitrag definiert wird: Was ist der Protagonist des Beitrags? Welche Experten werden da befragt? Was sind die Kernaspekte, die dieser Beitrag enthalten muss? Dann, wie wird das Ganze publiziert? Ja, also das heißt, ist es nur ein Beitrag, der zunächst mal für ein Print-Magazin, also für das gedruckte Heft, geplant wird, oder ist es ein Beitrag, bei dem wir schon mitdenken, dass der auch online publiziert wird, der auch vielleicht später in die sozialen Medien geht, der vielleicht auch, wie wir hier uns unterhalten, dann in einem Podcast nochmal aufgenommen wird und darüber berichtet wird. Also das heißt, das muss dann alles festgelegt werden und dann geht eigentlich der. Der Prozess erst wirklich los also, das heißt, dann geht der eigentliche Prozess los, des Recherchierens, des Schreibens des Beitrags, ja, und am Ende, ganz zum Schluss, ist dann für uns als Redaktion der Dateneingang, also der klassische Redaktionsschluss, dann ist der Prozess aber auch noch nicht beendet, sondern dann übernehmen die Kollegen. Das muss ja dann zum Druck, also das heißt, es muss in der Druckerei ankommen über den Digitalprozess mit Freigabe und dann wird in der Druckerei natürlich letztlich das Heft gedruckt und später dann zum Leser, zum Kunden ausgeliefert. Das ist dann der klassische Prozess, wie so ein Print-Magazin entsteht.

Götz Müller: Ja, wenn ich mir das aber vor mein geistiges Auge hole, höre ich da überhaupt nicht so viel Unterschiede raus zu irgendeiner Industrieproduktion. Da ist auch der Auslöser irgendeine Idee, was könnte vielleicht ein Kunden, welcher Kunde, was könnte der vielleicht irgendwann kaufen und bei Ihnen vermutlich, was interessiert den denn, Sie werden ja wahrscheinlich keine Inhalte generieren, wo keiner sagt: „Ja, coole Sache, interessiert mich.“

Ramón Kadel: Genau. Also es geht da drum, dass wir natürlich antizipieren, was die Zielgruppe interessiert, und wir sind natürlich ein Magazin, das ja monatlich erscheint, das heißt, wir sind so gestrickt, dass wir auch eine Jahresplanung machen können. Also ich spreche jetzt für ein Magazin, das auch viele Nutzwertformate hat, also unser Kernelement ist Nutzwertjournalismus, das heißt, wir können natürlich schon im Voraus planen, so wie ich es eben geschildert habe. Wenn man jetzt natürlich tagesaktuell produziert und als Kernelement nicht Nutzwert hat, sondern beispielsweise News, Nachrichten, Neuigkeiten, dann ist dieser Prozess, den ich eben beschrieben habe, ja sozusagen so nicht durchzuhalten. Da wird dann wahrscheinlich anders vorgegangen. Da wird dann tagesaktuell geschaut, was ist gerade wirklich relevant und was muss ich dem Leser möglichst schnell aufbereiten. Bei uns ist es umgekehrt, dass wir Themen antizipieren und anhand unserer Erfahrung, was hat die Zielgruppe früher interessiert, was interessiert sie aktuell und dann geht es eben darum zu antizipieren, was wird in einem halben Jahr, Jahr oder vielleicht, wenn wir bei der Themenkonferenz sind, in drei Monaten dann so interessant sein, dass es der Leser wirklich spannend findet, dass es den Leser interessiert und dass er auch wirklich einen Nutzwert, einen Nutzen daraus zieht. Also wir wollen ja sozusagen dem Leser helfen bei einer Herausforderung, bei einem Problem, das er lösen will in seinem Handwerksbetrieb und genau das ist der Punkt, wo wir dann uns Gedanken machen, uns in den Leser reinzusetzen und dann ja in diese Richtung hin, unsere Themen definieren.

Götz Müller: Ja, ich höre da jetzt aber eben auch raus, es, wie soll man es ausdrücken, durchaus unterschiedliche, nennen wir es mal Ausprägungen gibt und natürlich eben, Sie haben vorhin von einem Jahr gesprochen, jetzt klassisch scheint es, aber korrigieren Sie mich da gerne, natürlich eine extrem lange Durchlaufzeit zu sein, wenn ich das jetzt wieder so mit dem Produktionsthema vergleiche, besteht dann da irgendwo die Gefahr, dass man dann etwas gebaut hat, was vielleicht dann doch keiner haben will oder ist der Blick in die Glaskugel, ich drücke es mal ein bisschen flapsig aus, aufgrund von Erfahrung dann doch so gut, dass man da nicht daneben liegt?

Ramón Kadel: So, meistens geht es gut. Das sind ja die Themen, die so grob die Zielgruppe so interessieren, dass sie uns abonnieren. Ja, so will ich das mal sagen, also das heißt, das sind genau die Themen, weswegen wir abonniert sind, das heißt, da haben wir jetzt wenig Themen, die an der Leserschaft vorbeigehen. Das sollte uns nicht passieren, dann müssen wir uns wirklich Gedanken machen, ob wir ganz richtig liegen, ob wir unsere Zielgruppe verstehen. Wir führen da ja auch dann Leserbefragungen durch oder machen eine Marktanalyse, Marktforschung auch, um natürlich auch immer nah am Leser zu sein, aber wir unterhalten uns auch persönlich mit den Lesern, ob das jetzt ein Leserbrief ist oder wenn wir draußen in die Betriebe gehen und dort Termine haben, gerade unser Außenminister, hatte ich vorhin erwähnt, unser Chefredakteur, der ist oft bei Unternehmern, bei Handwerkern und fragt dann auch immer natürlich gleich nach: Was ist euch gerade wichtig? Also da sind wir schon sehr nah dran an der Leserschaft, an der Zielgruppe. Trotzdem möchte ich jetzt das nicht ausschließen. Beispielsweise kann ich mich ganz genau erinnern, die Corona-Pandemie, wir haben eine Jahresplanung gemacht, wir haben eine dreimonatliche Planung gemacht, also drei Monate im Voraus Themen festgelegt und das war natürlich dann im März 2020, spätestens April 2020 war diese Jahresplanung im Prinzip, ja, wertlos geworden, weil all das, was vorher irgendwie spannend war oder interessant war, was man antizipiert hat, was die Leserschaft, die Zielgruppe interessiert, das ist da natürlich dann, das ist in den Hintergrund gerückt und auf einmal ging es um Krisenmanagement, ja, Hauptsache Krisenmanagement hauptsächlich überleben der Betriebe, Kurzarbeit einführen usw., das heißt, da haben wir dann natürlich auch umgestellt und waren auf einmal in einer wirklichen monatlichen Vorplanung. Also da hatten wir für so ein Thema dann drei, vier Wochen Zeit, anstatt dass wir uns drei Monate vorher überlegen, was wird publiziert oder vielleicht sogar eine Jahresplanung machen.

Götz Müller: Ja, ich würde mal vermuten, ich hau da mal einen meiner Standardsprüche raus, schwacher Toast für Sie, aber es geht natürlich in dem Kontext ganz vielen so.

Ramón Kadel: Das stimmt.

Götz Müller: Gut, was ich jetzt immer ganz gern mache, ein bisschen reinzoomen in den Prozess, weil das stelle ich jetzt im klassischen Kontext, nenne ich das dann immer, fest, dass man zwar den Endkunden sehr deutlich vor seinem geistigen Auge hat, aber manchmal so ein bisschen vernachlässigt, wer denn da intern alles nacheinander mitarbeitet, also welche internen Kunden-Lieferanten-Verhältnisse gibt es. Sie haben eins schon genannt, wenn es dann von dem Inhalt in das physische Produkt geht, aber jetzt wieder die laienhafte Frage von mir natürlich auch, gibt es da vorher schon Dinge?

Ramón Kadel: Also es gibt natürlich viele, die an einem Beitrag an einem Heft mitarbeiten, die nicht ein Jahr zuvor eingebunden sind, so würde ich es mal nennen, und die auch erst ins Spiel kommen ab dieser drei Monate vorherigen Planung. Also das ist beispielsweise ganz klassisch das Layout, was einen Beitrag natürlich bauen muss, setzen muss, so ins Layout bringen, digital natürlich, dass das auch in unserem CI super aussieht. Wir haben Fotografen, die müssen unsere Protagonisten dann natürlich auch fotografieren, damit wir schöne Bilder im Heft haben und wir haben, das darf man nicht vergessen, muss ich auch noch mal hervorheben, wir haben natürlich auch freie Autoren, also Autoren, die nicht in der Redaktion fest angestellt sind, sondern als freie Mitarbeiter für uns arbeiten. Und genau die kommen ab dieser drei-monatlichen Vorplanung ins Spiel und die sind natürlich auch ganz wichtig und die darf man nicht vergessen bei dem Prozess, da die auch, genauso wie wir Redakteure, die geistige Arbeit verrichten, die Kreativarbeit verrichten, um dann einen Beitrag zu schreiben. Ja und?

Götz Müller: Ich könnte mir eben vorstellen, dass die natürlich da eine viel kürzere Reaktionszeit haben, weil sonst den gesamten Wertstrom die Durchlaufzeit natürlich unter Umständen negativ beeinflusst.

Ramón Kadel: Das ist korrekt. Die Fotografen vor allem sind teilweise so, dass man sie, weil auch unsere Protagonisten, also Handwerker und Handwerkerinnen, die haben oft wenig Zeit, viel zu tun, die sind ja alle Chefinnen, Chefs von kleinen, mittelständischen Betrieben, die muss man erst mal erwischen für ein Fotoshooting. Das heißt, die Fotografen sind sehr spontan, können wir nur dankbar sein, dass die zum Beispiel innerhalb von ein, zwei Tagen dann einen Termin, ja, bestätigen können, also mit den Protagonisten Kontakt aufnehmen, einen Termin definieren, irgendwo in Deutschland und dann auch schon das Fotoshooting durchführen. Also das heißt, da haben wir wirklich teilweise nur zwei, drei Tage und dann ist alles im Kasten und, ja, das sind alles Themen, da sind die relativ schnell oder relativ flexibel, weil Mitarbeiter können auch relativ flexibel sein. Das Briefing ist trotzdem extrem wichtig, aber natürlich ist es klar, die freien Mitarbeiter haben auch viel weniger Zeit, da die ja erst ins Spiel kommen, wenn wir unsere Themen sozusagen schon definiert haben und dann als nächsten Step kommen die ins Spiel und haben dann, sagen wir mal, Pi mal Daumen, vier, fünf Wochen Zeit in etwa, um einen Beitrag zu schreiben.

Götz Müller: Ja, ich habe dann eben auch rausgehört, bei dem Stichwort Briefing, man muss sich dann schon ein Stück weit, ja, als Kunde sehr gut überlegen, als interner Kunde, was man denn haben möchte und auch das erlebe ich an anderer Stelle immer mal wieder, dass das die internen Kunden gar nicht so auf dem Schirm haben, dass sie selber, weil sie ja nicht so, Sie hatten vorhin das Stichwort gesagt, Interviews mit Lesern machen, dann sagen die einem schon, was man haben will. Das heißt, ich gehe aktiv auf die zu, jetzt erlebe ich es aber in meinem Kontext oft, dass man seine internen Kunden gar nicht so genau fragt oder auch die Lieferanten: Was braucht ihr denn, damit ihr gute Arbeit abliefern könnt?

Ramón Kadel: Also Stichwort Briefing, das ist tatsächlich genau das, was ganz wichtig ist. Daran hängt dann wirklich alles weitere, also das ist ja nicht nur so, dass wir ein Print-Magazin produzieren, das wird dann irgendwann gedruckt und dann wird das Ganze vergessen, sondern im Regelfall wird der Beitrag ja auch digital weitergespielt, hatte ich ja eingangs erwähnt. Das heißt, ein Beitrag wird dann auch online aufbereitet, erhält noch zum Beispiel Audio-Elemente oder Video-Formate hinzu und vielleicht auch Downloads, Arbeitshilfen, Musterverträge. Das heißt, da ist eine extrem gute Planung erforderlich, damit diese ganzen Elemente dann auch noch zu dem Beitrag dazu kommen. Also erstmal steht der gedruckte Beitrag im Heft, aber wenn dann nur zwei, drei Wochen später dieser Beitrag auch online erscheint und angereichert ist mit noch diversen nutzwertigen Multimediaelementen, das macht eine, ja, sehr gute Planung nötig und wir arbeiten da in der Redaktion mit einem Scribble und das ist unser zentrales Element. Also jeder freie Autor beispielsweise, aber auch jeder Redakteur, alle, die Beiträge schreiben, müssen in dem Scribble sagen, um was geht der Beitrag, voraussichtliche Überschrift, dann ein Teaser, also das heißt ganz klassisch der sogenannte Küchen-Zuruf, so nennt man das im Journalismus, das heißt eigentlich in einem Satz, um was genau geht der Beitrag, was wird hier beschrieben und was ist die Herausforderung des Beitrags, die da beschrieben wird und Lösung. So, und dann wird noch definiert in diesem Scribble, welche Elemente brauchen wir, also zum Beispiel Multimediaelemente, wie ich es gerade beschrieben habe, aber auch ganz viele Tabellen, Listen, Elemente, Infokästen, ja. Also diese ganzen Dinge sind da auch definiert und dann auch Kontakte brauchen wir, Experten-Kontakte, brauchen wir vom Experten beispielsweise auch ein Foto, ja, weil der auch abgebildet werden soll im Heft, brauchen wir über die Protagonisten hinaus vielleicht noch zwei, drei weitere Beispiele, die auch in dem Thema aktiv sind und dort gute Best Practices geliefert haben und brauchen wir vielleicht irgendwelche Kreativ-Mitarbeiter, die dann auch mitspielen können, also beispielsweise Illustratoren fallen mir da ein, die man für so eine Geschichte einbinden könnte und natürlich auch eine Adresse für den Fotografen, wo er hinlaufen kann, um die Bilder zu machen, die ich vorhin schon erwähnt habe. Also da sind ganz viele Planungsschritte, ganz kleine Planungsschritte, die fangen wir in diesem Scribble ab, je Geschichte, je Heftbeitrag ein Scribble und anhand dessen können wir dann sozusagen den Prozess definieren, die nächsten drei Monate bis zur Print-Veröffentlichung beziehungsweise da noch mal zwei Wochen drauf, dass dieser Text dann auch mit allen weiteren Elementen, die ich gerade erwähnt habe, dann auch online erscheint.

Götz Müller: Mhm. Ich höre da jetzt auch raus, so etwas wie eine Checkliste, die einerseits von der Struktur her sehr klar ist, aber Freiheitsgrade eben bei den Inhalten natürlich, weil es ist ja inhaltlich kein Beitrag wie der andere. Und eben aber über diese Checkliste ein hohes Maß an Ablaufstandardisierung entsteht, oder?

Ramón Kadel: Genau. Also Ziel ist es ja, einen Rahmen vorzugeben. Also das heißt, um kreativ arbeiten zu können, braucht es, glaube ich, einen sehr standardisierten Prozess. Je standardisierter und je klarer der Rahmen ist, desto mehr Freiheit ist dann da, um im Rahmen dessen effizient arbeiten zu können. Also die Effizienz steigert sozusagen die Freiheit, die man hat, um kreativ zu arbeiten, weil, wenn man sich nur damit beschäftigt, darüber nachzudenken, ich muss jetzt eigentlich noch Adressen raussuchen, damit der Fotograf was hat und, ja, dann habe ich vergessen, welche Nutzwert-Elemente eigentlich im Text drin vorkommen sollen, da muss ich jetzt noch mal nachrecherchieren, oh Gott, ich habe nur noch eine Woche Zeit, da muss ich schnell googeln, gibt es vielleicht noch eine Tabelle, eine Statistik zu diesem Thema, also all diese Dinge, die da auch Stress verursachen und die irgendwie in der Planung schon vorher abgefangen werden können, die erleichtern die Arbeit, so dass der Text ja auch kreativer wird, oder der Beitrag, oder das, ich nenne es einfach mal das journalistische Produkt. Es kann auch ein Podcast sein oder ein Video, ein Bewegtbildformat. Also all diese Dinge können kreativer, können freier ausgeführt werden, weil mehr Zeit da ist, weil man sich nicht so sehr mit diesen ganzen Prozessen beschäftigt, die ja im schlimmsten Fall, wenn es gar kein Scribble gibt, einen wirklich die meiste Zeit beschäftigt und dazwischen wird irgendwann mal ein Text geschrieben, also das wäre so der Worst Case, also Textschreiben ist so mal schnell zwischendurch und der Rest der Zeit wird irgendwie versucht, diesen Beitrag so zu orchestrieren, dass er irgendwie noch fertig wird, ja und dann wird nach und nach irgendwas immer hinzugefummelt. Das heißt irgendwie Baustein für Baustein kommt hier noch was dran und da noch was dran und dann wird der Text, der Beitrag schon irgendwie fertig, aber er ist jetzt auch nicht das Ergebnis, was der Leser von uns erwartet, weil der erwartet natürlich, dass wir ihn nutzwertig informieren und dass der Text ja trotzdem spannend zu lesen ist, und genau das passiert, wenn man vorher diese kreative Freiheit hat, die man sich aber nur erschaffen kann, indem die Prozesse klar standardisiert sind.

Götz Müller: Ja, ich finde das jetzt wunderbar. Das ist also Wasser auf, ganze Wasserfälle auf meine Mühlen, weil ich erlebe es viel zu oft so Aussagen „Wir wissen doch, was wir tun, das legt uns jetzt Handschellen an und dann macht es ja keinen Spaß mehr und ist ja immer wieder das Gleiche“, wo ich dann immer sage, und genau das haben Sie ja gerade gesagt, diese Klarheit auf der Prozessebene gibt mir dann die Freiheit für die Kreativität. Deshalb finde ich das wunderbar, weil ich glaube oder ich hoffe auch mal, der ein oder andere fühlt sich jetzt ein bisschen an der Nase gegriffen.

Ramón Kadel: Ja, ist schon möglich. Also ich will jetzt auch nicht hier sagen, dass bei uns alles 100 % genau so läuft. Das ist jetzt ein Idealbild, was ich zeichne. Das heißt, natürlich ist es so, dass jeder Redakteur, Redakteurin, der diesen Beruf schon vielleicht dreißig Jahre macht, natürlich genau das sagt. Also, er sagt natürlich auch, ich habe das schon lange so gemacht, ich habe das einfach im Blut, ich habe die Erfahrung und ich bekomme den Text auch so nach meinem Horizont hin und das ist natürlich auch so. Also ich will nicht in Frage stellen, dass so ein Text auch dann irgendwie erscheint, aber genau das ist der Punkt dieses irgendwie wird es schon werden. Da ist so viel Stress in der Zwischenzeit passiert, da ist so viel an Kreativität verloren gegangen, weil man sich mit Prozessen beschäftigt hat und auch alle nachgelagerten Gewerke, würde ich jetzt mal in Handwerksdeutsch sagen, also das heißt, alle, die danach an diesen Text ranmüssen, weil der Text, der ist ja gedruckt, aber dann damit noch nicht fertig, der muss online veröffentlicht werden, der muss als Vorlage für ein Video dienen oder für einen Podcast, der wird verändert, um noch weitere, zum Beispiel Checklisten, Arbeitshilfen, Downloads anzuhängen. All diese Prozesse sind dann ja nachgelagert davon abhängig, wie gut der erste Prozess gelaufen ist. Und all das ist praktisch nicht mehr so zu lösen, indem man sagt „Ich mache das ja schon 30 Jahre und ich habe das im Blut“, also das eigentliche Kernprodukt wird schon irgendwie werden, aber dieses irgendwie behindert eben ganz viele weitere Prozesse und ganz viel Kreativität, die wir sonst halt freisetzen könnten.

Götz Müller: Ja, und man kann eben da, auch wenn es vielleicht nicht so ist wie in einem externen Kunden, aber man kann da den, der im nächsten Prozess-Schritt tätig ist, den kann man schon so ein bisschen, also ich finde es auf jeden Fall sehr wertvoll, den so ein bisschen durch eine Kundenbrille betrachten, also beziehungsweise annehmen: Okay, das ist mein Kunde, er arbeitet ja mit dem weiter, was ich ihm liefere und wenn das halt zu spät kommt, dann verursache ich bei ihm Stress.

Ramón Kadel: Das ist richtig. Genau. Also das ist auch der Ansatzpunkt, den wir beispielsweise gewählt haben, als wir das erste Mal gesagt haben: Wir machen jetzt eine dreimonatliche Planung vorher, also ganz ursprünglich noch vor zwei, drei Jahren, hat es angefangen mit einer monatlichen Planung, das heißt, wir haben einen Monat vorher wirklich konkret beschlossen, das kommt in die nächste Ausgabe, so soll der Text sein und so weiter, also diese Schritte, die ich vorhin beschrieben habe, haben wir einen Monat vorher festgelegt und mit dem Argument „Da kommen noch ganz viele Personen danach, die aber eben mit diesem Beitrag oder mit dem Produkt weiterarbeiten müssen“, genau mit diesem Argument haben wir gesagt, wir brauchen eine längere Planungsphase und so können wir bei allen Stress abbauen, die Effizienz steigern, am Ende ja auch sogar die Kreativität desjenigen erhöhen, die Freiheit für die Kreativität desjenigen, der diesen Text schreibt, diesen Beitrag schreibt, und das heißt, der hat noch etwas gewonnen? Und danach geht es eben dann weiter mit den weiteren Prozessen, hin zu Podcast oder zum Video oder zur Arbeitshilfe. Also das sind alles Dinge, die dann aber dadurch entstehen können, dass wir mit der Planung ein bisschen nach vorne gerückt sind, also dreimonatliche Planung machen und genau mit dem Argument, also genau dieses Argument ist ganz wichtig zu sagen: Achtung, es gibt mehrere Personen in dem Prozess, mehrere Stationen, die da beteiligt sind, dass aus der Idee ganz am Anfang letztlich ein Beitrag wird, egal wo er denn dann schließlich publiziert wird, also im Heft oder später dann auf der Webseite oder in den sozialen Medien oder als, zum Beispiel, Audio-Format.

Götz Müller: Ja, jetzt haben Sie gerade noch mal das Stichwort Podcast gesagt, und das ist ja im Grunde auch der Auslöser gewesen, dass ich überhaupt auf Sie gestoßen bin. Sie haben einen Podcast, der nennt sich Abnahmeprotokoll. Da muss man jetzt erstmal als Außenstehender drüber nachdenken, was ist mit Abnahmeprotokoll gemeint, aber ich fände es spannend, wenn Sie da drüber noch ein bisschen erzählen, weil wir uns da in meinem Verständnis zumindest ja bisschen auf eine inhaltliche Ebene bewegen, wo wir also nicht mehr über den reinen Prozess nur reden, sondern eben auch über Inhalte, weil das ja durchaus wieder in einem anderen Kontext auch so ist. Ich schaue mir halt an, was bekomme ich da von meinem Lieferanten, internen Lieferanten, hat es die Qualität die ich brauche? Wenn ja oder wenn nein, was mache ich, wie gehe ich damit um, gemeinsam, wenn es die Qualität nicht hat?

Ramón Kadel: Richtig. Also wir wollten mit dem Namen Abnahmeprotokoll zunächst mal eine Analogie bilden, hin zum Handwerk. Da gibt es natürlich auch das Abnahmeprotokoll, da ist der Begriff ja ursprünglich her und auch sehr bekannt, zumindest bei uns in der Zielgruppe. Das heißt, da wird eben zum Beispiel ein Bauprojekt, eine Wohnimmobilie, oder auch andere Dinge, wird dann vom Auftraggeber abgenommen und dann wird eben das Abnahmeprotokoll zusammen durchgegangen und geschaut, gibt es da irgendwo Stellen, an denen noch nachgebessert werden muss, wo sind Stellen, die man praktisch so übernimmt, die aber in der Planung ein Fragezeichen hervorgerufen haben und ist es dann soweit, dass man gemeinsam sozusagen entscheiden kann, dieses Bauprojekt ist abgenommen, so da kann man unterschreiben und sagen: Okay, das Haus ist jetzt fertig gebaut sozusagen. Und so ähnlich, in der Analogie jetzt gesprochen, ist es dann bei uns im Kleinen, im sehr Kleinen mit einem Beitrag, der im Heft erscheint. Wir haben ja die diversen Schritte des Produktionsprozesses, also so wie ich es jetzt schon mehrfach geschildert habe. Und am Ende ist es so, dass da eine Abnahme passiert, und zwar einmal durch mich, das heißt, durch den Chef von Dienst. Und auch durch den Chefredakteur, der letztlich die Druckfreigabe gibt. Das heißt, er schaut sich auch den Beitrag noch mal an und schaut eben inhaltlich, formal durch und sagt, okay, dieser Beitrag ist abgenommen und der kann wiederum dann freigegeben werden zur Druckerei, also da wird keiner mehr rangehenden, ändern, sondern dieser Beitrag kann jetzt in den Druck. Wichtig ist bei uns noch, also bei mir ganz wichtig als Aufgabe, wenn der Beitrag jetzt dann später in die Onlinekanäle geht, dann sind noch ganz viel mehr Kriterien nötig. Also da ist vor allem natürlich die Suchmaschinenoptimierung das Allerwichtigste, also dass sie SEO-optimiert sind, die Beiträge, dass sie bei Google auch aufgefunden werden, da gibt es ganz viele vorher klar definierte Formalien, die eingehalten werden müssen, Überschrift, Zwischenüberschriften, die Bilder müssen klar definiert und beschrieben sein. Wir brauchen Verlinkungen im Beitrag und so weiter und sofort, also klassische SEO-Kriterien und das muss eben dann auch abgenommen werden. Das ist im Prinzip dann auch eine meiner Aufgaben und all diese Dinge inhaltlicher Natur, das heißt Abnahmeprotokoll, also, dass wir das so durchgehen wie eben auch bei einem Haus durchgegangen wird „Was waren die einzelnen Schritte und sind die erfüllt?“, so ähnlich kann man das auch mit einem Beitrag machen, und wir hatten dann die Idee, dieses Abnahmeprotokoll sozusagen auch als Vorlage für einen Podcast zu nehmen, also unser Podcast-Format ist dann so aufgebaut, dass ein Redakteur, eine Redakteurin oder auch Autorin, die nicht fest angestellt ist bei uns, sondern als freie Mitarbeiterin, dass diejenige, die den Beitrag wirklich geschrieben hat, die Autorin des Beitrags, dann sich mit mir unterhält über den Beitrag im Heft und ich dann sozusagen mit ihr durchgehe, was sind hier die wichtigsten Punkte in diesem Heftbeitrag, um was geht es inhaltlich und was kann der Leser, die Leserin daraus dann lernen und mitnehmen für seinen täglichen Betriebsablauf und genau diese Schritte, wird dann natürlich unterhaltsam gesprochen, werden dann im Podcast aufgezeichnet und am Ende ist das dann ein guter Teaser. Also man erfährt schon als Zuhörer sehr viel aus dem Podcast, aber es ist auch ein guter Teaser auf den großen Beitrag auf die fünf bis sieben Seiten im Heft, weil in diesem Podcast, in den ungefähr zehn bis fünfzehn Minuten, die wir da sprechen, ist alles ungefähr besprochen, um was es geht im Beitrag. Das Detailwissen wiederum gibt es dann im Heftbeitrag zu lesen, und das ist im Prinzip das Konzept von Abnahmeprotokoll, sodass man da schon eine gute inhaltliche Richtung hat und erfährt, um was es in dem Beitrag geht und es teasert hin auch das Print-Produkt.

Götz Müller: Ja, da würde mich jetzt noch interessieren, weil ich höre so ein bisschen raus, das ist im Grunde auch so ein Blick von außen selber, auch wenn das natürlich unter Umständen ein bisschen schwierig ist, auf den eigenen Prozess. Hat so eine Art von Reflexion vielleicht hat es dann vielleicht auch an der ein oder anderen Stelle etwas verändert, dass man sich da so darüber unterhält?

Ramón Kadel: Also durch den Podcast an sich haben wir nur punktuelle Änderungen am Produktionsablauf insgesamt gehabt, was sich vor allem ändert ist eigentlich, das hatte ich ja vorhin schon erwähnt, ist eigentlich die Planungsphase, also der Podcast an sich, der kommt ja immer nach dem Print-Beitrag logischerweise. Also es muss erst mal ganz klar der Print-Beitrag stehen, der muss fertig sein, der muss auch schon für den Druck freigegeben sein und dann werden wir zusammen gemeinsam den Podcast aufzeichnen und das heißt, damit das funktioniert muss eben vorher schon, also bei dieser Themenkonferenz drei Monate vorher muss schon klar sein, dass wir aus diesem Beitrag, der dann in den Druck geht, irgendwann drei Monate später, dass wir aus diesem Beitrag auch eine Podcast-Folge generieren, weil dann kann der Autor schon sich damit beschäftigen und kann sozusagen zweigleisig planen, indem er sagt: Okay, ich schreibe den Beitrag, mache mir aber auch gleichzeitig schon Hintergedanken „Ah, dieser Beitrag wird auch als Podcast veröffentlicht und die Schritte muss ich im Kopf vorbereiten“ und das hilft natürlich dann auch noch mal dem jeweiligen Autor, der jeweiligen Autorin, natürlich immer wieder im Gedanken das Scribble durchzugehen, worüber wir auch schon gesprochen haben und dann noch mal sich gegenzuchecken, habe ich praktisch alle Informationen, die ich meinem Küchenzuruf, also dieser Teaser der Geschichte, habe ich diese Informationen, die ich da ankündige, auch im Beitrag erfüllt, weil nur, wenn diese erfüllt sind, dann kann es auch mit dem Podcast funktionieren. Also auch dann nur würde im Podcast eine gute Abnahme gelingen. Ja, also natürlich, wenn der Beitrag die Anforderungen erfüllt, die man im Scribble stellt, dann wird auch der Podcast super, weil beides voneinander abhängig ist. Das heißt, lange Rede, kurzer Sinn, die Auswirkungen sind im Prinzip jeweils punktuell bei diesem Beitrag so, dass man auf, ja, eine längere Planungsphase ein bisschen angewiesen ist und sich gleichzeitig Gedanken macht, zweigleisig über einmal Audio-Format und einmal Print-Format.

Götz Müller: Ja, und ich versetze mich, oder zumindest habe ich das rausgehört, ich versetze mich immer wieder ein Stück weit in die Position des Kunden, was denn für den interessant sein wird und wie ich das rüberbringe.

Ramón Kadel: Ja, richtig, ja. Also der Kunde ist ja unser Leser oder Zuhörer, im Podcast ist es der Zuhörer und wir versetzen uns in den rein und versuchen natürlich dann auch das so zu formulieren oder zu sprechen, dass seine Herausforderungen und Problemstellungen gelöst werden. Also natürlich kann es auch unterhaltsam sein, was wir da tun. Also so ein Podcast soll ja nicht trocken sein, es soll Spaß machen zuzuhören, kann auch witzig sein, teilweise, aber wichtig ist, genauso wie beim Print-Heft, also bei der gedruckten Ausgabe, dass irgendwo ein Problem, was am Eingang schon definiert wird, also durch die Überschrift steht dann da zum Beispiel „Wie verbessere ich meine Ausbildung oder meine Weiterbildung im Betrieb? und dass das dann auch im Podcast thematisiert wird und ein paar erste Lösungsansätze schon dem Leser in die Hand gegeben werden, das ist dann ganz wichtig, dass er immer irgendetwas lernen kann. Ich glaube, das ist unsere Aufgabe, sowohl im Print-Heft als auch schon beim Podcast. Und genau deswegen müssen wir uns dann natürlich auch in die Zielgruppe reinversetzen.

Götz Müller: Ja, und immer auch eben über diese, ich nenne es jetzt mal Randbedingungen nachdenken, weil auch wenn man ein Auto nimmt, dann im Grunde ist der primäre Nutzen, ich komm von A nach B und jetzt wissen wir aber alle, wenn das alles wäre, dann könnten wir entweder schnellere Pferde nehmen, à la Henry Ford, man müsste aber über Farbe, und jetzt in dem Kontext vielleicht Spaltmaße, über solche Dinge gar nicht nachdenken. Trotzdem spielt das eine ganz wichtige Rolle und das fand ich jetzt auch so spannend in unserer Unterhaltung, dass aus diesem vermeintlich weit entfernten Redaktionsprozess doch so viele, für mich jetzt, Gemeinsamkeiten entstanden sind, die ich mir ja im Vorfeld so gar nicht bewusst gemacht habe und deshalb danke ich Ihnen sehr für Ihre Zeit, für die Einblicke. Das war wieder eine spannende Episode.

Ramón Kadel: Ja, gerne, freut mich. Danke.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Ramón Kadel zum Thema Redaktionsprozesse. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 346.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei Apple Podcasts. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.
Jetzt eintragen und Artikel/Denkanstöße zukünftig per eMail erhalten.

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