Kaizen 2 go 102 : Geschäftsprozessmodellierung - GeeMco : Götz Müller Consulting

Inhalt der Episode

Grundsätzliche Vorgehensweisen in der Geschäftsprozessmodellierung
Wann wird welche Methodik eingesetzt?
Welche Vor- und Nachteile sind dabei zu beachten?
Welche Risiken bestehen, wenn man sich auf eine Vorgehensweise konzentriert?
Welche Herausforderungen entstehen, wenn man die Vorgehensweisen kombiniert?

Notizen zur Episode

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Episode 102 – Geschäftsprozessmodellierung

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Gerhard Lier bei mir im Podcast-Gespräch. Er ist Produktmanager bei der SoftProject GmbH, beschäftigt sich dort unter anderem mit Geschäftsprozessmodellierung. Hallo, Herr Lier.

Gerhard Lier: Hallo, Herr Müller.

Götz Müller: Schön, dass Sie heute dabei sind. Ich habe schon ein Stichwort gesagt. Sie machen noch ein bisschen mehr. Sagen Sie noch 2-3 Sätze mehr zu sich, zur Firma.

Gerhard Lier: Ja, genau. Wie Sie schon gesagt haben, mein Name ist Gerhard Lier, ich arbeite bei der SoftProject GmbH im Produktmanagement. Wir beschäftigen uns hauptsächlich mit dem Thema Geschäftsprozessmodellierung, aber darüber hinaus auch mit dem Thema Digitalisierung und Automatisierung, also der letztlichen Umsetzung von Geschäftsprozessen in Software.

Götz Müller: Okay, ich bin ja auf Sie gestoßen über einen, fand ich, recht spannenden Artikel, wo es darum ging: „Wie modelliere ich denn?“ Und da wurden zwei grundsätzliche Vorgehensweisen beschrieben und das soll jetzt auch der Einstieg sein. Was gibt's da für grundsätzliche Vorgehensweisen, wenn man sich eben mit der Modellierung von Geschäftsprozessen beschäftigen will.

Gerhard Lier: Ganz grob kann man zwei Vorgehensweisen unterscheiden. Das wäre einmal die klassische top-down-Vorgehen, also wirklich von oben nach unten, wie der Name schon sagt, oder eben vom Groben zum Feinen oder konträr dazu, das ganze bottom-up, also ich komme von unten, von den feingranularen Prozessschritten und werde dann immer grober und fasse die dann zum eigentlichen Prozessablauf zusammen. Das sind die zwei ganz grob unterscheidbaren Abläufe wie man das Ganze machen kann.

Götz Müller:Okay, jetzt vermute ich einfach mal, es würde diese zwei Vorgehensweisen nicht geben, wenn es bestimmte Vor und Nachteile nicht gäbe, wenn alles super toll wäre, würde es nur eine geben. Was ist aus Ihrer Sicht, was sind so die klassischen Vor- und Nachteile bei dem zwei Vorgehensweisen.

Gerhard Lier: Ja, ganz klassisch, also bei dem Top-down-Ansatz ist es eigentlich schon so, wenn man da ganz strikt vorgeht, hat man einen sehr strukturierten Ansatz, also man analysiert erstmal seine Geschäftsprozesse im Groben, wie sieht das Ganze aus, wie arbeitet mein Unternehmen und wenn man die dann im Groben modelliert hat, nimmt man sich feinere Teile vor, also wirklich Teilprozesse davon, modelliert die Prozesse. Dabei hat man den Vorteil, dass das Ganze ziemlich genau analysiert wird wie das vorgeht. Nachteil davon ist immer, aus der Praxis … man modelliert zwar die Prozesse schön, das ist ja gut, wenn es auf der grünen Wiese passiert, aber letztendlich macht man das ja nicht nur aus dem Grund, dass man die Prozesse modelliert hat, sondern möchte mit den modellierten Prozessen etwas anfangen und da gibt's da halt oft einen Bruch zwischen der Realität, wie es dann abgearbeitet wird, wie die Prozesse umgesetzt werden und wie sie tatsächlich von oben nach unten modelliert sind. Also, einfach nicht immer das, was theoretisch modelliert werden kann, kann auch in der Praxis umgesetzt werden. Das ist da so der Nachteil. Deswegen gibt eben den anderen Ansatz, den Bottom-Up-Ansatz, der sagt halt häufig, man guckt sich erstmal entweder die Teilschritte an, wie laufen die ab, man guckt sich vielleicht diese Stimme an, wie funktionieren die und versucht dann erstmal hier dazwischen die Integration aufzuzeigen wie arbeitet man dann zwischen den Systemen, wie arbeiten die miteinander und baut dann gegebenenfalls wirklich auch Software erstmal dafür. Und wenn das entstanden ist, setzt man dann erstmal oben drauf den Prozess, modelliert den, wie das dann aussieht. Der Nachteil an der Sache ist, dass ich dann oft sehr, sehr IT-getrieben vorgehe und um das, was dann entsteht, die Software, oder die modellierten Prozesse, nicht unbedingt dann dem entspricht wie man dann eigentlich seine Prozesse haben möchte, also sprich nach den fachlichen Vorgaben. Dann läuft das ein bisschen auseinander an der Stelle. Man sieht schon, weder das eine, noch das andere ist perfekt. Beides hat seine Vorteile, aber im Einzelnen funktioniert es halt in der Praxis nicht wirklich.

Götz Müller: Jetzt habe ich da schon ein paar Punkte rausgehört, das möchte ich noch ein bisschen vertiefen. Zum einen haben Sie die IT genannt und zum anderen haben Sie so Richtung Fach, Fachabteilung, ein Stichwort genannt. Ich könnte mir vorstellen, dass es einfach auch unterschiedliche Stakeholder gibt und dass ich daraus auch unterschiedliche Ansätze in der Vorgehensweise abbilden, oder?

Gerhard Lier: Genau. Ganz klassisch. Wir erleben das immer wieder in den Projekten, die wir machen, wir haben da wirklich, kann man fast schon sagen, zwei Welten. Wir haben den klassischen Fachbereich, sei’s bei einer Versicherung, sei’s bei einem Energieversorgungsunternehmen. Die modellieren oft top-down ihre Prozesse, wie sie sie fachlich verstehen, unterstützt von Business-Analysten oder Beratern, die leben oder modellieren dann die Prozesse so wie sie sie eigentlich sehen würden, aber eben nicht mit einer technischen Sicht, an der Stelle, sondern eher mit der fachlichen Sicht. Auf der anderen Seite haben wir die anderen Stakeholder, nämlich die, die sie dann tatsächlich umsetzen müssen die Prozesse in der heutigen Welt, in der IT. Das sind zum einen, ganz klassisch der Softwareentwickler, der dann aus dem modellierten Prozess dann etwas machen soll oder auch ein IT-Architekt, die auf der anderen Seite stehen und dann eher von unten her kommen und sagen: Aber mein System arbeitet so. Ich setze es aber bei mir so um. Die Software sieht so aus. Das sind immer die zwei Welten. Und dazwischen gibt es halt oft einen Bruch an der Stelle.

Götz Müller: Was würden Sie jetzt sagen, wie gelingt’s, die geeignete Vorgehensweise, um beiden Seiten gerecht zu werden … was ist da der Ansatz?

Gerhard Lier: Ja, also beide Seiten sind ja eigentlich meiner Meinung nach notwendig und auch wichtig und eine Möglichkeit, das ganze Leben unter einen Hut zu kriegen, ist, das man den entsprechenden Stakeholdern, die dann dran beteiligt sind, Unterstützung gibt, dass sie einfach vom Gleichen sprechen können. Das bedeutet, die brauchen ein Werkzeug, Hilfsmittel, Verfahren wie sie zusammen an dem Problem arbeiten können, sprich wenn jemand im Fachbereich einen Prozess modelliert, dann muss es der aus der Softwareentwicklung auch verstehen können und eben direkt mit dem modellierten Prozess auch weiterarbeiten können. Umgekehrt ist es so, dass wenn dann später ein Prozess umgesetzt ist, das möglichst auch dieser umgesetzte Prozess dem vorher modellierten Modell entspricht und nicht irgendwas anderes. Also, die Lösung ist es, die Kombination aus beiden Vorgehensmodellen in möglichst einer Sicht, ja, in einem Verfahren bereitzustellen.

Götz Müller: Jetzt kommt mir da noch ein spontaner Gedanke. Sie haben einerseits gesagt, die Fachabteilung modelliert von oben herunter. Die, ich nenne es jetzt mal vereinfachend, die IT realisiert von unten rauf. Jetzt erlebe ich persönlich dann immer noch die Situation derjenigen, die die konkrete Arbeit tun, also die den Prozess abwickeln, was ja – Klammer auf – kein Geheimnis, manchmal auch nicht unbedingt der Realität entspricht, wie das, was von oben runter modelliert wurde. Also im Grunde sehe ich da gerade noch eine dritte Instanz auftauchen. Wie kriege ich die, Ihrer Ansicht nach, mit ins Boot auch manchmal?

Gerhard Lier: Das ist genau das nächste. Wenn ich dann den Prozess tatsächlich modelliert habe, wenn ich ihn implementiert habe, muss ja jemand, wie Sie schon gesagt haben, den Prozess auch abarbeiten. Jemand arbeitet mit dem Prozess oder in dem Prozess. Und da ist wichtig, dass ich dieser Personengruppe zum Einen die entsprechende Unterstützung in dem Prozess gebe, damit zu arbeiten und – und das ist auch sehr wichtig – auch die Möglichkeit schaffe, den Prozess transparent machen für die. Also, das ist immer ganz toll, wenn man irgendwelche Prozesse baut, Prozesse modelliert, aber derjenige, der damit arbeiten muss erstens, sich nicht abgeholt fühlt, weil er sagt „Das ist nicht der Prozess, wie ich tatsächlich dann arbeite.“ und in anderen Dingen auch gar nicht versteht, warum er das eigentlich tut, wie er es tut. Und das kommt auch daher, dass er den Prozess eigentlich gar nicht sieht. Er sieht vielleicht einen Teilschritt davon, aber wie das ganze läuft sieht er nicht. Und wie das ganze auch, da kommen wir später dazu, wie das Ganze auch dann eben verbessert werden kann und erweitert werden kann und da ist halt wichtig dass auch die Personen, die damit arbeiten in soweit abgeholt werden, dass sie Transparenz über den Prozess kriegen und das ihre Aufgaben innerhalb des Prozesses möglichst, ja einfach, eingebunden worden.

Götz Müller: Bevor wir jetzt in die konkrete Vorgehensweise reingehen möchte ich noch einen Punkt ein bisschen adressieren, der sicher auch damit zusammenhängt, dass es unterschiedliche Vorgehensweisen gibt: Nämlich Risiken, die letzten Endes vorhanden sind, wenn man sich auf eine Vorgehensweise konzentriert. Das ist auch so eine Sache, die ich halt erlebe. Man hat irgendeine Position und von der geht man los, sprich von oben oder von unten. Und ich kann ja nicht von zwei Seiten also ein Mensch, ich kann mich ja nicht klonen. Ich kann ja nicht von zwei Seiten gleichzeitig losgehen. Und da, glaube ich aber schon, entsteht halt so ein gewisses Risiko. Was haben Sie da schon erlebt?

Gerhard Lier: Ja, also, was da halt klassischerweise in dem Bereich immer wieder vorkommt, ich habe, wenn ich von top-down komme ein schönes Modell gehabt, das modelliert wurde, das dann auch gegebenenfalls der IT bereitgestellt wurde und zum anderen habe ich dann Projekte gehabt, wo Software gebaut wurde, die auch alles gut funktioniert hat, die Software dann letztlich eingeführt wurde und am Schluss erst rauskommt, dass die Software, die dann bottom-up gebaut wurde, dem vorher top-down modellierten Prozess überhaupt nicht entspricht. Also das ist so das klassische Risiko, wenn die zwei Welten einfach aneinander vorbeireden.

Götz Müller: Da fällt mir jetzt gerade dieser Spruch von Clausewitz, glaube ich, der vor ein paar Jahrhunderten mal gesagt „Der Plan ist toll, bis zur ersten Feindberührung.“

Gerhard Lier: Genau. Das passt genau. Das ist das größte Problem, dass eben wirklich ganz einfach formuliert keine gemeinsame Sprache gesprochen wird an der Stelle. Und oft erlebt man es, es wird zwar immer wieder besser mit dem agilen Vorgehen, aber so das klassische Wasserfallmodell oder top-down-Modell, ich modelliere erstmal alles aus und mach da große Pläne. Da erlebt man eigentlich immer, dass das so nicht funktioniert in der Umsetzung.

Götz Müller: Und manchmal kommt es dann ja auch zu Dingen, Schatten-IT, Schattenprozesse, wenn sich typischerweise die Fachseite nicht richtig, also die ganz unten, die an der Basis, nicht abgeholt fühlen, die halt dann irgendwas zusammen basteln, um das Tagesgeschäft überhaupt zu bewältigen

Gerhard Lier: Und das nächste, was da auch passiert, gerade zu dem Thema. Dann wird ein Prozess eingeführt. Der ist vielleicht auch abgestimmt zwischen paar Stakeholdern und die IT hat ihn umgesetzt, aber die, die dann realistisch damit arbeiten, die machen genau das was Sie gerade gesagt haben, Schattenprozesse, sie arbeiten dann ihre eigene Prozesse ab, die mit dem eigentlichen, definierten Prozess dann nichts zu tun haben, nehmen Abkürzungen und so weiter und so fort.

Götz Müller: Okay. Jetzt möchte ich dann in den Punkt einsteigen. Wie kriege ich es dann aber hin eben, die Stakeholder, die ja nicht irgendwie aus bösem Willen handeln, sondern ich gestehe da jedem immer positive Absichten zu, eben zum Beispiel um das Tagesgeschäft zu bewältigen. Wie kriege ich die aber eben unter einen Hut? Was … ja, jetzt an der Stelle ruhig auch was kann da die SoftProject anbieten?

Gerhard Lier: Also, das Erste, oder eine Möglichkeit ist – erstmal noch unabhängig von SoftProject – eine gemeinsame Sprache zu sprechen. Da haben wir eben uns darauf spezialisiert, an der Stelle die Prozessmodellierung schon mal mit einer einheitlich Notation vorzunehmen, das ist BPMN 2.0, an der Stelle. Das ist auch noch mal angetreten eben genau aus dem, ja Gedanken her ich bringe den Fachbereich, also denjenigen, der den Prozess modelliert, näher, an die IT ran. Ganz so einfach ist es dann doch nicht, also man kann immer noch ein BPMN-Modell bauen, wo ein schöner Prozess, wie heißt da schön despektierlich, malen, der dann vielleicht ausgedruckt wird und dann tolle Paperware gibt, aber letztendlich nicht umgesetzt wird. Unser Ansatz sieht ein bisschen anders aus. Also wir können eben ein Werkzeug bereitstellen, um Prozesse BPMN zu modellieren oder schon bestehende BPMN-Modelle zu importieren. BPMN hat sich in den den letzten Jahren ja doch durchgesetzt und es gibt viele viele Tools, mit denen ich modellieren kann. Und wenn ich dann eben so ein Modell habe, dann haben wir eben die Möglichkeit, direkt in diesem Modell drin, also im gleichen Werkzeug die nächste Gruppe von Stakeholdern abzuholen, nämlich die IT an der Stelle, also der Fachbereich modelliert seinen Prozess in BPMN-Notation mit verschiedenen Ebenen von der Prozesslandkarte bis hin zu den eigentlichen Prozessen. Und direkt auf diesem Prozessmodell kann dann ein Softwareentwickler oder Softwarearchitekt direkt per Klick auf die nächste untere Ebene springen, also jetzt kommen wir dann eben zu der Umsetzungsebene, und da drin seine technischen Prozesse und technischen Implementierungen vornehmen. Das passiert wie gesagt im gleichen Modell, im gleichen Werkzeug und alles, was er da drin dann tut und implementiert, hat dann direkt Auswirkungen auf den wirklichen modellierten Prozess und daran gibt’s dann auch ein gewisses Feedback, sprich, wenn dann die IT sieht: Aha, so ist der Prozess nicht umsetzbar, wir müssen ihn ändern, kann er direkt in dem Werkzeug das ändern und der Fachbereich sieht direkt wieder den geänderten Prozess. Also ganz einfach formuliert, wir versuchen ein Werkzeug für alle Stakeholder bereitzustellen, damit die alle am gleichen Modell arbeiten können, inklusive teilweise sogar technische Schritte. Ein großer Teil was in den Prozessen immer auch vorkommt und nicht unterschätzt werden kann, ist das Thema Datenintegration, also Prozesse heutzutage entstehen ja meistens nicht auf der grünen Wiese, sondern es geht immer darum, vorhandene Systeme und vorhandene Abläufe einzubinden und da geht's halt auch darum, Daten miteinander zu verheiraten und auch da bieten wir dann halt einfach ein Werkzeug an, mit dem ein Fachbereich grafisch seine Daten anschauen kann, ergänzen kann und die IT das dann gleich umsetzen kann. Also das ist so der Hintergrund. Dann nennen wir das eine Suite, also ich habe eben verschiedene Ebenen, die ich in einem Werkzeug abbilde.

Götz Müller: Da höre ich jetzt auch einen ganz spannenden Aspekt raus, der einem auch sonst ganz häufig begegnet, das sind die beliebten oder unbeliebten Systembrüche, wo vielleicht mal im Extremfall in Papier nicht vorhanden ist oder dann die als nächstes besonders beliebten Excel-Sheets oder hier mal eine kleine Access-Datenbank und da mal eine, und da höre ich jetzt natürlich raus, dass Sie praktisch auf einer Metaebene genau diesen Systembruch vermeiden, den ich sonst vielleicht mal habe, wenn ich anfange, wobei aber manchmal fange ich immer damit an, dass ich Post-its an die Wand klebe und dann halt ein Foto machen und dann aber jemand sich hinsetzen muss und anfangen muss die Sachen vielleicht mehr oder weniger aufwendig dann in eine Notation rein zu drücken, die jetzt typischerweise dann vielleicht doch nicht so flexibel ist wie halt manchmal Papier und Stift.

Gerhard Lier: Genau.

Götz Müller: Jetzt jetzt habe ich da auch einen Punkt rausgehört und das möchte noch zum Abschlüsse ein bisschen vertiefen. So, meine Interpretation, dadurch dass ich dieses durchgängige Werkzeug habe, müsste doch dann auch deutlich einfacher sein, wenn ich eben Veränderungen mache, im Sinne von einem – und darum geht's ja auch bei meinem Podcast – im Sinne von einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, wo ich eben – ich hole jetzt ein bisschen aus an der Stelle – wo ich oft diese Hürde erlebe, da hat jemand eine gute Idee, wenn wir das machen, dann geht's viel schneller. Dann wird da aber die rote Fahne gehoben – „Aber die IT!“ – geht nicht so einfach.

Gerhard Lier: Ja, das ist ein großer Aspekt bei uns, womit wir immer antreten, ist genau das, wenn ich die Prozesse bei uns umgesetzt, also modelliert und umgesetzt, habe. Die laufen dann auch auf dieser Plattform oder verteilt, dann kann ich halt zum einem sehr viel Transparenz über die Prozesse schaffen, also ich sehe, dass was umgesetzt ist und was abläuft ist das Gleich. Ich hole die Leute ab, ich gebe dir eine Transparenz und ich habe die Möglichkeit halt sehr schnell, Änderungen vorzunehmen sehr einfach, also wenn man merkt, der Prozessschritt funktioniert so nicht so gut, sondern ich möchte ihn ändern, dann kann ich das direkt in dem Modell machen und da ich das Modell dann auch wirklich gleich umgesetzt habe, ist natürlich die Höhle des „Ich muss es umsetzen und wieder in Betrieb setzen“ einfach kleiner. Ich kann schneller mal Prozessänderungen antesten und ich sehe halt direkt anhand von entsprechenden Kennzahlen was für Auswirkungen diese Änderung hat an der Stelle. Also, wir haben einfach erlebt in der Vergangenheit durch diesen Aspekt ist es wirklich viel einfacher und viel schneller Prozesse zu ändern, weil in den Bereichen, wo wir tätig sind, da werden, sehr häufig sehr flexible Prozesse umgesetzt. Das bedeutet, das sind Prozesse, die sich anhand von externen und internen Gegebenheiten sehr sehr schnell ändern müssen. Zum einen eben durch eigene Verbesserungsvorschläge als auch zum anderen so durch Marktanforderungen, die von außen kommen. Hier liegt ein Schwerpunkt, von dem was wir machen.

Götz Müller: Okay, das könnte, glaube ich, zum Abschluss noch ein ganz guter Punkt sein, dass auch die Zuhörer sich das auf ihre eigene Situation unter Umständen abbilden. Was sind so typische Kunden von der SoftProject?

Gerhard Lier: Also, wir haben eigentlich, kann man sagen, drei große Standbeine. Das eine ist die klassische Versicherungswirtschaft in Deutschland, einfach aus dem Hintergrund, weil in der Versicherung gibt es sehr viele und auch sehr gut definierte Prozesse und die erreichen inzwischen einen schon sehr hohen Automatisierungsgrad, also da geht alles möglichst prozessgetrieben. In den letzten zwei-drei Jahren kommen da aber auch die deutschen Energieversorger sehr sehr viel mit Prozessen in Berührung und da wird's immer mehr, wobei da noch das klassische „Ich muss Prozesse über verschiedene IP-Landschaften hinweg aufspannen, z.B. das klassische. Jeder, der schonmal gebaut hat, erlebt einen Hausanschlussprozess. Wenn Sie bei ihrem Energieversorger ihren neuen Hausanschluss beantragen. Das ist bei sehr sehr vielen noch in ganz manueller Prozess mit viel Papier und vielen involvierten Personen. Und da ist extrem viel Verbesserungspotential. Es ist so das Thema, was gerade ansteht und zweite ist das ganze Thema Industrie 4.0, kommt auch da in der Industrie immer mehr das Thema Prozessautomatisierung und Prozesse an den Start und da erlebt man immer mehr die Vernetzung. Durch Industrie 4.0 wird die ganze Produktion vernetzt, aber es geht auch darum wirklich einfach nur die klassischen Prozessabläufe im Unternehmen hier zu digitalisieren und auch da ist gerade ein sehr sehr großer Markt, auf dem wir uns bewegen.

Götz Müller: Manchmal einfach nur, um das Vorhandene aufzugreifen. Man muss da jetzt für Digitalisierung nicht gleich ein Riesenfass, was ganz Neues aufmachen.

Gerhard Lier: Genau. Eher mal das, was es schon gibt und was schon bekannt ist, das mal sauber zu strukturieren, eben die Prozesse mal erfassen und diese Prozesse dann auch tatsächlich so umsetzen, dass sie so gelebt werden können.

Götz Müller: Okay prima. Dann danke ich Ihnen für Ihre Zeit.

Gerhard Lier: Gerne.

Götz Müller: Da waren wieder ein paar spannende Punkte drin.

Gerhard Lier: Dann vielen Dank für die Einladung.

Götz Müller: Bitte schön.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Gerhard Lier zum Thema Geschäftsprozessmodellierung. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 102.

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Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder zu lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.