KVP – noch eine Frage der Standards

Standards

Über Standards hatte ich schon einmal einen Artikel geschrieben. Damals ging es hauptsächlich um standardisierte Arbeitsplätze und Abläufe. Im aktuellen Artikel will ich mich darauf fokussieren, wie Arbeitsstandards erreicht werden können.

Dabei sind in meinen Augen drei Elemente von entscheidender Bedeutung:

  • Definition des Standards
  • Vermittlung des Standards
  • Kontrolle des Standards

Wichtig ist dabei zu erkennen und zu akzeptieren, dass Arbeitsstandards nicht vom Himmel fallen, das heißt, dass sie nicht von selbst entstehen, sondern aktiv und bewusst geschaffen und auch in ihrer Existenz immer wieder bewahrt werden müssen.

Definition des Standards

Wie Standards an sich ist bereits die Definition eines Arbeitsstandards ein bewusster Vorgang. Ein wertvolles Hilfsmittel dabei sind die Arbeitsaufschlüsselung (Job Breakdown Structure) aus den Job Instructions (Arbeitsunterweisungen) des Training Within Industry. Bei bei der Definition ist es dabei wichtig an die spätere Vermittlung zu denken und sich nicht nur über das Was einer Tätigkeit, sondern auch über das Wie und vorallem noch das Warum Gedanken zu machen.

Das Was in der Arbeitsaufschlüsselung beschränkt sich dabei auf die wichtigen Schritte, also die Elemente der Tätigkeit, die zur Wertschöpfung beitragen bzw. diese primär unterstützen, d.h. die Arbeit voranbringen.

Das Wie der Arbeitsaufschlüsselung umfasst die Schlüsselaspekte der Tätigkeit, damit sie korrekt ausgeführt werden kann, um die gewünschten qualitativen Ergebnisse zu erzielen.

Das Warum ist dann ein wichtiges Element der Arbeitsaufschlüsselung, weil es entscheidend zu wiederholbaren, standardisierten Ausführung beiträgt und vermeidet, dass Veränderungen vorgenommen werden, deren Folgen nicht überschaubar sind.

Vermittlung des Standards

Die Vermittlung der Arbeitsstandards findet in Form der Arbeitsunterweisung Job Instruction aus dem Training Within Industry statt. Die Arbeitsunterweisung setzt direkt auf der im ersten Schritt erfassten Arbeitsaufschlüsselung auf. Die Unterweisung kann dabei nur so gut sein, wie die vorangegangene Arbeitsaufschlüsselung, weil sie auf die einzelnen Elemente Was, Wie, Warum zurückgreift.

„Der Ausgangspunkt für die großartigsten Unternehmungen liegt oft in kaum wahrnehmbaren Gelegenheiten.“

– Demosthenes

In drei Durchgängen werden wichtigen Schritte, die zugehörigen Schlüsselaspekte und abschließende die Gründe dafür vermittelt, d.h. von der unterweisenden Person für die unterwiesene Person vorgemacht.

Im Anschluss wiederholt dann die unterwiesene Person die Tätigkeit viermal, zu Beginn ohne Erläuterungen und anschließend dreimal mit ergänzender Nennung der wichtigen Schritte, der Schlüsselaspekte und zum Schluss wiederum den Gründen dafür.

Diese intensive Vorgehensweise sorgt dafür, dass die unterwiesene Person die durchführende Tätigkeit in Gänze erfasst und reproduzierbar durchführen kann.

Kontrolle des Standards

In der Regel müssen Standards nicht nur durch die präzise Definition und sachgerechte Unterweisung eingeführt, sondern auch in der Umsetzung angemessen kontrolliert werden.

Dazu eignet sich ergänzend zu den Job Instructions die Layered Process Audits. Dabei wird anhand von Checklisten, die sich am Prozessverlauf also den Tätigkeiten statt den Ergebnissen (die ja nicht mehr änderbar sind), kontrolliert, ob die Arbeitsstandards (Arbeit=Tätigkeit=Prozess, nicht die Ergebnisse) eingehalten werden.

Natürlich sind es die späteren Arbeitsergebnisse, für die ein Kunde in der Regel bezahlt. Bei der Kontrolle allerdings ist diese Vorgehensweise wenig hilfreich, weil die Korrekt der Ergebnisse immer auch Nacharbeit bedeutet. Besser ist es, dafür zu sorgen, dass durch die Kontrolle der Tätigkeiten dann die gewünschten Ergebnisse ermöglicht werden.

Damit wird auch deutlich, welche Bedeutung den Arbeitsaufschlüsselungen zukommt. Nur wenn eine enge Kopplung zwischen die Tätigkeiten im Was und Wie besteht, werden die gewünschten Ergebnisse entstehen.

Die Checklisten im LPA können dabei nicht nur das Was und Wie überprüfen, sondern es kann auch das Warum der einzelnen Schritte abgefragt und ggf. nachgeschult werden. Im Idealfall wird sowohl die Unterweisung als auch die Kontrolle von der gleichen Personen durchgeführt. Noch besser ist es, wenn sie an der Erstellung der Arbeitsaufschlüsselung beteiligt war.

Die Hauptgründe, wenn Arbeitsstandards nicht eingehalten werden, sind einerseits mangelnde Unterweisung darin oder aber, dass die Standards an sich ungeeignet sind und die Menschen deshalb einen Ausweg aus diesem Dilemma suchen.

Mit dieser kurzen Erläuterung wird deutlich, warum Job Instructions und Layered Process Audits sich ideal ergänzen und ein wichtiges methodisches Werkzeug zur Realisierung von Arbeitsstandards darstellen.

Arbeitsstandards bedeuten aber nicht, dass sie bis in alle Ewigkeit festgelegt sind und nie mehr verändert werden. Arbeitsstandards sind eine Voraussetzung für Verbesserungen, die ohne stabilen Ausgangspunkt nicht möglich sind.

Frage: Welche Rolle spielen Arbeitsstandards in Ihrem Unternehmen? Welche Auswirkungen haben fehlende oder nicht erreichte Arbeitsstandards? Wie können Sie Arbeitsstandards einführen und aufrechterhalten?

Sie können einen Kommentar hinter­lassen, indem Sie hier klicken.

Jetzt eintragen und Artikel zukünftig per eMail erhalten.

Hinweis: Ich behalte mir vor, Kommentare zu löschen, die beleidigend sind oder nicht zum Thema gehören.