Warum Audits ein Fluch sind

Warum sind Audits ein Fluch?

Es sind nicht die Audits selbst, sondern es ist das, was ihnen zugeschrieben wird, wie sie oft ablaufen, was im Vorfeld passiert, was hinterher passiert (oder auch nicht passiert).

Vermutlich so ziemlich jede:r, der/die den Begriff hört, hat ganz schnell ein Bild im Kopf, von „Dingen“, die ich oben schon aufgelistet habe und jetzt noch etwas ausführen will. Das Interessante daran ist, dass man in der Regel dieses Bild im Kopf hat, auch wenn man das selbst so noch nie erlebt hat. Aber in der ein oder anderer Art hat man es von anderen so gehört und es scheint so, dass es in den meisten Organisationen im kollektiven Gedächtnis zu stecken scheint und sich von Generation zu Generation verbreitet.

Da wird von Hauruck-Aktionen erzählt, die in den Wochen vor dem Audit ablaufen, um Dinge ins Reine zu bringen, die seit dem letzten Audit liegen geblieben sind, von denen man hoch und heilig versprochen hatte, sich darum zu kümmern. Und meistens kommt da noch dazu, dass besagte Audits scheinbar immer ganz plötzlich über einen hereinbrechen, das heißt völlig unerwartet auftreten, wie Ostern, Weihnachten oder andere saisonale Ereignisse.

Da werden dann die Maßnahmenlisten rausgekramt – wenn man das Glück hat, sie in irgendeinem versteckten Ordner im Archiv oder ihrem digitalen Pendant in den Tiefen eines SharePoints wieder zu finden. Es wird die Dokumentenhistorie in der Prozessbeschreibung aktualisiert und man erkennt dabei wieder, dass die mangelhafte Pflege der Prozessbeschreibung schon beim letzten Mal angemahnt worden war.

Mit Ach und Krach schafft man es, also den Unterlagenstand auf Vordermann zu bringen, die Mitarbeiter:innen grad so vorzubereiten, dass sie entsprechende Fragen im Audit (scheinbar) kompetent beantworten können (der Vorwurf geht hier nicht an die Mitarbeiter:innen). Wenn es ganz gut läuft, hat man sogar mit passender Checklisten im sprichwörtlichen oder übertragenen Sinn den Staub von den Regalen gewischt und richtig ausgemistet.

Dann kommt der große Tag.

Es werden die ersten Fragen gestellt.

Bei manchen kommen die Antworten wie aus der Pistole geschossen, das dem Auditor schon die Runzeln auf die Stirn treibt, weil er kaum den Satz beenden konnte. Bei anderen herrscht betretenes Schweigen und es wird nach dem Mauseloch gesucht, in dem man unter den strengen Blicken am liebsten verschwinden möchte.

Der mahnende Zeigefinger wird immer länger, ebenso wie die Maßnahmenliste.

Ist es nur die Sonne, die durchs Fenster scheint oder scheint das Zertifikat im Besprechungszimmer wirklich zu verblassen. Das Zertifikat, dass man im Grunde täglich gesehen hatte, jetzt aber scheinbar einem Schrumpfungsvorgang zu unterliegen scheint.

Dann ist endlich alles rum.

Nein, noch nicht ganz.

Je nach Wichtigkeit des Themas folgt noch die Abschlussbesprechung mit der verantwortlichen Führung, die vorher ganz kurzfristig einen wichtigen Termin reinbekommen hatte, sich die Zeit für den Abschluss dann doch freischaufeln konnte.

Es beginnt mit ein paar einleitenden Sätzen über die Wichtigkeit des Themas und dem Dank an den Auditor, doch mal wieder den kompetenten Spiegel vorgehalten bekommen zu haben, gefolgt von einem kurzen Moment gespannter Stille ob dessen, was jetzt folgen wird.

Dann geht es los.

Es folgt die Zusammenfassung der Maßnahmenliste, die ebenso nicht enden will, wie manch einer es dem schrumpfenden Zertifikat gleich tun und im Stuhl verschwinden will.

Zum Höhepunkt gibt es noch eine Pause, bevor der entscheidende Satz fällt.

Das Zertifikat wird wieder erteilt, man erwartet aber, dass bis zum nächsten Überwachungsaudit nicht nur die Maßnahmen abgearbeitet werden, sondern diese auch Wirkung im Tagesgeschäft zeigen.

Und im Grunde wissen alle, den Auditor eingeschlossen, dass sich bis dahin nichts geändert haben wird und das auch den Titel „Und ständig grüßt das Murmeltier“ haben könnte.

Deshalb fällt der Teil dessen, was nach dem Audit passiert, auch ziemlich kurz aus. Weil eben zumeist nichts passiert.

Das lässt mich jetzt auch zusammenfassen, warum ich Audits für einen Fluch halte.

Nicht weil die Dinge viel zu oft wie beschrieben ablaufen. Sondern, weil damit eine eigentlich gute Sache – sich Dinge vorzunehmen, einzuhalten und zu verbessern, das geeignet zu dokumentieren und sich einem unabhängigen Urteil zu stellen – meist zu einer Farce verkommt und darüberhinaus schon der Begriff und die Vorteile verloren gehen, indem das ganze in eine Schublade gesteckt wird – nicht mit dem o.g. Schrank zu verwechseln – die manchmal schon den Nutzen im Vorfeld verhindert.

Deshalb kann ich jedem nur empfehlen, den Begriff des Audits zur Beschreibung einer sinnvollen Überwachungstätigkeit nur ganz behutsam einzusetzen, um zu vermeiden, dass die damit benannte Sache quasi schon im Vorfeld verflucht wird.

Leider ist etwas ganz schnell negativ geprägt und kann dann nicht mehr zurückgenommen werden, wie das bei 5S-Audits im ganz kleinen Rahmen oder den Layered Process Audits im umfassenden Rahmen passiert ist.

Wenn Sie wissen möchten, welche Vorteile Layered Process Audits trotz des Begriffs mitbringen, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir über dieses Formular auf oder greifen Sie einfach zum Telefon und rufen Sie mich unter 0171-7342717 an.

Falls die Umstände für Sie aktuell eine Kontaktaufnahme verhindern, legen Sie sich doch eine Wiedervorlage an.

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