KVP – auch eine Antwort für die Verwaltung

Verwaltung

Eine Frage, die immer wieder gestellt, aber auch in Zweifel gezogen wird, ist die nach der Mach­bar­keit bzw. Wirk­sam­keit von Lean Manage­ment und dessen Metho­den in der Verwaltung, in den so genannten indi­rekten Bereichen.

Um dieses Thema zu bear­beiten, ist es m.E. wertvoll erst­mal die Gemein­sam­keiten und die Unter­schiede heraus­zuar­beiten.

Gemeinsam­keiten zw. Produk­tion und Verwaltung

  • Es gibt auch in der Verwaltung Prozesse.
  • Es treten auch Verschwen­dungen auf.
  • Die Effizienz der Prozesse kann mittels Kenn­zahlen fest­gestellt werden.
  • In den Prozessen existieren Arbeits­standards.
  • Die Menschen und deren Einbe­ziehung haben entschei­denden Einfluss auf die Wahr­nehmung und Vermei­dung von Verschwen­dungen.
  • Die Lean Prinzi­pien und Werk­zeuge können in beiden Bereichen einge­setzt werden.

Unterschiede zw. Produk­tion und Ver­waltung

  • In den meisten pro­duzie­renden Branchen laufen in der Verwal­tung mehr unter­stützende Prozesse als direkt wert­schöpfende Prozesse ab.
  • Die Verschwen­dungen sind nicht so offen­sicht­lich, wenn es sich um phy­sische Produkte handelt.
  • Kennzahlen in den Verwaltungs­prozessen sind nicht so offen­sicht­lich wie in der Produktion.
  • Die Variabilität in den Prozessen ist in der Verwaltung größer.
  • Der Bezug zum Endkunden ist oft indi­rekter als in der Produk­tion (daher auch der Name).
  • In der Verwaltung herr­schen noch oft Werkstatt­prinzipien vor, während die Indu­stria­lisie­rung in der Produktion schon lange Einzug gehalten hat.
  • Die Anwendung der Lean Werk­zeuge ist in der Verwaltung nicht so offen­sicht­lich und nahe­liegend wie in der Produk­tion, wo sie entstanden sind und schon Jahr­zehnte im Einsatz sind.

Wenn etwas weitergedacht wird und auch interne Kunden betrachtet werden, kann man auch in der Verwaltung von Produktion sprechen. Das Ergebnis sind dann zwar keine physi­schen Produkte, die Prozess­ergeb­nisse setzen sich trotz­dem aus einzelnen Bestand­teilen zusammen. Diese müssen ggf. aus- oder zusammen­gesucht werden (selbst wenn es nur Unter­schriften oder Haken in einer Liste sind), es kommt auf eine bestimmte Reihen­folge an, die Bestand­teile müssen – ggf. im über­tragenen – bewegt werden. Ich entsinne mich noch gut an einen frü­heren Kunden, bei dem eine Tele­kommu­nika­tions­leistung im täg­lichen Sprach­gebrauch „produziert“ wurde. Dazu waren verschie­dene Schaltungen und Konfi­gura­tionen notwen­dig, ebenso wie die Ein­rich­tung von Abrech­nungs­modellen. Alle Teil­leistungen mussten erbracht werden, bis dem End­kunden die Leistung zur Ver­fügung stand.

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erle­digung zur Ver­fügung steht.“

– Cyril Northcote Parkinson

In der Verwaltung bzw. anderen indirekten Berei­chen treten genau Ver­schwen­dungen auch, die sich auf die sieben Ver­schwendungs­arten zurückführen lassen. Da in vielen Fällen keine physi­schen Gegen­stände entlang der Wert­schöpfung beteiligt sind, ist es aller­dings notwendig, von der physischen und die oft informationelle Welt zu wechseln, um vergleich­bare Effekte wahrzu­nehmen. Der Artikel über Verschwen­dungen am Flughafen gibt in einer Außen­sicht einen kleinen Eindruck.

Eine vergleichbare Trans­forma­tion ist auch bei der 5S/5A-Methodik möglich (bspw. in der Produkt­entwick­lung). Der Begriff Arbeits­platz kann dabei bei­spiels­weise auch auf eine Benutzer­ober­fläche ausge­dehnt werden. Ein mög­licher Einwand ist dabei die Starr­heit der­selben und der feh­lende Einfluss des einzel­nen Benutzers. Mittler­weile existieren jedoch Konzepte wie Podio, die genau diese indivi­duellen Ober­flächen ermög­lichen und dem Anwender neue Gestal­tungs­möglich­keiten geben.

Was in der Produktion mit der Planung und Gestal­tung von Produk­tions­layout schon seit Jahr­zehnten Stan­dard ist und sich an den indivi­duellen Bedürf­nissen der konkreten Produkt­entstehung orien­tiert, wird sich lang­sam auch in indirekten Berei­chen durch­setzen und dort neue Möglich­keiten der Effi­zienz­steigerung schaffen.

Frage: Welches Verbesserungspotenzial sehen Sie in den indirekten Bereichen Ihres Unternehmens? Wo steht noch die Individualität der Abläufe im Vordergrund? Wie können Sie den Werkstattcharakter dort überwinden?

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