Wie Job Instructions auf Verbesserungen angewendet werden

Typische Einsatzfälle für Job Instructions – also Arbeitsunterweisungen – finden sich in der Regel in der praktischen Anwendung bei physischen Vorgängen. Allerdings ist auch der Einsatz bei abstrakten Anwendungen bzw. Vorgängen möglich. Der große Wert liegt in meinen Augen schon bei der gedanklichen Aufschlüsselung des Vorgangs vor der eigentlichen Unterweisung, also in dem, was im englischsprachigen Originalkontext Job Breakdown genannt wird. In der Folge führe ich diese Aufschlüsselung für das Modell der Verbesserungs-Kata durch.

Arbeitsaufschlüsselungen nach der Job-Instruction-Methodik aus Training Within Industry beantworten Fragen nach dem Was, Wie und Warum einer Tätigkeit bzw. ihrer Elemente (in dieser Reihenfolge).

Aus der Was-Frage ergeben sich die wichtigen Schritte, die Veränderungen im Rahmen der Durchführung bewirken, also eine gedankliche Orientierung an der Definition von Wertschöpfung. Für die Verbesserungs-Kata sind das nach Mike Rother die folgenden vier Schritte.

  1. Festlegung des übergeordneten Ziels anhand der Vision
  2. Erkundung des Ist-Zustands
  3. Festlegung des nächsten Ziel-Zustand
  4. Experimente zur Erreichung dieses Ziel-Zustands

Bei den Job Instructions werden grundsätzlich nur die wichtigen Schritte betrachtet. Dies geschieht im Kontrast zu weiteren notwendigen aber eben nicht wichtigen Schritten, die typischerweise durch Transport und (begleitende) Bewegungen mitspielen. Diese werden nur im Rahmen der Job Methods betrachtet, wenn es darum geht, nicht wertschöpfende Bestandteile zu identifizieren, zu reduzieren oder zu eliminieren.

Für jeden wichtigen Schritt werden dann die Schlüsselaspekte identifiziert. Diese geben Antworten auf die Wie-Frage, also wie diese Schritte gegangen werden bzw. was dabei zu beachten ist. Die Zahl der Schlüsselaspekte ist grundsätzlich bei Job Instructions nicht vorgegeben. Falls für einen wichtigen Schritte kein Schlüsselaspekt gefunden werden kann, ist das auf jeden Fall ein Anstoß über den wichtigen Schritt nochmals nachzudenken. Es gibt aber keinen grundsätzlichen Zwang, dass ein wichtiger Schritt auf jeden Fall einen Schlüsselaspekt haben muss.

Anders ist das jedoch bei der Warum-Frage (zu den Schlüsselaspekten). So wie ein Schlüsselaspekt immer einem wichtigen Schritt zugeordnet werden kann, wird ein Schlüsselaspekt erst zu einem solchen, wenn er mit einem Warum gekoppelt ist. Deshalb macht man sich bei der Erstellung bei jedem Schlüsselaspekt auch sofort entsprechende Gedanken zum Warum. Die wichtigen Schritte werden dagegen zu Beginn in einem Block zusammengestellt (so wie ich sie oben auch „am Stück“ vorgestellt habe).

Bei der späteren Unterweisung werden die Warums zu den Schlüsselaspekten jedoch erst im dritten und letzten Durchgang vorgestellt und der Unterwiesene wiederholt sie auch erst im vierten und letzten Durchgang. Der Grund dafür liegt darin begründet, dass bei der Vorgehensweise am ehesten vermieden wird, den Unterwiesenen durch die Fülle der Informationen zu überfordern.

Um die Schlüsselaspekte und Gründe besser zuordnen zu können, liste ich beides in der Folge gemeinsam auf, wie die Gedanken dazu auch entstanden sind.

Für die Festlegung des übergeordneten Ziels (erster wichtiger Schritt) sind dabei folgende Schlüsselaspekte relevant.

  1. Zeitpunkt weit genug entfernt (6-12 Monate)
  2. Durch die zeitliche Distanz wird eine langfristige und tiefgreifende Veränderung möglich.

  3. Gewünschter Arbeitsstandard (Arbeitsmuster)
  4. Damit wird die notwendige Form der Veränderung für die Beteiligten deutlich.

  5. Kennzahlen (Metrics)
  6. Durch Kennzahlen wird die Zielerreichung messbar und die noch vorhandene Entfernung zum angestrebten Zustand erkennbar.

  7. Mit einem Schwerpunktprozess beginnen

Durch die Konzentration auf einen Schwerpunkt wird Verzettelung vermieden und die mögliche Hürden klarer sichtbar.

„Sie brauchen es nicht zu tun, überleben ist ja nicht zwingend vorgeschrieben.“

– W. Edwards Deming

Schlüsselaspekte der Erkundung des Ist-Zustands (zweiter wichtiger Schritt)

  1. Aktueller Arbeitsstandard
  2. Da sich Arbeitsmuster laufend verändern können, dürfen und zur Verbesserung auch müssen, entsteht dadurch echtes Verständnis für die aktuelle Vorgehensweise.

  3. Aktuelle Prozessmerkmale
  4. Durch die aktuellen Prozessmerkmale entsteht Verständnis für Ursachen von Variation und Ansatzpunkte zur Schaffung und Verbesserung von Arbeitsstandards.

  5. Aktuelle Prozesskennzahlen
  6. Durch aktuelle Prozesskennzahlen entsteht Verständnis für die Schlüsseleffekte der späteren Experimente und die Kopplung von Prozess- mit Ergebniskennzahlen.

  7. Aktuelle Ergebniskennzahlen
  8. Durch aktuelle Ergebniskennzahlen wird die Lücke zum nächsten Ziel-Zustand erkennbar und messbar.

  9. Verständnis für die Kopplung zw. Ergebniskennzahlen, Schwerpunktprozess und übergeordnetem Ziel

Diese übergeordnete Verständnis stellt sicher, dass die Anstrengungen zielgerichtet sind.

Schlüsselaspekte der Festlegung des nächsten Ziel-Zustands (dritter wichtiger Schritt)

  1. Zeitpunkt in der näheren Zukunft (3-6 Wochen)
  2. Durch die zeitlich und damit inhaltlich überschaubare Entfernung entsteht die Grundlage für die Experimente zur Überwindung der nächsten Hürden.

  3. Gewünschter Arbeitsstandard (Arbeitsmuster)
  4. Damit entsteht ein Verständnis für notwendige und greifbare Veränderungen zum nächsten Ziel-Zustand.

  5. Prozessmerkmale
  6. Die Merkmale sind die Basis zur konsistenten und konsequenten Umsetzung.

  7. Prozesskennzahlen
  8. Prozesskennzahlen liefern die notwendige Erkenntnis über die Einhaltung des gewünschten Prozesses.

  9. Ergebniskennzahlen
  10. Damit lässt sich die Erreichung des nächsten Ziel-Zustands erkennen.

    Schlüsselaspekte der Experimente (vierter wichtiger Schritt)

    1. Bearbeitung einer Hürde bzgl. dem gewünschtem Arbeitsstandard (Arbeitsmuster)
    2. Die Fokussierung auf einen konkreten Aspekt ermöglicht das Verständnis für Ursache-Wirkungsbeziehungen eines Experiments.

    3. Ergebniserwartungen der Experimente
    4. Durch die vorweggenommene Erwartung an die Ergebnisse kommt es zu einer Verstärkung der Kopplung der Experimentr an das gewünschte Ziel.

    5. Reale Ergebnisse der Experimente
    6. Die Ergebnisse bestätigen im positiven Fall die Vorhersage oder liefern ansonsten Auslöser für Lerneffekte, die gleichwertig sind.

    7. Reflexion über die Erkenntnisse und Lerneffekte

    Durch die Reflexion werden verborgene Hürden aufgedeckt und die Denkvorgänge vertieft.

    Mit diesem Artikel wollte ich aufzeigen, dass die Job Instructions aus dem Training Within Industry viel mehr sind als vermeintlich einfache Arbeitsunterweisungen (im physischen Kontext) und ihren Wert gerade durch die Vorüberlegungen bei der Erstellung der Arbeitsunterweisungen entsteht und damit auch im Kontext abstrakterer Vorgänge eingesetzt werden können. Im Grunde ist dieser Ansatz der intensiven Vorüberlegungen sehr stimmig mit der generellen Vorgehensweise im Lean Kontext, bei dem bspw. die Plan-Phase des PDCA-Zyklus alleine schon mindestens so viel Zeit einnehmen sollte, wie die folgenden drei Phasen des Do-Check-Act zusammen.

    Diese Aufschlüsselungen sind einerseits die Basis für ein tieferes Verständnis für Vorgänge und Tätigkeiten und andererseits die Basis für resultierende Arbeitsstandards und gleichzeitig für deren kontinuierliche Anpassungen an geänderte Umgebungsbedingungen.

    Wenn Sie wissen möchten, wie sich die Job Instructions und die damit verbundenen Arbeitsaufschlüsselungen in Ihrem Verantwortungsbereich einsetzen lassen, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir über dieses Formular auf oder greifen Sie einfach zum Telefon und rufen Sie mich unter 0171-7342717 an.

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