Kaizen 2 go 130 : Finanzprozesse für KMU


 

Inhalt der Episode

  • Was sind denn die typischen Herausforderungen, mit denen KMU und Solo-Selbstständige im Bereich ihrer Finanzprozesse immer wieder zu kämpfen haben?
  • Warum sind die Verantwortlichen oft Zahlenmuffel?
  • Welche Zahlen sollten KMU bzw. Solo-Selbstständige immer im Blick haben, um kurz-, mittel- und langfristig am Markt bestehen zu können?
  • Wie kann man mit seinen Zahlen arbeiten, welche Entscheidungen und Schlussfolgerungen kann man aus den Zahlen ziehen?
  • Welche Rolle spielt der Stb bei diesen Themen?
  • Welche “Themen” machen den KMU und Solo-Selbstständigen in der Zusammenarbeit mit dem Stb immer wieder zu schaffen? Was können beide Seiten tun, um die Situation zu verbessern?
  • Was sollten Gründer besonders beachten?
  • Was ist beim Übergang aus der Gründungsphase in den Regelbetrieb zu beachten?

Notizen zur Episode


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(Teil)automatisiertes Transkript

Episode 130 – Finanzprozesse für KMU

Herzlich willkommen zu dem Podcast für Lean Interessierte, die in ihren Organisationen die kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse und Abläufe anstreben, um Nutzen zu steigern, Ressourcen-Verbrauch zu reduzieren und damit Freiräume für echte Wertschöpfung zu schaffen. Für mehr Erfolg durch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, höhere Produktivität durch mehr Effektivität und Effizienz. An den Maschinen, im Außendienst, in den Büros bis zur Chefetage.

Götz Müller: Heute habe ich Jörg Roos bei mir im Gespräch. Er hilft Unternehmern, ihre Zahlen in den Griff zu bekommen. Hallo Jörg.

Jörg Roos: Hallo Götz, freut mich, dass ich dabei sein darf.

Götz Müller: Ja, schön, dass das klappt heute. Ich habe kurz einen halben Satz zu dir gesagt, sag noch mal zwei, drei Sätze selber zu dir, wo du herkommst, was so deine Themen sind.

Jörg Roos: Ja. Also mein Name ist Jörg Roos, bin 45 Jahre alt und wohne mit meiner Familie am nördlichen Rand des Ruhrgebiets im schönen Haltern am See. Ich bringe rund zwanzig Jahre Berufserfahrung im Controlling-Umfeld mit und habe mich zu Beginn des Jahres 2018 jetzt selbstständig gemacht, bezeichne mich eben als Mentor für ein Business mit Gewinn, wo ich eben Unternehmern helfe, ihr Business auf Gewinn zu programmieren, indem ich ihnen zeige, wie sie jederzeit ihre Zahlen im Griff behalten können, ohne zuvor trockene BWL-Theorie studieren zu müssen. Und damit richte ich mich halt eben an Solo-Unternehmer, aber eben vor allen Dingen natürlich auch an kleinere Unternehmen.

Götz Müller: Ja. Jetzt steckt, glaube ich, in der Vorstellung ja auch schon drin, wenn das alles so gar kein Thema wäre, dann bräuchte man dich ja im Grunde nicht, also vielleicht so als Einstiegspunkt, was sind denn so in deiner Wahrnehmung die typischen Herausforderungen, mit denen kleinere, mittlere Unternehmen, aber eben auch die Solo-Selbstständigen im Umfeld ihrer Finanzprozesse immer wieder zu kämpfen haben.

Jörg Roos: Ja, das sind eigentlich … also vordergründig betrachtet ist es eigentlich so, dass viele aus einem ganz anderen Kontext halt kommen und gar nicht wissen, wie sie mit ihren Zahlen umzugehen haben. Wenn man da ein bisschen tiefer reingeht, merkt man häufig, dass es vor allen Dingen daran liegt, dass keine Zeit da ist, dass man eben dem ganzen Thema nicht die Bedeutung zuwendet wie sie es sich gehören würde oder wie es sein sollte und der Bedarf auch gar nicht so unbedingt klar, weil man davon ausgeht „Ja, ich gucke auf mein Konto, da sehe ich ja, was Sache ist. Ich gucke auf meine Kundenbeziehungen und auf meine Umsätze.“, das macht ja dann schon noch jeder Unternehmer und da dann eben zu erkennen, dass das alles ein bisschen zu kurz gesprungen ist und wie die Zahlen zusammenhängen und wie man dann einen Einstieg bekommt, das ist, glaube ich, so die größte Herausforderung und den Einstieg zu finden, muss ich auch ganz ehrlich sagen, dass ist für jemanden, der fachfremd daherkommt und das ist ja bei den meisten Unternehmern der Fall, gar nicht so einfach, weil die BWL-Theorie hält sich ja auch für besonders schlau und redet dann noch mal recht geschwollen daher und da als Fachfremder reinzukommen, ist natürlich schwierig. Da gilt es halt letzten Endes so ein bisschen aufzubrechen und die Lust zu wecken, weil all dem schwingt dann natürlich auch so das Thema Langeweile, Zahlen sind doof und interessiert mich nicht, und was weiß ich. Das ist so dieser Kontext, der bei den meisten irgendwo da ist, also irgendwo aus dem Gebiet.

Götz Müller: Jetzt … ich höre schon fast raus, du bist Controller ein Stückweit ja auch aus Leidenschaft, warum sind dann aber so in deiner Wahrnehmung „die anderen“, also der Rest der Welt, nennen wir es mal Zahlenmuffel?

Jörg Roos: Na ja, also, es ist zumindest mal nicht so, dass ich sagen würde, dass der Rest der Welt Zahlenmuffel sind, aber viele sind es halt eben, weil sie den Einstieg nicht finden und versuchen, sich irgendwie so durchs Leben zu mauscheln. Wenn man jetzt mal so ein bisschen zurückdenkt, ich sage mal so die letzten dreißig, vierzig Jahre, da hat das alles auch wunderbar funktioniert. Ja, ich meine, die ganze Welt hat sich fast noch ein bisschen langsamer gedreht, wie man so sprichwörtlich sagt, da reichte der Blick aufs Konto, da reichte es auch, wenn man eine gute Kundenbeziehung hatte, aber jetzt in den letzten Jahren hat eben diese Internationalisierung eigentlich jede Branche erreicht, Digitalisierung ist eine riesen Welle, ich glaube, das erahnen wir noch nicht einmal wirklich im vollen Umfang, was da auf uns zukommt und das führt einfach dazu, dass jeder Unternehmer immer weniger Zeit hat, um Entscheidungen zu treffen. Und immer weniger Zeit bedeutet am Ende immer größere Unsicherheit und immer größere Unsicherheit bedeutet am Ende immer größere Gefahr, dass die tolle Geschäftsidee, die da war irgendwann aufgrund von Entscheidungen im hektischen Geschäftsalltag schnell kaputt gemacht wird. Und da eben genau den Punkt zu finden und eben aus diesem Konglomerat an riesen Themen, die in der BWL und im Finanzthema auch da sind, da das rauszusuchen, was für das Unternehmen selbst das Richtige ist, das ist, glaube ich, die größte Aufgabe und da ducken sich ganz viele weg, weil jetzt mal ganz ehrlich, wer hat schon noch genügend Zeit heutzutage; Digitalisierung, Internationalisierung schlägt ja irgendwie überall zu. Das ist eben das riesen Thema und deswegen entstehen halt, ich sage das ja auch ganz gerne, so diese Zahlenmuffel, weil, ja, man sich um andere Themen kümmert und hofft „Es geht schon irgendwie gut.“. Ja. Genau.

Götz Müller: Möge dieser Kelch vorbeiziehen. Kann man irgendwo in einer Form allgemein sagen, was so Zahlen sind, die man als kleiner, mittlerer Unternehmer oder Solo-Selbstständiger im Blick haben sollte?

Jörg Roos: Also, das ist jetzt sicherlich kein Thema, dass man so mit der Gießkanne über alle Unternehmern drüberbringen könnte, sonst gäbe es auch die zwölf Millionen Bücher nicht zu dem Thema. Aber was, glaube ich, schon mal hilft, ist, wenn man grundsätzlich versteht, was ist in einer Bilanz, was steht in einer GuV oder einer BWA, also Gewinn- und Verlustrechnung beziehungsweise Betriebswirtschaftliche Auswertung, die man ja irgendwie monatlich vom Steuerberater erhält und was ist in einer Cashflow-Rechnung und warum brauche ich das eigentlich. Damit fängt das eigentlich schon mal an, weil das sind ganz häufig so Rechenwerke, ja, die werden halt … die stehen halt da, aber der eigentliche Zusammenhang, dass das ein ganz geniales, geschlossenes System ja eigentlich ist, ganz ehrlich, das verkennen die allermeisten. Wenn man sich jetzt zum Beispiel mal vorstellt, wenn ich ein Unternehmen irgendwo gründe, dass brauche ich ja erst mal Vermögensgegenstände, sei es jetzt eine Maschine und ein Notebook, ein Auto, was weiß ich was, hängt ja jetzt vom Unternehmen ab, das brauche ich halt erst mal, um überhaupt mein Business aufnehmen zu können, dafür brauche ich halt Kapital und das gesamte Thema wird ja eben in der Bilanz abgebildet. Und warum brauche ich das? Um am Ende Umsätze produzieren zu können und diese Umsätzen sollen, wir drücken mal die Daumen, hoffentlich dann Gewinne produzieren und die Gewinne, von denen kann ich mir ja gar nichts kaufen, ja, Gewinne sind schön, aber kaufen kann ich mir da gar nichts von, sondern ich brauche das Ganze auf dem Konto. Also brauche ich irgendeinen Cash-Effekt. So, und das ganze ist halt ein sehr geschlossenes System, das eng miteinander verwoben ist und wenn man das mal als System auf letzten Endes aufgebaut hat, dann erkennt man halt eben, dass das Ganze wie so ein Rad wirkt und wenn irgendwo eine Kante drin ist, dann läuft das Rad halt eben nicht mehr rund. Und wenn man da also schon mal anguckt und sich anguckt „Okay, die Vermögensgegenstände, die ich gekauft habe, habe ich denn jetzt mehr Umsatz realisiert oder eben nicht“, ansonsten war das schon mal ein Kauf, der zu hinterfragen wäre, ja, und die Qualität der Umsätze, im Sinne von, wie gewinnträchtig waren die überhaupt, das ist die nächste Frage und wie viel von dem Gewinn kommt dann wirklich am Konto an und hier gibt es dann auch wieder, um das nicht mit dem, ich sage ganz gerne „Management per Kontostand“ dazu, damit zu verwechseln, es geht nicht nur darum, was kommt auf dem Konto an, sondern: Ist das auch wirklich der operative Teil, der in deinem Cashflow drin ist, der den Kontostand maßgeblich beeinflusst? Zu unterscheiden von diesem operativen Teil sind ja eben genau diese Investitions- und Finanzierungsmaßnahmen, die es ja eben noch gibt. Und wenn man das schon mal rund hat, dann ist man schon eine ganze Ecke weiter. Heißt also in einer Zusammenfassung, jeder sollte sich zumindest mal seine Gewinnmarge angucken, also das Verhältnis Gewinn zu Umsatz, man sagt auch Gewinnrentabilität dazu, gerne auch so Wachstumsraten – Entwickelt sich das so, wie ich mir das vorstelle? – operativer Cashflow, der Begriff ist schon gefallen, also wirklich der Teil des Finanzstromes, wie das so schön dann eben heißt, der aus dem eigentlichen Geschäft kommt und ich bin immer noch ein großer Freund von der sogenannten Liquiditätsreserve. Das heißt am Ende, wie viel freie Liquidität liegt wirklich auf meinem Konto und gesetzt dem Fall, dass die Welt um mich herum zusammenbricht, es kann ja sein, dass auf einmal neben meinem Unternehmen irgendwie ein riesengroßer Konzern auf einmal aufschlägt und nimmt mir einen Großteil meines Businesses weg und ich muss mich komplett neu erfinden, aben wir alles schon erlebt. Wie lange kann ich denn jetzt überleben, ohne meine Angestellten direkt vor die Tür setzen zu müssen? Das ist die Frage, die letzten Endes die Liquiditätsreserve beantwortet. Und da empfehle ich halt idealerweise, dass man mindestens sechs Monate Zeit hat, um eben sich strategisch neu aufzustellen. Heißt also, der Cash-Bestand der freie Cash-Bestand, nicht verplante Cash-Bestand sollte so groß sein, dass man sechs Monate seine Fixkosten damit decken kann. Das ist bei den allermeisten allerdings ein hehres Ziel, wo ich fast nur mitleidiges Lächeln meistens sehe. Die meisten sind froh, wenn sie den ersten Monat überstehen. Aber das sollte mal das Ziel sein.

Götz Müller: Ja, ich denke, da kam schon ziemlich gut raus, was ich letzten Endes mit den Zahlen machen kann, was ich dann eben auch für Entscheidungen und Schlussfolgerungen ziehen kann. jetzt hast du an mindestens einer Stelle kurz mal eine Person oder einen Personenkreis genannt, nämlich den Steuerberater. Ich könnte mir vorstellen, dass der ein oder andere, mit dem du sprichst, dann eben auch sagt „Ja, dafür habe ich meinen Steuerberater.“, also möchte ich an der Stelle so ein bisschen hinterfragen noch, welche Rolle hat der Steuerberater, um dann aber auch so ein bisschen den Bogen zu schlagen, okay, was ist der Mehrwert, den jetzt jemand wie du mitbringt.

Jörg Roos: Ja, also, jeder, mit dem ich eigentlich rede, hat einen Steuerberater und in der Tat ist das so einer der ersten Punkte, der eigentlich immer wieder kommt „Ja, das ist ja nett, was du da sagst, aber wo ist jetzt der Unterschied zu meinem Steuerberater?“, das kommt ganz ganz häufig und tatsächlich sehe ich mich so ein bisschen als Bindeglied zwischen dem Unternehmer und dem Steuerberater. Weil in meiner Beobachtung ist es so, dass ganz viele Unternehmer über ihren Steuerberater schimpfen, ob das jetzt zu recht oder unrecht ist, will ich eigentlich gar nicht im Detail beurteilen, was ich aber ziemlich sicher merke, ist einfach, dass die Erwartungshaltung falsch ist. Das heißt, die Erwartung, welche Rolle soll mein Steuerberater denn für mich einnehmen ist eine andere als der Steuerberater tatsächlich wahrnimmt. Was ist der Auftrag, den der Unternehmer zu neunzig Prozent dem Steuerberater offiziell erteilt? Er sagt „Lieber Steuerberater, ich brauche einen Jahresabschluss, den du mir bitte nach HGB-Richtlinien, also Handelsgesetzbuch, bitte aufstellst und dann rechnest du mir bitte auch aus, wie viele Steuern ich an das Finanzamt zu überweisen habe und bitte übernimm das doch auch für mich.“ Das ist mal so ein bisschen handwerklich gesprochen das, was eigentlich der Auftrag beinhaltet. Jetzt kommt die Krux ins Spiel, dass er eben nicht Steuerberechner, sondern Steuerberater heißt und da meint der allergrößte Anteil der Unternehmer: Ja gut, der berät mich ja jetzt auch, wie ich Steuern sparen kann, wie ich mit meinen Zahlen und Finanzen umgehen kann, schließlich guckt der sich die Sachen ja an. Das ist ja auch insoweit richtig, dass machen auch schon einige, dass sie da Beratungsansätze bringen, aber es geht ja nicht nur darum, steueroptimiert zu agieren, sondern auch darum, wie kann ich innerhalb eines Jahres mein Unternehmen mit Zahlen steuern und spätestens an der Ecke hören die meistens Steuerberater nämlich auf, weil sie sind für den Jahresabschluss verantwortlich, aber nicht unbedingt für die Aufstellung eines Monatsabschlusses und dann die Interpretation der Zahlen und die betriebswirtschaftliche Beratung des Unternehmers. Das ist aber eben die Erwartungshaltung, die bei vielen da ist, „Der hätte ja auch mal was sagen können, dass ich hier völlig aus dem Ruder laufe.“, tun sie aber nicht, würden wir ja auch nicht tun, wenn wir dafür nicht bezahlt werden. Und insofern ist das eine riesengroße Baustelle, die ich bei ganz ganz vielen eben meiner Kunden feststelle, also fast jeder eröffnet halt eben so und ich sage immer „Ja, aber deswegen ist dein Steuerberater nicht unbedingt ein schlechter Steuerberater.“, ich möchte da gar kein Steuerberater-Bashing machen, das ist überhaupt nicht der Fall, sondern ganz häufig ist es halt eben dieses unterschiedliche Rollenverständnis und eine, man kann ruhig sagen auch eine unzureichende Kommunikation vielleicht, also dass sowohl der Steuerberater als auch der Unternehmer nicht klar sagen, was sie eigentlich voneinander erwarten, weil es gibt natürlich Steuerberater, dann vielleicht nicht der, mit dem der Unternehmer heute zusammenarbeitet, aber es gibt sie, die bieten diese Dienstleistung auch an, aber dann muss sie auch bezahlt werden, logischerweise. So und das ist im Prinzip so die Rolle, wo der Steuerberater sich abgrenzen kann. Die meisten sagen tatsächlich, ich unterhalte mich ja auch viel mit Steuerberatern halt eben, sagen „Wir haben gar keine Zeit mehr dafür“, die Steuergesetze sind so umfangreich in Deutschland und da passiert immer wieder so viel, dann gibt es noch Betriebsprüfungen und was weiß ich was alles, dass die für die echte betriebswirtschaftliche Beratung, die ja durchaus auch noch mal das ein oder andere an Fachkenntnis mehr erfordert, einfach kein Zeit und kein Interesse daran haben, deswegen beschränken sie sich wirklich auf den Jahresabschluss. Aber die Erwartungshaltung beim Unternehmer ist halt eine andere, weil der hat ja die Zahlen schließlich sowieso im Blick.

Götz Müller: Ja. Jetzt hast du es im Grunde schon ziemlich ausführlich genannt, was also so die Themen sind, zwischen Unternehmer auf der einen, Steuerberater auf der anderen Seite. Was wären aber deiner Ansicht nach noch ein bisschen so ein Ausweg aus dem Dilemma? Was könnten beide Seiten tun, um die Situation zu verbessern?

Jörg Roos: Ich bin immer ein großer Freund von klaren Worten. Das heißt, wenn ein Unternehmer jetzt zu einem Steuerberater geht und sagt „Pass auf, ich brauche deine Hilfe.“, dann möge er sich bitte auch darauf vorbereiten, was er eigentlich erwarten kann und wie er das formulieren kann. Und der Steuerberater möge bitte zuhören und eben auch ganz klar sagen, wo die Grenzen sind. Und die Grenzen sind in seiner betriebswirtschaftlichen Kompetenz vielleicht auch, weil er sagt „Pass auf, ich kann die Steuern, aber ich kann jetzt nicht unbedingt Controlling in dem Sinne als Dienstleistung anbieten.“ oder er weist halt eben darauf hin „Ja, das können wir machen, aber das wäre eine Sonderdienstleistung, die eben auch zusätzlich entlohnt werden müsste.“ Also diese Kommunikation wäre, glaube ich, eine sehr sehr wichtige und dann kann man eben, wenn man diese Ebene mal hat, dann kann man natürlich für sich klar festziehen, was ist jetzt sinnvoll? Brauche ich als Solo-Unternehmer wirklich einen vollumfassenden Monatsabschluss, der mit einem monatlichen Bericht oder so analysiert wird oder reicht das vielleicht quartalsweise, da kann sich jeder einen Reim drauf machen oder eben als kleineres Unternehmen, wie tiefgreifend sollte so ein Monatsabschluss wirklich sein, wenn das denn vom Steuerberater erfüllt wird. Also diese Kommunikation und die klare Festlegung von Auftragsumfang und Auftragsdetails, das wäre, glaube ich, so das, was wirklich helfen sollte und wenn es geht einfach Deutsch miteinander reden und sich nicht in irgendein Fachchinesisch flüchten, weil es sich irgendwie gerade besonders wichtig anhört oder weil man meint, sich damit profilieren zu können, das hilft keinem, sondern einfach wirklich klar und deutlich sagen, was Sache ist, damit es wirklich jeder versteht, ich glaube, das ist so der Appell dann an die Steuerberater.

Götz Müller: Jetzt, wenn wir uns verschiedene Phasen im Lebenszyklus von einem Unternehmen anschauen, dann haben wir mit Sicherheit, zumindest in meinem Weltbild, zwei, nämlich einmal so eine Gründungsphase und dann irgendwas sowas wie einen Regelbetrieb. Was ist deiner Ansicht nach, was sind deiner Ansicht nach, die Dinge, die jetzt ein Gründer bezogen auf Finanzprozesse besonders beachten sollte?

Jörg Roos: Ich denke, das sind im Wesentlichen zwei Sachen. Zum einen hat natürlich der Gründer mal eine besondere Herausforderung darin, dass er meistens, ja, fast so wie in eine Glaskugel gucken muss. Er hat ja keine Vergangenheitswerte oder sowas, auf denen er irgendwie aufsetzen kann. Es ist aber wichtig, dass man sich einen vernünftigen Finanzplan direkt zulegt und zwar unabhängig davon, ob man jetzt irgendwelche Gelder von Banken oder Investoren einsammelt. Der Finanzplan ist nicht vordergründig für Banken und Investoren. Er ist eigentlich ein extrem wichtiges Instrument für den Unternehmer selbst zur zahlengesteuerten Unternehmenssteuerung. Das ist sehr wichtig, also dort einen Finanzplan aufzubauen mit Hirn und Verstand, wo man sich wirklich Mühe gibt und natürlich in der Gründungsphase dann bereit ist, diesen öfter mal zu überarbeiten, weil natürlich ist es nicht so, dass die Glaskugel, in die man da guckt, dann wirklich die Werte ausspuckt, die auch nur annäherungsweise am Ende dabei rauskommen. Häufig ändert sich das Geschäftsmodell noch mal leicht, die Umsatzentwicklung ist eine ganz andere, dann kommen auf einmal irgendwelche Kostenblöcke dazu, die man vorher nicht auf dem Schirm hatte. All diese Themen, die einfach in der Gründung völlig normal sind, das darf man regelmäßig dann einarbeiten, da sollte man sich ein bisschen mehr Zeit nehmen. Das ist also das eine, einen Finanzplan aufstellen, der wirklich wasserdicht ist, der Hand und Fuß hat und bereit sein, dort eben auch regelmäßiger mal nachzuarbeiten. Das zweite, was ich empfehle und das gilt dann auch für die Übergangsphase sich von vornerein einen vernünftigen worflow anzugewöhnen, wie gehe ich denn mit Finanzdaten um. Was sind Finanzdaten? Sie entstehen ja eigentlich mit jedem Blatt Papier oder jeder E-Mail, die irgendwie reinkommt und irgendwie Rechnung oben stehen hat. Und wie gehe ich jetzt damit um? Packe ich die in irgendeinen Schuhkarton und gucke sie mir an, wenn ich mal Zeit habe, also eigentlich nie beziehungsweise nur dann, wenn jemand mal danach fragt oder definiere ich direkt einen vernünftigen workflow. Und ich bin ein großer Freund davon, das Ganze möglichst digital zu halten. Das heißt, ich scanne so weit es geht, alles ein und habe es mir zur Routine gemacht, und bringe das eben auch meinen Unternehmern dann so bei, jeden Tag die Rechnungen, die reinkommen, einzuscannen und zumindest schon mal in einem Ordner auf der Festplatte abzulegen. Mehr braucht man gar nicht machen. Einscannen und einen vernünftigen Dateinamen geben und alles ist gut. Einmal in der Woche dann eben sich ein Zeitfenster in seinen Kalender reinschreiben, der Termin ist dann heilig, das ist der wichtigste Termin in dem Moment, wo man diese Rechnungen dann eben in die Buchhaltungssoftware reinbringt, oder dem Steuerberater zuschiebt, wie auch immer der Prozess halt eben ist, sodass der Betrag eben bezahlt werden kann, sodass er richtig verbucht werden kann. Wenn ich das schon mal habe, dann habe ich schon mal ganz viel dafür getan, dass ich nicht in irgendwelche Chaos-Situationen komme, dass alles schon mal irgendwie vernünftig einsortiert ist und dass ich vor allen Dingen keine Zahlungstermine verpasst habe. Und der dritte Punkt ist dann eigentlich die monatliche Finanz-Session, da bin ich ein großer Freund von, wo man sich dann auch eben auch als kleiner Unternehmer, da reicht das ja wirklich, einmal im Monat so zwei, drei Stunden hinsetzen und detailliert über die Zahlen gehen, sich alles angucken, passt alles, habe ich noch irgendwelche offenen To-Dos und dann eben so Missstände zu identifizieren, Maßnahmen zu planen und diese dann auch klar umzusetzen. Wenn sich das der Gründer von vornerein auf die Fahne schreibt und angewöhnt, ich weiß, wie so eine Gründung abläuft, das ist Chaos pur und das ist bis dreiundzwanzig Uhr und länger arbeiten, aber trotzdem das reindrückt, weil es ist einfach das Kleingedruckte eines Unternehmers, dass er irgendwann mal irgendwo in seinem Unternehmervertrag hat, sich um die Zahlen auch zu kümmern. Das ist eine Aufgabe, die man nicht deligieren kann. Je früher man sich das angewöhnt, desto weniger Schmerzen wird man hintenraus haben und deswegen ist neben dem Finanzplan eine vernünftige Routine zu entwickeln oder einen vernünftigen workflow zu entwickeln, der zu einem passt, das kann ja auch ein papiergebundener workflow sein, wenn es denn für jemanden passt. Das wäre schon eine große Geschichte.

Götz Müller: Ja, also das mit der Routine … egal in welchem Bereich, ob ich jetzt über meine Finanzen rede oder übers Zähne putzen oder irgendetwas anderes, Routine ist, glaube ich, ein ganz entscheidender Faktor.

Jörg Roos: Genau. Dazu gehört natürlich wieder so ein bisschen, dass man die Bedeutung der Finanzen und Zahlen von vorne herein auf dem Schirm hat. Also das ist natürlich ein ganz wichtiger Punkt, dass man das nicht irgendwie so „Ach, das brauche ich alles nicht“ oder so, klar, ich muss schon mit dem richtigen Mindset irgendwo reingehen, aber das sollte der Unternehmer wirklich tun. Das ist sehr sehr wichtig, das ist so sicher wie das Amen in der Kirche. Früher oder später wird es sich rächen, wenn man hier zu schludrig ist.

Götz Müller: Ja, und ich glaube, so das Gegenteil von Routine gibt es im Grunde gar nicht. Ich habe dann halt eine schlechte Routine und die aber umzubiegen ist meiner Erfahrung nach verdammt viel schwieriger, wie es von vorne herein ordentlich zu machen.

Jörg Roos: Absolut. Man sagt mir ja nach, dass ich ein großer Zahlenfreund bin und sowas gerne mache, aber nichts ist schlimmer als irgendwie drei oder vier Monate mal nachbuchen oder irgendwelche Schuhkisten zu sortieren, um dann irgendwelche Kontenpositionen zu sortieren. Das ist doch fürchterlich, das will doch kein Mensch haben. Wenn ich das aber jeden Tag oder jede Woche mache, dann kostet das mich fünf, zehn Minuten. Bitte, es möge mir keiner sagen, er hat diese fünf-zehn Minuten nicht, das ist Quatsch, natürlich hat er die. Am Ende ist Zeit ja sowieso nur eine Frage von Prioritäten, die man bei Entscheidungen trifft, das habe ich vor kurzem mal gehört, das fand ich total cool und das trifft es aber eben auch sehr gut. Man muss dem ganzen Thema halt eine hohe Priorität geben, weil so toll das eigene Business ist, so toll die eigene Geschäftsidee auch sein mag, wer die Zahlen und die Finanzen nicht im Griff hat, der wird seiner großen Liebe nicht auf Dauer nachgehen können. Das ist halt so.

Götz Müller: Mir schießt jetzt ja geradezu dieser Spruch vom Henry Ford durch den Kopf, wer aufhört zu werben … ne, wie war das, „Wer glaubt, er könnte Zeit sparen, indem er die Uhr anhält“ und so ähnlich ist es auch mit der Werbung und im Grunde kann man das aber auch auf das Thema Zahlen und seine Betriebswirtschaft 1-zu-1 übertragen.

Jörg Roos: Ja, absolut. Genau. Das stimmt.

Götz Müller: Okay, wenn wir jetzt so zum Abschluss, nachdem wir jetzt gerade so den Schwerpunkt auf der Gründungsphase hatten, wenn wir jetzt mal so den Übergang in den, nennen wir es mal Regelbetrieb und mal annehmen, okay, wir haben uns von Anfang an eine ordentliche Routine zugelegt, wo ist a) vielleicht dieser Punkt, wo ich sage, jetzt bin ich aus der Gründungsphase raus und in irgendeiner Form von Regelbetrieb und was muss ich da und anschließend beachten?

Jörg Roos: Also die Gründungsphase endet ja eigentlich damit, dass man sein Produktportfolio am Markt platziert hat, dass man, wie heißt es schön, und auf einmal wächst wie Hulle. Das ist ja so die Phase, wo man von der Gründungsphase in die sogenannte Wachstumsphase eben übergeht und wo man dann auch davon sprechen, dass man die ersten … ja, das man ein Regelbetrieb ist, so wie du das gerade gesagt hast. Wichtig ist eben, die gerade angesprochene Routine beizubehalten. Wichtig ist eben, dass man neben dieser monatlichen Finanz-Session sich in den ersten Jahren so alle viertel Jahr, später reicht das dann vielleicht so zweimal im Jahr, noch mal so für einen Tag zurück und wirklich konsequent durch die Zahlen geht, also wirklich einschließt und noch mal wirklich durchgeht, okay, wo läuft hier die Reise hin. Dieses geschlossene System, was ich eingangs so skizziert habe, das noch mal zu analysieren, einen cashflow forecast zu machen, also eine Hochrechnung für die nächsten Wochen und Monate, entwickelt sich das alles so? Es stehen ja in dieser Phase, gerade wenn Wachstum ist, stehen ja häufig auch große Investitionen an, und jetzt erinnerst du dich bitte wieder an das, was ich eingangs gesagt hatte, große Investitionen heißt, wir kaufen jetzt Vermögensgegenstände, wachsen mit den Vermögensgegenständen auch entsprechend die Umsätze und die Gewinne und produzieren die Gewinne wieder die operativen cashflows? Ist das realistisch? Warum ist das realistisch? Sind die Annahmen, sind die wirklich valide? Das kann wunderbar machen, indem man sich mit einem anderen Unternehmer mal unterhält, das kann auch im Bekanntenkreis sein, bitte nicht zu nah, weil die wollen eigentlich einem nie etwas Böses, die sind nicht objektiv genug, aber natürlich kann man irgendwie aus dem Bekanntenkreis jemanden nehmen, mit dem man nicht unbedingt jede Woche zusammenhängt, und das einfach mal durchsprechen. Also das muss jetzt nicht unbedingt ein Profi sein, aber einfach mal erzählen. Mir geht das häufig so, ich weiß nicht, ob du ähnliche Erfahrungen gemacht hast, wenn ich mir hier manche Geschäftsideen zusammenspinne und das dann irgendeinem Freund erzähle oder irgendeinem Bekannten erzähle, dann merke ich a) selber „oh, das ist irgendwie noch nicht ganz rund“ und b) kommt auf einmal eine ganz doofe Frage, die vielleicht erstmal vollkommen fachfremd und somit doof aussieht, aber das ist hinterher der game changer und genau das empfehle ich halt eben. also wirklich über die Ideen zu reden und da nicht eine zu große Scheu zu haben, dann ist es eigentlich sehr gut.

Götz Müller: Ja und ich sage immer ein bisschen flapsig, um die dummen Fragen habe ich persönlich ein Geschäftsmodell gestrickt.

Jörg Roos: Mhm.

Götz Müller: Weil das ist im Grunde ganz oft, selbst wenn sie es nicht so klar ausdrücken, das, was meine Kunden erwarten. Das ich halt dumme Fragen stelle, dass ich halt dahingucke, wo sie selbst schon nichts mehr sehen und ich vermute mal fast, dass das bei dir jetzt im Bereich dann der Zahlen aber wieder ähnlich ist.

Jörg Roos: Ja, das ist durchaus häufiger so, also bei mir ist es dann natürlich meistens so, wenn ich jetzt auf Zahlen draufgucke, dann gucke ich natürlich mit einer absoluten Objektivität drauf, gerade zu Beginn, wenn ich noch nicht lange mit den Kunden zusammenarbeite, aber ich habe da jetzt natürlich auch zwanzig Jahre Berufserfahrung im Umgang mit Zahlen und dann kommen schon mal Fragen zum Geschäftsmodell, die dann erstmal für Ruhe auf der anderen Seite sorgen.

Götz Müller: Ja, kann ich mir wunderbar vorstellen.

Jörg Roos: Und ich bin im ersten Moment dann meistens nicht sicher, okay, habe ich mich jetzt wirklich blamiert und dann kommt „Oh Scheiße, das habe ich so gar nicht gesehen, aber du hast recht“ oder Sie haben recht, je nachdem. Genau. Das ist halt so. Und das ist ja auch das Schöne. Das ist auch das, was wirklich Spaß macht.

Götz Müller: Ja und ich glaube, das ist aber auch der Wert, den wir da mitbringen, eben diese ungetrübte Außensicht.

Jörg Roos: Ja. Genau. das ist eigentlich das, also bei mir ist es häufig so, also es fängt immer häufig ähnlich an, wie so eine Kundenbeziehung anfängt und dann endet das immer in so einer Mentoring-Zusammenarbeit, die dann über einen längeren Zeitraum läuft, wo man sich dann über die Zahlen unterhält, wo ich dann dabei unterstütze, die vorliegenden Zahlen zu interpretieren, meine eigene Sicht dann noch mal da reingebe und das ist genau das, was viele dann eben wertschätzen, weil ich dann auf Ideen teilweise komme, die hat man als Insider eben nicht so. Das ist auch völlig normal, weil man ein Stückweit natürlich betriebsblind ist und das ist sicherlich eine schöne Geschichte, aber das kann halt eben auch im Freundes- und Bekanntenkreis, je nachdem, kann das eben auch wunderbar funktionieren. Also das sollte jetzt gar keine Werbung für mich sein.
Götz Müller: Vielleicht so als abschließende Frage, ich gucke ein bisschen auf die Uhr, wie sind schon grob bei einer halben Stunde, was wäre so dieser erste Einstieg, wenn jemand, vielleicht auch so ein vages Bauchgefühl hat „Hmm, irgendwie so gefällt mir das nicht“, weiß aber nicht so recht, wo er jetzt anfangen soll, was wäre so dein Tipp, wo fange ich eben an?

Jörg Roos: Du meinst jetzt bei mir oder so generell?

Götz Müller: Generell. Ich meine, wir können natürlich auch deine Telefonnummer in deine Notizen reinschreiben und dann darf man dich anrufen …

Jörg Roos: Ja ja, das sowieso. Ich helfe da gerne, aber ich würde mir tatsächlich einfach mal als allererstes die BWA beziehungsweise Gewinn- und Verlustrechnung für die letzten sechsunddreißig Monate nebeneinander schreiben, also eine große Zeitreihe bauen und mir die Zahlen einfach mal angucken, wie die sich entwickeln und die Abhängigkeiten. Also wie entwickeln sich gewisse Kostenpositionen in Abhängigkeit von Umsatz? Habe ich gewisse Saisoneffekte drin, die ich noch gar nicht auf dem Schirm hatte? Solche Klamotten würde ich mir halt angucken. Das Gleiche kann ich dann natürlich machen mit dem Cashflow und dann sehe ich eben ganz schön schon mal, wie entwickelt sich eigentlich mein operativer Cashflow im Verhältnis zu Umsatz und Gewinn, um da eben festzustellen, bin ich dort wirklich vernünftig unterwegs, und dann geht es natürlich sehr detailliert rein, also dann kann man tiefer gehen. Aber das wäre, glaube ich, schon mal ein sehr guter erster Einstieg. Das mache ich sehr sehr gerne und wenn man ein bisschen geübt ist, dann nimmt man noch die Bilanz dazu, dann hat man dieses geschlossene System halt einmal, aber BWA und Cashflow-Rechnung, wenn man sich damit so ein bisschen auseinandersetzt und sagt, okay, ich gucke mir mal die Vergangenheit an, versuche vielleicht aus der Vergangenheit in einem zweiten Schritt eine kleine Hochrechnung zu machen, wie mag sich das denn weiter entwickeln, dann hat man schon mal sehr sehr viel gewonnen und es gibt immer Möglichkeiten, das Ganze hochzurechnen. Ich höre sehr häufig „Ah, wir haben ein sehr projektbezogenes Geschäft, das macht überhaupt gar keinen Sinn, hier irgendwelche Daten aus der Vergangenheit zu analysieren, weil jedes Geschäft ist anders oder jedes Projekt ist anders“. Ja, wenn man beispielsweise jeweils die letzten zwölf Monate aufaddiert und das dann monatsweise weiterschreibt, also immer zwölf Monate in Summe weiterschreiben, dann glättet man Saisoneffekte und Einmaleffekte und wird auf einmal erkennen, so ganz volatil ist es dann doch meistens nicht, also man kann dann sehr wohl irgendwelche Abhängigkeiten erkennen, man kann Saisoneffekte, man kann Trends vor allen Dingen erkennen, die einem sonst im operativen Alltag gar nicht auffallen, weil sie vielleicht, keine Ahnung, dollargetrieben sind, oder einfach so eine langsame Verteuerung da drin ist. Das wäre so, glaube ich, ein ganz guter erster Schritt.

Götz Müller: Gut. Ich habe definitiv rausgehört eben, auf jeden Fall muss man sich mit dem Thema beschäftigen und halt in irgendeiner Form anfangen.

Jörg Roos: Welche Überraschung, ja.

Götz Müller: Gut.

Jörg Roos: Wäre jetzt komisch gewesen …

Götz Müller: Wie gesagt, manchmal glaubt man ja der Kelch zieht vorüber.

Jörg Roos: Also der Kelch gar nicht und ich bin tatsächlich zutiefst davon überzeugt, dass dieses Thema in den nächsten Jahren extrem an Bedeutung noch gewinnen wird, weil gerade diese Digitalisierung … wir können uns noch gar nicht wirklich ausmalen, was das für uns alle bedeutet und das wird so viel Druck auf den Kessel noch mal bringen, da sollte man die Zahlen wirklich im Griff haben, weil am Ende und das ist vielleicht ein ganz Schönes Schlusswort dann tatsächlich, ist jede Zahl, die man in irgendeiner Bilanz oder GuV am Ende hat, der Spiegel der Alltagsentscheidungen. Das ist immer das, was ich immer sage. Also alle Entscheidungen, die wir in unserem hektischen Geschäftsalltag treffen, die werden am Ende in der BWA gespiegelt. Wenn man sich das mal bewusst macht und dann immer weniger Zeit hat, dann weiß man auch, warum man sich mit den Zahlen wirklich beschäftigen sollte und möglichst so drei Top-Kennzahlen im Hinterkopf haben, die man im Alltag immer wieder bewerte kann. Dann wird alles gut.

Götz Müller: Gut. Das war ein wunderbares Schlusswort. Jörg, ich danke dir für deine Zeit.

Jörg Roos: Sehr gerne.

Götz Müller: Ich werde dann in die Notizen noch deine Kontaktdaten mit reinnehmen, wenn sich also je jemand berufen fühlt und sagt, das macht mir selber überhaupt keinen Spaß, da gibt es jemanden, der das gerne macht, und dann darf er sich bei dir melden.

Jörg Roos: Sehr gerne, genau. Ich würde mich freuen.

Götz Müller: Das war die heutige Episode im Gespräch mit Jörg Roos zum Thema Finanzprozesse für KMU. Notizen und Links zur Episode finden Sie auf meiner Website unter dem Stichwort 130.

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Ich bin Götz Müller und das war Kaizen to go. Vielen Dank fürs Zuhören und Ihr Interesse. Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit bis zur nächsten Episode. Und denken Sie immer daran, bei allem was Sie tun oder zu lassen, das Leben ist viel zu kurz, um es mit Verschwendung zu verbringen.

Hinweis: Ich behalte mir vor, Kommentare zu löschen, die beleidigend sind oder nicht zum Thema gehören.