Kaizen 2 go 216 : Persönliche Arbeitsprozesse und Zusammenarbeit effizienter gestalten

 

Inhalt der Episode:

  • Zur Begriffsklärung und Abgrenzung: Wenn wir über persönliche Arbeitsprozesse reden, welche Aspekte des Arbeitslebens fallen darunter, welche nicht?
  • Wer sollte sich also angesprochen fühlen?
  • Welche typischen Herausforderungen treten bei persönlichen Arbeitsprozessen auf?
  • Was sind typische Ursachen und Quellen?
  • Welche Rolle spielt Routine dabei?
  • Was sind typische Folgen daraus?
  • Was sind Auswege und Abhilfemaßnahmen?
  • Welche Gemeinsamkeiten treten dabei auf? Wo gibt es auch Unterschiede zu beachten?
  • Welche Wechselwirkungen ergeben sich über das (scheinbar) abgegrenzte Arbeitsleben hinaus?
  • Wo kann man sich weitere Impulse holen?

Notizen zur Episode:

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Wenn Sie selbst ein interessantes Thema für eine Episode im Umfeld von Geschäftsprozessen haben, können Sie mir das auf dieser Seite mit Vorbereitungsfragen vorschlagen.

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(Teil)automatisiertes Transkript

Episode 216 : Persönliche Arbeitsprozesse und Zusammenarbeit effizienter gestalten

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Zach Davis bei mir im Podcast-Gespräch. Er ist Experte für persönliche Effektivität. Hallo, Herr Davis.

Zach Davis: Hallo. Ich freue mich, dabei zu sein.

Götz Müller: Ja, prima. Ich habe schon so einen halben Satz, ein Stichwort zu Ihnen gesagt, aber stellen Sie sich gern noch mal in zwei, drei Sätzen ein bisschen intensiver vor.

Zach Davis: Ja, das kann man auf verschiedenen Ebenen beleuchten. Um es simpel zu halten: Bei mir dreht sich alles um die Erhöhung der persönlichen Wirksamkeit, also die Frage, wie kann ich mehr bewirken in der Zeit, die ich habe oder schlichtweg einfach die Anforderung, die da sind, die an mich herangetragen werden, mit weniger Aufwand zu erledigen. Und dabei geht es mir nicht um irgendwelche Theorien, sondern um Strategien, die wirklich helfen, die im Alltag mehr Erleichterungen bringen, ein bisschen produktiver machen, einen bisschen besseren Überblick bringen, den Stresspegel zu reduzieren an den Stellen, an denen Schuh im Alltag tatsächlich drückt.

Götz Müller: Und das sind ja auch Themen, die wunderbar in meinen Podcast reinpassen in meine Themen reinpassen. Vielleicht zum Einstieg, mal eine Begriffsklärung. Ich habe die Episode „Persönliche Arbeitsprozesse“ genannt, natürlich mit dem Kontext auch irgendwo Arbeitsleben, was fällt Ihrer Ansicht nach darunter und wo grenzen sie sich nicht vielleicht auch ab.

Zach Davis: Zum einen alles, was im eigenen Einfluss- oder sogar Kontrollbereich liegt, das sind zwei verschiedene Paar Schuhe, Einfluss und Kontrolle, was ich damit meine, ist unsere eigener Kontrollbereich, das sind Dinge die wir zu hundert Prozent selbst im Griff haben, also wie organisiere ich mich selbst, mein Selbst- und Zeitmanagement. Wie gehe ich zum Beispiel mit der Informationsflut um? Wie treffe ich Prioritätsentscheidungen? Aber auch der Einflussbereich oder Dinge, die ich beeinflussen kann, aber die nicht vollständig in meinem alleinigen Kontrollbereich liegen und das sind alle die Dinge, die sich auf die Zusammenarbeit mit anderen Personen beziehen, also die interne und externe Zusammenarbeit innerhalb der Organisation, aber auch nach außen hin mit Kunden und Dienstleistern. Was nicht dazu gehört an der Stelle, das sind Dinge, die außerhalb des Einflussbereiches der einzelnen Person liegen, also zum Beispiel geschäftspolitische Themen. Wenn man nicht gerade in der Geschäftsführung ist oder obere Führungskraft ist; Regeln, wirtschaftliche Entwicklung, das Wetter, um es plakativ zu machen.

Götz Müller: Okay, wenn wir jetzt vielleicht noch mal von der Person des Hörers ausgehen, was würden Sie sagen, wer sollte sich angesprochen fühlen oder wen dürfen wir jetzt auch freundlich verabschieden, im Sinne von, dass wir ihn nicht langweilen?

Zach Davis: Also es ist jeder eingeladen, weiter zuzuhören über die Anfangsminuten hinaus. Ich würde sagen, jeder, der hohe bis sehr hohe Anforderungen zu bewältigen hat, vor allem beruflich. Gerne aber auch darüber hinaus, jeder, der weiterkommen will. Jeder, der auf der Suche ist nach kleineren und größeren Verbesserung, der gute Ergebnisse, das wäre zu definieren, was das genau bedeutet, erzielen will, ohne, salopp formuliert, sich kaputt zu arbeiten. Erstaunlich ist dabei, dass in vielen Bereichen, auch wenn ich mit den unterschiedlichsten Personen arbeite, in Seminaren, in Vorträgen, in Workshops, dass die Herausforderung an vielen Stellen im Kern doch relativ ähnlich sind, ohne alle aus verschiedenen Branchen, Funktionsbereichen und Ebenen komplett über einen Kamm scheren zu wollen.

Götz Müller: Ja. Dann würde ich sagen, vertiefen wir das doch mal. Was sind denn so Ihrer Ansicht nach typische Herausforderungen, auf die Sie dann in Beratungsthemen, vielleicht auch in Vorträgen, auf Rückmeldung von Zuhörern, auf die Sie stoßen?

Zach Davis: Das weiß ich ja tatsächlich relativ genau, nicht nur weil es meine tagtägliche Arbeit darstellt, sondern weil ich Fragen stelle und zuhöre, auch wenn ich in dem Fall jetzt eher derjenige bin, der Fragen beantwortet und wenn ich Teilnehmer frage, systematisch oder auch unsystematisch, sei es in Veranstaltungen oder im Vorfeld einer Veranstaltung, was einen davon abhält, produktiver zu sein, was einem Strich durch die Planung macht oder was ich schlicht und einfach stresst und nervt im Alltag, dann gibt es vier Kategorien von Antworten. Die erste Antwortkategorie ist: Ich werde permanent rausgerissen. Ich möchte einfach nur ein Thema abarbeiten, das noch zehn, zwanzig, dreißig Minuten dauern würde, aber permanent klingelt das Telefon, trifft eine E-Mail ein, steht jemand persönlich in der Tür, also ich werde permanent rausgerissen aus meinem Arbeitsprozess. Fremdsteuerung, Unterbrechung, Störung, so könnte man es zusammenfassen. Das zweite Thema, das immer wieder natürlich aufkommt, das ist alles, was sich dreht um das Thema Aufgabenplanung und Priorisierung, unter der Herausforderung, so zu planen, so zu priorisieren, dass man die wichtigsten Dinge umgesetzt bekommt und dass auch dann, wenn die Dinge anders kommen als gedacht, ich könnte jetzt sagen, Klammer auf, jeden Tag im normalen Alltagswahnsinn. Also wie kann ich so planen, dass ich die wichtigsten Dinge trotzdem hinbekomme, auch in einer Welt, die von Schnelllebigkeit und Veränderung, hoher Veränderungsgeschwindigkeit geprägt ist. Das dritte Thema ist leicht umschrieben, nämlich die Beobachtung, dass die Menge an Informationen, die beim Arbeiten Menschen eintrifft tagtäglich, eher gestiegen ist als gesunken ist und daraus erwächst der Wunsch nach mehr Übersicht, nach mehr Struktur, um auch bessere Entscheidung, auch hinsichtlich der Prioritäten treffen zu können und wenn wir diese drei Themenbereiche oder einen davon besprechen, kommen wir relativ schnell an einen Punkt, an dem wir merken, wir sind alle keine Inseln. Wir sind in unserer Produktivität aufgrund einer großen Arbeitsteilung in den meisten Bereichen sehr stark abhängig von anderen Personen und angewiesen auf die effektive Zusammenarbeit, sowohl intern mit Kollegen, Mitarbeitern, wenn man Führungsverantwortung hat, Vorgesetzten als auch externen Kooperationspartnern, Kunden, Dienstleistern und anderen Personen.

Götz Müller: Jetzt haben Sie es zum Teil schon angedeutet, ich möchte es noch ein bisschen vertiefen, weil ich könnte mir vorstellen, dass da die größten Unterschiede bestehen was typische Ursachen und Quellen dieser vier Herausforderungen sind.

Zach Davis: Das hängt davon ab, welches davon wir beleuchten, aber wenn wir zum Beispiel mal in den ersten Punkt reingehen, nämlich, dass man permanent rausgerissen wird. Also statistisch gesprochen wir der arbeitende Mensch alle elf Minuten Minuten unterbrochen, das hat nichts mit Parship zu tun, also alle elf Minuten verliebt sich ein Single über Parship, da besteht, glaube ich, kein inhaltlicher Zusammenhang und das hat große Auswirkungen auf die Produktivität, also man hat mal anhand einer Studie festgestellt, dass Menschen die regelmäßig durch E-Mails unterbrochen werden, im Schnitt für die eigentliche Aufgabe, also ohne dass man die Zeit, die für das Bearbeiten der E-Mail an sich benötigt wird, also das hat man rausgerechnet, ungefähr fünfzig Prozent länger brauchen für die eigentliche Tätigkeit und übrigens auch ungefähr fünfzig Prozent mehr Fehler machen. Und das ist eine Herausforderung, das ist ein Nachteil in Sachen Produktivität und Nachteil in Sachen Stresspegel. Und dazu dann gleich aber auch eine Lösung, was kann man tun, einfach alle Hinweise ganz simpel auf neue E-Mails deaktivieren und das gilt nicht nur für E-Mails am großen Rechner, sondern stellvertretend für alle Hinweise, Notifications, blinkend oder solche, die wir hören oder die irgendwo aufpoppen, Empfehlung, die alle zu deaktivieren, weil sonst bleibt es ein Vorhaben, wenn man zum Beispiel sich vornimmt, ich gucke nur dreimal am Tag in die Mails rein oder ich gucke nur einmal pro Stunde oder ich mache immer erst den Vorgang zu Ende, auch wenn der nur zwei Minuten dauert oder wenn er fünfzehn Minuten dauert, bevor ich wieder in die Mails schaue. Das ist nur der erste Teil der Miete, nämlich sich das vorzunehmen und das passiert meistens erst dann, wenn man tatsächlich alle Hinweise deaktiviert im Outlook oder welches Programm auch immer man nutzt geholt.

Götz Müller: Und vielleicht sogar im Extremfall … gibt’s sogar durchaus auch technische Unterstützung, im ganz Extremfall das Internet zu blockieren, die diversen Kanäle oder halt zum Beispiel das Mailprogramm an sich einfach zu beenden.

Zach Davis: Genau. Genau. Je nach Situation. Wenn ich das Mailprogramm dann für etwas anderes benötige, weil ich öfters mal ein Dokument aus meinem E-Mail-Postfach brauche oder Ähnliches, dann ist es natürlich nicht optimal, das Outlook oder das E-Mail-Programm zu schließen, aber in manchen Fällen, wenn ich weiß, für die Aufgabe brauche ich nichts anderes als ein bestimmtes Dokument und drehe mich vielleicht 90 Grad nach rechts und arbeite am anderen Bildschirm, oder brauche den Bildschirm dafür gar nicht, ja, dann kann auch das Sinn machen.

Götz Müller: Jetzt ist in meiner Wahrnehmung ein Aspekt auch da sehr wichtig und da würde ich dann ganz gerne von Ihnen hören, wie sie es wahrnehmen, dass ist der Aspekte der Routine und zwar sowohl im positiven wie auch im negativen Sinn

Zach Davis: Ja, wir leben in einer Zeit, gerade jetzt aktuell in der Corona-Zeit, aber es ist keine coronaspezifisches Phänomen, der großen Instabilität, der Unsicherheit. Menschen haben noch viel mehr Fragezeichen im Kopf in allen Lebensbereichen jetzt aktuell, das ist tatsächlich coronaspezifisch. Und dadurch ist die Sehnsucht nach Klarheit, nach ein bisschen mehr Struktur, Sicherheit, Überblick noch größer als zuvor und das ist natürlich ein paradoxes Phänomen, weil wir es einerseits weniger haben, auf der anderen Seite ist dadurch auch der Wunsch nach genau den genannten Punkten höher und das hat viele Facetten und das ist sehr, sehr hilfreich für viele Menschen, vielleicht sogar so gut wie alle Personen, sich selbst eine gewisse Struktur aufzuerlegen, so gut das eben möglich ist. Das ist immer der Spagat zwischen Struktur haben auf der einen Seite, auf der anderen Seite flexibel reagieren kann. Und vielen Menschen helfen zum Beispiel Morgenroutinen oder nur, wie eben angesprochen, nur so und so oft in die E-Mails reinzuschauen oder einen groben Tagesplan zu machen. Aber die Kunst dabei ist es, wenn wir über das Thema Tagesplan sprechen, den Tag nicht so sehr voll zu planen und so starr zu haben, dass vorprogrammiert ist, dass man mit dem Gefühl rausgeht am Ende des Arbeitstages, ob das um 16 Uhr ist oder um 20 Uhr, ich habe viel gemacht heute, die ganze Menge, nur nicht das, was ich mir vorgenommen hatte. Aber das andere Extrem ist auch nicht gut. Es gibt Menschen, die, mittlerweile viele Menschen, die hingehen und sagen: Ich plane gar nicht mehr. Ich gucke einfach mal, was heute passiert. Das ist nachvollziehbar. Man vermeidet dann das Frustrationserlebnis am Ende des Tages, wenig vom Vorgenommen geschafft zu haben, aber es natürlich hinsichtlich Zielorientierung, Ergebnisse produzieren, auch nicht so optimal, wenn man nur reagiert. Und eine Lösung kannst zum Beispiel sein, zu sagen, ich plane jetzt nicht siebzig Prozent meines Tages voll oder fünfzig Prozent oder neunzig Prozent das kann auch ein Ansatz sein, sondern zusagen, ich definiere für heute nur, in Anführungsstrichen, die TOP 3 Dinge, die wichtigsten Dinge, die die größte Hebelwirkung haben, die aber nicht in Summe acht Stunden ausmachen, auch nicht sechs Stunden, sondern deutlich weniger und das ist meine Messlatte dafür, wenn ich am Ende des Tages Bilanz ziehe, ob ich zufrieden bin damit oder nicht. Wenn ich das schaffe, diese drei Dinge, dann war das ein guter Tag, alles andere ist Bonus. Und das ist dann ein fairerer Maßstab sich selbst gegenüber.

Götz Müller: Sie hatten vorhin ein schönes Beispiel gemacht, dieses Thema unterbrechen und wie lange ich brauche, um dann wieder reinzukommen, was sind in Ihrer Wahrnehmung noch weitere Folgen aus dem großen Komplex der Störungen, über die wir heute reden.

Zach Davis: Wir zahlen durch Unterbrechung einen Preis auf zwei bis drei Ebenen haben, sowohl in punkto Effizienz, als auch in punkto Qualität und auch, dritter Punkt, in punkto Stresspegel. Ich mache manchmal eine ganz simple Übungen mit Teilnehmern, wo ich Sie einfach bitte dreißig Informationen aufzuschreiben, auf Zeit handschriftlich, und im ersten Durchgang, es gibt zwei Durchgänge, im ersten Durchgang soll man einfach die Zahlen eins bis zehn ausschreiben, die Buchstaben A bis J, also die ersten zehn Buchstaben und das Wort Management, das sind auch zehn Buchstaben, somit dreißig Informationen und dann braucht der Teilnehmer zum Beispiel vierzehn Sekunden oder siebzehn Sekunden, das geht relativ schnell. Und dann machen wir einen zweiten Teil der Übung bei dir wir den gleichen Gesamtoutput generieren, also auch die dreißig gleichen Informationen aufgeschrieben werden müssen, nur mit einem gedanklichen Wechsel nämlich eins und dann A und dann erste Buchstabe von Management, dann zwei, B und dann der zweite Buchstabe von Management, und die Teilnehmer brauchen doppelt, dreimal so lang und das bleibt natürlich in Erinnerung und verdeutlicht, dass wir auf allen Ebenen einen Preis zahlen.

Götz Müller: Ja. Und zumindest für uns Männer ist das, glaube ich, der Beweis, dass der Mythos Multitasking bei uns zumindest nicht funktioniert. Bei Frauen …

Zach Davis: Das würde ich gerne untersuchen, ob das vielleicht … das müsste ich mal bei der Übung machen und mal schauen, ob der Effizienzverlust bei Frauen tatsächlich dann etwas geringer ist. Ich könnt es mir vorstellen … Frauen können viele Dinge, die wir Männer nicht so gut können, etwas besser. Wer weiß, vielleicht auch in dem Bereich … Und Folgen sind natürlich, wenn wir jetzt mehr von der rationalen Ebene weggehen, Frustration, Stress, wichtiges aus dem Auge verlieren, zu viel Zeit damit verbringen, Brände zu löschen, weniger arbeiten an einem Prozess, mehr arbeiten in dem Prozess. Das ist ja ein Unterschied, ob ich etwas durchführe oder daran arbeite, den Prozess, den Vorgang, die Art und Weise, wie der Durchführung, zu verbessern.

Götz Müller: Jetzt haben wir so ein bisschen das Feld, klassisch im Prinzip Lean und Co, der Problematik aufgespannt und wie es sich konkret darstellt, welche Folgen daraus entstehen und natürlich wollen wir jetzt auch langsam so in Richtung Lösung gehen. Das heißt, was sind ihre Empfehlungen bezüglich Auswegen, bezüglich Abhilfemaßnahmen, so ein, zwei kurze Elemente hatten wir ja schon.

Zach Davis: Ja. Genau, wir haben zum einen gesprochen über die Vermeidung von Unterbrechung, die an einem großen oder kleinen Bildschirm auftauchen. Das ist ein Punkt, der relativ schnell realisierbar ist und quick-win, relativ wenig Aufwand, relativ große Auswirkung, weil damit oft schon zwanzig, dreißig, vierzig, fünfzig Prozent der Unterbrechung bei vielen Menschen weg sind. Das andere Thema, an man, glaube ich, nicht vorbeikommt, wenn man seine Produktivität erhöhen und sein Stresspegel reduzieren möchte, ist das Thema Blocken von Zeit. So und bevor jetzt der ein oder andere denkt, das ist ja nichts Neues, ich glaube, jeder der hier zuhört, ist mal auf die Idee gekommen Zeit, zu blocken. Die viel spannendere Frage ist nicht, ob das sinnvoll ist, sondern wie man das umgesetzt bekommt. Denn meistens, wenn sich jemand vornehmend, ich weiß nicht, am Dienstag von 11 Uhr bis 12 Uhr mache ich eine bestimmte wichtige, wertschöpfende Tätigkeit, die eine Konzentration erfordert, meistens kommt es dann anders als gedacht. Und die Frage ist, wie kriegt man das realisiert, wie kriegt man den Umsetzungserfolg zu diesem Vorhaben erhöht. Und da gibt es auch wieder viele Facetten, in die wir reingehen könnten. Ein ganz wesentlicher Punkt ist die Einstellung zu entwickeln, dass wenn man denn Zeit blockt, nicht zu viel davon, nicht übertreiben damit, auch das ist wichtiger Punkt. Dann die Einstellung zu entwickeln, wenn ich denn Zeit blocke, diese Zeit zu betrachten, wie einen Termin mit einem Gast. Wenn wir darüber mal kurz nachdenken, angenommen man hätte tatsächlich einen Gast da, einen Kunden, einen Dienstleister, einen Bewerber, man führt ein Gespräch mit wem auch immer, wie würde man dann mit den meisten Unterbrechungen umgehen? Deutlich konsequenter. Man konzentriert sich auf die Sache, auf die es eigentlich gerade ankommt und dabei ist es oft hilfreich, ganz banal einfach, manchmal hilft es einfach schlichtweg den Ort zu wechseln, physisch woanders zu sein, ob das Homeoffice ist, der leere Besprechungsraum, der gerade nicht anderweitig genutzt wird und dann ist man buchstäblich nicht greifbar. Und wichtig dabei, wenn man das macht, wenn man vermehrt Zeit blockt und das konsequenter, dass man auch eine Akzeptanz schafft dafür. Und auch das hat wiederum viele Facetten, zum Beispiel dass es für andere Menschen überhaupt erkennbar ist, dass man gerade nicht erreichbar ist, ob das über die geschlossene Tür ist, über Zettel, über die Telefonanlage, und was auch sehr hilfreich ist für die Akzeptanz, ist, dass es für andere Menschen nicht nur erkennbar ist, dass man gerade nicht gestört werden möchte, sondern wann man wieder erreichbar sein wird. Also wenn da dran steht, dass man ab 12 Uhr wieder verfügbar ist und ist dann eben auch gut verfügbar und verzieht dann auch nicht das Gesicht, wenn jemand dann, in Anführungsstrichen, stört nach dieser Stunde Blockzeit, dann ist die Akzeptanz höher.

Götz Müller: Im Grunde lassen sich die Dinge, die sie jetzt erwähnt haben, ja gerade unter diesem, eigentlich falschen, Begriff des Zeitmanagements subsumieren und ich glaube, der ein oder andere hat zumindest mal die ein oder andere Methode in dem Umfeld kennengelernt, vielleicht auch versucht, sie umzusetzen und, da spreche ich durchaus auch für mich, ich habe auch schon manches ausprobiert und nicht alles hat so funktioniert, wie man sich das vielleicht vorgestellt hat beziehungsweise, wie, nennen wir es mal den Erfinder dieser einen speziellen Methode da versprochen hat. Was ist da Ihre Erfahrung, bin ich da jetzt vielleicht ein Einzelfall und Sie sagen „Boah nee, das funktioniert im Grunde alles, wenn man es sich nur ernsthaft genug vornimmt.“?

Zach Davis: Sie sind mit Sicherheit der Einzige, bei dem die Umsetzung nicht immer funktioniert.

Götz Müller: Okay.

Zach Davis: Nein, ich habe … also zwei Dinge dazu: Der Kritikpunkt, den ich an vielen Zeitmanagementansätzen habe – vorweg, nichts gegen ein bestimmtes Modell oder eine Theorie, sei es das bekannteste Modell, das auf Eisenhower, ehemaligen US-Präsidenten zurückgeht, oder andere – die können das Denkmodell mal ganz hilfreich sein, um die Vogelperspektive einzunehmen, zu reflektieren, über das was man da tut, den ganzen Tag lang. Gleichzeitig sind viele dieser Modelle nicht mitgewachsen mit den Anforderungen, die sich in den letzten Jahren verändert haben, also die Fremdsteuerung ist einfach höher, die Menge an Informationen ist höher, die Arbeitsteilung ist stärker, es gibt eine viel stärkere Arbeitsteilung als in der Vergangenheit, deswegen viel mehr Schnittstellen, viel mehr Kommunikationsbedarf deswegen und das zusammen mit den Kommunikationsmöglichkeiten, die wir haben über diverse Tools mittlerweile, das alles zusammen gibt dann häufig die Unübersichtlichkeit, den Stress und das Chaos, das wir dann häufig vorfinden. Das ist das eine und das andere ist ein Punkt, den Sie gerade angesprochen haben, oder wir beide angesprochen haben, spannend ist nicht primär die Erkenntnis, das Vorhaben zum Beispiel zum Thema Zeitblocken oder andere Punkte in ähnlicher Richtung, dass man sinnvoll priorisieren sollte oder was gute Prioritätskriterien sind, sondern die Frage ist: Wie kriegt man es im Alltag dann tatsächlich umgesetzt in einer Welt die schwierig planbar ist an vielen Stellen? Und darauf konzentriere ich mich in meiner Arbeit primär, nämlich nicht, ist das sinnvoll, Zeit zu blocken, sondern wie kriegen wir das tatsächlich hin, und zwar so hin, dass es nicht Beschwerden hagelt.

Götz Müller: Und dann aber noch ein Punkt, den ich auch so ein bisschen im Hinterkopf habe: Menschen sind ja nicht alle gleich, egal welches Persönlichkeitsmodell oder was auch immer, welche Brille wir jetzt aufsetzen, sehen wir immer unterschiedliche Charaktere, was ist da Ihre Erfahrung, wie weit wird eine geeignete Methodik von dem Individuum beeinflusst?

Zach Davis: Ja. Es ist immer gefährlich, gefährlich in Anführungsstrichen, hinsichtlich der Nützlichkeit, wenn jemand hingeht und sagt: So muss man sich organisieren. Es gibt ein paar Grundprinzipien, da kann ich gerne gleich noch etwas dazu was zu sagen, die sich bewährt haben, die wohl für jeden oder so ziemlich jeden Sinn machen, aber Menschen sind unterschiedlich. Menschen haben unterschiedliche Persönlichkeiten, was natürlich keine neue Verstellung ist, der eine arbeite lieber mit dem Tool, der andere mit dem Tool, der eine lieber mit Stift und Zettel, der andere wiederum primär elektronisch, der nächste mit einer Mischung aus beidem und man muss natürlich auch berücksichtigen, dass es hinsichtlich der Anforderung und Rahmenbedingungen Unterschiede gibt wenn wir in einer Organisation zum einen jemanden haben, der zum Beispiel in der Assistenz arbeitet, wo typischerweise sehr viele Informationen und Prozesse zusammen laufen und auf der anderen Seite jemanden mit Führungsverantwortung oder den Leiter des Unternehmens, den Inhaber oder den
Vorstand, die Geschäftsführung, dann gibt es natürlich funktionsabhängige Unterschiede und es gibt auch verschiedene Umfelder, also in manchen Branchen und Bereichen ist einfach die Erwartungshaltung von Kunden zum Beispiel hinsichtlich der Reaktionsgeschwindigkeit einfach eine andere. Und ich werde dann ganz oft gefragt, das ist eine der häufigsten Fragen in Veranstaltungen, ob ich ein bestimmtes Tool zum Beispiel zur Aufgabenorganisation empfehlen kann und meine Antwort ist immer: Wir können über verschiedene Tools sprechen, aber viel wichtiger ist, dass man bestimmte Grundprinzipien beherzigt und wenn man den Überblick verliert über die Vielzahl der Vorgänge, weil es einfach viel ist und es eine Herausforderung darstellt, den Überblick zu behalten und aufgrund dessen gute Entscheidung zu treffen hinsichtlich Prioritäten und Planung, also wenn man den Überblick verliert, liegt es meistens darin, dass eines von vier, fünf Grundprinzipien nicht beachtet wurde und die sind teilweise offensichtlich, manche nicht – ich kann sie mal stichwortartig nennen. Das erste ist völlig banal: Schriftlichkeit. Als der Versuch, alles im Kopf zu behalten, mag zwar ein gutes Gehirntraining sein, aber es ist nicht sinnvoll, zu versuchen alles im Kopf zu behalten. Also Schriftlichkeit. Das zweite ist Kategorisierung. Man weiß aus der Stressforschung, dass sich 20 Einzelaufgaben stressiger anfühlen als zum Beispiel fünf Kategorien à im Schnitt vier Aufgaben. Schlechte Nachricht: Durch die Kategorisierung ist noch keine Aufgabe erledigt, leider nicht. Aber wir haben einen besseren Überblick und dieser bessere Überblick führt wiederum zu einem etwas geringeren Stresspegel und wiederum zu besseren Entscheidungen und somit auch mehr Produktivität. Dann ist ein weitere Punkt, der wichtig ist, aber auch nicht ganz einfach zu realisieren, dass ist, möglichst wenige Orte zu haben, an denen sich relevante Informationen und vor allem solche, aus denen Aufgaben resultieren, sammeln, und das ist in der Praxis oft nicht einfach. Man hat sein E-Mail Programm, wo es vielleicht auch eine Aufgabenfunktion gibt, dann hat man Excel-Tabelle, dann hat man vielleicht ein Kollaborationstool und dann ruft er noch irgendjemand etwas zu, dann gibt's WhatsApp oder was auch immer, aber je weniger Orte man hat, desto besser, desto leichter ist es, den Überblick zu behalten oder umgekehrt formuliert: Je mehr Ort es sind, desto größer ist das vorprogrammierte Chaos. Und Einfachheit und Uneindeutigkeit, um es abzurunden, sind quasi Geschwisterpaar, die sind nah beieinander, aber es nicht genau das gleiche. Lieber ein System, was nicht ganz so ausgeklügelt ist, aber einfach ist und eindeutig. Wenn ich zum Beispiel sehe, dass jemand im Kalender oder bei den Aufgaben mit Farben arbeitet: Tolle Sache. Das kann helfen, mir den Überblick zu schaffen, aber wenn jemand 17 verschiedene Farben hat müssen und die Blauschattierung und Intensitäten unterscheiden muss, dann ist es ein bisschen viel des Guten.

Götz Müller: Wobei da jetzt als kleiner Nebenaspekt, der mir jetzt da in den Sinn kommt, auch da haben wir Männer vielleicht eher einen Nachteil, wenn ich zumindest mal meine Frau anguckt, die differenziert da deutlich mehr Farben als ich.

Zach Davis: Das hat einen Grund übrigens. Ich kann es bei ihnen persönlich nicht beurteilen, die Farbrezeptoren liegen auf dem X-Chromosom und davon haben Frauen doppelt so viele. Das heißt, das ist tatsächlich nicht nur ein Klischee, dass Frauen im Schnitt Farben etwas besser differenzieren können. Wenn ich jetzt auf eine Klischeeebene gehe, dann gibt es für den Mann halt rot, vielleicht noch hell- und dunkelrot und Frauen können da oft auch vom Vokabular her deutlich mehr Rottöne unterscheiden, also auch die Rot-Grün-Schwäche ist übrigens bei Männern sehr, sehr viel häufiger als bei Frauen. Und das hängt auch wieder mit den Farbrezeptoren auf dem X-Chromosom zusammen. Aber den Unterpunkt müssen wir dann auch sein lassen, weil da verlässt mich dann mein Wissen, was die Tiefe anbetrifft.

Götz Müller: Da habe ich jetzt persönlich schon mal wieder etwas dazu gelernt. So jetzt habe ich mir in der Vorbereitung immer noch ein paar Gedanken gemacht, und ich schlage so gerne so eine Brücke in anderen Richtungen und habe mir jetzt hier überlegt, okay, was könnte unter dem Aspekt persönliche Arbeitsprozesse, Zusammenarbeit, was könnte da eine Brücke irgendwo anders hin sein und kam dann im Kontrast drauf, okay, Arbeitsleben an der einen Stelle, Privatleben oder eben Nicht-Arbeitsleben. Wo sehen Sie da, nennen wir es mal Wechselwirkungen, oder wo weicht sich diese Abgrenzung an der Stelle vielleicht auf oder wo ist es sinnvoll, es stärker abzugrenzen?

Zach Davis: Ja, das ist ein ganz großes Thema, wir haben einerseits die ganz tolle Situation, dass wir völlig, also viele Aufgaben völlig orts- und teilweise zeitunabhängig durchführen können. Man kann die Dinge einfach mit nach Hause nehmen, man kann auch mal, wenn man im Urlaub meint irgendwas zu erledigen zu müssen, mal drauf reagieren, ohne zurück zu fliegen. Auf der anderen Seite bringt das natürlich ja sehr offensichtliche Nachteile mit, nämlich dass es schwer ist abzuschalten, ja, selbst wenn man auf der Couch sitzt und eigentlich gerade nicht arbeitet, ein Griff in die Hosentasche oder wo auch immer hin dass das Handy gerade ist oder zum Tablet, und man hat sein Büro quasi wieder da und das ist einerseits ganz, ganz toll und liefert ganz viel Flexibilität, auf der anderen Seite macht es die Situation schwerer, Balance zu finden. Und wenn wir in das Thema reingehen, wie kann man denn eine bessere Balance, auf Neudeutsch gesagt, eine bessere Work-Life-Balance oder manche sagen mittlerweile Work-Life-Blending, die unterschiedlichen Begrifflichkeiten, wie kann man das ein bisschen besser hinkriegen und da würde ich gerne ein, zwei Gedankengänge mitnehmen und zwar das eine ist, es gibt den Unterschied zwischen Mikro- und Makro-Balance. Was ich damit meine, ist, Menschen versuchen häufig zum Beispiel innerhalb eines Tages alles unterzubringen, was ich damit konkret meine, ist, etwas aus jedem Lebensbereich. Und manchmal geht das, manchmal ist das möglich. Häufig aber nicht. Und ich finde, das ist auch nicht entscheidend, dass man eine Mikro-Balance hat, sondern dass man eine Makro-Balance hat und damit meine ich konkret, ich gebe mal Beispiel, ich hatte mal einen Tag, da habe ich morgens mit den Kindern gefrühstückt, habe die in Schule und Kindergarten, wir haben fünf Kinder, vier davon in Schule und Kindergarten, gefahren, bin zum Flughafen gefahren zu einem Vortragseinsatz, der war auch noch an einer Stand-Location, war frühzeitig da, konnte eine Stunde laufen gehen, im Meer noch Abkühlen, den Vortrag machen, anschließend schöne Rückmeldung bekommen, drei Folgeaufträge, wieder zum Flughafen zurück, auf dem Weg zum Flughafen ein paar gute Gespräche führen können mit Kunden und Mitarbeitern, bin zurückgeflogen und saß noch am späten Nachmittag zu Hause, konnte mit den Kindern spielen und mit der Familie Abendessen. Toller Tag, super. Ist das realistisch, dass diese Balance … dass man so eine Balance aller Lebensbereiche oder aller wesentlichen Lebensbereiche an einem Tag hat? Es kann mal passieren, aber das ist Wunschdenken. Aber innerhalb … wenn wir den Zeitraum erweitern, zwei Tage, drei Tage, vier Tage, dann sollte es schon Platz geben für alle wesentlichen Lebensbereiche. Und das ist das Entscheidende. Ein einzelner Tag kann völlig aus dem Ruder sein, was das Gleichgewicht anbetrifft, wenn ich drei Tage unterwegs bin, arbeite ich in der Zeit und vielleicht mache ich noch ein bisschen Sport, aber dann finde ich privat nicht statt. Das ist aber okay, wenn das nicht neunzig Prozent der Zeit so ist. Also ich sehe da einen ganz großen Unterschied zwischen Mikro- und Makro-Balance und dabei ist es natürlich sehr hilfreich und damit komme ich zu einem zweiten Punkt, der relativ leicht, kurz, darstellbar ist, und das ist möglichst in jedem Lebensbereich nicht schon von vorne rein im Defizit zu sein. Das verursacht nämlich alle möglichen Probleme, sondern im Idealfall, wenn man sich das vorstellt wie eine Art, das ist eine sehr transaktionale Art und Weise, es zu betrachten, aber sich verschiedene Lebensbereiche vorstellt wie eine Art Bankkonto, das man nicht schon überall überzogen hat oder in einzelnen Bereichen, sondern immer ein Guthaben hat, sodass es möglich ist, wir sind zum Beispiel jetzt vor zwei Tagen aus dem Urlaub zurückgekommen und während dieses zweiwöchigen Urlaubs gab es einen Tag, an dem ich über Zoom mit einem Kunden einen ganzen Tag quasi ein Tagesseminar durchgeführt habe. Das ist natürlich nicht die Idee des Urlaubs, aber, na ja, wenn ich mit meiner Frau und meiner Familie sowieso schon im Clinch wäre, wäre die Akzeptanz dessen sicherlich sehr viel geringer gewesen.

Götz Müller: Ja, ich erweitere mal da die Metapher der Bankkonten, im Zweifelsfall dann halt mal eine gezielte Umbuchung vornehmen.

Zach Davis: Ja, genau.

Götz Müller: Also mal zu sagen: Ja, okay. Eigentlich sind jetzt zwei, drei Wochen Urlaub, aber jetzt an der Stelle muss es unbedingt sein und dann mache ich's halt und ich spreche vielleicht auch idealerweise mit den Betroffenen in dem Fall und lass es nicht einfach so passieren.

Zach Davis: Genau und wenn das beispielhaft der fünfte Tag im Urlaub ist, dann ist es hilfreicher, wenn man die ersten vier Tage auch wirklich da war und damit meine ich jetzt nicht nur physisch und das ist gar nicht so einfach manchmal, eben aus dem gleichen Grund. Wir haben das Handy mit eingebautem Arbeitsplatz und Entertainmentprogramm und vielen anderen Dingen auch meistens in Griffweite, aber entscheidend ist dann eben auch Präsenz zu zeigen, wirklich da zu sein und das ist ein permanentes Thema. Ich behaupte nicht, dass ich das perfekt im Griff habe, diesen Punkt, oder dass wir als Familie das perfekt im Griff haben immer. Manchmal sitzen wir da mit mehreren Personen, vier bis sieben, gut, der kleinste hat noch kein Handy oder die kleinsten zwei, aber manchmal sitzen da von den fünfen von uns, die Handys haben, ja, alle fünf und daddeln am Handy rum an und das ist nicht das, was mit Präsenz gemeint ist.

Götz Müller: Ja, ich habe mich habe mal von jemanden den Begriff, der hat gesagt Work-Life-Balance, hm ja, er findet den Begriff Harmonie viel besser. Das finde ich auch einen sehr spannenden Gedanken, nämlich da eine gezielte Harmonie eben zu schaffen und zu sagen: Ja, okay, jetzt bin ich da und dann bin ich auch hundert Prozent da und halt nicht x-mal 50/50.

Zach Davis: Genau oder einfach zu sagen: Okay wir sitzen jetzt alle an den Geräten, was haltet ihr davon, eine Viertelstunde noch? Wir haben jetzt keine Ahnung viertel vor sieben Uhr bis sieben Uhr alle noch soviel man will an den Geräten und dann ist aber auch mal Schluss für heute oder dann ist mal eine Stunde Schluss mit Geräten und dann reden wir mal wieder miteinander. Und das ist schwierig, das ist ein permanentes Thema, weil diese Geräte halt auch … es ist halt gut gemacht, ich weiß nicht, ob ich Suchtpotenzial sagen soll, aber doch es geht schon in die Richtung.

Götz Müller: Mir lag auch auf der Zunge. Definitiv. Gut. So, ich gucke mal ein bisschen Richtung Uhr, wir sind schon knapp über einer halben Stunde, das passt wunderbar. Vielleicht wenn da ein und andere sich jetzt fragt und auch einen ähnlichen Gedanken hatte, wie ich ihn vorhin geäußert habe: Ja, ich habe schon soviel probiert, funktioniert es denn, wenn ich jetzt noch mal etwas probiere? Also die Frage, die da dahintersteckt: Wo kann man sich denn noch weitere Impulse holen?

Zach Davis: Ja, relativ einfach. Ich bin im Netz ganz gut zu finden, wenn man meinen Namen sagt Zach Davis googelt, auf den klassischen Social-Media-Kanälen oder auf meiner Homepage www.peoplebuilding.de zu finden, aber ein ganz konkretes Angebot, und das kostenfrei für jeden, der uns jetzt gelauscht hat und bis zum Ende dabei geblieben ist, freundlicherweise, oder weil es spannend war, hoffe ich natürlich, der kann gerne mein Buch Zeitintelligenz, das ist von den Büchern, die ich geschrieben habe, das meistverkaufte als eBook, das heißt als PDF-Dateien kostenfrei haben, damit verpflichtet man sich nur die nächsten 400 Monate einen geringfügigen Betrag – nein, es ist ohne Hintergedanken -, einfach als kleinen Zusatzservice, kann gerne eine E-Mail schreiben an, das sollte man noch sagen an info(at)peoplebuilding.de und bekommt das dann zeitnah zugeschickt.

Götz Müller: Prima. Herr Davis, ich danke Ihnen für die Zeit, für ein eigentlich altes Thema, aber immer wieder neue Impulse, immer wieder spannende Impulse, deshalb danke für Ihre Zeit.

Zach Davis: Ich habe zu danken und hoffe, dass jeder etwas Praktisches mitgenommen hat und dabei gut unterhalten wurde.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Zach Davis zum Thema Persönliche Arbeitsprozesse und Zusammenarbeit effizienter gestalten. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 216.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei iTunes. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

Hinweis: Ich behalte mir vor, Kommentare zu löschen, die beleidigend sind oder nicht zum Thema gehören.