KVP – eine Frage der Transparenz

Um welche Transparenz geht es bei dieser “Frage” im Bezug zum Kontinuierlichen Verbesserungsprozess? Welche Sichtbarkeit entsteht durch diese Transparenz? Wird dadurch etwas sichtbar, was besser verborgen bliebe? Wie schon in vergangenen Artikeln hat diese Frage auch wieder mehrere Dimensionen. Da ist einmal die Transparenz, die für den KVP notwendig ist. Also eine Transparenz, die es zu schaffen gilt, damit der KVP gut funtioniert. Dann entsteht weitere Transparenz in der Folge durch den KVP. Welche Aspekte beinhalten nun die verschiedenen Transparenzdimensionen?

Transparenz für den KVP

Damit der Kontinuierliche Verbesserungsprozess optimal funktioniert, ist Transparenz notwendig in den Prozessen. Die Beteiligten an den Prozessen sollten ihre Umfeld kennen, in dem sie arbeiten. Nur durch diese Kenntnis können sie Wechselwirkungen mit anderen Prozessabschnitt beurteilen und die Folgen von Verbesserungen einschätzen. Ist dies nicht der Fall kann es sehr leicht zu lokalen Verbesserungsmaßnahmen kommen, die dann aber das große Bild stören und insgesamt eher negative Auswirkungen nach sich ziehen.

Die Beteiligten in den Prozessen sollten auch die anderen “Mitspieler” kennen, wie bspw. den KVP-Moderator für ihr direktes Umfeld und den KVP-Koordinator für den übergeordneten Bereich bzw. das ganze Unternehmen. Umgekehrt sollten natürlich auch die Menschen vor Ort kennen. Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess kann seine optimale Wirkung nur entfalten, wenn alle daran beteiligt sind (und nicht nur “betroffen”). Die Menschen vor Ort (japan. Gemba) kennen in der Regel den Prozess am besten und sind auch am besten in der Lage Verbesserungsvorschläge zu machen und zur Problemlösung beizutragen.

Es sollte den Personen in den Prozessen auch klar sein, wie die Kennzahlen ihrer Prozesse beurteilt und welche Anforderungen, d.h. Zielmarken gestellt werden. Nur durch die Kenntnisse über die Ziele kann eine Richtung der Verbesserung entstehen. Zu den Kennzahlen sind auch Standards ein wichtiger Bestandteil der Transparenz. Nur von stabilen Standards aus kann eine quantifizierbare Verbesserung erfolgen. Wenn diese Standards noch nicht vorhanden sind, ist das erste Bestreben im KVP, diese Standards zu schaffen. Zu den Standards gehört auch deren Visualisierung. Standards und deren Visualisierung entstehen bspw. durch 5S/5A-Aktivitäten. Sie sind auch der letzte Schritt im PDCA-Zyklus, in dem die erreichten Verbesserungen als Standard festgeschrieben werden.

Wichtig ist auch die Transparenz über die Ergebnisse aus dem KVP, wie gemachte Vorschläge von der Unternehmensleitung beurteilt werden, welchen Einfluss Verbesserungen auf das Betriebsergebnis haben. Dazu gehören dann auch Informationen darüber, warum unter Umständen bestimmte Vorschläge nicht umgesetzt werden können.

Diese Transparenzen entstehen nur durch angemessene Kommunikation über alle Randbedingungen einer Situation, in der nichts unter den Tisch gekehrt wird. Auch der offene Umgang mit Fehler gehört dazu, ohne dass nach Schuldigen gesucht wird, sondern gemeinsam nach Wegen, wie ein wiederholtes Auftreten für die Zukunft vermieden werden kann.

Transparenz durch den KVP

Durch den KVP entsteht auch in den oben genannten Bereichen Transparenz bzw. sie wird verbessert. Eine Transparenz, die zu Beginn unter Umständen noch fehlend oder noch nicht optimal ausgeprägt ist (was es letztlich so oder nicht gibt), sollte keine Ausrede sein, sich um den KVP nicht zu kümmern, d.h. ihn einzuführen und auch am Verbesserungsprozess kontinuierlich weiterzuarbeiten. Durch den KVP und gemeinsame Problemlösungen entsteht Transparenz in den Prozessen und die Menschen lernen sich besser kennen.

Dadurch dass die Problemlösungen vor Ort stattfinden, werden sich auch die Führungskräfte an den Ort des Geschehens begeben und sich dort ein eigenes Bild der Situation machen (japan. Genchi Genbutsu – “geh' hin und sieh'“). Durch die Kommunikation mit den Beteiligten vor Ort entsteht ein höheres Verständnisniveau für die Belange aller Beteiligten. An der Kommunikation ist wiederum die Visualisierung beteiligt.

Die Aussage “KVP funktioniert bei uns nicht, weil ‘die Leute” nicht mitmachen” hat immer auch etwas mit mangelnder Transparenz zu tun. (Fehlendes) transparentes Wissen, wie der KVP funktioniert, welche Priorität ihm eingeräumt wird, welche Erwartungen an ihn gestellt werden, ist sehr oft eine Ursache des Scheiterns oder dafür, dass die Ergebnisse hinter den Erwartungen zurückbleiben.