Was 5S und 5A mit A3 zu tun hat

A3

Wenn man diese Frage in einem Smalltalk mit „normalen“ Menschen, d.h. außerdem des Lean Universums, in den Raum stellt, darf man sich nicht wundern, wenn der Gesprächspartner beginnt, nervös auf die Uhr zu schauen. In der Regel ist das ein untrügliches Zeichen für den dann beherrschenden Gedanken „ok, wie komme ich jetzt hier schnell weg“.

Im Lean Kontext dagegen wird der Gesprächspartner hoffentlich verständnisvoll nicken und vielleicht sogar nachfragen, welcher Gedanke hier dieser Fragestellung steckt. Was hinter 5S und A3 an sich steckt, sollte hoffentlich dabei nicht Teil der Fragestellung sein.

Im Grunde ist die Antwort ganz einfach, wenn man sich als Ausgangspunkt auf die 5 einzelnen ‘S' bzw. ‘A' konzentriert und die einfach auf A3 anwendet.

1. S bzw. A – Sortieren / Aussortieren

Hier geht also darum, Wichtiges und Benötigtes von Unwichtigem und Unnötigem zu trennen. Im A3 (Formular) ist das aufgrund des beschränkten Platzes auf dem A3-Papierbogen besonders wichtig. Im Idealfall sind diese Bestandteile erst gar nicht auf dem Blatt gelandet. Das kann erreicht werden, indem man diesen Aspekt schon im Denkprozess berücksichtigt und sich den späteren Platzbeschränkung bei der Verschriftlichung bewusst ist. Spätestens bei jedem Phasenübergang im PDCA-Zyklus ergibt sich die Chance und die Notwendigkeit diesen Punkt zu überprüfen und ggf. „Dinge“ zu hinterfragen, wegzulassen bzw. zu reduzieren.

2. S bzw. A – Stelle ordentlich hin/ Aufräumen

Bei diesem Punkt ist es dann nützlich, wenn eine gewisse Struktur auf dem Blatt verfolgt und hier ebenfalls sich schon im Vorfeld geeignete Gedanken gemacht hat. Ähnlich wie beim klassischen Einsatz der 5S-Methode ist es hilfreich, die „Sache“ mit den Augen eines Außenstehenden zu betrachten und sich zu fragen – ähnlich wie an einem physischen Arbeitsplatz – findet sich eine fremde Person zurecht? Oder sind weitere Erläuterungen und Hinweise notwendig. Auch Aspekte wie eine natürliche Ordnung lassen sich auf das A3-Formular übertragen und kommen schon in der klassischen Aufteilung in die linke und rechte Hälfte zum Tragen.

3. S bzw. A – Säubern / Arbeitsplatz sauber halten

Im physischen Kontext ist das dritte S bzw. A sprichwörtlich zu verstehen, im A3-Fall kann es bedeuten, dass man ein begonnenes A3-Formular auch mal entsorgt bzw. einen Neustart durch Übertragung auf ein sauberes, leeres Blatt macht. Dieser Punkt sollte nicht einfach durch elektronisch-digitale Varianten ersetzt werden, bei denen man vermeintlich einfach mal etwas kopieren kann. Man verschenkt dabei aber den gewissen Zwang bei der Übertragung von einem Blatt auf das andere sich nochmals Gedanken zu machen und vielleicht eine noch „sauberere“ Beschreibung oder Formulierung eines Sachverhalts zu finden.

„Vollständigkeit entsteht nicht, wenn man nichts mehr hinzufügen kann, sondern wenn man nichts mehr weglassen kann.“

– Antoine de Saint Exupèry

4. S bzw. A – Standardisieren / Anordnung zur Regel machen

Hier kommt wieder der Punkt ins Spiel, den ich beim zweiten S/A schon erwähnt hatte. Letztlich hat das A3-Formular seinen Ursprung im namensgebenden und standardisierten DIN A3 Format. Dazu gehört dann im konkreten Einsatzfall auch die Aufteilung des Blattes und der typischerweise standardisierte Kopfbereich des Blatts. Die Bedeutung verstärkt sich nochmals im begleitenden Denkprozess und wie sich dieser im Blattinhalt ausdrückt. Der Standard soll dabei nicht einschränken, sondern den Fokus auf den Inhalt richten, statt auf die Struktur. Der Standard vermeidet dann später auch Überraschungen, wenn der Inhalt anderen Personen bekannt gemacht wird.

5. S bzw. A – Selbstdisziplin / Alle Punkt einhalten und verbessern

An dieser Stelle kommt auch dem (vorgesetzten) Empfänger des A3-Formulars eine besondere Bedeutung zu, dass er nicht nur auf den Inhalt achtet, sondern auch die Chance zur Entwicklung berücksichtigt. Wenn dieser Punkt bspw. im Rahmen von Layered Process Audits (LPA) verfolgt wird, entsteht eine automatische Trennung von der inhaltlichen Arbeit und der Person des Autors, wenn das besondere Augenmerk auf den Kontext – aka Prozess – gelegt wird. Ähnlich wie die Selbstreflexion ganz natürlich den Denkprozess bewusst macht und damit positiv beeinflusst gilt das letztlich auch für das A3-Formular und kommt in der synonymen Verwendung des A3-Denkens zum Ausdruck.

5S, A3 und LPA sind dabei viel mehr als ein vielleicht lästiger Rahmen und niemals dazu gedacht, Menschen zu gängeln.

Mit dieser Abbildung von 5S/5A auf das A3-Formular will ich auch deutlich machen, dass 5S viel mehr als nur Aufräumen ist, sondern eine Art Meta-Ebene des Denkens und Handelns dahintersteckt, die sich auf viel mehr als nur den physischen Arbeitsplatz übertragen lässt. Der Impuls zu diesem Artikel ist übrigens aus der Unterhaltung mit einem Podcast-Gesprächspartner entstanden, der 5S auf die Erstellung von Lastenheften übertragen hat. [1]

Wenn Sie wissen möchten, wie die Einführung von Layered Process Audits in Ihrem Verantwortungsbereich aussehen können, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir über dieses Formular auf oder greifen Sie einfach zum Telefon und rufen Sie mich unter 0171-7342717 an.

Falls die Umstände für Sie aktuell eine Kontaktaufnahme verhindern, legen Sie sich doch eine Wiedervorlage an.

[1] Kaizen 2 go 226 : Industrial Engineering Prozesse

Frage: Welche neuen Anwendungsfälle der 5S fallen Ihnen ein? Welcher Nutzen ergibt sich daraus? Wie kann die Einführung und Umsetzung aussehen?

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