Die Fragen nach den Standards im Kontinuierlichen Verbesserungsprozess hängt eng mit der Routine und der Transparenz zusammen, die schon in zurückliegenden Artikeln besprochen wurden. Ohne Standards ist keine Verbesserung sinnvoll möglich, weil keine stabile Basis existiert, von der die Verbesserung ausgehen kann. Jegliche Veränderung wäre ohne stabilen Ausgangspunkt eher zufällig, weil es nicht möglich ist, eine verlässliche Aussage zu treffen, ob wirklich eine Verbesserung stattgefunden hat oder die vermeintliche Verbesserung nur die Ursache einer statistischen, d.h. zufälligen Schwankung ist.
Standards werden in unterschiedlichen Bereichen angestrebt.
Standardisierte Arbeitsplätze
Diese Form der Standardisierung ermöglicht nicht nur die Verbesserung von besagter stabiler Basis aus, sie ermöglicht auch ein höheres Maß Flexibilität dadurch, dass sich andere Mitarbeiter an fremden Arbeitsplätzen schneller zurechtfinden. Dieser Standard ist dabei ein weiterer Beweis, dass Routinen und Standards kein Widerspruch zu Flexibilität und Innovation sind.
Standards hängen auch eng mit der Visualisierung und damit auch der schon erwähnten Transparenz zusammen. Die Visualisierung dient dabei der schnellen Beurteilung, ob eine beobachtete Situation den festgelegten Standards genügt oder nicht. Zur Visualisierung gehören im großen Umfeld bspw. farbige Markierungen in Produktions- und Logistikbereichen (Geh- & Fahrwege, Arbeits- & Sperrzonen, „Bahnhöfe“ & Lagerflächen usw.), ebenso wie z.B. im Kleinen die Shadow-Boards (Schattenbretter), um die Ablage und Aufbewahrung von Werkzeug u.ä. zu systematisieren.
Standardisierte Abläufe
Wie schon eingangs erwähnt, sind Verbesserungen nur von einer stabilen Basis aus möglich. In Unternehmen mit Massenprodukten wie der Automobilindustrie oder den Online-Handelsunternehmen ist dieser Punkt naheliegend und vergleichsweise „einfach“ zu erreichen.
Das heißt jedoch nicht, dass in projektorientierten Szenarien ein KVP nicht einsetzbar ist. Selbst in Projekten folgen die Abläufe trotz inhaltlicher Einmaligkeit immer wieder standardisierten Vorgängen. Im Projektmanagement spricht man deshalb vom Projektmanagement-Prozess. Dessen Standards sind im Projektmanagement-Handbuch eines Unternehmens beschrieben. Standardisierte Vorgänge sind die Projektphasen, die durchlaufen werden (nach GPM/IPMA die Initiierung, Definition, Planung, Durchführung und der Abschluss) und die dabei ablaufenden Aktivitäten (bspw. Anforderungsanalysen, Risikobetrachtungen, Aufwands-, Kosten- und Terminplanung, das Berichtswesen, um nur einige zu nennen). Diese Aktivitäten sind zwar inhaltlich immer wieder neu, gehorchen trotzdem in der generellen Vorgehensweise, der Reihenfolge und den Abhängigkeiten untereinander definierbaren Standards. Diese lassen sich als solche auch beschreiben und damit verbessern.
Standards im KVP
Im Verbesserungsprozess nach dem PDCA-Zyklus (Plan-Planen, Do-Tun, Check-Prüfen, Act-Absichern) findet die Standardisierung im letzten Schritt Act/Absichern statt. In diesem Schritt wird die im ersten Schritt Plan/Planen identifizierte und geplante Verbesserung im zweiten Schritt Do/Tun im Kleinen ausprobiert und nach dem dritten Schritt Check/Prüfen die überprüfte Verbesserung im größeren Umfang in die Regelabläufe umgesetzt. Im letzten Schritt werden dann auch Arbeitsanweisungen und sonstige Unterlagen angepasst und reflektieren damit die neue Vorgehensweise. Dadurch wird gewährleistet, dass die Verbesserungen Bestand haben und nicht ein Rückfall in die alte Situation stattfindet.
Auch die Vorgehensweise nach dem PDCA-Zyklus ist eine Form der Standardisierung auf der Meta-Ebene des prozesses. Dieser Standard drückt sich in den oben beschriebenen vier Schritten aus. Im Detail wird dabei jeder Verbesserungsinitiative ein Zustand entsprechend dem betreffenden Schritt zugewiesen, in dem sie sich befindet. Visualisiert wird dies durch ein Vier-Quadranten-Feld in Themenlisten oder Verbesserungskarten. Im Berichtswesen wird die Standardisierung durch den A3-Report erreicht. Dort wird auf einem DIN-A3-Blatt der komplette PDCA-Zyklus abgebildet und die erzielten Erkenntnisse und Verbesserungsmaßnahmen dokumentiert. Durch die standardisierte Vorgabe des Aufbaus des A3-Berichts wird durch die räumlich-umfängliche Reduktion auch eine Verschlankung des Berichtswesens erreicht. Zur Unterstützung der Kontinuierlichen Verbesserung dienen die fünf Fragen der Coaching-Kata (nach Mike Rother, siehe Literaturhinweis).
Ein weiterer Standard im Rahmen des KVP ist die Regelmäßigkeit der Durchführung, so wie das bei der Frage der Routine beschrieben wurde. Standards innerhalb des KVP sind auch die eingesetzten Werkzeuge, nach denen die vorgefundenen Situationen beurteilt und verbessert werden. Ein paar typische Vertreter dieser Werkzeuge sind die sieben Verschwendungsarten, 5S/5A-Aktivitäten, TPM (Total Productive Maintenance – autonome/produktive Instandhaltung), Wertstromanalyse, SMED (Single Minute Exchange of Die – Rüstzeitoptimierung), FMEA (Fehler-Möglichkeits-Risiko-Analyse) und Poka Yoke zur eingebauten Fehlervermeidung.
Die Aufzählung dieser Standardisierungsaspekte ist ein kleiner Ausschnitt, dessen wo Standards im Umfeld des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses wichtig als Voraussetzung, in der Umsetzung und für die Ergebnisse sind.
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