KVP – eine Frage der Standards

Standard

Die Fragen nach den Standards im Kon­ti­nuier­lichen Ver­besse­rungs­prozess hängt eng mit der Routine und der Transpa­renz zusammen, die schon in zurück­liegen­den Artikeln besprochen wurden. Ohne Standards ist keine Ver­besse­rung sinnvoll möglich, weil keine stabile Basis existiert, von der die Ver­besse­rung ausgehen kann. Jegliche Ver­änderung wäre ohne stabi­len Aus­gangs­punkt eher zufällig, weil es nicht möglich ist, eine ver­läss­liche Aussage zu treffen, ob wirklich eine Ver­besse­rung stattg­efunden hat oder die vermeintliche Ver­besse­rung nur die Ursache einer statis­tischen, d.h. zufälligen Schwankung ist.

Standards werden in unter­schied­lichen Berei­chen angestrebt.

Standardisierte Arbeitsplätze

Diese Form der Standardi­sierung ermöglicht nicht nur die Ver­besse­rung von besagter stabiler Basis aus, sie ermöglicht auch ein höheres Maß Flexibi­lität dadurch, dass sich andere Mitar­beiter an fremden Arbeits­plätzen schneller zurechtfinden. Dieser Standard ist dabei ein weiterer Beweis, dass Routinen und Standards kein Wider­spruch zu Flexibilität und Innovation sind.

Standards hängen auch eng mit der Visua­lisierung und damit auch der schon erwähnten Transparenz zusammen. Die Visua­lisierung dient dabei der schnellen Beurtei­lung, ob eine beobach­tete Situa­tion den festgelegten Standards genügt oder nicht. Zur Visuali­sierung gehören im großen Umfeld bspw. farbige Markie­rungen in Produk­tions- und Logistikbereichen (Geh- & Fahrwege, Arbeits- & Sperrzonen, „Bahnhöfe“ & Lagerflächen usw.), ebenso wie z.B. im Kleinen die Shadow-Boards (Schattenbretter), um die Ablage und Aufbe­wahrung von Werkzeug u.ä. zu systema­tisieren.

Standardi­sierte Abläufe

Wie schon eingangs erwähnt, sind Ver­besse­rungen nur von einer stabilen Basis aus möglich. In Unter­nehmen mit Massen­produkten wie der Automobil­industrie oder den Online-Handels­unter­nehmen ist dieser Punkt naheliegend und ver­gleichs­weise „einfach“ zu erreichen.

Das heißt jedoch nicht, dass in projekt­orientier­ten Szenarien ein KVP nicht einsetz­bar ist. Selbst in Projekten folgen die Abläufe trotz inhaltlicher Einmalig­keit immer wieder standardi­sierten Vorgängen. Im Projekt­manage­ment spricht man deshalb vom Projekt­manage­ment-Prozess. Dessen Standards sind im Projekt­manage­ment-Hand­buch eines Unter­nehmens beschrieben. Standardi­sierte Vorgänge sind die Projekt­phasen, die durch­laufen werden (nach GPM/IPMA die Initiierung, Defini­tion, Planung, Durchführung und der Abschluss) und die dabei ablaufenden Aktivi­täten (bspw. Anforde­rungs­analysen, Risiko­betrach­tungen, Aufwands-, Kosten- und Termin­planung, das Berichts­wesen, um nur einige zu nennen). Diese Aktivi­täten sind zwar inhalt­lich immer wieder neu, gehorchen trotz­dem in der generellen Vorgehens­weise, der Reihen­folge und den Abhängig­keiten unter­einander definier­baren Standards. Diese lassen sich als solche auch beschreiben und damit verbessern.

Standards im KVP

Im Verbesse­rungs­prozess nach dem PDCA-Zyklus (Plan-Planen, Do-Tun, Check-Prüfen, Act-Absichern) findet die Standardi­sierung im letzten Schritt Act/Absichern statt. In diesem Schritt wird die im ersten Schritt Plan/Planen identi­fizierte und geplante Ver­besse­rung im zweiten Schritt Do/Tun im Kleinen ausprobiert und nach dem dritten Schritt Check/Prüfen die über­prüfte Ver­besse­rung im größeren Umfang in die Regel­abläufe umgesetzt. Im letzten Schritt werden dann auch Arbeits­anwei­sungen und sonstige Unter­lagen angepasst und reflek­tieren damit die neue Vor­gehens­weise. Dadurch wird gewähr­leistet, dass die Verbesserungen Bestand haben und nicht ein Rückfall in die alte Situa­tion stattfindet.

Auch die Vor­gehens­weise nach dem PDCA-Zyklus ist eine Form der Standardi­sierung auf der Meta-Ebene des ­­prozesses. Dieser Standard drückt sich in den oben beschrie­benen vier Schritten aus. Im Detail wird dabei jeder Verbesse­rungs­initia­tive ein Zustand entspre­chend dem betreffenden Schritt zugewiesen, in dem sie sich befindet. Visua­lisiert wird dies durch ein Vier-Quadranten-Feld in Themenlisten oder Verbesse­rungskarten. Im Berichts­wesen wird die Standardi­sierung durch den A3-Report erreicht. Dort wird auf einem DIN-A3-Blatt der komplette PDCA-Zyklus abgebildet und die erzielten Erkenntnisse und Ver­besse­rungs­maßnahmen dokumentiert. Durch die standardi­sierte Vorgabe des Aufbaus des A3-Berichts wird durch die räumlich-umfäng­liche Reduk­tion auch eine Ver­schlankung des Berichts­wesens erreicht. Zur Unters­tützung der Kon­tinuier­lichen Ver­besse­rung dienen die fünf Fragen der Coaching-Kata (nach Mike Rother, siehe Litera­tur­hin­weis).

Ein weiterer Standard im Rahmen des KVP ist die Regel­mäßig­keit der Durch­führung, so wie das bei der Frage der Routine beschrie­ben wurde. Standards innerhalb des KVP sind auch die eingesetzten Werkzeuge, nach denen die vorgefun­denen Situa­tionen beurteilt und verbessert werden. Ein paar typische Ver­treter dieser Werk­zeuge sind die sieben Verschwen­dungs­arten, 5S/5A-Aktivitäten, TPM (Total Productive Mainte­nance – autonome/produktive Instandhaltung), Wert­strom­analyse, SMED (Single Minute Exchange of Die – Rüstzeit­optimierung), FMEA (Fehler-Möglichkeits-Risiko-Analyse) und Poka Yoke zur eingebauten Fehler­vermei­dung.

Die Aufzäh­lung dieser Standardi­sierungs­aspekte ist ein kleiner Aus­schnitt, dessen wo Standards im Umfeld des Konti­nuier­lichen Verbes­serungs­prozesses wichtig als Voraus­setzung, in der Umsetzung und für die Ergebnisse sind.

Frage: Wie gehen Sie mit Standards in den Prozessen und der Arbeits­platz­gestal­tung um? Besteht hier schon eine gute Basis für den KVP oder haben die Standards selbst noch Verbes­serungs­potenzial?

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