Kaizen 2 go 115 : Digitalisierung im BVW und KVP - GeeMco : Götz Müller Consulting

Inhalt der Episode

Wo ergeben sich Möglichkeiten der Digitalisierung im BVW und KVP?
Wie sieht die Digitalisierung im BVW und KVP aus?
Welche Hürden bestehen hier ggü. der Digitalisierung?
Vorteile der Digitalisierung von BVW und KVP für die verschiedenen Beteiligten
Umgang mit Widerständen gegen die Digitalisierung
Welche Erfahrungen haben Sie mit der Digitalisierung im BVW und KVP in Unternehmen gemacht?

Notizen zur Episode

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Wenn Sie selbst ein interessantes Thema für eine Episode im Umfeld von Geschäftsprozessen haben, können Sie mir das auf dieser Seite mit Vorbereitungsfragen vorschlagen.

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(Teil)automatisiertes Transkript

Episode 115 – Digitalisierung im BVW und KVP

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich einen Namensvetter bei mir im Podcast-Gespräch, Yannick Sebastian Müller, er ist Gründer der everlean in Berlin. Hallo, Herr Müller.

Yannick Sebastian Müller: Hallo. Hi.

Götz Müller: Schön, dass das klappt. Sagen Sie noch mal zwei, drei Worte selber, was Sie machen, wo Sie ursprünglich herkommen, im Detail kommen wir dann ja auch im Gespräch dazu.

Yannick Sebastian Müller: Ja, sehr gern. Wo komme ich eigentlich her, ich war lange Zeit bei einer Digitalisierungsberatung, habe dort auch einen excelerator aufgebaut, das bedeutet, wir haben Geld von der Europäischen Kommission bekommen, haben damit in 25 Startups investiert aus ganz Europa und haben auch anderen Mittelständlern geholfen, ihre Prozesse zu digitalisieren und im Zuge dessen haben wir mal wieder gesehen, dass viele Mitarbeiter eigentlich sehr sehr gute Ideen haben, die oft Probleme damit haben, ihre Ideen im Unternehmen effizient zu platzieren. Wir haben dann gesagt, okay, auf Basis der Erfahrung, die wir gesammelt haben, müsste es eigentlich einfach möglich sein, ein Tool zu bauen, um diese Erfahrung von Mitarbeitern aufzunehmen, ein Unternehmen zu gründen, dessen Sinn und Zweck es ist, es Mitarbeitern einfach zu machen, Ideen im Unternehmen zu platzieren, wovon dann die Unternehmen profitieren können.

Götz Müller:Genau. Das ist ein ganz wichtiger Aspekt und ich finde es spannend, dass Sie das Thema Digitalisierung dann, ja, ein Stück weit dann zum Selbstzweck gemacht haben, im Sinne von dann auch selbst genutzt haben. Die achte Verschwendungsart, ganz klassisch im Lean, ist ja das ungenutzte Mitarbeiterpotenzial.

Yannick Sebastian Müller: Richtig.

Götz Müller: Das möchte ich noch ein bisschen vertiefen. Was waren dann in Ihrer Wahrnehmung die konkreten Formen dieser Verschwendungsart?

Yannick Sebastian Müller:Götz Müller: Da möchte ich noch ein bisschen tiefer reinschauen und zwar insofern hinterfragen: Waren das alles Unternehmen, die im Grunde ein klassisches Vorschlagswesen haben oder gab es auch zum Teil Unternehmen, die jetzt da noch gar nichts hatten?

Yannick Sebastian Müller: Ja. Das war beides. Also wir waren sowohl von Unternehmen, die noch gar nichts hatten, bis hin aber auch zu Automobilzulieferern, die eigentlich schon viele Leaninitiativen gestartet haben, die sogar ausgezeichnet worden sind als besonders lean. Die haben auch Versucht, Vorschläge analog aufzunehmen, wo man aber auch beim näheren Nachfragen gemerkt hat, dass da noch Verbesserungspotential ist beziehungsweise, wie ich das mal formuliert habe, da ist doch sehr viel Verschwendung in dem Prozess, der eigentlich Verschwendung reduzieren soll.

Götz Müller: Ich habe da auch von einem großen Automobilzulieferer den Fall gehört, wo mir auch jemand sein Leid geklagt hat, dass die Durchlaufzeit ein Jahr betragen hat, wo man natürlich dann sagen muss, dann ist es kein Wunder, wenn die Motivation selber hier aktiv zu werden, irgendwas einzureichen, natürlich völlig vor die Hunde geht.

Yannick Sebastian Müller: Richtig, richtig. Wir haben das gesehen, dass die Mitarbeiter Vorschläge eingereicht haben, die wurden dann auf einen Zettel geschrieben, vielleicht wenn das Unternehmen gut organisiert gewesen ist, auf einer Tafel dargestellt, wo man dann schon gesehen hat, okay, das ist gerade offen, das ist in Bearbeitung, das ist abgeschlossen, aber dann kam oft noch mal jemand her und hat gesagt „Okay, ich muss das jetzt digitalisieren.“ und das hieß dann für denjenigen, das in Excel abzutippen, um es archivieren zu können und das ist dann natürlich noch mal Verschwendung in dem Prozess. Das kann man einfacher haben sowas ein Beispiel.

Götz Müller: Ja, und manchmal glaube ich, geht natürlich in so einem Fall unter Umständen die Transparenz verloren, das was Sie gerade gesagt haben. Dann macht man vielleicht klassisch auf Papier, an nem Board noch was, da kann ich es hinhängen, da kann es jeder sehen, wenn es aber natürlich irgendwo auf dem Excel steht und dann jetzt dort nicht ein Bildschirm hängt, wo jeder reinschauen kann dann sehen es, glaube ich, die Menschen auch nicht mehr.

Yannick Sebastian Müller: Ja, genau. Also, ein großer Vorteil von everlean ist die größere Transparenz. Das heißt, diese Transparenz, die kann man natürlich in der analogen Welt schaffen, indem man eine Magnettafel ins Unternehmen hängt, vielleicht auf dem Shopfloor hat, wo die Vorschläge angezeigt werden, aber wenn man dann schon mehrere Locations hat oder mehrere Hallen, dann muss man immer schon physisch davor stehen. Bei everlean muss man nicht mehr physisch da vorstellen. Man kann sofort sehen, was passiert momentan an verschiedenen Standorten bei mir und welche Vorschläge habe ich da, habe ich da vielleicht sogar einen Backlog, habe ich zu viele offene Vorschläge, komme ich nicht mehr nach.

Götz Müller: Ja. Das möchte ich noch ein bisschen vertiefen. Wo sind so in den klassischen Vorgehensweisen, papierbasiert, wo sind so die typischen Hürden?

Yannick Sebastian Müller: Also die erste Hürde erstmal beim Einreichen. Ich muss entweder ein Papierformular ausfüllen. Wir haben viele Papierformulare gesehen, wo die Fragen nicht ganz eindeutig gewesen sind, sodass die Mitarbeiter Probleme hatten, das auszufüllen und die Fragen teilweise zu technisch gewesen sind, dass die Mitarbeiter Probleme hatten, das alleine auszufüllen. Bei everlean haben wir gesagt, das muss lean sein, das muss so simpel wie möglich sein. Wir fragen erstmal einfach nur in der Standardeinstellung: Was ist das Problem? Was ist dein Lösungsansatz? Und dann kann man das noch mit einem Foto visualisieren. Der zweite Punkt ist, wie kommt dann diese Information, wie wird sie transparent gemacht? Und ja, das ist dann entweder, wenn das Unternehmen gut organisiert ist,
an dieser Tafel, an dem Board, das ich eben erwähnt habe, oder im schlechtesten Fall landet es irgendwo im Schuhkarton oder im Briefkasten und da liegt das dann oft auch erstmal eine Weile.

Götz Müller: Weil die Post ja, in Anführungszeichen, nicht regelmäßig kommt oder man den Briefkasten einfach nicht leert.

Yannick Sebastian Müller: Genau. Also wir hatten wirklich die konkrete Geschichte, wo ein Mitarbeiter, wo ein Manager gesagt hat: „Mensch, bei mir wollte ein Mitarbeiter mit einem Foto was zeigen, der musste dann nach Hause gehen, seine Digitalkamera holen, hat ein Foto damit gemacht, wollte das per e-Mail einreichen, den Kanal gab es noch nicht, dann musste er wieder nach Hause gehen und das Foto ausdrucken. Dann hat er das ausgedruckte Digitalfoto in den Briefkasten eingereicht, dann hat das erst mal ein paar Wochen gedauert, bis jemand aus der Personalabteilung diesen Briefkasten geleert hat. Der Mitarbeiter aus der Personalabteilung musste dann wieder dieses ausgedruckte Digitalfoto einscannen, den Vorschlag in Excel abtippen, hat es dann per e-Mail an den Entscheider geschickt. Der Entscheider hat sich das wieder ausgedruckt, um es in der Gremiumssitzung in Papierform besprechen zu können.“ Es hat unfassbar viele Medienbrüche gegeben, unfassbar viel Verschwendung in diesem Prozess den Vorschlag aufzunehmen und umzusetzen. Das ist jetzt ein extremes Beispiel, aber da haben wir wirklich gesagt, das geht einfacher, das geht effizienter, das geht leaner.

Götz Müller: Ja, aber es schön anhand von dem Beispiel dann genau mal darzustellen, wie dann ein digitalisierter Verbesserungsprozess aussieht.

Yannick Sebastian Müller: Genau. Bei everlean funktioniert das so, der Mitarbeiter kann entweder übers Handy, über sein eigenes Smartphone sogar, oder über ein Tablet oder auch über einen PC, den man im Shopfloor vielleicht als PC stehen hat, den sich die Mitarbeiter teilen können, ganz einfach einen Vorschlag einreichen. Man muss bei everlean auch nichts runterladen, weil es browserbasiert ist, man muss nichts installieren, man muss sich nirgendwo registrieren. Man kann einfach loslegen, gibt einen Vorschlag ein und zum Schluss kann der Mitarbeiter dann entweder seinen Namen da hinschreiben oder er reicht etwas anonym ein. Dann wählt der Mitarbeiter noch das Team aus, in dem er arbeitet, das heißt zum Beispiel, er weiß, dass er in der Produktion arbeitet und vielleicht in Team 1 oder 2 oder 3 und dann im nächsten Schritt wird dieser Vorschlag dann automatisch an dem Team-Board angezeigt, an dem Bildschirm, der dann im Shopfloor hängt oder im Flur oder an irgendeinem anderen zentralen Ort an dem Unternehmen, sodass die Transparenz gewährleistet ist. Und der dritte Schritt ist dann, dass man den Vorschlag bespricht, im Shopfloormeeting oder im Teammeeting, wenn es ein administrativer Bereich ist, kommt man vielleicht einmal die Woche oder alle zwei Wochen, oder in welchem Intervall auch immer, zusammen und der Teamleiter sagt dann: „Okay, welche Vorschläge haben wir offen? Was müssen wir machen, um die umzusetzen? Und wer macht was bis wann?“ Die Aufgaben werden dann auch einfach im System definiert, da gibt es e-Mail-Benachrichtigungen und Warnungen, die dann warnen, ob Deadlines abgelaufen sind.

Götz Müller: Jetzt möchte ich noch einen Punkt aufgreifen, der gerade auch bei Ihrer Erzählung mir aufgefallen ist, weil ich das von einem anderen Kunde her kenne, wo man dann ja manchmal bei so ein paar Aspekten aufpassen muss, die im Grunde mit dem Thema lean und Verbesserungsvorschläge gar nichts zu tun haben. Das ist nämlich das Stichwort bring your own device unter Umständen, dann aber natürlich mit dem eigenen Smartphone eventuell im Firmennetz zu sein, weil eine webbasierte Lösung brauche ich natürlich irgendeinen Online-Zugriff. Wie gehen die Unternehmen damit um? Weil manchmal sind es ja auch ganz formale Dinge, wenn ich als Unternehmen, also einmal Sicherheitsthemen, wenn ich mein internes Netzwerk öffne, für ein bring your own device habe ich das ein Problem der Security und andererseits trete ich, wenn ich es richtig weiß, ich bin aber da nicht der Fachmann, trete ich ja ein Stück weit als TelekommunikationsProvider auf, meinen Mitarbeitern gegenüber. Was ist da Ihre Erfahrung?

Yannick Sebastian Müller: Ja. Also wir haben natürlich sowohl Kunden, die für das Thema bring your own device sehr offen sind, die sagen dann: „Gut, meine Mitarbeiter können dann auch nach Feierabend, wenn sie möchten, Vorschläge einreichen, auf dem Weg zur Arbeit Vorschläge einreichen, auch jetzt mit ihrem eigenen Handy oder mit einem Diensthandy.“ Andere Kunden sagen „Wir möchten grundsätzlich nur, dass entweder Diensthandys benutzt werden.“ und wenn die nicht da sind, aber die dann shared devices zur Verfügung gestellt. Das bedeutet, entweder ein Tablet oder ein PC für die Mitarbeiter, den die Mitarbeiter sich teilen können, um Vorschläge einzureichen. Ein Kunde von uns, fällt mir gerade konkret ein. Der hat, er nennt das eine Kaizen-Ecke, eingerichtet, da hat er dann ein Tablet hingelegt, einen Monitor aufgestellt, wo die Vorschläge angezeigt werden und die Mitarbeiter können sich das Tablet einfach teilen, können das kurz wegnehmen, Vorschlag einreichen, mit einem Foto die Sachen visualisieren und dann legen die das Tablet wieder zurück und dann können sie weiterarbeiten. Das wird dann so gehandhabt und wir haben natürlich everlean auch so optimiert, dass man sich nicht immer wieder ein und ausloggen muss, wenn man sich ein Gerät teilt. Das heißt, der Mitarbeiter gibt einfach den Vorschlag ein und dann schreibt er seinen Namen in ein Freitextfeld, sodass man nicht sein Passwort vergessen kann, dass es möglichst barrierefrei ist.

Götz Müller: Ja. Barrierefrei ist auch noch mal ein gutes Stichwort. Jetzt gibt’s ja solche Barrieren, die eher in der Technik begründet sind. Es gibt aber auch solche Barrieren, die sich manchmal zwischen den Ohren befinden. Also sprich bei den Menschen. Was ist da Ihre Erfahrung, generell so das Thema Digitalisierung, kenne ich durchaus Fälle, wo die Menschen sagen „Boah, bin ich extrem skeptisch, was das angeht.“, mal grundsätzlich und dann natürlich unter Umständen auch spezifisch, viellicht auch Vorgesetzte, die damit neu umgehen müssen, dass ihre Mitarbeiter plötzlich, ja, ihr Potential nutzen können und nicht so, vielleicht so im klassischen Ansatz Taylorismus hier, Werkstor, Hirn ausschalten, arbeiten.

Yannick Sebastian Müller: Ja. Das ist ein ganz schönes Stichwort, Thema taylorism oder auch diese hierarchischen Ebenen, die sich in vielen Unternehmen aufgebaut haben. Wir sehen das in vielen Unternehmen, dass es immer mehr einen Trend dazu hin gibt, Teamwork zu fördern und vor allem auch das Potential in den Mitarbeitern zu sehen, die Mitarbeiter zu involvieren, nicht von oben herab durchzuregieren, sondern auch die Mitarbeiter um ihre Meinung zu fragen. die Probleme, die im Unternehmen auftreten, auch von den Teams lösen zu lassen, dass es nicht so ist, dass die Teams die Probleme nach oben tragen und dann gibt es einen Problemlöser, der die Probleme lösen muss, sondern das wenn ein Teammitglied ein Problem sieht im Unternehmen, dieses Problem dann auch im Team anspricht, in everlean einträgt und das dann im Team besprochen wird, dass die Teammitgliedern sozusagen zu den Problem-Ownern werden und das selber besprechen können. Und die haben dann meistens auch neue, und auch sehr gute, Lösungsansätze für bestimmte Dinge, weil die einfach auch eine andere Sicht auf die Dinge haben. Wenn man sich das Thema Digitalisierung anschaut, man muss sich einfach mal umgucken, jeder nutzt heutzutage WhatsApp, wir telefonieren gerade über das Internet, ein unaufhaltbarer Trend, dass Sachen digitalisiert werden. Ich warne allerdings auch davor, Sachen zu digitalisieren, wo man keinen Mehrwert von hat. Man muss sich immer fragen, habe ich da jetzt überhaupt einen Mehrwert davon, dass ich das jetzt digital mache? Und nach alldem, was wir gesehen haben, bei den Unternehmen, und auch bei unseren Kunden jetzt, ist das Thema KVP auf jeden Fall reif für eine Digitalisieren, weil es durch digitale Tools einfacher und effizienter gemacht werden kann.

Götz Müller: Das werden wir mit Sicherheit noch ein bisschen vertiefen dann, jetzt möchte ich aber noch mal auf den einen Punkt eingehen, Sie haben jetzt mehr so die Situation des einzelnen Mitarbeiters geschildert. Ich kenne es jetzt durchaus, wo auch, ich nenne es mal vornehm, Vorbehalte auf Seiten der Vorgesetzten da sind, die vielleicht mit dem Thema so nicht aufgewachsen sind, die ein Stück weit vielleicht auf der, sagen wir mal, psychologischen Ebene mit ihrem Selbstverständnis als Führungskraft, so „Ich weiß alles, ich kann alles und jetzt plötzlich kommen hier meine Mitarbeiter und machen eigenständige Vorschläge.“. Was ist da Ihre Erfahrung, a) was die Reaktion angeht und b) noch viel wichtiger, wie gehe ich damit um, wenn ich dafür verantwortlich bin, wenn ich unter mir so einen Vorgesetzten habe, der eher so auf der Bremse steht?

Yannick Sebastian Müller: Ja. Also erst mal vorweggenommen, das ist ja jetzt keine Frage, die sich nur stellt, wenn ich mich entscheide, möchte ich KVP digital oder analog machen, sondern dass ist eine Frage, vor der ich immer stehe, wenn ich überlege, KVP einzuführen und auf meine Mitarbeiter mehr zu gucken. Und das ist einfach eine Kulturfrage im Unternehmen, wo sich die Führungskraft fragen muss, bin ich offen dafür? Und man kann weder mit einer digitalen Version, noch mit einer analogen Version kulturelle Barrieren durchbrechen. Das setzt immer die Bereitschaft der obersten Führungsriege voraus, dass man sich darauf einlässt, dass man dafür offen ist, für dieses Thema und dass man den Mitarbeitern ganz klar signalisiert, wir wollen deine Vorschläge haben, wir sind offen dafür. Ob man das dann analog oder digital umsetzt, ist letztendlich egal. Es ist vielleicht ein bisschen einfacher, die Durchdringung zu bekommen, wenn man das digital macht, aber man muss immer eine grundsätzliche, kulturelle Offenheit für dieses Thema haben.

Götz Müller: Ja, und ich glaube, es ist auch wichtig, sich bewusst zu sein, dass die Digitalisierung an der Stelle das grundsätzliche Problem nicht einfach mitlöst, sondern ich muss wahrscheinlich eher dieses grundsätzliche Problem adressieren und die Digitalisierung wird mir dann unter Umständen, oder definitiv, leichter fallen.

Yannick Sebastian Müller: Absolut. Aber das ist auch eine grundsätzliche Frage, die sich die Unternehmen stellen müssen. Sind wir offen für neue Dinge oder sperren wir uns so ein bisschen dagegen? Es gibt das oft zitierte Beispiel von Kodak, wo die schon selber Digitalfotos entwickelt haben, aber dann irgendjemand aus der höheren Führungsebene gesagt hat: „Nein, wir möchte keine Digitalfotos, wir möchten diese Technologie nicht weiter entwickeln, weil dann verkaufen sich unsere Filme nicht mehr.“ Jetzt hat die Geschichte gezeigt, was dann passiert ist. Der digitale Trend hat sich einfach durchgesetzt, man hat versucht, sich davor die Augen zu verschließen, aber dann letztendlich nicht unbedingt profitiert und solche Beispiele gibt es zuhauf und die sollte man sich einfach immer wieder ins Gedächtnis rufen, wenn man da so ein bisschen zögern ist, ob das jetzt der richtige Weg ist.

Götz Müller: Okay. Und ich glaube, das ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um speziell noch mal auf die einzelnen Personen einzugehen, also den Vorschlagenden, die Teams, der Vorgesetzte, eventuell dann jemand, der für das Thema betriebliches Vorschlagswesen verantwortlich ist, um denen jetzt noch ganz konkret, wenn sie zuhören hoffentlich, an die Hand zu geben, was sind dann die Vorteile der Digitalisierung für diese einzelnen Menschen?

Yannick Sebastian Müller: Also wir haben auf der einen Seite, haben wir eben gesagt, die Mitarbeiter, die Nutzer, die Vorschläge eingeben und die haben jetzt einfacher die Möglichkeit, einen Vorschlag einzureichen, von jedem Gerät. Es ist digital möglich, mit everlean Vorschläge einzureichen und sie können dann damit ihren eigenen Arbeitsplatz verbessern. Es ist nicht immer nur so, dass sie jetzt einen Vorschlag einreichen und das dann dem Unternehmen zu gute kommt, sondern der kommt wirklich auch den Mitarbeitern zu gute. Wir haben einen konkreten Fall gehabt, wo zum Beispiel ein Mitarbeiter einen Tritt gebraucht hat für einen ergonomischeren Arbeitsplatz. Das heißt, die Mitarbeiter haben wirklich die Möglichkeit, ihr Arbeitsumfeld für sich zu verbessern und profitieren dann auch selber davon. Der zweite Vorteil, oder die zweite Gruppe, ist das Thema Manager, Vorgesetzte, das sind die, die Vorschläge aufnehmen, die die Teammeetings koordinieren. Die sind natürlich daran interessiert, mit der Umsetzung und vor allem auch mit dem reporting möglichst zeitlichen Aufwand zu haben. Wir haben das in einigen Unternehmen gesehen, wo sehr viel Zeit darauf verwendet wird, Wirtschaftlichkeitsrechnungen zu machen, was ist das Einsparpotential von einem Vorschlag, in Excel oder dann auch die Sachen dann zu archivieren, die Sachen abzulegen, die Sachen kategorisierbar zu machen. Dann Reportings zu fahren. Wie viele Vorschläge zu welchem Thema, zu welcher Verschwendungsart zum Beispiel, habe ich in einem Monat bekommen? Was ist das durchschnittliche Einsparpotential? Was ist die durchschnittliche Durchlaufzeit? Das waren alles Kennzahlen, die wurden irgendwie mehr oder weniger händisch zusammengerechnet, indem Zettel gezählt worden sind oder indem das dann in Excel händisch eingegeben worden ist und dann hat man sich hingestellt und von Excel dann eine Powerpoint-Präsentation erstellt, um das graphisch aufzuarbeiten für die nächsthöhere Führungsebene, um auch reporten zu können, dass da wirklich was Sinnvolles gemacht wird. Und alle diese Sachen, die haben unfassbar viel Zeit gekostet. Und das sind vor allem Sachen, dieser ganze administrative Aufwand, den everlean jetzt ganz stark vereinfacht, weil es schon im Tool drin ist. Der Mitarbeiter reicht das digital ein, dann ist es digital im System drin und das System rechnet automatisch aus, wie viele Vorschläge hast du eigentlich zu welcher Verschwendungsart in einem Monat bekommen zum Beispiel. Das heißt darin sehen wir die größten Vorteile. Es ist ein Zeitersparnis, es motiviert vor allem auch die Mitarbeiter, zu sagen, ok, super, wenn ich jetzt einen Vorschlag einreiche, dann sehe ich sofort den Effekt. ich sehe sofort am digitalen Board, der Vorschlag ist eingegangen, ich bekomme eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine Aufgabe definiert wird, wenn der Vorschlag einen Status weiter gerückt wird, wenn der Vorschlag implementiert wird, selbst wenn ich drei Wochen im Urlaub gewesen bin, oder zwei Wochen, oder wie lange auch immer, und komme wieder, sehe ich sofort, was wurde eigentlich in den letzten zwei Wochen umgesetzt, was habe ich verpasst, weil das alles transparent dargestellt ist und nicht nur in meiner Abteilung, sondern ich sehe das auch standortübergreifend. Das heißt, das Teilen von Best Practices ist viel viel einfacher jetzt, von Vorschlägen, die gut funktionieren, weil ich auch standortübergreifend sehe, was haben eigentlich die Kollegen an einem anderen Standort für Vorschläge implementiert und dann kann ich mich fragen „Hey, ist das nicht auch sinnvoll für unserenStandort, haben wir nicht das gleiche Problem?“ und dann kann ich sagen „Ja, lass uns das doch auch mal implementieren, weil das scheint ja da auch gut zu funktionieren.“. Das war früher viel, viel schwieriger möglich, wenn man analoge Tafeln hatte, weil man einfach nicht gesehen hat, was an anderen Standorten passierte. Man hat nicht einmal gesehen, was in anderen Teams passiert ist.

Götz Müller: Sie hatten es eingangs schon ein bisschen angedeutet, wie die Idee zu everlean entstanden ist. Jetzt möchte ich es an der Stelle quasi in den nächsten Schritt reingehen, also hinterfragen, was haben Sie für Erfahrungen gemacht, zum Beispiel eben, könnte ich mir vorstellen, Sie haben größere Unternehmen, größere Automobilzulieferer, Sie haben vielleicht kleine, kann man da sagen, es gibt irgendwie eine Tendenz oder ist es dann doch sehr spezifisch, wie das einzelne Unternehmen damit zurechtkommt, wie sie es umsetzen, auch wieder die kulturellen Aspekte, über die wir schon gesprochen haben?

Yannick Sebastian Müller: Eine Tendenz wofür genau?

Götz Müller: Ha, ob man sagt, die kleinen tun sich leichter oder ob man sagt, die großen tun sich leichter? Oder ob man an der Stelle gar nichts sagen kann?

Yannick Sebastian Müller: Ja. Wir haben angefangen, unsere ersten Kunden waren natürlich so klassische Produktionsunternehmen, da darf ich zum Beispiel Varema nennen, das ist ein Markisen-Hersteller, die sehr fortschrittlich waren – oder immer noch sind – mit dem Thema KVP, die haben uns auch sehr gutes Feedback gegeben, wie wir everlean noch besser machen können, natürlich entwickeln wir auch unsere Software immer weiter, die haben das sehr, sehr gut implementiert. Noch ein paar weitere klassische deutsche Mittelständler, die schon Erfahrung hatten mit dem Thema Lean. Dann haben wir gemerkt, es ist nicht nur interessant für Produktionsunternehmen, sondern auch, wir haben eine Steuerberatungskanzlei, die haben das auch ganz schnell implementiert. Dann kam irgendwann der größte deutsche Telekommunikationsanbieter auf uns zu, hat gesagt „Mensch, das ist doch auch spannend für uns, das in der Einkaufsabteilung anzuwenden.“ und hat das jetzt auch bei sich implementiert. Das heißt, man kann nicht unbedingt sagen, dass das nur Automobilzulieferer sind, die sich für das Thema Lean und KVP interessieren, sondern wir haben auch ziemlich schnell gemerkt, dass das andere Bereiche sind, die wir ursprünglich nicht im Fokus hatten, die aber auch sagen „Mensch, wir haben doch auch Prozesse, die können wir auch kontinuierlich verbessern, dafür möchten wir jetzt auch ein digitales Tool haben.“ und das dann auch relativ schnell umgesetzt.

Götz Müller: Aber ein Stück weit höre ich raus, die, die schon etwas Gutes haben, tun sich leichter damit und das ist so ein Spruch, den ich an anderer Stelle immer mache, im übertragenen Sinne „Die, die den saubersten Kamin haben, kaufen den meisten Kaminreiniger.“, das heißt, ich tu’ mich generell mit dem Thema und das ist auch meine persönliche Erfahrung aus meinem Kundenumfeld, die, die dafür ein Bewusstsein haben, tun sich grundsätzlich leichter, wenn ich erst dieses Bewusstsein in die Köpfe kriegen muss, wird es oft herausfordernder, oder? Das können Sie an der Stelle wahrscheinlich ähnlich bestätigen.

Yannick Sebastian Müller: Ja. Auf der einen Seite ist es natürlich so, wenn natürlich schon ein … wenn man schon sieht, dass es sehr positiv ist, dieses Thema, dass man die Mitarbeiter einbeziehen muss, dass man da dann natürlich kontinuierlich versucht, besser zu werden. Auf der anderen Seite, wenn man bis jetzt noch nichts gemacht hat, hat man auch einen Vorteil. Man hat nämlich noch keine, ich nenne das mal, oder ich das ist, wie die Unternehmen es nennen, historisch gewachsenen, Prozesse, die vielleicht gar nicht so effizient sind, wie man denkt oder vielleicht einfach dadurch, dass sie historisch gewachsen sind, in vielen Strukturteilen schon überholt sind, sehr komplex sind, durch Betriebsvereinbaren auch sehr schwierig zu verändern sind, wo sich viele Unternehmen dann auch schwer tun, da diese Prozesse dann auch zu überholen, effizienter zu machen, weil die eben schon seit zwanzig-dreißig Jahren dieses Thema verfolgen, sich im Laufe der Zeit natürlich viel verändert hat, aber die mit der Zeit die Prozesse nicht wieder schlanker gemacht haben und da dann natürlich einen Nachteil haben, denen gegenüber, die einfach ganz neu green field, sage ich mal, anfangen können und die keine Rücksicht nehmen müssen auf bestehende Prozesse oder Betriebsvereinbarungen.

Götz Müller: Mhm. Jetzt möchte ich zum Abschluss noch einen Punkt, die Verbesserung der Verbesserung, adressieren, Sie hatten es auch schon kurz angedeutet. Was haben Sie selber für everlean noch auf der Agenda, wo Sie sagen „Das wollen wir noch besser machen.“?

Yannick Sebastian Müller: Ja. Wir sagen grundsätzlich, dass everlean nie fertig ist, sondern wir wollen das kontinuierlich verbessern, müssen natürlich auch das machen, was wir unseren Kunden immer sagen: „Verbesser dich kontinuierlich, sei nie zufrieden mit dem Status quo.“ Und das ist auch ein wichtiger Aspekt in der Software-Entwicklung, der immer stärker zum Tragen gekommen ist jetzt. Es gab früher den Trend in der Software-Entwicklung, dass man gesagt hat: „Okay, ich plane jetzt etwas in meinem stillen Kämmerlein, produziere das dann über ein paar Jahre und gehe damit an den Markt und habe dann vielleicht etwas entwickelt, ein Tool, was völlig an den Anforderungen des Marktes vorbeigeht.“ Bei everlean haben wir das genau andersrum gemacht. Wir haben erstmal nur einen, wir nennen das MVP, ein minimum viable product, gebaut. Das heißt, das war ein Tool, das hat wirklich nur die Minimalanforderungen erfüllt, sind damit zu potentiellen Kunden gegangen, haben denen das vorgestellt, ist das interessant für euch, könnte das die Probleme lösen, die ihr momentan habt? Dann haben die gesagt „Ja, teils, es fehlt aber noch das und es fehlt noch das und das ist noch nicht ganz klar.“ und dann haben wir auf Basis von dem Kundenfeedback ganz schnell dieses Feedback umgesetzt, neue Features entwickelt, sind dann innerhalb von nur wenigen Wochen an den Start gegangen, haben diese neue Version wieder Kunden vorgestellt, haben uns wieder Feedback eingeholt und dann wieder dieses Feedback in das Produkt eingearbeitet und iterieren so das Produkt Stück für Stück und lernen vom Kundenfeedback. Das heißt, alles Features, die everlean hat, sind auf Basis von Kundenfeedback entstanden und das ist, glaube ich, das, was uns auszeichnet und was mir sehr, sehr wichtig ist, dass wir da nichts reinbauen, was ein Kunde eigentlich gar nicht braucht, was verwirrend ist, was das Produkt unnötig aufbläht, wo wir glauben, dass es vielleicht interessant sein könnte, aber der Nutzer nutzt es vielleicht gar nicht. Wir wollen das Produkt so aufbauen, dass es absolut relevant ist für den Nutzer, weil es dadurch einfach zu bedienen ist und wirklich die Probleme von Nutzern lösen. Man kennt das selber, wenn man am PC sitzt. Wie viel von der PC-Kapazität oder von seinem Handy nutzt man, vielleicht zwanzig-dreißig Prozent und beim Rest weiß man gar nicht so richtig, was das macht und das wollen wir bei everlean nicht so haben.

Götz Müller: Und das ist ja auch ein Stichwort, ich bin mir nicht ganz sicher von welchem Autor im Lean-Startup-Umfeld, der mal diese Aussage gemacht hat, so im Sinne von „Das Leben ist viel zu kurz, um was zu entwickeln, was keiner haben will.“

Yannick Sebastian Müller: Ganz genau. Eric Ries ist der Autor von Lean Startup, ein sehr gutes Buch, kann ich sehr empfehlen. Oder ich glaube auch, der Gründer von Linked-in hat gesagt: „Wenn du dich nicht schämst für den ersten Prototyp, mit dem du an den Markt gehst, dann bist du zu spät an den Markt gegangen.“ Und das haben wir bei everlean auch so gemacht. Wir wollen nicht in unserem stillen Kämmerlein irgendetwas entwickeln, wir wollen wirklich früh an den Markt gehen uns Kundenfeedback holen und davon lernen und mit dem Kunden zusammen, das Produkt immer weiter entwickeln und immer besser machen.

Götz Müller: Und das geht mir dann gerade noch durch den Kopf, das ist natürlich dann auch der Charme der webbasierten Lösung, weil jetzt, vielleicht so für den Hardcore App-Entwickler, für den gibt es wahrscheinlich nur die native apps, aber die haben natürlich einen ganz anderen Entwicklungszyklus, allein wenn ich mir die Freigabegeschichten vorstelle, in den diversen App-Stores, da bin ich ja mit dem agilen Ansatz, bis auf den letzten Punkt gebracht, nämlich auf die webbasierte Lösung, viel besser unterwegs.

Yannick Sebastian Müller: Genau. Das ist vor allem noch mal ein ganz wichtiger Punkt, der ein riesengroßer Vorteil zu On-Premise Software, da haben wir ganz oft die Diskussion mit den Unternehmen. Das wandelt sich jetzt zum Glück, dass die Unternehmen offener werden für webbasierte Anwendungen, aber einige Unternehmen sagen immer noch, wir wollen das alles on-premise haben, aber wenn man das on-premise hat, ist es unfassbar schwierig, diese schnellen Updates in das System zu fahren, was ein riesengroßer Vorteil ist von unserer Lösung, dass wir schnell dem Kunden in wöchentlichen Zyklen neue kleine Updates geben können, das Produkt weiterentwickeln können und da sehr agil sein können im Vergleich zu der alten Lösung.

Götz Müller:Plus dann noch, was im Hintergrund nötig ist, um die Systeme zu pflegen, die ich da stehen habe.

Yannick Sebastian Müller: Natürlich. Es ist einfach deutlich komplizierter und deutlich kostenintensiver, die Sachen on-premise zu haben und man sieht es jetzt zum Glück, dass immer mehr Unternehmen da umschwenken, auch wenn man sich SAP und Oracle anguckt, so die ganz großen Player, die gehen auch immer in SaaS-basierte Tools und weg von den On-Premise-Lösungen.

Götz Müller: Okay. Fand ich sehr spannend, was Sie ein Stück weit reflektiert haben, wie Sie selber Ihre Möglichkeiten genutzt haben. Das finde ich im Grunde immer das Beste, wenn man was am eigenen Schmerz irgendwo erlebt und daraus ein Produkt baut, weil man ziemlich sicher sein kann, dass es auch gefragt wird. Deshalb Herr Müller, ich danke Ihnen für die Zeit, für das Gespräch. Ich werde dann auch Ihre Website in den Notizen verlinken, das heißt, der ein oder andere, der hier zuhört und sagt „Ja, das möchte ich auch mal ausprobieren“, kann sich das dann anschauen.“

Yannick Sebastian Müller: Ja, sehr gut. Hat mich auch sehr gefreut. Vielen Dank für das Gespräch.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Yannick Müller zum Thema Digitalisierung im BVW und KVP. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 115.

Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, freue ich mich über Ihre Bewertung bei iTunes. Sie geben damit auch anderen Lean-Interessierten die Chance, den Podcast zu entdecken.

Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder zu lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.