Kaizen 2 go 319 : KI in der Prozessdokumentation

 

Inhalt der Episode:

• Was war der Auslöser für Dich, über den Einsatz von KI in der Prozessdokumentation nachzudenken?
• Welche Arbeitsschritte werden dabei durch die KI unterstützt?
• Welchen Mehrwert leistet KI, den ein Mensch bzw. eine “normale” Software nicht mitbringt?
• Wo hat der Mensch (noch) einen Vorsprung? Welche Entwicklung kannst Du Dir da noch vorstellen, was würdest Du Dir noch wünschen?
• Wie wird sich zukünftig das Prozessmanagement verändern, wenn KI eine zunehmende Rolle spielt? Wird der Beruf des Prozessmanagers oder eines Beraters (als interner Experte oder externe Unterstützung) überflüssig werden?
• Wie kann der Einstieg in die KI-Nutzung zur Prozessdokumentation aussehen, wenn man sich bisher noch nicht damit beschäftigt hat? Welche Voraussetzungen sollte man ggf. vorher schaffen?
• Was sollte man besonders beachten, wenn man KI bei der Prozessdokumentation einsetzt?

Notizen zur Episode:

• LinkedIn-Profil von Bernd Ruffing
• Website von Bernd Ruffing

---

Jetzt eintragen und Artikel/Denkanstöße zukünftig per eMail erhalten.

Artikel abonnieren

Artikel teilen auf ...

---

(Teil)automatisiertes Transkript

Episode 319 : KI in der Prozessdokumentation

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Bernd Ruffing bei mir im Podcast-Gespräch. Er ist der Inhaber von prozesspunktnull, beschäftigt sich viel mit Prozessen und heute noch mit einem anderen spannenden Thema. Hallo Bernd.

Bernd Ruffing: Hallo Götz, danke für die Einladung.

Götz Müller: Ja, sehr gerne. Schön, dass du dabei bist. Ich habe schon ein kurzes Stichwort zu dir gesagt, aber stell' gern dich noch mal den Zuhörern in ein paar Sätzen vor.

Bernd Ruffing: Jawohl, danke. Ja, Bernd Ruffing, ich bin Inhaber von prozesspunktnull. Wir sind eine Management-Beratung mit Sitz im Saarland, das ist ein Bundesland für alle, die es noch nicht gehört haben, ja, auch wenn es das kleinste ist. Wir beschäftigen uns, ja, mit Prozessen, Götz, hast du richtig gesagt. Mittlerweile schwingen wir so ein bisschen über, es geht nicht nur um Prozesse, sondern auch um Strukturen im Unternehmen. Deswegen würde ich fast schon sagen, wir sind auf dem Gebiet der Struktur- und Prozessoptimierung unterwegs und unterstützen vor allem kleine und mittelständische Unternehmen dabei, die richtigen Strukturen, die richtige interne Organisation zu gestalten, damit man, ja, einfach produktiv und vor allem stressfrei arbeiten kann und dem Ganzen haben wir einen Titel gegeben, nämlich wir wollen ein funktionierendes Arbeitsumfeld schaffen. Das ist so der große Überbegriff.

Götz Müller: Ja, und Stichwort Unterstützung, da haben wir uns heute eine besondere Unterstützung ausgesucht, nämlich die KI beim Prozessmanagement und jetzt zum Einstieg die Frage … ich meine, ich beschäftige mich auch ein bisschen mit dem Thema, man kommt ja fast nicht darum herum. Was war für dich so der Auslöser über den Einsatz von KI bei Prozessdokumentationen oder bei Prozessen im weiteren Sinne nachzudenken?

Bernd Ruffing: Tatsächlich … also vielleicht auch für die Hörer, der Götz und ich, wir kennen uns auch vor allem von den Wirtschaftsjunioren, da gibt es zwei Leute, der Moritz Diehl und der Mario Janzen, die haben ein Format gegründet, das nennt sich Menter und haben so ein Netzwerk-Format ConnectYOUCation heißt das, und da hat der Mario mich dazu eingeladen und da geht es ganz, ganz viel auch um KI-Themen und obwohl ich natürlich auch mich hier oder da informiere, habe ich dort einmal richtig Einblick gekriegt, welche Tools und welche Möglichkeiten es denn überhaupt ja mittlerweile alles schon gibt und wo die Reise hingeht und ja, dann ist es in mir natürlich gewachsen oder auch das Bedürfnis gewachsen, mich da auch mal zu informieren, denn wer in den sozialen Medien, also vor allem auch den Business-Plattformen unterwegs, der weiß ja, dass zum Beispiel gerade ChatGPT eine riesige Welle schlägt in allen Bereichen, in denen es um Texten geht, ja, Götz und da dachte ich mir, lieber vorher nachdenken als später zu weinen.

Götz Müller: Ja, genau. Okay. Wenn wir jetzt über Prozesse nachdenken und ganz konkret in deinem Fall, so bist du mir, in Anführungszeichen, wieder begegnet mit dem Stichwort Prozessdokumentation und da ist mal ein bisschen tiefer reingeguckt, welche Arbeitsschritte siehst du dann da konkret und wie unterstützt da die KI dabei?

Bernd Ruffing: Also vielleicht mache ich noch einen kleinen Zwischenschritt, Götz oder ich fang mal mit der Prozessdokumentation an sich an. Es ist einfach ein Thema, dass man unbedingt braucht, um Transparenz zu erzeugen und um das Wissen im Unternehmen zu sichern und viele Disziplinen, wie ja auch die QM und die Management-Prinzipien, ja, die sehen das ja sowieso schon vor. Es gibt natürlich auch viel Regelwerk, das von außen kommt, dass man berücksichtigen muss. Nichtsdestotrotz weiß eigentlich jeder, dass man Prozesse dokumentieren sollte, aber es hat auch keiner irgendwie Lust darauf, ja, und die Prozessdokumentation war in meinen ersten Berufsjahren, auch dann später als selbstständiger Freiberufler oder als Unternehmer, immer ein wichtiger Part und genau das haben wir immer und immer wieder festgestellt. Die Leute haben einfach keinen Bock auf diese Prozessdokumentation, selbst machen schon gar nicht und wenn man sie zu Workshops einlädt, da kriegt man mit ein bisschen Spaß und Entertainment, sage ich jetzt mal, die Leute noch zum Mitmachen, aber es ist einfach ein unbeliebtes Thema und das haben wir schon vor einigen Jahren erkannt und uns da schon eigentlich überlegt, wie können wir das denn einfacher machen und vor allem, Götz, das weißt du als Lean-Experte genauso gut wie ich, vor allem in den administrativen Bereichen gibt es sehr, sehr viele Standardaufgaben und Standardprozesse, die sich immer und immer wieder wiederholen und es ist eigentlich egal, über welche Branche oder welche Größe man spricht und so sind wir schon seit einigen Jahre hergegangen und haben uns sogenannte Prozess-Prototypen aus unseren Projekten und aus Marktsicht erarbeitet, mit denen wir bei der Prozessdokumentation ins Rennen gegangen sind, also quasi weg von dem klassischen Grüne-Wiese-hin zu „Schaut mal wie andere es tun oder was es da drum herum gibt auf der Welt und jetzt besprechen wir mal konkret, wie es bei euch ist oder wie es bei euch aussehen soll.“ und das hat schon sehr, sehr gut funktioniert, weil es die Sache wahnsinnig erleichtert hat, ja. Nichtsdestotrotz, irgendwo mussten ja auch diese Prototypen herkommen. Und genau, da ist bei mir bei dem Thema KI der Anker gefallen und ich habe mich da echt einfach mal an ChatGPT angesetzt und habe mal geguckt, was der da so auswirft, wenn man da so ein paar Kommandos eingibt und war absolut überrascht, weil es tatsächlich, ja, wenn ich es jetzt runter geschrieben hätte, glaube ich, dass es nicht großartig anders gewesen wäre, ja, und so dachte ich mir dann: Mensch, es muss doch dann auch einen Weg geben, wie diese Informationen dann nicht nur sehr allgemein da ausgeworfen werden, sondern dass man das nach und nach konkretisiert und auch in eine Form reinkriegt, mit der, ja, der Anwender dann auch konkret weiterarbeiten kann und der wesentliche Punkt also wie man bei der Prozess-Dokumentation sparen kann, ist der initiale Aufwand, um da mal einen ersten Entwurf zu erstellen. Und, Götz, du kennst das vielleicht auch noch aus früheren Zeiten, wenn man überlegt, oder wenn ich überlege, ich mach es jetzt mal konkret, wie viele Stunden ich bei Kunden schon, ja, verbracht habe, um Ist-Prozesse aufzunehmen, ja, allein aufzunehmen, zu dokumentieren, dann wieder zu überarbeiten, abzustimmen, ja, was das für ein riesiger Zeitaufwand war, nicht nur für mich, sondern die Kunden mussten ja auch immer ihre Mitarbeiter bereitstellen. Ja, und ich habe, ich glaube nicht nur, ich weiß es, weil ich es schon ausprobiert haben, dass man davon achtzig Prozent sparen kann, indem man einfach bei ChatGPT so ein paar Befehle eingibt, sich einen Entwurf erstellen lässt und dann konkret an diesem Entwurf weiterarbeitet.

Götz Müller: Das heißt, man legt den Kunden dann so eine Art Blaupause vor und fragt ihn, also das ist meine Spekulation, korrigiere mich da gerne, und fragte ihn dann: „Passt das oder ist es ganz anders?“

Bernd Ruffing: So in der Richtung. Also wir nennen es, wie gesagt, du kannst das Blaupause nennen, wir nennen es Prozessprototyp, also in unseren Projekte zeigen wir das dann unseren Kunden und besprechen es konkret: „Pass auf, macht ihr das so oder macht ihr es nicht so? Wenn ihr es nicht so macht, warum? Wollt ihr es vielleicht so machen, weil dann seid ihr näher am Standard?“ und da kommt dann eigentlich schon der Schritt der Struktur-Optimierung mit ins Spiel, zu versuchen, weg von den vielen kleinen Insellösungen zu gehen, weg von den vielen kleinen individuellen Abläufen, die sich da im Laufe der Zeit zusammengewurschtelt werden. Ja, dem Unternehmen zu zeigen: Hey, ihr könnt eigentlich viel, viel standardisierter und damit auch effektiver und effizienter arbeiten. Und so hast du das Vorgehen eigentlich schon recht gut beschrieben, ja.

Götz Müller: Jetzt steht für mich immer auch die Frage im Vordergrund oder im Hintergrund, je nachdem, wie man es betrachten will: Wenn ich ein, und ich betrachte jetzt mal die KI hier auch als eine Art von Werkzeug, Werkzeug nutze, muss ich ja irgendeinen Vorteil davon haben, wie wenn ein Mensch machen würde, jetzt nehmen wir mal wieder den Klassiker den Nagel mit dem Finger in die Wand drücken, ist halt ein bisschen schwierig, von daher hilft ein Hammer ganz gut. Was wäre denn jetzt im Vergleich, ich meine Geschwindigkeit ist sicher ein wichtiger Aspekt, aber ich glaube, es ist nicht alles, welchen Mehrwert bringt also, ganz platt ausgedrückt, eine K mit gegenüber dem Menschen?
Mhm, wie?

Bernd Ruffing: Die KI hat den weiteren Vorteil, dass sie keine Betriebsblindheit kennt, Götz, und du kennst das vielleicht auch aus deinen Projekten, wenn ich mit Mitarbeitern Prozesse erfasse oder gestalte, ist es unheimlich schwer, diese Betriebsblindheit oder diese Erfahrung „Das haben wir hier schon mal probiert und das hat hier nicht funktioniert“ oder das oder das, das hat halt die KI nicht und die kann völlig urteilslos oder wertfrei schon mal Vorschläge erstelle, ja, die kann in der richtigen Kombination auch Prozesse mit weiteren Informationen füllen: Also sag mir doch mal, mit welchen Tools oder was sind denn die klassischen Tools, mit denen man diese Aufgabenschritte unterstützen kann, ja, also vor allem auch IT-Tools et cetera, schreib mir doch mal dazu ob es da Regelwerke gibt et cetera, Richtlinien, die man vielleicht beachten soll. Das heißt, die KI liefert mir, ja, also ich sage jetzt mir einmal als Berater, die Informationen auf dem Serviertablett und ich kann sie, ich kann sie relativ schnell bewerten und aufräumen oder ausmisten oder auch nutzen und dem Endanwender ermöglicht sie, sich komplett aller Sichten zu bedienen, aller Perspektiven zu bedienen, die er einfach nicht kennt und die er nicht kann.

Götz Müller: Mhm. Auch wenn und das könnte ich mir vorstellen, die KI zumindest ChatGPT im Konkreten erfindet auch manchmal komische Sachen, aber ich habe es dann so erlebt, man wird ein Stück weit auch dadurch herausgefordert und denkt unter Umständen über Dinge nach, über die man vielleicht, und da sind wir ja selber in unserer eigenen Blase als Berater, auf die wir vielleicht gar nicht kommen würden, oder?

Bernd Ruffing: Absolut. Das ist ein wunderschönes Beispiel. Man hört und liest sehr viel über Fehlertoleranz und Fehlerkultur und ich sehe das genauso. Am Ende des Tages, ich bin jetzt kein KI-Spezialist, deswegen arbeite ich mit den beiden Jungs und noch anderen Leute aus unserem Netzwerk zusammen, ich kann den Reifegrad dieser KI nicht einschätzen, aber das ist auch nicht mein Sinn, ich will dadurch keine perfekte Prozessbeschreibung generieren, zum Beispiel, weil das kann diese Maschine auch nicht. Der Faktor Mensch wird da immer noch wichtig sein, ja, und dazu gehört es für mich, genauso, wie es im Umgang mit anderen Menschen ist, dass man sich über Fehler Gedanken macht. Götz, da hast du vollkommen recht.

Götz Müller: Ja, Faktor Mensch, auf den möchte ich im Grunde auch wieder immer wieder, und jetzt konkret, zurückkommen, weil natürlich in manchen speziellen Branchen, ich denke jetzt so an die kreative Ecke im ganz Allgemeinen, da hab ich so das Gefühl, herrscht gerade Heulen und Zähneklappern, im Sinne von, was haben wir dann noch eine für eine Funktion in der Zukunft, wenn das Ding immer noch besser wird und jetzt, da der Stelle durch die Prozessbrille geguckt, wo sagst du hat der Mensch noch einen Vorsprung? Wo wird sich da vielleicht noch etwas verändern? Und wenn wir jetzt, ich meine, es ist noch ein bisschen hin, wenn jetzt Weihnachten wäre und man könnte einen Wunschzettel machen, was würdest du dir da wünschen?

Bernd Ruffing: Mhm. Also ich formuliere es mal so, die KI kann bislang, soweit wie ich mit meinen Tests oder auch mit meinen tatsächlichen praktischen Einsätzen bin, wunderbare Vorarbeit leisten. Ja, und man kann dem auch sagen „Schneide mir jetzt die Prozesse auf die Branche Fertigung zu und vielleicht auf Unternehmen mit 50 Mitarbeitern“ und man kann das schon wunderbar eingrenzen. Nichtsdestotrotz, jedes Unternehmen ist individuell, ja, und das kann diese KI halt niemals ersetzen, die Individualität eines Unternehmens und da spielen auch die Menschen wieder eine Rolle, ja, ich kann zwar eine super Blaupause durch die KI erzeugen lassen, aber worauf es drauf ankommt, ist das mit den Menschen zu besprechen und glatt zu ziehen, ja, und das wird die KI also zumindest zeitnah, behaupte ich mal, nicht erledigen können.

Götz Müller: Ja, und ich sage immer ganz gerne, meine Kernkompetenz, und ich vermute mal, das ist bei dir ein Stück weit ähnlich, ist auch dumme Fragen stellen und da habe ich dann das Gefühl, da glaubt die KI, also wenn man sie jetzt mal sich so ein bisschen vermenschlicht, glaubt sie von sich, sie hätte die Weisheit mit Löffeln gefressen.

Bernd Ruffing: Absolut. Ich sage tatsächlich, da habe ich sogar selbst einen Blog, glaube ich, oder einen Podcast darüber gemacht, indem ich sage, die größte Stärke der Berater muss eigentlich die Naivität sein, alles zu hinterfragen, nichts zu glauben, auch mal über den Tellerrand zu schauen und auch absolut mal zu träumen, ja, und genau das ist wichtig und das sehe ich auch als eine meiner oder unserer Kernkompetenzen, genauso wie am Ende des Tages, nehmen wir einfach mal, du hast eine wunderschöne Prozessbeschreibung durch KI erstellen lassen, jetzt sitzen da aber zehn verschiedene Menschen, die das verstehen müssen und die das nicht nur allein verstehen müssen, sondern die auch die Zusammenarbeit verstehen müssen und einer der größten Missstände in kleinen Unternehmen und Unternehmen, die schnell gewachsen sind oder immer noch im Wachstum sind, ist einfach die interne Kommunikation und Organisation, ja, die interne Organisation kann ich vielleicht von KI noch ein Stückchen zurechtrücken lassen, aber spätestens bei der Kommunikation und der Zusammenarbeit kommt es einfach darauf anzusehen, welche Menschen habe ich denn hier und das ist wieder der Faktor, wo ich sage, ja, darauf will ich zukünftig meine oder die Zeit meines Teams nutzen, da tatsächlich dieses System zum Leben zu bringen und nicht lange dafür zu brauchen, überhaupt ein solches System zu definieren.

Götz Müller: Ja, da spielt dann eben der Faktor Zeit wieder die Rolle, wo die KI mal von, wenn wir uns jetzt mal die inhaltliche Ebene neutral betrachten, aber die Geschwindigkeit, da haben wir schon lange verloren, würde ich sagen.

Bernd Ruffing: Ja, da hast du vollkommen recht und weswegen ich ja sage, ich spreche jetzt nicht von irgendwelchen Theorien, sondern ich habe die Theorien schon bei einigen Kunden jetzt live getestet, mit absolut brutalen, ich sage es mal so bewusst, so absolut brutalen Ergebnissen, weil wir einfach, ich sage jetzt mal, wenn man so ein normales, so ein normaler Projektabschnitt für einen Prozess dauert bei uns so zwischen vier und sechs Wochen und das konnten wir jetzt teilweise reduzieren auf zwei Wochen oder Sachen, die man eigentlich erst im dritten oder vierten Termin gemacht hätte, jetzt mit den ersten nehmen, weil wir schon konkret etwas in der Hand haben, ja, und das führt einfach dazu, dass diese lästige Dokumentationsarbeit und ich meine, das ist ein fester Bestandteil unseres Jobs, nichtsdestotrotz würde ich ja auch nicht behaupten, dass ich es gerne mache, was ich gern mache, ist, den Leuten zu sagen: Pass auf, so ist es oder so kann es sein. Lasst uns mal überlegen, wollen wir es so oder was müssen wir denn dann tun, um dahin zu kommen und dann direkt nicht lang konzeptioniert, sondern direkt sagt: Guck mal, hier schlagen wir vor, dass wir hier eine Checkliste oder Richtlinie brauchen. Hast du sowas? Wenn nein, dann komm, lass uns direkt anfangen, so eine Checkliste zu erstellen und das liefert Ergebnisse. Also da muss ich halt sagen, da hätte ich vor einigen Monaten noch nicht im Traum daran gedacht, dass wir da so schnell Ergebnisse erzielen können, ja.

Götz Müller: Wenn wir uns jetzt nochmal angucken, also ich meine, ein Stück weit können wir uns gedanklich oder physisch den Schweiß von der Stirn wischen, im Sinne von wir werden nicht überflüssig. Jetzt haben wir aber natürlich immer, glaube ich, noch eine relativ hohe Dynamik. Das heißt, da wird sich etwas verändern, was ist ein bisschen deine Prognose, auch vielleicht in der Eigensicht, du hast es schon ein bisschen angedeutet, ich möchte es noch ein bisschen in Richtung Zukunft ausdehnen, wie wird sich unser, sagen wir mal unser Job, wie wird er sich verändern in der Zukunft?

Bernd Ruffing: Ich glaube, also wie gesagt, ich habe das schon erwähnt, ich glaube, dass halt viel mehr noch, ich meine, man will ja sowieso immer lösungsorientiert arbeiten, aber um lösungsorientiert zu arbeiten, muss man oftmals die Probleme auch verstehen und überhaupt erst transparent machen und du kennst das vielleicht, Götz, oftmals glauben die Unternehmen die Probleme zu kennen, aber sie kennen nur die Symptome und sind nicht in der Lage, die Probleme wirklich zu sehen und ich glaube, da wird sehr, sehr viel Aufwand weggenommen, sodass wir wirklich tatsächlich nur noch die Löser sind oder die, die wirklich bei der Umsetzung der Lösungen helfen und das braucht halt vielleicht ganz andere Kompetenzen noch mal als, ich sag jetzt mal, ist zwar ein anderer Berufszweig, aber ein klassischer Business-Analyst, der braucht halt unheimlich viele Analyse-Fähigkeiten, ja, also ich könnte mir gut vorstellen, dass es zukünftig KI-Systeme gibt so ähnlich wie, ich nehme jetzt mal Process Mining, kennst du ja auch, wie Process Mining, da stopfe ich von Blaupausen über Ist-Daten aus den ERP-Systemen bis zu irgendwelchen anderen Prozess-Beschreibungen alles einen Topf und der sagt mir: Du musst jetzt das und das und das tun. Ja, und für uns Berater geht es dann darum, diese Lösungen mit den Menschen umzusetzen, also das ist etwas, was ich mir in naher Zukunft vorstellen kann oder zumindest auch fest davon überzeugt bin, dass es in diese Richtung geht.

Götz Müller: Ja, das sind dann so Themen, also bei dem, was du jetzt in den letzten Sätzen gesagt hast, kam mir dann so ein Beruf aus einer ganz anderen Ecke in den Sinn, die Auswertung von Röntgenbildern, da, glaube ich, ist man heute schon, da sind die Maschinen heute schon weiter, ja, weil sie eben auch zum Teil konkret darauf trainiert sind, eben Dinge zu sehen, Stichwort Mustererkennung, wo ein Mensch einfach in diesen anderthalb Kilo eine relativ beschränkte Kapazität hat.

Bernd Ruffing: Absolut. Vollkommen richtig. Ich meine, da sind wir jetzt schon wieder bei KI-Lösungen für die Fachanwendungen, ja, also was da alles, also ich glaube auch, dass in naher Zukunft, dass es vielleicht gar keine Konstrukteure oder CAD-Zeichner mehr geben wird, ja, da sagst du dem: Guck, das und das will ich, mit den und den Materialien – oder muss ich vielleicht nicht mal sagen, da spreche ich vielleicht eine Sprachnachricht rein – sag ich, mach mir hier eine XYZ-Mechanik und sag mir, was ich dafür brauche, mach mir eine Stückliste, vielleicht sag mir noch, wo ich das beziehen kann, ja. Das sind Sachen, die passieren werden und für unseren Part der Prozessarbeit oder QM-Arbeit oder wie man es immer nennen möchte, ja, da, glaube ich, da wird sich halt in diese Richtung ebenfalls etwas tun, ja, und da ist es halt sinnvoll, frühzeitig darüber nachzudenken, was bedeutet denn das jetzt für mein eigenes Business? Ja, also ich habe zumindest in Angestelltenzeit einen Großteil meiner Arbeitszeit damit verbracht, Lastenhefte und Anforderungshefte zu schreiben. Ich glaube, wo ich da früher teilweise wirklich drei, vier Monate dagesessen hab, dass das heutzutage in, ja, vielleicht nicht an einem Tag, aber vielleicht in einer Woche oder zwei geht.

Götz Müller: Mhm, ja. Und mir kam bei deinen Erzählungen gerade ein weiterer Punkt in den Sinn, ich meine, ein Stück weit geht so etwas ja schon, ich habe das selber mal ausprobiert, wenn es darum geht, einfachen Code zu erstellen, ich hab dem Kameraden mal gesagt „Bau mir einen Visual Basic Code, um damit ein Excel-Sheet für eine bestimmte Funktion draus zu machen“, das hat er in meinem Empfinden ganz ordentlich hingekriegt, aber was mir jetzt bei deiner Erzählung nochmal klar wurde, wenn ich so etwas machen will, dann brauche ich unheimliche Standards.

Bernd Ruffing: Und da, deswegen, also um es nochmal ein Stück zurückzulegen und das ist ja die Erkenntnis, oder was heißt die Erkenntnis, was mein Geschäftsmodell, meine Geschäftsstrategie schon vor einiger Zeit beeinflusst hat, zu sagen, eine Prozessoptimierung, Digitalisierungsberater, Digitalisierungstools findest du an allen Ecken und Kanten, und das ist jetzt wertfrei gemeint, weil vieles davon auch sehr gut ist. Nur mittlerweile sind die Unternehmen so vollgefrachtet und bei denen geht’s, bei denen ist irgendwann Schluss mit mehr, mehr, mehr, mehr. Ja, weil die werden dieser Komplexität überhaupt nicht mehr Herr, und das ist der Grund, warum viele Leute jetzt dann auch zu uns kommen und sagen, nee, ich will nicht mehr, sondern ich will einfach mal zurück und die richtige Struktur und die richtigen Standards bilden, damit das alles überhaupt zukünftig funktionieren kann, Götz, also kann ich dir dann nur vollkommen zustimmen. Ja, und du hast ja auch über die veränderten Jobs gesprochen, also auch hier noch mal als Beispiel, jeder kann sich jetzt hinsetzen und kann bei ChaptGPT oder ähnlichen Tools da sich Prozesse erzeugen lassen, ja, ich habe halt zusammen mit ein paar Kollegen da die diese Prompts, so nennt man da diese Befehle, die man bei ChatGPT eingibt, so entwickelt, dass am Ende des Tages tatsächlich auch die Prozessbeschreibung so erzeugt wird, wie ich sie so heute meinen Kunden noch manuell mache, ja, händisch mache, ja, und das sind Codes, die entwickelt werden müssen, und das ist der Berufszweig des Prompt Engineers, ja, mittlerweile.

Götz Müller: Ja, ja, und ein Stück weit, habe ich jetzt bei dir auch rausgehört, übernehmen wir so eine Art, natürlich mit unserem Wissenshintergrund, im Vergleich zur KI, die dann an der Stelle halt doch nicht so superintelligent ist, dass wir im Grunde eine Art von Filterfunktion für die Unternehmen machen.

Bernd Ruffing: Absolut. Wir haben eine Filterfunktion. Wir haben nach wie vor die, ich nenne sie jetzt mal die Transformationsrolle, ja, weil ich mache ein sehr praktisches Beispiel, wo es ja heutzutage immer darum geht, Führungsverantwortung zu übernehmen und Verantwortung abzugeben, und ich erlebe halt oftmals, dass Verantwortung abgegeben wird, aber nicht richtig, und dass es überhaupt keine Regelwerke oder Leitplanken für die Mitarbeiter gibt, ja, und wenn jetzt so eine KI halt ausspuckt, lieber Geschäftsführer, liebe Führungskraft, du musst hier noch die und die Regel erstellen, aber diese Führungskraft es nicht versteht, ja, dann bringt das alles nichts. Also wir haben da nach wie vor einen sehr großen Part drin, Götz, glaube ich, absolut, ja.

Götz Müller: Gut, jetzt haben wir uns so mit der Ist-Situation beschäftigt. Wir haben uns Richtung Ausblick ein bisschen wir unterhalten und dann eben diese, Stichwort diese Filterfunktion und ich glaube damit ist sehr eng verbunden der Gedanke, den der eine oder andere sich jetzt vielleicht stellt, ja, wie fange ich denn jetzt mit so einem Thema an, also KI-Nutzung zum Beispiel zur Prozessdokumentation. Wenn vielleicht jetzt hier ein, sagen wir mal ein interner Berater, jemand mehr als Angestellter Prozessmanagement macht, was wäre so dein Tipp?

Bernd Ruffing: Also mein Tipp wäre, dass man mit der richtigen Struktur beginnt, ja, es ist … ich gehe jetzt auch mal weg von der KI, das ist das Problem, das ich sehr, sehr oft in den Unternehmen feststelle, was die Dokumentation betrifft, es sind nur arbeitsplatzbezogene Dokumentationen, es gibt keine harmonischen Standards, jeder macht, was er will, es gibt keine Standards für die Dokumentation et cetera, ja. Also ich würde immer empfehlen, mal zu überlegen, was ist überhaupt die Grundstruktur, die Grundlage, wie so eine Dokumentation funktionieren soll und dann kann man die nach und nach mit KI füllen und man muss halt wissen, was tue ich denn mit diesem Ergebnis, ja, weil das Ergebnis der KI ist so noch nicht einsetzbar, ja. Das ist quasi der Plan, den man sich entwerfen muss, um da wirklich zu sagen: Ich mache es jetzt nicht ins Blaue hinein, ich habe eine strukturelle Grundlage, ich bin jetzt in der Lage, mit den richtigen Codes mir da etwas rauszuziehen, und ich weiß aber auch, was ich noch tun muss, bis das wirklich so final fertig ist.

Götz Müller: Ja, und das war jetzt so der Einstieg. Ich meine, du hast schon erzählt, die ein oder andere Erfahrung hast du schon gemacht und auch da nochmal die Nachfrage, die Rückfrage im Sinne von, welche Tipps kannst du denn Zuhörern geben, wenn sie darüber nachdenken, KI im Kontext von Prozessen von Prozessdokumentationen von Prozess-Management einzusetzen, vielleicht auch ein Stück weit, in welches KI-Fettnäpfchen bist du schon getreten, über die heute einen großen Schritt machen würdest?

Bernd Ruffing: Also KI-Fettnäpfchen, das hast du selbst schon angesprochen. Man darf das nicht ungeprüft für wahr nehmen, ja, also man muss da immer schon noch mal ein Auge draufhaben, denn noch, ich sage bewusst noch, ist die KI auch nicht komplett fehlerfrei, ja. Also man muss da immer noch mit der nötigen Vorsicht rangehen. Ansonsten ist der größte Tipp, den ich eigentlich in allen Lebenslagen immer gebe: Einfach mal ausprobieren. Ja, einfach mal ausprobieren, sich einen Prozess schnappen, für mich gehört da zu der Struktur, dass ich der KI ganz klar sage, wo ist der Anfang des Prozesses, wo soll das Ende des Prozesses sein und einfach mal guckt, was die KI ausspuckt. Und dann einfach mal probiere, indem ich ein bisschen dann mal das Tool auffordere, da mal Verantwortlichkeiten oder Tools dazu zu schreiben und und und und. Ich glaube, das ist halt dann auch, das wirklich mal zu sehen und zu erleben, das ist schon mal der erste, wichtigste Schritt, ja.

Götz Müller: Ja, das das entspricht im Grunde auch meiner Erfahrung. Mal etwas ausprobieren und sich ein Stück weit, also so kann ich von mir sagen, definitiv überraschen lassen, was da kommt, das sind jetzt nicht, wie soll man es ausdrücken, das ist jetzt keine Rocket Science, der Begriff, der manchmal verwendet wird, also das sind schon Dinge, die man im Grunde selber weiß, aber halt nicht in der Geschwindigkeit mal so geschwind aufs Papier.

Bernd Ruffing: Nee, es ist ein Werkzeug, man darf das KI jetzt an dieser Stelle, also KI muss man ja auch mal dazu sagen, was ich da teilweise schon gesehen hab, oder ja, das ist natürlich auch schon ein bisschen angsterregend, man ganz, ganz, ganz ehrlich sagen, ja, für unseren Job darf man es aber, glaube ich, im Moment oder zumindest das, wie ich es gerade anwende und für die nahe Zukunft anwenden will, darf man es aber auch nicht überbewerten. Du hast das vorhin gesagt, es ist ein Werkzeug, es erleichtert mir die Arbeit. Götz, früher bin ich hingegangen, also was heißt früher, es ist noch gar nicht so lange her, wenn ich recherchiert habe und andere Perspektiven zu den Prozessen gesucht habe, habe ich mich an Google gesetzt, habe Fachartikel durchgelesen und habe mir auch bei Google die Bilder durchgeguckt, ob ich gute Schemata finde oder sonst was, ja, das mache ich jetzt halt nicht mehr, jetzt drück ich halt bei KI da drauf, aber am Ende des Tages ist es ein Werkzeug, das mir hilft, meine Arbeit schneller zu tun, ob es jetzt besser wird, das hängt dann noch an mir, ja.

Götz Müller: Ja, und ich greife mal wieder das Bild mit Hammer und Nagel auf, ja, natürlich kriege ich viel schneller den Nagel in die Wand, aber die Frage, die man sich ja immer stellen muss in dem Kontext, bei dieser platten Metapher: Warum will ich überhaupt den Nagel in die Wand schlagen? Ich möchte ein Bild aufhängen. Die KI wird mir jetzt nicht unbedingt sagen, hier in diesem Zimmer, häng an der Stelle das Bild auf, schon gar nicht, welches Bild. Das ist dann vielleicht eher wieder meine Kreativität, die da gefragt ist.

Bernd Ruffing: Absolut. Und da bin ich wieder bei dem Thema Struktur, um auch mal so ein bisschen im Fachjargon zu bleiben. Für mich ist die Grundlage einer guten Unternehmens- oder einer guten Prozess-Dokumentation schon mal eine vernünftige Prozess-Landkarte, die kunden- und ergebnisorientiert aufgebaut ist, mit klaren Abgrenzungen und dann auch klarer Prozessverantwortung die ich dann über einen Prozess-Ebenen-Konzept oder ein Prozess-Level-Konzept von oben nach unten detaillieren kann und so finde ich dann schon genau raus, wo will ich denn jetzt einen Nagel oder wo brauche ich denn einen oder wo hat es auch noch Zeit, ja, das erste und das zweite, was halt viele aus meiner Sicht schlecht machen. Ich sage ja in meinen Workshops oder auch oft meinen Webinaren immer ganz gern, die meisten Prozess-Dokumente sehen halt aus wie die Packungsbeilage von Medizin, ja, und die versteht halt keiner und die liest halt auch keiner, der Erfolgsfaktor, das kann ich jetzt zumindest aus meinen zehn Jahre sagen, liegt in der Kürze und in der Einfachheit, ja.

Götz Müller: Ja, ja, und ich glaube, das war ein sehr gutes Beispiel. Manchmal ist man schockiert, wenn man so eine Packungsbeilage liest und am liebsten würde man dann die Arznei fortschmeißen. Und da, glaube ich, spielt dann, wenn man jetzt bei der Metapher bleiben, spielt dann der Arzt oder Apotheker wieder die Rolle, der dann einem halt sagt: Alles gut, so schlimm ist doch nicht, eine Sache, die halt auf dem Zettel so nicht draufsteht.

Bernd Ruffing: Ja, absolut. Das kann genauso passieren oder sollte genauso passieren, dass da halt jemand da ist und der einfach auch mal sagt: Nee, komm, das kannst du doch jetzt kürzer. Also ich bin immer noch ein riesengroßer großer Freund von der LIPOK-Methode, den Excel-Prozess-Beschreibungen, die haben wir mittlerweile bei uns um einiges angepasst, weil der klassische Sinn von LIPOK aus meiner Sicht nicht wirksam ist, und das sind so Methoden, die wir auch unseren Kunde zeigen und diese Methoden funktionieren auch oder dieser Output funktioniert auch ganz gut mit der KI und dann sehen die Leute plötzlich, dass das gar nichts Böses ist, wenn das plötzlich ganz, ganz einfach und konkret ist, zudem muss man, glaube ich, oftmals das Verständnis der Prozess Dokumentation auch noch zurecht rücken, also gerade am Beispiel der Prozessmodellierung glauben ja manche immer noch, dass sie Modelle erstellen, die sehen aus wie der Pariser Metro-Plan, ja, die glauben tatsächlich noch, dass die Leute das im Büro hängen haben und danach arbeiten, und das ist aus meiner Sicht alles Blödsinn und deswegen brauchen wir hier pragmatische Ansätze und den Leuten muss man auch sagen: Pass auf, diese Prozessbeschreibung, die wir uns jetzt erstellt haben, die dient uns halt einfach dafür, dass wir gemeinsam sehen, was gemacht wird, wer es macht und wie die Zusammenarbeit läuft, ja, und dann wissen die das auch und da kriegt man die Leute eigentlich sehr, sehr schnell dazu, wirklich auch vernünftig mitzumachen und das zu akzeptieren.

Götz Müller: Ja, und eben ein ganz wichtiger Punkt, der da jetzt auch für mich mitschwang, ist, die Menschen zusammenzubringen, gemeinsam auf etwas drauf zu gucken und auch das wiederum, glaube ich, ist eine Sache, das wird die KI so nicht leisten können, weil sie halt durch unsere Augen schaut, sondern das müssen wir halt nun mal immer noch selber machen.

Bernd Ruffing: Absolut. Also der KI kann man vielleicht zu einem Prozess oder Vertriebsprozess noch sage: Pass auf, da muss halt noch der mit dabei sein. Ja, kein Thema, aber ich muss mich trotzdem mit den Leuten zusammensetzen und denen das bewusst machen und die Übergabepunkte definieren, ja. „Wie macht ihr das denn heute?“ „Wir telefonieren.“ „Warum schreibt ihr es nicht in euer Teams?“ Punkt, Punkt, Punkt. Ja, das wird KI nie können, weil das Wichtigste ist ja, dass wirklich mit dem gelebten Geschäft abzugleichen, ja. Wenn ich jetzt nicht gerade ein Startup habe, das zwei Wochen alt ist und ich sage, okay, ich lasse jetzt KI meine kompletten Prozesse machen und ich arbeite einfach danach, brauche es immer jemanden, der hilft, und da bin ich wieder bei unserer Transformationsfunktion, der hilft diese Sache auch in das gelebten Business zu integrieren.

Götz Müller: Ja, gut. Prima, Bernd, ich fand, das war eine spannende Unterhaltung über ein Thema, was mich persönlich gerade auch beschäftigt und deshalb, auch wenn man natürlich mit Chapt GPT darüber reden kann, aber wenn man mit einem Menschen darüber redet, ist das nochmal spannender. Deshalb, ich danke dir für deine Zeit.

Bernd Ruffing: Ich danke dir für die Einladung, hat mir wie immer auch sehr viel Spaß gemacht, mich mit dir auszutauschen, lieber Götz.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Bernd Ruffing zum Thema KI in der Prozessdokumentation. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 319.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei iTunes. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.