Warum das A zum Schluss und trotzdem oft zu kurz kommt

Mit dem A meine ich natürlich nicht den ersten Buchstaben des Alphabets. Es geht mir auch nicht um das A aus dem A3-Management. Vielmehr geht mir um das A aus dem Act als dem letzten Teil aus dem PDCA-Zyklus. Der Gedanke zu diesem Artikel ist aus dem siebten Teil einer Artikelserie von Heiko Bartlog im Blog der t2informatik entstanden. [1]

Er hat dort u.a. die Retrospektive aus dem Scrum-Framework thematisiert und Probleme aufgezeigt, wenn dieses Element als scheinbar unwichtig aussortiert wird und der tiefere Sinn dahinter missverstanden und deshalb ignoriert wird.

Beim Lesen des Artikels hatte ich durchaus ein paar Deja-vue-Effekte, egal ob man jetzt die Lessons-Learned aus dem klassischen Projekt-Management als Referenz nimmt oder eben die Act-Phase aus dem PDCA-Zyklus.

Ähnlich wie mir oft das Missverständnis begegnet, dass die vier Phasen des PDCA-Zyklus jeweils 25 % des zeitlichen Aufwands ausmachen und damit auch die Plan-Phase ein Viertel der Zeit einnimmt (was in Wahrheit 50-60 % sein sollte), gilt das auch etwas vergleichbares für das Act.

Natürlich entsteht der primäre Nutzen in der Do-Phase, in der die Veränderung und hoffentlich in der Check-Phase bestätigte Verbesserung eintritt. Im übertragenen Sinn entspricht das der Wertschöpfung im Wertstrom, speziell wenn man die Kundenbrille aufsetzt und die Wertschöpfungskriterien anlegt. Das heißt, hier wird die Leistung erbracht und der Nutzen für den Kunden gestiftet.

Jetzt aber hier aufzuhören würde in meinen Augen fast damit gleichbedeutend sein, die Rechnung zur Vergütung der erbrachten Leistung wegzulassen oder die Ernte im Herbst nicht einzufahren.

„Was wirklich zählt, sind gute Enden – keine schlechten Anfänge.“

– Ibn Taimiyah

Im Lean Kontext bzw. im PDCA-Zyklus kommt dieser letzten Phase eine ähnliche Rolle zu. Nicht nur, dass beim Weglassen der zentrale Teil der Standardisierung entfallen würde (und damit das Fundament für bleibende Verbesserungen und die Basis für weitere Schritte). Es würde eben auch der bewusste Teil des Lernens aus den gemachten Erfahrungen (positiv wie negativ) in Form der Reflexion entfallen, ebenso wie der Transfer in andere Bereiche und damit die Vervielfachung des Nutzens aus der Veränderung und Verbesserung.

Selbst wenn wir jetzt mal annehmen, dass schon in der Check-Phase klar ist, dass die Veränderung den gewünschten Effekt bringt und das angestrebte Ziel damit erreicht ist, wäre das Weglassen des Transfers der Erkenntnis gleichbedeutend mit dem englischsprachigen Leaving-Money-on-the-Table.

Mag sein, dass damit zusätzlicher Aufwand verbunden ist. Aber gerade dieses Beschäftigen mit dem erfolgreichen Abschluss ist im Sinne der Reflexion anspruchsvoller als der Erwerb von Lernerfahrungen aus (vermeintlichen) Fehlschlägen und nicht gelungenen Veränderungen (was aber oft genug auch unterbleibt, weil man sich diesen Fehlschlägen nicht stellen und so schnell wie möglich sogar den Mantel des Schweigens darüber hüllen will).

Dieser wichtige letzte Teil kommt auch im jeweils vierten Schritt der drei klassischen Job-Module des Training Within Industry zu Ausdruck. Egal, ob es um den Abschluss einer Job Instruction geht, die Ergebnisüberprüfung und den Zielabgleich bei den Job Relations oder die Anwendung der neuen Vorgehensweise bei den Job Methods, ohne den vierten Schritt zum Schluss bleiben alle Anstrengungen der ersten drei Schritte unvollkommen und verpuffen regelmäßig in ihrer Wirkung.

[1] Blog-Artikel

Frage: Welche Rolle spielt der Abschluss bei Ihren Verbesserungsbestrebungen? Welche Folgen ergeben sich daraus? Was wären mögliche Alternativen?

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