Zu welchem Zweck man Gemba Walks auch außerhalb der Produktion nutzen kann

Gemba Walk

Die Idee zu diesem Beitrag ist durch einen Artikel über Schatten-IT entstanden. Vor einiger Zeit hatte ich dazu auch eine Podcast-Episode aufgenommen.

In dem erwähnten Artikel ging es darum, was die Ursachen von Schatten-IT, welche Folgen sich daraus ergeben und wie Schatten-IT vermieden werden kann.

Ein Aspekt war dabei, dass die Fachabteilungen mit der IT-Abteilung im Austausch stehen, damit deren Bedürfnisse erfassen und mittels geeigneter IT befriedigt werden können.

Beim Lesen ging mir dabei die Idee durch den Kopf, dass ein vergleichbarer Austausch ein Element der Gemba Walks durch die Produktion sind, damit Führungskräfte bis zur Geschäftsleitung die Probleme und Herausforderungen der wertschöpfenden Prozesse in der Produktion erkennen und idealerweise darauf aufbauende Entscheidungsprozesse anstoßen können.

Warum sollte also ein IT-Leiter bzw. Führungskräfte aus der IT nicht auch so etwas wie Officefloor Walks veranstalten, um sich vor Ort im direkten Austausch mit den Mitarbeiter*innen ein Bild von den Arbeitsabläufen und möglichen Problemen zu machen.

Natürlich sind Workshops zwischen Fachabteilungen und IT auch ein Mittel, um sich ein Bild von den Prozessen und Abläufen zu machen. Allerdings besteht hier oft das Problem, dass es dabei nicht immer um das „wahre Leben“ handelt und vorhandene Probleme zum Zeitpunkt eines Workshops vielleicht gar nicht so präsent sind.

Oft sind es dann auch nicht die wirklich Betroffenen, die an den Workshops teilnehmen.

„Der Staatsdienst muss zum Nutzen derer geführt werden, die ihm anvertraut sind, nicht zum Nutzen derer, denen er anvertraut ist.“

– Marcus Tullius Cicero

Bei den Officefloor Walks ist es natürlich wichtig, dass eine vertrauensvolle Atmosphäre herrscht und die Mitarbeiter*innen nicht den Eindruck einer Kontrolle haben und dadurch genau der gegenteilige Effekt entstehen könnte, dass bestehende Schatten-IT und Prozesselemente vor den IT-Verantwortlichen verborgen werden.

Nur wenn die Menschen in den Fachabteilungen wirkliche Vertrauen zum Lösungswillen der IT empfinden, werden sie offen über vorhandene Probleme und eigene Lösungen sprechen. Letztlich muss man ihnen immer den Willen zusprechen, sich aktiv um Lösungen zu bemühen, meist ist dies auch die Ursache, warum die Schatten-IT überhaupt entsteht.

Die IT muss dann auch bereit sein, sich den vorhandenen Problemen anzunehmen. Lösungen werden sich immer ihren Weg suchen. Sofern dies nicht auf dem offiziellen Weg möglich ist, führt es unweigerlich zur Schatten-IT.

Restriktive Ansätze seitens der IT sind da in der Regel nicht zielführend, weil kein Vertrauen entstehen kann und die Problemlösung dann eben auf inoffiziellen Wegen entsteht.

Die Officefloor Walks lassen sich grundlegend auch durch die Schaffung guter Arbeitsbeziehungen unterstützen, wie dies durch das Job Relations Training aus dem TWI (Training Within Industry) gefördert wird.

Trotz der Entstehung in den 1940er-Jahren lassen sich die Methoden auch in der modernen Arbeitswelt einsetzen, wenn es um Probleme in der Zusammenarbeit zwischen Menschen geht. Dazu gehören auch die Schnittstellen zwischen den Fachabteilungen und der IT, speziell weil diese Art der Schnittstellen für den notwendigen Austausch in den Arbeitsprozessen entlang des Wertstroms direkt gar nicht in Erscheinung treten.

Wenn Sie wissen möchten, wie mittels Job Relations Training auch gute Arbeitsbeziehungen zwischen der IT und den Fachabteilungen geschaffen werden können, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir über dieses Formular auf oder greifen Sie einfach zum Telefon und rufen Sie mich unter 0171-7342717 an.

Falls die Umstände für Sie aktuell eine Kontaktaufnahme verhindern, legen Sie sich doch eine Wiedervorlage an.

Frage: Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen und der IT in Ihrem Unternehmen? Welche Folgen ergeben sich daraus? Wie kann die Zusammenarbeit ursächlich verbessert werden?

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