PDCA – Eine haarige Sache?

Der Impuls zu diesem Artikel ist entstanden, nachdem meine Tochter nach mehreren Haarfärbeaktionen und dem Versuch wieder die natürliche Farbe (blond) zu erreichen, schließlich bei orange angekommen war (und ich übertreibe hier nicht). Sie meinte jedes Mal, dass es jetzt das letzte Mal sein würde und die Farbe jetzt passen sollte.

Wo besteht hier der Bezug zur Prozessoptimierung? Für mich gibt es hier mehrere Aspekte. Einmal ist das die Art und Weise, wie die Veränderungen vorgenommen wurden. Es war immer der ganz große Versuch und Irrtum, der alle Haare betroffen hat. Im Umfeld von Veränderungen in Unternehmen hätte diese Vorgehensweise u.U. fatale Folgen. Deshalb wird dort eine andere Vorgehensweise eingesetzt, die in vier Schritten abläuft — PDCA: Plan – Do – Check – Act.

Erste Schritt – Plan – Planung

Am Anfang sollte ausgehend vom Ist-Zustand zumindest ein Problembewusstsein vorhanden sein, idealerweise auch die Erkenntnis über das Ziel der Veränderung. Oft wird es zu Beginn nur ein Weg-von-Ziel sein, das dann aber in ein Hin-zu-Ziel transformiert werden sollte, um nachhaltige Veränderungen zu erreichen, die Bestand haben. Ein wichtiger Aspekt über alle vier Schritte hinweg ist die Einbeziehung der Betroffenen und Beteiligten vor Ort. Dies beginnt bereits bei der Planung. Veränderung findet am Ort der Veränderung statt und wird eben auch dort geplant. Bezogen auf das haarige Problem bedeutet das, dass erstmal Klarheit über die zukünftige Haarfarbe herrschen sollte. Moderne Bildbearbeitungsprogramme können da einen ersten Eindruck bieten, ohne dass gleich bleibende Verhältnisse geschaffen werden müssen.

Zweiter Schritt – Do – Tun

Mit Tun dabei nicht gemeint, dass die Veränderung jetzt bereits im großen Umfeld umgesetzt wird (auch wenn das ein oft anzutreffender Irrtum ist). Vielmehr werden die Veränderungen erstmal im Kleinen, in einem Sandkasten begonnen. Dabei kommen auch Provisorien zum Einsatz, mit denen die Auswirkungen und Ergebnisse dann getestet werden können. Auch hier ist wieder wichtig, dass die Dinge am Ort des Geschehens angewendet werden. Für die Haare können das zu Beginn versteckte Strähnen sein, um die Deckkraft zu überprüfen.

Dritter Schritt – Check – Prüfen

Wie bereits angedeutet, werden hier die Ergebnisse und Auswirkungen überprüft und ggf. angepasst.

Vierter Schritt – Act – Umsetzen

Im letzten Teil werden die überprüften Verbesserungen jetzt auf ganzer Linie umgesetzt. Die neue Vorgehensweise wird zum Standard. Das betrifft auch die Dokumentation in Verfahrensanweisungen und Arbeitsplänen, ebenso wie die Schulung aller involvierten Mitarbeiter. Bei den Haaren kommt es erst jetzt zur großen Färbeaktion, die dann auch den gewünschten Effekt erzielt.

Wenn sich die vier Schritte zu einem Kreis schließen, wird daraus der PDCA-Zyklus, wie er im Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zum Einsatz kommt und die Basis von Kaizen und Lean Management darstellt.

Neben dem PDCA-Zyklus können wir aus dem vorliegenden Fall auch lernen, dass es lohnend sein kann, gleich zu Beginn einen Fachmann oder eine Fachfrau hinzuzuziehen, statt sich ausschließlich auf eigene Experimente zu verlassen. Unterm Strich lassen sich dadurch erhebliche Kosten einsparen, ebenso wie Zeit und Nerven geschont werden. Mit Fachleuten sind auch Personen gemeint, die zwar nicht notwendigerweise die technischen Fachleute sein müssen, dafür aber die Kenntnis über die Durchführung und Moderation der Veränderungsprozesse mitbringen.

Frage: Wo haben Sie in Ihrem Unternehmen schon unnötige mehrfache Anläufe bei der Lösung von Problemen genommen? Haben Sie auch schon mal die Antwort der Betroffenen vor Ort bekommen: Das hätte ich Euch gleich sagen können? Wo sind Sie auf Widerstände bei den Veränderungen gestoßen, die durch eine Moderation vermeidbar gewesen wären?

Hinweis: Ich behalte mir vor, Kommentare zu löschen, die beleidigend sind oder nicht zum Thema gehören.