Probezeit Labyrinth | GeeMco : Götz Müller Consulting

Die Probezeit

oder

Im Labyrinth der Prozesse

Es ist der letzte Tag der Probezeit von Herrn Hoffmann. Heute hat er sein Abschlussgespräch mit dem Inhaber. Wie es ausgehen wird?

Schwer zu sagen. Gab es doch manche Konflikte mit ihm und den Kollegen. Auf dem Weg zur Arbeit ziehen die letzten sechs Monate noch mal vor seinem geistigen Auge vorbei.

Es war der 1. Juni, ein schöner Frühsommertag, der erste Arbeitstag in der neuen Firma. Nach fünf Jahren bei seinem letzten Arbeitsgeber wollte er etwas Neues kennen lernen. Das neue Unternehmen war ein kleiner Mittelständler, bei dem er direkt mit dem Inhaber zusammenarbeiten würde. Sein Vorgänger war kurz vor dem Ruhestand plötzlich krank geworden und freiwillig sehr schnell ausgeschieden. Am ersten Tag hatte er sein Büro direkt neben dem Unternehmer bezogen. Danach wurde er durch die Firma geführt, ebenso durch die Werkshalle. Da war ihm schon aufgefallen, dass auf einigen Schreibtischen und Arbeitsplätzen Unordnung herrschte. Am Nachmittag hatte er dann ein Gespräch mit der Kollegin, die mit seinem Vorgänger zusammen- gearbeitet hatte. Nach zwei Stunden hatte er immer noch keinen klares Bild von seinem Aufgabenbereich und wie die Abläufe im restlichen Unternehmen aussahen. Die Kollegin meinte nur lapidar, das würde er mit der Zeit schon durchschauen.

Nach dem ersten Monat hatte sich an dieser Situation noch nichts entscheidendes geändert. Allerdings kamen da schon immer wieder Kunden mit Reklamationen auf ihn zu, die noch während der Anwesenheit seines Vorgängers aufgetreten waren. Als er sich bei den Kollegen und Sachbearbeitern erkundigen wollte, kannten zwar manche die Vorfälle, konnten ihm aber nichts Genaues sagen. Weder über die Ursachen der Reklamationen noch über den aktuellen Bearbeitungsstand. Keiner wusste, was als nächstes zu tun war. Diesen Zustand nahm er zum Anlass, beim Inhaber um ein Gespräch zu bitten. Das Gespräch fand dann spätabends am Ende der Woche statt. Der Inhaber wusste zwar, dass sein Vorgänger ein paar Aufzeichnungen über Ablaufbeschreibungen gemacht und irgendwo abgelegt hatte. Aber erst nach längerem Suchen tauchten sie in einem Server-Verzeichnis des Vorgängers auf. Bei der gemeinsamen Durchsprache stellte sich dann zusätzlich schnell heraus, dass das die persönliche Vorgehensweise des Vorgängers gewesen war, die so gar nicht den Wünschen des Inhabers entspracht. Allerdings hatte er auch keine Aufzeichnungen, da er – wie er sagte – alles im Kopf hatte. Er erhielt vom Inhaber einige Hinweise zu dessen gewünschter Vorgehensweise, die er sich stichwortartig notierte. Es war eine lange Besprechung geworden und die Sonne schon fast untergegangen, als er sich auf den Heimweg macht.

Die folgenden Wochen setzte er seine Notizen zur Arbeit ein, erkannte aber immer wieder, dass andere Mitarbeiter anders vorgingen und die Kunden oft mit den Ergebnissen nicht zufrieden waren. Manche verlangten dann den Inhaber zu sprechen. Nach diesen Gesprächen erschien dieser mit rotem Kopf in seinem Büro und machte seinem Unmut Luft. Manchmal bekamen es auch andere Mitarbeiter zu spüren, was diesen verständlicherweise auch nicht gefiel. Wenn er dann einzelne Verbesserungsvorschläge machte, war die generelle Reaktion der Kollegen und des Chefs: Das geht hier so nicht, so haben wir das noch nie gemacht.

So gingen weitere Wochen ins Land und die erste Hälfte der Probezeit vorüber. Er hatte nicht das Gefühl, dass sich etwas zum Besseren veränderte. Manche Kunden waren sogar verärgert ganz abgesprungen. Deshalb wuchs in ihm der Gedanke, dass er die Probezeit entweder seitens des Inhabers nicht überstehen oder selbst die Notbremse ziehen würde. Er hatte also nichts zu verlieren. Deshalb ersuchte er um ein weiteres Gespräch beim Inhaber. Dort stellte er seinen Eindruck der Situation schonungslos dar und machte gleichzeitig den Vorschlag externe Unterstützung bei der Erarbeitung optimaler Abläufe hinzuzuziehen. Schon bei dem Vorschlag machte der Inhaber kopfschüttelnd große Augen, beherrschte sich aber in seinen Äußerungen.

Nachdem Herr Hoffmann fertig war, holte der Inhaber tief Luft. ‘Jetzt ist es vorbei, jetzt wirft er mich sofort raus.' Deshalb traute er seinen Ohren nicht, als der Inhaber meinte: “OK, wen schlagen Sie zur Unterstützung vor? Machen Sie mal, aber ich will die Ergebnisse zuerst sehen, bevor etwas Neues eingeführt wird.”

In den nächsten Wochen führte Herr Hoffmann einige Gespräche mit einem Berater, den er aus seiner früheren Firma kannte. Der Berater stellte ein Konzept vor, wie die beiden Hauptprozesse zur Auftragsabwicklung und Reklamationsbearbeitung analysiert und dokumentiert werden konnten. Der Inhaber nahm das Angebot kurz zur Kenntnis, stellte ein paar Fragen zum Inhalt bzw. den angebotenen Aktivitäten und unterschrieb dann den Beratungsauftrag.

So fanden anschließend Interviews und Workshops statt, in denen mit Unterstützung des Beraters und Mitwirkung der Kollegen der Wertstrom des Unternehmens aufgenommen und in Prozesse abgebildet und dokumentiert wurde. Im Kollegenkreis fanden die Interviews und Workshops nur wenig Beifall. Immer wieder wurde das Missfallen für den Zeitbedarf geäußert. Herr Hoffmann nahm auch wahr, dass einige Kollegen häufiger beim Inhaber vorstellig wurden. Das Ende der Workshops, die anschließenden Nacharbeiten und Übergabe der erarbeiteten Ergebnisse fielen auf die letzte Woche seiner Probezeit, sodass Herr Hoffmann mit Bangen dem Abschlussgespräch zur Probezeit entgegen sah.

Zur vereinbarten Uhrzeit geht Herr Hoffmann ins Büro des Inhabers und nimmt den angebotenen Platz ein. Der Inhaber kommt gleich zur Sache. Er spricht vom schleppenden Beginn der Probezeit, dem Unmut und Verlust einiger Kunden, ebenso wie von der Verärgerung der Kollegen über die “neumodischen Ideen”, die Herr Hoffmann mitgebracht habe. Mit einem “und jetzt kommen wir zu dem hier” öffnet er die Aktenmappe, die den Abschlussbericht des Beraters enthielt und beginnt einzelne Punkte vorzulesen:

“Im Unternehmen existieren fast keine abgestimmten Abläufe. […] Der Erfolg der Geschäftstätigkeit ist von der Initiative einzelner Mitarbeiter abhängig. […] Die Erwartungen der Kunden rangieren im Hintergrund und werden eher zufällig erfüllt. […] Der Inhaber, Herr Kolbeck, ist sehr stark in die Leistungsprozesse eingebunden und kann deshalb durch die fehlenden Freiräume keine unternehmerischen Impulse zur Weiterentwicklung des Unternehmens geben.”

Der Inhaber blickt auf, schaut Herr Hoffmann lange in die Augen und setzt dann an.

“Was glaubt der eigentlich, wer er ist? Aber, verdammt! Er hat ja so Recht.”

Herr Hoffmann traut fast seinen Ohren nicht und glaubt sich im falschen Film.

“Er bringt genau das auf den Punkt, was ich selbst seit einiger Zeit als Bauchgefühl habe. Mir hat die letzte Zeit auch keinen Spaß mehr gemacht. Ich habe so viele Ideen, aber keine Zeit zur Umsetzung gefunden. Jetzt weiß ich warum. Ich danke Ihnen, dass Sie nicht locker gelassen und den Berater angeschleppt haben. Von meiner Seite aus haben Sie die Probezeit erfolgreich bestanden. Ich hoffe, dass Sie weiter bei uns bleiben wollen. Als kleines Zeichen meiner Wertschätzung werde ich Ihr Gehalt nach oben korrigieren. Und jetzt machen Sie Feierabend, den haben Sie sich verdient. Erholen Sie sich am Wochenende. Am Montag wollen wir mit der Umsetzung beginnen.”

Noch ganz benommen von der unerwarteten Wendung des Gesprächs geht Herr Hoffmann zurück in sein Büro und dann nach Hause. Das hatte er so nicht erwartet. Aber jetzt freut er sich seit einiger Zeit das erste Mal auf die kommende Woche.

Prozessoptimierung bringt nicht nur greifbare Ergebnisse im Bereich der Kostensenkung, Umsatzsteigerung, Verbesserung der Kundenzufriedenheit ebenso wie der Mitarbeiterzufriedenheit.
Prozessoptimierung schafft auch Freiräume für unternehmerisches Handeln und Führungsaufgaben.
Prozessoptimierung ist damit ein ganzheitlich und vielfältig wirkendes Werkzeug.

Wenn Sie wissen möchten, wie auch Sie in Ihrem Unternehmen von Prozessoptimierung profitieren können, um Kosten zu senken, Umsätze zu erhöhen und die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu steigern, rufen Sie mich jetzt am besten an oder schreiben Sie mir, damit wir in einem unverbindlichen Gespräch klären, wie ich Sie dabei unterstützen kann. Ich freue mich über Ihren Anruf oder Ihre Nachricht.

Wenn Sie jemanden kennen, der in seinem Unternehmen auch diese Vorteile erreichen möchte, dürfen Sie gerne diese Seite weiterempfehlen. Vielen Dank!