Kaizen 2 go 286 : BPM und Lean


 

Inhalt der Episode:

  • Was ist BPMN überhaupt? Wie ist es entstanden?
  • Warum 2.0?
  • Welche Vorteile haben Standards in diesem Kontext?
  • Was lässt sich mit BPMN über die Visualisierung hinaus noch machen?
  • Wie sieht bspw. die Kopplung und Wechselwirkung mit Process Mining und Robotic Process Automation aus?
  • Welche Rolle spielt der Mensch dabei?
  • Welche Rolle spielt Lean bei BPMN? Wird Lean mit seinen Elementen & Konzepten überhaupt noch benötigt?
  • Wie wird sich BPMN weiterentwickeln? Welche weiteren Schritte sind schon erkennbar oder vorstellbar?
  • Was ist ein geeigneter Einstieg in BPM?

Notizen zur Episode:


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(Teil)automatisiertes Transkript

Episode 286 : BPM und Lean

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Björn Richerzhagen bei mir im Podcast-Gespräch. Er ist Experte für modellbasiertes Prozessmanagement. Hallo Björn.

Björn Richerzhagen: Hallo Götz.

Götz Müller: Ja. Schön, dass du dabei bist. Ich habe schon ein kurzes Stichwort zu dir gesagt, aber stell dich gerne noch ein bisschen intensiver den Zuhörern vor.

Björn Richerzhagen: Gerne. Ich bin der Björn, bin ein Kind des Ruhrgebiets, habe irgendwann mal in einem Industrieunternehmen eine kaufmännische Ausbildung gemacht mit einem berufsbegleitenden Studium, BWL, dann Wirtschaftsinformatik, dann nochmal BWL und beschäftige mich beruflich ganz viel mit Fragen der Unternehmensorganisation mit Prozessen, mit technischen Workflows, also Stichwort Prozessautomatisierung und Prozessdigitalisierung. Und das alles basierend auf Modellen, die eben nicht nur grafisch einen Prozess darstellen, sondern im besten Fall auch noch maschinell ausführbar sind.

Götz Müller: Genau und um vielleicht noch ein bisschen ganz intensiv in das Thema einzusteigen, weil vielleicht nicht jeder mit dem Begriff BPMN vertraut ist, so ein paar Sätze von dir, was ist das überhaupt? Wie ist das entstanden?

Björn Richerzhagen: Ja, also die Modelle, von denen ich gerade sprach, da die kann man halt mit gewissen Modellierungssprachen beschreiben. Eine dieser Modellierungssprachen nennt sich BPMN. Das ist die Business Process Model and Notation, das ist ein Modellierungsstandard, der so vor gut 15, 20 Jahren bereits entwickelt wurde, der Erfinder heißt Stephen White und diese Notation, die erfunden hat, ist wie gesagt eine grafische Darstellung des Prozesses, die aber eben halt auch geeignet dafür ist, maschinell ausgeführt zu werden, durch IT-Systeme ausgeführt zu werden. Dieser Modellierungsstandard ist veröffentlicht worden mittlerweile von der Object Management Group und ist im Grunde der de facto Modellierungsstandard für Prozesse heutzutage und verdrängt so andere Modellierungsstandards, die man vielleicht so kennt. Vielleicht kennt der ein oder andere EPK oder irgendwelche Flussdiagramme oder andere Notationen, die man früher mal genutzt hat, um visuell Prozesse darzustellen. Die BPMN kann da ein bisschen mehr, hat ein bisschen weitere Einsatzszenarien als klassische Darstellungsformen für Prozesse. Genau. Und damit beschäftigen wir uns ganz viel, aber es gibt auch noch andere Formulierungstandards, die ähnliche Eigenschaften haben, aber zu Darstellung von Prozessen ist für uns das Thema BPMN ganz wichtig.

Götz Müller: Mhm, ja. Und jetzt in dem Vortrag, den ich auch von dir gehört habe, der im Grunde ja der Anlass für unsere Episode jetzt ist, da kam dann hinterher noch 2.0 und da sollten wir, glaube ich, auch nochmal drüber reden. Ich meine, wir kennen alle Web 2.0, Web 3.0, Industrie 4.0, was steckt jetzt hinter dem 2.0, was BPMN angeht?

Björn Richerzhagen: Ja, also wie gesagt, das ist ein veröffentlichter Standard und der hat sich über die Jahre weiterentwickelt, wie das halt ist bei diesem Versionsnummerierungen, das ist jetzt in dem Fall nicht einfach nur ein Buzzword, sondern das ist tatsächlich der Zähler für die Version dieser Modellierungssprache, die jetzt auch schon einige Jahre alt ist, also die Version 2.0 ist schon einige Jahre alt. Das soll nicht heißen, dass da keiner mehr daran arbeitet, sondern das ist vielmehr der Indikator dafür, dass diese Modellierungssprache sehr reif ist in ihrer Ausdrucksstärke und ist offenbar ausreichend, sodass in der Anwendung da keine Probleme mehr entstehen. Ursprünglich, wie gesagt, in der frühen Phase dieser Modellierungssprache war es zunächst mal eine rein visuelle Darstellung und über diverse Einflüsse aus der IT, aus den Ingenieurwissenschaften, aus den Organisationswissenschaften, sind diese Versionen weiterentwickelt worden, bis man da jetzt auch so, ja, ich möchte fast sagen das letzte Pattern, was man in Prozessen und Workflows haben kann, damit auch ausdrücken kann.

Götz Müller: Ja, ich glaube, so eine gewisse Stabilität hat ja gewisse Vorteile. Letzten Endes kann man erst, wenn man so etwas hat, von einem Standard reden und wenn wir uns mal dann für unsere tägliche Lebensstandards, vors geistige Auge oder in die Hand greifbar packen, wir würden ja keinen Stecker in die Steckdose kriegen, wenn es da nicht einen Standard gäbe, deshalb an der Stelle mal nochmal intensiver nachgefragt, was sind da jetzt die Standards in dem Kontext von Business Process Modellings?

Björn Richerzhagen: Also die BPMN hat zum einen Symbole standardisiert, wie diese auszusehen haben, also visuelle Repräsentation oder die visuellen Repräsentationsmittel, auf der anderen Seite hat sie auch die Ausführungssemantik standardisiert. Das heißt, beispielsweise gibt es ein Symbol, das eine Aufgabe repräsentiert und diese Aufgabe, wie gesagt, da ist auf der einen Seite die visuelle Darstellungen standardisiert, auf der anderen Seite ist aber auch in Standard spezifiziert, wie ein Stück Software diese Aufgabe auszuführen hat und welche Möglichkeiten damit umgesetzt werden können. Das ist jetzt hier seit der Version 2.0 in der BPMN möglich.

Götz Müller: Ja, ich glaube, spätestens wenn wir eben über Software reden und dann auch so etwas wie, wo ich jetzt ursprünglich mal herkomme, über Programmiersprachen, dann kann man das halt nicht wie, ja, was fällt mir da ein, wie Schwäbisch behandeln, kann man zwar verstehen, aber jetzt eine Maschine damit zu füttern, könnte sein, dass die sich schwertut.

Björn Richerzhagen: Genau. Die braucht halt die Standardisierung, die braucht bestimmte Vereinbarungen in der Sprache, damit sie halt die Dinge interpretieren kann und das ist eben, ja, wie gesagt der Standard. Also ich kann dem IT-System sagen, hier gibt es einen Task und dann weiß das IT-System, was es mit diesen Task zu tun hat. Und das ist halt die Vereinbarung, die man mit Hilfe einer solchen Spezifikation definiert.

Götz Müller: Ja, und spannend finde ich eben diese, ja, nennen wir es mal Dualität, einmal dieses maschinenausführbar und dann aber eben, und da bin ich auch ein großer Fan davon, eine Sache, die ich aber auch als Mensch verstehe. Natürlich kann man jetzt sagen ein XML kann ich als Mensch auch lesen, wenn ich mich ganz tief reingrabe, aber es macht nicht wirklich Spaß.

Björn Richerzhagen: Ja, das ist mit Sicherheit die Stärke der BPMN und auch der Grund, warum die BPMN sich so erfolgreich entwickelt hat in den letzten Jahren, zwei Dekaden, kann man da schon sagen. Aufgrund der visuellen Darstellung habe ich eben die Möglichkeit, nicht technische Stakeholder in die Diskussion mit einzubeziehen, meinen Prozess transparent zu machen, nachvollziehbar zu machen für jemanden, der eben nicht Softwareentwickler oder Techniker ist. Auf der anderen Seite ist die Spezifikationssprache mittlerweile halt an einem Punkt, wo ich auch die ausgeklügeltsten technischen Pattern damit ausdrücken kann, sodass ich eben auch hinreichend genau bin für eine softwaregestützte Ausführung dieser Prozesse. Beides ist möglich. Und wie gesagt, das ist der Erfolg eigentlich dieser Modellierungssprache. Ich kann nämlich auch diese beiden Welten miteinander verheiraten. Also ich in meiner Beratungspraxis ist es üblich, dass der Softwareentwickler eben mit dem Fachbereichsmitarbeiter an einem Tisch sitzt und die entlang dieser Modellierungssprache über den Prozess reden und aufgrund der vereinbarten Sprachkonstrukte, diese Spezifikationen eben mitgeliefert, sich dann tatsächlich auch gegenseitig gut verstehen. Ich bin sicher, der ein oder andere kennt diese Szenarien, dass man, was weiß ich, zur Technik rennt und die nicht verstehen, was man von einem will und wenn die Gegenfragen stellen, gegebenenfalls der Fachbereich nicht versteht, welche technischen Hintergründe sich hinter der Gegenfrage verbergen und das haben wir ein Stück weit aufgehebelt mit dieser Modellierungssprache. Also was heißt wir, also wir in unserer Praxis, aber der Standard gibt einem da ausreichend Mittel, diese Problemlage ein Stück weit zu entschärfen?

Götz Müller: Ja, das kenne ich definitiv aus meinem früheren Leben als Softwareentwickler bestätigen. Schon allein Softwareentwicklung und Hardwareentwickler, obwohl sie beide Entwickler sind, sprechen nicht immer die gleiche Sprache und tun sich manchmal echt schwer.

Björn Richerzhagen: Vielleicht eine kleine Anekdote. Ich habe einen Kunden, schon 23 Jahre, ja, wenn sich da ein Softwareentwickler und ein Fachbereichsmitarbeiter auf dem Flur getroffen haben, dann war so eine nicht ausgesprochene Verhaltensweise, man guckt einfach rechts unten auf die Fußleiste, dann muss man sich gegenseitig nicht angucken und man muss auch nicht miteinander reden. Das waren natürlich ziemlich verhärtete Fronten in einer Welt, die zunehmend durch Software definiert wird und wo Software wesentliche Teile der Wertschöpfung auch mitprägt, so kann man eigentlich nicht mehr zulassen. Also man braucht den Brückenschlag zur IT vom Fachbereich aus und umgekehrt, ja, und wie gesagt BPMN ist da einfach ein herausragendes Sprachmittel.

Götz Müller: Ja, genau. Im Grunde ist es halt eine gemeinsame Sprache, die man da spricht und jeder kann sich das rauspicken, worin er vielleicht denkt, der eine eher visuell, der andere halt eher in anderen Strukturen.

Björn Richerzhagen: Ja, ganz genau und man arbeitet aber trotzdem in dem gleichen Sprachraum. Das heißt, dadurch, dass ich halt für den Fachbereich bestimmte Dinge visuell machen, kann ich halt auch dann entlang dieses Transparentmachens auch Fragen stellen und Dinge hinterfragen und so. Genau, also es ist nicht nur die Einwegkommunikation, die damit möglich ist, ja, ich definiere ein Modell und schmeiß es über den Zaun, sondern ich kann das Modell eben auch in die Mitte legen und dann können wir gemeinsam Fragen entlang dieses Modells klären.

Götz Müller: Ja, bei dem Stichwort BPMN fällt mir persönlich, fallen mir dann noch zwei andere ein und da würde ich ganz gerne auch ein bisschen mit dir über, nennen wir es mal Kopplung und Wechselwirkungen reden, einmal das sogenannte Process Mining, womit ich mehr so eine, ja, ich nenne es immer ganz gern eher so eine Analyse fahre und das zweite dann einen Schritt weiter, könnte man fast sagen, wenn ich anfange, Dinge zu automatisieren, Robotic Process Automation. Welche Rolle spielt an der Stelle BPMN?

Björn Richerzhagen: Mhm. Ich denke, da muss ich ein bisschen ausholen. Jetzt bin ich mir nicht sicher, inwieweit deine Hörer technisch mit diesen Technologien vertraut sind und deswegen will ich es vielleicht mal kurz aus meiner Sicht einordnen. Also wenn wir von Process Mining reden, dann reden wir üblicherweise davon, dass Log Files, also ein Journal von Ereignissen in einem IT-System ausgewertet wird und mittels Algorithmen daraus entsprechende Muster erkannt werden und im Kontext von Prozess Mining werden da eben Prozessmuster erkannt. Das heißt, ich erkenne bestimmte Ereignisse im IT-System, die in einem bestimmten Kontext, in einer bestimmten Reihenfolge, stattgefunden haben. Also ich bin in meinem ERP-System, es wurde eine Bestellung angelegt und dann wurde eine Bestellung freigegeben und dann wurde eine Bestellung in einen Produktionsauftrag überführt und solche Ereignisse werden da protokolliert und mithilfe von Process Mining kann ich sozusagen wieder rückwärtsgewandt aus diesen Systemen heraus potenziell ein technisches Prozessmodell erzeugen oder zumindest mal so, ja, Ereignispfade generieren. Das ist das, was Process Mining tut, in a nutshell. Wenn ich von RPA rede, dann ist das natürlich gerade der große Hype. Robotic Process Automation, der Begriff führt da ein bisschen meines Erachtens in die Irre, denn eigentlich, sodass eine Robotik Task Automation, also, was ich da tue, ist im Grunde genommen, den Bildschirm-Arbeitsplatz durch einen Softwareroboter zum mimen, also ich kann bestimmte Mausbewegungen, Eingaben, Copy-Paste-Angaben, Surfverhalten im Internet usw. durch einen Softwareroboter nachahmen und weil ich das so schön nachahmen kann, kann ich das natürlich auch wiederholt tun und kann dann mir damit lästige Aufgaben vom Hals schaffen, indem ich es dann zukünftig eben diesen Roboter tun lasse. Wenn ich das jetzt mal in Bezug setze zum Thema BPMN, mit der BPMN beschreibe ich üblicherweise arbeitsplatz- und abteilungsübergreifende Prozesse, denn die liegen üblicherweise im Fokus unserer Optimierungsbemühungen, ja, ich will eben den gesamten Prozess optimieren und jetzt kann es natürlich sein, dass einzelne Aufgaben in einem solchen Prozess sinnvoller Weise durch einen RPA-Bot ausgeführt werden können. Ein RPA-Bot wird aber nicht abteilungsübergreifend, Ende zu Ende Prozessautomatisierung vornehmen können. Dafür braucht es eine andere Technologie. Da bewegen wir uns eigentlich im Kontext der Workflow Automation oder im Kontext sogenannter Process Engines, die im Übrigen diese BPMN-Modelle lesen können, verstehen können und basierend auf diesen Modellen diese Prozesse automatisieren können. Und diese Engine kann dann beispielsweise zum richtigen Zeitpunkt dem RPA-Bot sagen „Hey, jetzt mach doch bitte die Routine an deinem Arbeitsplatz und sag mir, wenn du fertig bist“. Das ist sozusagen die ausführende Sicht, ja, so könnte man BPMN in Kombination mit einer Process Engine an einen Bot anbinden oder beziehungsweise eher andersrum, den Bot an eine BPMN-basierte Process Engine anbinden, um damit Prozessautomatisierung, Prozessausführungen zu realisieren. Process Mining ist eigentlich eher ein anderes Anwendungsszenario, da bin ich eher in der, ja, beispielsweise in der Prozess-Analyse und ich will wissen, was passiert denn eigentlich in meinem IT-System oder wie wurden Geschäftsvorfälle in der Vergangenheit im IT-System umgesetzt? Und dann kann ich da vielleicht bestimmte Varianzen in der Prozessausführung erkennen und dann wieder das als Anlass zu nehmen, um eine Prozessstandardisierung voranzutreiben oder so oder ein anderes Szenario ist eigentlich die Auditierung. Ich will im Nachhinein wissen, wie es eigentlich gelaufen ist, dann kann ich auch da wieder mit Process Mining sehen, was im IT-System passiert ist. Bedauerlicherweise ist das allerdings aufs IT-System beschränkt, also mit Process Mining kann ich halt wie gesagt nur diese Logfiles auswerten und diese Ereignis-Journale. Und das, was außerhalb des IT-Systems stattfindet, kriege ich üblicherweise über Process Mining aber nicht raus. Also sagen wir mal, es wird ein großes ERP-System eingesetzt, dann kann ich natürlich nachvollziehen, was im ERP-System passiert ist. Die ganzen Excel-Tabellen, die manuell noch gefüllt werden, die Access-Datenbanken, die Formulare, die auf dem Tisch liegen, oder das klärende Gespräch mit dem Lieferanten, das per Telefon geführt wird, das sind alles Informationen, die ich mittels Process Mining aber nicht generieren kann, das kann ich nicht rausfinden. Und damit hat Process Mining aktuell zwar einen großen Hype, aber meines Erachtens starke Limitierungen, wenn ich über die Grundlage von Prozessoptimierung nachdenken möchte.

Götz Müller: Ja, aber ich kann mir eben vorstellen, dass da auch BPMN auch eine gewisse Klammer spielen könnte, um halt die nackte Maschine, auf der einen Seite, und dann den Faktor Mensch, und das möchte ich gleich noch ein bisschen vertiefen, auf der Ebene zusammenzubringen, nicht so sehr auf einer Verständnisebene, sondern eben auf einer Modellierungsebene.

Björn Richerzhagen: Ja. Sicher. Also ich glaube, es ist schon so, dass wir Process Mining nutzen können, um Hinweise zu bekommen, wie technische Prozessmodelle auszusehen haben, also wenn ich von technischen Prozessmodellen rede, dann rede ich von Modellen, die, also von BPMN-Modellen, die durch eine Process Engine ausgeführt werden können. Da kann uns Process Mining mit Sicherheit eine Menge Hinweise geben, aber wir müssen eben die, ja, Limitierung des Process Minings kennen, also wie gesagt, das klärende Telefongespräch mit dem Lieferanten oder Kunden, das wird uns Process Mining nicht darstellen können oder ausweisen können, das müssen wir irgendwie auf andere Art und Weise ermitteln können.

Götz Müller: Ja, ich hatte es gerade schon angedeutet, das möchte ich ganz gerne noch ein bisschen vertiefen, allgemein ausgedrückt den Faktor Mensch und die Rolle, die der Mensch dann da spielt und speziell erlebe ich es auch immer wieder, wenn der Begriff Roboter fällt, dann so ein bisschen unbewusst die ein oder andere rote Lampe bei jemandem angeht und sagt, ja, werde ich jetzt überflüssig? Was bedeutet das für meinen, vielleicht, Arbeitsplatz vielleicht auch nur, in Anführungszeichen, für die Arbeit, die ich zukünftig ausführen werde?

Björn Richerzhagen: Also das ist natürlich eine große Frage, also ich glaube, der Vorteil generell, und das hat, glaube ich, gar nichts mit BPMN zu tun, sondern die ganz große Klammer oben drüber ist halt das Thema Prozessmanagement oder Business Process Management. Und was wir darüber erreichen wollen, ist, wir wollen Einfluss nehmen auf die Gestaltung des Prozesses, um bestimmte Prozessziele zu erreichen und um bestimmte, ja, Effizienzen im Prozess zu entdecken und dann Verschwendung da zu eliminieren und so weiter. Wenn das mal eine große Klammer ist, dann kann Workflow Automation eine Maßnahme, da an der Stelle sein, die macht vielleicht Sinn bei Prozessen, die in hohen Wiederholrate stattfinden. Da macht der Einsatz wahrscheinlich Sinn und dann hat das wahrscheinlich einen Effekt für den Einzelnen, dass er im besten Fall von blödsinnigen, repetitiven, wiederholenden Aufgaben befreit wird und seine Arbeitszeit vielleicht für etwas Sinnvolleres verwenden kann.

Björn Richerzhagen: Wenn wir darüber reden, ob dadurch ein Arbeitsplatz verloren geht, sehe ich ehrlich gesagt nicht, denn wir brauchen jemanden, der mitarbeitet, diese Prozesse zu gestalten. Wir brauchen immer noch die Fachkenntnis, also die Bewertung, ob das, was durchgeführt wurde, eigentlich ok ist oder nicht ok ist. Und wie gesagt, das menschliche Hirn ist ja viel mehr dazu in der Lage, Kontext zu begreifen und im Rahmen des Kontextes bestimmte Dinge zu tun und Entscheidungen zu treffen. Da ist die IT, also vielleicht kann die IT das schon, aber der Einsatz ist an der Stelle noch unwirtschaftlich und insofern, ich wäre da total entspannt, also Fakt ist tatsächlich, dass durch Prozessmanagement und Prozessautomatisierung zumindest mal eine ganze Menge Jobs entstehen, in den Unternehmen, in den Beratungsunternehmen, bei den Softwareherstellern. Das da jetzt die große Rationalisierungswelle stattfindet, kann ich nicht richtig erkennen.

Götz Müller: Das ist halt ein Thema, was jetzt im großen Lean-Kontext im Grunde schon seit Jahrzehnten ein Thema ist. Ich meine, ich sage es immer mal wieder, machen wir uns nichts vor, in den späten Achtzigern und Neunzigern war Lean in vielen westlichen Nationen, Unternehmen mit auch eine große Arbeitsplatzabbaumaßnahme und da ist so ein gewisses, auf schwäbisch, Geschmäckle drin. Selbst wenn jemand das aktiv gar nicht erlebt, hat trotzdem irgendwie sich so etwas festgesetzt.

Björn Richerzhagen: Ich will das gar nicht in Abrede stellen. Also ich glaub schon, dass da auch Ängste entstehen können. Die Frage ist, inwieweit sie begründet sind. Ich glaube, man muss dann Angst haben, wenn man, ja, wie soll ich sagen, wenn man sich nicht flexibel genug auf das Neue irgendwie einstellen möchte. Wenn man seinen Job darin versteht, acht Stunden am Tag eine Schraube in einem Bohrloch zu drehen und das sozusagen der Arbeitsumfang ist, ja, ok, das wird sich wahrscheinlich verändern und da hätte ich, glaube ich, Angst um meinen Arbeitsplatz. Wenn ich aber weiß, warum die Schraube in das Bohrloch rein muss und welche Probleme da entstehen können und wie ich die Probleme beheben kann und ich mich nicht nur mit einem Bohrloch und einem Gewinde beschäftigen kann, sondern im Zweifel auch mit allen anderen, dann werden wir, glaube ich, also solche Leute werden wir immer brauchen. Die Frage ist, ob wir die in der großen Anzahl brauchen werden. Ich glaube, dass das Jobprofil sich schon verändern wird, aber in Summe kann ich in den Branchen nicht erkennen, dass wir jetzt zu Tausenden da Arbeitsplätze abschaffen. Das ist nicht der Fall, aber Jobprofile ändern sich, das ist gar keine Frage, also man muss schon aktuelle Qualifikationen haben.

Götz Müller: Ja. Und ein Stück weit sicher kann man selber dafür sorgen, aber wenn es dann um so etwas wie Arbeitskräftemangel geht, dann ist im Grunde ein Arbeitgeber ein Stück weiter in der Pflicht halt dem Rechnung zu tragen und halt auch Weiterbildung als ein Mittel zu nutzen.

Björn Richerzhagen: Also mit Sicherheit. Also ich glaube, es gibt immer eine Gruppe von Mitarbeitern, denen muss man dann Unterstützung anbieten. Ich glaube aber auch, dass es eine ganze Menge, also dass es große Teile der Belegschaft gibt, die aus Eigenantrieb heraus, sich mit neuen Themen beschäftigen wollen. Und dann finde ich es schon fast eine Leistung, das nicht abzuwürgen, ja, also dass man den Leuten dann eben den Raum auch gibt. Und das trägt auch dazu bei, dass das gewisse Innovationen überhaupt erst mal umgesetzt werden können. Wir brauchen in der Regel einen gewissen Anteil der Belegschaft, um bestimmte Themen umsetzen zu können. Wenn einer etwas weiß in einem Tausend-Mann-Unternehmen, wird die eine Person im Zweifel nichts umsetzen können, ja, aber wenn zehn schonmal oder hundert schonmal in einem Tausend-Mann-Unternehmen etwas wissen, dann ist es halt sehr wahrscheinlich, dass es auch zu einer Art Veränderung in dem Unternehmen kommen wird und, ja, also das ist ja eine alte Wahrheit, also jeder Cent in die Belegschaft, also in die Weiterbildung der Belegschaft, der wird sich am Ende rentieren. Und dann fällt mir dieser Witz ein, wo der Finanzer den Chef fragt, was passiert eigentlich, wenn wir die Fortbildung bezahlen und derjenige verlässt unser Unternehmen und der Chef dann sagt, ja, und was passiert, wenn wir sie nicht bezahlen und der bleibt. Ich glaube, dass skizziert diese Problemlage ganz gut.

Götz Müller: Ja. Jetzt würde ich natürlich, ich meine, wir haben jetzt spannende Fragen im Grunde diskutiert, aber wir haben die Klammer zwischen Lean und BPMN noch gar nicht geschafft und das ist der Titel unserer Episode und jetzt mal vielleicht auch die provokante Frage: Welche Rolle spielt Lean bei BPMN und wird jetzt Lean unterm Strich dann vielleicht gar nicht mehr benötigt mit seinen Elementen und Konzepten?

Björn Richerzhagen: Ich glaube, dass Lean auch für das Thema BPMN essentiell ist. Es gibt so ein Spruch bei uns der Branche und diejenigen, die meinen Vortrag da, oder du hast ja meinen Vortrag auch gehört, da geht es ja auch darum, wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie danach einen digitalen Scheißprozess und ich glaube, es braucht genau das Kompetenzprofil der Leanleute, sowas zu verhindern. Wir merken in den Automatisierungsprojekten, dass wir ganz häufig vermeintlich auf klare Prozesse treffen, und wenn wir dann ein paar Fragen stellen, dann stellt sich erst mal raus, an welcher Stelle Prozesse unsinnig sind oder viel zu aufwendig, irgendwie umgesetzt werden sollen. Wenn ich jetzt Lean verstehe als einen Ansatz, um Verschwendung im Prozess zu digitalisieren, ist es eigentlich die Voraussetzung dafür, dass ich sinnvoll Prozesse gestalten, digitalisieren, automatisieren kann, aber alles andere ist eigentlich nur Technikverliebtheit. Also ich muss immer auch konzeptionell an die Prozesse ran und ich glaube, da könnten Leute, die im Lean-Umfeld Kompetenzen haben, einen total wertvollen Beitrag leisten.

Götz Müller: Ja. Gut, eine Frage, die ich immer auch ganz gern stelle, das ist das Thema nach der Weiterentwicklung, ich meine, das 2.0 lässt ja schon vermuten, da hat schon mal in irgendeiner Form eine Weiterentwicklung stattgefunden, du hattest es ein bisschen angedeutet, ich guck dann jetzt gern immer noch einen Tick weiter in die Zukunft, was ist so vielleicht deine Prognose, wie sich das Thema weiterentwickelt? Was erkennt man vielleicht schon oder was kann man sich auch mal noch vage nur vorstellen?

Björn Richerzhagen: Ja, also jetzt mal ganz hart an der BPMN gesprochen, die BPMN liegt aktuell vor in der BPMN-Version 2.0.2 und da gab es jetzt die letzte Änderung, wenn ich mich recht entsinne 2013, also die ist neun Jahre alt und so weit meine Fühler in die Object Management Group reichen, erkenne ich nicht, dass da aktuell einen Versionsupdate anstreben würde oder dass da überhaupt jemand daran arbeiten würde. Dieser Standard ist einfach sehr reif. Wie entwickelt sich das trotzdem weiter? Also basierend auf den Erfahrungen und so, die man gesammelt hat mit der BPMN, hat man festgestellt, dass dieses Konzept zwischen visueller Darstellung von ABC und der dazugehörigen Ausführung von ABC, dass das ganz gut funktioniert und so sind weitere Modellierungsstandards entstanden, die jünger sind. Ein Standard heißt beispielsweise DMN, das ist die Decision Model and Notation, ein Standard, mit dem ich Entscheidungen modellieren kann. Und auch hier kann ich diese visuelle Entscheidungsmodellierung am Ende technisch ausführen durch Softwareprodukte, also mit anderen Worten, die Erkenntnisse oder die Weiterentwicklung von BPMN war eigentlich, die Erkenntnisse zu transferieren auf das Thema Entscheidungen und noch etwas jüngere Entwicklungen auf die Fallbearbeitung. Da muss ich vielleicht kurz erklären, was mit Fallbearbeitung gemeint ist, wenn ich von einem BPMN-Prozess rede, dann weiß ich üblicherweise, wenn ich den Prozess beginne, welche Aufgaben unter welchen Bedingungen in welcher Reihenfolge auszuführen sind. Das definiere ich in einem BPMN-Modell. Wenn ich von Fallbearbeitung rede oder von Case Management, dann weiß ich das häufig am Anfang noch nicht. Also gut stellen Sie sich vor und stellt euch vor, wir kommen in die Notaufnahme eines Krankenhauses ist und dann wollen wir eben nicht getriggert durch das Hindurchtreten durch die Eingangstür zunächst zum Röntgen müssen und dann einen Gips und dann vielleicht noch eine MRT und was man alles noch tun kann, sondern wir wollen eigentlich, dass jemand mit Fachkenntnis den Fall entscheidet, also der schaut uns an, der macht eine Anamnese und daraus abgeleitet trifft er die Entscheidung, welche entsprechenden Tätigkeiten jetzt notwendig sind und das kann ich in der BPMN gar nicht darstellen, da gibt es eine weitere Modellierungssprache zu, die nennt sich CMMN, Case Management Model and Notation und auch da wiederholt sich dieses Pattern. Ich habe eine visuelle Darstellung meiner Fallbearbeitung und das Potenzial, das technisch auszuführen, also die Weiterentwicklung sozusagen, da sind andere Modellierungssprachen raus entstanden, die aber diese Grundkonzepte geerbt haben und die weiterverfolgen.

Götz Müller: Und dann quasi auch darauf aufsetzen und ich dann eben die Sprache an sich, um es mal so zu nennen, erweitere, meinen Wortschatz im Grunde, erweitere.

Björn Richerzhagen: Ja, so kann man das, glaube ich, sagen. Genau wenn man jetzt noch mal ein paar Schritte weiter geht, wenn ich einen Prozess oder eine Entscheidung oder einen Fall technisch ausführen kann, dann entstehen da ja Daten und mit diesen Daten kann ich ja über die Zeit auch wieder Dinge lernen. Also mal als Beispiel, wir haben eine Versicherung begleitet, da ging es darum, wenn große, also so die reden von Kommunschäden, also wenn irgendwie ein Sturm durch eine Wohnsiedlung fegt, dann melden sich da eben 300 Häuslebauer oder Hausbesitzer gleichzeitig bei der Versicherung und sagen: Hey, ich habe jetzt den Schaden, der muss reguliert werden. Und die Entscheidungen, die da getroffen werden, die kann man dann auch irgendwann vorwegnehmen, also dass bestimmte Schadensfälle, oder wie soll ich sagen, bestimmte Umstände, die da beschrieben werden, wenn die dreimal der Sachbearbeiter auf gleiche Art und Weise entschieden hat, dann ist halt davon auszugehen, dass da in den Fällen vier, fünf, sechs und zweihundert auch die gleiche Entscheidung stattfindet, und dann brauche ich die gar nicht mehr einem Sachbearbeiter vorliegen, sondern ich kann daraus lernen, also ich kann so selbstlernende Systeme, basierend auf diesen Informationen und auf diesen Daten, auch entsprechend weiterentwickeln, um wie gesagt repetitive Entscheidungen, die im Grunde genommen immer nur das Gleiche darstellen, vom Mitarbeiter wegzunehmen, um dem Freiraum zu geben, einen besseren Kundenservice zu leisten, eine bessere Betreuung, coolere Produkte zu entwickeln, was auch immer man halt mit dieser Zeit dann so tun möchte. Also die Modellierungssprache und dann plus Daten, das ist, glaube ich, das, was noch eine ganze Menge Potential hat in ganz vielen Branchen.

Götz Müller: Okay, ich glaube, eine weitere Frage, die sich der ein oder andere jetzt stellt, wenn er vielleicht so sein eigenes Geschäft am geistigen Auge vorbeiziehen lässt, was in seinem Verantwortungsbereich so passiert und einer denkt jetzt: Hm, hört sich interessant an. Wie steige ich in das Thema ein? Das ist dann, glaube ich, eine Frage, die oft als nächstes kommt.

Björn Richerzhagen: Ja, das ist eine gute Frage. Also da gibt es noch zahlreiche Möglichkeiten. Der oder diejenige könnte mich anrufen, der oder diejenige könnte wir auf unsere Webseite gehen, mi-nautics.com. Auf dieser Webseite würde er beispielsweise Schulungsangebote finden, also wir bieten beispielsweise zum Thema BPMN eine Schulung an, wo wir einmal in diese Notation einführen, aber dann auch Ausblick geben auf Automatisierungspotentiale und so, aber auch, wie nutze ich die BPMN im Kontext der Prozessdokumentation, wenn ich sie einsetzen möchte im Kontext eines Managementsystems oder für irgendwelche Freigaben, Zertifizierungen und so. Das behandeln wir beispielsweise da. Ansonsten gibt es auch eine ganze Menge Informationen tatsächlich im Internet. Die OMG-Webseite bpmn.org ist, wenn man Spezifikationen lesen mag, sicherlich interessant. Ich würde das eher so für diejenigen empfehlen, die Schlafstörungen haben. So eine Spezifikation liest sich irgendwie nicht so mega spannend, aber manche nähern sich dem Thema auch so. Die Video Vimeo, YouTube, wie sie alle heißen, da gibt es mittlerweile auch zahlreiche Angebote, die zumindest mal einzelne Aspekte dieses Themenfeldes beleuchten oder aber, ganz aktuell, man besucht auch unsere Konferenz. Wir werden nächste Woche die Workflow Analytica in Berlin durchführen. Da geht es genau um diese integrierte Entwicklung von fachlichen und technisch ausführbaren Prozessen, welche Herausforderungen wir haben, welche Möglichkeiten wieder haben, da gibt es jede Menge Gesprächspartner. Ich bin ganz zufällig auch da und, ja, würde mich da total freuen, mit wem auch immer, der interessiert am Thema ist, mich auszutauschen und vielleicht noch weitere Hinweise zu geben, ja.

Götz Müller: Ja, so etwas ist definitiv eine gute Gelegenheit und letzten Endes ist es ja auch eine Konferenz gewesen, auch wenn es eine etwas andere Konferenz war, wie wir beide jetzt ursächlich dann hier im Gespräch gelandet sind.

Björn Richerzhagen: Ja, genau. Ich weiß gar nicht, ob es so anders ist tatsächlich, also natürlich die Ausrichtung ist eine völlig andere, aber wir haben uns ja im Lean-Kontext kennengelernt und auf dieser Konferenz in der nächsten Woche, da geht es eben genau um das, nämlich die Prozessoptimierungen zu kombinieren mit der Prozessautomation, je nachdem aus welchem Bereich ich komme und mich diesem Thema nähere, das ist unsere Erfahrung, dass dem einen oder anderen da etwas fehlt, also die IT, die natürlich sehr technologieorientiert oder teilweise auch technologieverliebt an das Thema herangeht, die sehen die Möglichkeiten dieser Modellierungssprache und modellieren da etwas und haben dann einen automatisierten Prozess. Auf der anderen Seite, die, die eher so aus einer Lean- und Organisationsecke kommen, die denken natürlich erstmal darüber nach, wie sieht der Prozess aus, gibt es da entsprechende Optimierungspotentiale, können wir irgendwas eliminieren? Können wir das Ding optimieren? Und die Kombination ist eigentlich das Spannende. Also diese Prozessoptimierer zu haben, so nenne ich die jetzt mal, diese Gruppe, und die Prozesstechnologen zu haben und wenn die die Köpfe zusammenstecken, das hat, glaube ich, eine ganze Menge Potential, und ja, genau so ist die Workflow Analytica positioniert, also da sind die Organisatoren und die Technologen gleichermaßen willkommen.

Götz Müller: Ja, ja, spannend. Gut, da werde ich einiges in die Notizen zur Episode mit reinpacken, wo dann die Zuhörer das noch gesammelt, die Links usw., finden und nicht selber sich direkt auf die Suche machen müssen. Prima. Björn, ich danke dir für das Gespräch, für deine Zeit, wieder, da wiederhole ich mich fast in jeder Episode, aber es sind jedes Mal wieder spannende Aspekte dabei, deshalb nochmal vielen Dank.

Björn Richerzhagen: Gerne, gerne. Auf bald.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Björn Richerzhagen zum Thema BPM und Lean. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 286.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei iTunes. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

Hinweis: Ich behalte mir vor, Kommentare zu löschen, die beleidigend sind oder nicht zum Thema gehören.