Prozessoptimierung in Kundenberatung, Arbeitsvorbereitung, Produktion, Weiterverabeitung

Ausgangsbedingungen

Das Unternehmen zeigte im Bereich der Kundenberatung eine sehr hohe Auslastung bzw. Überlastung. Die Auslastung ging jedoch im Bereich der Arbeitsvorbereitung, Produktion und Weiterverarbeitung zurück. Das Aufwandsverhältnis zwischen kundennahen und produktionsnahen Bereichen war branchenunüblich. Diese Tatsache bildete auch den Anlass für Korrekturmaßnahmen.

Auftragsklärung und Zieldefinition

• Verkürzung der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten in den kundennahen Bereichen
• Reduktion der Ausschussquote und kundenrelevanter Fehler in produktionsnahen Bereichen

Vorgehensweise

• Analyse und Dokumentation der aktuellen Ist-Prozesse in mehreren Prozessmapping-Workshops. Dabei wurden auch die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten in den einzelnen Prozessschritten festgehalten.
• Bereits bei der Analyse wurden unnötige Prüfschleifen und Rückdelegationen über mehrere Prozessebenen hinweg erkennbar.
• Diese Prüfschleifen mit dem resultierenden Mehraufwand waren eine Ursache für das Auslastungsmissverhältnis, konnten jedoch die Fehler- und Ausschussquote nicht wie eigentlich gewünscht positiv beeinflussen.
• Den Abschluss bildete die Definition der neuen Soll-Prozesse und deren Umsetzung.

Ergebnis

Wie angestrebt konnten die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten in den kundennahen Bereichen verkürzt werden. Neben Kostensenkungen steigerte dies die Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionszeiten und eine höhere Termintreue.

Die Ausschuss- und Fehlerquote wurde durch die Einführung von Verfahrensanweisungen und Checklisten gesenkt. Durch die Verlagerung der Prüfungsvorgänge in den Produktionsprozess wurden Störungen der kundennahen Prozesse und damit die benötigten Zeiten reduziert.

Durch die bereichsübergreifenden Workshop-Aktivitäten und die Präsentation der Ergebnisse wurde erstmals ein gemeinsames Verständnis für die Gesamtzusammenhänge und die Tätigkeiten in anderen Bereichen ermöglicht. Dadurch entstand auch Bewusstsein für die Auswirkungen eigener Handlungen in anderen Bereichen.

Neben den prozessorienten Aktivitäten wurden auch die Verantwortungsbereiche neu definiert und Fortschritte in der Führungskultur im Unternehmen erzielt.

Aufwand

Die Workshops wurden auf mehrere Tage (zusammen zwei Tage) verteilt in unterschiedlicher Teilnehmerbesetzung durchgeführt, um in die normalen betrieblichen Abläufe nur minimal einzugreifen. Dazu kam noch eine zusammen dreitägige Vor- und Nachbereitung durch den Moderator.

 

Interessiert?

Rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir, damit wir in einem unverbindlichen Gespräch klären, wie ich Sie durch Prozessoptimierung in verschiedenen Unternehmensbereichen unterstützen kann.

Wenn Sie jemanden kennen, der in seinem Unternehmen auch Prozesse optimieren möchte, dürfen Sie gerne diese Website weiterempfehlen. Vielen Dank!